Agenda. Presentazione di InfoCert e le proposte della Business Consulting Services

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1 1 Seminario Ancitel : La conservazione delle memorie digitali:quadro normativo e best practice L approccio e gli strumenti per attuare la conservazione a norma per la PAL Silvia Loffi Agenda 2 Presentazione di InfoCert e le proposte della Business Consulting Services La soluzione di conservazione a norma per la PAL: modelli e case study 1

2 Highligth su InfoCert 3 PRESIDIO DELLA NORMATIVA Coordinamento del Comitato Tecnico di Assocertificatori per la firma digitale Partecipazione al Comitato Tecnico di Assocertificatori per la PEC Membership ETSI (European Telecommunication Standards Institute), con una importante partecipazione nel comitato ESI (Electronic Signature Initiative) Partecipazione allo Specialist Task Force 298 ETSI: Profiles for ETSI TS and TS Electronic Signatures Formats che ha prodotto due profili applicativi degli standard Europei CAdES e XAdES Partecipazione allo Specialist Task Force 318 ETSI: Electronic Signatures Applied to Registered s: formats and policies, che ha definito uno standard Europeo per la Posta Elettronica Certificata Partecipazione allo Specialist Task Force 401 ETSI "Long Term preservation of Digital Information" che sta definendo una specificazione per la conservazione sicura dei documenti digitali Partecipazione allo Specialist Task Force 402 ETSI REM Interchange: Interchange between Registered (REM) systems based on different transmission protocols Partecipazione al Gruppo di Lavoro sul Documento Elettronico di ABI Lab. Partecipazione allo Specialist Task Force 364 ETSI: Advanced Electronic Signatures for PDF con l obiettivo di definire lo standard Europeo PAdES. Primo Ente Certificatore per la firma digitale in Italia, leader di mercato per i processi di conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge e per i servizi di Posta Elettronica Certificata VOLUMI GESTITI caselle PEC 116 Milioni di messaggi PEC nel Milioni di Protocolli annui 250 Milioni di documenti conservati a norma 4.1 Milioni di certificati di Firma Digitale Economics 20 M Fatturato M Fatturato 2011 (stime al 3Q11) 8 M di cui Fatturato si CCIAA 2011 (stime al 3Q11) 25.M Capitale Sociale Soluzioni Firma Digitale Posta Elettronica Certificata Gestione Documentale Conservazione Sostitutiva Consulting Strumenti InfoCert per processi Paperless 4 STRUMENTI PER UN ORGANIZZAZIONE DIGITALE FIRMA DIGITALE Firma Digitale su Token USB: Per la sottoscrizione a valore legale Firma Remota con o senza OTP: per la sottoscrizione online a valore legale senza dispositivi Firma Automatica (Massiva): per la sottoscrizione automatica dei documenti MARCATURA TEMPORALE DATA CERTA Attribuzione ad uno o più documenti una data e un ora certe L Ente Certificatore garantisce l esattezza dell informazione temporale riportata sulla documentazione CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Garantisce nel tempo l integrità, la leggibilità e l autenticità dei documenti conservati L esibizione di un documento informatico conservato in modalità sostitutiva è opponibile ai terzi POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Servizi utili alla realizzazione di comunicazioni digitali con piena validità legale Ricevute di accettazione e consegna opponibili ai terzi DOCUMENT / WORKFLOW MANAGEMENT Gestione elettronica delle pratiche tra sedi distaccate, back-office e operatori sul territorio Flussi configurabili in grado di dematerializzare i processi documentali e di business 2

