INFORMATIZZAZIONE DEL SETTORE LEGALE E CONTENZIONSO DELLA REGIONE PUGLIA

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1 INFORMATIZZAZIONE DEL SETTORE LEGALE E CONTENZIONSO DELLA REGIONE PUGLIA Pag. 1

2 INDICE CAPITOLATO TECNICO... 3 CONTESTO DI RIFERIMENTO OBIETTIVI DELL INFORMATIZZAZIONE COMPETENZE DEL SETTORE LEGALE E CONTENZIOSO ORGANIZZAZIONE DEL SETTORE LEGALE E CONTENZIOSO INFORMATIZZAZIONE ESISTENTE... 6 SPECIFICHE TECNICHE E FUNZIONALI OGGETTO DELL APPALTO PROGRAMMI APPLICATIVI Caratteristiche generali degli Applicativi Architettura Applicativa La documentazione tecnica del software applicativo SISTEMA DI ELABORAZIONE, PROGRAMMI DI BASE, SISTEMA DI CABLAGGIO E SISTEMA DI COMUNICAZIONE Architettura del Sistema di Elaborazione L'architettura generale Infrastruttura di rete La documentazione tecnica di sistema SERVIZIO DI AVVIAMENTO DEL SISTEMA SERVIZIO FORMAZIONE DEL PERSONALE SERVIZI DI GESTIONE, MANUTENZIONE E ASSISTENZA Servizio di gestione Servizio di manutenzione Servizio di Assistenza Utenti Servizio di assistenza Evolutiva ALLEGATI ALLEGATO A Caratteristiche tecniche minime delle apparecchiature ALLEGATO B Descrizione della Banca Dati Pag. 2

3 CAPITOLATO TECNICO Pag. 3

4 CONTESTO DI RIFERIMENTO 1. Obiettivi dell informatizzazione La gestione automatizzata del Settore Legale e Contenzioso dovrà consentire il raggiungimento dei seguenti obiettivi: archiviare tutta la documentazione ricevuta e prodotta dal Settore attraverso l ausilio di strumenti informatici; assegnare un protocollo informatico ad ogni fascicolo per l individuazione dello stesso attraverso l uso di strumenti informatici; automatizzare tutte le attività che sono coinvolte nel processo di gestione; migliorare la comunicazione e la cooperazione all interno del Settore e tra il Settore e gli altri uffici regionali, facilitando e generalizzando l'accesso alle informazioni attraverso la realizzazione di una adeguata infrastruttura tecnologica ed un sistema di accesso alle pratiche sicuro e protetto; formare il personale a vario titolo impegnato nel processo di automazione e attivare nuove figure di supporto. 2. Competenze del Settore Legale e Contenzioso Il Settore è istituzionalmente a vocazione professionale (art.13 L.R. 18/74) e svolge attività di patrocinio legale e consultiva a favore dell Amministrazione regionale. L attività degli Uffici e delle Posizioni Organizzative si svolge ottemperando al dovere di comunicazione interna ed esterna anche mediante l utilizzo di sistemi informatici. La trasparenza e l efficacia degli atti viene realizzata anche mediante l articolazione dell orario di servizio e di apertura degli Uffici, nonché tramite il potenziamento dell utilizzo delle tecnologie informatiche. Si persegue l attivazione e l ottimizzazione delle risorse strumentali e la valorizzazione delle risorse umane; l organicità, la certezza e l unicità del procedimento amministrativo e la relativa responsabilità nel rispetto delle competenze attribuite a ciascun ufficio. Pag. 4

