Fattura elettronica obbligatoria e conservazione digitale dei documenti ai fini tributari

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1 Gruppo e-commerce ICT Ordine Dottori Commercialisti Fattura elettronica obbligatoria e conservazione digitale dei documenti ai fini tributari a cura di Paola Zambon Dottore Commercialista Referente Gruppo e-commerce ICT Presidente Associazione ICT Dott.Com ODCEC Torino Torino, 20 marzo 2012

2 Principali obiettivi del gruppo e-commerce & ICT promuovere l aggiornamento e la formazione professionale in ICT per il Dottore Commercialista e dell Esperto contabile; valorizzare la figura del Dottore Commercialista e dell Esperto contabile, particolarmente esperti nei settori inerenti l Information & communication technology ed il commercio elettronico 2

3 L Associazione ICT Dott.Com siamo noi I nostri partner - vari eventi 3

4 Gruppo di Lavoro E-commerce Information & Communication Technology dell'ordine dei Dottori Commercialisti ed esperti contabili di Ivrea - Pinerolo - Torino Programmazione 2012 serate di aggiornamento sulle tematiche ICT presso l Ordine dei Dottori Commercialisti convegno presso il Politecnico di Torino il 23/11/2012 con la collaborazione dell Associazione ICT Dott.com (www.ictdott.com) 4

5 Sintesi quadro normativo fiscale Direttiva 2001/115/CE: introduce la fattura e l archiviazione elettronica. La direttiva viene poi rifusa nella VI Direttiva Iva, poi aggiornata. D.M. 23/01/2004 stabilisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici D.Lgs. 20/02/2004, n. 52: attua la Direttiva 2001/115/CE L. 244/2007 (L.F. 2008): introduce la fattura elettronica obbligatoria Prassi: circolari e risoluzioni Ag. Entrate 5

6 Le funzioni della fattura dal punto di vista civilistico: dal punto di vista palesa il credito di chi lo emette; tributario: ottenere la detrazione permette l ottemperamento agli dell Iva per la persona che obblighi di conservazione delle ne è soggetta a tassazione fatture emesse e ricevute esercitare la rivalsa per il dall imprenditore per ciascun cedente o prestatore. affare; forma prova contro l imprenditore e tra imprenditori per i rapporti inerenti all esercizio d impresa; forma la pezza giustificativa in estrapolazione da libro Archiviazione e fatturazione caso di insolvenza di clienti non elettronica di Paola Zambon imprenditori per l ottenimento del ed. Il Sole 24 ore relativo decreto ingiuntivo 6

7 Cosa è la fattura elettronica? La fattura elettronica è un documento informatico a rilevanza tributaria che deve rispettare alcuni requisiti tecnici richiesti dalla normativa. Attestazione data Autenticità origine Integrità 7

8 Come soddisfare i requisiti richiesti? Attualmente alternativamente in due modi: mediante apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di esse Riferimento temporale e firma elettronica qualificata mediante sistemi di trasmissione elettronica Electronic Data Interchange Caratteristiche statiche del documento 8 e funzioni di ricerca. Previo accordo con destinatario.

9 Obiettivi comunitari Fattura elettronica per tutti entro il Promuovere un modello semantico di dati comune (Un/cefact CII data model) Stime attuali: 31% delle imprese ricevono o inviano fatture elettroniche Più del 90% delle imprese in Europa sono PMI (meno efficienti in termini di valore prodotto rispetto alle grandi imprese) (fonte Eurostat 2010) 9

10 Novità dal Con l aggiornamento della direttiva Iva le imprese saranno libere di inviare e ricevere fatture elettroniche a condizione che effettuino controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi, così come avviene attualmente con le fatture su carta. 10

11 Il vecchio sondaggio Cndcec/Osservatorio Su 616 studi solo 100 utilizzano sw di dematerializzazione e secondo il Cndec forse la nostra categoria ha le proprie responsabilità?!? Quale immagine vogliamo dare della nostra categoria? Il commercialista va studiato: è una specie che tentano di estinguere? 11

12 I commercialisti esperti in ICT siamo noi! Il è partito l Osservatorio ICT Commercialisti che indaga sui livelli di diffusione di conservazione sostitutiva e fatturazione Nome ispirato dalla nostra Associazione nata a Torino? PERCHE NON PROPONIAMO UN vogliono capire in che modo i SONDAGGIO SULL UTILITA DI professionisti potessero influenzare ALTRE CATEGORIE NELLA CONS. le imprese clienti nell adottare SOSTITUTIVA? Quale competenza soluzioni di ft. el. e cons. sost.; la loro tributaria possiedono? propensione all investimento ed al cambiamento della prassi lavorativa. Noi vorremmo capire in che 12 modo pensano di aiutare le PMI ed i commercialisti a supportarle!!!

