CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO SERVIZIO DI SUPPORTO ALLE ATTIVITA DI COMUNICAZIONE SULL AZIONE DEL COMUNE DI ANCONA

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1 CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO SERVIZIO DI SUPPORTO ALLE ATTIVITA DI COMUNICAZIONE SULL AZIONE DEL COMUNE DI ANCONA Art. 1 - Oggetto e finalità dell appalto Il presente capitolato speciale disciplina il servizio in oggetto finalizzato a sviluppare le attività di comunicazione del Comune di Ancona. In particolare l attività di comunicazione deve tendere a: - definizione di una campagna base di comunicazione dell amministrazione, che caratterizzi l attività del Comune connessa al programma di mandato del Sindaco e che identifichi in modo strutturato e continuativo le azioni di attuazione del mandato stesso; - definizione della modulazione annuale di tale campagna base, coerentemente con gli indirizzi e gli obiettivi specifici di governo; - una serie di attività correlate ai suddetti punti e dal taglio fortemente strategico, descritti nel dettaglio all art. 2 del presente capitolato. Art. 2 - Descrizione delle attività In funzione di quanto previsto al precedente articolo 1, le attività minime richieste sono le seguenti: redazione, in collaborazione con gli uffici competenti, di un piano di comunicazione dell ente che indichi gli obiettivi prioritari, target, metodi, strumenti che identifichi in modo strutturato e continuativo le azioni per l attuazione del programma di mandato del sindaco; progettazione e gestione on line della campagna base di comunicazione; elaborazione di un logo e di un pay off in grado di caratterizzare e rendere riconoscibile la attività del Comune di Ancona connessa al programma di mandato del Sindaco; realizzazione e gestione di sottocampagne di comunicazione su temi di particolare interesse e/o necessità; definizione dei format generali grafici e della corporate identity da utilizzare in tutte le campagne di informazione e comunicazione del Comune; definizione dei criteri linguistici da utilizzare in tutte le campagne di informazione e comunicazione del Comune; individuazione, di concerto con l amministrazione, delle sotto-campagne relative a temi specifici e collaborazione alla definizione dei relativi capitolati; affiancamento agli amministratori nella gestione della relazione con i media, e, in particolare: analisi quotidiana del contenuto dei media da rassegna stampa fornita; programmazione delle presenze sui media; coordinamento con l ufficio stampa comunale per l organizzazione di incontri con i media; allargamento della platea mediatica attraverso specifiche attività relazionali; attività di copywriting del materiale off line e on line. Per lo svolgimento di queste attività è richiesta la presenza in sede di almeno un operatore per due riunioni settimanali. gestione on line della campagna base di comunicazione e della sua modulazione annuale attraverso gli strumenti ritenuti necessari tra i quali in particolare, proposte grafiche e contenutistiche, finalizzazione e realizzazione della proposta scelta per un sito/blog internet dedicato alla modulazione annuale della campagna base di comunicazione dell amministrazione; proposte per un piano editoriale di story telling relativo al sito/blog e finalizzazione e realizzazione della proposta scelta, con uscite di articoli/contenuti multimediali a cadenza almeno settimanale; proposte grafiche e contenutistiche, finalizzazione e realizzazione della proposta scelta per una pagina facebook dedicata alla campagna base di comunicazione dell amministrazione e alla sua modulazione annuale;

2 creazione di un account twitter per la campagna di base di comunicazione dell amministrazione e per la sua modulazione annuale; proposte di un piano editoriale social connesso al sito/blog e realizzazione della proposta scelta che deve prevedere: un numero minimo di 2 post fb e 4 tweet a settimana sui contenuti della campagna, articolati tra testi scritti, contenuti multimediali, link a siti di riferimento, note, creazione di eventi e altro; gestione continuamente aggiornata della privacy sui social network secondo le indicazioni dell amministrazione; consulenza per la gestione delle conversazioni su facebook e twitter conformemente alle indicazioni dell amministrazione per fornire una risposta a una domanda e/o a un commento che richieda risposte; monitoraggio della conversazione sui principali social network, tra i quali