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2 Wholesale Insurance Broker s.r.l. INDICE 1 - Premessa Destinatari del codice Obiettivi del codice Validità del codice Valori di riferimento Etica nella gestione delle attività aziendali Relazioni con i clienti Relazioni con i fornitori Relazioni con le amministrazioni pubbliche Relazioni con le autorità di vigilanza e gli organi di controllo Relazioni con le parti politiche, sindacali e con le associazioni Relazioni con la concorrenza Organi di informazione Rispetto del patrimonio della società Omaggi e liberalità Conflitti di interesse Trasparenza della contabilità Risorse umane Norme di attuazione 8

3 PREMESSA L'evoluzione di un mercato libero e concorrenziale comporta pressioni di competitività non sempre agevoli da affrontare e richiede un costante monitoraggio ed un continuo aggiornamento delle competenze professionali. In questo scenario é fondamentale investire nello sviluppo delle persone, nell'ottimizzazione dei processi, nelle nuove tecnologie e nell'applicazione di regole basate sul fair play. WHS ricerca e promuove la qualità dei servizi resi alla collettività, con l'obiettivo di creare valore nel tempo per tutti i portatori di interesse (stakeholder), instaurando relazioni durature, basate sull'integrità e sulla legalità dei comportamenti, nonché sulla fiducia, la competenza e la trasparenza nei rapporti. Il presente codice traduce in principi e norme di comportamento i criteri etici adottati nel bilanciamento di aspettative ed interessi degli interlocutori coinvolti ed è quindi uno strumento di gestione strategica, oltre che di governo delle relazioni e dei comportamenti nel processo di creazione del valore. DESTINATARI DEL CODICE Destinatari del codice etico sono tutti i componenti del personale di WHS: amministratori, dipendenti e collaboratori interni ed esterni (di seguito, per brevità: destinatari ). OBIETTIVI DEL CODICE Il codice etico nasce con lo scopo di assicurare la diffusione dei valori portanti di WHS e la loro comprensione e interiorizzazione da parte dei destinatari, al fine di prevenire ragionevolmente i comportamenti illeciti e di perseguire obiettivi sociali che, insieme a quelli della crescita economica, determinano la legittimazione e la reputazione della società stessa. Il codice etico, in particolare, è l'enunciazione dell'insieme dei doveri e delle responsabilità che ciascun destinatario assume nei confronti di tutti gli altri stakeholder (azionisti, personale interno ed esterno, clienti, fornitori e a livello generale la collettività). Ai destinatari del codice è richiesto di: agire e comportarsi in linea con quanto indicato nel codice; rispettare le procedure interne predisposte per dare attuazione al codice; segnalare all'organo di controllo e/o al proprio superiore tutte le violazioni del codice, non appena ne vengano a conoscenza in conformità con le norme di attuazione più avanti descritte; consultare il proprio superiore o l'organo di controllo in relazione alle parti del codice sulle quali necessitano di interpretazioni o chiarimenti. 1

4 VALIDITA' DEL CODICE Il codice, elaborato nel rispetto di valori e principi riconosciuti a livello internazionale, può essere soggetto a revisione in seguito all'esperienza acquisita nella sua applicazione sia mediante il contributo dei destinatari dello stesso che su proposta dell'organo di controllo. VALORI DI RIFERIMENTO Legalità Ciascun destinatario regola la propria condotta nel pieno rispetto delle procedure interne, di tutte le norme vigenti, nazionali ed internazionali, nonché della regolamentazione definita dalle autorità di vigilanza. In nessun caso il perseguimento dell'interesse o del vantaggio della nostra società può giustificare una condotta non onesta. 2 Lealtà e trasparenza Ciascun destinatario mantiene una condotta personale integra, equilibrata e rispettosa dell'individualità altrui e ispira i propri comportamenti a principi di onestà, correttezza, trasparenza e buona fede nello svolgimento delle proprie attività. Gli amministratori e tutti i rappresentanti del management sono tenuti ad essere d'esempio per integrità, trasparenza e lealtà, e a disincentivare atteggiamenti non in linea con i valori della società. Attenzione alla persona E' necessario evitare ogni forma di discriminazione e qualsiasi atteggiamento negativo basato su razza, nazionalità, sesso, aspetto fisico, orientamento sessuale, opinione politica o sindacale, indirizzo filosofico o convinzione religiosa. Ad ognuno viene richiesta sensibilità e rispetto nei confronti degli altri e di astenersi da qualsiasi comportamento considerato offensivo. Lavoro di squadra Il management è tenuto ad incentivare il lavoro di squadra fra i collaboratori, a motivarli e coinvolgerli, a favorire incontri che sviluppino la socializzazione, a stimolare la costruzione di gruppi di lavoro interfunzionali efficienti ed efficaci, a partecipare con professionalità, massima collaborazione e orientamento al risultato le attività, le iniziative, i progetti per i quali venga richiesto un loro contributo. Senso di appartenenza Ciascun destinatario è tenuto a rispettare l'azienda nella sua totalità, operando con profitto e con la massima professionalità, a mantenere riservate le informazioni acquisite nello svolgimento delle proprie funzioni e ad utilizzare in modo oculato i beni e le risorse aziendali. Lo sviluppo dello spirito di appartenenza alla società ed il mantenimento della nostra immagine aziendale rappresentano obiettivi comuni che devono essere di riferimento nei nostri comportamenti. 2

