Scheda Tecnica Prodotto Postaraccomandata Internazionale

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1 Scheda Tecnica Prodotto Postaraccomandata Internazionale LUGLIO 2013

2 INDICE 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE TERMINI E DEFINIZIONI DOCUMENTI ALLEGATI GENERALITÀ CARATTERISTICHE POSTA RACCOMANDATA INTERNAZIONALE CONDIZIONI D ACCESSO MODALITÀ DI ADESIONE COSA SPEDIRE COSA NON SPEDIRE DOVE SPEDIRE DESTINAZIONI, QUALITÀ E TEMPISTICA DI RECAPITO CARATTERISTICHE DELL INVIO FORMATI E DIMENSIONI CARATTERISTICHE DEGLI INVII LAY-OUT DELL INVIO LAYOUT FRONTE DELL INVIO RACCOMANDATA INTERNAZIONALE ZONA AFFRANCATURA Affrancatura con modalità SMA Macchine affrancatrici (MAAF) Conti di Credito BLOCCO INDIRIZZO Posizionamento Blocco Indirizzo Specifiche Tipografiche del Blocco Indirizzo Zona di rispetto del Blocco Indirizzo Blocco indirizzo mittente BLOCCO CODICE A BARRE SERVIZI ACCESSORI AVVISO DI RICEVIMENTO CONTRASSEGNO Lay-out Fronte dell invio in contrassegno Lay-out Retro dell invio in contrassegno Caratteristiche busta trasparente

3 8 INVIO DI MERCE DOGANA Modello CN Modello CN AUTORIZZAZIONE ALLA STAMPA IN PROPRIO MODALITÀ DI AFFRANCATURA E PAGAMENTO SMA (SENZA MATERIALE AFFRANCATURA) MACCHINE AFFRANCANTRICI (MAAF) Affrancatrici tradizionali Affrancaposta (affrancatura meccanica con macchine affrancatrici a ricarica da remoto) CONTI DI CREDITO MODALITÀ DI ACCETTAZIONE E CONTROLLI DISTINTE DI SPEDIZIONE CENTRI DI ACCETTAZIONE ORA LIMITE DI ACCETTAZIONE SPECIFICHE DI CONFENZIONAMENTO E ALLESTIMENTO ALLESTIMENTO SCATOLE Criteri per l aggregazione degli invii in scatole CRITERI PER LE AGGREGAZIONI DEGLI INVII CRITERI DI AGGREGAZIONE DELLE SCATOLE IN PALLETS APPENDICE FORMATO STANDARD FORMATI BUSTA MATERIALE BUSTA E CARTOLINA MATERIALE DELLA FINESTRA ADESIVI E LEMBI DI CHIUSURA SCORRIMENTO DELL INSERTO ALL INTERNO DELL INVIO CON FINESTRA MODALITÀ DI CONFEZIONAMENTO INVII CON CONTENUTO DIVERSO DAL CARTACEO ZONE TARIFFARIE

4 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo del presente documento è quello di descrivere le caratteristiche tecniche e le modalità di allestimento del prodotto Posta Raccomandata Internazionale spedita dalla Clientela che presenta gli invii presso i Centri destinati all accettazione Grandi Clienti di SP. 2 TERMINI E DEFINIZIONI Sigla ASTM CMP Condensati (caratteri) Fincatura Fronte dell invio Gloss Haze Interlinea ISO Pantone Retro dell invio SMA SP Trasmittanza UNI EN Descrizione American Society for Testing and Materials Centro di Meccanizzazione Postale Spaziatura ridotta dei caratteri che compongono una parola Griglia, tratteggio, reticoli o taglio tratteggiato Lato della busta senza lembi di chiusura Misura della riflessione Misura della opacità Spazio tra le righe dell indirizzo International Organisation for Standardisation Sistema di riferimento internazionale per la selezione, la specifica, l'individuazione e il controllo dei colori Lato della busta con i lembi di chiusura Senza Materiale Affrancatura Servizi Postali Frazione di luce di una determinata lunghezza d onda che attraversa un materiale Ente Nazionale Italiano di Unificazione 2.1 DOCUMENTI ALLEGATI a) Scheda tecnica di Prodotto CN07 b) Scheda tecnica di Prodotto Codice a Barre 3 di 9 c) All.3 del DM 19 Giugno GENERALITÀ 3.1 CARATTERISTICHE POSTA RACCOMANDATA INTERNAZIONALE Posta Raccomandata Internazionale è il servizio universale tracciato per l estero di Posteitaliane per l invio di comunicazioni e documenti con le seguenti caratteristiche: Capillarità: il servizio è disponibile in tutti gli Uffici Postali 4

