Guida rapida a ACCESS XP

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1 Adolfo Catelli Guida rapida a ACCESS XP Dicembre 2003

2 Sommario Sommario... 2 Avvertenza... 4 USARE LE TABELLE... 4 Creare una nuova tabella... 4 Creare un campo con immissione obbligata di dati... 5 Creare un campo con immissione automatica di un valore predefinito... 5 Impostare il formato dei dati per un campo... 5 Importare dati da un altra applicazione... 6 Creare un campo che attinga dati da un altra tabella (Ricerca guidata)... 6 Modificare una tabella... 7 Visualizzare una tabella in modalità Foglio dati (come Excel)... 7 Inserire record nella tabella in modalità Foglio dati... 7 Eliminare record nella tabella in modalità Foglio dati... 7 Creare relazioni fra tabelle... 8 Eliminare una tabella... 8 USARE LE MASCHERE... 9 Creare una maschera con l autocomposizione... 9 Visualizzare il database in modalità Maschera... 9 Inserire record in modalità Maschera... 9 Eliminare record in modalità Maschera... 9 Modificare una maschera Creare una casella combinata o una casella di riepilogo in una maschera Formattare una maschera Creare un pulsante di comando Creare un campo calcolato in una maschera USARE LE FUNZIONI DI RICERCA E LE QUERY Ordinare un database in ordine alfabetico Cercare un testo nei record Trovare e sostituire testo nel database Creare un filtro in base a selezione... 13

3 Creare un filtro in base a maschera Creare un filtro AND in base a maschera Creare un filtro OR in base a maschera Creare una query da un filtro Creare una query semplice vuota (struttura) Modificare la struttura di una query Impostare i criteri di ricerca AND in una query Impostare i criteri di ricerca OR in una query Uso di caratteri jolly nell impostazione dei criteri Impostazioni di criteri particolari di ricerca Creare una query di tipo cronologico Creare una query di aggiornamento Creare una query di eliminazione Creare una query di creazione tabella Creare una query a parametri a richiesta di criteri Creare e formattare campi calcolati in una query Creare query con calcoli di formule Visualizzare i risultati di una query USARE I REPORT Creare un report con l autocomposizione Visualizzare un report Modificare la formattazione di un report Modificare la struttura di un report Creare un report standard in formato etichetta Stampare un report Evidenziare i record che soddisfano certi criteri Calcolare i valori dei campi in un report Raggruppare un report e creare i subtotali... 22

4 Avvertenza In questo veloce manuale si dà già per scontato che l utente conosca i principi di base che regolano il funzionamento dei database elettronici e che conosca gli elementi che li compongono, come campi, record, query e tabelle. Per facilitare la comprensione di alcuni concetti, in questa breve guida faremo riferimento ad un ipotetico database ArchivioFilm, contenente sia un elenco di film con vari campi con informazioni relative al titolo, al regista, all anno di uscita ed al paese di origine, al formato, al giudizio e al genere sia un elenco di clienti che prendono in prestito i film USARE LE TABELLE Creare una nuova tabella Nella Finestra Database (quella iniziale con tutti gli elementi del database), clic sul pulsante Tabella Fare doppio clic sulla voce Crea una tabella in Visualizzazione struttura Inserire i nomi dei campi desiderati nelle celle della colonna Nome campo Specificare il tipo di dati per i campi nella colonna Tipo dati - Clic sulla cella a fianco del nome del campo, clic sulla freccia-elenco che appare e quindi selezionare il tipo di dati desiderato - È possibile specificare ulteriori proprietà del campo come la lunghezza, il formato, l etichetta e altro ancora cliccando sulle caselle della scheda Generale in basso a sinistra e inserendo i valori desiderati. Alla fine della procedura clic sul pulsante Salva nella Barra Standard e assegnare un nome alla tabella Access 2000 propone di creare automaticamente un campo contatore che verrà definito come chiave primaria. Confermare con un clic sul pulsante Si. È anche possibile assegnare manualmente una chiave primaria ad un campo (che dovrà sempre contenere dati univoci, come un numero d ordine o un codice fiscale) cliccando sul nome del campo e quindi sul pulsante Chiave primaria nella Barra Standard. Nella tabella sottostante sono elencati tutti i tipi di dati che si possono scegliere È bene prestare attenzione fin da subito alla definizione dei tipi di campi ed alle loro proprietà in modo da non dover essere costretti in un secondo momento, quando magari sono già stati inseriti parecchi dati, a modificare le proprietà dei campi.