5 ETICA NELLA GESTIONE DELLE ATTIVITA' AZIENDALI Relazioni con i clienti La qualità della relazione con il mercato costituisce uno dei principali prerequisiti nel processo di creazione e distribuzione del valore. Professionalità, empatia, correttezza e cortesia rappresentano principi sui cui basare il nostro dialogo quotidiano con la clientela. I comportamenti assunti devono essere improntati al rispetto della riservatezza delle informazioni acquisite nel corso dell'attività commerciale e nel rispetto della normativa in ambito privacy. Tali principi ci portano a una scelta accurata dei nostri Partner, imponendoci di non intrattenere rapporti con soggetti coinvolti in attività illecite e con soggetti privi dei necessari requisiti di serietà, onestà ed affidabilità commerciale. Il riconoscimento di commissioni a clienti, agenti o broker deve corrispondere a prestazioni reali ed essere conforme alle regole di categoria nonché alla normativa vigente ed alle procedure aziendali. Eventuali regali o inviti fatti a clienti devono essere di modesto valore, corrispondere agli usi professionali e commerciali e, in nessun modo, essere utilizzati al fine di ottenere favori speciali. Relazioni con i fornitori I principi esposti nelle relazioni con la clientela sono di riferimento anche in questo caso. Il personale che è a contatto con i fornitori deve dare prova di fedeltà e di integrità nonché rispettare le procedure in essere; i soggetti preposti alla valutazione ed alla scelta dei fornitori devono poter decidere con la massima trasparenza ed in alcun modo essere condizionati da eventuali vantaggi personali diretti od indiretti. Il suddetto personale deve consultare un numero sufficiente di fornitori per ottenere i migliori prezzi e le condizioni più vantaggiose; dalla scelta dovranno emergere come alla base siano stati utilizzati buoni criteri di ordine tecnico ed economico e sia stata valutata la qualità dei prodotti e dei servizi offerti. In caso di gare d'appalto deve essere garantita l'uguaglianza di tutti i candidati.3 Relazioni con le amministrazioni pubbliche L'assunzione di impegni con la pubblica amministrazione e con gli altri enti del settore pubblico sono attribuite unicamente alle funzioni aziendali preposte, le quali sono tenute ad assolvere i propri compiti con integrità, indipendenza e correttezza. In presenza di contributi, sovvenzioni o di finanziamenti ottenuti dallo Stato, da altro ente pubblico o dalla Comunità Europea è necessario destinare tali risorse alle finalità che ne hanno determinato l'erogazione secondo le modalità ed i tempi definiti. E' fatto divieto di promettere od offrire a pubblici ufficiali, od in generale a dipendenti rappresentanti un ente pubblico, pagamenti o beni per promuovere o favorire, direttamente od indirettamente, interessi della nostra società. In caso di un'eventuale richiesta di un qualsiasi tipo di beneficio personale da parte di un pubblico funzionario, è necessario avvisare al più 3