5 3. Organizzazione del Settore Legale e Contenzioso Il Settore Legale rappresenta ai sensi dell art. 50 del DPR 445/2000 un Area Organizzativa Omogenea (AOO). L Area Organizzativa Omogenea si può rappresentare logicamente composta in: Aree (Giuridica, Amministrativa, Tecnico Finanziaria) Posizioni Organizzative (con compiti riferiti alle aree di riferimento) Uffici Unità Operative AREA GIURIDICA La cui Posizione Organizzativa svolge attività con contenuti di alta professionalità e specializzazione ed attività consultiva e di patrocinio legale a favore dell Amministrazione Regionale. I dipendenti facenti parte dell Area Giuridica sono muniti del titolo di abilitazione all esercizio della professione di avvocato ed alcuni di essi sono patrocinanti in Cassazione. La trattazione dei fascicoli di causa è articolata ratione materie, facendo salvi i principi della rotazione e dell equilibrio dei carichi di lavoro. Gli avvocati interni rispondono per il risultato per l attività svolta sui fascicoli assegnati e devono considerarsi Responsabili del procedimento. AREA AMMINISTRATIVA La cui Posizione Organizzativa assicura il coordinamento ed il controllo delle varie funzioni di competenza al fine di garantire l integrazione e la coerenza della complessiva organizzazione dell attività del Settore. Svolge attività di analisi e predispone l organizzazione ed il funzionamento dell attività amministrativa del Settore. Svolge funzioni di direzione con elevato grado di autonomia gestionale ed organizzativa. Gestisce la complessità derivante dalla cura dei molteplici aspetti amministrativi a supporto della trattazione del contenzioso emergente o in corso. Realizza studi, predisposizioni e applicazioni di modelli operativi per la catalogazione, registrazione, informatizzazione ed archiviazione del contenzioso trattato dal Settore Legale G.R. Pag. 5

6 AREA TECNICO-FINANZIARIA La cui Posizione Organizzativa svolge attività di ricerca, studio e istruzione finalizzata alla predisposizione e redazione degli atti riferiti a: registrazione delle specifiche inviate al settore dagli avvocati esterni officiati assegnazione dei fascicoli per la liquidazione ai responsabili del relativo procedimento controllo dell attività liquidatoria delle parcelle affidate alla FINPUGLIA analisi dei flussi di spesa per le diverse esigenze conoscitive del Settore formulazione delle previsioni di spesa ed individuazione degli obiettivi del Settore Legale Il Settore è dotato di 4 Unità Operative che: predispongono la gestione dell attività liquidatoria come attività endoprocedimentale avente i requisiti di singoli autonomi procedimenti amministrativi per ogni fascicolo di causa. Questa attività è articolata mediante l istituzione di unità operative che interagiscono con i professionisti dell Area Giuridica e si interfacciano con i legali esterni, al fine di una corretta analisi e applicazione del tariffario forense facendo gli opportuni riscontri della vita processuale del fascicolo di causa; si occupano, inoltre, dei rapporti a carattere amministrativo con l ordinamento giudiziario e curano gli adempimenti connessi all attività processuale espletano attività di ricerca, studio, istruttoria, predisposizione e redazione di procedimenti che vengono redatti o con deliberazione di Giunta o con determinazione Dirigenziale. interagiscono con un gruppo di avvocati interni ratione materiae. hanno elevata autonomia grazie all esperienza maturata nell ambito delle funzioni da svolgere. interagiscono con i professionisti esterni e quelli interni appartenenti all Area Giuridica del Settore secondo un attribuzione delle materie. 4. Informatizzazione Esistente Il Settore Legale e Contenzioso non dispone di un infrastruttura tecnologica adeguata. Pag. 6

7 Il parco macchine è obsoleto e quindi da sostituire. Al momento dell offerta, la DITTA offerente, in fase di predisposizione del progetto tecnico, deve in ogni caso prendere visione dell informatizzazione in quel momento esistente e deve quindi garantire il recupero delle basi informative esistenti il corretto funzionamento dell intero sistema, senza interferire in alcun modo con i servizi già in uso. Pag. 7