13 Perché le pmi resistono al fascino della fattura elettronica? Le nostre considerazioni: Inizio attività: poche fatture. Difficoltà a reperire altri professionisti ict Carta e pdf: noti a tutte le aree funzionali società di software: costi non perfettamente stimabili a priori. Software invasivi, nemici se li cambi norme: chiare? commercialisti: cresciuti per stare dietro alle norme tributarie e non a quelle tecnico/informatiche Ecc. Le considerazioni del CNDCEC: 1. Approccio psicologico : non siamo culturalmente preparati Approccio attitudinale : non siamo disposti a utilizzare le tecnologie in modo ottimale Approccio giuridico : deve essere meno timido I commercialisti possono aiutare le PMI al passaggio 13

14 Altre interpretazioni inedite Che siano inedite ci crediamo La nostra categoria quando smetterà di essere sponsor di interessi che non sono della categoria? per svolgere i compiti a ritorno zero siamo i primi in pole position 14

15 Il quadro normativo UE Le nuove regole sono state recepite al momento da Polonia e Germania Si attende una revisione della direttiva sulla firma elettronica Best practice 15

16 La CONSERVAZIONE dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari - avviene previa memorizzazione - termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale - sull INSIEME DEI DOCUMENTI o - su EVIDENZA INFORMATICA contenente impronta dei documenti da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE nel termine di 15 giorni per le fatture e 1 anno per gli altri documenti Inoltre invio impronta archivio dei documenti conservati in modo sostitutivo all Ag. Entrate entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione delle dichiarazioni annuali 16

17 L impronta dell archivio Il dottore commercialista è la persona di fiducia dell impresa che può con la propria professionalità espletare tale importante formalità meglio di chiunque altro! 17

18 Perché il commercialista? Perché ha competenza tributaria Perché ha esperienza nella trasmissione telematica di dichiarazioni fiscali Perché ha la professionalità di analizzare i contenuti delle dichiarazioni inviate il commercialista è un professionista e non si inventa una preparazione tributaria che altrove non esiste!!! 18

19 Per il Cndcec: colpe senza incarichi Nel frattempo le società di software sono entrate a far parte della categoria degli intermediari senza che nessuno dicesse nulla 19

20 Qualche esempio Titolare della contabilità: passato Competenza: presente Futuro?... 20

21 Sintesi degli adempimenti per l impronta CHI: il soggetto interessato (contribuente), il responsabile della conservazione o suo delegato CHE COSA: invia l impronta dell archivio dei documenti conservati in modo sostitutivo (con firma dig. e marca temp.) all Ag. Entrate QUANDO: entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione delle dichiarazioni annuali Art. 5 DM provvedimenti ag. entrate 21

22 Modalità di trasmissione Tramite il servizio telematico Entratel o Internet (Fisconline) Tramite gli intermediari abilitati (es. Dottori Commercialisti). In questo caso tra le info va anche inserita la data di impegno alla trasmissione telematica. Gli intermediari devono fornire copia delle ricevute ai soggetti cui i dati si riferiscono. Prima dell invio: è obbligatorio effettuare un controllo tramite software gratuito messo a disposizione dall Ag. Entrate 22

23 Come funziona il controllo Entratel occorre utilizzare la funzione controlla del Menu Documenti autenticazione (sottoscriz. el. tramite entratel) e poi invio 23

24 Come funziona il controllo Fisconline Solo i titolari della contabilità possono utilizzare questa applicazione (a pena lo scarto) occorre utilizzare la funzione Prepara file dell applicazione file internet Software disponibile in telematici.agenziaentrate.gov.it 24

25 Mancato rilascio della ricevuta = dati non trasmessi mancato riconoscimento del codice di autenticazione o del codice di riscontro ; codice di autenticazione o codice di riscontro duplicato, a fronte dell invio dello stesso file avvenuto erroneamente più volte; file non elaborabile, in quanto non verificato utilizzando il software di controllo; mancato riconoscimento del soggetto tenuto alla trasmissione dei dati, nel caso di trasmissione telematica effettuata da un intermediario abilitato; in caso di riversamento sostitutivo, non corrispondenza del numero e della tipologia dei documenti contenuti nell archivio informatico per il quale era già stata comunicata l impronta e quelli contenuti nell archivio riversato. 25

26 Mancato rilascio della ricevuta = dati non trasmessi Il file inviato non è stato ricevuto correttamente o non è elaborabile. Il codice di autenticazione non è riconosciuto. Uno dei Codici Fiscali indicati non è presente in Anagrafe tributaria o non è univoco. Si è inviata una comunicazione ordinaria duplicata (con gli stessi dati). Si è inviata una comunicazione sostitutiva indicando come protocollo della comunicazione da sostituire un protocollo inesistente. Si è inviata una comunicazione sostitutiva (sia correttiva che per riversamento) indicando come protocollo da sostituire quello di una comunicazione non relativa allo stesso Titolare di contabilità. Si è inviata una comunicazione sostitutiva correttiva di una comunicazione non di tipo ordinario o già corretta: le comunicazioni possono essere corrette una sola volta e si 26 accettano sostitutive correttive solo di comunicazioni Paola Zambon Dottore Commercialista ordinarie. Una comunicazione sostitutiva correttiva sostituisce

