Via di Grottarossa, , Roma DISCIPLINARE INTERNO

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1 DISPOSIZIONI RIGUARDANTI L USO DELLE RISORSE INFORMATICHE DELL AZIENDA OSPEDALIERA SANT ANDREA, DEI VIDEOFONINI ED IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI LAVORATORI 1. PREMESSA La disciplina della Privacy nel trattamento di dati personali, definita dal D. Lgs. 196/2003, prevede la tutela dei dati personali trattati da parte del Titolare del trattamento anche attraverso suoi Responsabili e/o incaricati. Particolare criticità viene sollevata: dal trattamento di dati effettuato con strumenti elettronici tramite l utilizzo di internet e posta elettronica; dal trattamento di immagini effettuate tramite supporti elettronici quali videocamere digitali e videofonini; dal trattamento dei dati personali dei lavoratori nel contesto della gestione del rapporto di lavoro. Premesso, inoltre, che: L Azienda Ospedaliera mette a disposizione dei lavoratori le infrastrutture e le risorse tecnologiche ed informatiche 1 di 19

2 Gli elaboratori e la rete di trasmissione dati costituiscono strumenti indispensabili per l Azienda Ospedaliera, in quanto consentono l'accesso, l'elaborazione e la distribuzione delle informazioni e dei dati inerenti l attività assistenziale L Azienda Ospedaliera pertanto concede in uso al personale clinico ed al personale tecnico amministrativo le proprie apparecchiature informatiche e ne promuove l'utilizzo, ritenendole strategiche per le attività di assistenza all utenza. Poiché tali tecnologie potenziano la capacità individuale all accesso, alla copia, all analisi ed alla rielaborazione delle informazioni, gli utenti devono comunque essere coscienti dei limiti che ne configurano un uso appropriato, in particolare per quanto riguarda il rispetto degli altrui diritti alla privacy, della proprietà intellettuale e degli altri diritti ed obblighi conseguenti. Gli utenti della rete e delle risorse di elaborazione sono tenuti a farne uso corretto, ad averne cura ed a rispettare i diritti sopra citati, osservando nello specifico le regole stabilite nel presente Disciplinare. In materia di uso di posta elettronica e internet: _ Compete al Datore di Lavoro assicurare la funzionalità ed il corretto impiego di posta elettronica e internet da parte dei lavoratori, definendone le modalità d uso nell organizzazione dell attività lavorativa, tenendo conto della disciplina in tema di diritti e relazioni sindacali; _ Spetta al Datore di Lavoro adottare idonee misure di sicurezza per assicurare la disponibilità e l integrità di sistemi informativi e di dati, anche per prevenire utilizzi indebiti che possono essere fonte di responsabilità; _ Emerge l esigenza di tutelare i lavoratori interessati, anche perché l utilizzazione di posta elettronica e internet, già ampiamente diffusi nel contesto lavorativo, è destinata ad un rapido incremento; _ L utilizzo di internet da parte dei lavoratori può individuare il profilo dell utilizzatore; _ Le informazioni così trattate contengono dati personali anche sensibili riguardanti lavoratori o terzi, identificati o identificabili; In materia di cautele per un uso legittimo dei telefonini: 2 di 19

3 _ I terminali di nuova generazione applicati alla telefonia mobile, sono in fase di evoluzione costante e consentono, con crescente facilità, di registrare e trasmettere fotografie e filmati tramite diverse tecnologie di rete, quali Gprs, Edge o Utms, comunicando e diffondendo immagini in tempo reale; _ Si tratta di apparecchiature che, per le loro potenzialità, possono essere utilizzate violando, anche involontariamente, i diritti delle persone interessate dalla comunicazione, come pure di terzi inconsapevoli della ripresa; _ Compete al Datore di Lavoro (Direttore Generale dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea) adottare quei limiti e cautele che possono essere prescritti legittimamente a tutela della riservatezza e del corretto trattamento dei dati dei soggetti interessati (lavoratori, collaboratori, iscritti, ospiti, avventori e Azienda Ospedaliera Sant Andrea medesimo); In materia di trattamento dei dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto in ambito pubblico: _ Si ravvisa l esigenza di evidenziare alcune specificità che si pongono per i soggetti pubblici Datori di Lavoro; _ Il trattamento dei dati personali deve essere effettuato assicurando un livello elevato di tutela dei diritti e delle libertà fondamentali e confermando il medesimo trattamento ai principi di semplificazione, armonizzazione ed efficacia; _ I lavoratori hanno diritto di ottenere che il trattamento dei dati effettuato con tecnologie telematiche sia conformato ai predetti diritti e libertà; _ Compete al Datore di Lavoro (Direttore Generale dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea) adottare quelle misure per garantire un elevato standard di sicurezza e garanzia nel trattamento dei dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto in ambito pubblico; Per quanto esposto in narrativa si ritiene opportuno emettere il presente disciplinare. 3 di 19

