Compliance in Banks 2010

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1 2010 in Banks 2010, Legale e Controlli Interni in BMPS Leandro Polidori Responsabile Area e Customer Care Banca Monte dei Paschi di Siena

2 Agenda Il sistema dei Controlli Interni in BMPS Evoluzione delle Funzioni di e Legale fase iniziale; fase di evoluzione e consolidamento. Rapporti tra e Legale ambiti generali; ambiti specifici su alcune materie ad impatto rilevante. 1

3 Il Sistema dei Controlli Interni BMPS Il Sistema dei Controlli Interni (SCI) è costituito dall insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative finalizzate a perseguire, la sana, corretta e prudente conduzione della Banca e del Gruppo. Un efficace processo di identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi la condizione, alla base del Sistema di Controllo, costituisce la condizione essenziale per perseguire correttamente gli obiettivi aziendali. In tale ambito, si inserisce anche il presidio del rischio di non conformità alle norme, definito in coerenza con le previsioni regolamentari e con il SCI adottato. In particolare, il SCI della Banca contempla funzioni con specifiche responsabilità, tra loro complementari ed in tale ambito rilevanza fondamentale è assunta dal ruolo svolto dagli Organi Aziendali: Governance Organi con funzioni di supervisione strategica: o CdA Organi di gestione con funzioni esecutive: o Direzione Generale o Comitato Rischi della Capogruppo Organi con funzioni di controllo: o Collegio Sindacale o Comitato per il Controllo Interno Le funzioni aziendali di controllo dipendono gerarchicamente dal Direttore Generale, ma, al fine di salvaguardare autonomia ed indipendenza, hanno una linea di reporting diretta (nomina e flussi informativi periodici) con il Presidente, quindi il CdA, ed il Comitato per il Controllo Interno. 2

4 Il Sistema dei Controlli Interni BMPS Nell approccio adottato, le funzioni aziendali sono distinte in: Funzioni di Business, con responsabilità di governo del sistema di controllo all interno dei processi di competenza. Funzioni di Controllo, con responsabilità di presidio su specifici ambiti di rischio; tali funzioni sono indipendenti dalle funzioni di business. Funzione di Revisione Interna, con responsabilità di garantire la funzionalità e l efficacia del complessivo SCI. Funzione di controllo di conformità (compliance) Area e Customer Care Presidio cambiamenti normativi. Proposte modifiche organizzative e procedurali. Presidio Antiriciclaggio. Customer care - misurazione/ valutazione qualità dei servizi erogati e gestione dei reclami e delle risoluzioni stragiudiziali. Funzione di misurazione / gestione del rischio Revisione Interna Area Risk Management Area Controlli Interni Presidio e misurazione rischi: di credito di mercato operativi wealth management. Presidio complessivo del Sistema dei Controlli Interni; Verifiche di revisione. 3

5 La e le altre funzioni aziendali La funzione, al fine di gestire e monitorare il rischio di non conformità a cui è esposta la banca ed adempiere alle responsabilità assegnate dal CdA, interagisce in modo sinergico e coordinato in particolare con le seguenti Funzioni aziendali: Internal Audit 4 Legale e Societario Organizzazione 5 1 Formazione 3 2 Risk Management 4

6 1 Principali interazioni tra le funzioni aziendali : Organizzazione Implementa i piani di mitigation e change management inerenti ai processi e modelli organizzativi da adottare in termini di conformità alle norme. Verifica l efficacia degli adeguamenti organizzativi suggeriti per la prevenzione del rischio di non conformità Risk Management Formazione Internal Audit Legale Individua, quantifica e monitora i rischi aziendali (inclusi quelli di non conformità). Interagisce con il RM per sviluppare adeguate metodologie quali-quantitative di gestione e valutazione del rischio di non conformità e del rischio reputazionale. Definisce i fabbisogni formativi dei dipendenti e collabora alla predisposizione dei corsi e all erogazione per le materie a presidio diretto. Predispone i piani formativi ed eroga la formazione anche sulla base delle richieste della compliance, fornendo adeguata reportistica. Effettua la valutazione nel durante delle attività aziendali e dei processi esposti al rischio di non conformità. Effettua le verifiche ex-post del sistema dei controlli interni e le verifiche dei comportamenti dei dipendenti. Individua ed interpreta le normative primarie e secondarie. Presidia il rischio legale e la corporate governance aziendale. Analizza le modalità di applicazione delle normative, elabora adeguate procedure interne e ne valuta l efficacia in relazione alla conformità normativa. 5

7 Evoluzione delle Funzioni e Legale Fase iniziale Fase di consolidamento A seguito dell emanazione del Provvedimento della Banca d Italia del 10 luglio 2007 e del Regolamento Congiunto Consob/Bankit, in Banca Montepaschi viene costituito lo Staff quale struttura interna alla funzione Legale. Nelle responsabilità assegnate alla nuova struttura prevalgono gli aspetti di presidio della normativa e l analisi degli ambiti di applicazione delle novità normative e regolamentari; Al contempo l operatività evidenzia alcuni gap: gli aspetti di rischio di non conformità non sono ben individuati nei processi e nelle strutture aziendali ed i potenziali impatti non sono sufficientemente considerati; non vengono utilizzate metodologie di analisi e valutazione dello stato di conformità della Banca e del Gruppo; non sono previsti compiti di indirizzo e coordinamento delle funzioni di compliance delle società controllate. 6

