la legge provinciale 23/92 avvicina amministrazione e cittadino

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1 PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Servizio Semplificazione amministrativa Linee guida alla semplificazione amministrativa: la legge provinciale 23/92 avvicina amministrazione e cittadino

2 La legge provinciale n. 23 del 1992 (che ha subito un importante processo di riforma nel 2007) contiene le norme in materia di democratizzazione, semplificazione e partecipazione all azione amministrativa provinciale e in tema di procedimento amministrativo. Per ridurre e rendere certi i tempi dell azione amministrativa, ma anche per diminuire il peso della burocrazia sul cittadino, la L.P. 23/92 prevede disposizioni e misure incisive di semplificazione amministrativa, quali il ricorso al silenzio-assenso e ad altri istituti di auto-regolazione da parte del privato (come la dichiarazione di inizio attività), nonché l utilizzo dell autocertificazione e di ulteriori meccanismi atti a rendere effettivo l obbligo per l amministrazione di acquisire d ufficio i dati e le informazioni richieste già in suo possesso. La L.P. 23/92 rappresenta solo l ultimo passo della nostra amministrazione nel percorso di partecipazione, democratizzazione, trasparenza e semplificazione nei confronti dei cittadini; percorso che, ricordo, è iniziato con la legge provinciale n. 45 del 1988, prima ancora che il legislatore statale disciplinasse in modo organico la materia. Il processo di semplificazione amministrativa implica da parte delle amministrazioni pubbliche un impegno costante nella ricerca di una operatività, di un fare quotidiano che sia trasparente ed efficace, ma al contempo accessibile e comprensibile al cittadino. Ciò presuppone anche, da parte dell ente pubblico, una continua attenzione al miglioramento finalizzata, in particolare, a colmare le distanze e ad abbattere le barriere che ancora oggi dividono e talvolta contrappongono cittadino e amministrazione

3 A tal fine è stato realizzato, come strumento di comunicazione immediato e di facile comprensione, questo opuscolo, che, lungi dal voler offrire una disamina esaustiva della disciplina del procedimento amministrativo e degli istituti di partecipazione, di semplificazione e di garanzia che la legge prevede a tutela del cittadino, è pensato come semplice raccolta delle regole che governano l azione amministrativa (viste nell ottica di chi è il principale destinatario di tale azione) e rappresenti quindi per il cittadino una utile e sintetica guida per conoscere i propri diritti e per orientarsi nei rapporti con gli uffici pubblici. Di seguito sono illustrate alcune sintetiche istruzioni per l uso, indicazioni in materia di accesso ai documenti, suggerimenti in tema di modulistica e autocertificazione, e molte altre informazioni utili per gli utenti che a vario titolo si rapportano con l amministrazione provinciale e che intendono instaurare con quest ultima un rapporto dialettico e collaborativo

4 I principali contenuti della L.P. 23/92: individuazione di un termine massimo residuale per la conclusione del procedimento amministrativo; rimedi esperibili contro il silenzio ingiustificato dell amministrazione; facile reperibilità on-line della modulistica; obbligo di acquisizione d ufficio di documenti e informazioni da parte dell amministrazione; controllo della veridicità delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto notorio; individuazione dei casi in cui si applica la dichiarazione di inizio attività (D.I.A.); individuazione dei casi in cui si applica il silenzio assenso; disciplina organica dell istituito del preavviso di provvedimento negativo; comunicazione di avvio del procedimento amministrativo; disciplina dell accesso ai documenti amministrativi: in particolare, individuazione degli strumenti di tutela in caso di risposta negativa dell amministrazione; ruolo degli sportelli di assistenza e di informazione al pubblico

5 QUANTO DURA UN PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO? A meno che non sia già stato fissato da una disposizione di legge o di regolamento, spetta alla pubblica amministrazione individuare il termine di conclusione del procedimento amministrativo, cioè il tempo massimo a disposizione degli uffici competenti per decidere sulla tua domanda. Se il termine non risulta fissato con le modalità appena richiamate, la legge prevede che il procedimento amministrativo deve comunque concludersi, con l adozione di un provvedimento espresso, entro il termine massimo di 30 giorni. Il termine del procedimento decorre: dal ricevimento della tua domanda e della relativa documentazione da parte dell ufficio competente; se la domanda è presentata ad un ufficio diverso da quello competente, sarà la struttura ricevente (e non il richiedente) a trasmetterla senza ritardo a quella effettivamente competente, al fine di evitare che i tempi di smistamento delle pratiche si ripercuotano sul cittadino; oppure dall avvio d ufficio da parte dell amministrazione

