A.T.C. AGENZIA TERRITORIALE PER LA CASA DELLA PROVINCIA DI CUNEO

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1 A.T.C. AGENZIA TERRITORIALE PER LA CASA DELLA PROVINCIA DI CUNEO Via S. Croce, Cuneo - Tel fax P.E.C. Cod. Fisc. e Partita IVA Procedure software gestionali e amministrative: fornitura e relativo contratto di manutenzione, aggiornamento e assistenza per il periodo dal 01/03/2011 al 28/02/2014 (codice C.I.G A17 - C.U.P. J25F ) 1

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3 PROCEDURE SOFTWARE GESTIONALI E AMMINISTRATIVE: FORNITURA E RELATIVO CONTRATTO DI MANUTENZIONE, AGGIORNAMENTO E ASSISTENZA PER IL PERIODO DAL 01/03/2011 AL 28/02/ NORME GENERALI... 7 Articolo 1 - Importo dell appalto... 7 Articolo 2 - Durata del contratto... 7 Articolo 3 - Responsabile Tecnico... 7 Articolo 4 Collaudo... 7 Articolo 5 - Spese a carico dell Impresa... 8 Articolo 6 - Modalità di fatturazione e pagamento... 9 Articolo 7 - Penali... 9 Articolo 8 Risoluzione... 9 Articolo 9 - Recesso Articolo 10 - Osservanza Norme Articolo 11 Spese Contrattuali Articolo 12 - Controversie SCOPI E FUNZIONI DEL PACCHETTO IGIENE E SICUREZZA SPECIFICHE TECNICHE AMBIENTE HARDWARE ATTUALE COMPOSIZIONE SOFTWARE E RELATIVO CONTRATTO APPLICATIVI CARATTERI GENERALI SISTEMA CONTABILE A.T.C CONTABILITÀ' ECONOMICO-PATRIMONIALE

4 GESTIONE ANAGRAFICHE GESTIONE DOCUMENTI E REGISTRAZIONI A VIDEO INTERROGAZIONI PARAMETRICHE GESTIONE SCRITTURE CRONOLOGICHE GESTIONE SCRITTURE SISTEMATICHE APERTURE E CHIUSURE AUTOMATICHE GESTIONE RITENUTE D'ACCONTO E MODELLO GESTIONE RITENUTE INPS (10%) e INAIL ACQUISIZIONE DATI CONTABILI, FINANZIARI E FISCALI DALLE ALTRE PROCEDURE STAMPE CONTABILITÀ' I.V.A GESTIONE ANAGRAFICHE CLIENTI E FORNITORI GESTI0NE REGISTRI IVA SETTORIALI GESTIONE REGISTRO IVA RIEPILOGATIVO E LIQUIDAZIONI IVA PERIODICHE GESTIONE FATTURAZIONE CLIENTI E REGISTRAZIONE FATTURE FORNITORI STAMPE CONTABILITA' FINANZIARIA GESTIONE ANAGRAFICHE FINANZIARIA GESTIONE BILANCIO DI PREVISIONE GESTIONE IMPEGNI E ACCERTAMENTI GESTIONE VARIAZIONI ALLE PREVISIONI DI BILANCIO GESTIONE MANDATI E REVERSALI GESTIONE RENDICONTO CONSUNTIVO STAMPE CESPITI AMMORTIZZABILI GESTIONE ARCHIVIO CESPITI GESTIONE ARCHIVIO BENI GRATUITAMENTE DEVOLVIBILI CALCOLO AMMORTAMENTI CALCOLO AMMORTAMENT1 FINANZIARI GESTIONE REGISTRO CESPITI STAMPE GESTIONE FINANZIAMENTI GESTIONE ANAGRAFICHE INTERVENTI E FINANZIAMENTI GESTIONE FINANZIAMENTI AUTORIZZATI GESTIONE E CONTROLLO QUADRI ECONOMICI GESTIONE DATI METRICI GESTIONE SCHEDE AMMINISTRATIVE DI CANTIERE GENERAZIONE ORDINATIVI DI PAGAMENTO RENDICONTAZIONE ACCREDITI: CALCOLO ACCREDITI E PAGAMENTI BIMESTRALI CALCOLO E GESTIONE COMPETENZE TECNICHE STAMPE GESTIONE ECONOMATO INVENTARIO DEI BENI MOBILI

