Dalla parte del lettore

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1 &2081(',6$10$57,12%821$/%(5*2 3URYLQFLDGL9HURQD Dalla parte del lettore GUIDA ALLA SEMPLIFICAZIONE DEL LINGUAGGIO AMMINISTRATIVO REGOLE PER SCRIVERE E COMUNICARE Approvato con Deliberazione di Giunta Comunale nr. del

2 ŒŒŒŒŒŒŒŒŒŒŒŒ LA PROGETTAZIONE DEL TESTO Il processo di scrittura ha inizio con la fase in cui si pianifica ciò che si dirà: si individuano i destinatari e le loro esigenze, si definisce lo scopo della comunicazione e, su queste basi, si raccolgono e si organizzano le informazioni. ½ IDENTIFICARE IL DESTINATARIO E bene pensare sempre all identità del destinatario, chiedersi se conosce le parole usate, se potrà intenderle come le intendiamo noi, se conosce l argomento in oggetto, tenendo presente che il cittadino medio è quello che ha frequentato la scuola dell obbligo, ed è a lui che idealmente si rivolge l amministrazione pubblica. ½ VERIFICARE LA COMPLETEZZA DELLE INFORMAZIONI Perché i testi siano chiari devono contenere tutte le informazioni necessarie alla loro comprensibilità. L informazione è completa quando l atto amministrativo dice al destinatario tutto quanto deve sapere e deve fare. Se il cittadino non ha tutte le informazioni di cui ha bisogno, dovrà rivolgersi a voi per ottenerle: perderà tempo lui e perderete tempo voi. Inoltre, sarà bene verificare puntualmente la correttezza delle informazioni, sia rispetto ai riferimenti normativi, che per quanto riguarda i presupposti e le condizioni di fatto necessari per gli adempimenti. ½ FORNIRE TUTTE LE INFORMAZIONI NECESSARIE Al destinatario vanno fornite le informazioni che gli servono, vale a dire tutte quelle che gli possono essere utili, ma solo quelle: troppe informazioni confondono le idee. Un testo è chiaro se contiene in modo esplicito tutte le informazioni necessarie a chi lo legge: esso non deve chiedere al destinatario di fare riferimento a conoscenze implicite, cioè presupposte o date per scontate dal testo. ½ ORDINARE LE INFORMAZIONI E utile decidere la graduatoria delle informazioni: presentare le informazioni secondo un preciso ordine, da quella più generale a quella più particolare. Analogamente, è preferibile che le informazioni principali, immediatamente riconoscibili come tali da chi legge, precedano quelle secondarie. Inoltre, si osserva che quanto più il testo è esteso, tanto più occorre raggruppare le informazioni in blocchi (paragrafi e capoversi) coerenti

3 e completi. E buona regola prevedere appositi spazi all interno degli atti per le istruzioni per l uso quali, ad esempio, date, scadenze, avvertenze. ½ ESPLICITARE L OGGETTO Individuare immediatamente il tema del testo serve ad orientare il cittadino alla lettura: attraverso il titolo si deve capire rapidamente se il testo di un avviso interessa oppure no. In tal senso, si osserva che oggetti muti come comunicazioni non servono a nulla, così com è inutile avviso importante, perché non dà nessuna informazione sul contenuto ed obbliga chiunque a iniziare la lettura del testo. ½ ESPRIMERE IL SOGGETTO Per evitare ambiguità è bene specificare sempre il soggetto della frase e preferire soggetti animati e concreti a soggetti inanimati ed astratti. Anche se a volte l effetto generale può essere quello di costruire un testo ripetitivo, è opportuno esplicitare il soggetto di ogni frase. Inoltre, è preferibile che il soggetto indichi chi fa l azione. ESEMPIO: La frase nel caso in cui l imposta non sia stata pagata può essere semplificata così se Lei non ha pagato l imposta; la frase l imposta non dovrà essere versata se l importo è inferiore a 100 può essere semplificata così il contribuente non dovrà versare l imposta se questa è inferiore a 100. ½ MOTIVARE GLI ATTI Fermo restando che gli atti devono contenere l indicazione del soggetto che li emana, l oggetto dell atto, la decisione che è stata presa e le motivazioni che la giustificano, proprio rispetto all onere di motivazione, bisogna imparare a coniugare la completezza con uno stile essenziale e chiaro. Peraltro, quando è necessario rinviare ad atti normativi, poiché spesso il richiamo alle fonti all interno del testo rende difficoltosa la lettura, in quanto i riferimenti, criptici e lunghi si mescolano alle informazioni sostanziali, è consigliabile riportare i rinvii in un apposito paragrafo conclusivo. Nulla vieta, in tal senso, di staccare la parte della pura e semplice elencazione delle norme dal testo discorsivo della motivazione e di inserirlo in una nota in fondo alla pagina. Analogamente, le informazioni di natura tecnica possono essere inserite anch esse in note a piè di pagina, in allegati o in tabelle.