6 A proposito di termini. la legge contiene una norma tagliatempi, che impone all amministrazione di prevedere per i propri procedimenti un termine massimo di conclusione di 90 giorni. Solo in casi del tutto eccezionali, che devono essere adeguatamente motivati, il termine del procedimento potrà superare i 90 giorni, ma non potrà comunque essere superiore a 180 giorni. La Provincia ha già ridotto considerevolmente i termini dei propri procedimenti, tanto che tre pratiche su quattro devono essere concluse entro 90 giorni. Per accedere all elenco completo dei procedimenti provinciali consulta il sito (alla voce: elenco completo dei procedimenti amministrativi). ATTENZIONE! Il termine di conclusione del procedimento può essere sospeso dall amministrazione nel caso in cui sia necessario integrare o regolarizzare la domanda presentata: in questo caso il cittadino interessato, entro l ulteriore termine fissato a tale scopo dall amministrazione, dovrà integrare o regolarizzare la propria domanda, altrimenti l amministrazione medesima dovrà comunque definire (ed eventualmente, archiviare) il procedimento sulla base della sola documentazione in suo possesso! - 5 -

7 Per non incorrere in brutte sorprese... collabora con noi! CHE COSA POSSO FARE SE L AMMINISTRAZIONE NON RISPETTA IL TERMINE DEL PROCEDIMENTO? L amministrazione ha sempre l obbligo di concludere il procedimento con un provvedimento espresso. Quindi, nel caso in cui il termine scada inutilmente e l amministrazione competente non abbia ancora provveduto in merito alla tua richiesta, potrai presentare immediatamente ricorso al giudice amministrativo (sempre che l inerzia persista ancora e non sia trascorso più di un anno dalla scadenza del termine stesso). ATTENZIONE! Il ricorso al T.R.G.A. (Tribunale Regionale di Giustizia Amministrativa) di Trento può essere proposto solo nei casi di silenzio inadempimento (cioè silenzio ingiustificato ) dell amministrazione, e quindi nelle sole ipotesi in cui la legge non attribuisce all inerzia dell amministrazione il significato di diniego - 6 -

8 della domanda (silenzio rigetto) o di accoglimento della stessa (silenzio assenso). DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE: DI CHE COSA SI TRATTA? POSSO FARLE ANCHE IO? Ma certo! Ricordati che grazie al Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le amministrazioni e gli esercenti di servizi pubblici non possono più chiedere ai cittadini la presentazione di certificati, nel caso in cui agli stessi possa sostituirsi un autocertificazione, ossia una dichiarazione sostitutiva di certificazione firmata da te, senza che siano necessari l autentica della firma o l imposta di bollo. In altre parole, senza affannarti tra un amministrazione e l altra per ottenere e poi produrre i necessari certificati, sarai tu stesso a dichiarare (autocertificare): luogo e data di nascita; residenza; cittadinanza; godimento dei diritti civili e politici; stato di famiglia; stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero; tutti i dati a tua conoscenza contenuti nei registri dello stato civile; - 7 -

9 iscrizione in albi o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni; appartenenza ad ordini professionali; titolo di studio, di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica, qualifica professionale posseduta, esami sostenuti; situazione reddituale ed economica, assolvimento di obblighi contributivi; stato di disoccupazione, qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili; di non aver riportato condanne penali. e tanto altro ancora! Ricordati che l elenco dei casi in cui puoi utilizzare le dichiarazioni sostitutive di certificazione è tassativo! In tutti gli altri casi puoi ricorrere alle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, nelle quali puoi dichiarare tutte le condizioni, le qualità personali e i fatti (anche riferiti a persone diverse da te!) di cui sei a diretta conoscenza (purché non siano già compresi nell elenco dei certificati, che l amministrazione comunque non può più richiederti). Vuoi qualche esempio? Con questo tipo di dichiarazione sostitutiva potrai dichiarare di essere erede o affittuario di un appartamento, di non aver già ricevuto o richiesto altri contributi, di essere a - 8 -