5 Sicurezza: certificazione legale dell'avvenuta spedizione e consegna direttamente al destinatario o a un suo incaricato Tranquillità: è previsto, nei limiti del valore dichiarato, un indennizzo nel caso di perdita, manomissione, danneggiamento totale o parziale Di facile utilizzo: modalità semplificate di affrancatura senza particolari prelavorazioni o allestimenti Tracciatura: tracciatura fino alla consegna nel paese di destino disponibile per l elenco dei paesi presenti sul sito Per il resto del mondo la tracciatura è disponibile fino al confine italiano. Gli invii possono essere localizzati in qualsiasi momento telefonando al Call Center o collegandosi al sito internet prova di consegna: ove sia richiesto il servizio accessorio dell Avviso di Ricevimento (CN 07) riscossione somma: all atto della consegna, ove sia richiesto il servizio accessorio di contrassegno e per alcuni paesi modalità di affrancatura: con l impronta di macchine affrancatrici, altri strumenti meccanici/elettronici presso il cliente o presso Poste Italiane ovvero senza materiale affrancatura; giacenza: gli invii di Posta Raccomandata Internazionale per i quali non è stata possibile la consegna sono tenuti in giacenza dalle amministrazioni di destinazione per un periodo che dura al massimo 30 giorni (dipende dalla regolamentazione del paese di destino). Le amministrazioni postali dei paesi esteri assicurano il rinvio degli oggetti che non sono stati recapitati per qualsiasi causa. Il rinvio deve avere luogo immediatamente per gli invii rifiutati dal destinatario o il cui recapito è stato impossibile. restituzione al mittente: l invio per il quale non e' stato possibile eseguire il recapito sarà restituito al mittente con l indicazione del motivo del mancato recapito: invio rifiutato, indirizzo insufficiente, inesatto, inesistente, oppure per destinatario irreperibile, sconosciuto, deceduto, o trasferito. 4 CONDIZIONI D ACCESSO 4.1 MODALITÀ DI ADESIONE Il Cliente per spedire la Posta Raccomandata Internazionale deve sottoscrivere tramite le strutture commerciali di Poste Italiane gli specifici contratti previsti. 4.2 COSA SPEDIRE Puoi inviare lettere, comunicazioni, documenti, libri fino a 2 kg e pacchetti contenenti piccole quantità di merci e campioni senza valore commerciale. 4.3 COSA NON SPEDIRE Sono esclusi denaro, oggetti preziosi, carte di valore esigibili al portatore. Non è consentito spedire oggetti che possano cagionare danno o possano costituire pericolo per le persone o per le cose. Tutto ciò che è proibito dalla legge vigente in Italia e nei paesi di destinazione. 5

6 4.4 DOVE SPEDIRE I punti di accesso alla rete postale degli invii di Posta Raccomandata Internazionale sono pubblicati sul sito web di Poste Italiane 4.5 DESTINAZIONI, QUALITÀ E TEMPISTICA DI RECAPITO Posta Raccomandata Internazionale può essere spedita in tutto il mondo. I tempi di consegna della Posta Raccomandata Internazionale, in considerazione della grande diversificazione esistente tra Paese e Paese, sono da considerarsi orientativi: Destinazioni Tempi medi di consegna* Posta Raccomandata Internazionale Europa Paesi del Bacino del Mediterraneo Nord America Africa, Asia, Americhe 6 giorni lavorativi*, più quello di spedizione nell 85% degli invii 10 giorni lavorativi più quello di spedizione per l 85% degli invii 14 giorni lavorativi più quello di spedizione per l 85% degli invii 15/20 giorni lavorativi più quello di spedizione per l 85% degli invii Oceania 14 giorni lavorativi più quello di spedizione per l 85% degli invii * I tempi di recapito sono comunque dipendenti dall organizzazione del recapito del paese di destino. I giorni festivi non sono computati nei tempi di consegna. Eventuali modifiche saranno comunicate all Autorità di Regolamentazione del settore postale e pubblicate sul sito web citato. Per il confezionamento degli invii verso lo Stato del Vaticano e Repubblica di San Marino il cliente può fare riferimento all All.3 del DM 19 Giugno 2009 relativamente a Standard e Formati degli invii raccomandati e assicurati Retail per l interno. 6

