per migliorare la distribuzione dei materiali con contenuti didattici di PTC University

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1 PTC adotta il proprio software Arbortext per migliorare la distribuzione dei materiali con contenuti didattici di PTC University Corsi di qualità superiore e cicli di sviluppo più veloci per i contenuti per la formazione globale Un problema di vecchia data di tutte le aziende che offrono formazione sui prodotti ai propri clienti è come distribuire materiali didattici aggiornati e accurati, in grado di supportare mercati globali, con la massima rapidità possibile al rilascio di un nuovo prodotto. L'importante formazione degli utenti subisce troppo spesso ritardi, talvolta di mesi, nell'attesa che i materiali didattici vengano aggiornati, tradotti e distribuiti. Affrontando questo problema estremamente difficile, PTC University ha individuato la soluzione ideale all'interno dell'azienda stessa e ha recentemente distribuito la soluzione per lo sviluppo di contenuti didattici Arbortext di PTC con risultati eccellenti e immediati. Con Arbortext, gli sviluppatori di contenuti di PTC University possono creare e gestire corsi di formazione con velocità e semplicità notevolmente superiori, utilizzando una singola origine dei contenuti didattici. Arbortext consente inoltre a PTC University di distribuire materiali su richiesta in otto lingue e in una vasta gamma di formati, quali manuali stampabili dei corsi, formazione basata su Web e materiali per la formazione con istruttore, a clienti e insegnanti in tutto il mondo, con velocità e accuratezza senza precedenti. Introduzione PTC è il fornitore leader a livello mondiale di soluzioni software di gestione del ciclo di vita del prodotto (PLM, Product Lifecycle Management) e dei servizi correlati, con oltre clienti in tutto il mondo. PTC University è la divisione di PTC responsabile della formazione e fornisce ai clienti di PTC formazione basata su Web e con istruttore relativamente alla vasta gamma di soluzioni software offerta da PTC. PTC University dispone di oltre ore di contenuti didattici, erogabili sia online sia in aula tramite oltre 400 istruttori certificati e consulenti di formazione. PTC ha rilevato una forte correlazione tra la soddisfazione dei clienti e il loro investimento in formazione sui prodotti*. Il motivo risiede chiaramente nel fatto che una formazione sui prodotti tempestiva e di alta qualità consente agli utenti di massimizzare rapidamente i vantaggi e le funzionalità dei prodotti software PTC. PTC University garantisce inoltre valore aggiuntivo offrendo ai clienti opzioni di formazione sui prodotti dinamiche e personalizzabili, che velocizzano l'adozione e il successo dei nuovi prodotti. Come importante fonte finanziaria della società, PTC University contribuisce al bilancio aziendale di PTC ed è valutata anche in termini di ricavi e profitti complessivi. Con la continua espansione del portafoglio di prodotti e della quota di mercato globale di PTC, PTC University deve affrontare il problema di fornire un crescente volume di corsi in tempi più brevi, al tempo stesso riducendo i costi di produzione e migliorando la qualità. *I clienti che dedicano almeno il 14% dell'investimento complessivo in servizi professionali alla formazione degli utenti finali segnalano livelli superiori di soddisfazione generale a livello di prodotto. Fonte: Business Intelligence di PTC University Pagina 1 di 5 PTC University

2 Le problematiche per PTC University PTC University deve affrontare molte delle problematiche dei propri clienti, per distribuire in modo rapido ed efficiente nuovi prodotti in grado di soddisfare le aspettative dei clienti e garantire il successo dell'azienda. Per PTC University, i prodotti sono costituiti da corsi di formazione per i clienti. Di seguito sono elencati alcuni dei fattori critici che rendono problematica la formazione. Insieme di prodotti in continua espansione: nuove release e nuove funzionalità in una gamma eterogenea di prodotti determinano l'esigenza di uno sviluppo di contenuti didattici tempestivo rispetto ai cicli di progettazione tecnica. Nel solo 2007, PTC ha lanciato oltre 80 release di prodotti. Utenti a livello globale: con clienti e responsabili della formazione dislocati in tutto il mondo, la distribuzione rapida di contenuti nelle lingue locali è un requisito critico. Metodologie di formazione eterogenee: i formati della formazione includono attualmente manuali sotto forma di libro, contenuti didattici basati su Web, materiali di riferimento per i corsi, strumenti per la valutazione degli studenti e materiali per gli istruttori. Queste informazioni devono essere mantenute aggiornate e distribuite nel formato appropriato in modo tempestivo. Approccio tradizionale e relative limitazioni A causa di tutto questo lavoro manuale e di questa inefficienza, i