5 GESTIONE MOVIMENTAZIONE CASSA ECONOMATO GESTIONE REGISTRO DEL DENARO, TITOLI E OGGETTI DI VALORE GESTIONE DEL RENDICONTO PERIODICO DELL ECONOMO GESTIONE DEI SERVIZI E DELLE FORNITURE GESTIONE ALBO FORNITORI SCRITTURE SISTEMATICHE E CRONOLOGICHE STAMPE GESTIONE MANUTENZIONE PATRIMONIO GESTIONE ALBO IMPRESE GESTIONE ELENCO PREZZI GESTIONE RICHIESTE DI VERIFICA GESTIONE ORDINATIVI DI LAVORO GESTIONE CONSUNTIVI GESTIONE SCHEDE STORICHE TECNICO-PATRIMONIALI GESTIONE RECUPERO SPESE DI MANUTENZIONE DA INQUILINI STATISTICHE E STAMPE CONTRATTI DI LOCAZIONE E REPERTORIO ATTI INSERIMENTO E GESTIONE ANAGRAFICHE ASSEGNATARI GESTIONE ANAGRAFE REDDITI E SITUAZIONI PATRIMONIALI GESTIONE ALLOGGI SFITTI GESTIONE CONTRATTI DI LOCAZIONE GESTIONE ADEMPIMENTI DI LEGGE INVENTARIO CAUZIONI DEPOSITATE STAMPE PATRIMONIO IMMOBILIARE GESTIONE DATI PATRIOMIALI GESTIONE DATI CATASTALI CALCOLI E RIPARTI MILLESIMALI REPERTORIO GARANZIE CONCESSE A TERZI STAMPE GESTIONE PATRIMONIALE UTENZA E FATTURAZIONE DETERMINAZIONE DEI CANONI PREPARAZIONE RUOLO DI CARICO EMISSIONE E STAMPA FATTURE E/O BOLLETTE CANONI E ADDEBITI DIVERSI INCASSI. RIMBORSI E CONTABILITA' UTENTI LIBRI I.V.A. E LIBRI GIORNALI SETTORIALI CALCOLO IMPONIBILE I.R.E.S./I.R.A.P. REDDITI PATRIMONIALI INCOMBENZE I.C.I RIPARTIZIONE E RENDICONTAZIONE SPESE E SERVIZI GESTIONE TABELLE STAMPE GESTIONE MOROSITA' E RECUPERO CREDITI SCHEDA STORICA DELLE AZIONI LEGALI E DELLA CORRISPONDENZA

6 SOLLECITI DI MOROSITA' INTERESSI LEGALI DECADENZE DECANDENZA PER MOROSITA ABUSIVISMO UTENZA E FATTURAZIONE - ELENCO STAMPE CONSULTAZIONE SUL SITO WEB DEL DATABASE UTENZA E FATTURAZIONE GESTIONE RIENTRI FINANZIARI GESTIONE CONSUNTIVI ANNUALI GESTIONE QUOTE di amministrazione, manutenzione e residuali. Calcolo Fondo E.R.P.S STAMPE CESSIONE DEGLI ALLOGGI GESTIONE OPERAZIONI PRELIMINARI DI CESSIONE E FATTURAZIONE GESTIONE PIANI DI AMMORTAMENTO GESTIONE ARCHIVIO STORICO ALLOGGI CEDUTI STAMPE TRASFERIMENTO DATI GESTIONE TRASFERIMENTO DATI ALLA REGIONE STAMPE GENERAZIONE FILES DA MEMORIZZARE SU SUPPORTI MAGNETICI CONDOMINI E AUTOGESTIONI ANAGRAFICA CONDOMINI E AUTOGESTIONI GESTIONE RIPARTI SPESE GESTIONE MOROSITA' SPESE SERVIZI E FATTURAZIONE/BOLLETTAZIONE ESTRATTI CONTO PARAMETRIZZATI ACCREDITI QUOTA % QUOTA DI MANUTENZIONE GESTIONE VIA WEB AGGIORNAMENTO ANAGRAFICHE E RIPARTI SPESE STAMPE SISTEMA DOCUMENTALE PROTOCOLLO PROTOCOLLO POSTA IN ENTRATA PROTOCOLLO POSTA IN USCITA GESTIONE PROTOCOLLO IN ENTRATA E IN USCITA COMMISSIONE ASSEGNAZIONE ALLOGGI GESTIONE DELIBERE E DETERMINAZIONI GESTIONE REPERTORIO ATTI NON PUBBLICI ARCHIVIO REGISTRI FISCALI GESTIONE LIBRERIA GESTIONE ARCHIVIO DOCUMENTI COMMISSIONE ASSEGNAZIONE ALLOGGI GESTIONE LIBRO VERBALI STAMPE