4 2. AMBITO DI APPLICAZIONE Il presente disciplinare interno si applica all interno della struttura organizzativa dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea. Destinatari del presente disciplinare sono tutti i lavoratori assunti presso l Azienda Ospedaliera Sant Andrea e coloro che ivi prestano servizio ed accedono ai servizi indicati, nell ambito della propria attività lavorativa ordinaria e straordinaria. 3. RIFERIMENTI LEGISLATIVI _ Decreto Legislativo 196/2003 Codice in materia di trattamento dei dati personali; _ Linea guida del Garante per posta elettronica e internet, deliberazione n 13 del 1 marzo 2007 G.U. n 58 del 10 marzo 2007; _ Videofonini: Cautele per un uso legittimo 2005 Bollettino n 57/gennaio 2005; Provvedimenti a carattere generale, del 20 gennaio _ Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto in ambito pubblico, deliberazione n 23 del 14 giugno 2007 G.U. n 161 del 13 luglio INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA Con deliberazione n 13 del 1 marzo 2007 G.U. n 58 del 10 marzo 2007, il Garante per la protezione dei dati personali ha emanato le Linee Guida per l utilizzo in ambito lavorativo per posta elettronica ed internet. L Azienda Ospedaliera Sant Andrea ha recepito le indicazioni contenute nel predetto documento ed alla luce di ciò ha disposto le linee guida interne, definite nei successivi paragrafi. Inoltre, l Azienda Ospedaliera Sant Andrea, in considerazione e proporzionatamente alla propria dimensione organizzativa, ha attivato indirizzi per la comunicazione elettronica da e verso iscritti, enti, istituzioni, fornitori, consulenti e cittadini. L utilizzo dei suddetti indirizzi di posta elettronica, sia in fase di invio che di ricezione, è condiviso da parte di tutti i soggetti autorizzati dal Direttore Generale. 4 di 19

5 5. LINEE GUIDA In applicazione di quanto sopra riportato si definiscono le seguenti linee guida: Al personale dipendente e a tutti i collaboratori che operano all interno della struttura informatica dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea, è fatto divieto di svolgere attività che presentano un grado di pericolosità indicato come: ALTO : nella successiva tabella 1; per le attività che vengono indicate dalla successiva tabella 1 con il livello MEDIO e BASSO è richiesto l utilizzo di sistemi antivirus e antispyware aggiornati come previsto dal DPS Rev. 07, del 26/03/2008, in applicazione di quanto stabilito dall Allegato B, punto 16, D. Lgs. 196/2003. E responsabilità del dipendente verificare il corretto aggiornamento dei sistemi di protezione antivirus e antispyware e, se non regolarmente aggiornati, procedere nel loro aggiornamento o, in mancanza, evitare l utilizzo della risorsa informatica segnalando il problema al responsabile della sicurezza della rete. Tabella 1 ATTIVITA' Download non controllato o non programmato di update o upgrade di applicazioni installati dal Responsabile della rete informatica Download di dati non inerenti alle attività lavorative (musica, ecc...) Installazione di applicazioni ed Hw senza l'autorizzazione del Responsabile della rete informatica Manutenzione/manomissione di periferiche hardware interne (scheda video, memoria, ecc...) RISCHIO MOTIVAZIONE POSSIBILE EFFETTO ALTO ALTO ALTO ALTO Possono essere applicazioni non verificate Possono essere applicazioni non verificate Possono essere applicazioni non verificate Possono essere danneggiati componenti interne del PC Danneggiamento del PC e della rete interna Danneggiamento del PC e della rete interna Danneggiamento del PC e della rete interna Danneggiamento del PC 5 di 19

6 Accesso alla rete esterna (Internet) Utilizzo di supporti removibili esterni (supporti USB, CD, DVD, ecc...) Accesso alla rete interna (Server e altri computer) Download controllato o programmato di update o upgrade di applicazioni installati dal Responsabile della Rete MEDIO MEDIO Possono presentarsi attacchi da applicazioni nella rete esterna Danneggiamento del PC e della rete interna Possono essere trasferite Danneggiamento del applicazioni PC e dannose per il PC della rete interna e la rete informatica BASSO BASSO Download delle BASSO Manutenzione di periferiche hardware esterne (tastiere, mouse, ecc...) BASSO Ogni archivio elettronico (file) acquisito da terzi attraverso qualsiasi supporto quale ad esempio Pen Drive deve essere obbligatoriamente e preventivamente verificato tramite il programma di antivirus e antispyware sul computer dove viene acquisito ed eventualmente in seguito a tale verifica trasferito su aree comuni della rete. I dettagli tecnici per effettuare la verifica dei file è disponibile sull intranet aziendale. Inoltre è fatto divieto assoluto delle seguenti attività: - inserimento, rimozione o modifica di apparati di rete Gli utenti non devono inserire, modificare o rimuovere alcun apparato in rete senza preventiva autorizzazione degli amministratori di rete che operano presso il SIETA - inserimento sulla rete aziendale di stazioni di lavoro o apparati di proprietà dell utente finale. Qualora l utente per fini assistenziali necessiti di utilizzare tali apparati, questi dovranno essere autorizzati espressamente dalle Direzioni competenti utilizzando l apposito modulo presente sulla intranet aziendale. In ogni caso l approvazione della richiesta non dà certezza. della reale possibilità di utilizzo, in quanto tali apparati dovranno sottostare alle 6 di 19

