Comune di.. Piano di addestramento della Procedura PE Elettorale

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1 PREMESSA Lo scopo di questo documento è quello di offrire al Cliente una formazione standard ed adeguata per un corretto utilizzo delle procedure Halley. Le fasi dell addestramento sono state studiate seguendo il flusso operativo della procedura, considerando il periodo in cui il Cliente inizia a lavorarci, nonché le scadenze operative e legislative. Le conclusioni finali hanno lo scopo di capire lo stato di utilizzo della procedura, quindi se le lezioni sono state sufficienti, o se ne occorrono altre. Di seguito è riportato in breve l obiettivo di ogni fase e la distanza consigliata tra una fase e l altra. 1 FASE Lo scopo fondamentale di questa fase è quello di allineare le liste elettorali a quelle vigenti in modo che si possa procedere immediatamente con la prima revisione utile. Questa fase deve essere effettuata contestualmente alla prima fase di Anagrafe. La fase successiva deve essere effettuata dopo una settimana, oppure contestualmente alla prima revisione. 2 FASE Questa fase riguarda principalmente la gestione dettagliata delle revisioni elettorali. Pagina 1 di 10

2 Recupero dati Recupero dati previsto: [] sì [] no, perché: Data della consegna del recupero: I dati sono stati correttamente installati [] sì []no, perché: Sono stati eseguiti i seguenti controlli sui dati recuperati: (elenco dettagliato delle operazioni effettuate per il controllo): o o o Tempo totale del controllo: Il controllo è: [] completo [] incompleto In caso di controllo incompleto: argomenti da controllare: il controllo è a cura: [] del Cliente in modo autonomo [] del tecnico Halley insieme al Cliente in ogni caso da effettuare [] prima dell inizio dell addestramento [] durante l addestramento, dopo la fase: Esito del controllo: []positivo [] negativo In caso di esisto negativo, elenco delle anomalie riscontrate: cosa fare, chi deve farlo, entro quando per risolvere ogni anomalia: cosa: chi: entro il: cosa: chi: entro il: cosa: chi: entro il: Quali fasi del piano di addestramento sono vincolate e da quale anomalia: fase: nr. anomalia: Il Tecnico Halley: Pagina 2 di 10

3 Data dell'addestramento: Elenco argomenti: 1 FASE 1) Spiegazioni generali per uso: Videocomunicazione, collegamento, comandi, condivisione e controllo Menù Halley, accesso alle procedura e comandi generali per muoversi nelle maschere Settaggio ed uso delle stampanti Sito della procedura: accesso al sito, informazioni utili, consultazione delle soluzioni ricorrenti Copie sicurezza procedura Spiegazione del nostro sistema di Assistenza (da Help-Desk a Lettere di Aggiornamento) 2) Avviamento della procedura: impostazione della data di lavoro e dell ufficio, selezione della stampante e dell operatore; gestione dei profili di accesso e associazione ai singoli operatori. 3) Chiarimenti, verifica dei dati inseriti o recuperati: confronto della tabella Gestione Progressivi con la statistica 1/22 Totale elettori per sezione e sesso ; controllo statistico su eventuali errori di inserimento dati che potrebbero falsare il numero esatto degli elettori (errata cittadinanza, schede vuote, ecc.); presentazione estrazioni su supporti magnetici (elenco votanti su file, trasferimento elettori su floppy) e statistiche thaireport. 4) Illustrazione generale della procedura: posizioni elettorali, motivi, gestione dei cittadini da non considerare nella revisione; collegamento con la procedura Anagrafe; gestione dell annullamento fase in corso; gestione dello storico (iscrizione, cancellazione, variazione) con esempi pratici di aggiunta/annullamento dei movimenti tramite la funzione Modifica Dati Storici 5) Formazione delle liste. a) controllo dell esattezza del numero totale degli elettori; b) stampa di controllo delle liste elettorali ed eventuale riscontro diretto con le liste originali; c) sistemazione dei parametri per la stampa delle liste generali e sezionali, dei fascicoli personali e delle schede generali (a discrezione dei clienti); Pagina 3 di 10

