Seminario Formativo. Aspetti pratici sull utilizzo della PEC

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1 Comune di Viterbo Prefettura di Viterbo Provincia di Viterbo Coordinamento territoriale per l Amministrazione Digitale della provincia di Viterbo Seminario Formativo La Posta Elettronica Certificata: aspetti operativi e riflessi sull attività delle forze di polizia Aspetti pratici sull utilizzo della PEC Viterbo, 6 dicembre Palazzo del Governo

2 Comunicazione Comunicazione efficace Ostacoli che impediscono una comunicazione efficace

3 Il divario digitale o digital divide E un fenomeno complesso, molto articolato, legato allo sviluppo delle tecnologie informatiche e di internet, che sta generando rilevanti disuguaglianze culturali e sociali. Non esiste una definizione che lo descriva in maniera netta. Esistono diverse definizioni che tentano di descriverlo compiutamente, ma devono continuamente essere modificate/adattate in quanto è un processo in continua evoluzione. E comparso sulla scena intorno al 1995 e non è chiaro neanche chi per primo lo abbia utilizzato. Tra i primi vi fu sicuramente Al Gore (il Vice Presidente USA) Solo nel 1999 si giunse ad un consenso unanime nel definirlo «il divario digitale in termini di accesso alle nuove tecnologie informatiche» e quindi tra chi tramite un PC ed un modem accedeva ad internet e chi invece non disponendo di tali apparati non poteva accedervi. In seguito si iniziò a valutare che il DD anche tra chi accede ad internet. In effetti è diverso accedere tramite modem o tramite banda larga. Il DD può essere superato? Come? Gli studiosi sono di pareri molto diversi. Allo stato attuale due sono le ipotesi o teorie più accreditate formulate dagli stessi: quella della normalizzazione e quella della stratificazione.

4 Secondo l ipotesi della NORMALIZZAZIONE, il divario attualmente esistente verrà progressivamente superato e, man mano che la tecnologia sarà disponibile a costi minori e con interfacce più semplici, si arriverà ad un generale livellamento. Attraverso una similitudine con ciò che è avvenuto per l uso della televisione, del frigorifero, della lavatrice e dell automobile, si prevede che le iniziali disuguaglianze saranno nel tempo colmate. In sostanza l attuale divario è solo temporaneo e tenderà ad annullarsi nel tempo

5 L ipotesi della STRATIFICAZIONE, invece, si riferisce alla possibilità che il divario digitale si inserisca in una struttura sociale già polarizzata per motivi di ordine economico, culturale e sociale, e vada quindi ad accentuare le disuguaglianze preesistenti. Secondo questa ipotesi, chi si trova in posizione di relativo vantaggio, consolida ed eventualmente incrementia tali privilegi a svantaggio delle categorie di consumatori più lente nell adozione della nuova tecnologia; in tal modo non sarà mai possibile colmare le differenze tra le due diverse categorie sociali. Le indicazioni che emergono dall analisi del contesto americano evidenziano elementi a favore di ambedue le ipotesi. Per ora sembra che gli elementi a sostegno della stratificazione e quindi della tendenza all accumulazione dei vantaggi siano più numerosi rispetto a quelli che convaliderebbero l ipotesi della normalizzazione

6 Appare sempre più chiaro che ci troviamo di fronte ad un fenomeno molto complesso, per studiare il quale occorre andare oltre la semplice misura polare di ACCESSO SI / ACCESSO NO. Bisogna aggiungere ad essa altri cinque indicatori: i mezzi tecnici a disposizione e la loro qualità; la competenza, o capacità, digitale degli utilizzatori; il sostegno di reti sociali, ovvero la possibilità di poter contare e chiedere aiuto e informazioni ad amici, familiari o colleghi sull uso di internet; l autonomia di uso, e cioè il luogo di accesso e la possibilità di utilizzare Internet per lavoro o per i propri interessi personali; la varietà di usi: lavoro, tempo libero, community, posta elettronica ecc.