7 NORME GENERALI Articolo 1 - Importo dell appalto L importo complessivo massimo presunto per l espletamento del servizio è fissato in Euro ,00= annui, oltre IVA nei termini di legge. Articolo 2 - Durata del contratto Il contratto decorre dalla data di stipula e avrà durata di 36 (trentasei) mesi decorrenti dalla data di collaudo positivo della fase (corrispondente alla data di collaudo positivo del Piano di attivazione vedi successivo articolo 4), eventualmente prorogabile di ulteriori tre anni, avvalendosi del disposto dell art. 57, comma 5, lettera b) del D. Lgs. 163/2006, previa adozione di apposito atto, preceduto da procedimento di indagine di mercato meramente esplorativo e se ne venga rilevata dall Ente Appaltante una convenienza economica. Articolo 3 - Responsabile Tecnico L Agenzia Territoriale per la Casa della Provincia di Cuneo, nell ambito del contratto per l appalto in questione, nominerà un Responsabile Tecnico che avrà il compito, in collaborazione con il personale messo a disposizione dall impresa, di far fronte a tutte le problematiche di vigilanza e verifica della piena e corretta esecuzione del contratto per tutti i servizi e le attività in esso previste. In particolare è demandato al Responsabile Tecnico la verifica del rispetto dei livelli di servizio contrattualizzati. Tale attività verrà svolta trimestralmente e, nel caso di non rispetto dei livelli previsti il Responsabile Tecnico provvederà a segnalare al Responsabile Unico del Procedimento (o suo delegato) la percentuale di scostamento rispetto ai livelli di servizio in questione. In tal caso il Responsabile Unico del Procedimento (R.U.P.) affiderà un tempo in genere non superiore a 20 giorni per la rimozione delle anomalie riscontrate. Al termine, in relazione al tipo di problematiche oggetto della rimozione, si potrà prevedere il ricorso al collaudo eccezionale di cui al successivo articolo 4, comma 3). Articolo 4 Collaudo Le attività di collaudo verranno effettuate a conclusione delle seguenti fasi: 1. al termine del Piano di Attivazione - con lo scopo di determinare l avvio della operatività del contratto; 2. annualmente per verificare la buona esecuzione del servizio; 3. eccezionalmente su richiesta del R.U.P. - quando sia necessario verificare il ripristino delle condizioni di buon funzionamento. Nello specifico: il collaudo che dovrà essere effettuato al termine del Piano di Attivazione, dovrà verificare la messa in esercizio di tutto quanto ritenuto necessario alla erogazione dei servizi software; 7

8 il collaudo che verrà svolto annualmente, dovrà verificare il corretto svolgimento, nell arco temporale a cui si riferisce, delle attività contrattualizzate ed il rispetto dei livelli di servizio prefissati; il collaudo svolto eccezionalmente, verrà effettuato al fine di verificare il ripristino di condizioni di buon funzionamento a seguito della rimozione di anomalie riscontrate nel corso dell esecuzione del contratto. Le attività di collaudo verranno eseguite in contraddittorio dal Responsabile Tecnico di cui all articolo 3 e da un responsabile dell Impresa. Il collaudo al termine del Piano di Attivazione verrà effettuato entro 20 giorni dalla comunicazione da parte dell impresa al Responsabile Unico del Procedimento del completamento della singola fase. Per il collaudo previsto annualmente, verrà fissata la data in accordo fra le parti (non potrà essere eseguito prima di 10 mesi dal precedente e non oltre i 14). Infine il collaudo richiesto in via eccezionale verrà fissato dal R.U.P., in un tempo non superiore a 20 giorni dalla data stabilita per la rimozione completa delle anomalie individuate. Le parti concorderanno il giorno, ora e luogo fissati per lo svolgimento del collaudo. Del collaudo verrà redatto specifico processo verbale firmato dai collaudatori. Nel caso di esito positivo del collaudo previsto per il Piano di Attivazione, verrà da quella data iniziata l attività contrattuale successivamente prevista, con attivazione della fatturazione degli importi dovuti nei termini fissati dal successivo articolo 6. I collaudi effettuati annualmente e quelli eventualmente effettuati eccezionalmente, se conclusi con esito positivo, rimarranno come momenti di verifica del buon andamento delle attività contrattuali. Nel caso di collaudo non positivo sarà possibile: 1. dichiarare i servizi posti a collaudo rivedibili in quanto seppur non perfettamente aderenti all attività contrattualizzata e/o ai livelli di servizio richiesti, possono entro il tempo massimo di 20 giorni essere resi conformi alle prescrizioni fissate, rinviando quindi il collaudo a data da fissare non superiore comunque a 30 giorni dalla prima seduta; 2. dichiarare per i servizi posti in esame collaudo negativo in quanto del tutto non conformi alle prescrizioni contrattuali. Nei casi: 1. della mancata messa in esercizio dei servizi nei tempi fissati nel contratto sulla base di quanto indicato nell offerta tecnica, relativamente alla fase Piano di Attivazione; 2. inadempimento delle attività contrattuali tali da determinarne il collaudo negativo; l Amministrazione potrà procedere alla risoluzione immediata del contratto, ai sensi dell art del c.c. nei termini previsti al successivo articolo 8 del presente capitolato. Articolo 5 - Spese a carico dell Impresa Sono da considerarsi a carico della ditta aggiudicataria le spese di viaggio, di trasporto, consegna, di personale, di materiali e altro necessario per l espletamento 8

