CODICE DI CONDOTTA E DI ETICA AZIENDALE

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1 CODICE DI CONDOTTA E DI ETICA AZIENDALE

2 SOMMARIO PREMESSA MISSION E VALORI Mission di Ruffino e di Tenimenti Ruffino Valori aziendali Valorizzare le persone Attenzione alla Qualità Spirito Imprenditoriale Attenzione al cliente Integrità CODICE DI CONDOTTA AZIENDALE a. Informazioni sul presente Codice b. Limitazione o estensione di garanzie relativamente al rapporto di lavoro c. Standard di Etica Aziendale e Condotta Legale: Antitrust d. Contrattazione corretta e. Le normative afferenti il vino, le altre bevande alcoliche o beni alimentari prodotti dalle Società f. Finanziamento di soggetti pubblici e/o politici g. Relazioni con pubblici ufficiali h. Conservazione e impiego appropriato dei beni aziendali i. Utilizzo dei sistemi informatici j. Conflitti di interessi e opportunità aziendali k. Inchieste dell Amministrazione Pubblica l. Benefit a favore dei dipendenti m. Salute e sicurezza dei dipendenti n. Questioni ambientali o. Pari opportunità p. Relazioni con la Pubblica Amministrazione / Pratiche di corruzione estera q. Pagamenti indebiti e redazione di scritture contabili r. Insider trading s. Importazione ed esportazione dei prodotti t. Informazioni confidenziali e riservate u. Molestie sessuali v. Uso di sostanze stupefacenti e abuso di sostanze lecite che possano alterare losvolgimento del proprio lavoro. - Possesso di sostanze stupefacenti nei luoghi di lavoro w. Responsabilità individuale e tutela delle persone contro eventuali ritorsioni x. Ruolo dei dipendenti nella corretta e completa introduzione ed adozione del Codice Etico INDICAZIONE DELLE MODALITÀ DI ATTUAZIONE E CONTROLLO a. Soggetti destinatari ed ambito di applicazione del Codice b. Istituzione dell Organismo di Vigilanza c. Diffusione, comunicazione, formazione ed aggiornamento del Codice d. Attuazione e controllo dei principi e. Sistema disciplinare

3 PREMESSA Ruffino e Tenimenti Ruffino nel corso degli anni hanno costruito il loro successo e la loro reputazione grazie a prodotti di alta qualità ed ottimi risultati finanziari ma hanno anche saputo costruire la loro immagine pubblica e la loro reputazione sociale che è necessario salvaguardare e promuovere sempre di più nell attuale contesto economico. In questo senso le due Società hanno deciso di adottare un Codice di Condotta Aziendale e di Etica che, fatte salve le necessarie specificità locali, è in linea con le norme etiche e di condotta aziendale già emanate e diffuse dal Gruppo Constellation Brands, Inc. Le regole contenute nel presente documento hanno come presupposto il rispetto di ogni norma di legge e l adozione di una condotta eticamente corretta ed equa da parte di tutti i soggetti aziendali destinatari e di tutti coloro che, a qualsiasi titolo, operano per le Società, anche solo occasionalmente, anche in considerazione dei contenuti del D.Lgs. 231/2001 che ha introdotto nel nostro ordinamento giuridico un inedita forma di responsabilità di tipo penale in capo alla Società qualora vengano commessi reati nel suo interesse o a suo vantaggio. Il Decreto in particolare prevede che il Codice Etico, collocato all interno di un effettivo Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, possa assumere una forza di protezione a beneficio della Società stessa e un sistema sanzionatorio rigoroso contro le società condannate. I Consigli di Amministrazione di Ruffino e di Tenimenti Ruffino hanno dunque ritenuto opportuno introdurre un proprio Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo attraverso un piano di rivisitazione dei processi organizzativi interni, a partire dalle aree più esposte, e l individuazione di un Organismo di Vigilanza, con compiti di controllo e di monitoraggio, nonché adottando il presente Codice Etico, la cui osservanza è da considerarsi parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte da tutti i seguenti soggetti: amministratori, membri del collegio sindacale, dipendenti (dirigenti, impiegati, operai), collaboratori, consulenti, fornitori, partner commerciali, agenti e importatori. Il presente Codice Etico, in conclusione, si propone come un modello di riferimento per tutti coloro che operano per Ruffino e Tenimenti Ruffino, adeguando i propri comportamenti ai principi di lealtà e onestà già condivisi dalle Società 3

