PASSEPARTOUT BEAUTY CARATTERISTICHE AGENDA APPUNTAMENTI IL PLANNING GRAFICO LA GESTIONE DELLE RISORSE L APPUNTAMENTO

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1 PASSEPARTOUT BEAUTY Passepartout Beauty è il software per centri estetici, centri benessere, centri termali, saloni di acconciatura e per tutte le strutture che si occupano di benessere e bellezza. Molto più di un semplice gestionale per il centro estetico, Passepartout Beauty è uno strumento indispensabile per una conduzione organizzata e precisa del centro. Non si limita alla gestione di prenotazioni e risorse ma offre un supporto reale e concreto in tutte le attività quotidiane comprese quelle legate al web. CARATTERISTICHE AGENDA APPUNTAMENTI IL PLANNING GRAFICO Attraverso i planning grafici disponibili su Passepartout Beauty è possibile gestire gli appuntamenti in modo preciso e completo, associando ad ogni prenotazione cliente, operatore, sala, tipo e quantità di risorse necessarie. La visualizzazione grafica dell agenda giornaliera e settimanale permette di individuare velocemente gli orari disponibili e di gestire al meglio il tempo degli operatori. LA GESTIONE DELLE RISORSE Passepartout Beauty garantisce l ottimizzazione dei tempi di occupazione dei collaboratori e delle risorse. Per ogni trattamento è possibile indicare tutte le caratteristiche, come ad esempio il tipo di operatore, le attrezzature e i macchinari occorrenti, la sala in cui deve essere eseguito il trattamento, la durata. Passepartout Beauty consente di identificare gli operatori e di gestirne i turni di lavoro, gli straordinari, i permessi e le ferie. Per ogni operatore vengono individuati i tipi di trattamento a cui risulta abilitato, il numero di appuntamenti di ciascun tipo gestibili contemporaneamente, il numero ed il tipo di appuntamenti effettuati. Il programma è così in grado di suggerire in automatico la combinazione migliore. L APPUNTAMENTO Passepartout Beauty permette l inserimento veloce delle prenotazioni con un singolo click e riduce considerevolmente il margine di errore. E il programma stesso infatti a proporre quanto necessario per l inserimento del trattamento e ad avvertire in caso di inesattezze. Gli appuntamenti possono essere spostati e gestiti in maniera veloce dai planning grafici anche in modalità touch screen.

2 ANAGRAFICA CLIENTE SCHEDA ANAGRAFICA Passepartout Beauty permette di centralizzare i dati del cliente e di condividerli con ogni operatore, consentendo a ciascuno di arricchirli ed utilizzarli in base ai propri permessi. In questo modo è possibile creare un identikit del cliente che racconta la storia dei suoi acquisti e ne traccia un profilo dettagliato. L archivio clienti di Passepartout Beauty è estremamente dettagliato e consente di registrare tutte le informazioni anagrafiche, come recapiti telefonici ed indirizzo , informazioni specifiche riguardanti lo stile di vita e l attività fisica, le eventuali riduzioni e promozioni a lui associate, le informazioni sui trattamenti effettuati o ancora da effettuare. SCHEDE ESTETICHE Passepartout Beauty arricchisce l anagrafica del cliente con una scheda estetica completa e personalizzabile in grado di calcolare automaticamente gli indici corporei del cliente e di confrontarne i progressi nel tempo anche in forma grafica. E inoltre possibile registrare abitudini ed allergie del cliente, indicare i trattamenti sconsigliati, mantenere un archivio storico degli inestetismi corredato di fotografie. GESTIONE FICHES Passepartout Beauty prevede la stampa delle fiches per i clienti, riportante l elenco degli ultimi trattamenti effettuati e le schede colore dei precedenti appuntamenti. La fiche può essere stampata contestualmente all appuntamento o dalla scheda stessa del cliente ed è personalizzabile nel layout e nel formato di stampa. La scheda colore può essere registrata al momento del conto oppure, in un secondo momento, sull anagrafica del cliente. GESTIONE ABBONAMENTI Passepartout Beauty gestisce in maniera ottimale pacchetti di servizi ed abbonamenti, in ogni anagrafica cliente è presente la lista di tutti gli abbonamenti in corso e di quelli conclusi. Per ogni abbonamento è possibile conoscere il riepilogo delle sedute effettuate, il totale delle sedute acquistate, gli acconti già lasciati e il totale del saldo da effettuare. Dalla scheda del cliente è possibile monitorare la lista di tutti gli abbonamenti in corso ed analizzare la spesa del cliente.