8 SPECIFICHE TECNICHE E FUNZIONALI 5. Oggetto dell Appalto L appalto ha per oggetto la fornitura del sistema informativo automatizzato per la gestione delle attività espletate dal Settore Legale e Contenzioso nella sua sede ovvero presso la sede della Presidenza Regione Puglia (Lungomare N. Sauro Bari / Via Dalmazia, 70 - Bari), negli ambienti dislocati in un area del Piano Rialzato, prospiciente l incrocio tra Via Dalmazia e Via Addis Abeba, riferita a: 1. Programmi Applicativi 2. Sistema di Elaborazione, Sistema di Comunicazione, Programmi di Base 3. Servizio di Avviamento del sistema 4. Servizio di Formazione del Personale 5. Servizi di Gestione, Manutenzione e Assistenza. Il sistema proposto dovrà integrarsi funzionalmente, se richiesto, con sistemi o procedure applicative in esercizio presso lo stesso Settore (sistemi realizzati in autonomia, sistemi forniti da Enti esterni, ecc.) o con altri sistemi che saranno installati sulle macchine serventi del Settore (es. Cifra, ecc.). La Ditta aggiudicataria dovrà garantire la totale funzionalità della fornitura complessiva e dei servizi offerti. La soluzione proposta dovrà tener conto del sistema informativo esistente per quanto attiene il recupero dei dati, correnti e storici. La Ditta offerente dovrà indicare nel progetto-offerta gli eventuali interventi necessari, complementari a quelli oggetto della fornitura, per rendere idonei e sicuri i locali oggetto del presente capitolato ed in cui saranno installate le apparecchiature del sistema di elaborazione. Tutto quanto non espressamente indicato come complementare, si intenderà a carico della Ditta offerente stessa. Pag. 8

9 6. Programmi Applicativi 6.1 Caratteristiche generali degli Applicativi I programmi applicativi devono rispondere ai requisiti generali di seguito descritti: essere orientati alla gestione delle attività e procedure tipiche del Settore Legale e Contenzioso; caratterizzazione verso l'utilizzo di funzionalità transazionali in tempo reale; gestione in modo parametrico e tabellare dei dati variabili; storicizzazione delle informazioni presenti sulla base dati; accesso selettivo alla base dati con modalità non predefinite per effettuare elaborazioni di tipo matematico e statistico con possibilità di indirizzare gli output su video e/o su stampante anche sotto forma di rappresentazione grafica, nonché su archivi elettronici definiti estemporaneamente dal Settore; gestione ed interrogazione dei dati per l attività di supporto delle decisioni dell'amministrazione: in particolare tali funzionalità dovranno essere presenti nelle funzionalità statistiche; modifica a cascata delle informazioni della base dati logicamente correlate, al verificarsi di una o più condizioni definite dinamicamente dall'utente; mantenimento e consultazione del diario delle operazioni effettuate sul sistema, contenente, in ordine cronologico, la data e l'ora di esecuzione dell'operazione, il codice dell'operatore, l'operazione effettuata, il contenuto delle informazioni prima e dopo l'aggiornamento; possibilità di esportare i dati sintetici e riassuntivi e altre informazioni opportunamente elaborate nei formati standard più diffusi; rispondenza alla normativa vigente; garantire prestazioni sufficienti (compresi i tempi di risposta) in relazione ai programmi ed alle apparecchiature capaci di supportare la normale operatività degli uffici. La DITTA aggiudicataria dovrà comunque garantire, in ogni sua componente, che la soluzione proposta sia performante. Il sistema dovrà essere tale da rendere minima la dipendenza del software dalle caratteristiche peculiari dell'hardware e del sistema operativo, dalle caratteristiche specifiche del DBMS, dalle caratteristiche specifiche della rete di comunicazione utilizzata. Pag. 9

10 I programmi applicativi devono rispondere ai requisiti di qualità, come da standard ISO 9126 (relativamente alle caratteristiche di funzionalità, affidabilità, usabilità, efficienza, manutenibilità e portabilità). L interfaccia delle soluzioni proposte deve essere windows nativa di tipo web-based. I programmi applicativi dovranno essere possibilmente realizzati con metodologie, tecniche e strumenti conformi alle indicazioni in materia delle Circolari della Funzione Pubblica (per esempio la rappresentazione dei dati dovrà seguire le indicazioni della Circolare DFP n del ) e del CNIPA (Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione) ed i dati dovranno essere organizzati in una base dati relazionale. Ogni dato introdotto nel sistema dovrà essere sottoposto a validazione, in modo da evitare il più possibile l'introduzione di dati erronei. I messaggi di errore presentati all'utente, in italiano, dovranno essere concepiti in modo che siano di immediata comprensione. L applicativo proposto dovrà utilizzare l RDBMS inclusivo di utility opportune atte a consentire il monitoraggio dei database, di eseguire direttamente query SQL sulle tabelle, di generare semplici report, di ridirezionare ogni forma di output su file almeno nei formati : ASCII, Office, HTML. Deve essere garantita la disponibilità a interscambiare dati con altri sistemi informativi nel formato XML e la disponibilità ad esportare servizi come webservices, in modo da permettere sia la cooperazione con altri sistemi informativi, della Regione o di altre Amministrazioni Pubbliche, sia l esportazione di servizi, attraverso porta di dominio, verso il portale dell Amministrazione Gestione dei dati Database I dati dovranno essere gestiti attraverso un database basato sul modello relazionale. Tale strumento dovrà essere in grado di produrre immediatamente le informazioni richieste da un qualsiasi posto di lavoro collegato in rete, reperendole dall'archivio che si desidera consultare, nel pieno rispetto della struttura dell'archivio stesso. Viceversa, dovrà essere in grado di effettuare operazioni di aggiornamento di archivi a partire dalle informazioni inoltrate da un qualunque posto di lavoro. Il DBMS dovrà essere in grado di gestire anche dati testuali ed immagini. Il DBMS dovrà inoltre includere la tecnologia per integrare pienamente l'applicazione con la tecnologia Web, ovviamente garantendo la sicurezza dei Pag. 10