4 MISSION E VALORI MISSION DI RUFFINO E DI TENIMENTI RUFFINO Il nostro Core Business è quello di produrre e distribuire una gamma vincente di prodotti vinicoli di qualità e di coltivare le uve per le selezioni più esclusive e di prestigio che ci consenta di essere alfieri dell eccellenza vinicola italiana nel mondo. Puntiamo ad una costante e durevole creazione di valore per i nostri azionisti attraverso un rafforzamento mirato e costante del nostro marchio e delle nostre etichette principali, l eccellenza operativa ed i nostri risultati finanziari; Lavoriamo al fine di essere un giorno in grado di distinguerci come primo marchio di vino italiano distribuito nei mercati internazionali per fatturato; Continuiamo a sviluppare i nostri mercati chiave così come siamo determinati ad aprire nuovi mercati stabilendo stretti e duraturi legami con i nostri partner commerciali e con i nostri distributori; Vogliamo essere riconosciuti per la qualità dei nostri prodotti in ciascuno dei mercati in cui decideremo di competere. Vogliamo essere le Società più ammirate e più attraenti in cui lavorare nel nostro settore. VALORI AZIENDALI Valorizzare le persone La nostra risorsa più importante. Trattare il personale con rispetto e valorizzare le differenze. Noi valorizziamo le nostre persone. È grazie al personale che i nostri scopi ed i nostri obbiettivi vengono raggiunti, che la nostra strategia e la nostra visione vengono realizzate e che le nostre decisioni vengono messe in atto e portate a termine. Ciascuno è importante e viene valorizzato nell ambito di Ruffino e Tenimenti Ruffino. Affinché tale valore sia percepito realmente, ognuno di noi deve: Sforzarsi costantemente per costruire un ambiente di lavoro collaborativo; Trattare gli altri con rispetto e dignità; Apprezzare e gratificare il contributo degli altri; Realizzare e conservare un ambiente di lavoro sicuro e sano. Inoltre, l Azienda garantisce e riconosce la libertà di associazione ed il diritto alla contrattazione collettiva. Attenzione alla Qualità Fare la cosa giusta per il business. Mostrare velocità e qualità in ogni settore in cui operiamo e produciamo risultati. Diamo grande importanza alla qualità. Ogni bene che produciamo e vendiamo rispetta i più alti standard di realizzazione. Le nostre strutture organizzative consentono alle persone coinvolte nelle nostre attività di prendere le decisioni giuste più appropriate, che consentano di raggiungere un livello crescente di qualità e di sicurezza dei nostri prodotti. Per dimostrare la qualità dei nostri prodotti in ogni settore di attività dobbiamo: Applicare i più elevati standard di eccellenza ad ogni aspetto del nostro business; Migliorare continuamente i nostri sistemi e i nostri processi aziendali; Non permettere mai che le dimensioni delle nostre Società comportino una diminuzione di quella attenzione al dettaglio che conferisce ai nostri prodotti la migliore qualità possibile. 4

5 Spirito Imprenditoriale Pensare come un imprenditore. Avere un atteggiamento propositivo, aperto, flessibile ed innovativo nel nostro approccio al business e nell interazione con tutti. Incoraggiamo ciascuno a comportarsi come un imprenditore, pensando al futuro e mostrandosi flessibile, aperto ed innovativo nell approccio al business. In Ruffino e Tenimenti Ruffino, i dirigenti/ i responsabili sono messi in condizioni tali da poter assumere decisioni oculate a livello locale, senza essere ostacolati dalla burocrazia aziendale, attraverso: La promozione di un ambiente innovativo, ecosostenibile e personale; La predisposizione di piani di azione, delega e responsabilizzazione sui risultati per incoraggiare futuri successi; La riduzione della burocrazia e lo sforzo di semplificazione. Attenzione al cliente I marchi e le strategie idonee per incontrare i bisogni del cliente e del consumatore. Assicurare la comprensione del nostro business e prendere decisioni con conoscenza e