cicli di evasione per i nuovi contenuti di formazione sui prodotti duravano addirittura tre mesi per la lingua di origine. La localizzazione dei contenuti, inoltre, poteva determinare ritardi, in media di sei mesi. Poiché lo sviluppo dei corsi iniziava in fasi avanzate del ciclo di progettazione tecnica dei prodotti a causa della mancanza di connettività con i dati di prodotto, inoltre, nei casi peggiori i corsi non erano disponibili fino a sei mesi dopo le prime consegne ai clienti. Caso aziendale per l'adozione di una soluzione per lo sviluppo di contenuti didattici PTC University ha valutato e migliorato i propri processi allo scopo di sviluppare contenuti dei corsi in grado di soddisfare gli obiettivi fiscali, aumentare la soddisfazione dei clienti e migliorare i processi aziendali. In precedenza, PTC University utilizzava strumenti desktop ad hoc per lo sviluppo di contenuti e pertanto non poteva tenere il passo con le nuove release di prodotti, garantire un livello di percezione e interazione del cliente di alta qualità o continuare a soddisfare le aspettative in termini di ricavi e profitti. Coerentemente con le iniziative di business di PTC, nel grafico di seguito sono illustrati gli obiettivi dell'implementazione della soluzione Arbortext. Obiettivi e risultati rilevanti del passaggio ad Arbortext Prima del 2009, PTC University sviluppava i propri materiali didattici manualmente, principalmente tramite un'applicazione di creazione di HTML sviluppata internamente e prodotti standard per Windows, come MS Word e PowerPoint. Ogni volta che veniva rilasciato sul mercato un nuovo prodotto software PTC, era necessario aggiornare manualmente i nuovi materiali didattici per tutti i corsi correlati. Gli sviluppatori di contenuti lavoravano in modo indipendente e spesso copiavano e incollavano contenuto da versioni precedenti senza considerare gli altri sviluppatori, dedicando tempo prezioso all'aggiornamento manuale dei dati o alla ricreazione ex novo del contenuto. Ciò determinava incoerenze nelle informazioni, dati soggetti a errori in mancanza di aggiornamenti, traduzioni duplicate e processi di manodopera manuale costosi per tenere traccia delle informazioni. Più avanti nel processo, ogni versione e ogni formato delle informazioni per la formazione sui prodotti richiedevano un lavoro di layout e DTP impegnativo in termini di manodopera da parte degli sviluppatori dei corsi. "In passato, gli sviluppatori dei curriculum dedicavano molto tempo alla definizione dello stile e del layout delle informazioni" ha dichiarato Pushpinder Toor, Product Manager di PTC University. "Alla fine, l'aspetto specifico dei nostri materiali didattici tendeva a variare a seconda della persona che aveva lavorato su un determinato documento. La coerenza a livello di layout era scarsa". delle prestazioni fiscali di PTC University Incremento della soddisfazione dei clienti Automazione dei processi aziendali Riduzione dei costi di stampa, localizzazione e produzione Aumento di ricavi e profitti della formazione dei punteggi dei sondaggi sulla soddisfazione dei clienti in merito ai contenuti didattici Riduzione del time-to-market medio per i corsi in inglese e localizzati Supporto di configurazioni dinamiche dei corsi Riduzione dei tempi di produzione per tutti i materiali dei corsi Riduzione delle attività di sviluppo non riguardanti i corsi Pagina 2 di 5 PTC University

3 La soluzione: software Arbortext per lo sviluppo di contenuti didattici I vantaggi di Arbortext sono stati subito evidenti, in termini sia di sviluppo dei contenuti sia di produzione dei corsi. Sviluppo dei contenuti PTC University ha determinato che un'elevata percentuale dei propri contenuti era ripetibile tra le diverse linee di prodotti e le diverse release. L'organizzazione ha adottato una "strategia di contenuti riutilizzabili" in modo da trasformare i contenuti didattici in argomenti modulari riutilizzabili che potessero essere sfruttati in più corsi. Questi moduli vengono memorizzati in un repository centrale, accessibile a tutti gli sviluppatori di contenuti. Anziché creare disparati documenti monolitici, gli sviluppatori di contenuti ora assemblano i contenuti dei corsi identificando e collegando ogni argomento da includere (figura 1). In caso di modifica, è sufficiente un singolo aggiornamento nel sistema per riportare la modifica in tutti i corsi associati, indipendentemente dal formato. Inoltre, l'argomento deve essere tradotto una sola volta anche se viene riutilizzato o collegato più volte. Uno sviluppatore di contenuti, ad esempio, crea in genere una serie di argomenti che vengono sfruttati da altri sviluppatori di contenuti per creare una presentazione in PowerPoint, una sessione di formazione basata su Web e una versione PDF correlata del manuale di formazione sul prodotto. Questi stessi materiali, inoltre, possono includere