6 presto la Direzione Generale della società. Relazioni con le autorità di vigilanza e gli organi di controllo Nei confronti delle autorità di vigilanza e degli altri organismi istituzionali di controllo occorre: effettuare con tempestività, correttezza e buona fede tutte le comunicazioni previste dalla legge e dai regolamenti, non frapponendo alcun ostacolo all'esercizio delle attività di vigilanza e controllo; non esporre, nelle predette comunicazioni e trasmissioni, fatti non rispondenti al vero, né occultare fatti rilevanti relativi alle condizioni economiche, patrimoniali o finanziarie della società; nel corso di un'eventuale attività ispettiva, prestare la massima collaborazione all'espletamento degli accertamenti, mettendo a disposizione con tempestività e completezza i documenti che gli incaricati ritengano necessario acquisire; in generale, astenersi dal porre in essere qualsiasi comportamento che sia di ostacolo all'esercizio delle funzioni di vigilanza e di controllo (espressa opposizione, rifiuti pretestuosi, o anche comportamenti ostruzionistici o di mancata collaborazione, quali ritardi nelle comunicazioni o nella messa a disposizione di documenti). Relazioni con le parti politiche, sindacali e con le associazioni La società persegue le proprie attività nell'ambito del business assicurativo e tiene un atteggiamento neutrale nei confronti delle organizzazioni politiche, delle associazioni di categoria, delle organizzazioni sindacali ed in generale nei confronti di ogni altra forma di associazione sportiva, filosofica e/o religiosa. In presenza di transazioni legittime con tali soggetti è necessario attenersi ai principi di trasparenza, indipendenza ed integrità tenendo conto del principio generale - che deve essere strettamente rispettato - basato sul non intervento della nostra società nelle attività politiche di qualsiasi natura; la società pertanto non ammette erogazioni di contributi diretti od indiretti, in denaro, in natura od in ogni altra forma a partiti politici, movimenti, comitati od ad altre organizzazioni politiche o sindacali, né ai loro rappresentanti, che possa, in qualche modo essere ricondotta ad intenzioni o volontà aziendali. Relazioni con la concorrenza Dalla concorrenza arriva lo stimolo al costante miglioramento della qualità dei nostri prodotti e dei relativi servizi offerti; il nostro sviluppo commerciale si basa principalmente su una leale attività commerciale e di marketing focalizzata alla presentazione oggettiva della nostra 4

7 professionalità, del nostro savoir faire e dei nostri servizi. Sono vietati i commenti scorretti sui nostri concorrenti nonché le denigrazioni o i falsi paragoni realizzati con l'intento di danneggiare i terzi. Al fine di evitare di esporre la società a intese o accordi illeciti è essenziale evitare ogni tipo di scambio di informazioni con concorrenti che possa violare i principi della libera concorrenza. I dipendenti devono astenersi dal ricercare informazioni confidenziali sui loro concorrenti; sono ammesse solo quelle notizie che vengono fornite a WHS direttamente dalle società concorrenti o disponibili pubblicamente. Organi di informazione Le comunicazioni della nostra società verso l'ambiente esterno devono essere veritiere, trasparenti comprensibili ed accurate; esse devono essere inoltre coerenti, omogenee ed in linea con le strategie e le politiche aziendali. I rapporti con la stampa e con gli altri mezzi di comunicazione di massa sono riservati alla Presidenza, alla Direzione Generale e/o alle altre funzioni specificamente autorizzate. Rispetto del patrimonio della società Ciascuno è direttamente e personalmente responsabile della conservazione e dell'utilizzo dei beni materiali e delle risorse aziendali affidate per l'espletamento dei propri compiti, nonché dell'utilizzo delle stesse in modo proprio e conforme all'interesse aziendale. Il personale non può effettuare spese, utilizzare beni della società o avvalersi della collaborazione di colleghi e collaboratori per fini personali; questa regola generale è soggetta a norme di buon senso come nel caso, ad esempio, dell'utilizzo di materiale ad uso promiscuo (informatico portatile, autovettura aziendale etc.). In ogni caso, i beni aziendali ad uso promiscuo affidati al personale della società, devono essere sempre utilizzati in modo conforme alle leggi anche al di fuori dall'ambiente lavorativo; occorre pertanto astenersi dal caricare dati o software illegale - non in regola con le licenze o con i diritti sul copyright - sul materiale informatico aziendale. E' inoltre vietato copiare illegalmente i software di proprietà della società e di installare o di utilizzare programmi in violazione dei diritti di proprietà e di utilizzarli per altri scopi da quelli definiti da WHS. Omaggi e liberalità È fatto divieto a tutti i destinatari di offrire, direttamente o indirettamente, denaro, regali o benefici di qualsiasi natura a clienti, fornitori, azionisti, partner, funzionari della pubblica amministrazione e a chiunque abbia rapporti con la società, allo scopo di trarre indebiti vantaggi per sé o interesse o vantaggio per la società. Atti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità, sono consentiti solo ed 5