7 regole tecniche imposte dal SIETA. A titolo di esempio puramente indicativo e non esaustivo, le stazioni di lavoro dovranno essere inserite nel dominio aziendale, installando i sistemi di protezione aziendali e limitando l operatività dell utente finale a quella di utente semplice cioè non amministratore del sistema. Si specifica inoltre che gli eventuali programmi installati sulle suddette stazioni di lavoro dovranno rispettare le regole di sicurezza aziendali. L Azienda non si ritiene responsabile delle eventuali violazioni sul diritto di autore di quanto già installato sulle medesime stazioni. - abusi nell utilizzo di risorse informatiche Gli utenti non devono abusare delle risorse informatiche dell Azienda Ospedaliera, alterandole o facendone cattivo uso. Ad esempio: tentativi intenzionali di accedere o apportare modifiche ad informazioni personali, individuali o ogni altra informazione dell Azienda Ospedaliera per le quali l utente non possieda idonea autorizzazione; tentativi intenzionali di apportare modifiche a sistemi o altre risorse informatiche; invio intensivo di posta elettronica indesiderata o invasiva (spam); stampa di copie cartacee per fini non istituzionali di documenti, file, dati; copie digitali dei dati per fini non istituzionali (documenti, file, ecc.); modifiche di configurazioni di sistemi di uso collettivo o che violino copyright esistenti; tentativi intenzionali di bloccare o mandare fuori servizio computer, reti, servizi od altre risorse informatiche dell Azienda Ospedaliera; più in generale, attività intenzionali che portino in qualunque modo alla saturazione dei sistemi di elaborazione e di trasmissione dati, rendendo anche temporaneamente indisponibili risorse di uso comune agli utenti; danneggiamento o vandalismo nei confronti di attrezzature di calcolo, apparati, software, file od altre risorse informatiche; - Utilizzare le risorse con modalità non orientate alle finalità dell Azienda Ospedaliera; - Abusare delle risorse comuni monopolizzandone l uso e quindi impedendone l uso ad altri utenti. E fatto d obbligo all utente di scollegarsi dal sistema applicativo in uso consentendo così ad altri utenti di poter accedere; Non rispettare i diritti di autore ed il copyright secondo quanto previsto a norma di legge; 7 di 19

8 - Utilizzare programmi nocivi che interferiscano con l attività istituzionale dell Azienda e che possano creare danni ai dati aziendali. L uso di tali programmi espone ad azioni legali di carattere civile e penale da parte dei danneggiati e da parte dell Azienda Ospedaliera; Tutto il personale autorizzato all utilizzo delle risorse è chiamato alla sorveglianza degli strumenti evitando che non autorizzati cerchino di accedere agli strumenti aziendali. Gli utenti a quali sono state concesse le credenziali di accesso alle risorse applicative e tecnologiche aziendali, sono chiamati alla custodia di tali credenziali e relative password di accesso. E fatto divieto assoluto della cessione anche ad altro personale delle proprie credenziali e concedere ad altri l accesso ai sistemi per proprio conto e nome. Nel caso di stazioni di lavoro in ambienti condivisi, ad esempio reparti-pronto Soccorso ecc., gli utenti sono chiamati ad una particolare attenzione alla chiusura della sessione di lavoro personale una volta ultimata l attività lavorativa ed in ogni caso prima di lasciare incustodita la stazione di lavoro stessa. L utente è personalmente soggetto a responsabilità civili e penali, in caso di abusi o incidenti di sicurezza che provochino danni ai dati aziendali o alla disponibilità degli stessi e dei servizi connessi, nel caso divulghi la password o renda accessibile ad altri l account o la propria postazione di rete. Ogni anomalia scoperta in materia di accesso ai sistemi o relativa alla sicurezza di sistemi o reti deve essere segnalata tempestivamente al SIETA, in modo che possano essere attuati le opportune contromisure. In caso di blocco parziale o totale dei sistemi aziendali (rete e applicazioni) causato da un utente per imperizia, dolo o per non applicazione di quanto presente in questo disciplinare, sarà comunque ritenuto interruzione di pubblico servizio con le conseguenti azioni da parte dell Azienda a tutela degli assistiti e della propria immagine. Gli utenti sono tenuti all attuazione dei back up sistematici utilizzando gli strumenti aziendali messi a disposizione (masterizzazione dei dati, salvataggio centralizzato) informandosi presso l ufficio del SIETA. E fatto obbligo all utente conservare e custodire i supporti informatici removibili sui quali sono presenti dati sensibili, affinché un soggetto terzo non autorizzato ne prenda visione. Qualora il supporto debba essere alienato si consiglia di procedere alla distruzione fisica dello stesso In caso di dismissione/sostituzione della stazione di lavoro, l utente è chiamato alla cancellazione di tutti le informazioni presenti sull hard disk al fine di tutelare se stesso e l Azienda sulla distribuzione di dati che possano essere sensibili. Data la natura dell operazione, l utente dovrà coinvolgere il SIETA. 8 di 19