condivisione delle circostanze e dei fatti. Valorizziamo quelle relazioni commerciali solide e di lungo termine che sono state fondamentali per il nostro successo. I nostri clienti sono soddisfatti di lavorare con noi alla crescita del nostro business, poiché: Siamo in grado di anticipare i loro bisogni e di soddisfarli; Siamo vicini a ciascuno dei nostri clienti e dei nostri mercati di interesse; Forniamo prodotti e servizi di qualità ai nostri clienti e ai consumatori in tutto il mondo. Integrità Parametri etici coerenti ed elevati in ogni attività svolta. Integrità da sempre significa essere onesti e trattare i propri famigliari, gli amici, gli impiegati, i partner commerciali ed i clienti con rispetto e dignità. La nostra organizzazione consente a molte persone di essere coinvolte in importanti processi decisionali e ciascuna di esse è chiamata a rispettare i nostri elevati standard di integrità. Al fine di conservare la nostra cultura e la nostra posizione, dobbiamo assicurare pienamente che tutte le decisioni, prese a qualsiasi livello, siano adottate con la massima onestà. Questo è cruciale per confermare il nostro successo. In tale ottica, l Azienda rispetta e condivide i contenuti (i) della Costituzione della Repubblica Italiana (ii) della Dichiarazione Universale dei Diritti della Persona nonché (iii) i trattati fondamentali dell Unione Europea. Pertanto vorremmo: Mantenere standard etici elevati con coerenza in ciascun aspetto del nostro business; Negoziare e concludere affari con correttezza ma senza compromettere la fermezza; Trattare ciascuno con equità e correttezza. 5

6 CODICE DI CONDOTTA AZIENDALE a. INFORMAZIONI SUL PRESENTE CODICE Questo Codice di Condotta Aziendale e di Etica (il Codice ) è stato preparato per aiutare a conformarsi ai requisiti etici e legali di Ruffino e di Tenimenti Ruffino (le Società ). Le disposizioni contenute in questo Codice incorporano o richiamano i regolamenti e le procedure che devono essere seguite da tutte i componenti di dette Società. Stante che le disposizioni e le procedure contenute in questo Codice non devono essere in conflitto con alcun specifico regolamento delle Società o con le disposizioni dei contratti collettivi di lavoro o con le obbligazioni delle Società in base ai rapporti di lavoro ed alle leggi comunque applicabili, tali regolamenti devono avere la precedenza rispetto alle previsioni di questo Codice. Il Codice ha portata generale e non può includere specificatamente tutte le questioni e le circostanze che possono emergere nel luogo di lavoro. Il fatto che talune condotte o circostanze non siano state trattate nel presente Codice non implica che alle stesse non si possano applicare altri standard etici o legali. Qualora si presentino questioni a cui il Codice non fornisce direttamente risposta, si prega di contattare il proprio Responsabile oppure l Ufficio Compliance. In aggiunta, si segnala che questo Codice non intende fornire consigli di carattere legale e che, di conseguenza, ogni questione legale dovrebbe essere rivolta all Ufficio Compliance o alla Direzione. In ogni caso, questo Codice contiene standard di compliance e procedure operative sufficientemente snelle che ne faciliteranno le operazioni di implementazione. Queste ultime sono state progettate per assicurare un azione pronta e decisa a fronte delle violazioni del Codice. Vi sarà richiesto di prenderne visione e confermare di avere letto e compreso quanto in esso e che rispettiate le disposizioni e le procedure descritte nel Codice. Appartiene alle regole di condotta aziendale comuni di Ruffino e Tenimenti Ruffino l adeguarsi alla lettera ed allo spirito delle disposizioni legislative regolanti le proprie attività e di condurre i propri affari nel rispetto dei migliori standard morali, professionali, legali ed etici. L osservanza della legge non significa solo seguire la lettera delle norme, ma anche condurre il proprio business in modo tale da far sì che Ruffino e Tenimenti Ruffino possano meritare e ricevere un riconoscimento come Società che osservano la legge e che pongono particolare attenzione alle proprie responsabilità in tutti i