9 dei servizi, nonché ogni altra spesa che si renderà necessaria durante l esecuzione del contratto. Articolo 6 - Modalità di fatturazione e pagamento Tutti i servizi contrattuali previsti nel presente Capitolato Speciale d Appalto verranno fatturati con cadenza trimestrale posticipata. La prima fattura verrà emessa a partire dal 1 del mese successivo alla data di collaudo ed inizio della operatività del contratto e limitatamente ai posti di lavoro attivi. Alle fatture dovranno essere allegati specifici report relativi ai servizi continuativi nonché ai servizi collaterali quali: gli spostamenti, gli interventi Nuovo hardware e gli altri servizi IMAC effettuati, gli interventi di assistenza e manutenzione svolti fuori dall orario contrattualizzato. Le fatture, previa verifica del Responsabile Tecnico, verranno ammesse al pagamento nei 30 (trenta) giorni successivi al ricevimento. L Amministrazione, nei casi in cui siano contestate inadempienze sia nella fase di collaudo che nella verifica dei livelli di servizio, può sospendere, ferma l applicazione delle eventuali penali, i pagamenti all impresa fino a che non si sia posta in regola con gli obblighi contrattuali. Articolo 7 - Penali Al superamento, nel trimestre, di una percentuale di scostamento pari o superiore al 0,5% del livello di servizio contrattualizzato per una o più tipologie di servizio, l Ente potrà applicare la penale del 3% sulla base del canone mensile del servizio, o dei servizi, nei quali si è manifestato lo scostamento. Gli importi delle penalità che dovessero eventualmente applicarsi nei modi sopraddetti saranno trattenuti sull ammontare delle fatture ammesse al pagamento o, in assenza di queste ultime, sulla cauzione definitiva versata dall aggiudicatario. Articolo 8 Risoluzione L Amministrazione procederà alla risoluzione del contratto nei seguenti casi: a) quando si verificano le ipotesi previste al precedente articolo 4 ultimo capoverso; b) per percentuali di scostamento del livello di servizio per una o più tipologie del servizio, nel semestre e nell anno, superiori all 1%; c) quando per due trimestri consecutivi, oppure, per più trimestri non consecutivi nel corso di un anno, venga superata la percentuale di scostamento dello 0,5% del livello di servizio contrattualizzato per una o più tipologie di servizio. Nei casi di cui alle precedenti lettere b) e c) l Amministrazione comunicherà l inadempienza riscontrata, assegnando al Fornitore un termine di 15 giorni per rimuoverla. Trascorso il suddetto termine senza che l inadempienza venga risolta, l Amministrazione provvederà alla risoluzione del contratto. In caso di risoluzione l Amministrazione procederà ad incamerare la cauzione definitiva versata dall impresa, fatto salvo l eventuale ulteriore risarcimento del danno. 9

10 Articolo 9 - Recesso L Amministrazione può in ogni momento recedere dal contratto stipulato per sopravvenuti motivi di interesse pubblico. Viceversa è fatto divieto all impresa di recedere dal contratto. Articolo 10 - Osservanza Norme La ditta aggiudicataria è sottoposta a tutti gli obblighi verso i propri dipendenti, risultanti da disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro e assicurazioni sociali ed assume a suo carico tutti gli oneri relativi. La ditta aggiudicataria è obbligata ad attuare nei confronti dei propri dipendenti occupati nelle prestazioni oggetto del contratto, condizioni normative e retributive non inferiori a quelli risultanti dai contratti collettivi di lavoro della categoria e dagli accordi integrativi territoriali. Nell esecuzione del contratto, il contraente è responsabile per infortuni e danni arrecati a persone o cose dell Amministrazione Comunale o a terzi, per fatto proprio o dei suoi dipendenti e collaboratori, con conseguente esonero dell Amministrazione da qualsiasi eventuale responsabilità al riguardo. Articolo 11 Spese Contrattuali Tutte le spese per la predisposizione dei documenti inerenti l accordo contrattuale e la loro registrazione sono a totale carico della ditta aggiudicataria, senza alcun diritto di rivalsa. Articolo 12 - Controversie Qualora per la definizione delle controversie si ricorra all autorità giudiziaria è competente il foro di Cuneo. 10