5 Impostazione Tipi di dati Dimensione Testo Testo o testo con numeri o numeri che non richiedono calcoli Fino a 255 caratteri matematici come un numero di telefono Memo Testo lungo o testo con numeri Fino a caratteri Numerico Numeri usati nei calcoli matematici. Il predefinito è Intero lungo Da circa -2 miliardi a +2 miliardi Data/Ora Valori data ed ora per gli anni da 100 a 9999 Valuta Valori per valuta con dati che hanno da 1 a 4 decimali Contatore Numero sequenziale univoco Si/No Contengono un solo valore tra due: Si/No oppure On/Off Oggetto OLE Viene utilizzato soprattutto per l inserimento di immagini o di elementi multimediali Ricerca guidata Crea un campo che permette di scegliere valori da altre tabelle tramite una casella combinata a discesa Creare un campo con immissione obbligata di dati Selezionare la tabella desiderata e clic sul pulsante Struttura Clic sul nome del campo desiderato. Nella parte inferiore dello schermo appare la tavola delle proprietà per quel campo. Clic nella casella Richiesto: quando appare la freccia-elenco selezionare la voce Si. In questo modo sarà necessario inserire un valore in quel campo altrimenti il database si bloccherà. Creare un campo con immissione automatica di un valore predefinito Talvolta, in alcuni campi, è necessario inserire, per tutti i record (o per la gran parte di essi), un valore predefinito che viene immesso automaticamente alla creazione del nuovo record senza che l utente debba fare niente. Selezionare la tabella desiderata, clic sul pulsante Struttura e clic sul nome del campo desiderato. Nella parte inferiore dello schermo appare la tavola delle proprietà per quel campo. Clic nella casella Valore predefinito: e poi sul pulsante Digitare il valore predefinito che apparirà automaticamente nel campo Clic su pulsante OK Impostare il formato dei dati per un campo E possibile personalizzare il modo in cui come verranno visualizzati i dati all interno di un campo Selezionare la tabella desiderata, clic sul pulsante Struttura e clic sul nome del campo desiderato. Nella parte inferiore dello schermo appare la tavola delle proprietà per quel campo. Clic sulla casella Formato e digitare > per ottenere tutti i caratteri in maiuscolo o < per ottenere tutti i caratteri in minuscolo

6 Clic sulla casella Maschera di input e poi sul pulsante per visualizzare un elenco di maschere di immissioni di testo e date fra cui scegliere. Anche qui è possibile scegliere alcuni caratteri speciali come? per inserire qualsiasi lettera (non numeri), 0 per inserire qualsiasi numero (non lettere), a per inserire qualsiasi numero o lettera. Importare dati da un altra applicazione Con Access 2000 è possibile importare i dati presenti in tabelle ed elenchi di altre applicazioni come Word o Excel. Creare un nuovo database e salvarlo con nome Clic sul menu File, poi sulla voce Carica dati esterni e poi su Importa Nella casella Tipo di file selezionare l applicazione sorgente come Word o Excel. Clic sul file contenente i dati e poi sul pulsante Importa Viene visualizzata la finestra contenente i dati da importare. Clic su Avanti. Attivare l opzione Intestazioni di colonne nella prima riga e clic su Avanti. Attivare l opzione Tabella nuova e clic su Avanti Se non vogliamo modificare i nomi dei campi e vogliamo importarli tutti, lasciare immutate le opzioni proposte e clic su Avanti Lasciare che Access 2000 crei una chiave primaria, altrimenti attivare l opzione Nessuna chiave primaria e clic su Avanti. Assegnare un nome alla tabella e clic su Fine. Creare un campo che attinga dati da un altra tabella (Ricerca guidata) Nel caso in una tabella principale ci siano alcuni dati ricorrenti (es. il campo Formato: VHS, Video CD, DVD), è più comodo creare una tabella secondaria in cui archiviare questi semplici valori e poi inserirli nella tabella principale attraverso una casella combinata: si fa prima, non si commettono errori, quando si crea la maschera i campi appaiono già come caselle combinate e comunque è sempre possibile aggiungere un valore che non sia compreso nell elenco. Creare le varie tabelle utilizzando la normale procedura. Visualizzare la struttura della tabella principale e selezionare la colonna del tipo di dati del campo in cui creare una casella combinata. Nel Tipo dati, selezionare la voce Ricerca guidata e selezionare la voce Ricerca valori in una Tabella o query, quindi clic su Avanti Selezionare la tabella o la query da cui estrarre i dati, quindi clic su Avanti Impostare il campo della tabella da cui estrarre i dati, quindi clic su Avanti e impostare la larghezza della colonna, quindi clic su Avanti Dare un nome al campo e clic su Fine. Quando apriremo la tabella principale troveremo che a fianco del campo desiderato appare la freccia-elenco della casella combinata

7 Modificare una tabella Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Tabelle Selezionare la tabella da modificare e clic sul pulsante Struttura Per inserire una nuova riga per un nuovo campo, clic sull intestazione della riga sottostante e quindi clic sul pulsante Inserisci righe sulla Barra Standard Per eliminare una riga con un campo, clic sull intestazione della riga, quindi sul pulsante Elimina righe sulla Barra Standard e confermare l eliminazione con il pulsante Si Per modificare il nome di un campo o il tipo di dati è sufficiente cliccare sul campo da modificare e digitare il nuovo valore. Clic sul pulsante Salva per salvare le modifiche alla tabella. Visualizzare una tabella in modalità Foglio dati (come Excel) Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Tabelle Fare doppio clic sul nome della tabella che vogliamo visualizzare Inserire record nella tabella in modalità Foglio dati Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Tabelle Fare doppio clic sul nome della tabella che vogliamo visualizzare Portarsi nella prima riga vuota disponibile e digitare nelle celle il contenuto del nuovo record Eliminare record nella tabella in modalità Foglio dati Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Tabelle Fare doppio clic sul nome della tabella che vogliamo visualizzare Clic in un campo qualsiasi del record da eliminare Clic sul pulsante Elimina record nella Barra Standard Per eliminare più record contemporaneamente è sufficiente portarsi sull intestazione di riga del primo record da eliminare, trascinare con il mouse fino a selezionare tutti i record desiderati e confermare l eliminazione con il pulsante Si