11 dati da accessi non autorizzati. Tale tecnologia dovrà consentire agli utenti di eseguire procedure in grado di generare pagine Web 'dinamiche' in funzione dei contenuti aggiornati del database. Operante in un ambiente distribuito, il DBMS proposto dall'offerente dovrà fornire tecniche di query processing efficienti e trasparenti per l'utente finale, prevedere meccanismi per la protezione delle informazioni da accessi non autorizzati e adeguate tecniche per garantire l'integrità delle informazioni, consentire un elevato grado di interoperabilità con altri ambienti database relazionali, permettere il salvataggio dei dati contenuti nel database senza interrompere l'elaborazione dei processi transazionali. Linguaggio per il trattamento dei dati Il DBMS dovrà supportare, come linguaggio di descrizione dei dati e come linguaggio di ricerca e manipolazione dei dati, il linguaggio SQL secondo lo standard ISO più recente. L'offerente dovrà indicare quale tipo DBMS relazionale ha utilizzato per lo sviluppo del sistema. Il DBMS dovrà essere commercializzato e supportato da una azienda operante sul territorio nazionale, dovrà essere diffuso su un congruo numero di installazioni in Italia e in Europa. II DBMS dovrà funzionare sul maggior numero di calcolatori e sul maggior numero di reti di comunicazione possibili e dovrà presentare, rispetto ai programmi applicativi che ne utilizzano i servizi, un'interfaccia invariante rispetto alla localizzazione fisica dei dati all'interno del sistema, ovvero esso dovrà permettere la realizzazione dei programmi applicativi in modo tale che essi non dipendano in alcun modo dal luogo dove in un dato momento risiedono le informazioni. II DBMS proposto dovrà presentare, rispetto ai programmi applicativi, un'interfaccia invariante rispetto alla duplicazione eventuale di ogni singolo archivio di dati, risolvendo tutti i problemi connessi alla sincronizzazione delle copie di archivio esistenti. In altre parole, esso dovrà permettere la realizzazione di programmi applicativi in modo tale che essi non dipendano in alcun modo dall'esistenza o meno di un archivio in una o più copie. Il DBMS dovrà disporre di un ambiente che consenta all'utente la costruzione di query in modo diretto ed intuitivo, utilizzando il mouse per selezionare i dati, costruire filtri di selezione e campi calcolati, creare report e grafici. Gestione delle transazioni Pag. 11