3 MARKETING E FIDELIZZAZIONE GESTIONE PROMOZIONI E FIDELITY CARD Passepartout Beauty permette di gestire numerose tipologie di promozioni come prepagate a valore o legate a trattamenti specifici, tessere di accumulo punti, sconti e listini specifici per singolo cliente, offerte di tipo MxN sia sui trattamenti sia sui prodotti, buoni sconto in percentuale o a valore. Le condizioni di ogni promozione possono essere impostate dall operatore e sono totalmente configurabili, nel valore, nella percentuale di sconto, nella durata e in tantissime altre variabili. E anche prevista la gestione dei clienti abituali, ai quali abbinare specifici listini, nonché la gestione di tessere fedeltà e di listini a tempo per promozioni su specifiche fasce orarie e giorni della settimana. INIZIATIVE DI MARKETING Passepartout Beauty sostiene il direttore del centro in tutte le iniziative di marketing e fidelizzazione del cliente. Per ogni campagna di fidelizzazione o offerta speciale è possibile effettuare ricerche fra le anagrafiche dei clienti per scegliere a chi è più proficuo indirizzarle. E possibile infatti rilevare chi frequenta il centro in alcune fasce orarie o determinati giorni, chi acquista certi prodotti o chi sceglie specifici tipi di trattamenti. E così possibile impostare campagne marketing specializzate avvalendosi dell aiuto del prodotto anche per la stampa di etichette o l invio di SMS. Passepartout Beauty prevede inoltre l invio automatico SMS ai clienti per promemoria degli appuntamenti, per auguri di compleanno e per campagne promozionali. GESTIONE ECONOMICA GESTIONE DEL PUNTO CASSA La gestione del punto cassa, con Passepartout Beauty, è rapida e sicura. E infatti possibile gestire pagamenti diretti, posticipati o prepagati direttamente al momento del conto, calcolare acconti e saldi su pacchetti di servizi, gestire gli abbonamenti con un quadro completo e veloce delle sedute effettuate, degli acconti, delle sedute rimanenti, ecc. Il programma calcola in automatico il listino del cliente, eventuali abbonamenti attivi ed acconti e permette all operatore di emettere velocemente il documento per chiudere il conto. VENDITA PRODOTTI Con Passepartout Beauty è possibile gestire la vendita diretta dai prodotti anche utilizzando il lettore di codici a barre. Ogni vendita può essere abbinata ad una operatore per poter gestire programmi di incentivazioni sul personale. Il programma si interfaccia con tutti i più diffusi registratori di cassa e le stampanti fiscali. Tutte le operazioni si svolgono tramite un interfaccia grafica, semplice ed intuitiva, configurabile secondo le esigenze del centro e dei suoi operatori. CHIUSURA GIORNALIERA E FATTURAZIONE Passepartout Beauty prevede, per ogni operatore che effettua conti, la creazione automatica di parziali di cassa. Gli incassi e le operazioni di versamento e prelievo, eseguiti dal singolo cassiere, sono separati da quelli effettuati dagli altri operatori. La cassa può essere modificata esclusivamente effettuando conti o registrando movimenti: si evitano così improprie o dubbie modifiche manuali. Le operazioni legate al conto ed al parziale di cassa sono subordinate a permessi specifici ed ogni azione compiuta dall utente è registrata all interno di un apposito report. Passepartout Beauty permette di effettuare giornalmente la chiusura di cassa dettagliata, con la possibilità di leggere e chiudere automaticamente le stampanti fiscali collegate al programma, e stampare il riepilogo degli incassi per tipo di documento e tipo di pagamento.