8 Evoluzione delle Funzioni di e Legale Fase iniziale Fase di consolidamento La struttura evolve in una funzione autonoma e indipendente con riporto diretto agli Organi Aziendali. Il CdA delibera una specifica Direttiva di Gruppo (mandato) in cui: sono definiti in modo univoco gli ambiti di presidio diretto (c.d. materie ad impatto rilevante); sono attribuite la responsabilità di gestione di processi operativi e attività specifiche inerenti a temi di conformità (Antiriciclaggio, Privacy, Market Abuse, Gestione reclami, Supporto Organismo di Vigilanza per la Responsabilità Amministrativa degli Enti); sono introdotti compiti di indirizzo e coordinamento del Gruppo, incluse Filiali e Società estere. Viene sviluppato apposito frame-work metodologico ai fine della valutazione dello stato di conformità, tali valutazioni qualitative saranno integrate con dati quantitativi derivanti dall identificazione di specifici Indicatori Rischio non Conformità (IRC). Sono introdotti specifici meccanismi di reporting direzionale coerenti con la rendicontazione periodica verso gli Organi aziendali e le Autorità di Vigilanza proprie della funzioni di controllo. 7

9 Evoluzione delle Funzioni di e Legale Fase iniziale Fase di consolidamento Legale Il Legale e Societario si configura quale struttura autonoma con riporto gerarchico alla Direzione Aziendale, ma ancillare al business e distinta dalla funzione. La Funzione presidia direttamente: il rischio legale in senso stretto (contratti, modulistica, interpretazione normativa); le controversie giudiziali con la clientela e gli adempimenti relativi ai procedimenti giudiziari, amministrativi, civili e penali a livello di Gruppo; la consulenza legale alle strutture centrali e periferiche; l assistenza legale, sia giudiziale sia inerente alle revocatorie/risarcitorie fallimentari, alle Reti ed alle società del Gruppo; la governance aziendale e l esecuzione degli adempimenti societari. 8

10 Punti di contatto tra le funzioni e Legale Rischio Legale Rischio di perdita o di riduzione del valore del patrimonio o di difficoltà gestionali, a causa di contratti o di documenti legali inadeguati o non corretti, o contenenti clausole che si rivelino particolarmente onerose. Rischio di non conformità Rischio di incorrere in sanzioni giudiziarie o amministrative, perdite finanziarie rilevanti o danni di reputazione in conseguenza di violazioni di norme imperative (di legge o di regolamenti) o di autoregolamentazione (statuti, codici di condotta). Rischio di dover risarcire i danni a causa di potenziali procedimenti legali (giudiziali e stragiudiziali). Utilizzo di documentazione mancante di elementi essenziali o utilizzo di clausole contrattuali non corrette. Interessa direttamente aspetti commerciali e contrattuali dell impresa. Può essere conseguente ad una errata/carente gestione del contenzioso e degli atti transattivi. Interessa aspetti reputazionali, d immagine e strategici trasversali alla banca, anche con riferimento al rapporto dell impresa con le Autorità di Vigilanza. È un rischio che può essere gestito e mitigato attraverso specifiche procedure aziendali. Comporta la verifica dell efficacia degli adeguamenti volti alla prevenzione del rischio. Necessita di adeguati flussi informativi verso gli organi e le funzioni aziendali. 9

11 Rapporti tra funzioni e Legale Analisi normativa Nell ambito dell attività specifica e dei processi operativi presidiati in maniera diretta dalle due funzioni emergono ambiti di apparente sovrapposizione, ma che sono da considerare come specifici punti di contatto tra le due funzioni. Tali ambiti derivano direttamente dalle definizioni di rischio legale e di rischio di non conformità che presentano aspetti decisamente affini. 1. Individuazione novità normative 2. Interpretazione e valutazione impatti 3. Definizione procedure interne 4. Implementazione modifiche organizzative e processi operativi 1. Il Legale, e la per quanto di competenza, analizza le possibili fonti normative primarie e secondarie: Standard Internazionali, Direttive comunitarie, Leggi e Decreti legislativi, Regolamenti, Circolari interpretative, Sentenze e Disposizioni delle Autorità di Vigilanza e Controllo. 2. Il Legale fornisce consulenza e la corretta interpretazione della norma, mentre la valuta i possibili impatti sulla realtà aziendale (processi, assetti organizzativi, sistemi IT, etc.). 3. La, con il supporto delle altre funzioni aziendali (Org. ICT, Business) delinea la procedura conforme ai dettami normativi e il Legale fornisce pareri laddove la normativa deve essere interpretata nel dettaglio. 3. La sovrintende alle implementazioni necessarie e ne valuta l efficacia in termini di prevenzione del rischio di non conformità. 10