7 5 CARATTERISTICHE DELL INVIO Di seguito vengono riportate le caratteristiche dell invio, necessarie per accedere al servizio Raccomandata Internazionale. 5.1 FORMATI E DIMENSIONI Per gli invii di Posta Raccomandata diretti nel territorio internazionale, sono previsti tre formati le cui dimensioni sono riportate nella successiva tabella. Formati Dimensioni minime Dimensioni massime invii standard Dimensioni massime Peso massimo Invii di forma cilindrica 140 mm di lunghezza e 90 mm di larghezza 235 mm di lunghezza, 120 mm di larghezza, 5 mm di spessore e 20 gr di peso lunghezza + larghezza + spessore = 900 mm ( la dimensione maggiore non può superare i 600 mm) 2 kg lunghezza + due volte il diametro compreso tra 170 mm e 1040 mm, dimensione più grande compresa tra 100 mm e 900 mm 7

8 5.2 CARATTERISTICHE DEGLI INVII Di seguito si riporta la tabella nella quale sono indicate le caratteristiche degli invii standard. Ogni invio deve essere perfettamente chiuso su tutti i lati. Materiale Requisiti indirizzo Contenuti Carta Zona bianca Buste: bianche o comunque chiare. Se cartoline: grammatura min: 190g/mq. Fascia di 25mm sul margine inferiore della busta ridotta a 15 mm in corrispondenza dell indirizzo (vedi immagine allegata). Posizionamento In basso a destra rispettando la zona bianca. Struttura Un indirizzo deve contenere da tre a cinque righe. - 1 riga: destinatario - 2 riga: facoltativa per informazioni aggiuntive s ul destinatario - 3 riga: facoltativa per informazioni aggiuntive sull'edificio (scala, piano, interno) - 4 riga: via, nome della via, numero civico (in alternativa casella postale) - 5 riga: cap, località, sigla provincia - 6 riga: Stato Estero E necessario rispettare l ordine delle righe. La riga dello Stato Estero deve essere presente solo per la corrispondenza indirizzata all estero e deve contenere il nome dello stato estero in lingua italiana o in lingua originale 8

9 6 LAY-OUT DELL INVIO 6.1 LAYOUT FRONTE DELL INVIO RACCOMANDATA INTERNAZIONALE Sul fronte dell invio devono essere obbligatoriamente presenti i seguenti Elementi: 1. Riquadro per l affrancatura 2. Blocco indirizzo destinatario 3. blocco indirizzo mittente con eventuale Logo 4. il blocco codice a barre per la tracciatura (par. 6.4 ) Di seguito si riporta l immagine esemplificativa del fronte dell invio Figura1: Esempio di fronte di un invio 6.2 ZONA AFFRANCATURA L affrancatura è posizionata sul fronte dell invio in un area denominata zona di affrancatura di dimensioni mm 80 x 40, misurata a partire dall angolo in alto a destra dell invio. A seconda della modalità di affrancatura scelta dal cliente tra quelle disponibili (SMA, MAAF, CC) si hanno differenti caratteristiche tecniche dell affrancatura, come riportato di seguito. In ogni caso, per i clienti contrattualizzati a spedire il prodotto Posta Raccomandata Internazionale non è consentito affrancare con i francobolli. 9