obbligatori facebook e twitter e intervento nelle conversazioni laddove ritenuto necessario, concordemente con le linee direttive dell amministrazione; creazione dei contenuti da utilizzare sui social network relativamente agli appuntamenti pubblici principali dell amministrazione. Eventuale apertura di account su social network ulteriori (youtube, flickr, e altri) con relativo piano editoriale. formazione iniziale, per un minimo di 8 ore, per un numero di 4 dipendenti del Comune; organizzazione dell attività di disseminazione e dialogo off line con in territorio attraverso la programmazione, calendarizzazione e messa in opera di assemblee, incontri pubblici dedicati a specifici temi e/o a specifiche aree della città; rilevamento e monitoraggio dei bisogni di informazione ai fini della costruzione di strumenti e canali sempre nuovi che supportino adeguatamente le pratiche messe in atto dall amministrazione in chiave di partecipazione; interazione con le attività di comunicazione istituzionale on line e non; produzione del materiale multimediale necessario a quanto sopra con un minimo di 1 video relativo alla corporate identity in formato HD e 2 mini-video. Tutte le attività sopra elencate devono essere svolte in raccordo con gli interlocutori interni designati dal Comune di Ancona i cui nominativi verranno comunicati all aggiudicatario dal Responsabile del Procedimento. Art. 3 - Durata del contratto Il contratto decorre dalla data della sua sottoscrizione ovvero dalla data del verbale di esecuzione anticipata del contratto in via d urgenza e fino al 30 aprile Art. 4 - Tempi e modalità di esecuzione L aggiudicatario è tenuto a svolgere le attività previste nel presente capitolato e quelle indicate nell offerta tecnica secondo i tempi e le modalità richieste dal committente. Art. 5 - Importo a base di gara e importo contrattuale L importo a base di gara è determinato in euro (settantacinquemila) oltre oneri fiscali e previdenziali. L importo complessivo contrattuale è quello derivante dall'applicazione del ribasso percentuale offerto dall'aggiudicatario in sede di gara sull'importo a base di gara, oltre oneri fiscali e previdenziali.

3 Art. 6 - Revisione prezzi La revisione prezzi di cui all art. 115 del d. lgs. 163/2006 e successive modificazioni non potrà operare prima del decorso del primo anno di durata contrattuale, non ha efficacia retroattiva e viene operata su istanza adeguatamente motivata della parte interessata, a seguito di apposita istruttoria condotta dal responsabile del procedimento sulla base dei dati di cui all'art. 7, comma 4, lettera c) e comma 5 del citato d. lgs. 163/2006 e successive modificazioni. Qualora non siano disponibili costi standardizzati editi dall'osservatorio, sarà utilizzato l indice di variazione dei prezzi per le famiglie di operai e di impiegati (indice FOI) pubblicato dall ISTAT. Art. 7 - Fatturazione e pagamento corrispettivo Il corrispettivo per la realizzazione del servizio di cui all art. 1 e 2 del presente capitolato, è quello indicato dall'aggiudicatario nell offerta economica presentato in sede di partecipazione alla procedura di gara. II corrispettivo viene erogato, previa presentazione di regolari fatture e sulla base delle prestazioni effettivamente svolte. Il pagamento da parte del Comune è effettuato entro 30 (trenta) giorni dal ricevimento delle fatture, a cadenza semestrale, qualora dovessero esservi ritardi nella liquidazione per incompletezza o irregolarità delle fatture o carenza di DURC aggiornato e regolare, nulla è dovuto all appaltatore. Comunque non potranno essere corrisposte somme superiori al 25% dell importo totale dell appalto per gli anni e Il saldo sarà corrisposto entro 60 giorni dalla conclusione del contratto, previa presentazione di regolare fattura. Per l anno 2015 la corresponsione del 25% dell importo totale dell appalto è in ogni caso subordinata all avvenuta presentazione ed accettazione da parte dell amministrazione del piano generale di comunicazione. Le fatture oltre a tutti gli altri dati obbligatori per legge, dovranno tassativamente contenere: codice identificativo gara (CIG); l impegno di spesa; codice unico ufficio. Nel caso in cui le fatture ricevute presentino delle irregolarità, il termine stabilito per il pagamento decorrerà dalla data di ricevimento del documento corretto. Art. 8 - Modalità di pagamento del corrispettivo I pagamenti sono effettuati mediante bonifico sul conto/ti corrente/ti dedicato/i al presente