9 6. FIGURE E RESPONSABILITÀ DEGLI AMMINISTRATORI DELLE RISORSE INFORMATICHE - Il Titolare dell Azienda, identificato nella figura del Direttore Generale, è responsabile di fronte alla legge di tutti i computer, gli apparati di rete e le reti acquistate od affittate dall Azienda Ospedaliera. - Il controllo e la supervisione di ogni particolare sistema è delegato al responsabile della specifica struttura dell Azienda Ospedaliera che lo ospiti le apparecchiature, tale soggetto viene definito Amministratore Responsabile ai fini del presente Disciplinare. - L amministratore responsabile svolge attività di ordinaria amministrazione dei beni in uso coordinandosi con il responsabile del SIETA e gestisce gli eventi in emergenza segnalando immediatamente i dettagli dell evenienza occorsa. In particolare l amministratore responsabile deve avere ragionevole cura dei sistemi in uso e prendere precauzioni contro i furti ed i danni causati da un uso improprio, e trattare le informazioni riguardanti gli utenti per cui richiede autorizzazione all accesso ai sistemi. Inoltre è chiamato alla diffusione dei regolamenti e disciplinari che regolano l uso e l accesso alle risorse aziendali. La pubblicazione di regolamenti/disciplinari pubblicati nell intranet aziendale costituisce adeguata notifica all amministratore responsabile ed ai relativi utenti. L amministratore responsabile può richiedere l immediata sospensione temporanea delle credenziali di accesso ai sistemi per gli utenti della propria struttura, qualora abbia chiare evidenze di cattivo uso delle risorse in dotazione. L amministratore responsabile propone alla Direzioni competenti (Sanitaria ed Amministrativa) il rilascio delle credenziali per l accesso alle applicazioni aziendali e si fa garante del corretto utilizzo da parte degli utenti di tali sistemi. Tale richiesta viene effettuata con l utilizzo dell apposito modulo disponibile sull Intranet aziendale. E fatto d obbligo all amministratore responsabile comunicare al SIETA assenze prolungate da parte degli utenti. - Il SIETA svolge le funzioni: - di amministratore della rete e dei sistemi dell Azienda Ospedaliera. Ha tutti gli obblighi e le mansioni di un amministratore di sistema ove si intenda come sistema la rete aziendale nella sua globalità ed i rispettivi apparati connessi; - di referente tecnico verso le comunità interne ed esterne; - di ispezione e sorveglianza nell utilizzo dei sistemi da parte degli utenti; Gli utenti dei sistemi devono essere edotti del fatto che esistono limiti intrinseci nel livello di sicurezza conseguibile nella protezione dei dati ospitati nei server di uso collettivo e trasmessi dalle reti informatiche aziendali. Tali limiti sono direttamente proporzionali con le tecnologie attualmente disponibili per i server e per le reti. In particolare, ciò vale per i più comuni servizi e protocolli 9 di 19

10 tipicamente utilizzati in Internet quali l'accesso a pagine web o l'invio di posta elettronica, il cui livello di sicurezza è intrinsecamente basso. Tali attività possono essere soggetti a pratiche di monitoraggio o di intercettazione da parte di terzi, naturalmente fuori dall Azienda Ospedaliera. Il SIETA quindi è chiamato a porre in opera e ad aggiornare costantemente le contromisure più' opportune per ridurre i fattori di rischio. L adozione continuo di contromisure può comunque costituire un costo in termini di praticità ed usabilità delle funzioni di rete. Il rischio della protezione dei dati non può comunque essere azzerato e quindi ciascun utente è chiamato alla protezione dei dati in uso presso le proprie stazioni di lavoro. Il personale del SIETA in relazione alle mansioni attribuite può avere accesso ai dati contenuti nelle stazioni di lavoro e sui server ed applica costantemente la normativa vigente per il rispetto della privacy. Tutte le informazioni contenute nei sistemi devono essere rese disponibili a seguito di formale richiesta dell Autorità Giudiziaria. 10 di 19