12 Il DBMS proposto dovrà presentare un'interfaccia orientata alle transazioni, in modo che i programmi applicativi possano essere realizzati utilizzando il concetto di transazione come unica modalità di accesso al database di sistema. La transazione richiesta dal programma applicativo dovrà essere invariante rispetto alla localizzazione degli archivi da essa interessati e da una loro eventuale duplicazione. Il DBMS proposto dovrà essere in grado di garantire sia il recovery locale in caso di guasti, sia il recovery distribuito con procedure del tipo two-phase commit. Il DBMS dovrà utilizzare la rete di comunicazione del sistema per accedere a dati residenti all'esterno della macchina su cui viene generata la richiesta e non dovrà sostituire propri protocolli e programmi di comunicazione a quelli utilizzati dalla rete di comunicazione. Dovrà essere fornito uno strumento operativo sul DBMS che permetta: a) di monitorare costantemente la allocazione dei dati; b) di rendere disponibili statistiche di accesso ai dati; c) di suggerire al responsabile di sistema le strategie migliori per la scelta e la dislocazione delle strutture di accesso ai dati (indici e quant'altro). L'offerente dovrà descrivere i metodi e le tecniche utilizzate per la realizzazione della base di dati e delle relative applicazioni. Dovrà indicare quali strumenti software ha impiegato per lo sviluppo delle applicazioni evidenziando le modalità di interfaccia verso il DBMS, sia per transazioni locali sia per transazioni distribuite. 6.2 Architettura Applicativa Caratteristiche funzionali del Sistema Informativo automatizzato del Settore Legale e Contenzioso della Giunta Regionale Qui di seguito si descrive la tipologia operativa e di gestione documentale del Settore Legale che deve essere realizzata funzionalmente dal sistema informativo richiesto. La descrizione è in linea con la disciplina, la gestione, la tenuta e la conservazione dei documenti amministrativi con riferimento al Settore Legale, il quale rappresenta ai sensi dell art. 50 del DPR 445/2000 un Area Organizzativa Omogenea (AOO). L Area Organizzativa Omogenea si può rappresentare logicamente composta in: Pag. 12

13 Aree (Giuridica, Amministrativa, Tecnico Finanziaria) Posizioni Organizzative (con compiti riferiti alle aree di riferimento) Uffici Unità Operative Con il sistema informativo che si intende realizzare (che deve accompagnare telematicamente il normale e attuale disbrigo delle pratiche), il servizio per la gestione informatica dei documenti e dei flussi documentali, previsto dall art. 61 del DPR 445/2000, sarà svolto dagli Uffici Archivio e Protocollo. La protocollazione dei documenti in entrata e in uscita di competenza del Settore Legale deve avvenire tramite un unico sistema di protocollo informatico. L Ufficio archivio e protocollo deve curare la registrazione di protocollo di tutti i documenti in entrata, ad eccezione dei fax, telex e telegrammi, che devono invece essere registrati dalla postazione che governa i flussi dei messaggi e le operazioni di codifica e decodifica. La registrazione di protocollo dei documenti in uscita sarà effettuata a cura dei singoli uffici afferenti al Settore Legale, mediante postazioni di lavoro distribuite e riferite allo stesso sistema di protocollo informatico. L ufficio archivio e protocollo, servendosi del sistema informativo automatizzato in dotazione, deve assolvere le attività di protocollazione per tutti gli altri uffici afferenti al Settore Legale, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione all interno del Settore Legale e con gli altri Settori dell Ente. I documenti protocollati devono essere inoltrati agli uffici interni del Settore che provvederanno alla loro gestione, curando le ulteriori assegnazioni e l aggiornamento del sistema informatico. LE TIPOLOGIE DOCUMENTARIE Per documento amministrativo (o più brevemente documento) si intende ogni rappresentazione, comunque formata, dal contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa. Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. LA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Stato di trasmissione Pag. 13

14 In relazione allo stato di trasmissione, cioè alla circolazione dei documenti rispetto ai confini amministrativi del Settore Legale, i documenti si distinguono in: Documenti ricevuti. Sono i documenti provenienti dall esterno del Settore Legale, a loro volta distinti in documenti provenienti da altre AOO dell Ente e documenti provenienti dall esterno dell Ente. Documenti spediti. Sono i documenti prodotti o acquisiti dal Settore e trasmessi all esterno, a loro volta distinti in documenti trasmessi ad altre AOO dell Ente e documenti trasmessi all esterno dell Ente. Documenti interni. Sono tutti i documenti scambiati all interno dello stesso Settore Legale. Di seguito sono descritte in dettaglio le funzioni di carattere generale e le funzioni applicative specifiche che dovrà svolgere il software applicativo di cui si richiede la fornitura. Per poter meglio rispondere ai requisiti del sistema informativo che la DITTA fornitrice dovrà implementare, si elencano qui di seguito le componenti applicative del Sistema Informativo Integrato del Settore Legale e Contenzioso. Svolgendo il Settore, principalmente attività di patrocinio legale ed attività consultiva a favore dell Amministrazione regionale, si può intendere che le funzionalità dell Area Giuridica caratterizzano il Settore stesso con l ausilio ed il supporto delle funzionalità dell Area Amministrativa e dell Area Tecnico-Finanziaria. Mentre le funzionalità di queste ultime due Aree sono assimilabili a quelle standard di gestione documentale con profilo amministrativo-finanziario (inclusive delle routine di classificazione, di protocollazione e di archiviazione), quelle relative all Area Giuridica, sono peculiari e non standard e pertanto, di seguito, saranno maggiormente descritte. Quindi i sottosistemi oggetto dell appalto dovranno permettere di gestire in maniera informatica le seguenti procedure: 1. CLASSIFICAZIONE dei documenti (pratiche legali e procedimenti amministrativi) 2. PROTOCOLLAZIONE dei documenti (pratiche legali e procedimenti amministrativi) 3. ARCHIVIAZIONE digitale dei documenti (pratiche legali e procedimenti amministrativi) 4. GESTIONE DOCUMENTALE (inclusiva di procedure di WORKFLOW documentale) Funzioni di gestione del Data Base Pag. 14