8 Creare relazioni fra tabelle Spesso serve reperire informazioni da più tabelle contemporaneamente. Ad esempio, potrebbe essere necessario esaminare dati che provengono sia da una tabella Clienti, sia da una tabella Film, per poter stabilire quali film sono stati dati in prestito ad un determinato cliente. Per reperire dati da più tabelle occorre metterle in relazione usando un campo comune che si trova in entrambe le tabelle (un campo Tessera, ad esempio). Per facilitare la creazione di relazioni fra tabelle è bene assegnare una chiave primaria al campo desiderato. Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Relazioni sulla Barra Standard. Clic sul pulsante Mostra tabella sulla Barra Standard per visualizzare tutte le tabelle e le query disponibili nel database. Selezionare le tabelle/query che vogliamo mettere in relazione e clic sul pulsante Aggiungi: una volta che abbiamo selezionato tutte le tabelle/query desiderate, clic sul pulsante Chiudi. Trascinare il campo da mettere in relazione dalla tabella primaria (sarà dunque un campo a chiave primaria) sul campo con lo stesso nome nella tabella secondaria. Nella finestra che appare, clic sul pulsante Crea: la finestra di dialogo scompare e sullo schermo appare una linea che unisce i due campi. Chiudere la finestra Relazioni e, se richiesto, salvare con un clic sul pulsante Si. Eliminare una tabella Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Tabelle Selezionare la tabella da eliminare, premere il tasto CANC sulla tastiera e confermare l eliminazione con il pulsante Si

9 USARE LE MASCHERE Creare una maschera con l autocomposizione Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Maschera Fare doppio clic sul pulsante Crea una maschera mediante una creazione guidata Clic sulla casella combinata per selezionare la tabella o la query da cui estrarre i dati Clic sul pulsante Avanti Selezionare, con l aiuto degli appositi pulsanti, i campi che si vogliono includere nella maschera e clic sul pulsante Avanti Selezionare il tipo di maschera da creare (generalmente A colonne) e clic sul pulsante Avanti Selezionare il tipo di grafica per la maschera e clic sul pulsante Avanti Digitare un nome per la nuova maschera e clic sul pulsante Fine Visualizzare il database in modalità Maschera Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Maschera Fare doppio clic sul nome della maschera che vogliamo visualizzare Inserire record in modalità Maschera Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Maschera Fare doppio clic sul nome della maschera che vogliamo visualizzare Clic sul pulsante Nuovo record in basso a sinistra nello schermo Digitare il contenuto per il primo campo e quindi spostarsi in quello successivo premendo il tasto TAB sulla tastiera. Quando si giunge nell ultimo campo e si preme ancora TAB, si passa al primo campo del record successivo. Eliminare record in modalità Maschera Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Maschera Fare doppio clic sul nome della maschera che vogliamo visualizzare Con le frecce in basso a sinistra nello schermo, portarsi sul record da eliminare Clic sul pulsante Elimina record nella Barra Standard Confermare l eliminazione con il pulsante Si.

10 Modificare una maschera Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Maschera Clic sul nome della maschera che vogliamo modificare e clic sul pulsante Struttura Effettuare tutte le modifiche desiderate sulle etichette, sui colori, sui controlli. Clic sul pulsante Salva nella Barra degli strumenti per salvare le modifiche Creare una casella combinata o una casella di riepilogo in una maschera Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Maschera Clic sul nome della maschera che vogliamo modificare e clic sul pulsante Struttura Clic sul pulsante Casella strumenti nella Barra Standard Clic sul pulsante Autocomposizione controllo nella Barra Casella strumenti Clic sul pulsante Casella combinata o Casella di riepilogo nella Barra Casella strumenti. Trascinare sulla maschera per creare la casella combinata o la casella di riepilogo Selezionare le opzioni per fare in modo che la casella combinata o di riepilogo estragga i suoi dati da una tabella o da una query oppure da un elenco di valori inseriti a mano; clic sul pulsante Avanti. In base a quanto selezionato prima, inserire i valori a mano nell elenco personalizzato oppure selezionare la tabella o la query da cui estrarre i dati; clic sul pulsante Avanti. Nel caso abbiamo selezionato l opzione tabella o query è necessario indicare i campi da cui estrarre i dati; clic sul pulsante Avanti A questo punto dobbiamo collegare i valori ad un campo della maschera esistente: generalmente si eliminano i controlli del campo a cui si collega la casella combinata o la casella di riepilogo, in modo che questa vada a sostituire il campo desiderato; clic sul pulsante Avanti Digitare il nome per l etichetta della casella combinata o di riepilogo e clic sul pulsante Fine Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard per salvare le modifiche apportate Formattare una maschera Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Maschera Clic sul nome della maschera che vogliamo modificare e clic sul pulsante Struttura A questo punto è possibile aggiungere un etichetta di testo - pulsante (Aa) della Barra Casella strumenti trascinando con il mouse sulla maschera per posizionarla. È poi possibile formattarne il testo selezionandola e usando i pulsanti di formattazione (G) (I) (S), di modifica del carattere, di allineamento e di impostazione di Bordi, Sfondo e Aspetto sulla Barra Formattazione. È possibile inserire un immagine decorativa nella maschera cliccando sul pulsante Immagine della Barra Casella strumenti È possibile inserire una linea decorativa nella maschera cliccando sul pulsante Linea nella Barra Casella strumenti Una volta applicate le formattazioni, clic sul pulsante Salva sulla Barra Standard