11 7. DETTAGLIO UTILIZZO POSTA ELETTRONICA E NAVIGAZIONE WEB I seguenti punti servono per indicare le modalità e le regole di utilizzo dei servizi informatici aziendali emanati all utenza Ospedaliera. Regole navigazione internet: La restrizione nella navigazione web avviene tramite server Proxy che limitano la consultazione di siti con contenuto non allineato alla deontologia professionale. Il blocco dei download avviene solo per file multimediali ed eseguibili (applicazioni di terze parti non autorizzate). Utilizzo servizi di posta elettronica: Il servizio di posta elettronica per regolamento interno viene limitato nell invio verso l esterno con allegati non superiori ai 15Mb e per l interno con allegati non superiori ai 25Mb. Tracciamento navigazione web aziendale: Il sistema di monitoraggio della navigazione web registra su dei file di log solo i siti visitati giornalmente, l eventuale traffico generato e non chi ha effettuato la navigazione sui siti. Questi file sono consultati dal personale addetto per controllare l eventuale presenza di siti non in linea alla deontologia aziendale per poi essere sottoposti alla direzione dei sistemi informativi per l inserimento nella black list dei siti oscurati. Salvataggio log navigazione web I log contenenti tutti i siti quotidianamente visitati vengono centralizzati su un server interno per poi essere consultati in un secondo momento. Controlli da parte del datore di lavoro L Azienda Ospedaliera San Andrea nel rispetto della riservatezza dei dati contenuti nella posta elettronica dei lavoratori assicura la completa non accessibilità a terzi dei dati. Qualora si verificassero dei casi di un non corretto funzionamento del sistema in uso da parte dell utente finale, solo su autorizzazione di quest ultimo l azienda potrà intervenire per la manutenzione. L esplicita autorizzazione potrà avvenire tramite il sistema di chiamata elettronica disponibile sull intranet aziendale. La ricezione di tale richiesta rappresenta consenso esplicito al personale di poter effettuare le attività tecniche inerenti la manutenzione con possibile accesso ai dati. Le stesse regole si applicano agli interventi 11 di 19

12 tecnici sulle singole stazioni di lavoro effettuate in locale o in remoto. La richiesta di intervento corrisponde ad una autorizzazione al personale all effettuazione dell attività ed al possibile accesso ai dati. Conseguenze per il non corretto utilizzo di sistemi di posta elettronica e navigazione internet Qualora di verificassero dei casi di un non corretto uso dei sistemi sopra citati e si dovesse quindi averne una segnalazione, si procederà con l applicazione del regolamento per i procedimenti disciplinari pubblicato nell intranet Soluzione prefigurate per garantire la continuità del servizio in caso di assenza programmata utilizzando gli strumenti informatici In caso di assenza prolungata l utente finale può disporre tramite la procedura Webmail del servizio di assenza che invia un messaggio automatico configurabile dall utente finale in risposta a tutti i messaggi ricevuti. E quindi a cura dell utente finale l attivazione del servizio Fattibilità installazione software a pagamento a carico dell interessato ed eventuale tecnico. supporto Qualora una struttura avesse necessità di utilizzare un particolare Sw applicativo, questo dovrà essere autorizzato dal responsabile della U.O.C. di competenza e del relativo Direttore apicale (Direttore Amministrativo o Direttore Sanitario). Il responsabile della U.O.C. Sieta effettuerà la validazione della compatibilità tecnica ed integrazione con i sistemi in uso. Prescrizioni interne sulla sicurezza dei dati e dei sistemi Le comunicazioni effettuate attraverso il servizio di posta elettronica interno sono riservate. Il contenuto di tali comunicazioni non può in nessun caso essere oggetto di alcuna forma di verifica, controllo o censura da parte dell Azienda Ospedaliera, dell internet provider o da parte di altri soggetti. Le attività sull uso del servizio di accesso ad internet vengano automaticamente registrate in forma elettronica attraverso i LOG di sistema. Il trattamento dei dati contenuti nei LOG può avvenire esclusivamente in forma anonima in modo tale da precludere l identificazione degli utenti e/o delle loro attività. I dati anonimi aggregati, riferibili all intera struttura o a sue aree, sono a disposizione dell Azienda per le valutazioni di competenza e riguardano: - per ciascun sito/dominio visitato le seguenti informazioni: 1. il numero di utenti che lo visitano, 2. il numero delle relative pagine richieste e della quantità di dati scaricati; 12 di 19