10 6.2.1 Affrancatura con modalità SMA Il Cliente che desidera effettuare spedizioni di Posta Raccomandata Internazionale utilizzando come modalità di affrancatura la SMA, deve riportare, mediante stampa nella zona riservata all affrancatura, il logo del prodotto ed i dati relativi all autorizzazione rilasciata da Poste alla stipula del contratto, (numero di autorizzazione e data di validità) come di seguito indicato. Il codice relativo all autorizzazione è obbligatorio e deve essere riportato sull invio all interno del logo. Il logo SMA di prodotto indicato nell immagine successiva deve essere realizzato in una delle seguenti dimensioni: 45 mm x 26 mm 35 mm x 20 mm Il logo deve essere sempre collocato sul medesimo lato del blocco indirizzo nell angolo in alto a destra dell invio. Figura 2 : Esempio di posizionamento logo sull invio 10

11 6.2.2 Macchine affrancatrici (MAAF) L impronta deve essere effettuata nella zona riservata all affrancatura. L indicazione Postage Paid Italy, dovrà essere inserita nell area dell impronta affrancatura MAAF Le macchine affrancatrici sono acquistate ed utilizzate prevalentemente dai Clienti che hanno: un notevole volume di posta da spedire, anche per conto di terzi spedizioni composte molto spesso da prodotti diversi esigenze di velocità di lavorazione spedizioni frequenti Conti di Credito L'affrancatura viene apposta direttamente da Poste Italiane. 6.3 BLOCCO INDIRIZZO Si definisce blocco indirizzo l insieme delle righe che compongono l indirizzo. Per comodità, nel seguito ci riferiamo al blocco indirizzo come al rettangolo che circoscrive le righe dell indirizzo, come mostrato nell esempio seguente: UNIVERSITÄT KONSTANZ UNIVERSITATSSTRASSE KONSTANZ GERMANY Gli standard per la composizione indirizzi sono riportati sul sito di Poste Italiane (vedi Il blocco indirizzo può essere: stampato direttamente sull invio; stampato su opportuna etichetta applicata successivamente sulla busta dell invio; collocato all interno dell invio e visibile attraverso una finestra trasparente il cui materiale è consigliabile che rispetti le caratteristiche definite al paragrafo

12 6.3.1 Posizionamento Blocco Indirizzo Il blocco indirizzo deve essere posizionato sull invio (vedi figura sotto): nell area di dimensioni 140x140 mm a partire dall angolo in basso a destra nel caso sia parallelo al lato lungo dell invio; nell area di dimensioni 140x140 mm a partire dall angolo in alto a destra nel caso sia parallelo al lato corto dell invio; ad una distanza di almeno 15 mm dai bordi Specifiche Tipografiche del Blocco Indirizzo Di seguito sono riportate le specifiche tipografiche di uso comune del blocco indirizzo destinatario: l indirizzo è dattiloscritto con inchiostro nero su area bianca. lo stile del carattere: è ammesso esclusivamente lo stile normale. non sono utilizzati altri stili quali: o grassetto, sottolineati o condensati; o giganti, grafici, gotici, corsivi o simili; o con abbellimenti (grazie o serif). il blocco indirizzo è libero da logotipi o scritte estranee (marchi di fabbrica, fincature, scritte in microcaratteri, referenti commerciali, codici, etc.). o la distanza tra due parole successive è compresa tra 1 e 3 caratteri. o l interlinea è singola e costante per tutte le linee dell indirizzo. o le righe dell indirizzo sono parallele. o le righe dell indirizzo sono allineate a sinistra. l inclinazione delle righe indirizzo rispetto alla base della lettera è contenuta entro un angolo di 5. non si lasciano righe vuote tra la prima e l ultima dell indirizzo. carattere (font) utilizzati: 12

13 6.3.3 Zona di rispetto del Blocco Indirizzo Per garantire l individuazione del blocco indirizzo da parte dei sistemi di lettura automatica, è consigliato mantenere delle zone di rispetto di: almeno 15 mm di larghezza sul lato destro e sul lato sinistro del blocco indirizzo; almeno 5 mm di larghezza sul lato superiore e sul lato inferiore del blocco indirizzo. Queste zone devono essere di colore bianco. 13