3 Consulting Service 5 I Consulting Services InfoCert supportano il Cliente in tutte le fasi, dall assessment iniziale alle fasi di auditing con particolare attenzione alla consulenza normativa per la definzione di processi e implementazione di soluzioni compliant ASSESSMENT & FEASIBILITY Ridefiniamo le esigenze e identifichiamo le azioni di cambiamento Eseguiamo valutazioni preventive di sostenibilità e rischi di una soluzione REQUIREMENTS & ANALYTICS DESIGN Riprogettiamo i processi aziendali per il corretto sviluppo e implementazione della soluzione paperless Progettiamo e realizziamo strumenti di raccolta e sintesi dei dati operativi Perché InfoCert Leader nella progettazione e innovazione di servizi e soluzioni paperless Leader nella Compliance normativa delle proprie soluzioni Leader nella ottimizzazione dei processi paperless e nella customizzazione delle soluzioni sui processi di business del cliente TRAINING & CHANGE Supportiamo il cambiamento per garantire il successo delle soluzioni implementate COMPLIANCE NORMATIVA Mettiamo il cliente al riparo da rischi derivanti dalle responsabilità amministrative di particolari tipologie documentali SOLUTION AUDITING Supportiamo i ns clienti nella verifica che i propri investimenti abbiano introdotto l innovazione e i benefici attesi Fattori distintivi dei Consulting Services di InfoCert Infocert è in grado di fornire servizi professionali basati su competenze tecnologiche, normative, organizzative e di processo, per lo sviluppo e implementazione di soluzioni paperless. I Consulting Services InfoCert garantiscono al cliente l efficacia delle soluzioni, implementate, il rispetto della normativa e la minimizzazione del rischio Con il supporto dei Consulting Services InfoCert garantisce l innovazione e la continua evoluzione dei prodotti e servizi di InfoCert grazie al continuo lavoro di analisi, miglioramento e customizzazione delle soluzioni presso i nostri clienti Ciclo di vita del documento CANALI PEC/ MAIL con documento (doc,ppt, pdf ecc..) FAX Cartaceo Form on line STRUMENTI INBOUND TRATTAMENTO OUTBOUND Elaborazione Coinvolgimento Ricezione Verifica contenuti Uffici, Ruoli, Inoltro Chiusura Documentazione valutazione informativi Smistamento documentazione attività E protocollo approvazione compilazione documento 6 Archiviazione e conservazione Firma Digitale Protocollo Marcatura Temporale PEC Gestione Documentale Conservazione E-Form CRITICITÀ La protocollazione e registrazione provoca tempi lunghi di gestione soprattutto se le pratiche sono in formato misto (cartaceo e digitale) OPPORTUNITA Protocollo informatico realizzato nel pieno rispetto della normativa. Può acquisire documenti sia cartacei che digitali e registrarne il protocollo I documenti vanno mantenuti e gestiti per future letture, revisioni, condivisioni. La presenza di documenti cartacei complica questa gestione Tempi di assegnazione e validazione pratiche crescenti con l aumentare delle aree organizzative interessate alla gestione soprattutto se il formato documentale è cartaceo gestione di controllo assoluto e in tempo reale di informazioni e processi, progetti e pratiche documenti digitali nel loro intero ciclo di vita: formazione, modifica, gestione, condivisione, archiviazione Nell iter del ciclo di vita del documento è probabile che lo stesso venga richiesto da diverse fonti. La mancanza di uno strumento di trasmissione sicura può allungare i tempi di invio comunicazioni importanti, spesso riservate e con necessità di valore legale assoluto attestante non solo data e ora d invio e ricezione dei messaggi, ma anche il loro esatto contenuto La conservazione di documenti rilevanti ai fini aziendali può comportare un costo in termini di tempo (efficienza) e soprattutto di spazio conservazione in formato elettronico e a norma di documenti quali contratti,ordini, polizze, convocazioni ufficiali,fatture, libri contabili e tanto altro ancora. che garantisce integrità, leggibilità e autenticità dei documenti nel tempo 3