13 - per ciascun utente le seguenti informazioni: 1. il numero di siti visitati, 2. la quantità totale di dati scaricati, 3. le postazioni di lavoro utilizzate per la navigazione. I dati personali contenuti nei log possono essere trattati in via eccezionale e tassativamente nelle seguenti ipotesi: - per corrispondere ad eventuali richieste della polizia postale e/o dell autorità giudiziaria; I dati contenuti nei LOG (registrazione cronologica delle operazioni man mano che vengono eseguite) sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento di finalità organizzative, produttive e di sicurezza, comunque non superiore a 6 mesi, e sono periodicamente cancellati automaticamente dal sistema. I dati riguardanti il software installato sulle postazioni di possono essere trattati per finalità di verifica della sicurezza dei sistemi ed il controllo del rispetto delle licenze regolarmente acquistate. 8. TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI TRAMITE RACCOLTA DI IMMAGINI Con provvedimento a carattere generale in materia di Videofonini: cautele per un uso legittimo del 20 gennaio 2005, pubblicato su Bollettino n 57 del gennaio 2005, il Garante per la protezione dei dati personali, ha espresso il proprio parere vincolante circa il corretto utilizzo di apparecchi di telefonia dotati di videocamere. Il suddetto provvedimento ribadisce, tra l altro, il dovere del soggetto che registra immagini, di informare preventivamente gli interessati (art. 13, D. Lgs. 196/2003), di raccogliere il loro libero consenso, preventivo e informato (che deve essere manifestato per iscritto se i dati sono sensibili). Con tale provvedimento il Garante richiama, inoltre, l attenzione sull eventualità che, in determinati uffici pubblici, luoghi pubblici e privati o aperti al pubblico, l uso di videofonini sia inibito, in tutto o in parte. A tal proposito il Garante esprime come tali limiti e cautele possano essere prescritti legittimamente dai soggetti pubblici e privati e come tali prescrizioni condizionino la liceità e la correttezza del trattamento dei dati: l utilizzo delle immagini e dei suoni raccolti in violazione di tali prescrizioni non può infatti considerarsi lecito o corretto (art. 11, comma 1, lettera a, D. Lgs. 196/2003). 13 di 19

14 A tal proposito: _ Visto l art. 11, comma 1, lettera a, D. Lgs. 196/2003, che stabilisce che i dati personali oggetto di trattamento, devono essere trattati in modo lecito e secondo correttezza; _ Visto il Provvedimento a carattere generale del Garante per la protezione dei dati personali in materia di Videofonini: cautele per un uso legittimo del 20 gennaio 2005, pubblicato su Bollettino n 57 del gennaio 2005; _ Considerato che la registrazione di immagini e suoni presso i locali di lavoro dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea, con videofonini o qualsiasi altro strumento elettronico adatto alla registrazione, può comportare il trattamento illecito e non corretto (poiché senza preventivo e libero consenso) di dati personali di proprietà dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea medesimo e/o dei lavoratori impiegati presso l Azienda Ospedaliera Sant Andrea e/o di qualsiasi altro soggetto; _ Considerato che nel provvedimento del Garante succitato si fa esplicito riferimento alla lecita facoltà, da parte di soggetti pubblici e privati, di inibire l utilizzo di tali apparecchiature al fine di salvaguardare la liceità e la correttezza del trattamento dei dati; In applicazione di quanto sopra riportato si definiscono le seguenti linee guida: Al personale dipendente e a tutti i collaboratori che operano all interno della struttura dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea, è fatto divieto assoluto di effettuare riprese, fotografie, registrazioni di suoni tramite qualsiasi tipologia di apparecchiatura elettronica adatta a tali scopi, salvo diversa disposizione esplicita ed espressa da parte dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea e dal/dai soggetto/i interessato/i al trattamento, da concordarsi di volta in volta e, comunque, sempre preventivamente al trattamento. La violazione della presente disposizione, non solo rappresenta una violazione regolamentare in ambito lavorativo, sanzionabile secondo il regolamento aziendale per I procedimenti disciplinari ma, anche, una violazione dell art. 11, comma 1, lettera a, D. Lgs. 196/2003 e, pertanto, sanzionabile secondo quanto previsto dal D. Lgs. 196/2003 stesso. 9. TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI DI LAVORATORI PER FINALITÀ DI GESTIONE DEL RAPPORTO IN AMBITO PUBBLICO Per quanto attiene le modalità del trattamento dei dati personali dei lavoratori Azienda Ospedaliera Sant'Andrea, per finalità di gestione del rapporto di lavoro, ciò avviene nel pieno rispetto delle disposizioni di legge, in particolare in riferimento al Decreto Legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 ed alla Deliberazione del Garante della Privacy del 14 giugno 2007, n. 23. Ambito Le operazioni di trattamento relative ai dati personali dei lavoratori dipendenti possono riguardare: 14 di 19