appalto in oggetto, comunicato/i dall aggiudicatario ai sensi dell art.3, comma 7, Legge 13 agosto 2010 n.136 e successive modificazioni. L aggiudicatario è obbligato a comunicare al Comune ogni modifica relativa ai dati trasmessi. Le commissioni bancarie applicate per l'esecuzione del bonifico a seguito del mandato di pagamento, saranno a carico dell appaltatore. Art. 9 - Obblighi di tracciabilità Ai sensi e per gli effetti dell'art. 3, comma 8 della Legge 13 agosto 2010 n. 136, l aggiudicatario si impegna a rispettare puntualmente quanto previsto dalla predetta legge in ordine agli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari. Art Penali Per ogni inadempimento formalmente contestato dal responsabile del procedimento nell esecuzione

4 del servizio, verrà applicata una penale pari all 1 (uno) per mille dell intero importo contrattuale. Art DUVRI e costi per la sicurezza Non sono stati riscontrati rischi da interferenza nell esecuzione dell appalto e pertanto non si è reso necessario provvedere alla redazione del DUVRI. Non sussistono conseguentemente costi per la sicurezza. Art. 12 Obblighi a carico dell affidatario L affidatario ha l obbligo di: 1) garantire l esecuzione delle attività previste dall incarico con i tempi e le modalità richieste dal committente; quest ultimo potrà richiedere al soggetto affidatario che attività e servizi oggetto del presente bando vengano svolti anche presso la propria sede negli orari di apertura degli uffici comunali, qualora ciò sia richiesto dalla peculiare importanza e complessità del singolo evento/progetto/servizio; 2) utilizzare per la realizzazione delle attività di cui sopra, esclusivamente proprio personale; 3) avvalersi per la realizzazione delle attività oggetto del presente appalto di proprie attrezzature, salvo i casi in cui il Comune metta a disposizione personal computer, software ed altri strumenti informatici per la gestione di informazioni e della comunicazione; 4) trasferire al committente la proprietà del lavoro effettuato che non potrà essere, a sua volta ceduto a terzi neppure a titolo gratuito; 5) garantire la continuità operativa del servizio nei luoghi di esecuzione previsti; 6) non modificare per tutta la durata contrattuale il personale indicato per l espletamento dei singoli servizi, salvo un esplicita autorizzazione del Comune di Ancona. 7) nominare il Referente tecnico Coordinatore per i rapporti con il Comune con i compiti indicati al successivo art. 14; 8) garantire l integrazione fra i servizi in oggetto, gli altri servizi dell Amministrazione comunale e delle Amministrazioni con cui sono state attivate collaborazioni e i progetti e le attività promosse anche in collaborazione con altri enti, istituzioni (coordinamenti regionali e/o provinciali, campagne informative, ecc.) società partecipate del Comune ecc. anche attraverso la partecipazione degli operatori a momenti di coordinamento e ad incontri specifici, secondo modalità da concordare fra i Referenti dell impresa e il Dirigente comunale competente; 9) farsi carico di tutti gli oneri, di carattere organizzativo, gestionale e finanziario, necessari per la realizzazione delle attività ordinarie e delle specifiche iniziative programmate che dovranno, comunque, essere preliminarmente approvate dall Amministrazione comunale; 10) aderire alle verifiche disposte in qualsiasi momento dal Dirigente comunale competente, allo scopo di controllare la corretta esecuzione e l esatto adempimento degli obblighi assunti con il presente appalto; produrre, in particolare, tutte le documentazioni del caso sulla propria attività e su quella dei propri operatori impegnati nel servizio, a semplice richiesta del Dirigente competente; 11) assumere l onere contributivo degli operatori impiegati nella gestione del servizio secondo parametri stabiliti dal C.C.N.L. del settore, nel rispetto delle normative e degli accordi vigenti in materia nel territorio quanto a corrispettivo, inquadramento, responsabilità; 12) farsi carico di tutte le spese necessarie, relative alla presenza dei propri operatori nei luoghi di svolgimento delle attività ed alla loro formazione e aggiornamento professionale, permanente e specifica, assicurando la loro sostituzione per assicurare la continuità del servizio con personale in possesso degli stessi requisiti; 13) confermare necessariamente, preliminarmente alla stipulazione del contratto (se non già effettuato in sede di gara), il referente tecnico coordinatore;