8 esclusivamente dietro autorizzazione del diretto responsabile, purché di modico valore e comunque tali da non compromettere l'integrità e la reputazione di una delle parti, e da non influenzare l'autonomia di giudizio del ricevente. Allo stesso modo i destinatari non possono ricevere omaggi, inviti o trattamenti di favore, se non nei limiti delle normali relazioni di cortesia e purché di valore puramente simbolico. Le liberalità di carattere benefico o culturale sono considerate secondo le procedure interne e limitatamente a proposte provenienti da enti e associazioni non profit oppure di valore culturale o sociale. Conflitti di interesse Nella conduzione di qualsiasi attività devono sempre evitarsi situazioni nei quali i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse. Al fine di evitare tali contesti, il personale è diffidato dall'accettare qualsiasi tipo di incarico lavorativo diverso, remunerato o a titolo gratuito, al di fuori del proprio orario di lavoro presso una società concorrente, un cliente, un fornitore od un altro soggetto che interagisce con WHS; è altresì richiesto di non detenere presso tali soggetti interessi finanziari significativi e/o di altra natura direttamente od indirettamente. Ogni deroga a questa regola è soggetta ad un'approvazione formale da parte del Presidente del Consiglio di Amministrazione. I dipendenti della società devono inoltre informare la Direzione Generale delle mansioni eventualmente occupate da propri familiari presso società concorrenti, clienti, intermediari o presso fornitori. Qualsiasi attività di insegnamento, perizia, arbitrato ed in generale ogni tipo di attività effettuata dai dipendenti, esternamente alla società, ma durante l'orario di lavoro e che sia retribuita direttamente od indirettamente da terzi, deve essere preventivamente approvata dalla Direzione Generale. Trasparenza della contabilità WHS è consapevole dell'importanza della trasparenza, accuratezza e completezza delle informazioni contabili e si adopera per disporre di un sistema amministrativo-contabile affidabile nel rappresentare correttamente i fatti di gestione e nel fornire gli strumenti per identificare, prevenire e gestire i rischi di qualsivoglia natura, le frodi e i comportamenti scorretti. Le rilevazioni contabili, e i relativi documenti, devono essere basati su informazioni precise, esaurienti e verificabili, e devono riflettere la natura dell'operazione cui fanno riferimento nel rispetto dei vincoli esterni (norme di legge e principi contabili), nonché delle politiche, dei piani, dei regolamenti e delle procedure interne; inoltre, devono essere corredati della relativa documentazione di supporto necessaria a consentire analisi e verifiche obiettive. I destinatari sono tenuti ad operare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente, in modo che il sistema amministrativo contabile sia in grado di fornire tutte le informazioni richieste dalle normative civilistiche e fiscali, nonché dalle esigenze di una 6

9 corretta gestione. Tutti i destinatari a qualsiasi titolo coinvolti nelle attività di formazione del bilancio devono tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel rispetto delle norme di legge e regolamentari e delle procedure aziendali, al fine di fornire ai soci e ai terzi un'informazione veritiera e corretta sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della società. Tutte le azioni, le operazioni e le transazioni poste in essere nell'interesse o a vantaggio della società devono essere ispirate alla legittimità sotto l'aspetto sia formale che sostanziale alla chiarezza e verità nei riscontri contabili, secondo le norme vigenti e le procedure stabilite, e devono essere assoggettabili a verifica da parte degli organi interni di controllo. RISORSE UMANE WHS offre pari opportunità di lavoro a tutti i collaboratori sulla base delle specifiche qualifiche professionali e capacità di rendimento, senza alcuna discriminazione. La funzione competente seleziona, assume e gestisce il personale in base a criteri di competenza e di merito, senza alcuna considerazione di razza, credo religioso, sesso, età, discendenza. Nei rapporti gerarchici, l'autorità deve essere esercitata con equità, rispetto e moderazione, evitando ogni abuso; in particolare, va evitato qualsiasi esercizio del potere lesivo della dignità dei collaboratori, e le scelte di organizzazione del lavoro devono salvaguardare il valore dei singoli apporti. Selezione valorizzazione e formazione professionale Nella selezione del personale WHS fa sì che vengano rispettati i valori sopra enunciati, ispirando la propria scelta esclusivamente a criteri di professionalità e competenza. Inoltre la società adotta criteri di merito, competenza e valutazione delle capacità e potenzialità individuali nella gestione del personale. WHS valorizza e tende allo sviluppo delle competenze e delle capacità di ciascun dipendente, anche attraverso una politica di gestione, formazione, informazione, incentivazione e pari opportunità. Ambiente di lavoro La società pone una costante attenzione alla salute ed alla qualità degli ambienti di lavoro attraverso uno scrupoloso rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza del lavoro. A tal fine si impegna a creare un ambiente di lavoro che garantisca a tutti i dipendenti e collaboratori condizioni rispettose della dignità personale facendo sì che, nelle relazioni di lavoro interne, non si verifichino episodi di molestie o intolleranza o discriminazione razziali culturali, ideologiche, sessuali, fisiche, morali, religiose o di altra natura, offrendo a tutti i propri dipendenti pari opportunità a parità di condizioni. A tale scopo i destinatari collaborano reciprocamente al raggiungimento di risultati comuni, si impegnano per creare un ambiente di lavoro sereno, stimolante e gratificante, tenendo altresì 7