15 _ Dati anagrafici; _ Dati idonei a rivelare lo stato di salute (Certificati medici, cartelle sanitarie e di rischio); _ Dati idonei a rivelare eventuali appartenenza sindacali; _ Indicazioni più strettamente connesse allo svolgimento dell attività lavorativa (tipologia contratto, qualifica, retribuzione, livello contrattuale, retribuzione, etc.). Principi fondamentali Il trattamento dei dati personali dei lavoratori dipendenti dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea, avviene nel pieno rispetto dei principi fondamentali di liceità, pertinenza e trasparenza ed in particolare il trattamento dei dati avviene: _ Nel rispetto dei principi di necessità e liceità (artt. 3 e 11, D. Lgs. 196/2003); _ Informando preventivamente e adeguatamente gli interessati (art. 13, D. Lgs. 196/2003); _ Chiedendo preventivamente il consenso solo quando, anche a seconda della natura dei dati, non sia corretto avvalersi di uno degli altri presupposti equipollenti al consenso (artt. 23, 24, 26 e 43, D. Lgs. 196/2003); _ Rispettando, se si trattano dati sensibili o giudiziari, le prescrizioni impartite dal Garante nelle autorizzazioni anche di carattere generale rilasciate (artt. 26 e 27, D. Lgs. 196/2003); _ Adottando le misure di sicurezza idonee a preservare i dati da alcuni eventi tra i quali accessi ed utilizzazioni indebite, rispetto ai quali può essere chiamato a rispondere anche civilmente e penalmente (artt. 15, 31 e ss., 167 e 169, D. Lgs. 196/2003). _ Per finalità derivanti da obblighi di legge e comunque lecite e necessarie per il regolare svolgimento del rapporto di lavoro. Titolare del trattamento Il Titolare del trattamento dei dati personali dei lavoratori dipendenti dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea resta esclusivamente l Azienda Ospedaliera Sant Andrea nella figura del suo legale rappresentante pro tempore. Medico Competente e Autorizzato Per quanto attiene i dati personali dei lavoratori dipendenti dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea trattati ai fini della medicina della prevenzione delle malattie professionali sul posto di lavoro essi sono trattati esclusivamente dal medico competente e autorizzato. In quest'ambito, il medico effettua accertamenti preventivi e periodici sui lavoratori (art. 33 d.p.r. n. 303/1956; art. 16 d.lg. n. 626/1994) e istituisce (curandone l'aggiornamento) una cartella sanitaria e di rischio (in conformità 15 di 19

16 alle prescrizioni contenute negli artt. 17, 59-quinquiesdecies, comma 2, lett. b), 59-sexiesdecies e 70 d.lg. n. 626/1994). Detta cartella è custodita presso l'azienda o l'unità produttiva, "con salvaguardia del segreto professionale, e [consegnata in] copia al lavoratore stesso al momento della risoluzione del rapporto di lavoro, ovvero quando lo stesso ne fa richiesta" (art. 4, comma 8, d.lg. n. 626/1994). In relazione a tali disposizioni, il medico è deputato a trattare i dati sanitari dei lavoratori, procedendo alle dovute annotazioni nelle cartelle sanitarie e di rischio, e curando le opportune misure di sicurezza per salvaguardare la segretezza delle informazioni trattate in rapporto alle finalità e modalità del trattamento stabilite. Ciò, quale che sia il titolare del trattamento effettuato dal medico. Alle predette cartelle il datore di lavoro non può accedere, dovendo soltanto concorrere ad assicurarne un'efficace custodia nei locali aziendali (anche in vista di possibili accertamenti ispettivi da parte dei soggetti istituzionalmente competenti), ma, come detto, "con salvaguardia del segreto professionale". Il datore di lavoro, sebbene sia tenuto, su parere del medico competente (o qualora il medico lo informi di anomalie imputabili all'esposizione a rischio), ad adottare le misure preventive e protettive per i lavoratori interessati, non può conoscere le eventuali patologie accertate, ma solo la valutazione finale circa l'idoneità del dipendente (dal punto di vista sanitario) allo svolgimento di date mansioni. Comunicazione e diffusione La conoscenza dei dati personali relativi ad un lavoratore da parte di terzi è ammessa solo col consenso del lavoratore. In assenza di specifiche disposizioni normative che impongano al Datore di Lavoro la diffusione di dati personali riferiti ai lavoratori (art. 24, comma 1, lett. a) o la autorizzino, o comunque di altro presupposto ai sensi dell'art. 24 del Codice, la diffusione stessa può avvenire solo se necessaria per dare esecuzione a obblighi derivanti dal contratto di lavoro (art. 24, comma 1, lett. b) del Codice). Ad esempio, dell'affissione nella bacheca aziendale di ordini di servizio, di turni lavorativi o feriali, oltre che di disposizioni riguardanti l'organizzazione del lavoro e l'individuazione delle mansioni cui sono deputati i singoli dipendenti. Cartellini identificativi Possono essere adottati cartellini identificativi appuntati ad esempio sull'abito o sulla divisa del lavoratore (con lo scopo di migliorare il rapporto fra operatori ed utenti o clienti). In relazione al rapporto con il pubblico, si provvede ad evitare, se possibile, l'indicazione sul cartellino di dati personali identificativi (generalità o dati anagrafici), ben potendo spesso risultare 16 di 19

