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1 I Moduli

2 Sommario Introduzione... 3 Elenco Moduli... 4 EDOC MODULO BASE... 4 EDOC CICLO ATTIVO... 4 EDOC CICLO PASSIVO... 4 EDOC RACCOGLITORI... 4 EDOC CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ANALOGICA... 5 EDOC CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DIGITALE... 5 EDOC FILTRO PER SOGGETTO... 5 EDOC PROTOCOLLO... 5 EDOC WORKFLOW... 6 EDOC INVIO AUTOMATICO Moduli System I... 8 Report Manager/400 III - Stampe di Qualità... 8 EDOC INTEGRAZIONE ACG CICLO ATTIVO... 8 EDOC INTEGRAZIONE ACG CICLO PASSIVO... 8 Moduli SAP Business One... 9 EDOC INTEGRAZIONE SAP... 9 Offerta Economica... Errore. Il segnalibro non è definito.

3 Introduzione EDOC è una suite di strumenti per la gestione completa dei documenti aziendali in forma digitale. La suite è stata progettata con un approccio modulare alla problematica dell archiviazione. Di seguito verranno descritti i moduli necessari e le funzionalità assolte da ciascuno di esso nella gestione del ciclo di vita (attivo e passivo) dei documenti aziendali nonché nella gestione e nella manutenzione dei nuovi archivi digitali.

4 Elenco Moduli EDOC MODULO BASE Il modulo base è il cuore di edoc. E il prerequisito per qualsiasi altro modulo poiché fornisce le regole base di archiviazione e gestione dei documenti, nonché gli strumenti di amministrazione della soluzione stessa. Attraverso una comoda interfaccia web il modulo permette di accedere ai documenti archiviati ricercandoli per tipologia, protocollo, data di archiviazione o inclusione in raccoglitori. Inoltre permette l amministrazione e la configurazione degli utenti, dei gruppi di accesso, delle tipologie di documenti, delle chiavi di ricerca e altre funzioni di personalizzazione. EDOC CICLO ATTIVO Attraverso una funzione di Stampa Virtuale edoc rende possibile l archiviazione di qualsiasi documento stampabile in Microsoft Windows. Il modulo non entra nel dettaglio dell applicazione che genera il documento o la sua stampa, ma simula una stampante virtuale che si interfaccia al processore di stampa del sistema operativo per estrarre l immagine già pronta del documento da stampare. Tale immagine viene convertita in un documento PDF al quale dovranno essere associate delle chiavi di ricerca. Il modulo è stato progettato per essere facilmente interfacciabile con applicazioni di terze parti al fine di automatizzare il processo di associazione delle chiavi di indicizzazione. EDOC CICLO PASSIVO Lo strumento di acquisizione dei documenti del ciclo passivo si occupa di archiviare ed indicizzare i documenti ricevuti in forma cartacea o in forma digitale. La documentazione cartacea richiede la conversione del documento in una equivalente immagine digitale, attraverso l uso di scanner o dispositivi multifunzione. La documentazione già in formato digitale può essere selezionata da storage locali o di rete ed essere archiviata nel formato originale o in formato pdf. Nel caso di documenti contabili la procedura interviene all atto della registrazione del documento in contabilità e attraverso una apposita finestra consente all utente di selezionare un file dal PC o dalla rete, apporre una etichetta di identificazione sul documento o scansionare l immagine. L etichetta di identificazione contiene un codice a barre che consente di posticipare la scansione dei documenti demandandola eventualmente ad altro personale. I documenti così contrassegnati possono infatti essere acquisiti in modo massivo attraverso l uso di scanner o multifunzioni collegati alla rete aziendale. EDOC RACCOGLITORI Questo modulo permette di attivare la gestione dei raccoglitori. I raccoglitori consentono di organizzare i documenti per pratiche o cartelle in modo da raccogliere insieme documenti di differente tipologia ma con uno stesso fattore in comune. Ciascun documento può essere incluso in molteplici raccoglitori senza che le informazioni di classificazione (e l immagine) siano effettivamente duplicate.