4 Percorso Evolutivo Organizzazione Paperless 7 Fase 3: Remotizzazione Rapporto Percezione Interna: ottima, molte le aree coinvolte Utenti: ottima, hanno consolidato un nuovo rapporto con la PA ed utilizzano principalmente o esclusivamente gli strumenti web 100% Paperless Legalform: espone sul portale le tipologie documentali a supporto dei processi e attiva in automatico il workflow interno. Integrazione Servizi Remoti: la firma digitale consente di concludere la maggior parte delle operazioni notificate via PEC. Back - End efficency Front - End efficency Fase 2: Automazione Processi Percezione Interna: buona, molte le aree coinvolte Utenti : buona, scoprono nuove possibilità di comunicare con la PA e percepiscono la rapidità di risposta Fase 1: Adozione strumenti base Firma Percezione Interna: bassa, recepita maggiormente dalle poche aree coinvolte Conservazione Utenti : molto bassa, possono iniziare a comunicare via PEC e sottoporre documenti digitali. PEC Workflow Integrazione Sistemi Trattamento LegalForm Integrazione Servizi Remoti Integrazione Sistemi: gli strumenti di base integrati nei sistemi consentono di snellire i processi e renderli digitali. Workflow: i processi diventano completamente digitali, carta tempi e costi molto ridotti rispetto alla fase 1. PEC: comunicazioni interne /esterne con partner fornitori FIRMA: prime tipologie documentali paperless CONSERVAZIONE: conservazione delle tipologie documentali paperless (e anche libri, registri ) Utenti 100% Paper Dipendenti 8 Agenda Presentazione di InfoCert e le proposte della Business Consulting Services La soluzione di conservazione a norma per la PAL: modelli e case study 4

5 Modelli di responsabilità di attivazione del sistema di conservazione 9 Articolo 5 Il Responsabile della Conservazione 2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. Modelli di responsabilità 10 Nomina Deleghe Interno Art 5 co. 3 Cnipa 11/04 : procedimento affidato in tutto o in parte ad altri soggetti Art 5 co.2 Cnipa 11/04 : RdC può delegare in tutto o in parte attività a persone con adeguata competenza e esperienza Azienda Esterno Full outsourcing 5

6 Modelli di processo 11 Articolo 3 - Conservazione sostitutiva di documenti informatici 1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati nell'art. 1, lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.. Modelli di processo 12 Tre modelli di processo: 1. Diretto: il Responsabile della Conservazione appone la propria firma digitale e il riferimento temporale direttamente sui documenti da conservare 6

7 Modelli di processo 13 Tre modelli di processo: 2. Indiretto a un livello: il Responsabile della Conservazione calcola l impronta (hash) dei documenti da conservare, crea un file e vi appone la propria firma digitale e il riferimento temporale File di chiusura lotto Modelli di processo 14 Tre modelli di processo: 3. Indiretto a due livelli: il Responsabile della Conservazione calcola l impronta (hash) dei documenti da conservare, la inserisce in un file, calcola l impronta di questo file, crea il file di chiusura lotto e vi appone la propria firma digitale e il riferimento temporale File di controllo File di chiusura lotto 7

8 Il processo di conservazione: un esempio 15 Documento elettronico File xml delle direttive di conservazione Crea il file xml di controllo del documento Lotto di documenti omogenei Anagrafica documento (Ente, Area, Ufficio) TokenLotto Elenco dei files che compongono il documento Path interno al lotto Codice del viewer definito HASH DEL DOCUMENTO Token LegalDoc del documento Crea il file xml di chiusura lotto TokenLotto Criteri di omogeneità del lotto Path di ogni documento contenuto nel lotto HASH DEL FILE DI CONTROLLO DI OGNI DOCUMENTO contenuto nel lotto Il processo di conservazione: un esempio 16 File xml di chiusura lotto Appone la firma digitale del RdC e la marca temporale Memorizza i lotti nel sistema Crea la copia di sicurezza Lotto chiuso Produce i CD on demand 8

9 17 Esibizione dei documenti Articolo 6 Obbligo di esibizione 1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento presso il sistema di conservazione sostitutiva e disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo. 2. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica. 3. Qualora un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo fuori dall'ambiente in cui e' installato il sistema di conservazione sostitutiva, deve esserne dichiarata la conformità da parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui conservazione è previsto il suo intervento. Esibizione dei documenti 18 Indici di ricerca del documento Sistema di conservazione 9