10 una condotta improntata a serietà, ordine e decoro. NORME DI ATTUAZIONE Segnalazioni I destinatari del codice sono tenuti ad attenersi ai principi nello stesso contenuti. In nessun caso il perseguimento dell'interesse della società può giustificare una condotta in violazione e/o in difformità di tali disposizioni e procedure. Qualora il destinatario venga a conoscenza di situazioni contrarie ai principi espressi dal codice, deve immediatamente informare l'organo di controllo. Con riferimento alle modalità di trasmissione delle segnalazioni, si sottolinea che l'obbligo di informare il datore di lavoro di eventuali comportamenti contrari al codice etico rientra nel più ampio dovere di diligenza ed obbligo di fedeltà del prestatore di lavoro. Di conseguenza il corretto adempimento all'obbligo di informazione da parte del prestatore di lavoro non può dare luogo all'applicazione di sanzioni disciplinari. Per contro, ogni informativa impropria, sia in termini di contenuti che di forma, determinata da una volontà calunniosa sarà oggetto di opportune sanzioni disciplinari. In particolare valgono le seguenti prescrizioni: qualsiasi informazione e segnalazione, comprese quelle attinenti ad ogni violazione o sospetto di violazione dei principi sanciti nel codice etico, deve essere effettuata, da chiunque provenga, per iscritto e in forma non anonima. L'organo di controllo agisce in modo da garantire gli autori delle segnalazioni contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione o qualsivoglia conseguenza derivante dalle stesse, assicurando loro la riservatezza circa la loro identità, fatti comunque salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede; le informazioni e segnalazioni devono essere inviate a cura dell'interessato direttamente all'organo di controllo. Sanzioni L'applicazione delle sanzioni disciplinari prescinde dall'avvio o dall'esito di un eventuale procedimento penale, in quanto il codice etico sancisce per tutti i destinatari regole vincolanti, la cui violazione - al fine di ottemperare ai dettami del Decreto Legislativo 231/01 - deve essere sanzionata indipendentemente dall'effettiva realizzazione di un reato o dalla punibilità dello stesso. Ogni eventuale violazione dei suddetti principi rappresenta, se accertata: nel caso di dipendenti e dirigenti, un inadempimento contrattuale in relazione alle obbligazioni che derivano dal rapporto di lavoro ai sensi dell'art cod. civ. e dell'art cod. civ.; 8

11 nel caso di amministratori, l'inosservanza dei doveri ad essi imposti dalla legge e dallo statuto ai sensi dell'art cod. civ.; nel caso di soggetti esterni, costituisce inadempimento contrattuale e legittima a risolvere il contratto, fatto salvo il risarcimento del danno. Il procedimento per l'irrogazione delle sanzioni tiene conto delle particolarità derivanti dallo status giuridico del soggetto nei cui confronti si procede. L'organo di controllo verifica che siano adottate procedure specifiche per l'informazione di tutti i soggetti sopra previsti, sin dal sorgere del loro rapporto con la società, circa l'esistenza ed il contenuto del presente apparato sanzionatorio. In caso di violazione delle norme contenute nel presente codice etico, l'organo di controllo, svolte le opportune indagini e le proprie valutazioni, valuta in ordine alla sussistenza o meno di dette violazioni e propone in merito all'adozione degli opportuni provvedimenti ed all'irrogazione delle relative sanzioni.7la società si impegna a prevedere ed irrogare con coerenza, imparzialità ed uniformità sanzioni proporzionate alle violazioni del codice etico e conformi alle vigenti disposizioni in materia di regolamentazione del rapporto di lavoro. 9

12 m o.c rl ss wh w. ww WholeSale insurancebroker Sede NAPOLI Via G.Porzio Is. E/2 - Sc. A Napoli tel Fax: Sede Milano Piazzale Martesana Milano Tel Fax:

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