14 6.3.4 Blocco indirizzo mittente L eventuale blocco indirizzo mittente va apposto sul fronte dell invio nell angolo in alto a sinistra. La composizione dell indirizzo segue le medesime regole riportate nei paragrafi precedenti per quanto attiene all indirizzo del destinatario. In caso di presenza di avviso di ricevimento (CN07), dovrà essere apposta la scritta A.R in alto a sinistra della busta sotto l indirizzo del mittente. 6.4 BLOCCO CODICE A BARRE Su ogni invio deve essere riportato il codice a barre identificativo dell invio, secondo le specifiche e le numerazioni rilasciate da Poste. Le specifiche tecniche del codice a barre 3 di 9 alle quali attenersi per la stampa in proprio sono pubblicate sul sito Il codice a barre 3 di 9 presenta una lettera che identifica il prodotto ed è posta sul lato sinistro del codice stesso. La lettera R identifica il prodotto Raccomandato. Tale lettera deve essere scritta in maiuscolo utilizzando il Font Arial Grassetto altezza 6 mm. E prevista la possibilità, per il Grande Cliente che effettua la stampa in proprio del codice a barre di stampare in alternativa alla lettera R, di apporre sotto l indirizzo del mittente la scritta Recommandé (vedi figura 4). Poste Italiane offre due modalità alternative di apposizione del blocco codice a barre sugli invii: acquistando etichette adesive riportanti il codice a barre presso gli Uffici Postali o stampando in proprio il codice a barre, rispettando le modalità di autorizzazione indicate al paragrafo 9 Il blocco codice a barre deve essere riportato: sullo stesso lato del blocco indirizzo del destinatario ad una distanza di almeno 15 mm dal bordo sinistro e almeno 25 mm dal bordo inferiore della busta rispettando le zone di rispetto dell indirizzo, la zona affrancatura e la zona del mittente per quanto possibile, sul lato sinistro della busta sotto l'indirizzo del mittente con orientamento parallelo all indirizzo del destinatario. In funzione della tipologia di busta (con o senza finestre) il codice a barre deve essere stampato sull invio o sul foglio interno garantendone la visibilità e la leggibilità attraverso un apposita finestrella. 14

15 Di seguito un esempio di layout per la posta raccomandata internazionale Figura 3: Esempio di layout busta con codice a barre 3 di 9 senza finestre Figura 4: Esempio di layout busta con posizione scritta recommandè 15

16 Figura 5: Esempio di layout busta con posizione codice a barre 3 di 9 completa di tutti gli elementi 7 SERVIZI ACCESSORI 7.1 AVVISO DI RICEVIMENTO L Avviso di ricevimento (modello CN07): è una prova di avvenuta consegna, con data e firma del ricevente relativa all'invio di una raccomandata (vedi scheda tecnica CN07). Sull esterno della busta in caso di raccomandata con avviso di ricevimento deve comparire la scritta A.R. in alto a sinistra della busta sotto l indirizzo del mittente. Figura 6: Esempio di layout fronte busta con A. R. 16

17 MODELLO CN 07 (FRONTE) 17

18 7.2 CONTRASSEGNO Il servizio di Contrassegno è il servizio che permette di riscuotere, all atto della consegna dell invio al destinatario, l importo stabilito dal mittente. Il servizio è disponibile solo per alcuni paesi e per importi diversi, riportati sul sito Lay-out Fronte dell invio in contrassegno Sul fronte della busta deve comparire: a. la dicitura Remboursement e l indicazione sia in Euro che in DTS dell importo da rimborsare. b. dovrà essere applicata l etichetta triangolare CN29 (Cash-on-delivery, COD) preferibilmente sotto l indirizzo del mittente: il triangolo di colore arancione (pantone di riferimento 156u) con scritte nere (pantone di riferimento 433u) che indica il servizio accessorio contrassegno Figura 7 : Esempio di posizionamento CN29 sull invio 18