11 Creare un pulsante di comando Uno degli aspetti più utili delle maschere di database è quello di permettere l inserimento di pulsanti di comando che danno la possibilità di navigare tra i record, crearne di nuovi, eliminarne o stamparne, aprire altri programmi, chiudere il database, aprire altre maschere o query... Creare una maschera con l autocomposizione. Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Maschera Clic sul nome della maschera che vogliamo modificare e clic sul pulsante Struttura Clic sul pulsante Casella strumenti nella Barra Standard. Clic sul pulsante Autocomposizione controllo nella Barra Casella degli strumenti. Clic sul pulsante Pulsante di comando nella Barra Casella degli strumenti. Trascinare con il mouse sulla maschera per creare il pulsante Nella finestra di dialogo che si apre selezionare la categoria desiderata nel pannello di sinistra e quindi l operazione nel pannello di destra; clic sul pulsante Avanti. Decidere se sul pulsante vogliamo mettere un immagine o un testo; clic sul pulsante Avanti Assegnare il nome al pulsante e quindi clic sul pulsante Fine. A questo punto abbiamo creato un pulsante esegue in automatico un operazione altrimenti lunga. Nello stesso modo visto adesso possiamo creare con facilità parecchi pulsanti che ci possono aiutare a velocizzare ed ottimizzare il nostro lavoro con un database. Creare un campo calcolato in una maschera Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Maschera Clic sul nome della maschera che vogliamo modificare e clic sul pulsante Struttura Clic con il tasto destro del mouse sul campo desiderato Clic su Proprietà Clic sulla linguetta Tutte Clic nel campo Origine Controllo Digitare l espressione matematica per il calcolo dei valori desiderati. Es. =[nomecampo]*0,1: calcola il 10% di un determinato campo. In alternativa, per operazione particolarmente complesse, è possibile usare il Generatore di espressioni premendo il pulsante Chiudere questa finestra Salvare le modifiche apportate alla maschera con il pulsante Salva

12 USARE LE FUNZIONI DI RICERCA E LE QUERY Ordinare un database in ordine alfabetico Visualizzare la tabella del database in formato Foglio dati Clic su una cella della colonna (campo) in base a cui vogliamo ordinare il database Clic sul pulsante Ordinamento crescente o Ordinamento decrescente sulla Barra Standard. Cercare un testo nei record Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Tabella Fare doppio clic sul nome della tabella che vogliamo visualizzare Clic in una cella qualunque della colonna (campo) in cui si intende cercare il testo. Clic sul pulsante Trova sulla Barra Standard: si apre la finestra qui a fianco Nella casella Trova: digitare il testo esatto da ricercare Nella casella Cerca in lasciare selezionata l opzione con il nome del campo desiderato. È anche possibile cercare in tutta la tabella, non solo nel campo specificato, selezionando l opzione con il nome della tabella. Nella casella Confronta è possibile specificare quale parte del campo bisogna analizzare (la scelta migliore è Parte del campo) Clic sul pulsante Trova successivo per andare al successivo record che soddisfa il criterio di ricerca Clic sul pulsante Annulla per terminare la ricerca Trovare e sostituire testo nel database In questa procedura la sostituzione viene effettuata su una tabella, ma con procedura identica la stessa sostituzione si può fare su una maschera Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Tabella Doppio clic sul nome della tabella che vogliamo visualizzare Clic in una cella della colonna (campo) in cui si intende sostituire il testo. Clic sul menu Modifica e quindi sul comando Sostituisci Nella casella Trova: digitare il testo esatto da ricercare Nella casella Sostituisci con: digitare il testo da sostituire