12 Rapporti tra funzioni e Legale Gestione controversie con la clientela: La funzione Legale: presidia operativamente le controversie giudiziali con la clientela; cura gli connessi adempimenti giudiziari, amministrativi, civili e penali; cura gli atti e le esecuzioni afferenti le transazioni extragiudiziali; fornisce consulenza legale alla. La : gestisce operativamente i reclami con la clientela; svolge compiti di indirizzo e coordinamento per la prevenzione/ risoluzione delle frodi sulle carte di pagamento/debito; sovrintende ai rapporti con l Arbitro Bancario e Finanziario (ABF) ed il Conciliatore Bancario. obiettivo aziendale Individuare il corretto trade-off tra il non accoglimento dei reclami e l avvio di procedimenti giudiziali tra la Banca e la clientela. 11

13 Rapporti tra e Legale Trasparenza delle operazioni e dei servizi bancari e finanziari (Provvedimento Bankit 07/2009) Legale Adeguamento delle procedure per gestione reclami in modo conforme alle nuove disposizioni di vigilanza. Redazione Guida per il cliente alla risoluzione stragiudiziale. Verifica adeguatezza foglio informativi, documenti di sintesi e annunci pubblicitari in essere. Inserimento Indicatore Sintetico di Costo nel foglio informativo. Definizione procedura per calcolo ISC su c/c destinati ai consumatori e aperture di credito per clienti al dettaglio. Analisi dei rendiconti in essere e predisposizione necessari adeguamenti. Verifica adeguatezza ed efficacia procedure adottate. Analisi contenuto dei contratti, revisione delle sezioni ed inserimento dei costi per comunicazioni. Revisione della contrattualistica relativa ai servizi di pagamento (PSD). Modifica corpo contrattuale con inserimento di attestazione di avvenuta consegna di un esemplare del contratto al cliente. Studio della normativa al fine di valutare eventuali impatti sui documenti contrattuali n essere e quelli di nuova emissione. Redazione apposito contratto Conto corrente semplice. Analisi adeguatezza contratti coconclusi con tecniche di comunicazione a distanza. 12

14 Rapporti tra e Legale. Usura (L. 8 marzo 1996 n. 108) Legale Implementazione procedure e definizione nuovi processi operativi. Definizione ed implementazione controlli ex-ante del rispetto delle soglie usura. Definizione ed implementazione controlli ex-post per la fase di liquidazione. Revisione processi e operatività delle Società controllate. Aggiornamento normativa interna. Interpretazioni normative. Presidio giudiziale sulle controversie pregresse ed in corso. Modifiche alle clausole contrattuali a seguito delle implementazioni procedurali. 13

15 Rapporti tra e Legale: ambiti specifici su alcune materie ad impatto rilevante. Parti correlate - Regolamento CONSOB N Legale Definizione ed adozione del Modello di responsabilità e processi conformi. Definizione e formalizzazione iter decisionale, implementazione di adeguate procedure interne Verifica idoneità e adeguatezza dei sistemi informativi ed informatici in essere. Redazione ed emanazione di specifica normativa interna. Analisi e proposta di revisione delle normative interne impattate dalla nuova regolamentazione. Sviluppo ed implementazioni specifici sistemi informatici. Mappatura delle operazioni realizzabili con parti correlate di Gruppo. Presidio sugli impatti della normativa sulla Governance aziendale. Modifiche allo Statuto della Banca. Individuazione criteri e requisiti per la nomina degli amministratori indipendenti. Costituzione del Comitato Amministratori Indipendenti. Presidio amministrativo degli adempimenti del Comitato Amministratori indipendenti. Individuazione delle parti correlate a livello di Banca e di Gruppo. Revisione contenuti e stesura informative al Mercato e presidio sul deposito delle stesse. 14

16 Rapporti tra e Legale. Ambiti specifici su alcune materie ad impatto rilevante Responsabilità Amministrativa degli Enti (D. Lgs.231/01) Legale Fornisce supporto consultivo all Organismo di Vigilanza 231 della Capogruppo (Comitato per il Controllo Interno). Individua, con il supporto di Organizzazione e Legale, le attività sensibili nei processi aziendali. Attiva formalmente il processo periodico di self assessment 231. Fornisce assistenza alle strutture nella conduzione delle fasi di assessment. presentare i risultati all OdV e propone gli interventi per la mitigazione/risoluzione delle anomalie riscontrate. Monitora le innovazioni normative in materia Definisce le fattispecie di reati applicabili al Gruppo e manutiene il modello dei reati rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/01. Fornisce supporto per l individuazione delle attività sensibili. Assicura consulenza e assistenza interpretativa e legale alle strutture interessate dalle attività definite dal modello. Collabora con le funzioni competenti alla stesura dei contratti e documenti in materia (ad esempio lettera per fornitori). 15

17 Grazie per l attenzione!! 16