10 conoscenza di un certo fatto passato o presente, o potrai attestare il tuo stato di servizio. E ancora: puoi utilizzare la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà per attestare il fatto che la copia di un atto o di un documento rilasciato dall amministrazione (es. concessione edilizia) o conservato dall amministrazione (es. contratto registrato) oppure la copia di un documento fiscale (es. fattura) è conforme all originale. Purtroppo, non tutto si può autocertificare. In particolare: non puoi ricorrere a dichiarazioni sostitutive di certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE (ossia le certificazioni che attestano la conformità di un prodotto alla normativa comunitaria che ne disciplina l utilizzo), di marchi e brevetti; non puoi utilizzare dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà per attestare informazioni che non rientrano nella tua conoscenza diretta o che riguardano manifestazioni di volontà (come una tua dichiarazione d impegno ovvero un attestazione che abbia ad oggetto eventi o fatti futuri)

11 Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e/o la domanda che le contiene, dovranno essere sottoscritte in presenza del dipendente addetto a riceverle previa identificazione del richiedente oppure trasmesse (via posta, fax, ecc.) all amministrazione competente allegando la fotocopia di un tuo documento di identità....e se manca la fotocopia del documento di identità? Stai tranquillo, l amministrazione ti consentirà di regolarizzare la tua domanda, richiedendoti di inviare una fotocopia del documento....e se il mio documento non è più valido? Anche in questo caso l amministrazione ti consentirà di regolarizzare la tua domanda, chiedendoti di inviare una fotocopia del documento scaduto, accompagnata da una tua dichiarazione (resa in calce alla copia) con cui attesti che i dati contenuti non hanno subito variazioni dalla data del loro rilascio

12 ATTENZIONE! L amministrazione è tenuta a controllare la veridicità delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto notorio che hai presentato. Quindi ti conviene dire la verità... Infatti, se l amministrazione scopre che quanto hai dichiarato non corrisponde al vero, e se il falso dichiarato è rilevante ai fini dell ottenimento del beneficio richiesto, tu decadrai dal medesimo (e se lo hai già ottenuto, l amministrazione ne disporrà la revoca). Non solo! Ricorda che in ogni caso (quindi anche se la dichiarazione falsa non è stata rilevante ai fini della concessione del benefici0), l amministrazione ha l obbligo di segnalare il fatto all autorità giudiziaria. Se vuoi avere qualche informazione in più, consulta la guida all autocertificazione sul sito

13 DOVE POSSO REPERIRE I MODULI DI CUI HO BISOGNO? Per non farti perdere tempo correndo da un ufficio all altro alla ricerca di moduli e documenti, l amministrazione provinciale ha predisposto un unico indirizzo sul suo sito internet dove puoi trovare: i moduli per la presentazione delle domande e delle dichiarazioni sostitutive e le eventuali istruzioni per la corretta compilazione; le indicazioni circa la documentazione da allegare alla domanda. Ricordati: puoi trovare tutti i moduli che ti servono all indirizzo Tieni presente che l amministrazione non può gravare i cittadini di inutili incombenze: in sostanza, non può chiederti di presentare documenti e certificati che ha già o che sono in possesso di altre amministrazioni, ma è invece sempre obbligata:

14 ad acquisire d ufficio i documenti che attestano fatti, qualità e stati soggettivi già in suo possesso o detenuti da altre amministrazioni; ad accertare d ufficio i fatti, le qualità e gli stati soggettivi che lei stessa o un altra amministrazione ha il dovere di certificare. Inoltre, l amministrazione non può chiederti ulteriori documenti o informazioni diverse rispetto a quelli che essa stessa ha preventivamente definito, tranne in casi eccezionali che devono essere sempre debitamente motivati. COS É LA DICHIARAZIONE DI INIZIO ATTIVITÁ? In alcuni casi, se vuoi esercitare un attività privata per la quale è necessario il rilascio di un autorizzazione, di un permesso, di una licenza o di provvedimenti simili da parte dell amministrazione, e purché ricorrano tutti i presupposti previsti dalla legge, anziché aspettare che l amministrazione ti conceda l atto di consenso, potrai sostituire lo stesso con una tua dichiarazione di inizio attività (D.I.A.) resa all amministrazione competente, in cui: dichiari l esistenza dei presupposti e dei requisiti che la legge richiede; autocertifichi di aver svolto e superato le eventuali prove previste