settori della convivenza civile. Ciascun soggetto destinatario del presente documento dovrebbe comportarsi in modo tale da assicurare che: I rapporti con i dipendenti, i clienti, i fornitori, i funzionari della Pubblica Amministrazione e con altri soggetti siano condotti con onestà, integrità e coerenza rispetto alle leggi applicabili, agli standard etici ed alle regole di condotta aziendale delle Società; Nessuna legge, disposizione e/o regolamento sia violato. Tutti i soggetti aziendali destinatari sono tenuti a riportare prontamente qualunque violazione, o sospetta violazione, delle disposizioni di questo Codice o di altro regolamento di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino all Organismo di Vigilanza. Le condotte tenute in violazione delle procedure e regole indicate nel presente codice di condotta costituiscono violazioni rilevanti e come tali comporteranno un procedimento disciplinare all esito del quale potranno essere erogate sanzioni, finanche, nei casi più gravi ed in conformità con le normative vigenti, a raggiungere il licenziamento, secondo il principio della gradualità e proporzionalità della sanzione in rapporto alla gravità dell infrazione. Ogni soggetto destinatario deve conoscere le leggi, le norme ed i regolamenti che incidono sulle sue mansioni e deve acquisire una conoscenza fattuale delle attività lecite ed illecite connesse al proprio lavoro. Ogni dubbio circa l opportunità ovvero la natura etica o legale di qualsiasi attività lavorativa deve essere diretta al proprio Responsabile o all Ufficio Compliance. 6

7 Rispondere dal vostro punto di vista alle domande che seguono potrebbe fornirvi le indicazioni di cui avete bisogno in particolari situazioni: Il mio comportamento è in linea con gli intenti e gli scopi del Codice, dei regolamenti e delle prassi delle Società? Sarei in grado di difendere il mio operato davanti ai miei superiori, ai miei colleghi e ad altri? Questo comportamento può essere in grado di compromettermi, se conosciuto dai miei superiori, dai miei colleghi, ovvero dai miei sottoposti? Questa azione può definirsi onesta sotto ogni aspetto? Questo comportamento può apparire inappropriato ad altri? Posso sentirmi a mio agio nell agire così ovvero questo comportamento viola il mio personale codice di condotta? Dovrei chiedere un consiglio prima di agire? Ciascun soggetto può riportare ogni violazione, o sospetta tale, all Organismo di Vigilanza della propria società mediante l utilizzo della posta elettronica all indirizzo La vostra segnalazione rimarrà del tutto confidenziale e sarà trattata nel massimo rispetto delle norme di tutela della privacy. b. LIMITAZIONE O ESTENSIONE DI GARANZIE RELATIVAMENTE AL RAPPORTO DI LAVORO Si sottolinea che questo Codice non intende presupporre impegni, accordi o intese che deroghino quanto previsto dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro e tanto meno intende formulare garanzie o promesse ulteriori rispetto a quanto previsto nello stesso. Le Società si riservano il diritto di variare le informazioni o l applicazione delle disposizioni descritte in questo Codice sempre ovviamente in conformità e nel pieno rispetto delle normative vigenti. c. STANDARD DI ETICA AZIENDALE E CONDOTTA LEGALE: ANTITRUST Molti Paesi hanno leggi antitrust emanate per assicurare un mercato libero e aperto. Ruffino e Tenimenti Ruffino traggono vantaggio da un mercato aperto, che consenta una forte competizione basata sulle caratteristiche dei suoi prodotti e servizi. Si ritiene fondamentale attenersi pienamente a tutte le leggi antitrust applicabili ed evitare linguaggi o comportamenti che potrebbero essere fraintesi come volti a suggerire un intento di monopolio del mercato o di ostacolo alla concorrenza, ovvero tali da suggerire che le Società hanno in corso accordi o intese con concorrenti o fornitori in grado di limitare la libera concorrenza. Le violazioni delle leggi antitrust possono comportare, a seconda della gravità, la risoluzione del rapporto di lavoro, nonché l applicazione di significative sanzioni pecuniarie ed anche di pene detentive. Diverse disposizioni internazionali e statali