MANUALE DI UTILIZZO DEL SOFTWARE BIGLIETTERIA ON LINE 5.0

Transcript

1 MANUALE DI UTILIZZO DEL SOFTWARE BIGLIETTERIA ON LINE 5.0 GOSTEC s.n.c. di Cherchi S. & C. Via XXVII Agosto Fano (PU) tel fax codice fiscale e partita iva

2 Pagina principale... 5 La Gestione degli Eventi: creazione e modifica... 5 Aspetto generale... 6 Le impostazioni di gestione... 7 Creazione di un nuovo evento... 7 Creazione degli eventi con le opere... 9 Associazione codici Cinetel Creazione delle opere Le altre operazioni principali nella Gestione Eventi L impostazione dei prezzi: il Listino La Gestione degli Abbonamenti a turno fisso Creazione di un abbonamento a turno fisso Modifica di un abbonamento a turno fisso La gestione degli Abbonamenti a turno libero Creazione e consultazione di abbonamenti a turno libero Selezione degli eventi da aggiungere ad un abbonamento a turno libero Le altre operazioni possibili: gestione del listino e rimozione di un abbonamento a turno libero Operazioni sugli eventi: Il menu operatore locali a posti numerati Come fare per emettere un biglietto su posto libero Come fare per emettere un biglietto su posto prenotato Come fare per emettere dei biglietti in blocco Stampa vendita online / Stampa differita Come fare per emettere degli abbonamenti a turno fisso Come fare per emettere degli abbonamenti a turno libero Come fare per emettere biglietti-abbonamento Come fare per prestampare su posto libero Come fare per prestampare in blocco su posti liberi Come fare per prenotare i posti Prenotazione associata alla vendita online Come fare per prenotare in blocco su posto libero Come fare per consultare lo stato dei posti Come fare per consultare i posti prenotati, riservati o venduti associati ad una certa anagrafica. 26 Come fare per annullare un titolo emesso Come fare per annullare un biglietto prenotato ma non emesso Come consultare il numero di ingressi residui di un abbonamento a turno libero Come fare per avere un report generale dei posti di un locale Situazione Anagrafiche Come fare per controllare i pagamenti C1 giornaliero rapido Stampa biglietto di prova e Stampa abbonamento di prova

3 Pannello di controllo della stampante Uno sguardo alla piantina Spostarsi fra gli eventi Visualizzare la piantina su un monitor esterno Il menu manager Disponibilità posti Assegnazione posti riservati Come fare per Gestire le Anagrafiche Operazioni sugli eventi: Il menu operatore locali a posti non numerati Come fare per emettere su posto libero Come fare per emettere su posto libero abbonamenti a turno fisso Come fare per emettere su posto libero abbonamenti a turno libero Come fare per emettere su posto libero dei biglietti-abbonamento Come fare per emettere biglietti in serie su posti liberi Come fare per emettere titoli di accesso in prestampa Prestampa su posto libero di abbonamenti a turno fisso Supporto per Touch Screen Come fare per stampare dei titoli di accesso venduti online Consulta posto / Modifica anagrafica Come fare per annullare un titolo di accesso emesso Come fare per annullare un titolo di accesso emesso Come consultare il numero di ingressi residui di un abbonamento a turno libero Stampa biglietto di prova e Stampa abbonamento di prova Pannello di controllo della stampante La Gestione delle Tessere Gestione tessere di abbonamento a turno libero: creazione, rinnovo, ritiro, consultazione Come fare per emettere titoli di accesso tramite tessere di abbonamento a turno libero Gestione tessere di convenzione: creazione, ritiro, consultazione Come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere di convenzione Gestione delle tessere prepagate: creazione, ricarica, storno, ritiro, consultazione Come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere prepagate Le Funzioni di servizio Ricerca titolo emesso Annullamento titolo emesso Elenco titoli emessi e annullati per data Elenco titoli emessi e annullati per evento Elenco titoli emessi e annullati per evento e data Modello C1 giornaliero Modello C1 mensile Modello per il calcolo dell IVA sui biglietti omaggio Modello C2 giornaliero Modello C2 mensile

4 Modello 1DA per il calcolo dei diritti d autore Modello 2DA per il calcolo dei diritti d autore Stampa modello associato all account posti numerati Stampa modello associato all account posti non numerati Pubblicare eventi sul sito Liveticket per la vendita online La Pagina Principale: le funzioni di consultazione Pagina principale: Locali e organizzatori Pagina principale: Smart Card Pagina principale: Account Pagina principale: eventi su monitor esterno La gestione degli incassi Calcolo delle commissioni per la vendita online e da punto vendita: le Competenze Punto di accesso LiveTicket L account dei Punti Vendita Liveticket Point Il menu principale: Informazioni sull account Per sapere quanto è stato incassato: Prospetto degli incassi Per sapere l ammontare delle commissioni e quanto versare: Prospetto delle competenze Controllo accessi automatizzato per i titoli di accesso emessi anche in forma digitale Emissione dei titoli di accesso con controllo accessi abilitato Convalida del biglietto Funzioni di servizio

5 Pagina principale Questa è la prima pagina visualizzata dopo un login valido. Da qui gli operatori e il manager possono accedere alle varie sezioni dell'applicazione. Naturalmente i primi avranno a disposizione una rosa di possibilità più ristretta rispetto al secondo. Qui di seguito è riportato un elenco delle operazioni accessibili dai due tipi di account. Gli operatori possono: selezionare l evento per il quale emettere o annullare biglietti cliccando direttamente sul titolo dell evento in elenco gestire tutti i tipi di tessera (prepagate, di convenzione, legate a abb. a turno libero) cliccando sulle relative voci che si trovano all interno del menu generale visualizzare il riepilogo delle vendite, degli annullamenti e i report fiscali di ogni evento svoltosi in ogni teatro/locale cliccando sulle relativi voci una volta acceduti alle Funzioni di servizio la cui voce si trova di fianco al nome del teatro/locale visualizzare i dati statistici di incassi, numero titoli emessi, ecc cliccando alla voce Incassi nel menu generale installare l'ultima versione di FLASH player* cliccando sulla relativa voce tramite l accesso alle Funzioni di controllo e manutenzione scaricare e installare la Runtime Java* cliccando sulla relativa voce tramite l accesso alle Funzioni di controllo e manutenzione Il manager può: effettuare tutte le operazioni di un semplice operatore vedi sopra creare, modificare o rimuovere gli eventi/opere cliccando sulla voce Eventi che si trova in cima alla pagina o Opere creare, modificare o rimuovere gli abbonamenti a turno fisso e a turno libero cliccando sulla voce Abb. turno fisso e Abb. turno libero che si trova in cima alla pagina * L'installazione dei due sw è richiesta solo la prima volta che un PC viene utilizzato come botteghino. Anche i semplici operatori possono effettuarla senza bisogno del manager. Questo riduce i tempi di attivazione. La Gestione degli Eventi: creazione e modifica Questa è la parte utilizzata dal manager per creare e modificare gli eventi dei vari teatri/locali esistenti. Per accedervi è sufficiente cliccare sulla voce Eventi che si trova all interno del menu nella parte alta della pagina principale dell utente. 5

6 Una volta che si è all'interno della gestione degli eventi, si deve selezionare il teatro/locale su cui operare tramite l'elenco a comparsa che si trova nella parte alta della pagina. Cliccando il menu a tendina, troviamo l elenco dei teatri/locali disponibili per quel preciso account, e anche l organizzatore associato ad ogni locale. Scegliendo il locale di interesse, automaticamente compariranno nella pagina tutti gli eventi già creati per quel locale. Il manager può, a questo punto, incominciare le operazioni di gestione. Aspetto generale La schermata principale rappresenta un elenco dettagliato di tutti gli spettacoli non archiviati relativi al locale selezionato. Tale elenco è presentato in forma tabellare. Sotto al menu per la selezione del locale, il tasto Mostra archiviati permette di visualizzare nell elenco sottostante anche gli eventi che sono stati precedentemente archiviati. Le prime tre colonne sono di tipo puramente informativo, mentre le ultime due raggruppano le operazioni che è possibile svolgere sugli spettacoli. Andando da sinistra verso destra incontriamo nell'ordine: Il titolo dell evento Il nome ed il colore dell abbonamento a cui l evento è stato legato. La data e l ora in cui si svolgerà (o si è svolto) l evento. I comandi di impostazione per poter gestire l evento. 6

7 I comandi con le operazioni per archiviare o copiare gli eventi o le impostazioni degli abbonamenti. Le impostazioni di gestione I comandi nella colonna Impostazioni permettono di gestire le caratteristiche dettagliate di ogni evento e dispongono tutti di una scheda dedicata per l'immissione dei dati. I comandi sotto la colonna Operazioni, invece, sono più semplici e non hanno bisogno di input del manager per essere portati a termine: basta un semplice click. Creazione di un nuovo evento Per creare un nuovo evento si procede copiando tramite il tasto Copia l evento BASE di interesse. Per ogni locale è possibile inserire diversi eventi BASE a seconda dei differenti tipi di eventi che possono svolgersi, o anche a seconda delle diverse configurazioni che il locale può avere (capienze diverse, divisioni in settori ). Ad esempio, potremmo avere una serie di eventi di tipo spettacolo e una serie di eventi di tipo intrattenimento da gestire per lo stesso locale. In questo modo, basterà semplicemente copiare il BASE necessario senza dovere procedere con nuove impostazioni e velocizzando i tempi di attivazione dell evento. L evento BASE è preimpostato con caratteristiche che l organizzatore fornisce al momento del conferimento dati attraverso l apposito modulo. I dati preimpostati sono, ad esempio, il comune, il tipo di evento, l imposta IVA, il genere. E bene notare che se si copia un evento con posti già assegnati, questi vengono considerati come non più disponibili nel nuovo evento, avendo così a disposizione un numero minore di titoli di accesso da potere emettere rispetto alla quantità massima preimpostata. Ogni evento BASE è, quindi, una volta copiato, modificabile per poter creare l evento di interesse. Una volta copiato apparirà nella colonna relativa al titolo un evento dal nome, ad esempio, BASE (differente dal BASE di partenza che è di colore rosso e non modificabile): A questo punto possiamo gestire l evento immettendo i dati necessari, attraverso il pulsante Generali relativo all evento BASE di interesse. Si copia un evento esistente invece se voglio mandare avanti con l emissione un evento per il quale, ad esempio, è stata modificata la data, oppure se ho bisogno di creare una serie di eventi tutti con lo stesso titolo e caratteristiche, ma per i quali cambia solo la data. L importante è che sull evento che si copia non siano ancora state effettuate delle operazioni fiscali. Per compilare correttamente la scheda evento è necessario inserire almeno i campi in rosso. Purtroppo la SIAE appone dei vincoli sulla lunghezza dei campi degli eventi. Per questo anche il database del sistema è gestito in modo che per alcuni campi ci sia una quantità limitata di caratteri da inserire. Perciò, quando sarà necessario, sarà opportuno abbreviare i campi di interesse (es. il titolo). La scheda evento è divisa in due parti. La parte principale che ci interessa è quella di sinistra in cui dobbiamo inserire i seguenti dati obbligatori: Codice film/opera (si clicca nel menu su Crea nuovo codice per ogni diverso evento) Titolo Data / Ora nei formati proposti Genere (impostato di default con il genere dichiarato dal cliente.) Autore (se previsto inserirne il nome, altrimenti lasciare Da definire.) Esecutore (se previsto inserirne il nome, altrimenti lasciare Da definire.) Da questa scheda si procede anche all assegnazione dell evento ad un preciso abbonamento a turno fisso. Per fare ciò, è sufficiente selezionare l'abbonamento desiderato dall'elenco a comparsa accanto alla voce Abbonamento a turno fisso. Il valore Nessuno indica che lo spettacolo non è associato ad alcun abbonamento. Ogni evento può essere associato ad un solo abbonamento a turno fisso. Il campo Abbonamenti a turno libero è di sola consultazione e visualizza tutti gli abbonamenti a turno libero a cui quell evento è stato associato. Il campo Posti non numerati andrà selezionato in presenza di locale senza piantina con, appunto, i posti sprovvisti di numerazione. Tale selezione è impostata di default nel caso di locali che vengono attivati da subito a posto non numerato, mentre è a scelta dell organizzatore impostare la selezione per un evento su un locale inizialmente inserito a posto numerato che si vuole utilizzare a posto non numerato, previa comunicazione a Gostec per la corretta impostazione dello stesso nel sistema, di modo che possa essere utilizzato in entrambe le modalità. 7