11 SCOPI E FUNZIONI DEL PACCHETTO Il presente pacchetto software dovrà costituire lo strumento necessario per rendere più veloce ed efficace il lavoro di chi si occupa delle varie attività e problematiche dell'agenzia Territoriale per la Casa. Le Agenzie sono già oggi chiamate a svolgere i propri compiti con una impostazione e organizzazione aziendale di tipo privatistico e quindi a gestire patrimoni non solo propri, ma di altri enti o addirittura di privati, pertanto sarà necessaria un'impostazione multi-aziendale e multi-filiale delle procedure oggetto del presente capitolato. Il sempre crescente volume di incombenze fiscali e amministrative, unito all'aumento degli utenti dell'edilizia popolare, rendono ormai impossibile pensare ad un'organizzazione efficiente senza l'ausilio dell'informatica perché comporterebbe un enorme impiego di tempo e risorse di personale senza avere la certezza di raggiungere l'esattezza e la precisione voluti. Va inoltre sottolineato come i normali metodi di archiviazione non sono più sostenibili in quanto rallentano notevolmente le operazioni di ricerca impegnando lungamente il personale a scapito di una maggiore attenzione all'utenza. Pertanto gli scopi principali delle procedure dovranno essere: - assolvere alle incombenze derivanti dalle imposizioni di legge, fiscali e amministrative; - sostituire il personale in tutti i lavori ripetitivi o che comportano la manipolazione di grandi masse di dati o grossi volumi di documenti da archiviare; - agevolare le incombenze di routine e il reperimento di qualsiasi tipo di informazione in tempo reale; - offrire la possibilità di poter utilizzare, in brevissimo tempo, i dati memorizzati tramite files in formato autonomamente gestibili, stampe estemporanee e stesure statistiche; - normalizzazione degli archivi dati e ottimizzazione sia a livello di utilizzo della memoria centrale che di quella di massa. Tutto il pacchetto dovrà offrire una gestibilità semplice ed interattiva, in modo da poter essere utilizzata da tutto il personale con un minimo impegno di addestramento. I software degli applicativi saranno supportati, a cura della ditta fornitrice, da tutti i software di base necessari (quali software gestori del database, client, interfacce utente, ecc..) e non già in dotazione all A.T.C. della Provincia di Cuneo I vari moduli offriranno inoltre un'autonoma operatività e contestualmente saranno in grado di acquisire o aggiornare dati in quelli paralleli. La gestione dell'intero sistema non dovrà essere vincolante ma, attraverso opportune parametrizzazioni tabellari, verrà offerta la possibilità di adeguare le modalità di funzionamento delle varie procedure all'organizzazione aziendale esistente o maturanda. Tutte le procedure devono poter interagire via web per lo scambio di dati con amministrazioni e/o utenti terzi. 11

12 La gestione delle stampe dovrà fornire supporti atti alla realizzazione di report ed analisi dei dati non previste a programma e via, via nascenti dalle necessità di gestione dell'agenzia. Tutte le stampe dovranno prevedere la possibilità di migrazione dei dati su file di tipo Microsoft Excel. Ogni modulo sarà corredato del relativo "help in linea" e offrirà la possibilità di gestire la sicurezza dei dati a più livelli. IGIENE E SICUREZZA Le recenti disposizioni legislative hanno richiamato l'attenzione sull igiene e la sicurezza dei posti di lavoro. Il software del presente pacchetto dovrà pertanto essere strutturato in modo tale da evitare situazioni di stress o di sovraffaticamento visivo. La certificazione della conformità alle norme UNI EN ISO 9000 sarà pertanto elemento essenziale. 12

13 SPECIFICHE TECNICHE AMBIENTE HARDWARE Il pacchetto delle procedure dovrà operare sull'hardware esistente che si compone del seguente parco macchine e della seguente organizzazione: SISTEMA DI PC ORGANIZZATI IN RETE Sistemi operativi: Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard Edition Service Pack 2 32 bit Microsoft Windows XP Professional Versione 2002 Service Pack 3 32 bit Microsoft Windows Vista Business Service Pack 1 32 bit Microsoft Windows 7 Professional 32 bit Server di rete: Fujitsu Siemens Primergy TX 200 S4 con le seguenti caratteristiche tecniche: Processore QUAD CORE XEON 2.5 GHz., RAM 4 Gb n. 4 hard disk SAS da 300 Gb controller RAID 5/6 da 512 Mb Lettore DVD Rom 16x Unità di back-up a nastro TANDBERG LTO 2 n. 37 personal computers collegati in rete, di cui: n. 17 Fujitsu Siemens Esprimo P5925 con le seguenti caratteristiche tecniche: Processore Intel Core 2 CPU E8400 3,00 GHz., Ram 4 Gb DDR2, Hard Disk 250 Gb. Serial ATA II, scheda video integrata con 128 Mb memoria dedicata, Scheda rete LAN 100/1000 (Megabit), DVD SuperMulti Double Layer Serial ATA; n. 14 Fujitsu Siemens Esprimo Edition P2520 con le seguenti caratteristiche tecniche: Processore Intel Core 2 CPU E4500 2,20 GHz., Ram 2 Gb DDR2 (667 MHz.), Hard Disk 160 Gb. Serial ATA II, scheda video integrata con 128 Mb memoria dedicata, Scheda rete LAN 100/1000 (Megabit), DVD SuperMulti Double Layer Serial ATA; di cui n. 1 con funzioni di server per la consultazione, tramite WEB, della morosità da parte di utenti soggetti esterni autorizzati dagli uffici dell Ente n. 3 Personal Computers Siemens Esprimo Mobile D9510 con le seguenti caratteristiche tecniche: Processore Intel Core 2 Duo T GHz. Ram 2 Gb DDR3 13