19 7.2.2 Lay-out Retro dell invio in contrassegno Il cliente deve accludere all invio il modello CN29 (TFP 3) precompilato utilizzando una busta a tasca trasparente autoadesiva posizionata sul retro dell invio. E necessario che il Modello CN29 (TFP 3) sia compilato in ogni sua parte con l importo da riscuotere ed i dati del mittente/beneficiario. Di seguito viene riportata, a titolo esemplificativo, uno schema di realizzazione del prodotto. Mod. CN 29 Busta trasparente Esempio Retro Invio 19

20 Esempio di CN 29 (TFP 3) Caratteristiche busta trasparente Di seguito si riportano le caratteristiche consigliate della busta trasparente. Descrizione Larghezza/Altezza Tipo materiale Busta in polietilene trasparente con parte posteriore adesiva rivestita da supporto in carta siliconata mono patinata Dimensione : 218 mm x 110 mm (esclusa patella di chiusura) Polietilene trasparente 55 gr/mq Supporto in carta siliconata monopatinata 60 gr/mq La busta realizzata con le dimensioni sopra dettagliate, è costituita da un foglio di polietilene trasparente. Tale foglio una volta assemblato come da immagine, per mezzo di termosaldature di larghezza max 4 (+/-1) mm, dovrà risultare avere le seguenti dimensioni (mm): Dimensioni Fronte Patella fissa, corpo busta esterno 218 mm x 110 mm Esclusa patella di chiusura Patella chiusura di Patella di chiusura, ripiegabile 218 mm x 25 mm Retro Volta della busta con parte adesiva 218 mm x 110 mm Esclusa patella di chiusura 20

21 Allestimento La Patella Fissa (parte anteriore della busta di plastica) deve essere termosaldata con la Volta (parte posteriore della busta di plastica incollata alla busta cartacea) su tutta la lunghezza di entrambi i lati corti. Il bordo inferiore, risulterà chiuso per effetto della piega che delimita la patella fissa dalla Volta; Il bordo superiore risulterà aperto, per consentire l'inserimento e l'ispezione della documentazione. La Patella di Chiusura deve avere un'area adesivizzata di altezza 15 20mm protetta da liner. L'adesivo dovrà essere di tipo removibile, tale da consentire l'apertura e la richiusura della busta per un significativo numero di volte. La superficie di polietilene deve essere adesivizzata in modo tale da poter essere ben accoppiata al retro dell invio e deve essere posizionata in modo tale che essa non fuoriesca dalle dimensioni massime del retro dell invio stesso. 21

22 8 INVIO DI MERCE E possibile spedire con la tariffa di posta raccomandata per l estero pacchetti contenenti piccole quantità di merci e campioni di merci senza valori o libri fino a un massimo di 2 Kg. In questi casi sull involucro dovrà essere presente anche la scritta Small Packet Tale scritta deve essere stampata in grassetto e posizionata in alto a sinistra sotto l indirizzo del mittente. 8.1 DOGANA Nel caso di spedizione contenente piccole merci l invio dovrà essere provvisto, in base al valore dell oggetto, di una delle due dichiarazioni di sdoganamento : Valore < 300 DTS : l invio deve essere dotato del modello CN 22 adesivo da applicare sull oggetto, oppure da inserire in tasca apribile trasparente adesiva allegata all oggetto Valore > 300 DTS : l invio deve essere dotato del modello CN 23 da inserire in tasca apribile trasparente adesiva allegata all oggetto Modello CN22 Gli invii da sottoporre a controlli doganali dovranno presentare la dichiarazione doganale CN22 sul fronte della invio, sotto l indirizzo del mittente (il più lontano possibile dall angolo in alto a sinistra). La dichiarazione CN22 può essere: Apposta sotto forma di etichetta adesiva Stampata direttamente sull invio Dimensioni 74x97 mm Colore sfondo bianco o verde (PANTONE process coated EURO DE C) Lingua: Inglese o Francese Scritte in colore nero 22

