Posta elettronica, Internet e controlli sui dipendenti Relatore Avv. Giampiero Falasca

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1 Area Professionale Posta elettronica, Internet e controlli sui dipendenti Relatore Avv. Giampiero Falasca

2 Lo Statuto dei lavoratori Art. 4 La norma vieta l utilizzo di impianti audiovisivi per finalità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori (comma 1), a meno che non sussistano le seguenti condizioni: - il controllo a distanza costituisca un effetto indiretto degli impianti - l utilizzo degli impianti sia giustificato da specifiche esigenze organizzative, produttive o di sicurezza - il datore di lavoro ottenga il consenso all installazione degli impianti da parte delle rappresentanze sindacali o, in mancanza, l autorizzazione della Direzione provinciale del lavoro (commi 2 e 3) La norma viene considerata applicabile anche agli strumenti telematici, sia hardware che software (in tal senso, v. anche gli interpelli del Ministero del Lavoro nn. 218/2006 e 6585/2006) Art. 38 La norma punisce le violazioni dell art. 4 con una sanzione penale consistente in una ammenda (da 150 a 1500 Euro circa) o nell arresto (da 15 giorni ad un anno). Pag 2

3 Il Codice Privacy Art. 13 La norma impone al titolare del trattamento dei dati personali di comunicare alla persona i cui dati sono trattati le finalità e le modalità con cui sarà realizzato il trattamento. Art. 161 La norma sanziona l omessa o incompleta attuazione dell obbligo di informativa previsto dall art. 13 con una sanzione amministrativa consistente nel pagamento di una somma di importo variabile da Euro a Euro (nei casi maggiore rilevanza, da Euro a Euro). Arti. 114 La norma precisa che il Codice della Privacy non abroga né modifica l art. 4 dello Statuto dei Lavoratori. Art. 170 La norma punisce la violazione o la mancata attuazione dei provvedimenti del Garante con la pena della reclusione (da 3 mesi a 2 anni). Pag 3

4 Gli orientamenti del Garante Privacy Delibera del Garante Privacy 1 marzo 2007, n. 13 La Delibera detta una di serie di prescrizioni e divieti circa l'utilizzo degli strumenti informatici sul luogo di lavoro e, in particolare, degli strumenti di controllo dell'e.mail aziendale e della navigazione Internet. Pag 4

5 I limiti del potere di controllo Il datore di lavoro può controllare la posta elettronica dei dipendenti o l utilizzo che questi fanno di Internet, ma i controlli: - devono essere adottati e diffusi appositi codici disciplinari interni mediante i quali viene portata a conoscenza dei lavoratori la policy aziendale in materia di uso della posta - devono essere inviate ai lavoratori le informative previste dall art. 13 del Codice Privacy - devono essere effettuati nel rispetto dei criteri pertinenza e non eccedenza - qualora i controlli siano effettuati mediante appositi software, occorre rispettare la procedura ex art. 4 dello Statuto dei lavoratori e le specifiche prescrizioni del Garante Pag 5

6 Codici disciplinari e policy aziendali Il datore di lavoro deve preventivamente far conoscere ai lavoratori, mediante appositi codici affissi con le modalità previste dall art. 7 dello Statuto dei lavoratori, quale policy aziendale deve essere rispettata in merito all utilizzo della posta elettronica e di Internet. Tale comunicazione serve a far venir meno l aspettativa di segretezza della e.mail aziendale e di Internet, ed a chiarire che l utilizzo di questi strumenti deve essere strettamente funzionale all esecuzione della prestazione di lavoro. Tali codici devono, in particolare, specificare i seguenti aspetti: - l'uso che i lavoratori possono fare del computer aziendale in loro dotazione - i limiti entro i quali è consentito o tollerato un uso privato del computer in dotazione - i limiti di utilizzo da parte del dipendente della posta aziendale, e in particolare la possibilità o meno di un suo utilizzo per scopi privati - i siti Internet la cui consultazione è vietata, in quanto sono considerati non correlati con la prestazione lavorativa - le conseguenze disciplinari applicabili in caso di uso contrario alla policy interna della posta elettronica e di Internet. Pag 6