15 Da quel momento, potrai iniziare immediatamente la tua attività. ATTENZIONE! L amministrazione, nei 6o giorni successivi alla presentazione della dichiarazione di inizio attività (e anche oltre, in via di autotutela), verifica d ufficio la sussistenza dei presupposti e dei requisiti di legge e, se del caso, può importi il divieto di prosecuzione dell attività, oltre che la rimozione degli eventuali effetti prodotti! Non tutto è perduto però! Se, ove sia possibile, tu conformi la tua attività e i suoi effetti alla normativa vigente entro il termine fissato dall amministrazione, potrai tranquillamente proseguire nell attività già incominciata. Ricorda però che in caso di dichiarazioni mendaci o di false attestazioni che siano state determinanti al fine di ammetterti all esercizio dell attività dichiarata, non ti è concessa la possibilità di conformare la medesima e i suoi effetti alla legge

16 COS É IL SILENZIO ASSENSO? Qualora tu richieda l autorizzazione all esercizio di una determinata attività, ma non ricorrano i presupposti per utilizzare la D.I.A. e l amministrazione non adotti il provvedimento nei termini prestabiliti, in molti casi il suo silenzio verrà interpretato come un assenso e la tua domanda si intenderà quindi automaticamente accolta. È fatta salva, ovviamente, la facoltà dell amministrazione di agire in via di autotutela, anche dopo la formazione del silenzio assenso. ATTENZIONE! Restano escluse dall applicazione della dichiarazione di inizio attività e del silenzio assenso alcune tipologie di atti previste espressamente dalla legge provinciale. Se vuoi sapere se ci sono gli estremi per presentare la dichiarazione di inizio attività, oppure se la mancata risposta da parte dell amministrazione ad una tua istanza equivale ad un accoglimento della domanda (silenzio assenso), consulta il sito (rispettivamente alle voci: dichiarazione inizio attività e silenzio - assenso) e troverai gli elenchi dei casi in cui i due istituti trovano applicazione

17 COSA POSSO FARE SE L AMMINISTRAZIONE NON INTENDE ACCOGLIERE LA MIA RICHIESTA? Nei procedimenti ad istanza di parte, l amministrazione chiamata ad adottare il provvedimento richiesto, qualora intenda rigettare la tua istanza, è obbligata a dartene tempestivo preavviso (cd. preavviso di rigetto), comunicandoti preventivamente le motivazioni che sono di ostacolo all accoglimento della domanda e concedendoti 10 giorni di tempo per presentare osservazioni scritte e l eventuale documentazione relativa. Tale comunicazione sospende il termine per la conclusione del procedimento, che riprenderà a decorrere dalla data di presentazione delle tue osservazioni o, in mancanza, dalla scadenza del termine di 10 giorni che ti è stato assegnato per manifestare le tue ragioni. Nel provvedimento finale, l amministrazione è obbligata a motivare l eventuale mancato accoglimento delle tue osservazioni. ATTENZIONE! L istituto in esame non trova un applicazione generalizzata. Alcune tipologie di atti sono infatti espressamente escluse dalla legge provinciale (procedure concorsuali, procedure di

18 natura agevolativa e contributiva, procedimenti in materia previdenziale e assistenziale). È dunque bene informarsi! COME FACCIO A SAPERE CHE IL PROCEDIMENTO CHE MI RIGUARDA HA AVUTO INIZIO? L amministrazione ha il dovere di dare notizia al soggetto interessato dell avvio del procedimento mediante comunicazione personale. Di solito si tratta di una lettera ordinaria, in cui devono essere indicati, fra l altro, la struttura competente ad adottare il provvedimento finale, il responsabile del procedimento (così il cittadino sa chi contattare in caso di bisogno o per avere informazioni sulla sua pratica), l ufficio presso cui l interessato potrà visionare gli atti del procedimento ed il termine entro cui esso dovrà concludersi, oltre ai rimedi cui egli potrà ricorrere in caso di inerzia dell amministrazione

19 ...E SE VOGLIO CONSULTARE DOCUMENTI AMMINISTRATIVI? La legge ti riconosce il diritto di accesso ai documenti amministrativi. L accesso può riguardare tutti i documenti amministrativi, purché siano materialmente già esistenti presso l amministrazione (non potrai quindi chiedere all amministrazione di ricercare o elaborare dati per te) e non rientrino fra le tipologie di atti espressamente escluse. Vuoi avere qualche esempio di documenti cui non puoi accedere? Eccoti accontentato... - documenti coperti da segreto per espressa previsione di legge o regolamento; - documenti relativi a procedimenti tributari; - documenti amministrativi che contengono informazioni sullo stato di salute o di carattere psico-attitudinale relative a terzi; - documenti relativi alla situazione finanziaria, economica e patrimoniale di persone, di imprese e di gruppi; - documenti concernenti la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche, di gruppi, di imprese e di associazioni (interesse epistolare, professionale, finanziario, industriale e commerciale);