7 Esiste un DD anche nell ambito della P.A. Esiste addirittura un DD nell ambito della stessa Amministrazione Cosa c entra il Divario Digitale con il seminario di Oggi? Il Divario Digitale infrastrutturale è uno dei maggiori ostacoli per una comunicazione efficace Da una parte la legge ci impone l utilizzo della PEC dall altra abbiamo invece impedimenti che non ci consentono di utilizzarla efficacemente e sui cui non possiamo intervenire direttamente.

8 Divario Digitale nell ambito del Comando Provinciale Carabinieri Viterbo Nella provincia di Viterbo su 57 Comandi Stazione CC ben 16 (il 28 %) non dispongono di un collegamento ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line) ma solo di una linea ISDN (Integrated Services Digital Network) a 128 kb/s. Se confrontiamo la velocità tra l ISDN ed una ADSL minimale di 2 Mb/s abbiamo un rapporto di 1 a 16. Non solo: tra le 16 che NON ne dispongono esiste un altro DD: - N.14 (il 24,5 % del totale) potrebbero disporne in quanto l infrastruttura ADSL è disponibile sul territorio del Comune di competenza - N. 2 (il 3,5 % del totale) non potrebbero in ogni caso perché non esiste l infrastruttura tecnologica necessaria. Tali differenze rendono pressoché impossibile per queste 16 stazioni operare in maniera agevole ed efficace sulle reti informatiche e, quindi, mettono in crisi il sistema di scambio delle informazioni non solo tra le stazioni CC ma anche con gli altri apparati della PA; nel caso specifico quelle che dovrebbero avvenire tramite Posta Elettronica Certificata.

9 Comunicazione efficace La comunicazione è uno scambio interattivo fra due o più partecipanti, dotato di intenzionalità reciproca e di un certo livello di consapevolezza, in grado di far condividere un determinato significato sulla base di sistemi simbolici e convenzionali di significazione e di segnalazione secondo la cultura di riferimento. COMUNICANTE (Attore) comunicazione > RICEVENTE (Referente) La comunicazione deve essere VIRTUOSA è cioè compresa dal Referente e quindi efficace per l Attore. In poche parole: chi riceve deve essere in grado di comprendere il messaggio e chi trasmette deve essere sicuro che ciò avvenga. Limitatamente al nostro caso specifico (comunicazioni tramite PEC) vi segnalo almeno di tre fattori di criticità di cui occorre assolutamente tener conto: 1) mezzo di trasmissione (PEC) 2) mittente del messaggio 3) oggetto del messaggio

10 Comunicazione dai Comandi, tramite PEC, verso la Prefettura Comandi Mezzo di trasmissione: PEC Alcune precisazioni : - le comunicazioni tramite PEC alla Prefettura, salvo diversa specifica richiesta da parte dell ufficio mittente, devono NECESSARIAMENTE essere inviate all indirizzo - Tale indirizzo accetta messaggi solo da caselle di PEC e rifiuta quelle che giungono tramite caselle PEO. Pertanto eventuali messaggi da caselle ordinarie dovranno essere inviate verso la casella istituzionale che, ovviamente, non garantirà al mittente la ricevuta di consegna del documento trasmesso. - Il documento che quasi sempre si allega al messaggio di PEC DEVE essere in formato.pdf (meglio se PDF/A). Mai in formato.doc o docx

11 Perché il formato PDF? Perché può essere acquisito automaticamente e segnato dal sistema di protocollazione, ma soprattutto perché lo impone la norma che indica questo formato (PDF/A) come lo standard per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. La segnatura invece NON può avvenire per il.doc o DOCX che, tra l altro, per evidenti motivi non può essere trasmesso nella versione firmata, e, inoltre, può essere manipolato con grande facilità.