23 Esempio di Modello CN 22 (fronte) retro modello CN Modello CN23 Se il valore del contenuto dichiarato supera i 300 DTS, l invio dovrà essere accompagnato anche dalla dichiarazione doganale CN23. La dichiarazione deve essere posta preferibilmente in una tasca trasparente adesiva, attaccata sull invio. Alternativamente è possibile inserirla all interno dell invio e apporre sull invio stesso un etichetta adesiva per indicare la presenza della dichiarazione. L etichetta è mostrata nell immagine seguente e le sue caratteristiche tecniche sono: Dimensioni 50x25 mm Colore bianco o verde (PANTONE process coated EURO DE C) Lingua: Inglese o Francese Etichetta indicante la presenza della dichiarazione doganale CN23 23

24 Esempio di CN 23 (fronte) Esempio di CN 23 (retro) 24

25 Esempio di confezionamento CN 22 9 AUTORIZZAZIONE ALLA STAMPA IN PROPRIO I Clienti che intendono stampare in proprio il prodotto di Posta Raccomandata Internazionale nonché i servizi accessori (A.R., Contrassegno) devono attenersi alla Procedura di Autorizzazione alla Stampa in Proprio Posta Registrata, disponibile sul sito di Poste Italiane La Procedura di Autorizzazione ha lo scopo di verificare in via preventiva il rispetto degli standard di Prodotto definiti da Poste Italiane.. La procedura di autorizzazione nonché il relativo Modello ASP (modulo di attivazione del processo di autorizzazione) sono disponibili sul sito A completamento del processo di autorizzazione il COP rilascia il codice di autorizzazione alla stampa in proprio, che obbligatoriamente deve essere riportato in maniera chiara e leggibile: Preferibilmente all interno del logo prodotto Nella stessa riga dovrà essere indicata l autorizzazione SMA preceduta dal codice di autorizzazione stampa in proprio. Il codice deve essere stampato in caratteri maiuscoli, nel quarto in basso a sinistra del logo, con contrasto nero su bianco e una clear zone di almeno 1mm e può essere riportato solo nella versione in positivo. I caratteri che compongono il codice di omologazione devono avere una spaziatura intercarattere compresa tra 0.25 mm (2 pixel) e 0.5 mm (4 pixel) e un altezza compresa tra 1.5 mm (12 pixel) e 2.5 mm (20 pixel). La stringa del codice omologazione deve stare entro la metà sinistra del logo. codice di autorizzazione stampa in proprio e autorizzazione SMA 25

26 In alternativa può essere stampato all interno del blocco indirizzo destinatario preferibilmente separato da una riga bianca dallo stesso; in questo caso si suggerisce di utilizzare il font Times New Roman 8pt Codice di autorizzazione stampa in proprio DCO XXXXXXXXX XXXXXXXXXX UNIVERSITAT KONSTANZ GERMANY La struttura di Poste Italiane a cui rivolgersi per attivare la procedura è il Centro Omologazione Prodotto struttura centrale: Poste Italiane SpA Servizi Postali Centro Omologazione Prodotto VIALE EUROPA ROMA RM Tel Orario: Lunedì - Venerdì ore Fax MODALITÀ DI AFFRANCATURA E PAGAMENTO Per la clientela Business gli invii di Posta Raccomandata Internazionale prevedono le modalità di affrancatura di seguito descritte SMA (SENZA MATERIALE AFFRANCATURA) Gli invii non vengono materialmente affrancati. Il logo in formato elettronico viene fornito dalle Aree Commerciali Territoriali insieme all autorizzazione SMA a seguito della sottoscrizione del Modulo di Adesione scegliendo tra le seguenti condizioni di pagamento: anticipato, contestuale o posticipato. Come già detto, il codice relativo all autorizzazione deve essere riportato sull invio all interno del logo del prodotto MACCHINE AFFRANCANTRICI (MAAF) Il Cliente dopo aver sottoscritto l apposito contratto, può iniziare ad affrancare i propri invii utilizzando la macchina affrancatrice scelta. Le macchine affrancatrici, di qualsiasi tipologia, appongono impronta indelebile della tariffa corrisposta per la spedizione di ciascun invio. 26