20 - segnalazioni di privati, a meno che le stesse non siano state utilizzate ai fini dell attività amministrativa. Per saperne di più, puoi visitare il sito (alla voce: accesso alla documentazione amministrativa normativa), e consultare il testo integrale del Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi (Decreto del Presidente della Provincia 5 luglio 2007, n /Leg.). Ricordati! Non tutti possono prendere visione o estrarre copia di un documento amministrativo. L accesso infatti non è consentito a chi sia solo curioso o voglia esclusivamente controllare l operato dell amministrazione: potrai quindi esercitare questo diritto solo se lo stesso è per te necessario per curare o per difendere un interesse giuridico. Quindi, prima di presentare una richiesta di accesso, è bene tu sia sicuro di possedere i requisiti necessari! Inoltre, la legge provinciale chiarisce il rapporto fra il diritto di accesso e la tutela della riservatezza, stabilendo che il primo prevale sulla seconda tutte le volte in cui sia necessario visionare o estrarre copia di documenti amministrativi al fine di difendere

21 uno o più interessi giuridici. Restano comunque oggetto di particolare tutela i dati giudiziari, i dati sensibili o i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale di un individuo. Dove posso trovare i moduli per la richiesta di accesso a un documento amministrativo? Niente paura, troverai tutta la modulistica necessaria per esercitare il diritto di accesso all indirizzo (seguendo il percorso: ricerca moduli per argomento accesso ai documenti amministrativi istanza di accesso), oppure accedendo direttamente al sito (seguendo il percorso: accesso alla documentazione amministrativa modulistica per il cittadino)....e se l amministrazione non risponde alla mia richiesta di accesso? Ricorda che, decorsi 30 giorni dalla data in cui l amministrazione ha ricevuto la tua richiesta di accesso senza che la stessa abbia provveduto, la tua richiesta si intende rifiutata (silenzio rigetto)....e io che cosa posso fare? Non ti preoccupare! In caso di diniego (espresso o tacito) o di differimento (rinvio dell accesso ad un momento

22 successivo) da parte dell amministrazione, potrai presentare ricorso in sede giurisdizionale davanti al T.R.G.A. (Tribunale Regionale di Giustizia Amministrativa) di Trento oppure presentare ricorso gerarchico alla Giunta provinciale. In alternativa a quest ultimo, potrai infine rivolgerti al difensore civico, che ha il potere di sollecitare l amministrazione a riesaminare la propria decisione. E se l amministrazione non darà conferma motivata del proprio diniego o del differimento entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione da parte del difensore civico, l accesso al documento amministrativo ti dovrà essere consentito. COME POSSO DIALOGARE CON L AMMINISTRAZIONE SE ABITO FUORI CITTÁ? L amministrazione provinciale cerca di venirti incontro anche in questo caso! La legge vuole infatti intensificare e favorire lo scambio di informazioni da e verso il cittadino. Per questo la Provincia: ha potenziato gli sportelli periferici provinciali di assistenza e di informazione (dieci sportelli presenti in ogni Comprensorio o Comunità di valle), ai quali ci si può rivolgere per ottenere:

23 ASSISTENZA nella comprensione delle leggi, disposizioni normative ed amministrative della Provincia riguardanti le autorizzazioni, le concessioni, l'erogazione di servizi, gli incentivi, le provvidenze ed i finanziamenti; COLLABORAZIONE nella corretta compilazione della modulistica e delle domande attinenti le singole procedure amministrative; ACCETTAZIONE di richieste di autorizzazione, concessione, di domande di agevolazioni, incentivi, o servizi con rilascio di ricevuta. É compito dell'operatore far pervenire le richieste e le domande all ufficio provinciale competente, evitando così spostamenti e disagi al cittadino; NOTIZIE sull iter e sull esito delle richieste ed istanze inoltrate alla Provincia autonoma di Trento; INFORMAZIONI sulle attività e sul funzionamento della Provincia Autonoma di Trento; sta lavorando per rendere ancora più efficienti e funzionali le strutture periferiche provinciali, allo scopo di renderle all altezza del compito e delle funzioni loro assegnate

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