8 Il campo Note interne permette di inserire del testo che comparirà come una nota sotto la dicitura del titolo dell evento. Tale nota rimane all interno del sistema ed è puramente descrittiva (non viene né stampata sui biglietti, né andrà in alcun riepilogo fiscale). Il campo Nota da stampare permette di inserire del testo che andrà stampato su ogni biglietto relativo all evento. La nota è modificale o cancellabile in qualsiasi momento. La seconda parte di destra contiene i campi da compilare se si desidera ottenere il riepilogo 1DA e 2DA. I dati qui immessi, infatti, verranno utilizzati dal sistema per il calcolo del DEM, delle quote nettissimo e del riepilogo somme da versare visualizzabili nei report 1DA e 2DA. Non sarà necessario compilare questa parte per ogni evento che si andrà a gestire, ma basterà inserire i dati solo la prima volta nell evento BASE e, in automatico, ogni qualvolta che il BASE sarà copiato, verranno copiati anche questi dati. Va precisato che i dati con sfondo giallo non sono interessanti ai fini fiscali, e comunque non modificabili (questi dati sono, ad esempio, il numero massimo di biglietti omaggio esenti dai diritti). Nei campi Etichetta settore si possono inserire dei contenuti che poi verranno stampati sul biglietto (non si tratta di dati fiscali) a seconda del settore scelto. Ad esempio può essere utile quando per una tariffa ci sono diversi settori presenti nel locale e vogliamo differenziare i titoli di accesso (es.: INTERO PER CENA CON CONSUMAZIONE). ATTENZIONE: come indicato nella figura, è possibile che all interno della scheda compaia il messaggio Questi dati sono stati bloccati dalle operazioni fiscali. Ciò si verifica quando su quel preciso evento sono state già effettuate delle operazioni fiscali. Alcuni dati dell evento vengono, quindi, automaticamente bloccati dal sistema e non possono essere più modificabili (si tratta in sostanza dei dati fiscali). Gli altri dati dove si legge il messaggio Questi dati risultano ancora modificabili sono invece sempre modificabili. La parte di destra contiene dati che non è necessario andare a modificare, ma che, comunque, possono sempre essere modificabili o inseribili in qualsiasi momento. Il campo Comune identifica il comune dove si svolgerà l evento. Il campo Perm SIAE va lasciato 0 Sempre sulla parte di destra troviamo anche i menu per l impostazione delle percentuali di commissioni che il sistema calcolerà sia sulle vendite online sia sulle vendite effettuate dai punti vendita, in modo che possa poi riportare correttamente nel report delle competenze tali commissioni e le quote da versare al cliente o a Gostec. Tali impostazioni possono essere fatte solo da un account di tipo admin. Tale account può anche decidere se associare o meno alla vendita dei Liveticket Point i vari eventi, tramite la spunta sull opzione Disponibile sul circuito Liveticket Point. La voce Disponibile sul portale LiveTicket per la vendita online permette, invece, di scegliere se l evento deve essere disponibile sul portale per avviarne la vendita online, quando si pubblica l opera relativa. Tale opzione è 8

9 attivata di default alla creazione di ogni evento, e l account manager può autonomamente decidere se disattivarla o meno. Più in basso troviamo anche le diverse tipologie di pagamenti e di consegna dei biglietti da applicare per ogni evento inserito in vendita online. Per terminare la descrizione della scheda, a fondo pagina troviamo i dati relativi al tipo di evento: se si tratta di spettacolo od intrattenimento, quale è l aliquota IVA applicata, quale l incidenza e l imposta di intrattenimento (se di questo si tratta, altrimenti resteranno a 0%). Questi dati sono quelli dichiarati dall organizzatore al momento dell attivazione del locale e non possono essere modificabili dall utente. Sono poi inseriti i dati relativi alla capienza del locale, con l eventuale divisione dei suoi settori, ed il numero massimo di emissioni che si possono effettuare sul locale, o sui vari settori in cui questo è diviso. Una volta compilata la scheda evento, basta cliccare su Salva e si tornerà alla pagina dell elenco eventi. Ora il nostro evento è presente nella colonna di sinistra col nome del titolo che è stato inserito. Naturalmente è possibile modificare un evento sul quale ancora non sono state effettuate operazioni fiscali. Basterà cliccare sulla voce Generali relativa all evento in questione (o sul titolo stesso), modificare i dati di interesse, e salvare. Creazione degli eventi con le opere La creazione degli eventi con le opere, utilizzata soprattutto da parte dei cinema, merita una descrizione a parte, perché presenta delle caratteristiche differenti dalle altre tipologie di eventi. Tale creazione può avvenire sia attraverso la schermata Eventi che la schermata Opere, raggiungibili dalla pagina principale. Se si decide di utilizzare Eventi, si dovrà scegliere il locale dal menu a tendina Elenco degli eventi nel locale. Dopodiché si effettuerà una Copia dell evento BASE e si entrerà nel nuovo BASE in nero appena creato (sia cliccando direttamente sul nome, sia sulla scritta Generali ). La prima operazione da fare, nel caso in cui si trattasse di creare un nuovo titolo per la prima volta, è scegliere nel menu Codice film/opera la voce crea un nuovo codice. Dopodiché si procede inserendo il titolo, la data e l ora della prima proiezione, l autore e l esecutore, il produttore ed il noleggiatore della pellicola, la nazionalità scegliendola dall apposito menu, e si indicherà se il film è in bianco e nero o a colori. Se, invece, si deve creare una nuova programmazione riferita ad un titolo già esistente nel sistema perché precedentemente creato, si dovrà scegliere dal menu Codice film/opera uno dei titoli già presenti, e, in automatico, il sistema caricherà tutti i dati relativi a quel titolo nelle voci sottostanti. A quel punto si dovranno inserire solamente la data e l ora corrette. Si potranno inserire delle note da stampare su ogni biglietto scrivendole nello spazio Note da stampare, si potranno indicare dei nomi da assegnare ad ogni settore nel caso in cui il locale sia diviso in settori, e si possono indicare, nella parte di destra, i dati relativi alla compilazione del riepilogo 1DA e 2DA per il calcolo dei diritti d autore (DEM, DOR, varie quote, etc ). Una volta effettuate queste operazioni basterà salvare la schermata. Per la descrizione delle parti restanti della scheda, si rimanda alla sezione Creazione di un nuovo evento. Automaticamente il sistema avrà creato l opera relativa a questa nuova pellicola, e i dati della stessa non saranno più modificabili da questa gestione, ma bisognerà spostarsi sulla gestione delle opere, raggiungibile cliccando la voce Gestione film/opere dal menu di gestione degli eventi. La schermata riferita ai film/opere propone tutti i film/opere creati in quel preciso locale, mentre nella schermata di gestione degli eventi vengono visualizzate tutte le programmazioni inserite per ogni diverso titolo. 9

10 Per apportare modifiche si clicca sulla voce Dettagli e le modifiche apportate da questa funzionalità verranno salvate e andranno ad aggiornare tutte le programmazioni già esistenti che si riferiscono a quella specifica opera. Naturalmente non sarà possibile effettuare modifiche qualora siano già state effettuate operazioni fiscali su qualsiasi evento relativo all opera (come nella foto di seguito). Da questa schermata si può anche inserire un testo come descrizione dell opera, un anteprima e una foto che saranno visualizzati nella pagina di vendita online del sito Liveticket. Associazione codici Cinetel Dalla schermata di gestione delle opere è possibile ora interagire direttamente con il database di Cinetel, per potere così caricare direttamente da lì i dati dei film in programmazione nei vari locali. Per fare questo basta semplicemente andare nella schermata Opere dal menu principale (o accedervi dal menu degli Eventi ), creare una nuova opera e nella scheda di gestione cliccare sul bottone + accanto all etichetta Cod. Cinetel. Tale associazione sarà visibile solamente nelle opere per locali che gestiranno eventi di tipo cinematografico. A quel punto si aprirà una nuova finestra dove potere digitare tutto il titolo del film o parte di esso, ed il sistema risponderà con tutti quelli presenti nel database cinetel che soddisfano la richiesta. Una volta selezionato quello corretto, i dati verranno automaticamente inseriti nei vari campi della scheda a completare le informazioni dell opera. Verrà anche caricato il relativo codice Cinetel per la giusta comunicazione dei dati riepilogativi. In automatico saranno anche inseriti la descrizione del film nel campo Testo dettagliato e parte di esso nella Anteprima. Per completare la creazione basta cliccare su Salva ed il sistema avrà così creato una nuova opera relativa a quel film. Per inserire i prezzi per ogni evento si segue la procedura come descritto alla sezione L impostazione dei prezzi: il listino. 10

11 Creazione delle opere Vengono create le opere quando si ha necessità di inserire diversi eventi che fanno capo allo stesso titolo (es. diverse programmazioni di uno stesso film per i cinema, oppure diverse serate di uno stesso spettacolo teatrale). L utilizzo di opere è, anche, l unico modo in cui gli utenti, autonomamente, possono inserire i propri eventi in vendita online sul sito Liveticket. Per creare un opera cinematografica (o film) o un altro tipo di opera (per esempio di genere teatrale) si accede alla schermata Opere dalla pagina principale. Si sceglie dal menu a tendina il locale dove creare l opera, poi si clicca su Crea nuovo film/opera. Nella schermata che si aprirà basterà inserire tutti i dati richiesti nella parte di sinistra ed, eventualmente, anche il testo descrittivo del film/opera e una foto nel caso si voglia procedere con la vendita online. Una volta terminato si salva il tutto cliccando sul pulsante Salva. A questo punto si torna automaticamente alla lista delle opere e, se si vuole andare a creare le programmazioni singole riferite a questa opera, ci si sposta alla voce Gestione singoli eventi e si procede come indicato alla sezione Creazione degli eventi per i cinema o Creazione di un nuovo evento. In questo caso, il sistema avrà già generato il codice relativo all opera, che andrà scelto dal menu a tendina alla voce Codice. In questo modo tutti i dati precedentemente inseriti nell opera saranno qui automaticamente riportati, e basterà semplicemente andare ad indicare la data e l ora corrette della programmazione. Le altre operazioni principali nella Gestione Eventi Le altre operazioni, come già detto, non richiedono input da parte dell'utente e quindi sono sprovviste di un'interfaccia specifica. Ecco come funzionano: COPIA ABB. Questo comando permette di copiare la gestione dei posti assegnati in abbonamento, nel caso, ad esempio, si debba ricreare una nuova campagna abbonamenti in cui l assegnazione dei posti acquistati debba rimanere la stessa, oppure mantenere riservato un posto precedentemente venduto in abbonamento. Il sistema crea un nuovo evento in cui ogni poltrona che nell abbonamento che si copia era stata venduta, nel nuovo evento viene impostata come prenotata. ARCHIVIA / RIPRISTINA Questo comando permette di nascondere o ripristinare uno spettacolo dalla gestione del botteghino on line. Uno spettacolo viene detto archiviato quando non è più visibile nei vari elenchi di selezione e, quindi, non può essere oggetto di prenotazioni o vendite. Gli spettacoli che non sono archiviati sono detti attivi. Le due opzioni (Archivia e Ripristina) si escludono a vicenda per cui negli spettacoli attivi sarà visibile solo la prima, mentre in quelli archiviati verrà visualizzata solo la seconda. Per archiviare uno spettacolo attivo, cliccare sul comando Archivia. Per ripristinare uno spettacolo archiviato, cliccare sul comando Ripristina. ATTENZIONE: gli spettacoli archiviati sono invisibili anche nella sezione Gestione eventi. Per poterli visualizzare il manager deve cliccare sull'opzione Mostra archiviati che si trova nella parte alta della pagina. In questo modo gli spettacoli archiviati saranno visibili all'interno dell'elenco, ma i loro titoli saranno di colore grigio e per potere operare su essi sarà necessario cliccare sul bottone Ripristina. Per rendere di nuovo invisibili gli spettacoli archiviati, si deve cliccare sull'opzione Nascondi archiviati. L impostazione dei prezzi: il Listino Per impostare i prezzi relativi ad un evento, basta cliccare la voce Listino relativa a questo. Il listino serve principalmente ad identificare le tariffe (intero, vari tipi di ridotto ed omaggio). 11

12 Per ogni tipo di locale, la gestione del listino graficamente è la medesima: troviamo le diverse postazioni che può avere un teatro, vale a dire Platea o posto unico, Strapuntini, Galleria, Palchi, Loggione. Se il locale possiede postazioni non numerate, nella gestione listino si finge si tratti di un locale con la platea. Andremo quindi a compilare la prima colonna. Non è obbligatorio compilare tutto il listino, ma solo le voci che si applicano per quell evento. I settori andranno però codificati in anticipo tramite precisa comunicazione. Nel caso abbiamo settore unico si utilizza la colonna Sett A. Da notare che nell inserimento del prezzo in euro, il sistema inserisce automaticamente nelle caselle i centesimi,00 dopo che si esce dalla pagina. Si può inserire il prezzo della prevendita ove necessario, il quale può essere differente da tariffa a tariffa per lo stesso evento. Se non ci fosse non dobbiamo inserire niente. L omaggio non è inserito nella maschera dei listini perché il suo prezzo è sempre pari a zero euro. Naturalmente è presente anche la parte relativa alla gestione del listino per i prezzi degli abbonamenti a turno fisso, anche questa divisa fra le varie tariffe ed applicabile a tutti i diversi settori. Una volta inseriti tutti i prezzi necessari, si clicca su Salva e si torna alla pagina principale. 12