14 Hard Disk 160 Gb. Serial ATA II, DVD SuperMulti Double Layer LCD TFT 15.4 Scheda di rete n. 3 Personal Computers portatile Fujitsu Siemens LIFEBOOK P8110 con le seguenti caratteristiche tecniche: Processore Intel Core 2 Duo CPU SU GHz. Ram 4 Gb DDR3 Hard Disk 320 Gb rpm Serial ATA, Lettura/scrittura CD, DVD + e DVD - LCD XGA x 1200 / true color / 60 Hz Scheda di rete Gigabit Ethernet n. 7 stampanti laser bianco e nero HP Laserjet 2014 n. 15 stampanti multifunzione a getto di inchiostro HP PHOTOSMART C4280 n. 7 stampanti multifunzione a getto d inchiostro HP PHOTOSMART C5280 n. 4 fotocopiatrici multi-funzione che, collegate in rete, operano quali stampanti di sistema di cui: n. 1 fotocopiatrice OLIVETTI D-COPIA 400 n. 1 fotocopiatrice PANASONIC CP-C265 n. 2 fotocopiatrici SHARP AR-450, di cui una completa di unità di bucatura e fascicolatura; n. 1 Firewall D-LINK DFL 2660 Software antivirus centralizzato SYMANTEC ENDPOINT Protection versione

15 ATTUALE COMPOSIZIONE SOFTWARE E RELATIVO CONTRATTO Il database utilizza il software ORACLE versione 11g. L A.T.C. della Provincia di Cuneo ha acquistato le licenze di utilizzo dalla G.C.S. S.p.A. dei seguenti applicativi: 1. SICEFIN*WIN, applicativo per la gestione della contabilità economicopatrimoniale e finanziaria 2. CASSA*WIN, applicativo per la gestione della contabilità settoriale della cassa economale 3. SICEORD*WIN, applicativo per la gestione delle gare e forniture economali, per l emissione di buoni d ordine e la creazione degli impegni in contabilità finanziaria, con contemporanea verifica della capienza dei relativi capitoli di spesa; 4. GESFIN*WIN (E), applicativo per la gestione della contabilità Gestione Speciale e dei relativi finanziamenti, con predisposizione di schede analitiche e sintetiche a livello di singolo cantiere; 5. GEMAN8*WIN, applicativo per la gestione degli interventi di manutenzione ordinaria, con conseguente emissione di buoni d ordine, generazione dell impegno di spesa nella contabilità finanziaria, registrazione documenti e contabilizzazione degli stessi sulla procedura di contabilità generale; 6. INFOCESP*WIN, software per la gestione dell inventario dei beni immobili e mobili e per la gestione degli ammortamenti degli stessi; 7. GECOND2, software per la gestione dei condomini e autogestioni, con possibilità di riparto delle spese condominiali, registrazione e contabilizzazione delle stesse sugli applicativi contabili, trasferimenti addebiti e/o accrediti agli inquilini; 8. GEPAT8, software per la gestione del patrimonio immobiliare di proprietà e in gestione all Ente. L Ente ha inoltre locato le licenze software per i seguenti applicativi: 1. GELIM8, software per la gestione della contabilità settoriale legata alle locazioni e cessioni di immobili, con emissione delle bollette/fatture agli inquilini, incasso delle stesse. Gestione dei contratti di locazione, delle provvidenze sociali, del recupero crediti, ecc.; l applicativo permette il trasferimento dei dati alla contabilità economico-patrimoniale; 2. GELIM*WEB, applicativo che consente la consultazione, tramite web, mediante accesso sicuro (con attribuzione di apposite credenziali), al database GELIM, da parte di utenti esterni. L Ente inoltra ha locato le licenze di utilizzo dell applicativo SCRIBA, per la gestione del sistema documentale, costituito da: 1. Protocollo della posta in ingresso e in uscita dell Ente, 2. Protocollo della posta in ingresso e in uscita relativa alla Commissione Assegnazione Alloggi, 3. Gestione Deliberazioni del Consiglio di Amministrazione, 15