4 d) invitare il cliente a fare insieme la ricompilazione delle Liste elettorali, fase che di solito si fa a fine anno, ma che è utile fare sempre all avvio di un cliente per far sì che parta da una situazione pulita ; e) estrazione e stampa delle variazioni qualitative da apportare alle liste. 6) Personalizzazione testi, modelli base e verbali elettorali 7) Tessere Elettorali a) sistemazione dei parametri di stampa per la gestione delle tessere; b) inserimento dei collegi elettorali, delle sezioni e delle ubicazioni dei seggi; c) gestione degli operatori e dei carichi dei documenti. TEMPO TOTALE DELL'ADDESTRAMENTO: h:min. (Il tempo totale è riferito all intera fase) Alla fine di ogni fase il tecnico deve indicare nel foglio di intervento se qualche argomento non è stato trattato o se ci sono stati problemi particolari da risolvere e soprattutto entro quando è necessario risolverli, devono altresì essere indicate le attività che deve svolgere sia il Cliente che la Halley prima della fase successiva. Pagina 4 di 10

5 Data dell'addestramento: 2 FASE Elenco degli argomenti della fase precedente ripetuti: Motivo della ripetizione: Tempo totale h:min. Elenco argomenti della fase attuale: NB: nei passaggi di seguito descritti non viene fatta menzione della chiusura delle revisioni. A discrezione del tecnico occorrerà decidere se chiudere o annullare la fase, a seconda del periodo temporale in cui viene effettuato l addestramento. 1) Revisioni dinamiche REVISIONI DINAMICHE / SEMESTRALI Dinamica 1 tornata: a) inserimento dei dati generali e parametri della revisione; b) estrazione elettori e stampa di controllo; c) preparazione verbale; d) controllo progressivi provvisori; e) assegnazione dati verbale e stampa verbale ed elenchi; f) stampa modelli 3D, e 6D. Fascicoli Immigrati (non necessaria se assegnati manualmente): a) estrazione ed assegnazione numero; b) stampa di controllo; c) stampa fascicoli ed etichette. Dinamica 2 tornata: a) estrazione ed assegnazione dati; b) stampa di controllo; c) preparazione verbale; d) controllo progressivi provvisori; e) assegnazione dati verbale e stampa verbale ed elenchi; f) Notifica per elettori estero; g) Rilascio certificati cittadinanza e residenza; h) Stampa code; i) stampa modello 6D, 7/D; j) stampa etichette, schede e fascicoli (opzionale); k) stampa tagliandi di convalida per i cambi indirizzo; l) stampa modello G-DN. Pagina 5 di 10

6 2) Revisioni semestrali Semestrale - Elenco preparatorio: a) estrazione dati e stampa di controllo b) assegnazione codice elettorale e numero di fascicolo; c) preparazione elenco, stampa del frontespizio e dell elenco preparatorio; d) stampa della richiesta/rilascio estratti di nascita, certificati penali e certificati di cittadinanza/residenza; e) stampa etichette per lettera (opzionale); f) stampa etichette, schede e fascicoli (opzionale). Nuova ripartizione del territorio: a) cenni generali su creazione tabella simulazione ed aggregazioni Semestrale - Formazione Elenchi: a) estrazione dati ed assegnazione sezione ed anno iscrizione; b) stampa di controllo; c) preparazione verbale e stampa del verbale e degli elenchi; d) stampa modello 9. Semestrale - Chiusura: a) estrazione dati e stampa di controllo; b) assegnazione numero di lista generale e sezionale; c) preparazione verbale, stampa e assegnazione numero del verbale; d) controllo progressivi provvisori; e) stampa delle code generali e sezionali; f) stampa etichette, modello 11, schede, fascicoli (opzionale); g) stampa modello G. 3) Albo Scrutatori GESTIONE ALBI a) inserimento degli iscritti all albo se non presenti in archivio; b) preparazione cancellazioni; c) accettazione domande di iscrizione; d) preparazione e stampa verbale; e) elenchi revisione; f) stampa albo. 4) Giudici Popolari a) inserimento manuale degli iscritti agli Albi se non presenti in archivio o inserimento automatico degli Albi se mai gestito precedentemente; b) esclusione cittadini da revisione; c) revisione Albi ed annullamento revisione; d) preparazione e stampa verbale; Pagina 6 di 10