13 La Gestione degli Abbonamenti a turno fisso Nella pagina principale della biglietteria, selezionando nel menu la voce Abb. turno fisso, entriamo nella pagina che permette di impostare le caratteristiche di tutti gli abbonamenti possibili per ogni locale. La gestione degli abbonamenti a turno fisso è abbastanza semplice e si basa sulle seguenti regole: Ogni abbonamento avrà delle caratteristiche che lo differenziano dall'altro come il nome e il colore. Gli abbonamenti non si associano alle poltrone, ma agli spettacoli. Tutte le poltrone possono essere assegnate in abbonamento purché siano ancora libere e facciano parte di uno spettacolo abbonabile. Ogni spettacolo può essere associato ad un solo abbonamento a turno fisso. Gli abbonamenti a turno fisso devono essere definiti prima che i botteghini inizino ad emettere biglietti. Ogni volta che si crea un abbonamento a turno fisso, è poi possibile associare un evento, anche già creato, a quell abbonamento andando a modificare l evento stesso nella pagina di Gestione eventi entrando nell apposita scheda. Una volta arrivati nella pagina degli abbonamenti a turno fisso, si deve specificare il teatro su cui si intende operare tramite l'elenco a discesa. A questo punto apparirà l'elenco degli abbonamenti già creati e di fianco ad esso saranno ben visibili i vari comandi di gestione. Creazione di un abbonamento a turno fisso La creazione di un abbonamento a turno fisso è molto semplice: basta selezionare la voce Clicca qui per creare un nuovo abbonamento e si aprirà la scheda di abbonamento vuota da compilare. I dati da immettere sono il Titolo e il Colore, da scegliere tramite l apposito menu a tendina. Gli altri dati saranno automaticamente aggiornati ogni volta che si assocerà un evento a quell abbonamento. sarà pronto. A questo punto basta cliccare il pulsante Salva e l abbonamento 13

14 Modifica di un abbonamento a turno fisso Gli abbonamenti a turno fisso già creati possono essere modificati tramite il comando Generali di fianco ad esso. A questo punto si aprirà la Scheda di abbonamento a turno fisso. Questa operazione sarà utile per tutti i casi in cui si voglia modificare titolo e colore dell abbonamento. Una volta apportate le modifiche, si clicca su Salva per salvare l abbonamento e la pagina principale di gestione sarà aggiornata con le modifiche appena apportate. NOTA: la voce Numero di eventi associati non è direttamente modificabile da questa sezione, ma è necessario spostarsi nella pagina di gestione evento ed associare l evento all abbonamento desiderato, che, automaticamente, aggiornerà il dato. E importante ricordarsi che non si possono associare ad abbonamenti degli eventi per i quali sono già state effettuate delle operazioni fiscali, né aggiungere eventi ad abbonamenti per i quali sono state effettuate operazioni fiscali. LA FUNZIONE SPOSTA Tramite la funzione Sposta a fianco di ogni abbonamento è possibile spostare gli eventi associati a quello specifico abbonamento per associarli ad un altro a scelta fra quelli possibili per il locale selezionato. Le uniche regole da seguire per effettuare questa operazione sono: ci deve essere, nell abbonamento di partenza, almeno un evento passato; ci deve essere, nell abbonamento di partenza, almeno un evento nel futuro. 14

15 La gestione degli Abbonamenti a turno libero Nella pagina principale della biglietteria si clicca sulla voce Abb. a turno libero per potere gestire questa tipologia di abbonamenti. Tali abbonamenti permettono di gestire gli ingressi di eventi a cavallo di locali diversi. Creazione e consultazione di abbonamenti a turno libero Per la creazione e la consultazione come primo passo è necessario scegliere il gruppo di locali sui quali tale abbonamento deve valere. Il gruppo di locali è preventivamente configurato da Gostec su richiesta del cliente. Si clicca su Clicca qui per creare un nuovo abbonamento e si apre così una nuova scheda di gestione dello stesso. Bisogna, quindi, inserire un nome per l abbonamento che verrà stampato sul cartaceo relativo. Nel nome suggeriamo di inserire la tipologia di eventi che conterrà e/o l ordine di posti per quale avrà validità. Tali ordini di posti devono poi essere scelti successivamente nella stessa schermata, secondo le proprie necessità. Si deve inserire il numero di ingressi consentiti dall uso di questo tipo di abbonamento, campo che influisce sul calcolo del rateo, e la data di fine validità, che NON può essere modificata dopo la prima emissione fiscale. Il numero di eventi associati è un campo non compilabile manualmente, ma viene calcolato ed aggiornato dal sistema mano a mano che si aggiungono eventi all abbonamento. Infatti è sempre possibile aggiungere e rimuovere eventi da questi abbonamenti. N.B. è molto importante ricordarsi di non rimuovere tutti gli eventi associati ad un abbonamento, ma lasciarne sempre uno, che poi viene rimosso all inserimento di un nuovo evento. Questo per impedire che l utente possa inserire eventi di tipologia differente fra loro, cosa che il sistema segnala con un errore. Infatti tutti gli eventi da inserire in un abbonamento a turno libero sono vincolati dal dovere avere la stessa aliquota iva e di appartenere alla stessa tipologia (o tutti di spettacolo o tutti di intrattenimento) onde evitare errori nel calcolo del rateo. E possibile copiare una configurazione già predisposta, scegliendola dalla voce Copia listini e ordini di posto da e selezionando uno dei BASE possibili. 15

16 Gli abbonamenti BASE sono abbonamenti preesistenti creati da Gostec secondo le esigenze dell organizzatore. Per esempio possono essere utili per una configurazione speciale degli ordini di posto per cui vale, o con listini precompilati. Selezione degli eventi da aggiungere ad un abbonamento a turno libero La selezione degli eventi da aggiungere ad un abbonamento a turno libero viene fatta dalla schermata di gestione degli stessi, cliccando la voce Eventi nella riga relativa all abbonamento di interesse. il sistema provvede in automatico ad inserirlo nell abbonamento. La prima volta la schermata mostrerà questo messaggio Per ora non c'è nessun evento associato a questo abbonamento.. Per inserire eventi si utilizza il menu in basso, a partire dalla selezione del locale, poi a seguire nel menu successivo si sceglie un evento disponibile nel locale, poi si conclude cliccando su METTI IN ABBONAMENTO. Da questa schermata è anche possibile rimuovere eventi dall abbonamento, semplicemente cliccando la voce Rimuovi relativa all evento scelto. E importante notare che, ogni volta che l utente, in fase di creazione degli eventi, copia un evento già in questo abbonamento, Le altre operazioni possibili: gestione del listino e rimozione di un abbonamento a turno libero Le altre operazioni possibili su questi abbonamenti riguardano l impostazione del listino e la possibilità di rimuovere gli abbonamenti. Per impostare il listino si deve cliccare su Listino nella schermata di gestione degli abbonamenti a turno libero, relativamente all abbonamento scelto. Nella nuova schermata basterà inserire i vari prezzi tra le tariffe disponibili e le eventuali prevendite aggiuntive. Le tariffe disponibili sono slegate da quelle che si trovano nei listini degli eventi, e possono quindi riportare nomi diversi. Notiamo che non ci sono le varie suddivisioni fra settori ed ordini di posto perché si sceglie prima su quali far valere questo abbonamento. Una volta impostato tutto il listino, basta cliccare sul pulsante Salva. Il sistema, come accade anche nel listino degli eventi, colora di rosso le caselle che contengono prezzi per i quali sono state effettuate operazioni fiscali, come mostrato in figura. E possibile, infine, eliminare un abbonamento, ma solo se su questo non sono state effettuate operazioni fiscali. 16

17 Operazioni sugli eventi: Il menu operatore locali a posti numerati Attraverso questo menu è possibile accedere alle varie funzionalità previste per l operatore in modo che possa operare sugli eventi. Legenda colori per lo stato dei posti: ROSSO: posto venduto e stampato VERDE: posto libero GIALLO: posto prenotato CELESTE: posto in vendita online BLU: posto acquistato in vendita online ma non ancora stampato GRIGIO: posto non disponibile BIANCO: posto riservato 17

18 Come fare per emettere un biglietto su posto libero L emissione di un biglietto su posto libero si effettua tramite la voce Emissione su posto libero selezionando dalla pagina principale l evento di interesse. Per effettuare l operazione si seleziona dalla piantina il posto per il quale emettere il biglietto; i suoi dati saranno automaticamente immessi nella scheda. Se voglio posso associare un anagrafica al biglietto. ATTENZIONE: se si cerca di emettere un biglietto su un posto prenotato il sistema darà un messaggio di errore e non permetterà la fine dell operazione. Automaticamente alla selezione del posto si inseriranno anche i dati relativi al prezzo del biglietto presi dal listino precedentemente compilato in fase di attivazione dell evento. Possiamo qui scegliere anche il tipo di tariffa da associare al biglietto, disponibile fra quelle per le quali è stato impostato un prezzo nel listino; inoltre possiamo scegliere da qui se applicare o no il costo di prevendita. L emissione del biglietto è conclusa cliccando sul tasto Vendi. Per un emissione più veloce si può, senza scegliere dal menu a tendina la tariffa, cliccare direttamente sopra il tasto riportante il nome della tariffa di interesse, e automaticamente il sistema emetterà il titolo di accesso fiscale. E possibile, da questa scheda, anche inserire una nota che sarà scritta sul biglietto semplicemente scrivendo tale nota nella parte Nota su biglietto. 18

19 Come fare per emettere un biglietto su posto prenotato L emissione di un biglietto su posto prenotato si effettua tramite la voce Emissione su prenotazione. Per effettuare l operazione si seleziona dalla piantina il posto PRENOTATO (di colore giallo) per il quale emettere il biglietto; i suoi dati saranno automaticamente immessi nella scheda. ATTENZIONE: se si cerca di emettere un biglietto su un posto libero il sistema darà un messaggio di errore e non permetterà la fine dell operazione. Automaticamente alla selezione del posto si inseriranno anche i dati relativi al prezzo del biglietto caricati dal listino precedentemente compilato in fase di attivazione dell evento. Possiamo qui scegliere anche il tipo di tariffa da associare al biglietto, disponibile fra quelle per le quali è stato impostato un prezzo nel listino; inoltre possiamo scegliere da qui se applicare o no il costo della prevendita. E possibile, da questa scheda, anche inserire una nota che sarà scritta sul biglietto semplicemente scrivendo tale nota nella parte Nota su biglietto. L emissione del biglietto è conclusa cliccando sul tasto Vendi. Per un emissione più veloce si può, senza scegliere dal menu a tendina la tariffa, cliccare direttamente sopra il tasto riportante il nome della tariffa di interesse, e automaticamente il sistema emetterà il titolo di accesso fiscale. Tali tasti si trovano nella parte bassa del menu. La schermata di Emissione in blocco su prenotazione permette di svolgere la stessa funzione ma con la differenza che si possono selezionare più posti. 19

20 Come fare per emettere dei biglietti in blocco Se vogliamo emettere nello stesso momento più biglietti possiamo utilizzare la funzione Emissione in blocco su posti liberi. Ogni emissione in blocco prevede la scelta di più posti facenti parte dello STESSO SETTORE. Se, ad esempio, andassimo a selezionare un posto dal settore Platea e un posto dal settore Loggione, il sistema farà apparire un messaggio di errore. Vanno selezionati i posti ancora liberi, di colore VERDE. Mano a mano che si selezionano i posti, le loro caratteristiche vengono immesse nella tabella di sinistra. Per deselezionare un posto, scelto magari per errore, basta cliccarci nuovamente sopra sulla piantina. Ci sono due modalità per selezionare i posti: cliccando su un posto alla volta sulla piantina. puntando il mouse su una zona neutra della piantina e trascinando il cursore fino a coprire la quantità di posti desiderata con questa selezione (compare un rettangolo verde che conterrà questa selezione.) Posso scegliere a quanti biglietti applicare le diverse tariffe disponibili coi tasti + e di ogni tariffa disponibile e posso decidere se mettere o no il costo di prevendita per questi biglietti. La prevendita sarà necessariamente presente per TUTTI i biglietti, non è consentito sceglierne solo alcuni. Eventualmente possiamo mettere il segno di spunta nella casella Iva in fattura se vogliamo emettere dei titoli con la tariffa scelta ma con l iva preassolta. A fini statistici è anche possibile scegliere la modalità di pagamento scelta dal cliente finale cliccando nell opzione relativa del menu Modalità di pagamento. Sarà poi possibile verificare dal report degli Incassi i dettagli dei tipi di pagamento scelti per ogni evento. Si tratta di un campo a scelta multipla, compilabile in sede di vendita, e che appare solo quando sono previsti dei tipi di pagamento associati al cliente. Mano a mano che i biglietti vengono emessi, dopo aver cliccato sul tasto Vendi, nella piantina questi passeranno dal contorno rosso ad essere totalmente colorati in rosso. Qualora abbia sbagliato a scegliere i biglietti, posso cliccare sul pulsante Azzera per togliere tutte le scelte dal riquadro. Una volta terminata l emissione, se è presente il menu relativo alla modalità di pagamento, ed è stata scelta Contanti, apparirà un pop-up dove si inserirà quanto corrisposto dall acquirente, dopodichè cliccando sul bottone OK il sistema mostrerà quanto sarà l importo del resto da dare all acquirente. Da questa funzione è possibile emettere titoli di accesso legati a particolari tessere, utilizzando il codice della stessa scrivendolo nella etichetta relativa, o emettere biglietti-abbonamento legati ad abbonamenti a turno libero. Si rimanda alle sezioni come fare per emettere biglietti-abbonamento e come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere di convenzione e come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere prepagate. 20