16 4. Gestione Determinazioni del Direttore Generale, 5. Gestione Verbali Commissione Tecnica, 6. Gestione Verbali Commissione Assegnazione Alloggi, 7. Archiviazione Digitale Libri fiscali obbligatori, 8. Gestione Repertorio atti non pubblici, 9. Gestione Libreria documentale, contenente una raccolta di normativa, articoli di interesse dei vari uffici. Tale database si appoggia al software LOTUS Notes versione 8. 16

17 APPLICATIVI CARATTERI GENERALI SISTEMA CONTABILE A.T.C. Le A.T.C. sono assoggettate ad un regime contabile particolare che prevede la tenuta della contabilità pubblica, tipica degli Enti territoriali, e la tenuta della contabilità economico-patrimoniale, essendo tassate in base ai risultati di bilancio. Le due contabilità, anche se analizzate separatamente, dovranno essere opportunamente integrate tra di loro. La procedura permetterà la gestione di più utenti, più filiali ed esercizi contabili diversi. CONTABILITÀ' ECONOMICO-PATRIMONIALE o Gestione anagrafiche o Gestione documenti e registrazioni a video o Interrogazioni parametriche o Gestione scritture cronologiche o Gestione scritture sistematiche o Aperture e chiusure automatiche o Gestione ritenute d'acconto e Modello 770 o Gestione ritenute INPS (10%) e INAIL o Acquisizione dati contabili, finanziari e fiscali dalle altre procedure o Stampe GESTIONE ANAGRAFICHE Le anagrafiche gestiranno: 1. il Piano dei Conti, a struttura variabile con almeno tre livelli di conto (mastro, conto, sottoconto) oltre alla sezione, dovrà offrire la possibilità di abbinamento ad altre codifiche con rapporto 1 a 1 o 1 a diversi (esempio: capitoli finanziaria, Codice Programma d'intervento, ecc.) e dovrà consentire la corretta gestione del Bilancio CEE, mediante la gestione del riferimento U.E. a livello di singolo sottoconto, 2. le anagrafiche dei clienti diversi dagli inquilini e dei fornitori (codifiche numeriche o alfanumeriche), 3. le varie tabelle necessarie per un dinamico e veloce funzionamento del pacchetto nel suo insieme. Saranno tabellate tutte le operazioni ripetitive o passibili di automazione, nonché descrizioni e causali ricorrenti. Le ricerche saranno parametrizzate per codice, codice fiscale o partita Iva, alfabetico, ecc. L'immissione dei dati sarà soggetta a controllo formale e di merito sulla natura del dato richiesto. 17

18 GESTIONE DOCUMENTI E REGISTRAZIONI A VIDEO I documenti contabili che concorrono all'aggiornamento e alla movimentazione della contabilità sono i seguenti: 1. fatture IVA fornitori e clienti; 2. note Credito IVA fornitori e clienti; 3. giustificativi di spesa numerati e classificati separatamente in base all'ufficio di provenienza o al tipo di spesa; 4. ordini d'incasso numerati e classificati come sopra; 5. movimenti contabili (brogliacci) di prima-nota in partita doppia ad inserimento manuale o acquisizione automatica da altre applicazioni (possibilità di inserimento di prime note complesse del tipo Diversi a Diversi); 6. documenti tipici della contabilità finanziaria che verranno trattati nell'analisi della procedura specifica. I documenti che generano le movimentazioni contabili significative sotto il profilo economico-patrimoniale, vengono codificati e raggruppati in serie diverse a seconda dell'ufficio proponente la spesa (centro di costo) o del tipo e delle modalità di registrazione. Si possono avere, quindi, più serie di fatture di acquisto o fatture di vendita a cui faranno capo altrettanti sezionali di Libro I.V.A; parimenti sono utilizzati più serie di giustificativi di spesa (documenti non rilevanti ai fini I.V.A.). E' necessario quindi prevedere la gestione di numerosi tipi di documento diversi, liberamente codificabili e a gestione parametrizzata, tutti liquidabili e pagabili o riscuotibili direttamente. Le fatture ricevute, relative a servizi e forniture su appalti, dovranno automaticamente aggiornare la contabilità dei finanziamenti e, quindi, permetteranno, in questa sede, l'acquisizione di tutti i sottocodici d'imputazione. Ugualmente le fatture relative a costi di manutenzione dei fabbricati aggiorneranno la contabilità della procedura "Manutenzione Patrimonio" e quelle relative a spese servizi verranno recepite agli archivi della procedura di riparto delle spese servizi. Ogni importo addebitato in contabilità offrirà la possibilità di imputazione, opzionale, al centro di costo interessato. Le maschere video dovranno offrire la possibilità di inserire il maggior numero di dati possibili senza necessità di spostamenti su videate diverse ma ricorrendo, ove necessario, all'apertura di finestre di aggiornamento o di consultazione. Tutte le tabelle di supporto alle registrazioni saranno consultabili e verranno attivate direttamente dal campo interessato. 18