4 PRODOTTI E MAGAZZINO PRODOTTI Passepartout Beauty gestisce facilmente i consumi dei prodotti nelle singole cabine e la vendita degli stessi al punto cassa. Per ogni trattamento è infatti possibile impostare il quantitativo di materiali di consumo utilizzati ed ottenere lo scarico automatico, quando viene effettuato il trattamento, dal magazzino di cabina associato agli appuntamenti. I prodotti possono essere caricati a magazzino tramite lettore laser. E inoltre possibile effettuare l import automatico dei prodotti tramite i file del fornitore. MAGAZZINO Passepartout Beauty permette la gestione del magazzino valorizzato per i prodotti venduti e per quelli impiegati nei trattamenti. All interno del magazzino gli articoli possono essere movimentati per quantità e a valore, specificando il prezzo di carico e scarico. È possibile specificare, per ciascun articolo, la scorta minima e massima: il programma effettua un controllo sulla giacenza, evidenziando eventuali sottoscorte. Sulla base degli ordinativi precedentemente effettuati, Passepartout Beauty propone in automatico l anagrafica del fornitore, il lotto di riordino e genera il documento per inviare l ordine di acquisto. PRODUZIONE La funzione per la gestione della produzione è pensata per i centri che realizzano o compongono prodotti per la vendita ai clienti. Per ogni articolo è possibile indicare le materie prime necessarie, con relative quantità, calcolando i fabbisogni richiesti per portare a termine un ordine o il piano di lavoro giornaliero. Attraverso un cruscotto grafico è possibile impegnare le materie prime necessarie alla produzione dei componenti o del prodotto finito e stampare l ordine per il fornitore delle materie prime. IL CENTRO ONLINE PRENOTAZIONE ONLINE Grazie all integrazione con Passepartout Passweb, Passepartout Beauty fornisce un sistema di prenotazione on-line per i centri benessere ed i centri estetici. Direttamente dal sito della struttura il cliente, può prenotare il trattamento desiderato, selezionando il giorno e l orario in cui effettuarlo consultando in tempo reale la disponibilità. VENDITA ONLINE Passepartout Beauty, tramite Passepartout Passweb, permette la vendita on-line di prodotti dal proprio sito web per centri con una propria produzione e che effettuano la vendita diretta dei prodotti. La totale integrazione con Passepartout Beauty rende Passweb la piattaforma ideale per sviluppare un negozio on-line con un unico punto centralizzato in cui gestire tutte le informazioni da visualizzare all interno del sito Web, ricevere ordini in tempo reale, permettere ai clienti di controllare, in ogni momento, la reale disponibilità degli articoli.

5 SITO L integrazione di Passepartout Beauty con Passepartout Passweb permette di realizzare e gestire un sito web per il centro caratterizzato da facilità di aggiornamento dei contenuti e dei listini, dalla possibilità di inserire trattamenti e prodotti, di aggiornare costantemente le nuove foto nella galleria. L applicazione è stata pensata e realizzata avendo come obiettivi prioritari la semplicità di utilizzo, l interattività e l intuitività del sistema di gestione. Passepartout Passweb è stato sviluppato in modo tale che chi lo utilizza abbia sempre la percezione immediata di come sarà la sua pagina web, anche durante le fasi di aggiornamento dei contenuti. Grazie all'integrazione di Passepartout Beauty con Passepartout Passweb è possibile realizzare siti per centri estetici e centri benessere con tutte le funzioni necessarie alla vendita online. Sono disponibili numerose proposte di template grafico. TUTTO SOTTO CONTROLLO GESTIONE UTENTI L accesso del personale a Passepartout Beauty è consentito solo previa autenticazione dell utente al quale possono essere assegnati specifici permessi o autorizzazioni sulle diverse aree del programma. Per poter effettuare modifiche, cancellazioni o sconti, l utente deve essere fornito dei necessari permessi, decisi ed assegnati dal responsabile. Il programma permette di visualizzare l elenco di tutte le operazioni effettuate da ciascun operatore, con indicazione di data e ora, come la registrazione di appuntamenti, i prelievi dal magazzino o i conti effettuati. Queste funzioni sono fondamentali per monitorare e controllare il lavoro di ogni singolo operatore, ma anche per evitare sviste o errori involontari. ANALISI DATI Passepartout Beauty permette la creazione di analisi ed indagini su qualsiasi dato presente all interno del programma. E possibile scegliere quali dati visualizzare, come ordinarli, raggrupparli e filtrarli. Ad ogni report può anche essere associato un formato di stampa specifico, utile per la stampa dei dati, ed un grafico per visualizzare in maniera veloce le informazioni. Ogni nuova statistica elaborata può essere salvata e rilanciata sui dati aggiornati. È facile, ad esempio, individuare i trattamenti effettuati per ciascun giorno della settimana, ordinati per numero di esecuzioni, oppure per tipologia, oltre che ripartire il fatturato per trattamento, per categoria di prodotti, per cliente, ecc. STAMPE DI SERVIZIO Passepartout Beauty consente di impostare stampe di servizio completamente personalizzate e di salvarle per poterle visualizzare e stampare ogni giorno sui dati aggiornati. E così possibile avere sempre a disposizione report sull andamento giornaliero dell attività che possono essere elaborati automaticamente ed inviati tramite a indirizzi specifici in orari scelti dall utente. Oppure compilare l elenco degli appuntamenti giornalieri, settimanali o mensili per i singoli operatori