21 Stampa vendita online / Stampa differita Attraverso questa funzione è possibile stampare i biglietti venduti online attraverso il portale Liveticket. Si può procedere in 3 modi: stampa di un biglietto alla volta scegliendo il posto sulla piantina (saranno colorati in blu) e cliccando poi sul bottone Stampa differita alla voce Posto selezionato ; stampa di tutti i biglietti venduti ad un preciso cliente, in blocco, inserendo nello spazio Codice cliente LiveTicket il codice cliente relativo e cliccando sul bottone Stampa differita. stampa di tutti i biglietti venduti facenti parte di uno stesso ordine, in blocco, inserendo nello spazio Codice di acquisto LiveTicket il codice di ordine relativo e cliccando sul bottone Stampa differita. Dopo avere effettuato una qualsiasi fra le due operazioni il posto relativo al biglietto stampato diventerà di colore ROSSO. N.B. ogni volta che si usa questa funzionalità contestualmente il sistema provvede a convalidare il titolo di accesso, per cui non è necessario passare alla funzione di controllo accessi. Come fare per emettere degli abbonamenti a turno fisso Per emettere un biglietto di abbonamento a turno fisso, dalla pagina principale, si deve accedere ad uno qualsiasi degli eventi presenti in quel preciso abbonamento. Dopodiché si segue lo stesso procedimento descritto nelle sezioni Come fare per emettere un biglietto su posto libero o Come fare per emettere dei biglietti in blocco (oppure Come fare per prestampare su posto libero o Come fare per prestampare in blocco su posti liberi nel caso in cui anche i biglietti di abbonamento debbano essere emessi in prestampa), con la sola differenza che bisognerà mettere un segno di spunta nella casellina E un abbonamento presente nel lato del menu. Tale voce sarà presente solamente all interno di eventi che sono stati associati ad un abbonamento. Il sistema colorerà tutto lo sfondo del menu, in modo a colpo d occhio da far capire che stiamo lavorando ora su abbonamenti e non più su titoli di accesso singoli. Automaticamente il sistema caricherà il prezzo inserito nel listino nella parte riguardante gli abbonamenti, e, una volta effettuata l emissione, il posto verrà colorato in rosso non solo nell evento in cui ci troviamo, ma anche in tutti gli altri che fanno parte dello stesso abbonamento. 21

22 Come fare per emettere degli abbonamenti a turno libero Per l emissione e la contestuale stampa di questi abbonamenti si deve entrare all interno di uno qualsiasi degli eventi che ne fanno parte, dalla pagina principale. Una volta entrati si deve scegliere l opzione Emissione add. a turno libero dal menu operatore. Se si vuole che l abbonamento sia nominale, e che quindi il nome del cliente che l acquista compaia in fase di stampa, si sceglie l anagrafica dalla voce relativa (creandola nuova se non esistente). Dopodichè si sceglie il tipo di abbonamento da emettere, ed in automatico il sistema inserirà i campi relativi all organizzatore (nel caso il gruppo di locali faccia capo allo stesso, altrimenti se si tratta di locali associati ad organizzatori diversi si dovrà scegliere l organizzatore che gestirà l abbonamento) e il campo della tariffa, posizionandolo su Intero. Ovviamente sarà possibile dal menu scegliere una tariffa diversa, il cui prezzo viene in automatico inserito nella casella sottostante. Infine si deve inserire la quantità di abbonamenti da emettere e poi cliccare il tasto Vendi. A questo punto il sistema avrà effettuato l emissione e la stampa di un abbonamento. N.B. non si deve selezionare alcun posto dalla piantina in questa fase, in quanto, in presenza di locali configurati in maniera diversa fra loro, sarebbe impossibile scegliere un posto valido per tutti. Tale fase viene effettuate in seguito con la stampa del biglietto-abbonamento. Nell abbonamento a turno libero vengono stampati i dati fiscali dell organizzatore, il codice dello stesso con il suo progressivo interno utile per effettuare le procedure di annullamento, il nome, il numero degli ingressi per cui è valido, la scadenza, la tariffa con relativo costo, i dati fiscali del titolo. N.B. se l utilizzatore è un account operatore, vedrà come organizzatore solamente quello/i associato/i al suo account. Come fare per emettere biglietti-abbonamento Per emettere i biglietti-abbonamento si deve accedere alla funzione Emissione in blocco su posti liberi. Questa operazione deve essere effettuata una volta emesso l abbonamento a turno libero. Il cliente, infatti, dovrà ogni volta presentarsi con quello per accedere agli eventi di suo interesse, e di cui può usufruire in base, appunto, al tipo di abbonamento acquistato. In queste fasi gli verrà emesso e stampato un ulteriore biglietto valido per quell ingresso, chiamato Biglietto-abbonamento. Nella schermata di emissione si deve inserire nell etichetta con a lato le voci Cod. tess. Cod. abb. il codice dell abbonamento completo così come compare in alto vicino alla scritta codice es. 0001H-2O/1. Eventualmente, se provvisti di un lettore di codice a barre, si può utilizzarlo per sparare sul codice apposto sull abbonamento, oppure sulla tessera ad esso legata nel caso si disponga di essa e sia stata precedentemente creata sul sistema. Si deve scegliere i/il posti/o dalla piantina e poi cliccare o sul tasto Invio in alto per emettere e stampare il biglietto-abbonamento. Non si deve cliccare il tasto Vendi perché in quel caso il sistema ignorerebbe il codice immesso ed emetterebbe un normale biglietto intero. Inoltre non si deve scegliere la tariffa perché in automatico il sistema emette il titolo secondo la tariffa scelta in fase di emissione del relativo abbonamento a turno libero. Tale biglietto riporterà, fra gli altri, i seguenti dati: i dati dell organizzatore, il titolo dell evento, la data e l ora, il posto selezionato, il nome dell abbonamento relativo con il suo codice, il numero degli ingressi ancora residui. Come fare per prestampare su posto libero 22

23 Se vogliamo effettuare una prestampa su posto libero, basterà spostarsi sulla maschera relativa alla funzione Prestampa su posto libero dal Menu Operatore. Per effettuare l operazione si seleziona dalla piantina il posto per il quale emettere il biglietto; i suoi dati saranno automaticamente immessi nella scheda. ATTENZIONE: se si cerca di emettere un biglietto su un posto prenotato il sistema emetterà un messaggio di errore e non permetterà la fine dell operazione. Automaticamente, alla selezione del posto si inseriranno anche i dati relativi al prezzo del biglietto presi dal listino precedentemente compilato in fase di attivazione dell evento. Per scegliere la tariffa da applicare al biglietto si scorre il menu a tendina Tipo biglietto dove sono presenti tutte le tariffe impostate nel listino di quell evento, comprese quelle per le quali non è stato impostato il prezzo. Inoltre possiamo scegliere da qui se applicare o no il costo di prevendita. Si sceglie poi, dal menu Stampa per vendita presso terzi, il soggetto che verrà inserito sul biglietto alla voce Emesso per la vendita da parte di come richiesto dalla normativa in caso di prestampa. Tale dato deve necessariamente essere comunicato prima a Gostec che sarà l unica a poterlo inserire nel sistema. L emissione del biglietto è conclusa cliccando sul tasto Vendi ed il posto selezionato, nella piantina diventerà di colore ROSSO. parte Nota su biglietto. Per un emissione più veloce si può, senza scegliere dal menu a tendina la tariffa, cliccare direttamente sopra il tasto riportante il nome della tariffa di interesse, e automaticamente il sistema emetterà il titolo di accesso fiscale. Tali tasti si trovano nella parte bassa del menu. E possibile, da questa scheda, anche inserire una nota che sarà scritta sul biglietto semplicemente scrivendo tale nota nella 23

24 Come fare per prestampare in blocco su posti liberi Se vogliamo emettere in prestampa nello stesso momento più biglietti possiamo utilizzare la funzione Prestampa in blocco su posti liberi. Ogni prestampa in blocco prevede la scelta di posti facenti parte dello STESSO SETTORE. Se, ad esempio, andassimo a selezionare un posto dal settore Platea e un posto dal settore Loggione, il sistema farà apparire un messaggio di errore. Mano a mano che si selezionano i posti, le loro descrizioni (ordine di posto, numero, fila) vengono immesse nella tabella di sinistra. Per deselezionare un posto, scelto magari per errore, basta cliccarci nuovamente sopra. Posso scegliere a quanti biglietti applicare le diverse tariffe disponibili tramite i pulsanti + e a fianco di ogni tariffa e posso decidere se mettere o no il costo di prevendita per questi biglietti. La prevendita sarà necessariamente presente per TUTTI i biglietti, non è consentito sceglierne solo alcuni. Eventualmente possiamo mettere il segno di spunta nella casella Iva in fattura se vogliamo emettere dei titoli con la tariffa scelta ma con l iva preassolta. A fini statistici è anche possibile scegliere la modalità di pagamento scelta dal cliente finale cliccando nell opzione relativa del menu Modalità di pagamento. Sarà poi possibile verificare dal report degli Incassi i dettagli dei tipi di pagamento scelti per ogni evento. Si tratta di un campo a scelta multipla, compilabile in sede di vendita, e che appare solo quando sono previsti dei tipi di pagamento associati al cliente. Si sceglie poi, dal menu Stampa per vendita presso terzi, il soggetto che verrà inserito sul biglietto alla voce Emesso per la vendita da parte di come richiesto dalla normativa in caso di prestampa. Qualora abbia sbagliato a scegliere i biglietti, posso cliccare sul pulsante Azzera per togliere tutte le scelte dal riquadro. Mano a mano che i biglietti vengono emessi, dopo aver cliccato sul tasto Vendi, nella piantina questi passeranno dal contorno rosso ad essere totalmente colorati in rosso. Una volta terminata l emissione, se è presente il menu relativo alla modalità di pagamento, ed è stata scelta Contanti, apparirà un pop-up dove si inserirà quanto corrisposto dall acquirente, dopodichè cliccando sul bottone OK il sistema mostrerà quanto sarà l importo del resto da dare all acquirente. 24

25 Come fare per prenotare i posti Una volta nella schermata riferita all evento per il quale si vuole prenotare il posto in un locale provvisto di piantina, si clicca nella voce Prenotazione su posto libero. A questo punto basterà selezionare il posto direttamente cliccando sulle poltrone verdi presenti nella piantina. Ricordiamo che i posti in ROSSO sono posti già emessi, i posti in GIALLO sono posti prenotati, mentre i VERDI sono quelli disponibili. Automaticamente la descrizione del posto (settore, numero, fila) verrà visualizzata nell etichetta laterale ed il prezzo sarà inserito come copiato dal listino precedentemente impostato. Se si ha necessita di leggere meglio i posti sulla piantina si può fare uno zoom semplicemente cliccando i tasti posti nella parte inferiore della piantina. Da qui si può poi associare un anagrafica al posto da prenotare. L anagrafica può essere compilata precedentemente o anche nello stesso istante in cui si fa la prenotazione, tramite apposita scheda. Per le anagrafiche già presenti è anche possibile la modifica. Per concludere l operazione basterà cliccare sul tasto Prenota ed il posto risulterà di colore giallo in piantina. NOTA: Se si cercasse di prenotare un posto che è già stato prenotato, il sistema avviserà con un messaggio di errore. Prenotazione associata alla vendita online Da questa stessa schermata è possibile anche prenotare i posti che devono essere lasciati liberi per la vendita online dal sito Liveticket. Per fare ciò si sceglie il posto sulla piantina, si clicca sulla casella Per vendita online e si procede con la prenotazione. Tale posto diventerà di colore celeste. Naturalmente in questo caso non si deve associare nessuna anagrafica alla prenotazione. Come fare per prenotare in blocco su posto libero La funzione Prenotazione in blocco permette di selezionare diversi posti che non siano necessariamente consecutivi e prenotarli tutti in un unica operazione per una stessa anagrafica. Ogni posto selezionato nella piantina sarà contornato di ROSSO e l ultimo posto selezionato avrà un cursore azzurro sopra. E necessario, però, che i posti selezionati in blocco facciano parte dello stesso settore. Se così non fosse, il sistema emetterà un messaggio di errore. Nella schermata riepilogativa di sinistra automaticamente si aggiornerà il contatore dei posti selezionati e verranno descritte le caratteristiche dei posti prenotati. Anche in questo caso sarà possibile associare un anagrafica ai posti prenotati. Per deselezionare un posto basta cliccarci sopra ed automaticamente scomparirà dalla lista ed il contatore sottrarrà il numero di biglietti deselezionati. Altrimenti, se il posto è stato prenotato, l unico modo per deselezionarlo è procedere con un annullamento. Come fare per consultare lo stato dei 25

26 posti Tramite la funzione Consulta posto/modifica anagrafica si potrà sapere quale è lo stato di un posto (venduto, prenotato, libero) e: se è stato venduto posso sapere a chi è stato venduto, quando, con quale sigillo. se è stato prenotato posso sapere da chi è stato prenotato. Entrati nella scheda basterà selezionare il posto sulla piantina e cliccare su Consulta il posto. Apparirà quindi una piccola finestra contenente il nome ed il numero telefonico del cliente che ha prenotato qualora il posto fosse nello stato Prenotato. Si potrà poi cliccare sul nome del cliente per modificarne il titolare del posto. Se il posto dovesse essere nello stato Venduto appariranno gli estremi della vendita, comprensivi del nominativo del cliente che ha acquistato il biglietto. Se il posto dovesse essere nello stato Libero apparirà nella finestra solamente la scritta Posto libero e abbonabile. Come fare per consultare i posti prenotati, riservati o venduti associati ad una certa anagrafica Tramite il comando Evidenziazione posti situato nel menu operatore è possibile ottenere la lista dei posti prenotati, riservati o venduti associati ad un particolare cliente gestito in anagrafica. L operazione è molto semplice: si cerca e si seleziona gli anagrafici desiderata. si clicca su Evidenzia i posti prenotati. ed avremo il conteggio di tutti i posti prenotati da quel cliente e nella piantina questi risulteranno contornati in rosso. Attraverso la stessa schermata è possibile anche controllare: i posti riservati i posti venduti al botteghino i posti venduti, assegnati o in vendita online. tutti i posti facenti parte di abbonamenti. tutti i posti liberi abbonabili tutti i posti liberi non abbonabili NOTA: un posto libero è NON abbonabile quando è già stato emesso un biglietto per quel posto per lo stesso evento ma di un altra giornata. I posti liberi sono abbonabili solo se, anche per tutti gli altri eventi, il posto è libero. Come fare per annullare un titolo 26