19 INTERROGAZIONI PARAMETRICHE Tutti gli archivi, tabelle, anagrafiche saranno consultabili attraverso interrogazioni a video parametrizzate ed offriranno la possibilità di stampa dei dati visualizzati. Le stampe a supporto delle interrogazioni e direttamente previste in procedura saranno: - lista di controllo movimenti contabili; - stampa di controllo della prima-nota; - lista di controllo documenti (con pagamenti e liquidazioni) per data e per ordine alfabetico. GESTIONE SCRITTURE CRONOLOGICHE Come già accennato in premessa, le A.T.C. sono soggette a tutti gli adempimenti fiscali e civilistici previsti per le società di capitali, pertanto saranno attivati tutti i libri previsti dal Codice Civile. In merito alle scritture cronologiche si richiede la possibilità di attivare più libri settoriali riassumibili, mediante periodiche scritture riepilogative, nel libro giornale generale. In particolare per la gestione delle Fatture/Bollette emesse nei confronti degli inquilini si richiede l'attivazione di una contabilità clienti settoriale, con autonoma anagrafica Clienti e con un libro-settoriale avente la doppia funzionalità di libro I.V.A. e libro Giornale, come già precisato nella procedura specifica. Le principali stampe richieste direttamente alla procedura sono: - Bilanci e aggregati di Bilancio; - Libri giornale. GESTIONE SCRITTURE SISTEMATICHE Come per la procedura precedente, saranno attivate tutte le scritture sistematiche previste dalle norme civilistiche e fiscali: partitari, estratti-conto, ecc.. APERTURE E CHIUSURE AUTOMATICHE Tutte le operazioni di chiusura e apertura verranno gestite in automatico dalla procedura proponendo comunque scelte guidate nelle varie fasi e permettendo l'intervento manuale di rettifica sulle scritture generate. In particolare le aperture dei rapporti di debito-credito mediante trasporto nel nuovo esercizio dei documenti insoluti, dovranno permettere ripetuti e successivi aggiornamenti. GESTIONE RITENUTE D'ACCONTO E MODELLO 770 La procedura, che verrà aggiornata automaticamente dalla contabilità Generale e Finanziaria, oltre a permettere la compilazione del modello fiscale 770 gestirà: - la contabilità delle ritenute operate, consentendo l inserimento di più tipologie di ritenute (es. ritenute IRPEF, addizionali regionali, addizionali comunali, altre ritenute, contributi iscrizione ad albi, ordini, ecc..), - la certificazione prevista per legge, - le schede, riepilogative per ogni nominativo, dei compensi corrisposti a terzi, ecc.. La procedura consentirà inoltre la generazione del file per l invio telematico all Amministrazione Finanziaria del modello

20 GESTIONE RITENUTE INPS (10%) e INAIL Analogamente alla procedura precedente, la presente permetterà la contabilizzazione analitica e l'espletamento di tutte le incombenze previste dalle normative vigenti in materia di ritenute INPS e INAIL a cui vanno assoggettati i compensi di collaborazione coordinata e continuativa. ACQUISIZIONE DATI CONTABILI, FINANZIARI E FISCALI DALLE ALTRE PROCEDURE L applicativo consentirà l acquisizione di dati contabili, finanziari e fiscali dalle altre procedure, comprese nel pacchetto software fornito ed estranee agli applicativi da fornire (ad esempio, a titolo esemplificativo, ma non esaustivo, si citano: l acquisizione files generati dalle procedure PAGHE, l acquisizione files generati dalle procedure legate alla gestione dei contratti di appalto lavori, ecc..). STAMPE Le stampe previste a programma permetteranno la riproduzione di tutti i dati memorizzati, la compilazione di tutti i documenti o dichiarazioni previste per legge oltre ad offrire la possibilità di stampe e analisi estemporanee. Tutte le stampe della contabilità generale economico-patrimoniale permetteranno la conversione dei dati nei formati elaborabili dai più diffusi pacchetti di officeautomation (Word, Excel, Access, ecc..). 20

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