5 14) tenere attiva una sede organizzativa nel territorio comunale, da attivare entro 30 giorni dalla stipula del contratto e garantire una reperibilità quotidiana dalle ore 8.00 alle ore 24.00; 15) conoscere i software in dotazione e quelli eventualmente acquisiti in futuro Art Formazione operatori 1. L aggiudicatario deve operare affinché gli operatori siano sempre consapevoli del ruolo da loro svolto nei servizi in oggetto, sulla base degli indirizzi e degli obiettivi indicati dal Comune e adeguatamente preparati sulla normativa e sulle tematiche relative alla comunicazione dei servizi in oggetto. A questo scopo l appaltatore si impegna a presentare, entro il 30 novembre di ogni anno, il piano di formazione degli operatori per l anno seguente, con proposta motivata sulla base delle necessità emerse nel corso dell anno e/o dell evoluzione del settore della comunicazione. 2. La formazione può essere: a. generale, sulla comunicazione, b. specifica, finalizzata all approfondimento dei singoli servizi oggetto dell appalto c. formazione aggiuntiva non prevedibile 3. La formazione annuale, sia per gli operatori destinati all appalto dall aggiudicatario sia per quelli del Comune deve essere di almeno 30 (trenta ore) per ciascuno e può essere rivolta all intero gruppo di operatori o a piccoli gruppi per singoli temi. La formazione deve essere a misura, ovvero definita sulla base delle necessità dei singoli servizi. 4. Le spese per l organizzazione della formazione sono a carico dell appaltatore Art. 14 Rapporto con referente coordinatore 1. L aggiudicatario deve nominare il Coordinatore quale referente tecnico per i rapporti con il Dirigente comunale e con l Assessore competente, per tutto quanto riguarda il presente appalto. In particolare per ciò che concerne: a) tutti gli adempimenti e le necessità connessi all appalto per il buon funzionamento del servizio; b) il monitoraggio e la verifica dell effettivo svolgimento delle attività, d intesa con il referente dell Amministrazione; c) il rendiconto e la gestione di quanto definito al punto precedente attraverso report periodici inviati al Dirigente comunale. Art. 15 Affiancamento subentrante 1. Alla scadenza del contratto connesso con il presente capitolato, l aggiudicatario si impegna a prestare la massima collaborazione ai fini di un adeguato trasferimento di informazioni e documentazione all eventuale affidatario subentrante, secondo modalità e tempi concordati con il Comune, ed il certificato finale di conformità verrà rilasciato al completamento della collaborazione, derogando dal termine previsto dal comma 1 dell art. 313 del d.p.r. 207/2012. Art. 16 Personale utilizzato nell esecuzione del servizio. Nell esecuzione del servizio l aggiudicatario dovrà avvalersi di almeno una o più figure professionali con le seguenti caratteristiche: 1 presenza di almeno un esperto senior, con funzione di capo progetto/coordinatore, con almeno

6 dieci anni di esperienza nel settore della comunicazione di cui almeno cinque nell ambito della comunicazione destinata a tematiche pubbliche ed istituzionali; 2 esperienza nell attività di copywriting, ovvero nella redazione di testi destinati alla comunicazione ed alla pubblicità (stampa, video e web); 3 esperienza nell organizzazione di eventi con attività nel campo delle campagne di comunicazione istituzionale e della realizzazione di eventi legati all attività del settore pubblico; 4 esperienza nell attività di social media strategist, con competenza e padronanza dei nuovi strumenti di comunicazione (face book, twitter, youtube etc.); 5 esperienza nel settore della grafica con almeno cinque anni di attività nel campo della produzione artistica orientata alla progettazione ed alla realizzazione di prodotti di comunicazione visiva per pubbliche amministrazioni. La sostituzione di queste figure dovrà essere comunicata ed autorizzata dal Comune di Ancona che verificherà la corrispondenza delle competenze ed esperienze possedute dal sostituto rispetto a quelle indicate nell offerta tecnica nonché a quelle di cui al presente articolo. Le dichiarazioni del possesso delle competenze di cui al presente articolo dovranno essere rese dall offerente nella forma della dichiarazione sostitutiva dì atto di notorietà. Art Riservatezza L aggiudicatario si impegna, per sé e i suoi dipendenti, collaboratori, consulenti a mantenere la massima riservatezza sui dati e le informazioni di cui verrà a conoscenza, a qualsiasi titolo, in