27 emesso Per l annullamento ci sono diverse possibili causali fra cui scegliere, come spiegato di seguito: Nome causale Nessuna Da utilizzare quando Si annullano operazioni non fiscali (prenotazioni) Obblighi Nessuno Nome causale Errata compilazione Da utilizzare quando Il biglietto è stato compilato con informazioni errate. Obblighi E' obbligatorio conservare il biglietto cartaceo integro in ogni sua parte in quanto verrà esaminato durante la prossima ispezione della SIAE. Nome causale Stampa non valida Da utilizzare quando Il biglietto non è stato stampato oppure risulta rovinato, incompleto o illeggibile. Obblighi E' obbligatorio conservare il biglietto a prescindere dalla sua integrità o leggibilità in quanto verrà esaminato durante la prossima ispezione della SIAE. L'assenza del biglietto sarà tollerata solo se la stampante non ha prodotto alcun cartaceo. Nome causale Transazione non completata Da utilizzare quando L'operazione di emissione non è andata a buon fine (il sistema si è bloccato). Obblighi E' obbligatorio conservare il biglietto a prescindere dalla sua integrità o leggibilità in quanto verrà esaminato durante la prossima ispezione della SIAE. L'assenza del biglietto sarà tollerata solo se la stampante non ha prodotto alcun cartaceo. Nome causale Annullamento su richiesta del cliente Da utilizzare quando Il cliente ha chiesto l'annullamento del biglietto. Obblighi E' obbligatorio conservare il biglietto integro in ogni sua parte in quanto verrà esaminato durante la prossima ispezione della SIAE. Nome causale Annullamento per motivi di servizio Da utilizzare quando Il biglietto è stato prestampato ma, al termine dell'evento, risulta invenduto. oppure Per motivi non riconducibili alle altre causali. Obblighi E' obbligatorio conservare il biglietto integro in ogni sua parte in quanto verrà esaminato durante la prossima ispezione della SIAE. Per effettuare la procedura di annullamento basta spostarsi nella schermata riferita alla procedura di annullamento e cioè Annullamento, selezionare sulla piantina, uno alla volta, il posto di cui si vuole annullare l emissione e scegliere la corretta causale di annullamento. Dopodiché cliccare sul pulsante Procedi con l annullamento. Mano a mano che i titoli di accesso vengono annullati i relativi posti in piantina ritorneranno di colore VERDE e liberi per una nuova emissione o prenotazione. Altrimenti si può anche procedere inserendo il progressivo fiscale stampato anche sul biglietto nella casellina apposita, scegliere poi la causale di annullamento e cliccare sul bottone apposito. E anche possibile effettuare l annullamento dalle Funzioni di servizio che si trovano nella pagina principale della biglietteria. Si deve cliccare alla voce Annullamento titolo emesso e inserire il codice della carta ed il progressivo fiscale del titolo da annullare, come riportato sul cartaceo, o come si 27

28 può ritrovare dalle funzioni di servizio. Si sceglie la giusta causale di annullamento e si clicca poi sul pulsante Annulla. Da questa funzione è possibile annullare solo titoli di accesso relativi ad eventi che si trovano in quel preciso locale. Ma è invece possibile annullare abbonamenti a turno libero di qualsiasi locale. Come fare per annullare un biglietto prenotato ma non emesso Per annullare un biglietto solo prenotato basta spostarsi nella schermata riferita alla procedura di annullamento e selezionare sulla piantina, uno alla volta, il posto di cui si desidera cancellare la prenotazione e scegliere la causale di annullamento Nessuna. Una volta terminata la procedura, automaticamente sulla piantina il posto tornerà di colore VERDE e di nuovo prenotabile o vendibile. Come consultare il numero di ingressi residui di un abbonamento a turno libero Nel menu operatore si deve cliccare sulla voce Consultazione abb. a turno libero. Nella nuova schermata si dovrà semplicemente inserire il codice completo dell abbonamento a turno libero che si desidera consultare. Il sistema ne riporterà o meno l esistenza ed in caso affermativo riporterà poi la data di scadenza dello stesso, il numero di ingressi rimasti e dirà se è ancora utilizzabile o meno. 28

29 Come fare per avere un report generale dei posti di un locale Dal menu operatore si utilizza la funzione Situaz. Posti che in automatico aprirà una nuova finestra dove comparirà una tabella con l indicazione di tutti i posti presenti nel locale ed il loro stato attuale (se venduti, se prenotati, se liberi e con gli estremi di ogni operazione effettuata es. data dell emissione del titolo di accesso relativo, sigillo del titolo di accesso). Situazione Anagrafiche Tale funzione serve per potere avere un report tabellare, diviso per cliente, coi dati di questi ultimi, dello stato dei biglietti e abbonamenti venduti e/o prenotati. Come fare per controllare i pagamenti Ogni volta che si emette un biglietto, mano a mano che si scelgono i posti dalla piantina e si associano le tariffe, il sistema calcola il costo totale di tutti i biglietti che si andranno a vendere. Questo piccolo report è visualizzato nella parte superiore del menu di sinistra nella pagina specifica di ogni evento. Per azzerare il conteggio basta cliccare il tasto Pagato al termine del pagamento. Il tasto Resto invece permette di far apparire un pop-up dove si inserirà quanto corrisposto dall acquirente, dopodichè cliccando sul bottone OK il sistema mostrerà quanto sarà l importo del resto da dare a quest ultimo. C1 giornaliero rapido Attraverso questa funzione è possibile generare il report C1 giornaliero dell evento in cui si è entrati direttamente con la data di riferimento pari alla data in cui si sta effettuando l operazione di consultazione. 29

30 Stampa biglietto di prova e Stampa abbonamento di prova Entrambe le funzioni hanno come unico scopo quello di stampare un biglietto, o un abbonamento, di test, assolutamente non fiscali, per provare il funzionamento della stampante e verificare se il tipo di dati inseriti nel biglietto sono conformi alle necessità dell evento per il quale si deve effettuare l emissione. Pannello di controllo della stampante Per provare il funzionamento della stampante si può utilizzare la funzione Pannello di controllo della stampante che riporta, in una nuova finestra, le informazioni tecniche della stampante, e permette di effettuare delle stampe di prova tramite i bottoni Test di stampa posti numerati e Test di stampa posto unico. Da questo pannello è anche possibile effettuare il reset delle impostazioni della stampante ( Resetta le impostazioni ) e inviare un comando per effettuare la calibrazione della stampante ( Avvia la calibrazione ). Uno sguardo alla piantina Sotto la piantina sono visualizzate una serie di icone: Questi tasti servono per muoversi nelle varie posizioni della piantina nel caso in cui questa fosse più grande rispetto allo schermo, e quindi non si dovesse vedere per intero. 30

31 Questi tasti servono, rispettivamente, per centrare la piantina nello schermo e per stampare la stessa tramite una normale stampante cartacea. Questi tasti servono per aumentare o diminuire la grandezza della piantina. Questi tasti servono, rispettivamente, per pulire la piantina (es. togliere i contorni rossi dalle poltrone) o effettuare un ricaricamento forzato dell intera pagina. Spostarsi fra gli eventi E possibile, da dentro ogni evento, spostarsi in automatico, senza dovere ritornare alla pagina principale, agli altri eventi configurati per ogni locale gestito dall account. Questa possibilità è data dal menu che si trova sulla destra nelle pagine di gestione degli eventi. In automatico il sistema mostrerà, sotto ogni locale, la lista degli eventi nella stessa giornata dell evento in cui si è acceduti. Per passare da un evento all altro basta cliccare sopra l evento di interesse. Se l evento non è nella lista, si può cercarlo selezionando il giorno di interesse nel menu a tendina Elenco eventi previsti per il giorno. Visualizzare la piantina su un monitor esterno E possibile, all interno di ogni evento, visualizzare la piantina continuamente aggiornata su un monitor esterno debitamente configurato e collegato al pc dove viene utilizzato il sistema. Per fare questo basta cliccare, dentro l evento nella funzionalità Emissione in blocco su posti liberi o Prestampa in blocco su posti liberi, nell icona del monitor in nero. Si aprirà una nuova finestra con visualizzata solo la piantina che basterà poi trascinare sul secondo monitor. Allo stesso modo è anche possibile disattivare questa funzione cliccando sul monitor in grigio. 31

32 Il menu manager Le operazioni che si trovano in questo menu sono accessibili unicamente da un account di tipo manager. Disponibilità posti Questa funzione permette di scegliere dei posti dalla piantina da rendere o no disponibili per la vendita dal botteghino, e che, quindi, nessun account potrà vendere. Basta cliccare su un posto alla volta, scegliere tra le due opzioni Disponibile al botteghino o Non disponibile e cliccare sul tasto Modifica. Automaticamente nella piantina il posto sarà colorato in grigio. Un posto in grigio non può essere né venduto né prenotato. Per rendere disponibile un posto che si trova nello stato Non disponibile basta cliccarci sopra e scegliere l opzione Disponibile al botteghino. Assegnazione posti riservati Questa funzione permette di riservare dei posti a delle anagrafiche specifiche. Semplicemente si sceglie un posto alla volta nella piantina e si clicca sul pulsante Assegna. Tale posto diventerà di colore BIANCO. Si può vendere un biglietto su un posto prenotato tramite la funzione Emissione su prenotazione. Se si tenta di emetterlo attraverso la funzione Emissione su posto libero il sistema darà un messaggio di errore. Come fare per Gestire le Anagrafiche Nel menu manager andare alla funzione Gestione anagrafiche : è possibile da qui inserire una nuova voce oppure modificare quelle esistenti. Per inserirne una nuova si clicca su Crea nuova e si compilano i campi di interesse; per modificarne una si scrive il nome o una parte nell etichetta e si cerca, poi si seleziona quella risultante e si clicca sul tasto Modifica selezionata andando poi a modificare i campi di interesse con le nuove informazioni. 32

33 Operazioni sugli eventi: Il menu operatore locali a posti non numerati Attraverso questo menu è possibile accedere alle varie funzionalità previste per l operatore in modo che possa operare sugli eventi. 33

34 Come fare per emettere su posto libero Attraverso la funzione Emissione su posto libero si possono emettere e stampare titoli di accesso per eventi configurati in locali a posti non numerati. Si deve scegliere la tariffa da applicare attraverso il menu a tendina Tipo biglietto, si sceglie il settore (settore A se non ci sono suddivisioni), il prezzo viene direttamente caricato dal listino a seconda della tariffa selezionata e si può scegliere se applicare o no il diritto di prevendita precedentemente inserito nel listino, semplicemente mettendo una spunta alla casella relativa. Dopodiché si dovrà semplicemente inserire la quantità di biglietti da stampare della tariffa scelta nella casella Biglietti da stampare (il cursore sarà automaticamente posizionato sul numero 0 nella casellina non appena si entra nella schermata, in modo da potere semplicemente battere la quantità desiderata da tastiera) e cliccare sul pulsante Vendi per emettere i biglietti e stamparli. Eventualmente, se si desidera dare una progressione numerica precisa ai biglietti (numerazione che non sarà fiscale), si toglierò la spunta alla casellina Automatico e si inserirà a mano il numero iniziale della progressione nella casella Numero del prossimo biglietto. Se, invece, si desidera un emissione ancora più veloce, senza necessariamente andare a scegliere la tariffa dal menu a tendina, basterà cliccare sui tasti di selezione rapida inseriti in fondo. Saranno creati tasti per ogni tariffa richiesta dal cliente. Se si clicca direttamente sul tasto della tariffa, il sistema emetterà e stamperà un solo biglietto, altrimenti si può inserire una quantità diversa nella casellina di riferimento e poi cliccare il bottone desiderato. Fatto questo il sistema incrementerà automaticamente il contatore Biglietti posizionato a destra. E possibile inserire una nota che verrà stampata sul biglietto scrivendola nello spazio Nota su biglietto. Come fare per emettere su posto libero abbonamenti a turno fisso Per emettere degli abbonamenti a turno fisso si utilizza l opzione Emissione su posto libero oppure Emissione in serie su posti liberi nel caso si desideri la stampa in blocco di più abbonamenti. La procedura da seguire è la stessa descritta nelle sezioni di emissione ma l unica accortezza in più da seguire è quella di spuntare la casellina vicino alla scritta E un abbonamento e poi procedere come per un emissione normale. Il sistema provvederà ad incrementare il numero degli abbonamenti venduti, e tale modifica sarà segnata all interno dei contatori di ogni evento facente parte di quell abbonamento. NOTA BENE: tale casellina è presente solamente se l evento è stato precedentemente associato ad un abbonamento. Come fare per emettere su posto libero abbonamenti a turno libero 34