altri argomenti creati da altri sviluppatori di contenuti, in un ambiente realmente collaborativo. Smussi MODULO Complesso Modellazione ARGOMENTO Creo ElementsPro (precedentemente Pro/ENGINEER ) SOTTOARGO- MENTO Arrotondamenti PRODOTTO Viste Semplice Figura 1: Database di configurazione degli argomenti Disegno Quote Concetto Riferimento Attività Questa soluzione sfrutta il software per la creazione strutturata basata su XML e i fogli di stile leader del settore: Arbortext Editor TM e Arbortext Styler TM. Per velocizzare il processo e trarre vantaggio dalle best practice del settore, PTC University ha adottato un protocollo denominato DITA (Darwin Information Typing Architecture). La base della soluzione è rappresentata da Arbortext Content Manager TM, che gestisce e associa contenuti complessi, assegna le attività di creazione e di aggiornamento agli sviluppatori di contenuti e tiene traccia dei relativi requisiti di outsourcing della traduzione. Arbortext Content Manager costituisce un passaggio cruciale del processo, poiché gestisce i contenuti approvati e localizzati e supporta il processo automatizzato di distribuzione a valle. Produzione dei corsi Dopo l'implementazione della strategia di contenuti riutilizzabili, PTC University ha affrontato l'automazione della distribuzione dei corsi. In precedenza, quando venivano utilizzati strumenti di DTP tradizionali, i documenti distribuibili per la formazione venivano assemblati, formattati e pubblicati manualmente. Questo processo veniva ripetuto per ogni output e ogni lingua. Lo spreco di tempo associato a questi processi influiva in misura significativa sulla capacità degli sviluppatori di contenuti di produrre nuovi corsi in grado di generare ricavi e ciò determinava costi di produzione elevati per l'organizzazione. Con Arbortext, per PTC University è sufficiente apportare un'unica modifica al contenuto di origine per aggiornare in modo trasparente tutte le istanze di tale contenuto in ogni tipo di output. Come precedentemente accennato, Arbortext Content Manager gestisce i complessi argomenti riutilizzabili in modo che quando devono essere forniti nuovi documenti distribuibili sia possibile per lo sviluppatore dei corsi ricevere i materiali in tempo reale richiedendoli semplicemente mediante un generatore dinamico di corsi. Il generatore di corsi è uno strumento di facile utilizzo che crea un processo di pubblicazione automatizzato per Arbortext Publishing Engine TM. Arbortext Publishing Engine elimina completamente l'esigenza di DTP automatizzando, in base alla richiesta dell'istruttore, l'assemblaggio, la formattazione e l'output dei contenuti nella lingua e nel formato di distribuzione preferiti. Grazie alla flessibilità e all'intelligenza del sistema, inoltre, un istruttore o un utente può ora richiedere corsi configurati specificamente per un prodotto o un insieme di prodotti o funzionalità. Ciò consente a PTC University di implementare configurazioni di corsi aggiuntive per una vasta gamma di clienti in tutto il mondo, senza ulteriori esigenze di creazione o pubblicazione. Pagina 3 di 5 PTC University

4 Transizione ai nuovi processi per lo sviluppo di contenuti Il passaggio degli sviluppatori allo sviluppo di corsi a livello di argomento ha richiesto sia un'estesa modifica dei processi sia un cambiamento di mentalità degli autori di PTC University. La definizione dei processi ha consentito a PTC University di identificare un approccio basato su best practice completo per la definizione e la distribuzione dei contenuti didattici. La principale problematica affrontata da PTC University con la transizione è stata quella di adattare la mentalità degli sviluppatori di contenuti, che non dovevano più occuparsi della creazione end-to-end e del layout dei corsi. I corsi dovevano ora essere considerati nel contesto di moduli intelligenti riutilizzabili. Dopo il periodo di adattamento iniziale, gli sviluppatori di contenuti ora dichiarano che non tornerebbero al precedente processo manuale. "Attualmente, tutti gli sviluppatori di contenuti di PTC University utilizzano Arbortext. I livelli di efficienza raggiunti sono fenomenali. Da un punto di vista aziendale, non torneremmo mai indietro". - Spencer Cutting di PTC University Qual è il modo migliore per facilitare la transizione? Alcune organizzazioni che affrontano il passaggio si affidano a PTC University per introdurre Arbortext nei propri reparti di formazione e sviluppo. Avendo completato la stessa transizione e conoscendo le specifiche esigenze delle organizzazioni che si occupano di formazione, PTC University può consentire alle organizzazioni di evitare le insidie comuni dello sviluppo di contenuti didattici, consigliare come configurare gli strumenti in modo ottimale per esigenze specifiche e condividere le best practice derivanti dall'esperienza. Efficienza dei costi dalla