10 19 La PAL Paperless Le PAL gestiscono una quantità crescenti di documenti ed informazioni, di differente tipologia, criticità e voluminosità. Tali informazioni riguardano documenti analogico unici ( Delibere e Determine), documenti non unici ( fatture, documenti tecnici, amministrativi) e documenti infirmatici amministrativo ( file sottoscritto con firma digitale). Una gestione efficace, sicura e flessibile del patrimonio informativo è un requisito fondamentale per ottenere un efficiente PAL. TIPOLOGIE DI INFORMAZIONI GESTITE DA UNA PAL Documenti analogico UNICO\ Documento informatico amministrativo non UNICO non GESTIONE DIGITALE DELL INFORMAZIONE CONSERVAZIONE DIGITALE DELL INFORMAZIONE PROTEZIONE DELL INFORMAZIONE REQUISITI Accessibilità dei contenuti Sicurezza nel trattamento Tracciabilità delle operazioni Flessibilità delle soluzioni Integrabilità con i sistemi aziendali 20 L impulso normativo verso la p-health Il passaggio da soluzioni di e-pal a soluzioni di p-pal (paperless PAL) è oggi possibile grazie all utilizzo di cinque componenti fondamentali, tutte regolate da normativa specifica: documento informatico, firma digitale, validazione temporale, conservazione sostitutiva, posta elettronica certificata, che devono essere innestate sul substrato della normativa esistente in ambito di documentazione clinica. FIRMA DIGITALE VALIDAZIONE TEMPORALE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DOCUMENTO INFORMATICO POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Direttiva 1999/93/CE DPR 445/2000 Decreto Lgs 82/2005 CAD DPR 68/2005 Decreto Lgs 82/2005 CAD Decreto Lgs 82/2005 CAD Legge 2/2009 con. DL 185/2008 Decreto 02/11/2005 Decreto PCM 30/03/2009 Deliberazione CNIPA 11/2004 Decreto Lgs 82/2005 CAD Deliberazione CNIPA 45/2009 Decreto MEF 23/01/2004 Legge 2/2009 con. DL 185/

11 21 Infrastruttura di Conservazione del documento Schema dell infrastruttura tecnologica sviluppata da InfoCert e PAL per la conservazione elettronica dei documenti Sistema di protocollo informatico e gestione documentale Protocollo \sistema di gestione Sistema di controllo e interfacciamento alla conservazione (invio/esibizione) Sistema di Delibere \ Determine Sistema interfaccia conservazione Sistema di gestione Delibere\ Dertermine PC utente web Sistema ASP di conservazione dei documenti elettronici Principali caratteristiche 22 Schema dell infrastruttura tecnologica sviluppata da InfoCert e PAL per la conservazione elettronica dei documenti Invio dei dati consolidati alla piattaforma di conservazione LegalDoc Ricezione dei flussi da sistemi informativi PAL, generali o dipartimentali (standard di comunicazione, WebServices, database ) Ricezione dei dati da sistemi informativi PAL e relativi controlli di coerenza al fine quadrare le informazioni ricevute controllarne la completezza Controllo preventivo all invio in LegalDoc della firma digitale e della marca temporale Portale di controllo delle attività di conservazione per il monitoring delle operazioni in tempo reale Funzionalità dedicate alla ricerca dei documenti conservati per le funzioni di esibizione e materializzazione La piattaforma KDT è il sistema di controllo e interfacciamento alla conservazione (in invio e in esibizione) che permette di armonizzare i flussi provenienti dai sistemi informativi dell Ente e di inoltrarli alla piattaforma di conservazione LegalDoc. Supporto per l esibizione a norma Protocollo \sistema di gestione Indicizzazione del documento sulla base delle informazioni fornite dai sistemi informativi che lo hanno originato Collegamento dei documenti provenienti da diversi flussi, al fine di offrire una piattaforma di esibizione in grado di proporre documenti collegati gli uni gli altri. Sistema di Delibere \ Determine PC utente Sistema interfaccia conservazione 11