35 Per l emissione e la contestuale stampa di questi abbonamenti si deve entrare all interno di uno qualsiasi degli eventi che ne fanno parte, dalla pagina principale. Da qui nel menu si deve cliccare su Emissione abb. a turno libero Se si vuole che l abbonamento sia nominale, e che quindi il nome del cliente che l acquista compaia in fase di stampa, si sceglie l anagrafica dalla voce relativa (creandola nuova se non esistente). Dopodichè si sceglie il tipo di abbonamento da emettere, ed in automatico il sistema inserirà i campi relativi all organizzatore (nel caso il gruppo di locali faccia capo allo stesso, altrimenti se si tratta di locali associati ad organizzatori diversi si dovrà scegliere l organizzatore che gestirà l abbonamento) e il campo della tariffa, posizionandolo su Intero. Ovviamente sarà possibile dal menu scegliere una tariffa diversa, il cui prezzo viene in automatico inserito nella casella sottostante. Infine si deve inserire la quantità di abbonamenti da emettere e poi cliccare il tasto Vendi. A questo punto il sistema avrà effettuato l emissione e la stampa di un abbonamento. Nell abbonamento a turno libero vengono stampati i dati fiscali dell organizzatore, il codice dello stesso con il suo progressivo interno utile per effettuare le procedure di annullamento, il nome, il numero degli ingressi per cui è valido, la scadenza, la tariffa con relativo costo, i dati fiscali del titolo. N.B. se l utilizzatore è un account operatore, vedrà come organizzatore solamente quello/i associato/i al suo account. Come fare per emettere su posto libero dei biglietti-abbonamento Per emettere i biglietti-abbonamento si deve accedere alla funzione Emissione in serie su posti liberi. Questa operazione deve essere effettuata una volta emesso l abbonamento a turno libero. Il cliente, infatti, dovrà ogni volta presentarsi con quello per accedere agli eventi di suo interesse, e di cui può usufruire in base, appunto, al tipo di abbonamento acquistato. In queste fasi gli verrà emesso e stampato un ulteriore biglietto valido per quell ingresso, chiamato Biglietto-abbonamento. Nella schermata di emissione si deve inserire nella etichetta con a lato le voci Cod. tessera Cod. abbon. il codice dell abbonamento completo così come compare in alto vicino alla scritta codice es. 0001H-2O/1. Eventualmente, se provvisti di un lettore di codice a barre, si può utilizzarlo per sparare sul codice apposto sull abbonamento. Se si è provvisti di una tessera legata all abbonamento precedentemente creata sul sistema, si potrà anche sparare direttamente su di essa. Poi si deve cliccare sul tasto Invio in alto per emettere e stampare il biglietto-abbonamento. Non si deve cliccare il tasto Vendi perché in quel caso il sistema ignorerebbe il codice immesso ed emetterebbe un normale biglietto intero. Inoltre non si deve scegliere la tariffa perché in automatico il sistema emette il titolo secondo la tariffa scelta in fase di emissione del relativo abbonamento a turno libero. Tale biglietto riporterà, fra gli altri, i seguenti dati: i dati dell organizzatore, il titolo dell evento, la data e l ora, il settore, il nome dell abbonamento relativo con il suo codice, il numero degli ingressi ancora residui. 35

36 Come fare per emettere biglietti in serie su posti liberi Attraverso la funzione Emissione in serie su posti liberi del menu operatore è possibile emettere in serie diversi biglietti o abbonamenti anche di tariffe diverse. Basta inserire nelle caselline relative alle diverse tariffe, le quantità che servono per ognuna, oppure aumentarle o decrementarle con gli appositi bottoni + e -. Eventualmente possiamo mettere il segno di spunta nella casella Iva in fattura se vogliamo emettere dei titoli con la tariffa scelta ma con l iva preassolta. Si sceglie il settore per il quale emetterli (se serve), si decide se applicare la prevendita (se prevista) e se si deve o meno emettere un abbonamento tramite la spunta sulla casellina E un abbonamento. A fini statistici è anche possibile scegliere la modalità di pagamento scelta dal cliente finale cliccando nell opzione relativa del menu Modalità di pagamento. Sarà poi possibile verificare dal report degli Incassi i dettagli dei tipi di pagamento scelti per ogni evento. Si tratta di un campo a scelta multipla, compilabile in sede di vendita, e che appare solo quando sono previsti dei tipi di pagamento associati al cliente. Dopodichè basta cliccare sul tasto Vendi per procedere all emissione e contestuale stampa delle quantità richieste. Prima dell emissione, eventualmente, si può anche scrivere una nota sul biglietto nello spazio apposito che verrà apposta sul titolo di accesso in fase di stampa. Una volta terminata l emissione, se è presente il menu relativo alla modalità di pagamento, ed è stata scelta Contanti, apparirà un pop-up dove si inserirà quanto corrisposto dall acquirente, dopodichè cliccando sul bottone OK il sistema mostrerà quanto sarà l importo del resto da dare all acquirente. Da questa funzione è possibile emettere titoli di accesso legati a particolari tessere, utilizzando il codice della stessa scrivendolo nella etichetta relativa, o emettere bigliettiabbonamento legati ad abbonamenti a turno libero. Si rimanda alle sezioni come fare per emettere su posto libero dei biglietti-abbonamento e come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere di convenzione e come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere prepagate. Da questa stessa schermata è anche possibile emettere degli abbonamenti a turno fisso, nel caso in cui l evento stesso faccia parte di un abbonamento di questo tipo. Per potere procedere si rimanda alla sezione Come fare per emettere su posto libero abbonamenti a turno fisso. 36

37 Come fare per emettere titoli di accesso in prestampa Attraverso la funzione Prestampa su posto libero è possibile emettere dei titoli di accesso in prestampa. Si deve scegliere la tariffa da applicare attraverso il menu a tendina Tipo biglietto, si sceglie il settore (settore A se non ci sono suddivisioni), il prezzo viene direttamente caricato dal listino a seconda della tariffa selezionata e si può scegliere se applicare o no il diritto di prevendita precedentemente inserito nel listino, semplicemente mettendo una spunta alla casella relativa. Si sceglie poi, dal menu Stampa per vendita presso terzi, il soggetto che verrà inserito sul biglietto alla voce Emesso per la vendita da parte di come richiesto dalla normativa in caso di prestampa. Tale dato deve necessariamente essere comunicato prima a Gostec che sarà l unica a poterlo inserire nel sistema. Dopodiché si dovrà semplicemente inserire la quantità di biglietti da stampare della tariffa scelta nella casella Biglietti da stampare (il cursore sarà automaticamente posizionato sul numero 0 nella casellina non appena si entra nella schermata, in modo da potere semplicemente battere la quantità desiderata da tastiera) e cliccare sul pulsante Vendi per emettere i biglietti e stamparli. Eventualmente, se si desidera dare una progressione numerica precisa ai biglietti (numerazione che non sarà fiscale), si toglierò la spunta alla casellina Automatico e si inserirà a mano il numero iniziale della progressione nella casella Numero del prossimo biglietto. Se, invece, si desidera un emissione ancora più veloce, senza necessariamente andare a scegliere la tariffa dal menu a tendina, basterà cliccare sui tasti di selezione rapida inseriti in fondo. Saranno creati tasti per ogni tariffa richiesta dal cliente. Se si clicca direttamente sul tasto della tariffa, il sistema emetterà e stamperà un solo biglietto, altrimenti si può inserire una quantità diversa nella casellina di riferimento e poi cliccare il bottone desiderato. Fatto questo il sistema incrementerà automaticamente il contatore Biglietti posizionato a destra. E possibile inserire una nota che verrà stampata sul biglietto scrivendola nello spazio Nota su biglietto. Prestampa su posto libero di abbonamenti a turno fisso Da questa stessa schermata è possibile emettere in prestampa anche dei biglietti di abbonamento a turno fisso. L unica accortezza in più da seguire è quella di spuntare la casellina vicino alla scritta E un abbonamento e poi procedere come per un emissione normale. Il sistema provvederà ad incrementare il numero degli abbonamenti venduti, e tale modifica sarà segnata all interno dei contatori di ogni evento facente parte di quell abbonamento. NOTA BENE: tale casellina è presente solamente se l evento è stato precedentemente associato ad un abbonamento. Supporto per Touch Screen Il sistema BOL 5.0 è utilizzabile anche attraverso pc che utilizzano monitor touch screen. Ogni account dovrà essere configurato in modo che possa essere utilizzato in questa maniera. Se si utilizza, quindi, un account così configurato, la schermata di emissione in blocco su posti liberi che sarà mostrata è la seguente: 37

38 Questa schermata è anche quella a cui si accede direttamente dopo avere inserito i dati di accesso di un account abilitato al touch screen. L utente dovrà solamente selezionare il locale dal primo menu a tendina a sinistra, e poi l evento dal menu a fianco. Sceglierà poi la tipologia della tariffa su cui emettere i titoli, il tipo di pagamento se è stata abilitata la relativa funzionalità di registrazione della metodologia di pagamento, e la quantità di titoli da emettere. A quel punto basterà cliccare sul tasto Conferma per avviare l emissione fiscale. Con il tasto Indietro si ritornerà alla schermata principale, dove poi si potranno gestire tutte le altre operazioni possibili nel sistema, e si potrà scegliere se continuare ad emettere i titoli tramite la funzione touch screen cliccando la voce Touch di fianco ad ogni evento. 38

39 Come fare per prenotare posti da vendere online Per prenotare dei posti da vendere online per un evento su un locale non numerato, si deve utilizzare la funzione Prenotazione poltrone per vendita online. Tramite questa operazione si sceglie la quantità di posti da mettere in vendita, spuntando l opzione Aggiungi posti da vendere online ; si tolgono posti precedentemente immessi con l opzione Rimuovi posti dalla vendita online. Si sceglie il settore per il quale effettuare una delle due operazioni, si inserisce la quantità di posti da aggiungere o rimuovere, e si procede. Automaticamente verrà aggiornato il contatore che si trova a lato nella schermata, alla voce Posti disponibili nel riquadro dedicato alla Vendita online. E possibile, naturalmente, inserire in vendita online anche dei biglietti di abbonamento. Per fare questo, semplicemente basterà cliccare nella casellina E un abbonamento presente nel menu di impostazione vendita online. Tale casellina è presente solamente all interno di eventi che sono stati assegnati in precedenza ad un abbonamento. Come fare per stampare dei titoli di accesso venduti online Per stampare i titoli di accesso venduti online si utilizza la funzione Stampa vendita online/stampa differita. Alla voce Biglietti da stampare si inserisce la quantità dei biglietti venduti da stampare, alla voce Numero del primo biglietto si inserisce il numero progressivo interno del primo biglietto da stampare, dopodiché si clicca sul pulsante Stampa differita. Naturalmente si possono stampare in una volta sola, con questo metodo, solo biglietti con numerazione progressiva. Altrimenti, se si volessero stampare i biglietti a partire dall identificativo di un cliente, si inserisce alla voce Codice cliente LiveTicket il codice assegnato al cliente in fase di attivazione sul sito Liveticket e si clicca sul pulsante Stampa differita. Altrimenti, se si volessero stampare i biglietti a partire dal codice dell ordine si inserisce alla voce Codice di acquisto LiveTicket il codice assegnato all ordine online e si clicca sul pulsante Stampa differita. Per risalire ai numeri progressivi dei biglietti, si può cliccare sopra il contatore con l etichetta Venduti e verrà visualizzata una nuova finestra in cui apparirà la lista di tutti i biglietti venduti online con i seguenti campi: sigillo fiscale, numero della carta, progressivo fiscale, data e ora di emissione, cliente acquirente, il settore, la tariffa, il prezzo, il numero progressivo interno dato al biglietto. Le stesse informazioni sono riportate anche nel contatore Stampati, dove verranno mostrati biglietti venduti online che sono stati stampati. N.B. ogni volta che si usa questa funzionalità contestualmente il sistema provvede a convalidare il titolo di accesso, per cui non è necessario passare alla funzione 39

40 di controllo accessi. Consulta posto / Modifica anagrafica Tramite questa funzione si potranno avere informazioni su un certo titolo di accesso che è stato venduto. Entrati nella scheda basterà inserire il progressivo del titolo di accesso in questione e cliccare su Consulta il posto. Apparirà quindi una piccola finestra contenente il nome ed il numero telefonico del cliente che ha effettuato l acquisto e si potrà poi cliccare sul nome del cliente per modificarne il titolare del posto. Appariranno anche gli estremi della vendita, come data e ora di emissione e tutti i dati fiscali. Qualora si inserisse un numero che in realtà non è stato associato a nessun titolo di accesso, il sistema emetterà una finestra con un messaggio di errore. 40

