Oggetto: Rinnovo servizio per stoccaggio dei documenti cartacei, dematerializzazione e utilizzo dellapiattaforma WEB di consultazione di CSP

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1 Spett.le Comune di Pomezia Piazza delle Repubblica Pomezia (Roma) Napoli, 21/04/2016 Ns. Rif.: / COM Oggetto: Rinnovo servizio per stoccaggio dei documenti cartacei, dematerializzazione e utilizzo dellapiattaforma WEB di consultazione di CSP Facciamo seguito alla conversazione intercorsa tra le parti e alla Vs. successiva richiesta d offerta per inviarvi la nostra miglior proposta in merito a quanto in oggetto. Con l occasione Vi preghiamo di inviare la vostra accettazione formale con la sottoscrizione della nostra offerta o inviando l ordine in originale, al seguente indirizzo: CSP S.p.A. Segreteria Commerciale Corso Svizzera, TORINO (TO) segreteriacommerciale@cspnet.it Cordiali saluti. CSP S.p.a Responsabile commerciale Ivana Menga

2 Comune di Pomezia Rinnovo servizio di stoccaggio dellepratiche edilizie, dematerializzazioni e consultazione via WEB Revisione Data Sintesi delle variazioni 00 20/04/2016 Prima emissione Prot. N Rev.: 01 Data: 20/04/2016 Pag. 2/7

3 SOMMARIO 1. Introduzione Descrizione del Servizio Stoccaggio della documentazione Utilizzo della piattaforma documentale e start up progetto Dematerializzazione delle pratiche edilizie on demand Help Desk Esclusioni Condizioni economiche Termini di fatturazione e pagamento Validità dell offerta Fornitore e personale del fornitore Riservatezza... 7 Prot. N Rev.: 01 Data: 20/04/2016 Pag. 3/7

4 1. Introduzione Comune di Pomezia(d ora in poi denominata Cliente),con riferimento alle intese intercorse proponiamo con la presente il rinnovo del servizio di stoccaggio dei documenti cartacei, utilizzo della piattaforma documentale ed il saldo dell on demand erogato fino al 31/3/2016. CSP S.p.a (d ora in poi denominata anche Fornitore o CSP ),con il presente documento è in grado di formulare una proposta per la realizzazione dei servizi in oggetto. 2. Descrizione del Servizio Riportiamo nel seguito il contenuto della fornitura oggetto della presente Stoccaggio della documentazione Il presente rinnovo copre il servizio di stoccaggio dell archivio ritirato nel dettaglio composto da lavori pubblici, polizia municipale, ambiente, urbanistica, commercio, contratti, genio civile e cemento armato, segreteria del sindaco, ufficio trasporti e messi comunali che in unità faldone si traducono in unità prese in carico nell anno Il cliente potrà in qualsiasi momento fare richiesta di documentazione in originale o copia nel primo caso sarà spedita tramite corriere espresso, nel secondo sarà caricata nel sistema o inviata tramite fax o mail. Le richiesta saranno evase dal lunedì al venerdì dalle alle ore 17.30, entro e non oltre il giorno successo a quello della richiesta. CSP renderà disponibile al Fornitore, qualora si rendesse necessario, l accesso ai locali del magazzino, previa richiesta formale indicante i dati anagrafici della persona incaricata Utilizzo della piattaforma documentale e start up progetto Il presente rinnovo prevede l utilizzo dellapiattaforma documentale web CSP, il supporto tecnico ed il training all utilizzo della stessa in fase di start up. L accesso alla piattaforma sarà regolamentato attraverso la generazione di User ID e Password personalizzate. Prot. N Rev.: 01 Data: 20/04/2016 Pag. 4/7

5 2.3. Dematerializzazione delle pratiche edilizie on demand Con il presente contratto saldiamo l intero importo per il servizio di on demand richiesto dal Comune fino al 31/03/2016. Il Cliente può chiedere in qualsiasi momento la stessa tipologia di servizio a consumo, di seguito riportiamo i prezzi: - dematerializzazione fogli A4 0,11 - dematerializzazione tavole 0,60 - apertura ticket, ricerca della pratica in archivio e sua ricollocazione 4,00 - L invio dell originale presso i propri uffici e pagherà 4,00 più spese di spedizione La somma degli importi che si genereranno verrà fatturata in accordo con il Cliente nel corso dei prossimi 12 mesi al netto delle 143 pratiche ancora da evadere al 31/3/ Help Desk Il servizio di assistenza attivo attraverso la piattaforma di ticketing messa a disposizione ad uso esclusivo del Cliente, risponderà nei termini e nelle condizioni regolamentate attraverso i normali contratti di lavoro e nelle ore e giorni indicati di seguito : Dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 18:00 esclusi festivi e feste comandate. Il servizio di assistenza è attivo per le seguenti richieste : - Richiesta di copia, sia cartacea che elettronica, dei documenti stoccati all interno dei magazzini - Ricerca documentazione in originale - Problemi legati al malfunzionamento della piattaforma documentale - Richieste relative al funzionamento della piattaforma documentale 2.5. Esclusioni Si intende non incluso nel servizio tutto quanto non espressamente indicato nei precedenti paragrafi. Nell eventualità in cui si rendessero necessarie integrazioni alla presente e/o modifiche dettate da nuove esigenze, verranno gestite attraverso la presentazione di specifiche offerte. Prot. N Rev.: 01 Data: 20/04/2016 Pag. 5/7

6 3. Condizioni economiche Per il rinnovo del servizio di stoccaggio ed il canone della piattaforma software per un periodo pari a 12 mesi l importo da fatturare è pari a ,85 + IVA Il totale è ,85 (undicimilatrecentottantunomila/85)+ IVA 4. Termini di fatturazione e pagamento La fatturazione per il rinnovo del servizio potrà avvenire in 12 rate mensili di 948,50 + IVA a partire dal 1/6/2016 fino al 31/5/2017. Il pagamento della fattura è richiesto a 30 giorni data fattura fine mese. 5. Validità dell offerta La presente offerta ha una validità di giorni 60 (sessanta) decorrenti dalla data di emissione. 6. Fornitore e personale del fornitore Il Fornitore garantisce che: se stesso ed il proprio Personale ottemperano alle vigenti leggi, normative, ordinanze e ai requisiti per l esercizio dell attività; sarà responsabile per la supervisione, il controllo, le retribuzioni, gli obblighi assistenziali e previdenziali, la salute e la sicurezza del proprio personale. Prot. N Rev.: 01 Data: 20/04/2016 Pag. 6/7

7 7. Riservatezza Il Fornitore si impegna a mantenere strettamente confidenziale, anche dopo la risoluzione del contratto, qualsiasi informazione sui prodotti, i processi, le tecnologie, le iniziative commerciali, come ogni altra informazione che il Cliente possa aver trasmesso al Fornitore o al suo Personale o di cui quest ultimo possa essere venuto a conoscenza nel corso della collaborazione. Cliente CSP S.p.a Responsabile commerciale Ivana Menga Prot. N Rev.: 01 Data: 20/04/2016 Pag. 7/7