12 La conservazione dei documenti amministrativi 23 L adozione in una PAL di una soluzione di conservazione sostitutiva dei documenti informatici amministrativi, comporta immediati vantaggi in termini di ottimizzazione delle risorse interne, controllo e ritorno degli investimenti. DIMINUZIONE TEMPI DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI ELIMINAZIONE COSTI DI MATERIALIZZAZIONE DEL DOCUMENTO REPERIMENTO IMMEDIATO DELLA DOCUMENTAZIONE ESIBIZIONE IN TEMPO REALE CON VALIDITÀ LEGALE NATURALE EVOLUZIONE DEI SISTEMI DI PROTOCOLLO INFORMATICI ELIMINAZIONE PROBLEMI DI ARCHIVIAZIONE E DETERIORAMENTO LegalDoc è la soluzione di conservazione dei documenti elettronici, con delega completa ad InfoCert della Responsabilità della Conservazione SICUREZZA COMPLIANCE 24 Il Responsabile della Conservazione PRINCIPALI COMPITI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Firma digitale e marca/riferimento temporale Attestazione del buon esito del processo di conservazione Definizione caratteristiche e requisiti del sistema Organizzazione contenuto dei supporti Gestione della sicurezza fisica e logica Mantenimento archivio software di visualizzazione Documentazione procedure adottate Verifica leggibilità dei documenti Gestione di eventuali riversamenti dei documenti Gestione tracciabilità ed esibizione Competenze informatiche, giuridiche, di processo 12

13 LegalDoc (1/3): summary 25 LegalDoc (2/3): Caratteristiche 26 Infrastruttura IT Sicurezza degli accessi al data-center (TVCC, sicurezza fisica, sicurezza logica, sensori antiintrusione, antifumo, antiallagamento) Scelta di supporti magneto-ottici di tipo professional per la garanzia dell integrità dei documenti Dato ridondato su più dischi (RAID) e sito di disaster recovery Leggibilità Verifica di leggibilità binaria automatica mediante hash compare (hash di origine e hash corrente) con generazione di report Verifica dell intelligibilità dei documenti da parte del Resp della Conservazione Presidio degli elementi tecnologici che influenzano la leggibilità a lungo termine dei documenti (formato documento, viewer, sistema operativo, obsolescenza hardware) Volumi e accesso ai dati Oltre 250 milioni di documenti con 4 reference file per ogni documento pari a quasi 1 miliardo di file conservati Esibizione a norma dei file conservati on-line e real-time Canale sicuro e cifrato di comunicazione per l invio e l esibizione dei documenti 13

14 27 LegalDoc (3/3): Presidio documenti Documenti AMMINISTRATIVI Fatture emesse: repertorio annuale Delibere Determine Conservazione 10 anni* Conservazione illimitata Conservazione illimitata Responsabile Conservazione Verifiche di leggibilità cadenza periodica, non superiore a 5 anni Aggiornamenti tecnologia, incremento storage (+ 75% ogni anno) n n *Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell archivio dei Comuni Piano di conservazione (dicembre 2005) 28 InfoCert Principali referenze nella PA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CENTRALE PUBBLICA AMMINISTRAZIONE LOCALE L elenco delle referenze riportate non è esaustivo, sono riportati solo i clienti InfoCert che ne hanno dato la liberatoria. DOCUMENTO RISERVATO NON DIVULGABILE 14

15 InfoCert Principali referenze 29 SETTORE FINANCE SETTORE SANITARIO ENERGY / UTILITIES / ALTRO L elenco delle referenze riportate non è esaustivo, sono riportati solo i clienti InfoCert che ne hanno dato la liberatoria. 30 businessconsulting@infocert.it Silvia Loffi Senior Consultant Mobile Tel Mail to: silvia.loffi@infocert.it 15