ARGOPC Archivio Generale Organizzazioni Protezione Civile

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1 ARGOPC Archivio Generale Organizzazioni Protezione Civile Autore: Luigi Seminari Versione: 1.1 del 23/09/2003 1

2 1- SCOPO FLUSSO DEI DATI CONTENUTO DEGLI ARCHIVI I CODICI GLI OUTPUT COLLEGAMENTI CON ALTRE APPLICAZIONI...7 2

3 1- SCOPO Lo scopo del progetto è la creazione di un archivio dei volontari di protezione civile che possa essere integrato a diversi livelli (Associazione, Provincia, Regione, Nazionale) e utilizzato anche per fornire dati automatici durante le emergenze. Un tracciato unico permetterà una facile e veloce gestione ai diversi livelli in quanto l aggiornamento sarà a carico di ogni associazione che trasmetterà poi l archivio al Coordinamento Provinciale che dovrà solamente Importare l archivio ricevuto e trasmettere l archivio provinciale aggiornato al livello superiore (Regione) che farà altrettanto col Dipartimento di P.C., così che con una semplice mail ed una funzione di Importazione tutti I livelli saranno aggiornati. Un altro aspetto importante del progetto è la possibilità di gestione univoca e automatica del volontario tramite una codifica che permetterà (ad esempio) la stampa di codici a barre sulle tessere che potranno così essere utilizzate per la rilevazione della presenza in ogni situazione (emergenze, esercitazioni, corsi ecc..). 2 - FLUSSO DEI DATI Per la gestione del progetto verrà utilizzata una applicazione che verrà distribuita gratuitamente alle associazioni nella quale verranno inibite alcune funzioni che verranno invece permesse al livello superiore. L applicazione permetterà di: a) Effettuare un SETUP per la codifica provinciale b) Aggiornare l archivio delle associazioni c) Visualizzare e stampare un elenco delle associazioni in odine di codice associazione d) Visualizzare e stampare un elenco delle associazioni in odine di denominazione e) Visualizzare e stampare un elenco delle associazioni in odine di città f) Visualizzare e stampare un elenco delle associazioni in odine di specializzazione g) Visualizzare una griglia con tutti I dati delle associazioni h) Effettuare una ricerca fra le denominazioni i) Effettuare una ricerca fra le specializzazioni j) Stampare etichette postali con gli indirizzi delle associazioni k) Stampare l indirizzo su buste l) Stampare l indirizzo su una circolare prestampata m) Aggiornare l archivio volontari dell associazione n) Visualizzare e stampare un eleco di volontari per codice volontario o) Visualizzare e stampare un eleco di volontari per cognome e nome p) Visualizzare e stampare un eleco di volontari per specializzazione q) Verificare eventuali doppi codici fiscali doppi r) Visualizzare una griglia con tutti I dati dei volontari (tutti o di una associazione) s) Effettuare una ricerca sui cognomi t) Effettuare una ricerca sulle specializzazioni u) Stampa di etichette con il codice a barre del volontario v) Stampare etichette postali con gli indirizzi dei volontari w) Stampare l indirizzo su buste x) Stampare l indirizzo su una circolare prestampata y) Esportare gli archivi aggiornati per l invio al Coordinamento provinciale 3

4 Il Coordinamento aggiornerà il suo archivio associazioni dando un numero progressivo di tre cifre ad ogni associazione della provincia e consegnerà, la copia dell applicazione per le associazioni, all associazione. L associazione aggiornerà e terrà aggiornato l archivio dei volonatri e avrà il compito di esportare e spedire la situazione aggiornata al Coordinamento Provinciale. L associazione potrà utilizzare le funzioni dell applicazione per le visualizzazioni e le varie stampe, compresa la possibilità di stampare l elenco dei volontari partecipanti ad una attività con I relativi codici a barre per una più veloce rilevazione presenze. Il Coordinamento Provinciale dovrà Importare l archivio ricevuto dall associazione. Questo permetterà di aggiornare automaticamente l archivio provinciale. Naturalmente il Coordinamento potrà utilizzare tutte le funzioni dell applicazione. Se il progetto verrà utilizzato anche a livelli superiori (Reionale e Nazionale) il Coordinamento potrà Esportare l archivio aggiornato ed inviarlo al livello superiore. La procedura utilizzata dal Coordinamento Provinciale sarà la stessa per I livelli superiori. 4

5 3 - CONTENUTO DEGLI ARCHIVI Gli archivi principali saranno: quello delle associazioni e quello dei volontari. L archivio delle associazioni conterrà I seguenti dati: a) Codice dell associazione b) Denominazione dell associazione c) Indirizzo d) CAP e) Città f) Provincia g) Numeri telefonici h) Numeri fax i) Indirizzi mail j) Codice fiscale dell associazione k) Specializzazione prevalente l) Data primo inserimento m) Data ultimo aggiornamento n) Numero totale volontari o) Nominativo responsabile p) Telefono responsabile q) Note r) Note2 s) Numero progressivo dei volontari L archivio dei volontari conterrà I seguenti dati: a) Codice dell associazione di appartenenza b) Codice volontario c) Cognome d) Nome e) Indirizzo f) Cap g) Città h) Provincia i) Data di nascita j) Luogo di nascita k) Provincia di nascita l) Codice fiscale del volontario m) Numeri telefonici n) Numeri fax o) Indirizzo mail p) Specializzazione q) Note r) Note2 s) Note3 5

6 4 I CODICI Gli archivi conterranno un codice che permetterà il riconoscimento univoco sia dell associazione che del volontario. Il codice dell associazione generato dalla provincia è così formato: 1) Un carattere per la regione di appartenenza 2) Due caratteri con la sigla della provincia 3) 3 caratteri numerici progressivi nella provincia Il codice del volontario generato dall associazione è formato dal codice associazione più un numero progressivo automatico nell associazione di quattro cifre. 5 GLI OUTPUT L applicazione permetterà di avere I seguenti output: VISUALIZZAZIONI a) Tutte le associazioni in ordine di codice o per denominazione o per specializzazione o per città, con I dati principali ed il numero di volontari. b) Associazioni ricavate ricercando alcuni caratteri digitati nella denominazione o nella specializzazione c) I volontari di una associazione d) Tutti I volontari per codice o per cognome o per specializzazione e) Verifica di volontari registrati doppi o in più associazioni f) Volontari ricavati ricercando alcuni caratteri digitati nel cognome o nella specializzazione STAMPE a) Tutte le visualizzazioni b) Stampa etichette o foglio presenza con codici a barre c) Stampa etichette indirizzi per le associazioni o per I volontari d) Stampa buste postali per le associazioni o per I volontari e) Stampa indirizzi su circolare prestampata per le associazioni o per I volontari ARCHIVI Archivio associazioni esportato Archivio volontari esportato 6

7 6 COLLEGAMENTI CON ALTRE APPLICAZIONI L applicazione utilizzerà archivi access pertanto riutilizzabili in applicazioni Microsoft Office. L applicazione EMERWIN può importare i file di ARGOPC in modo da poter ottenere uno storico aggiornato.. 7