relazione all esecuzione e in ogni caso per effetto del servizio in oggetto Art. 18 Proprietà delle risultanze del servizio Come già indicato al precedente art. 12 tutti i prodotti previsti e non previsti realizzati dall Aggiudicatario nell ambito dell esecuzione del servizio oggetto del presente capitolato rimarranno di esclusiva titolarità del Comune di Ancona. L aggiudicatario è tenuto a consegnarli nella loro interezza sia su supporto cartaceo che su supporto informatico ove possibile L aggiudicatario è tenuto altresì a fornire al Comune di Ancona tutto il materiale necessario all effettivo sfruttamento di detti diritti di titolarità esclusiva nonché a sottoscrivere tutti i documenti necessari all eventuale trascrizione di detti diritti a favore dell Amministrazione in eventuali registri o elenchi pubblici. L aggiudicatario riconosce espressamente che tali diritti nonché tutti i contenuti realizzati apparterranno all Amministrazione in modo perpetuo, illimitato e irrevocabile, senza alcun onere aggiuntivo. Art. 19 Cauzione A garanzia della esatta esecuzione degli obblighi assunti, l aggiudicatario dovrà provvedere a costituire una garanzia fideiussoria ai sensi dell art. 113 del decreto legislativo n. 163/2006 e successive modificazioni. La garanzia fideiussoria deve prevedere espressamente: la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale; la rinuncia all eccezione di cui all art. 1957, comma 2, del codice civile;

7 l operatività della garanzia entro 15 giorni, a semplice richiesta scritta della stazione appaltante la competenza del Foro di Ancona per eventuali controversie tra il Comune di Ancona e il garante; cessazione degli effetti della garanzia fideiussoria in seguito a comunicazione di svincolo da parte del Comune di Ancona. Qualora in seguito all applicazione delle penali, l ammontare della cauzione dovesse ridursi, l aggiudicatario dovrà provvedere al reintegro entro il termine di quindici giorni dal ricevimento della relativa richiesta da parte del Comune di Ancona. Art. 20 Subappalto L aggiudicatario potrà avvalersi in sede di offerta della facoltà di subappaltatore le attività oggetto del presente capitolato nei limiti del 30% dell importo complessivo contrattuale. Il subappalto soggiace alle disposizioni di cui all art. 118 del d.lgs. n. 163/2006 e successive modificazioni e del d.p.r. 207/2010 e successive modificazioni. Nel caso in cui l aggiudicatario si sia avvalso in sede di offerta di detta facoltà è obbligato a trasmettere, entro 20 giorni dalla data di ciascun pagamento effettuato nei suoi confronti, copia delle fatture quietanzate relative ai pagamenti da esso via via corrisposti al subappaltatore con l indicazione delle ritenute di garanzia effettuate. Qualora l affidatario non trasmetta le fatture quietanzate del subappaltatore entro il predetto termine, il Comune potrà sospendere il successivo pagamento a favore dell aggiudicatario. Art. 21 Divieto di cessione del contratto e cessione dei crediti Il contratto non può essere ceduto a pena di nullità. Le cessioni di crediti soggiacciono alle disposizioni di cui all art. 117 del d.lgs. n. 163/2006 e successive modificazioni. La cessione dei crediti sono soggette alle norme sulla tracciabilità di cui alla legge n. 136/2010 e successive modificazioni e al decreto legge n. 35 del 8 aprile 2013 convertito in legge n. 64 del 6 giugno Art. 22 Responsabilità L'aggiudicatario assume in proprio ogni responsabilità per danni derivanti a persone o beni, tanto dell'aggiudicatario stesso quanto del Comune e/o di terzi, dalla mancata o non corretta esecuzione del servizio. Art. 23 Controversie - Foro competente Eventuali controversie derivanti dal presente contratto saranno devolute alla competenza esclusiva del Foro di Ancona. Art. 24 Recesso del Comune per sopravvenuta disponibilità convenzioni Consip Il Comune, ai sensi dell art. 1 comma 13 del d.lgs n. 95/2012, convertito in legge n. 135/2012, si riserva la facoltà di recedere dal contratto, previa comunicazione e con un preavviso non inferiore a 15 (quindici) giorni, qualora relativamente al servizio in oggetto accerti la disponibilità di nuove convenzioni Consip che rechino condizioni più vantaggiose rispetto a quelle offerte in sede di gara e l' aggiudicatario non sia disposto ad una revisione del prezzo in conformità ad esse. In caso di recesso verranno pagate all'aggiudicatario le prestazioni già eseguite oltre il 10% (dieci per cento) di quelle non ancora eseguite.