15 A livello di database, il sistema informativo dovrà consentire le seguenti funzioni di gestione delle tabelle che, a loro volta, dovranno permettere lo svolgimento delle seguenti operazioni: Gestione della "profondità storica" di ogni tabella, tramite la quale definire il periodo di validità dei corrispondenti dati; Generazione e inizializzazione delle tabelle; Funzioni di stampa delle tabelle (struttura e contenuto); Funzioni di gestione delle autorizzazioni all'accesso ed all'utilizzo delle funzioni del sistema; Funzioni di gestione della sicurezza del sistema (copie di backup, funzioni di ripristino). Funzioni applicative specifiche Le funzionalità applicative che il sistema informativo automatizzato dovrà mettere a disposizione del Settore Legale e Contenzioso sono relative alle Aree Giuridica, Amministrativa e Tecnico-Finanziaria. In ogni caso, il sistema informativo che si dovrà implementare deve consentire di poter configurare un livello superiore di gestione con funzioni di controllo, di integrazione e di verifica di coerenza di ogni singolo procedimento. Questo livello deve essere accessibile alla figura apicale del Settore ed, eventualmente, da coloro che hanno opportuna delega. Considerando che il sistema informativo del Settore costituirà un ambiente integrato con gli appropriati sottosistemi accessibili con differenti livelli di visibilità e di autorizzazione da parte degli utenti, volendo elencare le funzionalità applicative distinte per area, abbiamo: per l AREA GIURIDICA attività di patrocinio legale attività consultiva a favore dell Amministrazione regionale e di consulenza giuridica in genere flussi documentali legati agli atti garantendo organicità, unicità e responsabilità attività tecnico-professionale attività di gestione dei fascicoli (tecnico-professionale, consultiva, adempimenti liquidatori) attività di ricerca, studio ed elaborazione di contenuto specialisticoprofessionale ai fini della produzione di atti giudiziari attività esterne Uffici Giudiziari archivi di aggiornamento professionale per l AREA AMMINISTRATIVA Pag. 15

16 attività di comunicazione interna ed esterna attività legate alla trasparenza e all accesso agli atti amministrativi attività di gestione tecnico-organizzativa affari generali determinazioni dirigenziali personale archivio protocollo economato redazione documenti biblioteca giudiziaria gestione atti dirigenziali gestione del personale archivi di aggiornamento professionale registrazione affari contenzioso attività di ricerca, studio, istruzione, predisposizione e redazione di atti riferiti all attività prettamente amministrativa per l AREA TECNICO-FINANZIARIA attività di gestione finanziaria attività liquidatoria funzioni di monitoraggio e contenimento della spesa analisi finanziaria regolarizzazione carte contabili Tra tutti i 3 sottosistemi/ambienti di elaborazione, deve essere consentita l attività di interscambio dati ed informazioni. Il sistema informativo automatizzato, fornito dalla DITTA aggiudicataria, dovrà automatizzare le funzionalità appena sopra elencate ed essere adeguato alle normative comunitarie, nazionali, regionali (attuali ed in itinere) e alla organizzazione delle Aree, delle Posizioni Organizzative, degli Uffici e delle Unità Operative (attuale e prossima futura) del Settore Legale e Contenzioso. Tutti i moduli applicativi forniti dovranno consentire l archiviazione e/o consultazione in formato digitale dei documenti pervenuti al Settore Legale e Contenzioso. Inoltre, dovranno prevedere la possibilità di definire e produrre tutta la modulistica attualmente in uso presso il Settore, o eventualmente personalizzare quella proposta dalla procedura, in merito a comunicazioni, richieste di pareri/controlli, autorizzazioni, corrispondenza standard, atti tipici. Pag. 16