4 LA STESURA DEL TESTO Nel momento in cui si dà forma al piano di comunicazione elaborato, è bene prestare attenzione alla sintassi, cioè al modo di organizzare le parole in frasi, applicando determinate tecniche che favoriscano la leggibilità. ½ SCRIVERE IN MODO SEMPLICE E LINEARE, UTILIZZANDO FRASI BREVI Quanto più una frase è lunga, tanto più è complicata da capire: un testo è chiaro se le sue frasi non superano le parole. Dunque, è bene eliminare le parole superflue, e suddividere in due o più frasi il testo di partenza. ½ LIMITARE LE SUBORDINATE Le frasi lunghe sono spesso di difficile lettura perché contengono troppe informazioni: buona regola è far corrispondere ad una frase una sola informazione. Scrivere frasi brevi e che contengano una sola informazione fondamentale ha la conseguenza anche di limitare le subordinate, ossia di ridurre al minimo il numero di proposizioni presenti in un periodo. ESEMPIO: La frase Qualora dal controllo dovesse emergere la non veridicità del contenuto delle dichiarazioni, il dichiarante decade dai benefici conseguiti sulla base della dichiarazione non veritiera, fermo restando quanto previsto dal DPR 445/ 2000 in materia di sanzioni penali può essere semplificata così Dal controllo potrebbe emergere che la dichiarazione è falsa. In questo caso, il dichiarante perde i benefici conseguiti con la dichiarazione. Il dichiarante, inoltre, potrà incorrere nelle sanzioni penali previste dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000. ½ PREFERIRE MODI VERBALI SEMPLICI Ancora, se si vuole limitare la subordinazione, è importante limitare le proposizioni implicite, cioè quelle proposizioni il cui verbo è all infinito, al participio o al gerundio. L indicativo è il modo verbale più diffuso e quindi di più facile comprensione, ed è per questo che lo stesso è preferibile al congiuntivo o al condizionale; nella scelta delle congiunzioni, pertanto, si preferiscono quelle più comuni (se, anche se, perché, quando, ecc.) a quelle di tono più elevato (a condizione che, qualora, ove, purché, benché, dal momento che, affinché, ecc. ) ½ LIMITARE GLI INCISI Tra gli intoppi che si frappongono a una lettura lineare di un testo vi sono gli incisi, cioè

5 quelle frasi che, messe tra virgolette o tra parentesi, danno delle informazioni aggiuntive o integrative all argomento centrale della frase. La presenza di incisi o parentesi viola la regola che suggerisce di dare una sola informazione per frase, e complica la leggibilità del testo, perché interrompe l andamento della frase. ½ PREFERIRE LE FRASI AFFERMATIVE E ATTIVE Le frasi di forma affermativa sono più chiare di quelle in forma negativa e più facile da leggere. E buona regola, inoltre, costruire il periodo usando prevalentemente frasi attive. Il testo con il verbo attivo è più incisivo, le frasi più brevi e la lettura più facile. La forma attiva è più diretta della forma passiva o impersonale perché costringe chi scrive a esprimere sempre il soggetto dell azione e il complemento oggetto. ESEMPIO: La frase non è infrequente che non venga dato seguito a. si semplifica in spesso non si dà seguito a ) La frase le disposizioni ricevute dal Ministero sono applicate da questo Ufficio in ossequio alla legge si semplifica in questo Ufficio applica le disposizioni del Ministero secondo la legge ½ DARE IL GIUSTO RILIEVO ALLE INFORMAZINOI CHE CONTANO Il ricorso a maiuscole, grassetto, corsivo, sottolineato, quali principali tecniche di messa in rilievo, deve seguire alcune regole, prima fra tutte la parsimonia. Il loro abuso sembra dare alla pagina un tocco di personalità, ma in realtà ne riduce sensibilmente la leggibilità, disorientando il lettore in un dedalo di informazioni inutilmente evidenziate. Pertanto, il maiuscolo va preferibilmente utilizzato solo nelle titolazioni brevi, mentre il neretto è consentito solo per l informazione che deve balzare immediatamente agli occhi del lettore, ed il corsivo usato per le citazioni e le parole straniere. E bene ricordare che corsivo e sottolineato hanno la stessa funzione e quindi non vanno adoperati insieme. IL LESSICO Chi legge un testo deve comprendere il significato di tutte le parole per riuscire a