7 Informativa ex art. 13 Codice Privacy La diffusione della policy interna non solleva il datore di lavoro dall obbligo, previsto dall art. 13 del Codice Privacy, di informare i lavoratori circa le finalità e le modalità con cui i loro dati saranno trattati. I due adempimenti hanno natura e finalità diverse; il primo (il codice) serve a chiarire che la posta aziendale ed Internet possono essere utilizzati solo come strumenti di lavoro, il secondo costituisce una condizione di legittimità per poter raccogliere e trattare i dati personali che si raccolgono mediante gli strumenti telematici. Pag 7

8 Modalità di controllo Una volta compiuti questi adempimenti, il datore di lavoro potrà effettuare controlli sulle e.mail aziendali e sull uso di Internet, ma solo rispettando le seguenti modalità: - i controlli devono essere giustificati da una finalità lecita, quale ad esempio la tutela di un diritto esercitabile in via giudiziaria (es. la repressione di una condotta illecita del dipendente) - non possono essere effettuati controlli prolungati, costanti o indiscriminati - devono essere preferiti, quando possibile, controlli anonimi e su dati aggregati - i controlli devono essere circoscritti a specifiche aree di lavoro - devono essere cancellati periodicamente ed automaticamente i dati relativi agli accessi ad Internet e al traffico telematico Pag 8

9 Software per il controllo delle e.mail Qualora i controlli sulla posta elettronica e sull uso di Internet siano realizzati mediante appositi strumenti software, il Garante precisa che: l installazione di tali strumenti è disciplinata dall'articolo 4 dello Statuto, e pertanto è lecita solo a condizione che: - sia giustificata da specifiche esigenze organizzative, produttive o di sicurezza; - avvenga con il consenso delle rappresentanze sindacali o, in mancanza, con l autorizzazione della Direzione provinciale del lavoro; i software installati devono presentare alcune specifiche caratteristiche: - devono essere configurati riducendo al minimo l utilizzo dei dati personali; - non devono consentire trattamenti invasivi; - non possono consentire la lettura e la registrazione sistematica dei messaggi di posta elettronica, al di là di quanto tecnicamente necessario per svolgere il servizio e.mail, la riproduzione e l eventuale memorizzazione sistematica delle pagine Web visualizzate dal lavoratore, la lettura e la registrazione dei caratteri inseriti tramite la tastiera o analogo dispositivo (es. chiavi USB), l analisi occulta di computer portatili affidati in uso. Pag 9

10 Conclusioni: quando e come si possono controllare le dei dipendenti? i controlli sulla posta elettronica aziendale e sull uso di Internet sono legittimi, a condizione che: - sia preliminarmente redatto e diffuso un documento con cui i dipendenti vengono messi a conoscenza della policy aziendale in materia - sia adempiuto l obbligo di informativa ex art. 13 Codice Privacy - i controlli siano giustificati da motivazioni legittime (es. persecuzione di illeciti commessi dal dipendente) i controlli sulla posta elettronica aziendale e sull uso di Internet possono essere realizzati anche mediante strumenti software a condizione che: - l utilizzo dei software sia giustificato da specifiche esigenze organizzative, produttive o di sicurezza, di modo che il controllo a distanza costituisca solo un loro effetto indiretto - il datore di lavoro ottenga il consenso all installazione da parte delle rappresentanze sindacali o, in mancanza, l autorizzazione della Direzione provinciale del lavoro un software di controllo non può mai essere utilizzato per: - lettura e registrazione sistematica dei messaggi di posta elettronica - memorizzazione sistematica delle pagine Web visualizzate dal lavoratore - lettura e registrazione sistematica dei caratteri inseriti tramite la tastiera o chiavi USB Pag 10

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