13 Clic sul pulsante Sostituisci tutto Confermare la sostituzione con il pulsante Si Creare un filtro in base a selezione In questa procedura il filtro viene applicato su una tabella, ma con procedura identica lo stesso filtro si può applicare su una maschera Visualizzare la tabella del database in formato Foglio dati Doppio clic nella cella che contiene il criterio in base al quale vogliamo impostare il filtro Clic sul pulsante Filtro in base a selezione nella Barra Standard: appaiono solo i record che soddisfano il criterio Clic su Rimuovi filtro per fare apparire tutti i record del database Voglio sottolineare che la stessa operazione di filtro è possibile anche in visualizzazione Maschera seguendo le stesse modalità Creare un filtro in base a maschera In questa procedura il filtro viene applicato su una tabella, ma con procedura identica lo stesso filtro si può applicare su una maschera Visualizzare la tabella del database in formato Foglio dati Clic sul pulsante Filtro in base a maschera nella Barra Standard: appare la griglia di impostazione dei criteri di selezione Svuotare la griglia dei criteri di selezione con il pulsante Cancella griglia nella Barra Standard e impostare il criterio di selezione sulla griglia Clic sul pulsante Applica filtro nella Barra Standard per mostrare solo i record desiderati che soddisfano il criterio di selezione Clic sul pulsante Rimuovi filtro nella Barra Standard per fare apparire tutti i record del database. Vogliamo sottolineare che la stessa operazione di filtro è possibile anche in visualizzazione Maschera seguendo le stesse modalità. Creare un filtro AND in base a maschera In questa procedura il filtro viene applicato su una tabella, ma con procedura identica lo stesso filtro si può applicare su una maschera Visualizzare la tabella del database in formato Foglio dati Clic sul pulsante Filtro in base a maschera nella Barra Standard: appare la griglia di impostazione dei criteri di selezione Svuotare la griglia dei criteri di selezione con il pulsante Cancella griglia nella Barra Standard e impostare il criterio di selezione sulla griglia Impostare altri criteri di selezione utilizzando altre celle della griglia di selezione ad esempio campo Paese Francia; campo Genere Drammatico; campo Regista Truffaut Clic sul pulsante Applica filtro nella Barra Standard per mostrare solo i record desiderati che soddisfano i criteri di selezione Clic sul pulsante Rimuovi filtro nella Barra Standard per fare apparire tutti i record del database

14 Creare un filtro OR in base a maschera In questa procedura il filtro viene applicato su una tabella, ma con procedura identica lo stesso filtro si può applicare su una maschera Visualizzare la tabella del database in formato Foglio dati Clic sul pulsante Filtro in base a maschera nella Barra Standard: appare la griglia di impostazione dei criteri di selezione Svuotare la griglia dei criteri di selezione con il pulsante Cancella griglia nella Barra Standard e impostare il criterio di selezione sulla griglia Clic sulla linguetta Oppur in fondo a sinistra nello schermo e impostare un altro criterio di selezione Clic sul pulsante Applica filtro nella Barra Standard per mostrare solo i record desiderati che soddisfano i criteri di selezione Clic sul pulsante Rimuovi filtro nella Barra Standard per fare apparire tutti i record del database Creare una query da un filtro In questa procedura il filtro viene salvato su una tabella, ma con procedura identica lo stesso filtro si può salvare su una maschera Visualizzare la tabella del database in formato Foglio dati Clic sul pulsante Filtro in base a maschera nella Barra Standard: appare la griglia di impostazione dei criteri di selezione Svuotare la griglia dei criteri di selezione con il pulsante Cancella griglia nella Barra Standard e impostare i criteri di selezione sulla griglia Clic sul pulsante Salva come query nella Barra Standard Digitare il nome da dare alla query e clic sul pulsante OK Creare una query semplice vuota (struttura) Nella Finestra Database clic sul pulsante Query. Doppio clic sulla voce Crea una query in visualizzazione struttura. Viene visualizzata la griglia di struttura della query qui a fianco Selezionare la/le tabella/e o query da cui estrarre i dati per la query e clic sul pulsante Aggiungi e quindi sul pulsante Chiudi. Nelle colonne della griglia di struttura inserire uno alla volta i campi che vogliamo appaiano nella query. Per fare ciò è sufficiente fare doppio clic sul nome del campo desiderato nel riquadro della tabella selezionata in precedenza. Se per caso i campi non dovessero essere visualizzati una volta completata la query, selezionare la casella Mostra. Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK.

15 Modificare la struttura di una query Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Query. Clic sul nome della query che vogliamo modificare Clic sul pulsante Struttura: ci appare la struttura della query, con i nomi dei campi, i criteri di selezioni, il tipo di ordinamento: possiamo modificare a piacimento questi parametri per ottenere risultati di ricerca diversi. Impostare i criteri di ricerca AND in una query Creare una query con la griglia di struttura Nella casella Criteri del campo desiderato, digitare un criterio di ricerca. Ad esempio per visualizzare tutte le commedie contenute nel database Film, digitare Commedia nel campo Genere. oppure per visualizzare tutti i film francesi digitare Francia nel campo Paese. È anche possibile impostare criteri multipli per restringere il campo di ricerca. Ad esempio per visualizzare solo i film drammatici americani digitare Drammatico nel campo Genere Stati Uniti nel campo Paese. Clic sul pulsante Esegui sulla Barra Standard per vedere il risultato Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK. Impostare i criteri di ricerca OR in una query Creare una query con griglia di struttura Nella casella Criteri del campo desiderato, digitare un criterio di ricerca. Nella casella Oppure del campo desiderato digitare un ulteriore criterio di ricerca. Ad esempio per visualizzare tutti i film drammatici e horror digitare Drammatico nella casella Criteri del campo Genere Horror nella casella Oppure del campo Genere. Per visualizzare tutti i film di fantascienza ed i film del regista Rohmer digitare Fantascienza nella casella Criteri del campo Genere Rohmer nella casella Oppure del campo Regista Clic sul pulsante Esegui sulla Barra Standard per vedere il risultato Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK.