17 In fase di produzione dei documenti, dovrà essere fornita all utente la possibilità di specificare la destinazione su cui si intende crearli (video, stampante, file). Relativamente ai 4 sottosistemi già enunciati e componenti fondamentali dell intero sistema informativo del Settore Legale e Contenzioso: 1. CLASSIFICAZIONE dei documenti (pratiche legali e procedimenti amministrativi) 2. PROTOCOLLAZIONE dei documenti (pratiche legali e procedimenti amministrativi) 3. ARCHIVIAZIONE digitale dei documenti (pratiche legali e procedimenti amministrativi) 4. GESTIONE DOCUMENTALE (inclusiva di procedure di WORKFLOW documentale) gli stessi devono sicuramente includere, nella loro implementazione, i requisiti minimi indicati dallo CNIPA (Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione), associati alla normativa di riferimento e di cui qui di seguito si riportano i concetti fondamentali, compatibilmente con le procedure attuali (manuali, semi-automatiche e già informatizzate) in uso presso il Settore stesso. Requisiti Tecnico-Normativi-Funzionali di carattere generale La registrazione del protocollo, la segnatura di protocollo e la sicurezza del sistema stesso di protocollo, devono corrispondere ai requisiti contenuti rispettivamente nel DPR 445/2000, nel DPCM 31 ottobre 2000 e nella deliberazione AIPA n.51 del Requisiti dei Documenti Informatici Il sistema informativo integrato del Settore Legale e Contenzioso deve consentire a tutti i suoi operatori di gestire la formazione e la conservazione dei documenti informatici; queste ultime devono perciò essere effettuate secondo i seguenti requisiti: identificabilità del soggetto che ha formato il documento informatico e dell amministrazione di riferimento; sottoscrizione, quando prescritta, dei documenti informatici tramite la firma digitale ai sensi del D.lgs 10/2002 e delle vigenti norme tecniche; Pag. 17

18 idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad essere registrati mediante il protocollo informatico, ai sensi del DPR 445/2000; accessibilità ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati; leggibilità dei documenti; interscambiabilità dei documenti. Requisiti relativi ai Formati dei Documenti Informatici I formati adottati dal Settore, e quindi devono possedere almeno i seguenti requisiti: consentire, nei diversi ambiti di applicazione e per le diverse tipologie di trattazione, l archiviazione, la facilità di lettura, l interoperabilità e l interscambio dei documenti; la non alterabilità dei documenti durante le fasi di accesso e di conservazione; la possibilità di effettuare operazioni di ricerca tramite indici di classificazione e di archiviazione, nonché sui contenuti dei documenti; l immutabilità nel tempo del contenuto e della sua struttura (per cui i documenti informatici non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto); la possibilità di integrare il documento informatico con immagini, suoni e video, purché incorporati in modo irreversibile. Requisiti per la Gestione Informatica dei Documenti Il sistema di gestione informatica dei documenti deve: garantire la sicurezza e l integrità del sistema (e quindi di tutti i documenti/pratiche trattati); garantire la corretta e la puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita; fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dal Settore Legale e Contenzioso e gli atti dello stesso formati al fine dell adozione del provvedimento finale; consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; consentire, in condizioni di sicurezza, l accesso alle informazioni del sistema da parte di soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di privacy con particolare riferimento al trattamento dei dati sensibili; Pag. 18