12 IL MITTENTE DEL MESSAGGIO Come si presentano le tramite PEC che riceviamo? Ecco un esempio di come è utile che appaiano agli occhi di chi le riceve

13 Ora, invece, un esempio di come NON E UTILE che appaiano

14 Tale situazione, di fatto, rende impossibile individuare immediatamente il mittente di una comunicazione. Quindi ci troviamo di fronte ad una comunicazione NON EFFICACE NON SOLO : anche dopo la protocollazione sarà praticamente impossibile fare una ricerca per mittente.

15 .né aiuta aprire nel dettaglio un protocollo relativo ad una comunicazione tramite PEC che non è stata impostata bene

16 Occorre quindi impostare il mittente sulla propria casella di PEC tramite le impostazioni sul client di posta elettronica o direttamente sulla Webmail

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18 L OGGETTO DELLA COMUNICAZIONE E importante che nell oggetto della mail di PEC venga inserito esattamente lo stesso oggetto del documento trasmesso. Ciò in quanto i sistemi di protocollazione automatica, come nel caso di WebArch, non consentono la modifica dell oggetto, che, pertanto, se non indicato chiaramente non darà la possibilità di ricercare efficacemente il documento protocollato. Quindi bisogna evitare di scrivere nell oggetto della frasi del tipo: trasmissione documentazione o trasmissione ordinanza n. xxxxxx Per contro occorre evitare di scrivere nell oggetto tutto il contenuto della lettera.

19 Notifica agli interessati di provvedimenti tramessi tramite PEC Due ipotesi 1) Il documento originale, trasmesso tramite PEC, è stato prodotto con firma digitale. 2) Il documento originale, trasmesso tramite PEC, è analogico (ovvero cartaceo) e di conseguenza è stato firmato in originale con la penna, acquisito al protocollo tramite scanner e quindi «segnato» ma non autenticato secondo quanto previsto al c.3 dell art. 23-ter del CAD.

20 Ipotesi 1 - Il documento originale, trasmesso tramite PEC, è stato prodotto con firma digitale. In questa ipotesi non ci sono problemi. Il documento originale formato con sistemi informatici o di videoscrittura, firmato digitalmente e acquisito al protocollo informatico, è definito a tutti gli effetti documento informatico ed in quanto tale può esserne prodotta copia conforme su carta in base all art. 23 c.1 del CAD: Art.23 - Copie analogiche di documenti informatici 1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell originale da cui sono tratte se la loro conformità all originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. 2. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell originale se la loto conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l obbligo di conservazione dell originale informatico.

21 Ipotesi 1 copia da documento informatico Prefettura Firma digitale Protocollo PEC Comando o Ufficio PEC Copia conforme al documento informatico originale (art. 23 c.2 CAD) trasmesso a questo Comando dalla Prefettura di Viterbo tramite PEC.. relata di notifica

22 Comando di Copia conforme al documento informatico originale (art. 23 c.2 CAD) trasmesso a questo Comando da tramite PEC. Data firma e timbro

23 Fondamentale, in questa ipotesi, è che ogni Comando o Ufficio ricevente disponga di un software di riconoscimento della firma digitale. Importante: i file firmati digitalmente hanno una estensione in.p7m esempio : acquisto.pdf.p7m Se non dispone del software di riconoscimento sarà possibile scaricarlo anche tramite il sito alla sezione Firma Digitale e alla voce sw di verifica della FD o cliccando direttamente al link

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25 Un esempio di come compare un documento firmato digitalmente

26 Ipotesi 2 - Il documento originale, trasmesso tramite PEC, è analogico (ovvero cartaceo) e di conseguenza è stato firmato in originale con la penna In questa ipotesi la situazione è più complessa in quanto il documento originale non è informatico ma analogico (o cartaceo). Quindi è stato acquisito al protocollo informatico, è stato segnato, ma non autenticato secondo quanto previsto al c.3 dell art. 23-TER del CAD, e trasmesso tramite PEC al Comando. Comma 3 Art.23- ter Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell ambito dell ordinamento proprio dell amministrazione di appartenenza, mediante l utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell articolo 71; in tale caso l obbligo di conservazione dell originale del documento è soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico Pertanto, in questa ipotesi, quello trasmesso NON È UN DOCUMENTO DIGITALE a tutti gli effetti e quindi la sua conformità all originale non potrà essere dichiarata dal Comando o Ufficio così come nel caso precedente.