16 Uso di caratteri jolly nell impostazione dei criteri Creare una query con la griglia di struttura Nella casella Criteri del campo Titolo, ad esempio, digitare P* per trovare i film che iniziano con la lettera P *S per trovare i film che finiscono con la lettera S al?en per trovare i film Allen, Alien... Not S* per trovare i film che non iniziano con la lettera S T* *S* per trovare i film che iniziano con la lettera T e contengono la lettera S (si noti che Access 2000 modifica la sintassi in Like "T* *S*") Eseguire la query con il pulsante Esegui per vedere il risultato. Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK. Impostazioni di criteri particolari di ricerca È possibile ricercare record in base al fatto che un determinato campo contenga o meno dei valori. Ad esempio evidenziare tutti quei film che hanno o non hanno ricevuto premi. Creare una query con la griglia di struttura Nella casella Criteri del campo Premi digitare Null per trovare i film che non hanno avuto premi Not Null per trovare i film che hanno avuto un qualsiasi premio Clic sul pulsante Esegui sulla Barra Standard per vedere il risultato Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK. Creare una query di tipo cronologico Creare una query con griglia di struttura Selezionare la/le tabella/e da cui estrarre i dati per la query e clic sul pulsante Aggiungi e quindi sul pulsante Chiudi. Nella cella Criteri, del campo Anno impostare i criteri di ricerca cronologici; ecco alcuni esempi di sintassi dei criteri di ricerca: >=1990 (visualizza tutti i record del 1990 e successivi) <=1990 (visualizza tutti i record del 1990 e precedenti) Between 1980 And 1990 (visualizza tutti i record compresi fra il 1980 e il 1990) Clic sul pulsante Esegui sulla Barra Standard per vedere il risultato Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK.

17 Creare una query di aggiornamento Una query di aggiornamento è un modo comodo per modificare dei dati numerici (anno, importo ) in una tabella del database. Creare una query con la griglia di struttura Selezionare la/le tabella/e da cui estrarre i dati per la query e clic sul pulsante Aggiungi e quindi sul pulsante Chiudi. Inserire nella griglia solo il campo su cui si intende effettuare l aggiornamento Clic sulla freccia-elenco del pulsante Tipo di query nella Barra Standard e selezionare la voce Query di aggiornamento Nella cella Aggiorna a relativa ad esempio al campo Prezzo da aggiornare, digitare il valore da usare per modificare il campo. Un esempio di sintassi è questo: [prezzo]*1,2. È molto importante racchiudere il nome del campo tra parentesi quadre onde evitare di generare errori. Questa semplice formula serve per aumentare del 20% i valori del campo Prezzo. Clic sul pulsante Esegui sulla Barra Standard per aggiornare i record. Confermare con il pulsante Si. Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK Creare una query di eliminazione Una query di eliminazione rappresenta un modo molto comodo per eliminare velocemente da un database i record che non ci servono più. Creare una query con la griglia di struttura Selezionare la/le tabella/e da cui estrarre i dati per la query e clic sul pulsante Aggiungi e quindi sul pulsante Chiudi. Inserire nella griglia solo il campo su cui si intende effettuare l eliminazione Clic sulla freccia-elenco del pulsante Tipo di query nella Barra Standard e selezionare la voce Query di eliminazione Impostare il criterio di eliminazione nella cella Criteri Facendo clic sul pulsante Visualizza è possibile vedere quali e quanti saranno i record che verranno eliminati. Fare nuovamente clic sul pulsante Visualizza (che nel frattempo ha assunto questo aspetto ) per tornare alla griglia di progettazione della query. Clic sul pulsante Esegui sulla Barra Standard per eliminare i record. Confermare con il pulsante Si. Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK. Creare una query di creazione tabella Talvolta è utile creare una nuova tabella ricavata dai risultati di una query Creare una query con la griglia di struttura Selezionare la/le tabella/e da cui estrarre i dati per la query e clic sul pulsante Aggiungi e quindi sul pulsante Chiudi. Clic sulla freccia-elenco del pulsante Tipo di query nella Barra Standard e selezionare la voce Query di creazione tabella. Dare un nome alla nuova tabella, specificare che si deve trovare nel database corrente e clic sul pulsante OK