8 Art Estensione degli obblighi di condotta previsti per i dipendenti pubblici. L aggiudicatario prende atto dell esistenza del codice di comportamento dei dipendenti pubblici emanato con d.p.r. n. 62 del 16/04/2013 e del codice di comportamento integrativo del Comune di Ancona e si obbliga a osservare e a far osservare ai propri personale e collaboratori a qualsiasi titolo, per quanto compatibili con il ruolo e l attività svolta, gli obblighi di condotta in essi previsti. Art Clausola risolutiva espressa Il Comune di Ancona potrà risolvere di diritto il contratto, ai sensi dell'art del codice civile, senza obbligo di preventiva costituzione in mora o altra formalità, previa dichiarazione da comunicarsi tramite pec, all aggiudicatario nei seguenti casi : a) mancato rispetto degli obblighi derivanti dal codice di comportamento dei dipendenti pubblici emanato con d.p.r. n. 62 del 16/04/2013 e del codice di comportamento adottato dal Comune di Ancona con deliberazione della Giunta comunale n.419 del 30 dicembre 2013; b) mancato rispetto degli obblighi di cui all'art. 3 della legge 13 agosto 2010 n. 136 e successive modificazioni; c) ammontare complessivo delle penali superiore al 10% dell importo contrattuale. E fatto, comunque, salvo il risarcimento del maggior danno Art. 27 Assenza di cause di incompatibilità Ai sensi dell'art. 53, comma 16 ter, del decreto legislativo 30 marzo 2001 n. 165 e successive modificazioni l aggiudicatario, con la sottoscrizione del contratto di appalto, attesta di non aver concluso contratti di lavoro subordinato o autonomo e comunque di non aver attribuito incarichi, nel triennio successivo alla cessazione del rapporto, a ex dipendenti del Comune che hanno esercitato poteri autoritativi o negoziali, negli ultimi tre anni di servizio, per conto dell'ente nei confronti dell aggiudicatario medesimo. Art.28 Trattamento dei dati personali I dati forniti dall aggiudicatario saranno trattati, ai sensi del decreto legislativo 30 giugno 2003 n.196 e successive modificazioni, saranno trattati dal Comune, anche con strumenti informatici, unicamente per lo svolgimento degli adempimenti di istituto, di legge e di regolamento correlati al contratto ed alla gestione amministrativa e contabile del rapporto contrattuale. Art Recesso dell Amministrazione comunale L Amministrazione comunale potrà recedere dal contratto in qualsiasi momento per sopravvenute ragioni di interesse pubblico connesse al mantenimento degli equilibri economico/finanziari di bilancio, con preavviso di 15 (quindici) giorni solari da comunicarsi all aggiudicatario mediante posta elettronica certificata. In tal caso l' aggiudicatario avrà diritto, anche in deroga all art del codice civile, esclusivamente al pagamento delle prestazioni regolarmente eseguite secondo il corrispettivo e le condizioni contrattuali stabilite per l esecuzione del servizio. L aggiudicatario non potrà avanzare alcuna richiesta di indennizzo, compensi aggiuntivi o risarcimento danni. Art. 30 Spese Tutte le spese relative al contratto sono a carico dell Aggiudicatario.

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