5 EDOC CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ANALOGICA La norma vigente prevede che documenti contabili unici e documenti fiscali possono essere conservati sotto forma digitale purché venga loro apposta la firma digitale e la marca temporale. Il processo di conservazione sostitutiva si differenzia a seconda che si trattino documenti analogici o documenti digitali. Un documento viene classificato analogico se è stato prodotto su supporto cartaceo. I documenti analogici si possono dematerializzare in qualsiasi momento apponendo sull insieme delle immagini (scansioni) il processo di firma digitale e marca temporale. Una recente circolare dell Agenzia delle Entrare specifica che se è possibile riprodurre tali documenti in formato pdf o tiff, è possibile evitare il processo di scansione applicando la conservazione sostitutiva sui file riprodotti. Il modulo di conservazione sostitutiva analogica offre strumenti che permettono di semplificare il processo di dematerializzazione dei documenti prodotti o ricevuti in forma cartacei, applicando una firma digitale e una marca temporale su lotti omogenei di documenti, come previsto dalla delibera del CNIPA 11/2004 e dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze (MEF) del 23 gennaio 2004, relativo alla conservazione sostitutiva di documentazione analogica. EDOC CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DIGITALE Il modulo di conservazione sostitutiva digitale sostituisce ed estende le funzionalità del modulo di conservazione analogica, permettendo la dematerializzazione dei documenti elettronici. Un documento viene definito elettronico quando viene prodotto o ricevuto direttamente in formato digitale (e dunque non viene mai materializzato su supporto cartaceo). La norma vigente prevede che i documenti emessi o ricevuti in forma digitale, a differenza di quelli analogici, debbano essere firmati singolarmente prima di essere portati in conservazione sostitutiva. Il modulo di conservazione sostitutiva digitale permette di applicare in modo massivo la firma digitale sui singoli documenti da portare in conservazione digitando una sola volta il codice PIN della smartcard per ciascun lotto da produrre. Le funzioni di conservazione sostitutiva di e-doc consentono di ottemperare a tutti gli obblighi previsti dalla delibera del CNIPA 11/2004 e dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze (MEF) del 23 gennaio 2004, relativo alla conservazione sostitutiva con valore legale di tutta la documentazione fiscale. EDOC FILTRO PER SOGGETTO Questo modulo estende le funzionalità di accesso ai documenti del modulo base applicando un ulteriore criterio di filtro per determinati soggetti (dipendenti, agenti, clienti, fornitori,..). Durante la ricerca dei documenti, ai soggetti abilitati, verrà applicato un ulteriore filtro sulle chiavi di indicizzazione, che andrà ad aggiungersi alle regole di accesso basate sui gruppi e sulle tipologie documento, in modo tale che possano accedere solamente ai documenti di loro pertinenza. Oltre al modulo è necessaria una licenza d uso per ciascun soggetto da attivare. EDOC PROTOCOLLO Questo modulo consente di gestire la protocollazione dei documenti in ingresso e in uscita gestendo molteplici registri di protocollo associati alle varie tipologie di documento e la produzione di etichette

6 autoadesive. Inoltre, permette la creazione di sessioni di emergenza, indispensabili per gestire la protocollazione durante una temporanea interruzione del servizio. EDOC WORKFLOW edoc Workflow è lo strumento che si occupa della razionalizzazione dei flussi di lavoro che coinvolgono i documenti aziendali. edoc Workflow è in grado di gestire uno sviluppo del flusso di lavoro di tipo sequenziale in cui si definisce il percorso tipico che il documento deve svolgere durante la sua gestione, secondo una sequenza cronologica di attività. Per ciascuna tipologia di documento è possibile definire dei flussi di lavoro da attivare al verificarsi di determinate condizioni. Ad esempio, è possibile definire un flusso di lavoro da attivare quando si approva o quando si modifica un documento. L elenco delle condizioni supportate è veramente completo, come completo è il set di funzionalità standard che edoc mette a disposizione per la gestione del flusso di lavoro: smistamento automatico dei documenti ad uno o più destinatari interni; smistamento dei documenti per conoscenza ; approvazione di documenti a più livelli ed altro ancora. Inoltre, per le operazioni strettamente legate all organizzazione e ai sistemi informativi interni dell azienda è possibile definire nuove funzionalità attraverso lo sviluppo di funzioni personalizzate. Le funzionalità che richiedono l interazione con l utente vengono gestite attraverso una lista di Attività da svolgere presente nella sezione Attività di edoc. Ciascun utente coinvolto in un flusso di lavoro può accedere al dettaglio dell attività assegnatagli e visualizzare il flusso di lavoro già svolto ed eventuali commenti lasciati durante il trattamento del documento. Può inoltre eseguire e completare l attività lasciando al sistema il compito di attivare i passi successivi (come ad esempio lo smistamento del documento ad un altro collega). EDOC INVIO AUTOMATICO Questo modulo consente di gestire in modo automatico e controllato l invio periodico di documenti a soggetti esterni attraverso il canale della posta elettronica (anche PEC). Attivando la funzione dall interfaccia web del modulo base, edoc mostra all utente un elenco, riepilogativo per tipologia, dei documenti da spedire. Il sistema evidenzia il numero di documenti per i quali non è stata trovata una all interno degli anagrafici collegati e permette di ottenere l elenco di tali nominativi oppure di stampare in modo massivo i documenti che non verranno spediti. I documenti per i quali è stata identificata una potranno essere spediti semplicemente indicando un modello di lettere, personalizzabile per tipologia documento, e attivando un apposito pulsante. La procedura di inoltro effettivo delle potrà essere personalizzata per essere effettuata contestualmente alla richiesta di spedizione dei documenti oppure in orari o ad intervalli ben definiti della giornata. Il mittente della spedizione (indicato nel modello della lettera) riceverà notifica dei documenti che il server di posta utilizzato non riuscirà a recapitare.