27 Mancato rilascio della ricevuta = dati non trasmessi 1) 2) 3) Si è inviata una comunicazione sostitutiva per riversamento in cui il periodo di imposta o il numero indice dei documenti o le tipologie di documenti o le date di inizio e fine validità indicate per ogni tipologia di documento, o il numero dei documenti per ogni tipologia differiscono, come contenuto, da quelli indicati nella comunicazione che si intende sostituire. La comunicazione contiene date successive alla data di invio. La comunicazione contiene una marca temporale: non integra con certificato del firmatario non affidabile con certificato di firma non valido con certificato dell issuer non valido con hashing contenuto nella marca temporale non corrispondente all impronta indicata nell xml con algoritmo di hashing utilizzato non valido secondo le normative vigenti. 27

28 Cosa fare in caso di scarto L Ag. Entrate invia la ragione dello scarto della comunicazione (elencate in precedenza) Il soggetto che ha trasmesso la comunicazione deve entro 5 giorni lavorativi successivi allo scarto rinviare la comunicazione 28

29 Comunicazione correttiva La comunicazione può essere oggetto di correzione, per una sola volta, purché: 1. si riferisca allo stesso periodo d imposta, 2. contenga i dati inviati in precedenza (con modifiche ed integrazioni intervenute) 3. la sostituzione venga operata entro 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati da sostituire (es. 31/01/2013 => 01/03/2013). Una volta ottenuta la ricevuta della comunicazione correttiva vi è l annullamento automatico del file inviato in precedenza che non potrà più essere ripristinato. 29

30 Termine per la comunicazione Entro il termine previsto per l invio dell impronta dell archivio informatico relativa al periodo d imposta in corso al 1 gennaio 2010, devono essere inviate, distinte per periodo di imposta, le impronte riguardanti i periodi d imposta antecedenti a quello in corso al 1 gennaio Periodo d imposta 2004 Periodo d imposta 2009 Periodo d imposta 2010 entro 4 mesi scadenza termine presentazione dichiarazioni annuali (attualmente 30 settembre)

31 Firme elettroniche: sempre più attorno a noi Le firme elettroniche sono utili, funzionali, e diverse a seconda delle loro caratteristiche. Finalmente si sono accorti della firma avanzata! La nostra categoria deve comprenderne meglio il funzionamento ed utilizzarla in modo più attento! 31

32 Pec: prossima scadenza L'art. 37 del Decreto Legge 9 febbraio 2012, n 5 (pubblicato sulla G.U. n 33 del 9 Febbraio supplemento ordinario - e in vigore dal 10 febbraio), ha previsto che le imprese costituite in forma societaria che, alla data del 10 febbraio 2012, non hanno ancora indicato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata al Registro Imprese, debbano provvedere entro il 30 giugno La pec ed il commercialista 32

33 La fattura elettronica obbligatoria L. 244/2007 (L.F. 2008) art. 1, co Imprese e professionisti Amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196, nonché con le amministrazioni autonome Fornitori Enti pubblici nazionali Regioni e Province autonome sono obbligati a: EMETTERE, TRASMETTERE, CONSERVARE ed ARCHIVIARE le fatture esclusivamente in formato elettronico 33

34 Pagamenti vietati a chi non si adegua Amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196, nonché con le amministrazioni autonome NON potranno accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea effettuare pagamenti, anche parziali, se non ricevono la fattura in formato elettronico 34

35 Tali fatture non andranno D.Lgs. 52/04 conservate su carta le fatture elettroniche TRASMESSE O RICEVUTE in forma elettronica devono essere archiviate nella stessa forma le fatture elettroniche TRASMESSE O RICEVUTE in forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica 35

36 A quando l obbligo? 1 gennaio 2008: con la Legge finanziaria 2008 nasce l obbligo di adozione della fattura elettronica nel Bto-G; 31 marzo 2008: con il DM viene individuato il gestore di interscambio delle fatture elettroniche (Ag. Entrate e Sogei) 31 ottobre 2008: le regole operative non sono state emanate 36

37 Pagamenti delle fatture meno costosi per le aziende Con l'introduzione delle nuove regole i clienti avranno la possibilità di utilizzare un solo conto corrente per effettuare pagamenti in euro da e verso tutti i paesi Sepa (da recepire entro il 1 febbraio 2014) Si potrà pagare una fattura in un Paese con un conto aperto in un altro 37

38 Grazie per l attenzione Per approfondimenti su queste tematiche Vi invito al convegno del 23/11/2012 al Politecnico di Torino dell Associazione ICT Dott.Com (scaricare invito nella home page Iscrivetevi all Associazione ed entrate a studiare con noi! Paola Zambon paolazambon (at) taxlawplanet.net 38

39 Gruppo di Lavoro E-commerce Information & Communication Technology dell'ordine dei Dottori Commercialisti ed esperti contabili di Ivrea - Pinerolo - Torino Copyright Il presente lavoro è ad uso didattico per i colleghi iscritti all Ordine dei Dottori Commercialisti ed esperti contabili di Torino. Ogni altro uso non autorizzato non è consentito. In caso di dubbi scrivere a: o a

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