7 e) elenchi iscrizioni e cancellazioni; g) stampa della richiesta/rilascio certificati di nascita, certificati penali, richiesta carichi pendenti, certificati cumulativi, dichiarazione e certificato titolo di studio; h) stampa schede iscrivendi (opzionale) ed etichette fascicoli; i) creazione file per Tribunali. 5) Presidenti di seggio a) Domande iscrizione e cancellazione (aggiunta, ricerca, stampa elenco e documentazione); b) Revisione di Cancellazione (estrazione, stampa di controllo, preparazione e stampa verbale, stampa etichette); c) Revisione di Iscrizione (estrazione, stampa di controllo, preparazione e stampa verbale, stampa etichette); d) Stampa albo; e) Stampa elenchi presidenti e segretari di seggio. 6) Tessere Elettorali PERIODO ELETTORALE a) assegnazione di massa delle tessere elettorali; b) stampa di controllo e di notifica delle tessere; c) gestione singola tessera per rilascio, smarrimento, deterioramento; stampa del certificato sostitutivo e dei tagliandi di convalida. 7) Adempimenti pre - elettorali e blocco liste a) Estrazione depennati: preparazione verbale, stampa verbale ed elenchi; b) Estrazione elettori Camera; preparazione verbale, stampa verbale ed elenchi; c) Estrazione elettori AIRE; stampa elenco per posta e per firma, stampa etichette per cartoline; d) Iscrizioni per motivi diversi: estrazione ed assegnazione dati, stampa di controllo; preparazione verbale, stampa verbale ed elenchi ed assegnazione dati verbale; notifica per elettori estero; stampa delle code generali e sezionali; stampa fascicoli, etichette e schede (opzionale). e) Blocco liste: estrazioni per elezioni politiche o per altre elezioni, stampa di controllo; preparazione verbali, stampa verbale ed elenchi e assegnazione dati verbale; stampa chiusura liste. f) Assegnazione scrutatori ai seggi: Pagina 7 di 10

8 Nomina scrutatori o sorteggi; Formazione graduatoria riserve; Preparazione e stampa verbale; Notifiche scrutatori nominati; Inserimento rinunce; Nomina riserve, stampa elenco e relative notifiche; Stampa scrutatori nominati, estratto verbale ed allegato al mandato; Ripristino albo dopo elezioni. g) Sottoscrittori di liste: Aggiunta elezioni per sottoscriscrizioni; Inserimento sottoscrittori liste Stampa elenco/certificati cumulativi sottoscrittori e azzeramento. h) Gestione Multi-elezioni: Cenni generali su funzionamento gestione aggiornamento schede elettorali in modalità multi-elezione. i) Stampa liste Stampa liste per seggio ed estratto lista tessere elettorali. LISTE AGGIUNTE 8) Liste Aggiunte a) Inserimento domande per comunitari da iscrivere alle L.A. Comunali/Europee b) Cenni generali su gestione revisioni liste aggiunte (comprese Trento, Bolzano ), creazione storico, stampa liste. TEMPO TOTALE DELL'ADDESTRAMENTO: h:min. (Il tempo totale è riferito all intera fase) Alla fine di ogni fase il tecnico deve indicare nel foglio di intervento se qualche argomento non è stato trattato o se ci sono stati problemi particolari da risolvere e soprattutto entro quando è necessario risolverli, devono altresì essere indicate le attività che deve svolgere sia il Cliente che la Halley prima della fase successiva. Pagina 8 di 10

9 Conclusioni finali sull addestramento/avviamento della procedura in oggetto. (compilazione a cura del tecnico) Sono state effettuate tutte le operazioni relative all avviamento? (parametrizzazioni, sistemazione testi, modelli, abilitazioni, controllo recupero, ecc ) []sì []no, cosa manca: perché non è stato possibile farlo (indicare motivo, cosa fare, chi deve farlo, entro quando, per ogni cosa che manca): cosa fare: chi: entro il: motivo: cosa fare: chi: entro il: motivo: Il cliente è in grado di gestire autonomamente la procedura? [] sì []no, dove è insicuro: Il cliente ha la necessità, o ha espresso la volontà, di approfondire alcuni argomenti? []sì []no Quali? Quanto tempo è necessario? Fra quanto è opportuno procedere? (indicare eventuale data presunta ad esempio nel caso si debba attendere il compimento di un adempimento normativo): Deve compiere operazioni particolari prima della formazione aggiuntiva? []sì []no Quali? Pagina 9 di 10

10 Conclusioni finali sul prodotto (compilazione a cura del tecnico) La procedura rispetta le aspettative del cliente? Precedenti fornitori: In cosa è migliorato il suo lavoro rispetto a prima: In cosa è peggiorato il suo prodotto rispetto a prima: Aree di miglioramento suggerite: Il Tecnico Halley: Fasi del piano aggiornate al: 08/09/2011, in occasione dell uscita dell installazione della procedura alla Versione A cura di: (nome del Responsabile Prodotto): Erminio Chirielli Responsabile Processo Progettazione e Produzione Sw: Daniela Barbini Responsabile Sistema Gestione Qualità: Romina Crescentini Pagina 10 di 10