7 L intera operazione di spedizione verrà comunque tracciata all interno della scheda dei singoli documenti.

8 Moduli System I Report Manager/400 III - Stampe di Qualità Report Manager/400 è lo strumento di edoc specializzato nella gestione dei documenti prodotti dal sistema AS/400. Consente la stampa grafica, la conversione in PDF e l archiviazione degli spool di stampa, attraverso l utilizzo di strumenti visuali per il ridisegno in modo grafico del layout di stampa e la definizione delle regole di trasformazione e archiviazione dello spool. Attraverso lo Spool Designer è possibile personalizzare l aspetto grafico degli spool aggiungendo loghi, linee, colori, formattazioni al testo ed eventualmente informazioni estratte da altre fonti di dati. Inoltre consente di definire le regole di trasformazione, memorizzazione e indicizzazione degli stessi, rendendo il cliente libero di gestire le proprie stampe. In alternativa è possibile acquistare modelli personalizzati già pronti, o concordare con Elmi Software un piano di progettazione e personalizzazione dei propri documenti. Il prodotto abilita e sostituisce il modulo ciclo attivo dell applicativo edoc. EDOC INTEGRAZIONE ACG CICLO ATTIVO Questo modulo consente di integrare la consultazione dei documenti di EDOC nelle ACG. L utente ACG abilitato potrà accedere ai documenti archiviati in edoc direttamente dall estratto conto clienti/fornitori, dalla prima nota, e dall interrogazione dei mastrini. Inoltre potrà stampare in modo grafico e archiviare i seguenti documenti contabili: Libro Giornale, Bilancio d esercizio, Mastrini a ripresa di saldo, Libro Cespiti, Registri IVA. Eventuali altri moduli di stampa possono essere gestiti attraverso il modulo Report Manager/400 E prerequisito il modulo Ciclo Attivo o Report Manager EDOC INTEGRAZIONE ACG CICLO PASSIVO Questo modulo consente di integrare le funzioni di acquisizione documenti nelle ACG. L utente ACG abilitato potrà associare l immagine digitale di un documento ricevuto in azienda con la sua registrazione contabile, in modo semplice ed intuitivo, direttamente alla conclusione della registrazione su ACG. E prerequisito il modulo Ciclo Passivo

9 Moduli SAP Business One EDOC INTEGRAZIONE SAP Questo modulo consente di integrare l archiviazione e la consultazione dei documenti di EDOC in SAP. L utente abilitato potrà archiviare, ed accedere ai documenti archiviati, direttamente dall interfaccia dell ERP. La funzione di Stampa Virtuale edoc rende possibile l archiviazione di qualsiasi documento stampabile da SAP BO. Il modulo si interfaccia con il processore di stampa del sistema operativo, per estrarre l immagine del documento da archiviare, e con SAP BO per estrarre le informazioni di indicizzazione. L integrazione delle funzioni di registrazione delle fatture d acquisto e della prima nota permette all utente SAP abilitato di associare l immagine digitale del documento ricevuto in azienda con la sua registrazione contabile, in modo semplice ed intuitivo, direttamente alla conclusione della sua registrazione su SAP. In assenza della licenza d uso per Tipi Documenti Illimitati il modulo interfaccia solo i seguenti moduli di stampa: Offerta Cliente, Ordine Cliente, Fattura Vendita, Ordine D Acquisto, Entrata Merce, Fattura Acquisto