distribuzione iniziale di Arbortext: risultati rilevati con scorecard bilanciate Obiettivi Descrizione Risultati rilevati* Incremento delle prestazioni finanziarie del livello di soddisfazione dei clienti dei processi aziendali Adozione di standard Riduzione dei costi di stampa Riduzione dei costi di localizzazione per curriculum Offerta di più opzioni di corsi dei punteggi dei sondaggi sulla soddisfazione dei clienti in merito ai contenuti didattici Riduzione del time-to-market medio per i corsi in inglese Riduzione del time-to-market medio per i corsi localizzati Funzionalità di configurazione dei corsi Riduzione dei tempi di produzione per la creazione di PDF delle guide Riduzione dei tempi di produzione per i contenuti per la formazione basata su Web Riduzione dei tempi di produzione per le guide configurate Utilizzo di fogli di stile e DITA per lo sviluppo e la produzione dei contenuti Struttura dei contenuti basata su argomenti in Precision LMS Riduzione del 30% dei costi per kit di corsi negli Stati Uniti Riduzione del 20% dei costi di traduzione dei curriculum del 20% entro 1 anno dalla fase 1 del rilascio del curriculum per Pro/ENGINEER Wildfire 4.0 Riduzione del 20% dei tempi di sviluppo Riduzione del 20% dei tempi di localizzazione Implementazione per Precision LMS 2.0 Riduzione del 30% delle ore per la produzione di PDF Riduzione del 30% delle ore per la produzione di formazione basata su Web Riduzione del 40% delle ore per la produzione di guide configurate Implementazione per il curriculum per Pro/ENGINEER Wildfire 4.0 Implementazione per Precision LMS 1.0 *Confronto della distribuzione di corsi in supporto della nuova release di prodotto Pro/ENGINEER Wildfire 4.0 rispetto a Pro/ENGINEER Wildfire 3.0. Pagina 4 di 5 PTC University

5 I risultati La prima volta che PTC University ha sfruttato la soluzione Arbortext per una nuova release di prodotto, la società ha conseguito un'efficienza dei costi significativa, corsi di qualità superiore e cicli di distribuzione più veloci sui mercati globali. Conclusione PTC University comprende l'impatto della formazione sui prodotti sul successo complessivo di PTC, in termini sia di soddisfazione dei clienti sia di profitti aziendali. Con la nuova soluzione Arbortext, PTC University distribuisce materiali per lo sviluppo didattico di alta qualità in modo rapido ed efficiente. I risultati sono significativi e vengono rilevati coerentemente a livello di maggiore soddisfazione dei clienti, riduzione dei costi di produzione e riduzione dei tempi del ciclo di sviluppo di contenuti didattici. La transizione alla soluzione Arbortext consente inoltre agli sviluppatori di contenuti di dedicare una maggiore quantità di tempo alla generazione di nuovi preziosi contenuti che continuano ad accrescere i ricavi e garantisce ulteriore competenza nei contenuti per una migliore adozione dei prodotti PTC da parte dei clienti. Per ulteriori informazioni su Arbortext, visitare il sito Web all'indirizzo Ora che la soluzione Arbortext è completamente in produzione, PTC University rileva vantaggi ancora più significativi grazie alla realizzazione di tutte le potenzialità del riutilizzo di contenuti della release precedente. Nel caso della release Pro/ENGINEER Wildfire 5.0, gli sviluppatori di contenuti hanno potuto riutilizzare facilmente una quantità superiore dei contenuti della release Pro/ENGINEER Wildfire 4.0. Riduzione del 60% dei tempi di sviluppo Riduzione del 50% dei cicli di evasione della localizzazione per la formazione con istruttore Riduzione del 70% dei cicli di evasione della localizzazione per la formazione basata su Web Riduzione del 40% dei costi di localizzazione I vantaggi rilevati in questa nuova release costituiscono un'indicazione del valore continuo che si prevede sarà garantito dalla soluzione per tutte le prossime release di prodotti PTC. 2011, Parametric Technology Corporation (PTC). Tutti i diritti riservati. Le informazioni riguardanti vantaggi e risultati ottenuti dai clienti utilizzando soluzioni PTC sono basate sull'esperienza e sulla testimonianza dell'utente specifico, sono esclusivamente per scopi informativi e non devono essere interpretate come garanzia o impegno da parte di PTC. A causa del diverso grado di complessità dei prodotti e/o dei processi di progettazione dei clienti, non esistono risultati tipici o generalmente previsti. PTC, il logo PTC, Arbortext, Arbortext Editor, Arbortext Styler, Arbortext Content Manager, Arbortext Publishing Engine, Creo, Elements/Pro, Pro/ENGINEER, Wildfire e tutti i nomi di prodotti e i logo di PTC sono marchi o marchi registrati di PTC e/o delle sue consociate negli Stati Uniti e in altri paesi. Tutti gli altri nomi di prodotti o di aziende appartengono ai rispettivi proprietari Arbortext PTCU CS 0411-it Pagina 5 di 5 PTC University

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