41 Come fare per annullare un titolo di accesso emesso Per l annullamento ci sono diverse possibili causali fra cui scegliere, come spiegato di seguito: Nome causale Nessuna Da utilizzare quando Si annullano operazioni non fiscali (prenotazioni) Obblighi Nessuno Nome causale Errata compilazione Da utilizzare quando Il biglietto è stato compilato con informazioni errate. Obblighi E' obbligatorio conservare il biglietto cartaceo integro in ogni sua parte in quanto verrà esaminato durante la prossima ispezione della SIAE. Nome causale Stampa non valida Da utilizzare quando Il biglietto non è stato stampato oppure risulta rovinato, incompleto o illeggibile. Obblighi E' obbligatorio conservare il biglietto a prescindere dalla sua integrità o leggibilità in quanto verrà esaminato durante la prossima ispezione della SIAE. L'assenza del biglietto sarà tollerata solo se la stampante non ha prodotto alcun cartaceo. Nome causale Transazione non completata Da utilizzare quando L'operazione di emissione non è andata a buon fine (il sistema si è bloccato). Obblighi E' obbligatorio conservare il biglietto a prescindere dalla sua integrità o leggibilità in quanto verrà esaminato durante la prossima ispezione della SIAE. L'assenza del biglietto sarà tollerata solo se la stampante non ha prodotto alcun cartaceo. Nome causale Annullamento su richiesta del cliente Da utilizzare quando Il cliente ha chiesto l'annullamento del biglietto. Obblighi E' obbligatorio conservare il biglietto integro in ogni sua parte in quanto verrà esaminato durante la prossima ispezione della SIAE. Per effettuare la procedura di annullamento si deve inserire il numero progressivo che il sistema da al biglietto e stampa su di esso. Si inserisce il primo numero nella casella Numero del primo biglietto ed il numero dell ultimo biglietto nel caso siano in progressione numerica, nella casellina Numero dell ultimo biglietto (se il biglietto è solamente uno i due numeri coincideranno). Il sistema inserirà in automatico la quantità di biglietti interessati dalla procedura nella casellina Biglietti da annullare. Dopodiché basta cliccare sul pulsante Avvia la procedura. Mano a mano che i titoli di accesso vengono annullati il contatore al centro si decrementerà della quantità annullata. Altrimenti si può anche procedere inserendo il progressivo fiscale stampato anche sul biglietto nella casellina apposita, scegliere poi la causale di annullamento e cliccare sul bottone apposito. E anche possibile effettuare l annullamento dalle Funzioni di servizio che si trovano nella pagina principale della biglietteria. Si deve cliccare alla voce Annullamento titolo emesso e inserire il codice della carta ed il progressivo fiscale del titolo da annullare, come riportato sul cartaceo, o come si può ritrovare dalle funzioni di servizio. Si sceglie la giusta causale di annullamento e si clicca poi sul pulsante Annulla. Da questa funzione è possibile annullare solo titoli di accesso relativi ad eventi che si trovano in quel preciso locale. Ma è invece possibile annullare abbonamenti a turno libero di qualsiasi locale. 41

42 Come consultare il numero di ingressi residui di un abbonamento a turno libero Nel menu operatore si deve cliccare sulla voce Consultazione abb. a turno libero. Nella nuova schermata si dovrà semplicemente inserire il codice completo dell abbonamento a turno libero che si desidera consultare. Il sistema ne riporterà o meno l esistenza ed in caso affermativo riporterà poi la data di scadenza dello stesso, il numero di ingressi rimasti e dirà se è ancora utilizzabile o meno. Stampa biglietto di prova e Stampa abbonamento di prova Entrambe le funzioni hanno come unico scopo quello di stampare un biglietto, o un abbonamento, di test, assolutamente non fiscali, per provare il funzionamento della stampante e verificare se il tipo di dati inseriti nel biglietto sono conformi alle necessità dell evento per il quale si deve effettuare l emissione. Pannello di controllo della stampante Per provare il funzionamento della stampante si può utilizzare la funzione Pannello di controllo della stampante che riporta, in una nuova finestra, le informazioni tecniche della stampante, e permette di effettuare delle stampe di prova tramite i bottoni Test di stampa posti numerati e Test di stampa posto unico. Da questo pannello è anche possibile effettuare il reset delle impostazioni della stampante ( Resetta le impostazioni ) e inviare un comando per effettuare la calibrazione della stampante ( Avvia la calibrazione ). 42

43 La Gestione delle Tessere Gestione tessere di abbonamento a turno libero: creazione, rinnovo, ritiro, consultazione Qualora l organizzatore disponesse di tessere proprie non fiscali da rilasciare ai clienti, è possibile legarle ad abbonamenti a turno libero, in modo che il cliente possa presentarsi al botteghino per accedere agli eventi anche solo con tale tessera. Per potere legare tessera ed abbonamento si entra nella gestione Gestione tessere a turno libero dal menu in alto nella pagina principale. Per prima cosa si deve inserire il gruppo di locali sui quali creare la tessera scegliendolo dall apposito menu a tendina in alto. Poi in basso si inserisce il codice della tessera, se si vuole si sceglie un anagrafica a cui legarla, poi si sceglie l abbonamento a turno libero fra quelli già esistenti per quel gruppo di locali, l organizzatore e la tariffa. Una volta cliccato su Crea tessera il sistema emette autonomamente l abbonamento fiscale relativo e procede anche alla contestuale stampa dello stesso. A questo punto sarà possibile, dalla schermata di emissione del biglietto-abbonamento dentro un evento, sia inserire il codice della tessera che quello dell abbonamento per effettuare l emissione. Da questa stessa schermata posso anche effettuare delle operazioni di ricerca di tessere già esistenti, inserendone il codice, o il numero o il cliente associato, oppure semplicemente facendole caricare tutte dal sistema dopo avere scelto il gruppo di locali. Nella lista delle tessere troviamo i seguenti dati: - Codice, numero, cliente, Abbonamento a cui è legata, scadenza. 43

44 Se si clicca sul codice, in basso verranno caricate tutte le operazioni registrate per quella tessera, con l indicazione dell account che ha effettuato l operazione, la data delle operazioni effettuate, il tipo, il sigillo della relativa operazione fiscale. E possibile RINNOVARE una tessera qualora ad esempio il cliente abbia raggiunto il numero massimo di ingressi consentiti, in modo da fargli riutilizzare la stessa. Per fare ciò basta cliccare sul tasto Rinnova nella riga della tessera in questione. Il sistema chiederà di: - selezionare l abbonamento a cui collegarla (può essere uno diverso dal precedente) - selezionare l organizzatore - selezionare la tariffa Una volta effettuate queste scelte e confermate, il sistema emetterà automaticamente anche l abbonamento relativo. E possibile RITIRARE una tessera per non utilizzarla più. Per potere fare questo basta cliccare sulla scritta Ritira nella riga relativa alla tessera in questione. E anche possibile comunque RIPRISTINARE una tessera ritirata semplicemente cliccando sulla scritta RIP nella riga relativa alla tessera stessa. Come fare per emettere titoli di accesso tramite tessere di abbonamento a turno libero Per effettuare questa emissione si rimanda alle sezioni Come fare per emettere biglietti-abbonamento o Come fare per emettere su posto libero dei biglietti-abbonamento. 44

45 Gestione tessere di convenzione: creazione, ritiro, consultazione E possibile creare nel sistema delle tessere di convenzione già utilizzate dall organizzatore, che possono servire nel caso in cui i clienti, alla presentazione della stessa al botteghino, debbano ricevere un biglietto legato ad una particolare tariffa agevolata. Per creare tali tessere registrandole sul sistema, si deve cliccare su Gestione tessere di convenzione nel menu in alto della pagina principale. Nella nuova schermata si deve scegliere il gruppo di locali relativo (precedentemente predisposto da Gostec nel sistema sotto indicazione dell organizzatore), e compilare i campi in basso: - inserire il codice della tessera, il cliente possessore, la convenzione a cui legarla per l emissione del biglietto con la tariffa corretta, la scadenza. Una volta cliccato il tasto Crea tessera si creerà una nuova riga nella tabella riepilogativa dove compariranno gli estremi anche della nuova tessera, insieme a quelli delle tessere esistenti. Cliccando sul codice di ogni tessera vengono caricate in basso tutte le operazioni effettuate relative ad essa. Tali operazioni saranno: creazione, ritiro, ripristino, emissione ed annullamento del titolo di accesso con relativo sigillo fiscale per la consultazione dei dati relativi. E possibile RITIRARE una tessera di convenzione qualora questa non debba più essere usata. E bene ricordarsi che, una volta ritirata, la tessera non potrà essere usata, a meno che non la si ripristini, cliccando sulla scritta RIP nella riga relativa. E possibile anche CERCARE una determinata tessera, se si conosce il codice, semplicemente inserendolo in alto nella casella ricerca codice. Oppure è possibile cercare tutte le tessere legate ad una certa anagrafica inserendo il nome nel campo ricerca cliente. Cliccando poi su Ricerca/aggiorna il sistema caricherà il risultato della ricerca nella tabella riepilogativa sottostante. Come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere di convenzione Per effettuare questa operazione basta entrare nella funzione Emissione in blocco su posti liberi o Emissione in serie su posti liberi. Si inserisce il codice della tessera nel campo Cod. tessera Cod. abbon. oppure, se si dispone di lettore di barcode, leggere con quello il codice a barre sulla tessera, scegliere il 45

46 posto (o i posti) nella piantina oppure inserire la quantità di biglietti se si tratta di un locale a posto non numerato e cliccare su Invio in alto. N.B. se si clicca su Vendi il sistema ignorerà l immissione del codice ed emetterà in automatico titoli di accesso della tariffa intero, e non della convenzione legata alla tessera. I titoli di accesso emessi in questo modo sono normali titoli di accesso il cui riepilogo si trova nel c1 giornaliero e mensile. Gestione delle tessere prepagate: creazione, ricarica, storno, ritiro, consultazione E possibile creare nel sistema delle tessere prepagate già in possesso dell organizzatore, che vengono precedentemente acquistate da un cliente. Per potere emettere titoli di accesso legati a queste tessere in modo da avere anche una correlazione tra il credito mano a mano utilizzato e gli ingressi effettuati, è necessario caricare le tessere nel sistema. Questa cosa è possibile cliccando dalla pagina principale alla voce Gestione tessere prepagate. Si deve prima di tutto scegliere un gruppo di locali tra quelli proposti nel primo menu a tendina. Automaticamente saranno caricate tutte le tessere presenti nel sistema. Per CREARE una nuova tessera si devono inserire: - il codice della tessera (il codice completo viene stampato sempre come codice a barre e viene utilizzato per far riconoscere la tessera al sistema), il numero che è la parte che viene stampata in chiaro sulla tessera e serve a controllare a colpo d occhio le tessere plastificate l anagrafica del cliente che l acquista, la convenzione a cui legarla per la successiva emissione dei titoli di accesso, il credito con cui caricare la tessera. Su ogni tessera è possibile effettuare le seguenti operazioni: - RICARICARE la tessera: si clicca su RIC e si inserisce l importo della ricarica. In automatico il credito si aggiornerà aggiungendo la quota appena inserita; - STORNARE l ultima ricarica: si clicca su STO ma si può fare solo se non ci sono state operazioni successive; - RITIRARE una tessera: si clicca su RIT e da quel momento in poi la tessera non potrà più essere utilizzata; 46

47 - RIPRISTINARE una tessera: si clicca su RIP e si potrà così riattivare una tessera ritirata; - CAMBIARE UNA CONVENZIONE: cliccando su CAC è possibile passare ad un altra convenzione ritirando la tessera attuale e creandone una nuova. Il credito residuò verrà trasferito sulla nuova tessera. Cliccando sul codice di ogni tessera, vengono caricate in basso tutte le operazioni effettuate relative ad essa. Tali operazioni saranno: creazione, ricarica, storno, ritiro, ripristino, emissione ed annullamento del titolo di accesso con relativo sigillo fiscale per la consultazione dei dati relativi. E possibile ritirare una tessera di convenzione qualora questa non debba più essere usata. E bene ricordarsi che, una volta ritirata, la tessera non potrà essere usata, a meno che non la si ripristini, cliccando sulla scritta RIP nella riga relativa. E possibile anche cercare una determinata tessera, se si conosce il codice, semplicemente inserendolo in alto nella casella ricerca codice. Oppure è possibile cercare tutte le tessere legate ad una certa anagrafica inserendo il nome nel campo ricerca cliente. Cliccando poi su Ricerca/aggiorna il sistema caricherà il risultato della ricerca nella tabella riepilogativa sottostante. Mano a mano che la tessera viene utilizzata il credito della stessa nella pagina di consultazione è continuamente aggiornato in tempo reale. Come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere prepagate Per effettuare questa operazione basta entrare nella funzione Emissione in blocco su posti liberi o Emissione in serie su posti liberi. Si inserisce il codice della tessera nel campo Cod. tessera Cod. abbon. oppure, se si dispone di lettore di barcode, leggere con quello il codice a barre sulla tessera, scegliere il posto (o i posti) nella piantina oppure inserire la quantità di biglietti se si tratta di un locale a posto non numerato e cliccare su Invio in alto. N.B. se si clicca su Vendi il sistema ignorerà l immissione del codice ed emetterà in automatico titoli di accesso della tariffa intero, e non della convenzione legata alla tessera. I titoli di accesso emessi in questo modo sono normali titoli di accesso il cui riepilogo si trova nel c1 giornaliero e mensile. Se si tenta di procedere all emissione di un titolo di accesso con una tessera il cui credito è arrivato a 0,00 o non è sufficiente, il sistema, al momento dell invio della richiesta di emissione, emetterà un messaggio di errore relativo al problema. 47