6 ricostruirne il senso completo. In proposito, si osserva che all interno del lessico italiano è stato isolato un nucleo di poche migliaia di parole che rappresenta il vocabolario di base, cioè quelle parole che, risultando le più diffuse, sono note quasi a tutti e sono quindi di più facile comprensione. ½ USARE PAROLE COMUNI E POCHI TERMINI TECNICO-SPECIALISTICI Un testo è chiaro se chi legge capisce il significato di tutte le parole che esso contiene. Il lessico della pubblica amministrazione usa numerosi termini tecnici che provengono da linguaggi specialistici, come quello giuridico, economico-finanziario, ecc. Quando è possibile, è preferibile utilizzare parole di uso comune. E consigliabile, quindi, usare solo i termini tecnici irrinunciabili, avendo l accortezza di spiegarli con parole di uso comune la prima volta che vengono usati nel testo. ESEMPIO: Al posto di se il reddito pro capite è inferiore a euro è meglio scrivere se il reddito pro capite, cioè il reddito totale diviso per il numero dei componenti, è inferiore a euro. ½ USARE POCHE SIGLE E ABBREVIAZIONI Poiché ci si rivolge ad un pubblico vasto ed eterogeneo, è preferibile scrivere per esteso ciò che nel linguaggio corrente della pubblica amministrazione è indicato spesso con un abbreviazione o con una sigla. Pertanto, quando in un testo occorre ripetere più volte una sigla, la prima volta che si usa è opportuno riportare per esteso le parole da cui trae origine, indicando la sigla tra parentesi tonde; le volte successive, basterà usare la sigla. ESEMPIO: legge regionale al posto di L.R., decreto legislativo al posto di D.Lgs., comma al posto di c., Consiglio comunale in vece di CC, Piano regolatore generale invece di P.R.G. ½ EVITARE GLI STEREOTIPI Eliminare l uso di stereotipi serve a rendere il testo più chiaro, e a smorzare l impatto del cittadino con il linguaggio dell amministrazione, spesso burocratico e conservatore. ESEMPIO: La Signoria Vostra si semplifica in Lei ; l espressione in ossequio a si semplifica con la parola secondo ; la formula in ottemperanza a si semplifica in come prevede, l espressione Ci pregiamo di informare la S.V. che si semplifica con La informiamo che. ½ EVITARE NEOLOGISMI, PAROLE STRANIERE E LATINISTI E consigliabile usare i neologismi solo in caso di effettiva necessità, ed analogamente le parole straniere e i latinismi vanno evitati ove esista l equivalente termine in lingua

7 italiana ESEMPIO: Si usa bilancio per budget, tirocinio per stage, di fatto al posto di de facto, di diritto invece di de iure. LA REVISIONE DEL TESTO La fase conclusiva è quella in cui si verifica l efficacia di ciò che si è scritto, possibilmente testando su lettori reali, e si apportano, se necessario, le opportune modifiche. Pertanto, dopo aver scritto il testo, è bene controllare se sono stati rispettati i suggerimenti relativi all organizzazione logico-concettuale, alla sintassi ed al lessico La rilettura consente infatti di verificare che il testo sia completo, corretto, semplice, privo di incongruenze, così da risultare di immediata leggibilità e comprensibilità.