19 garantire la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato. Quanto sopra indicato esprime un sistema di gestione documentale di tipo integrato, definito in tutti i suoi aspetti strutturali, funzionali e relazionali sotto il profilo documentale, organizzativo ed informatico. Requisiti del sistema per la Gestione dei Flussi Documentali Il sistema per la gestione dei flussi documentali (oltre a possedere i requisiti del DPR 445/2000) deve: fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato; consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; fornire informazioni statistiche sull attività dell ufficio; consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l iter dei procedimenti complessi. Tale sistema di gestione dei documenti e dei relativi flussi risulta di tipo aperto, totalmente informatico, e deve quindi costituire il primo elemento dell intero sistema informativo integrato del Settore Legale e Contenzioso. Ciò significa che il Settore Legale deve rendere noti le definizioni della TIPOLOGIA dei documenti, delle RELAZIONI tra documenti e procedimenti, della STRUTTURA dei fascicoli relativi ai procedimenti, degli ITER dei procedimenti stessi, del SISTEMI DI RICERCA de documenti e dei fascicoli, affinché la DITTA aggiudicataria adatti e renda compatibile la propria offerta, oltre che alla normativa vigente, anche alle definizioni adottate dal Settore. Requisiti di Sicurezza del Sistema Documentale Il piano di sicurezza dei documenti informatici è previsto dall art. 7 del DPCM 31 ottobre 2000 e dall art. 10 della deliberazione AIPA n.51 del 2000; pertanto, il sistema informativo integrato del Settore Legale e Contenzioso deve essere adeguato a quanto previsto e gestire le procedure che consentano l applicazione del Piano di Sicurezza che, a sua volta, deve considerare almeno i seguenti aspetti: analisi dei rischi; politiche di sicurezza; interventi operativi; misure di sicurezza per la tutela dei dati personali; verifica ed aggiornamento del piano. Pag. 19

20 L ambiente di elaborazione e di gestione dell AREA GIURIDICA e sue interazioni con l AREA AMMINISTRATIVA e l AREA TECNICO- FINANZIARIA Dati i soggetti interessati nella pratica legale, di essi deve essere gestita la componente anagrafica e quella patrimoniale. La visualizzazione delle informazioni deve consentire la personalizzazione dei campi descrittivi. La riproduzione su carta delle informazioni e dei documenti della pratica deve avvenire consentendo, a richiesta, anche un anteprima. Data l organizzazione dei flussi di lavoro, all interno del Settore Legale e Contenzioso, l applicativo deve permettere l assegnazione, da parte del Dirigente Responsabile, di livelli di autorizzazione. Quale strumento di guida e di pianificazione delle tipiche attività dell Area Giuridica, l applicativo deve consentire un ambiente (tipo agenda) che consenta le funzioni gestionali (visualizzazione per gruppi, modifica, cancellazione, inserimento, stampa, ecc.). Affiancato all ambiente di pianificazione, deve essere presente anche uno di gestione, selezione e ricerca (anche per intervalli) degli ADEMPIMENTI, delle UDIENZE, delle attività INEVASE, delle attività SOSPESE, delle PARCELLE. Il cuore del sottosistema informativo, componente di riferimento del Sistema di Gestione Documentale, deve essere costituito dalla PRATICA LEGALE. L applicativo deve consentirne la gestione con la possibilità di personalizzazione dei parametri di utilizzo e, soprattutto, l integrazione con le altre componenti descritte in questo documento. L applicativo gestionale della PRATICA LEGALE deve permettere più viste dello stesso documento, la sincronizzazione degli aggiornamenti, la compatibilità e l integrità con note, appunti, descrizioni aggiuntive e allegati inseriti anche successivamente all inserimento della pratica. Esso inoltre deve, parallelamente al sistema di Gestione Documentale, favorire il workflow procedurale della pratica così come definito nella pianificazione di gestione ricevendo ed inviando parti o tutta la pratica, in dipendenza del flusso definito. La gestione documentale della pratica legale deve contemplare anche l aspetto contabile della stessa con gestione dei pagamenti, delle spese sostenute, degli incassi; deve fornire funzioni di riepilogo, di totali parziali, ecc. Per poter adeguare la gestione tradizionale della pratica a quella informatica, l applicativo deve contemplare funzionalità di creazioni di modelli di scrittura di atti e di lettere, di personalizzazione del workflow dei singoli adempimenti, di caratterizzazione delle udienze tipiche e non. L applicativo deve farsi carico di tutte quelle attività onerose che il gestore della pratica deve affrontare a che riguardano il reperimento delle Pag. 20

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