18 Impostare l ordinamento a Crescente Talvolta potrebbe essere necessario fare in modo che i valori presenti nella query ricorrano una sola volta nella nuova tabella, ad esempio che non sia presente 14 volte il nome di un determinato regista, ma una sola volta. Per fare ciò Clic destro nella parte superiore della griglia di struttura e selezionare la voce Proprietà. Alla voce Valori univoci selezionare Si, in questo modo ogni valore ricorrerà una sola volta nella nuova tabella. Clic sul pulsante Esegui sulla Barra Standard per creare la nuova tabella. Confermare con il pulsante Si. Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK Creare una query a parametri a richiesta di criteri Una query a parametri con richiesta di criteri è un modo comodo per far apparire una finestra di dialogo che ci chiede di immettere dei dati da ricercare nel database. Creare una query con la griglia di struttura e inserire i campi desiderati Selezionare la/le tabella/e da cui estrarre i dati per la query e clic sul pulsante Aggiungi e quindi sul pulsante Chiudi. Nella cella Criteri, sotto la colonna del campo che ci interessa filtrare, digitare fra parentesi quadre il testo dell invito che apparirà nella finestra di dialogo. Per inserire parametri generali digitare Like [testo] & *. Clic sul pulsante Esegui sulla Barra Standard per vedere il risultato Inserire il criterio di ricerca desiderato e clic sul pulsante OK Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK Creare e formattare campi calcolati in una query Talvolta è necessario creare dei campi in una query che eseguano dei calcoli su altri campi della tabella. Ad esempio vorremmo sapere quanto costerebbero i vari film con uno sconto del 10%. Creare una query con la griglia di struttura Clic nella casella Campo di un campo vuoto. Clic sul pulsante Genera nella Barra degli Strumenti. Quando appare il generatore di espressioni fare doppio clic sul campo/i coinvolti nei calcoli e inserire gli operatori matematici desiderati per eseguire i calcoli. Nel nostro esempio [Film]![Prezzo] *0,9. Clic sul pulsante OK Una volta eseguita la query si noterà che il campo ha un nome del tipo Espr1 e che non è formattato in valuta. Per ovviare a tutto ciò è sufficiente: Tornare nella visualizzazione Struttura della query Clic destro sul nome del campo da rinominare nella griglia di struttura. Selezionare la voce Proprietà.

19 Alla voce Formato selezionare la voce Valuta ed alla voce Etichetta digitare il nuovo nome del campo. Clic di nuovo sul pulsante Esegui sulla Barra Standard per vedere il nuovo risultato Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK. Creare query con calcoli di formule È possibile eseguire calcoli con formule quali somma, conteggio o altre su determinati gruppi di dati. Ad esempio vorremmo sapere quanti sono in tutto i film del genere Commedia o quanto valgono in tutto i film di cui disponiamo in formato VHS. Creare una query con la griglia di struttura Selezionare la/le tabella/e da cui estrarre i dati per la query e clic sul pulsante Aggiungi e quindi sul pulsante Chiudi. Aggiungere i campi desiderati nella griglia di struttura Per quanto riguarda il primo esempio: Inserire per due volte soltanto il campo Genere Clic sul menu Visualizza e quindi su Totali: apparirà una nuova riga Formula con il valore Raggruppamento. Clic sulla casella Formula del primo campo e selezionare Conteggio. Nella casella Criteri del campo Genere digitare Commedia Per quanto riguarda il secondo esempio: Inserire il campo Formato ed il campo Prezzo. Clic sul menu Visualizza e quindi su Totali: apparirà una nuova riga Formula con il valore Raggruppamento. Clic sulla casella Formula del campo Prezzo e selezionare Somma. Nella casella Criteri del campo Formato digitare VHS Clic sul pulsante Esegui sulla Barra Standard per vedere il risultato Clic sul pulsante Salva nella Barra Standard, digitare il nome da assegnare alla query e clic sul pulsante OK Visualizzare i risultati di una query Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Query. Fare doppio clic sul nome della query che vogliamo visualizzare Una delle cose più interessanti delle query è che sono autoaggiornanti: se aggiungiamo nel database un record che soddisfa i criteri della query, questo, alla successiva apertura della query, apparirà fra i record che soddisfano i criteri di selezione.