17 sufficienti altre informazioni (quali codici identificativi, il solo nome o il ruolo professionale svolto). Modalità di comunicazione Vengono utilizzate, preferibilmente, forme di comunicazione individualizzata con il lavoratore, adottando le misure più opportune per prevenire un'indebita comunicazione di dati personali, in particolare se sensibili, a soggetti diversi dal destinatario, ancorché incaricati di talune operazioni di trattamento (ad esempio, inoltrando le comunicazioni in plico chiuso o spillato; invitando l'interessato a ritirare personalmente la documentazione presso l'ufficio competente; ricorrendo a comunicazioni telematiche individuali). Dati idonei a rivelare lo stato di salute di lavoratori Particolari cautele vengono adottate nel trattamento e nella custodia di dati idonei a rivelare lo stato di salute dei lavoratori, in particolare per le seguenti situazioni: _ Trattamento di dati sanitari (esenzioni, prescrizioni, etc.); _ Assenze per ragioni di salute; _ Denunce all INAIL; _ Altre informazioni relative alla salute; _ Comunicazioni all INPDAP. Informativa Ad ogni lavoratore viene resa, prima di procedere al trattamento dei dati personali che lo riguardano (anche in relazione alle ipotesi nelle quali la legge non richieda il suo consenso), un'informativa individualizzata completa degli elementi indicati dall'art. 13, D. Lgs. 196/2003. Misure di sicurezza Viene adottata da parte del Titolare del trattamento ogni misura di sicurezza, anche minima, prescritta dal Codice a protezione dei dati personali dei dipendenti comunque trattati nell'ambito del rapporto di lavoro, ponendo particolare attenzione all'eventuale natura sensibile dei medesimi (art. 31 ss. e Allegato B), D.Lgs. 196/2003). 17 di 19

18 Dette informazioni sono conservate separatamente da ogni altro dato personale dell'interessato; ciò, può trovare attuazione anche con riferimento ai fascicoli personali cartacei dei dipendenti (ad esempio, utilizzando sezioni appositamente dedicate alla custodia dei dati sensibili, inclusi quelli idonei a rivelare lo stato di salute del lavoratore, da conservare separatamente o in modo da non consentirne una indistinta consultazione nel corso delle ordinarie attività amministrative). Esercizio dei diritti previsti dall'art. 7 del Codice e riscontro del datore di lavoro I lavoratori interessati possono esercitare nei confronti del datore di lavoro i diritti previsti dall'art. 7 del Codice (nei modi di cui agli artt. 8 e ss.), tra cui il diritto di accedere ai dati che li riguardano (anziché, in quanto tale, all'intera documentazione che li contiene), di ottenerne l'aggiornamento, la rettificazione, l'integrazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco se trattati in violazione di legge, di opporsi al trattamento per motivi legittimi. La richiesta di accesso che non faccia riferimento ad un particolare trattamento o a specifici dati o categorie di dati, viene ritenuta riferita a tutti i dati personali che riguardano il lavoratore comunque trattati dall'amministrazione (art. 10) e può riguardare anche informazioni di tipo valutativo, alle condizioni e nei limiti di cui all'art. 8, comma 5. Tra essi non rientrano notizie di carattere contrattuale o professionale che non hanno natura di dati personali in qualche modo riferibili a persone identificate o identificabili. L Azienda Ospedaliera Sant Andrea fornisce, in caso di formale richiesta un riscontro completo alla richiesta del lavoratore interessato, senza limitarsi alla sola elencazione delle tipologie di dati detenuti, ma comunicando in modo chiaro e intelligibile tutte le informazioni in suo possesso. Obblighi del personale Ai sensi del D. Lgs. 196/2003 Codice in materia di trattamento dei dati personali e vista e recepita la Deliberazione del Garante per la Protezione dei Dati Personali n 23 del 14 giugno 2007 G.U. 13 luglio 2007, n 161, qualora il lavoratore produca documentazione medica recante anche l indicazione della diagnosi insieme a quella della prognosi, l Ente deve astenersi dall utilizzare ulteriormente tali informazioni. A tale proposito tutti i lavoratori dipendenti sono invitati a non produrre certificati medici con le suddette caratteristiche, richiedendo al medico curante di astenersi dall indicare la diagnosi, ma limitandosi a riportare esclusivamente la prognosi. 18 di 19

19 10. DISPOSIZIONI FINALI Il presente disciplinare interno entra in vigore alla data sotto indicata della firma del Titolare del trattamento dei dati e la relativa pubblicazione dello stesso nell intranet Aziendale. 11. CHIARIMENTI E DELUCIDAZIONI Qualora si rendano necessari chiarimenti e delucidazioni in merito al presente disciplinare interno ogni destinatario può rivolgersi al Titolare del trattamento. Roma lì 19 di 19

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