48 Le Funzioni di servizio Tale schermata permette di effettuare operazioni di consultazione dei dati relativi ai titoli di accesso emessi per ogni evento svoltosi in quel particolare locale e dei riepiloghi giornalieri e mensili. Ricerca titolo emesso La schermata permette di ricercare un titolo di accesso emesso inserendone i dati fiscali, che sono: - codice della carta, numero progressivo del titolo, sigillo fiscale. Inserendo questi dati il sistema mostrerà il riepilogo delle caratteristiche del titolo ricercato: dati dell evento, tariffa e prezzo, data di emissione, dettagli sul posto emesso e i vari dati fiscali. Annullamento titolo emesso La funzione permette di effettuare la procedura di annullamento anche dalle funzioni di servizio. Si deve cliccare inserire il codice della carta ed il progressivo fiscale del titolo da annullare, come riportato sul cartaceo, o come si può ritrovare dalle funzioni di servizio. Si sceglie la giusta causale di annullamento e si clicca poi sul pulsante Annulla. Da questa funzione è possibile annullare solo titoli di accesso relativi ad eventi che si trovano in quel preciso locale. Ma è invece possibile annullare abbonamenti a turno libero di qualsiasi locale. Elenco titoli emessi e annullati per data Inserendo la data in cui sono state effettuate delle emissioni posso scegliere fra diversi tipi di report: - elenco di tutti i titoli emessi ed annullati, e dei relativi annullamenti effettuati nella data specificata; - elenco di tutti i titoli emessi nella data specificata e mai annullati; - elenco di tutti i titoli annullati emessi nella data specificata; - elenco di tutti gli annullamenti effettuati nella data specificata. Si può anche scegliere se includere nella ricerca tutte le varie operazioni dell organizzatore, in modo così da avere nel report anche l elenco degli abbonamenti a turno libero emessi e annullati, tramite la spunta sulla casellina apposita. 48

49 Il sistema emetterà un report tabellare in cui sono indicati i dati fiscali di ogni titolo rispecchiante i criteri di ricerca. Si può cliccare sul sigillo fiscale in modo che si apra una nuova scheda contenente i dati riepilogativi delle operazioni di emissione e di annullamento relative a quel titolo. Elenco titoli emessi e annullati per evento Si sceglie l evento per il quale sono state effettuate delle emissioni e il tipo di report che si desidera controllare: - elenco di tutti i titoli emessi ed annullati, e dei relativi annullamenti effettuati nella data specificata; - elenco di tutti i titoli emessi nella data specificata e mai annullati; - elenco di tutti i titoli annullati emessi nella data specificata; - elenco di tutti gli annullamenti effettuati nella data specificata. Il sistema emetterà un report tabellare in cui sono indicati i dati fiscali di ogni titolo rispecchiante i criteri di ricerca. Si può cliccare sul sigillo fiscale in modo che si apra una nuova scheda contenente i dati riepilogativi delle operazioni di emissione e di annullamento relative a quel titolo. Elenco titoli emessi e annullati per evento e data Si sceglie l evento di riferimento e la data nella quale sono state effettuate operazioni fiscali su quello specifico evento, e il tipo di report che si desidera controllare: - elenco di tutti i titoli emessi ed annullati, e dei relativi annullamenti effettuati nella data specificata; - elenco di tutti i titoli emessi nella data specificata e mai annullati; - elenco di tutti i titoli annullati emessi nella data specificata; - elenco di tutti gli annullamenti effettuati nella data specificata. Il sistema emetterà un report tabellare in cui sono indicati i dati fiscali di ogni titolo rispecchiante i criteri di ricerca. Si può cliccare sul sigillo fiscale in modo che si apra una nuova scheda contenente i dati riepilogativi delle operazioni di emissione e di annullamento relative a quel titolo. Modello C1 giornaliero Attraverso questa funzione è possibile emettere il report C1 giornaliero. Per poterlo visualizzare si deve scegliere l evento di riferimento nel primo menu a tendina contenente la lista degli eventi del locale ed inserire la data nella quale sono state effettuate operazioni fiscali, sia che si tratti di emissioni che di annullamenti, nella casella Data di riferimento. Dopodiché si clicca sul pulsante Consulta riepilogo. Il sistema emetterà, quindi, una tabella in cui sono riportate tutte le informazioni per il C1, come previsto dalla normativa. Tale C1 può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di stampa del proprio browser. Si può anche emettere un report unico per tutti gli eventi svoltisi nella data di riferimento inserita, lasciando nel primo menu la selezione Tutti gli eventi del giorno. Modello C1 mensile Attraverso questa funzione è possibile emettere un report C1 mensile o riferito all evento scelto per il mese specificato, o riepilogativo di tutti gli eventi svoltisi nel mese specificato. Per poterlo visualizzare si deve scegliere l evento di riferimento (oppure lasciare la voce di default), il mese in cui si è svolto l evento e l anno. Il sistema emetterà, quindi, una tabella in cui sono riportate tutte le informazioni per il C1, come previsto dalla normativa. Tale C1 può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di stampa del proprio browser. Si può anche emettere un report unico per tutti gli eventi svoltisi lo stesso mese ed anno, lasciando nel primo menu la selezione Tutti gli eventi. Modello per il calcolo dell IVA sui biglietti omaggio Attraverso questa funzione è possibile emettere un report relativo ad uno specifico evento, che riporta l IVA da versare per i titoli di accesso omaggio emessi eccedenti la base di calcolo specificata in fase di attivazione. Se tale calcolo è integrato nel report C1 mensile, allora il sistema emetterà un avvertimento all interno di questo report indicando che, appunto, il calcolo risulta già nel report mensile. 49

50 Modello C2 giornaliero Attraverso questa funzione è possibile emettere il report C2 giornaliero relativo agli abbonamenti emessi e/o annullati nella data che si specificherà. Si può anche scegliere se includere nella ricerca tutte le varie operazioni dell organizzatore, in modo così da avere nel report anche i dettagli sugli abbonamenti a turno libero emessi e annullati, tramite la spunta sulla casellina apposita. Per poterlo visualizzare si deve scegliere, appunto, la data in cui sono state fatte operazioni fiscali su abbonamenti e cliccare sul bottone Consulta riepilogo. Il sistema emetterà, quindi, una tabella in cui sono riportate tutte le informazioni per il C2, come previsto dalla normativa. Tale C2 può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di stampa del proprio browser. Modello C2 mensile Attraverso questa funzione è possibile emettere un report C2 mensile relativo agli abbonamenti emessi o annullati nel mese di riferimento. Si può anche scegliere se includere nella ricerca tutte le varie operazioni dell organizzatore, in modo così da avere nel report anche i dettagli sugli abbonamenti a turno libero emessi e annullati, tramite la spunta sulla casellina apposita. Per poterlo visualizzare si deve scegliere il mese in cui si sono svolti gli eventi in abbonamento e l anno. Il sistema emetterà, quindi, una tabella in cui sono riportate tutte le informazioni per il C2 mensile, come previsto dalla normativa. Tale C2 può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di stampa del proprio browser. Modello 1DA per il calcolo dei diritti d autore Attraverso questa funzione è possibile emettere il modello 1DA per il calcolo dei diritti d autore. Si deve, innanzitutto, scegliere l opera sulla quale emettere il report e la data in cui si sono svolti eventi riferiti a quella stessa opera. A scelta si può o no barrare l opzione perché venga calcolata anche la quota di assicurazione locale. Dopodiché si clicca sul bottone per generare il riepilogo. Tale 1DA può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di stampa del proprio browser. Modello 2DA per il calcolo dei diritti d autore Attraverso questa funzione è possibile emettere il modello 1DA per il calcolo dei diritti d autore. Si sceglie l evento singolo per il quale generare il riepilogo di interesse e si clicca sul bottone apposito. Tale 2DA può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di stampa del proprio browser. Stampa modello associato all account posti numerati Stampa modello associato all account posti non numerati Entrambe le funzioni servono per effettuare delle prove di stampa verificando i modelli di biglietti che sono stati creati ed associati al particolare account che viene utilizzato. 50

51 Pubblicare eventi sul sito Liveticket per la vendita online Per pubblicare un film/opera sul sito Liveticket, ci si sposta nella pagina Opere raggiungibile dal menu in alto nella pagina principale. Si seleziona poi il pulsante Pubblica relativo all opera da pubblicare. Il sistema aprirà una piccola finestra, in cui indicherà se l opera è già stata o no pubblicata ed il tipo di vendita dei posti da utilizzare: attiva la vendita online: se si desidera inserire l evento su Liveticket per la vendita online dei biglietti o solo come pagina informativa applica il diritto di prevendita: se applicare o no il diritto di prevendita, come inserito nei listini. Vendita solo nel giorno dell evento: permette di scegliere se la vendita deve essere disponibile solo nel giorno dell'evento, cioè se gli eventi devono essere vendibili solo nella data in cui si svolgono. Mantieni separati gli eventi: permette di avere tutti gli eventi che fanno parte di una stessa opera come eventi separati e distinti nelle pagine di Liveticket per la vendita online. Se non si mette la spunta il sistema creerà l opera una sola volta nel portale e accedendo al suo interno sarà poi possibile scegliere fra tutti gli eventi disponibili. Consente di esportare gli eventi di un'opera come se fossero slegati tra loro. Se l'opzione viene attivata, gli eventi appaiono sempre in box separati e per selezionarli non è necessario passare dalla pagina dell'opera. Pubblica/ritira i dati dell abbonamento: Consente di decidere se gli eventi esportati debbano contenere i link agli altri eventi in abbonamento con loro. Una volta selezionate le opzioni, si clicca su Pubblica : il sistema indicherà attraverso un nuovo messaggio che l opera è stata pubblicata e sarà visualizzata all interno del sito Liveticket. Se si volesse aggiornare la pubblicazione dell opera perché, ad esempio, sono stati inseriti nuovi posti da vendere online, o sono state immesse modifiche nella scheda dei dettagli, basterà cliccare ancora su Pubblica. Il sistema avvertirà che l opera è già stata pubblicata e sarà possibile aggiornarla. Se, invece, si desidera togliere l opera dal sito Liveticket, basterà cliccare sul pulsante Ritira. La voce Foto permette di vedere un anteprima di come la foto sarà visualizzata sul sito e da dove poterla andare a caricare. La voce Archivia serve per archiviare un opera quando non più utilizzata per toglierla dalla visualizzazione. La voce Copia permette di creare una nuova opera copiandone una esistente. 51

52 La Pagina Principale: le funzioni di consultazione Pagina principale: Locali e organizzatori Questa sezione serve solo a consultare i dati generali relativi alle sale disponibili per le rappresentazioni. La pagina presenta l'elenco di tutti i locali accessibili da quel preciso account con l indicazione dell organizzatore associato ad ogni locale. Cliccando su una voce dell'elenco si apre la scheda specifica con i dati non modificabili per ogni locale, tra cui il codice biglietteria assegnato al locale, i dati fiscali dell organizzatore e i dati fiscali del titolare del sistema. Le informazioni visualizzate possono essere modificate solo dal provider Gostec su richiesta dell'organizzatore. Pagina principale: Smart Card Questa sezione serve solo a consultare i dati relativi alla smart card associata al sistema di biglietteria, utile nell eventualità, ad esempio, di un controllo da parte di qualche referente SIAE presso un botteghino. Pagina principale: Account Attraverso questa sezione è possibile scegliere la stampante sulla quale effettuare le emissioni dei titoli di accesso da parte di questo preciso account. La stampante si sceglie dal menu alla voce Modello stampante. Per provare il funzionamento della stampante si può cliccare sul bottone Pannello di controllo che riporta, in una nuova finestra, le informazioni tecniche della stampante, e permette di effettuare delle stampe di prova tramite i bottoni Test di stampa posti numerati e Test di stampa posto unico. Porta di stampa: attraverso questa voce si inserisce il percorso di rete per l identificazione del pc utilizzato al botteghino. Tale percorso si inserisce una sola volta alla prima configurazione dell account utilizzato per la stampa, e deve essere modificato solamente se si cambia il pc o si modificano il nome del pc o della stampante. Modello biglietto: se all account è stata data la possibilità, in fase di configurazione dei dati nel sistema di biglietteria, di potere utilizzare diversi modelli di biglietti a seconda delle esigenze, da questo menu a tendina si può scegliere il modello di biglietto da utilizzare. Qualora il modello fosse unico, allora nel menu a tendina non comparirà nulla e il nome del modello di default sarà semplicemente visualizzato. Trasferimento dati: questa voce permette la scelta fra due tipi di trasferimento dei dati che sono Tradizionale e Smart. Il sistema consigliato, perché migliore nelle prestazioni, è il sistema Smart. Stampa in serie e Max Op. in serie: l indicazione Sì o No viene inserita direttamente da Gostec in fase di attivazione dell account, e indica la possibilità o meno dell account di potere effettuare operazioni di emissione in serie. La seconda voce indica quante operazioni in serie, al massimo, l account può effettuare. Pagina principale: eventi su monitor esterno E possibile, ad esempio per un multisala che ne fa richiesta, fare in modo che venga visualizzata su un secondo monitor una schermata riepilogativa dei posti liberi in ogni sala riguardo i primi eventi disponibili. Per fare ciò basta cliccare nel menu in alto della pagina principale alla voce Eventi su 52

53 monitor esterno e verrà visualizzata una schermata su una nuova finestra del browser che chiederà che tipo di prospetto visualizzare tra: - Nessun conteggio dei posti liberi - Conteggio approssimato dei posti liberi - Conteggio dettagliato dei posti liberi La gestione degli incassi Dalla pagina principale si seleziona la voce Incassi per potere visualizzare dei report sulle vendite effettuate al botteghino in un certo lasso temporale, che riporti tutte le emissioni, gli annullamenti, gli incassi, divisi per evento, per titolo, per operatore, per tariffa, per pagamento, ecc... E possibile filtrare per locale, scegliere il periodo di interesse, scegliere se includere le operazioni effettuate dai vari punti vendita Liveticket Point, scegliere se visualizzare anche le operazioni con iva preassolta, le operazioni con tessere prepagate e poi procedere ad impostare i vari filtri. Attraverso tale report è possibile verificare anche la quantità di emissioni effettuate in vendita online ed il relativo incasso. 53