6 A CIASCUNO IL SUO CENTRI BENESSERE E TERMALI Passepartout Beauty è dotato di tutte le funzioni per rispondere alle esigenze di centri benessere, spa e centri termali. Sono disponibili, ad esempio, schede di anamnesi complete e dettagliate confrontabili nel tempo. In particolare è possibile gestire le convenzioni con il Servizio Sanitario Nazionale. E possibile generare il file per l invio telematico all ASL dell elenco delle impegnative per verifica, effettuare la fatturazione in base al listino specifico previsto ed inviare la fattura all ASL di competenza. Il programma contiene già le anagrafiche delle ASL. L operatore può registrare l impegnativa, stampare i dati necessari sul retro della stessa senza doverla così compilare manualmente, inserire gli appuntamenti per i trattamenti prescritti, stampare il documento fiscale per il cliente in base alla tipologia di esenzione indicata. CENTRI ESTETICI E BEAUTY FARM Passepartout Beauty è il gestionale ideale per centri estetici, beauty farm e saloni di bellezza. Oltre a rispondere a tutte le esigenze fiscali ed organizzative consente di gestire al meglio le schede estetiche dei clienti, di effettuare la vendita diretta di prodotti anche tramite lettore di codici a barre, di tenere perfettamente sotto controllo i consumi delle singole cabine e di controllare le operazioni effettuate dai singoli operatori al punto cassa. SALONI DI ACCONCIATURA E PARRUCCHIERI Passepartout Beauty risponde in maniera completa a tutte le esigenze organizzative, gestionali e fiscali di saloni di acconciatura e parrucchieri. In particolare il programma gestisce in maniera veloce e precisa le schede colore e le fiches, mantenendo uno storico sempre consultabile e stampabile con la possibilità di confrontare i dati di più appuntamenti differenti. BAR E RISTORANTE INTERNO Passepartout Beauty permette di gestire uno o più bar o ristoranti interni alla struttura offrendo le funzionalità necessarie a tutte le fasi del servizio, dalla presa della comanda alla chiusura del conto, anche utilizzando computer palmari. Tutte le anagrafiche sono condivise con il centro benessere così come le promozioni e l utilizzo di particolari condizioni riservate al cliente. Il magazzino può essere unico o specifico e le analisi effettuate su incassi e clienti possono essere generali o suddivise per ambito di appartenenza.

7 CARATTERISTICHE E REQUISITI REQUISITI HARDWARE CPU: Intel Pentium IV /3 GHz (o equivalenti); RAM:1 GB per installazioni stand alone, client o server); 2 GB per installazioni stand alone, client + server) Video: Risoluzione minima 1024x768 (monitor e scheda video adeguati); Funzionalità Touchscreen USB. Supportata anche la risoluzione 800x600 per la sola interfaccia touch Mouse Spazio HD: 200 MB Rete: Schede a 100 Mb/sec; collegamento con cavi UTP (cat.5) REQUISITI SOFTWARE 32 bit: XP Professional / WEPOS / Windows Vista / Windows 7 / Windows 2003 / Windows 2003R2 / Windows bit: XP Professional / Windows Vista / Windows 7 / Windows 2003 / Windows 2003R2 / Windows 2008R2 Rete di Microsoft Windows Framework.NET v. 3.5 SP1 RDBMS Microsoft SQL Server: SQL Server Express ( 2005 ), residente sulla stessa macchina del server applicativo oppure su una macchina dedicata. SQL Server Express ( 2008 ), residente sulla stessa macchina del server applicativo oppure su una macchina dedicata RDBMS Microsoft SQL Client, necessario per connettersi ad un SQL Server remoto: MDAC versione 2.6 o superiore; sqlncli.msi ( già integrato con SQL Express ) NOTE: Con il sistema operativo Windows Vista è necessario utilizzare SQL Server Express(2005) disponibile gratuitamente o SQL 2005, con il sistema operativo Windows 7 è necessario utilizzare SQL Server Express(2008) disponibile gratuitamente, o SQL Su sistemi Windows 64 bit Passepartout Menu viene eseguito in modalità compatibile a 32 bit, non è quindi in grado di sfruttare le caratteristiche proprie di sistemi a 64 bit (in particolare non riesce a sfruttare memoria RAM superiore a 1.3 GB), inoltre i driver delle periferiche e dispositivi utilizzati (stampanti, palmari, lettori ottici, ecc ) potrebbero non essere disponibili e quindi non poter essere utilizzati.

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