27 In questa ipotesi l unica cosa è fare riferimento all art. 47 c.2 punti c e d del CAD che regolamenta la trasmissione dei documenti tramite la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni Art Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. 2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'art.71; d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di Posta Elettronica Certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.

28 Ipotesi 2 documento originale cartaceo Prefettura Protocollo PEC Comando o Ufficio PEC relata di notifica Copia conforme del documento trasmesso dalla Prefettura di Viterbo tramite PEC (art.47 CAD)

29 Comando/Ufficio di Copia conforme del documento trasmesso dalla Prefettura di Viterbo tramite PEC (art.47 del CAD). Data firma e timbro Questa soluzione, in attesa che si realizzi la prima ipotesi (firma digitale) consente comunque di superare l ostacolo della notifica del documento originale. La PEC, infatti, in base all art. 47 del CAD rientra tra gli strumenti idonei a garantire la provenienza di un atto e quindi, analogamente allo strumento del FAX e per le stesse motivazioni può essere utilizzato per la trasmissione di atti amministrativi anche opponibili. In tal senso è utile leggere la sentenza della quinta sezione del Consiglio di Stato n del 13/07/2010 di cui si riportano due brani fondamentali

30 [ ] Sentenza del Consiglio di Stato n del 13/07/ Ciò precisato, la Sezione osserva preliminarmente che, ai fini della decorrenza del termine decadenziale per l impugnazione di un atto innanzi al giudice amministrativo ciò che rileva, ai sensi dell articolo 21 della legge 6 dicembre 1971, n. 1034, qualora il predetto atto non sia stato notificato, è la sua piena ed effettiva conoscenza, indipendentemente dal mezzo con cui tale conoscenza sia stata acquisita [ ] Occorre al riguardo precisare che la questione della validità, efficacia adeguatezza del fax, quale idoneo strumento di comunicazione, è stato già affrontata e risolta in senso positivo da questo Consiglio di Stato [ ] E stato in particolare affermato (C.d.S., sez. VI, 4 giugno 2007, n. 2951) che "Il fax rappresenta uno dei modi in cui può concretamente svolgersi la cooperazione tra i soggetti, in quanto essa viene attuata mediante l'utilizzo di un sistema basato su linee di trasmissione di dati ed apparecchiature che consentono di poter documentare sia la partenza del messaggio dall'apparato trasmittente che, attraverso il cosiddetto rapporto di trasmissione, la ricezione del medesimo in quello ricevente

31 TRASMISSIONE DELLA RELATA DI NOTIFICA IN VERSIONE DIGITALE Relata di notifica PEC Protocollo Informatico WebArch PEC : La fase che precede la trasmissione tramite PEC può essere gestita dal Comando o Ufficio a seconda della propria organizzazione: - scansione, protocollazione e invio tramite PEC gestita dal sistema di protocollazione - scansione protocollazione e invio tramite PEC attraverso la WebMail o il client di posta elettronica (es. outlook) - scansione e invio di tramite PEC attraverso la WebMail o il client di posta elettronica (es. outlook) FONDAMENTALE è che venga spedita in formato PDF e da PEC all indirizzo

32 TRASMISSIONE DELLA RELATA DI NOTIFICA IN VERSIONE DIGITALE dai Comandi CC Protocollo Informatico DocsPA PEO : PEO PEC Protocollo Informatico WebArch PEC : Stampare il documento in PDF WebMail PEC CC

33 Grazie per l attenzione e a tutti l invito a visitare il sito del Coordinamento territoriale per l Amministrazione Digitale della provincia di Viterbo dove oltre al materiale di questo seminario potrete trovare altre utili informazioni relative all Amministrazione Digitale

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