20 USARE I REPORT Creare un report con l autocomposizione Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Report. Fare doppio clic sulla voce Crea un report mediante una creazione guidata Fare clic sulla casella combinata per selezionare la tabella o query su cui costruire il report. Selezionare, usando gli appositi pulsanti, i campi che vogliamo includere nel report e clic sul pulsante Avanti. Lasciare immutati i livelli di gruppo, clic sul pulsante Avanti. Con la casella combinata, selezionare il campo in base al quale si vuole ordinare il report, clic sul pulsante Avanti. Selezionare il layout (tabellare, verticale o giustificato) e l orientamento della pagina (verticale o orizzontale) e clic sul pulsante Avanti. Selezionare lo stile di testo e clic sul pulsante Avanti, assegnare un nome al report e clic sul pulsante Fine Visualizzare un report Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Report. Fare doppio clic sul nome del report che vogliamo visualizzare Una delle cose più interessanti dei report è che quelli basati sulle query sono autoaggiornanti: se aggiungiamo nel database un record che soddisfa i criteri della query, il report basato su quella query, alla successiva apertura mostrerà fra i record anche quello appena aggiunto. Modificare la formattazione di un report Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Report. Clic sul nome del report che vogliamo modificare e clic sul pulsante Struttura Clic sul menu Formato e quindi sul comando Formattazione automatica Selezionare il formato grafico desiderato fra quelli disponibili Clic sul pulsante OK Visualizzare il risultato con il pulsante Anteprima di stampa Clic sul menu File e quindi sul comando Salva. Modificare la struttura di un report Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Report. Clic sul nome del report che vogliamo modificare e clic sul pulsante Struttura Ci appare la struttura del report: possiamo modificare il tipo, la dimensione e il colore del carattere, le sue formattazioni ed il suo allineamento, possiamo impostare bordi e sfondi, possiamo spostare, allargare e stringere le colonne e le etichette di testo dei campi, possiamo aggiungere o togliere informazioni dall intestazione o dal piè di pagina come data e ora, numero di pagine o nome dell autore.

21 Creare un report standard in formato etichetta Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Report. Clic sul pulsante Nuovo Clic sulla voce Creazione guidata etichetta Fare clic sulla casella combinata in basso per selezionare la tabella o query su cui costruire il report. Clic sul pulsante OK Selezionare il tipo di etichetta desiderato fra i modelli disponibili e clic sul pulsante Avanti Selezionare il tipo e la dimensione dei caratteri e clic sul pulsante Avanti Selezionare i campi che devono apparire nelle etichette e disporli sull etichetta nell ordine desiderato e clic sul pulsante Avanti Selezionare il campo in base al quale vogliamo ordinare le etichette del report e clic sul pulsante Avanti Assegnare un nome al report e quindi clic sul pulsante Fine Stampare un report Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Report. Fare doppio clic sul nome del report che vogliamo visualizzare Clic sul menu File e quindi sulla voce Stampa È possibile stampare l intero report o solo alcune pagine specificate impostando i valori nella sezione Intervallo di stampa. Clic sul pulsante OK Evidenziare i record che soddisfano certi criteri È possibile usare caselle di controllo per visualizzare campi Si/No. Ad esempio vogliamo che nel report vengano evidenziati con un segno di spunta tutti quei film che costano più di 20,00 Creare un report con l autocomposizione Visualizzare il report in modalità Struttura. Inserire una casella di controllo davanti al campo Prezzo utilizzando il pulsante Casella strumenti nella Barra Standard e poi il pulsante Casella di controllo nella Barra Casella degli strumenti. Clic destro sulla casella di controllo e clic su Proprietà Clic sulla casella Origine controllo e poi sul pulsante Digitare =[prezzo]>20 e clic sul pulsante OK Salvare le modifiche apportate al report.

22 Inserire campi calcolati in un report Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Report Clic sul nome del report che vogliamo modificare e clic sul pulsante Struttura Inserire una casella di testo dopo il campo Prezzo Clic con il tasto destro del mouse sul campo appena inserito Clic su Proprietà Clic sulla linguetta Tutte Clic nel campo Origine Controllo Digitare l espressione matematica per il calcolo dei valori desiderati. Es. =[Prezzo]*0,1: calcola il 10% del prezzo campo. In alternativa, per operazione particolarmente complesse, è possibile usare il Generatore di espressioni premendo il pulsante Chiudere questa finestra Salvare le modifiche apportate al report con il pulsante Salva Raggruppare un report e creare i subtotali Nella Finestra Database (la finestra iniziale) clic sul pulsante Report Clic sul nome del report che vogliamo modificare e clic sul pulsante Struttura Clic sul pulsante Ordinamento e Raggruppamento sulla barra degli strumenti Nella colonna Campo o Espressione selezionare il campo in base al quale raggruppare i record. Nella colonna Criterio ordinamento, selezionare Crescente o Decrescente. Nel pannello in basso selezionare Si sia su Intestazione che su Piè di pagina se desideriamo spaziare i diversi gruppi ed inserire anche eventuali campi calcolati Chiudere questa finestra Visualizzare in Anteprima di stampa Clic sul menu File e quindi sul comando Salva Tornare in modalità Struttura e aggiungere una casella di testo nel punto in cui si vuole inserire il campo calcolato. La casella va inserita nel Piè di pagina Gruppo per calcolare i valori di un determinato gruppo e poi nel Piè di pagina report per calcolare il totale complessivo di tutti i valori Clic con il tasto destro del mouse sulla casella di testo appena creata e clic su Proprietà Clic sulla linguetta Tutte Clic nel campo Origine Controllo Digitare l espressione matematica per il calcolo dei valori desiderati. Ad esempio =somma([nomecampo]): calcola la somma di tutti i valori di quel determinato campo. In alternativa, per operazione particolarmente complesse, è possibile usare il Generatore di espressioni premendo il pulsante Chiudere questa finestra Salvare le modifiche apportate al report con il pulsante Salva