27 Affrancatrici tradizionali Nel caso di utilizzo di macchine affrancatrici l affrancatura degli invii viene effettuata meccanicamente presso il Cliente oppure presso lo speditore autorizzato per l affrancatura conto terzi. Sugli invii sono applicate impronte di valore pari alla tariffa dovuta Affrancaposta (affrancatura meccanica con macchine affrancatrici a ricarica da remoto) L Affrancatura degli invii viene effettuata tramite macchine affrancatrici a ricarica da remoto istallate presso la sede del Cliente che può affrancare invii propri o di terzi. Le macchine affrancatrici stampano su ogni invio impronte indelebili con le informazioni relative alla spedizione (prodotto, tariffa/prezzo, servizi accessori ecc) CONTI DI CREDITO Con il conto di credito l affrancatura degli invii viene effettuata dall ufficio accettante tramite la macchina affrancatrice di proprietà di Poste Italiane. I clienti effettuano un versamento anticipato su specifici conti correnti intestati a Poste Italiane, in modo da garantire la copertura economica delle spedizioni previste nel corso del mese. 11 MODALITÀ DI ACCETTAZIONE E CONTROLLI Tutte le spedizioni saranno sottoposte, in fase di accettazione, a controlli da parte di Poste Italiane. I controlli in fase di ingresso saranno finalizzati alla verifica della rispondenza della spedizione ai requisiti necessari per l accesso al servizio di Posta Raccomandata Internazionale e per la corretta applicazione della tariffa. In particolare ciascuna spedizione sarà sottoposta alle seguenti verifiche: verifiche di rispetto delle condizioni di accesso; verifiche di conformità alle caratteristiche di prodotto; verifica dei quantitativi consegnati rispetto a quanto dichiarato; verifiche di tipo amministrativo (corretta applicazione del prezzo); verifiche di conformità delle spedizioni alle norme e requisiti in vigore. Verifiche su autorizzazione alla stampa in proprio In caso di verifica positiva, la spedizione sarà accettata. Qualora l esito del controllo fosse negativo le spedizioni verranno rifiutate ed il Cliente dovrà provvedere alla regolarizzazione della stessa. 27

28 11.1 DISTINTE DI SPEDIZIONE La spedizione deve essere accompagnata dalle seguenti distinte di spedizione: una distinta riepilogativa della spedizione, cartacea in duplice copia, diversa a seconda delle modalità di affrancatura e pagamento autorizzate contenente tutte le informazioni relative alla spedizione e all importo pagato (quantità invii, peso, destinazione, etc); una distinta analitica cartacea in duplice copia contenente l elenco dei codici bar-code utilizzati per l intera spedizione, con il dettaglio, per ogni singolo bar code, del nome destinatario e indirizzo del destinatario. Il cliente può, altresì, predisporre una distinta elettronica da inviare all indirizzo e- mail del centro accettante. Le specifiche di compilazione della distinta e gli indirizzi e- mail dei centri accettanti a cui debbono essere inviate sono pubblicati sul sito di Poste Fanno eccezione i clienti che utilizzano la distinta GU per i quali rimangono invariate le attuali modalità di compilazione e consegna della distinta elettronica. Tutte le distinte di spedizione sono disponibili sul sito di Poste Italiane Poste Italiane si riserva di aggiornare la documentazione cartacea ed elettronica previa pubblicazione sul sito CENTRI DI ACCETTAZIONE L impostazione del prodotto, in considerazione dei volumi da gestire, deve essere effettuata presso: CMP (Centro di Meccanizzazione Postale):senza limiti di quantitativi Centri Provinciali: fino a un massimo di pezzi CD (Centri di Distribuzione abilitati all accettazione): fino a un massimo di pezzi Poste Italiane si riserva di aggiornare l elenco dei punti di accettazione pubblicato sul sito ORA LIMITE DI ACCETTAZIONE Le strutture di accettazione saranno accessibili nei seguenti orari di apertura: CMP ore dal Lunedì al Venerdì ore al Sabato Si precisa che per il CMP di Cagliari non è prevista l apertura al pubblico nella giornata di sabato. 28

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