regolano i rapporti di una società con i clienti, i concorrenti ed i rivenditori. Dato che le disposizioni in materia di antitrust sono alquanto complesse, vi invitiamo a contattare l Ufficio Compliance nel caso in cui abbiate dubbi in merito ovvero siate a conoscenza di comportamenti che potrebbero avere una rilevanza sotto il profilo antitrust. È da considerarsi contrario alla legge e/o alle regole di condotta aziendale delle Società: Concludere accordi, formali o informali, con alcuno dei concorrenti di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino per fissare o stabilizzare i prezzi ai livelli esistenti ovvero a livelli superiori o inferiori; Concludere accordi, formali o informali, con alcuno dei concorrenti di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino per la spartizione di clienti, di territori geografici, di prodotti o di mercati; Concludere accordi, formali o informali, con alcuno dei concorrenti di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino, con i loro clienti o con altri compratori degli stessi prodotti o servizi per boicottare un concorrente, un fornitore o un cliente; Richiedere o forzare, implicitamente o esplicitamente, un rivenditore all ingrosso o al dettaglio a vendere i prodotti di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino a prezzi concordati; Scambiare con un concorrente di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino informazioni sui prezzi, piani di espansione, attività promozionali, sconti o altre informazioni competitive. Partecipare con altre società o enti ad offerte truccate o accordarsi segretamente in relazione a offerte o quotazioni, per qualunque prodotto o servizio acquistato o venduto da Ruffino e/o Tenimenti Ruffino; 7

8 Richiedere ai clienti di acquistare prodotti o servizi come condizione per l acquisto di altri prodotti o servizi ovvero richiedere ai clienti di acquistare solo da Ruffino e/o Tenimenti Ruffino; Interferire nei rapporti tra i rivenditori all ingrosso ed i loro clienti. d. CONTRATTAZIONE CORRETTA Le Società devono fare tutto quanto in loro potere per contrattare equamente con i propri clienti, fornitori, concorrenti e altri collaboratori. Nessuno deve trarre un vantaggio indebito dalle altrui manipolazioni, reticenze, abuso di informazioni privilegiate, travisamento di fatti materiali o altri comportamenti contrari alla correttezza. e. LE NORMATIVE AFFERENTI IL VINO, LE ALTRE BEVANDE ALCOLICHE O BENI ALIMENTARI PRODOTTI DALLE SOCIETÀ Per Ruffino e Tenimenti Ruffino la qualità del prodotto è di prioritaria importanza. Per eccellenza nella qualità si intende tanto la scrupolosa conformità del prodotto alle disposizioni di legge in materia alimentare quanto l attenzione alla ricerca di una caratteristica distintiva, non facilmente imitabile e connaturata al proprio stile. Le Società operano mediante articolati processi, protocolli e procedure che sanno seguire il proprio prodotto fin dalla sua origine e che, in tale spirito, devono intendersi valide anche per i nostri partner commerciali di filiera. Le Società richiedono ai propri dipendenti e collaboratori di attenersi scrupolosamente a tutte le normative locali, ai regolamenti ed alle norme che disciplinano la produzione industriale dei prodotti alimentari. La combinazione di un ampia regolamentazione a livello nazionale e di distinte leggi locali possono rendere difficoltoso il rispetto di tutte le relative norme, bensì uno degli obiettivi delle Società sia proprio quello di garantire che ogni dipendente e collaboratore vi si attenga senza eccezioni. La pubblicità, le promozioni ed i programmi di marketing hanno generalmente una legislazione che risulta molto spesso diversa da paese a paese e che cambia nel tempo. Risulta pertanto impossibile stilare una lista di tutte le leggi nazionali e dei regolamenti locali riguardanti tale materia. I dipendenti, tuttavia, sono tenuti ad essere pienamente informati riguardo alle leggi applicabili nel luogo in cui essi operano. In alcuni casi, una prassi commerciale generalmente vietata dalla legge internazionale potrebbe essere ammessa in un determinato stato, ovvero una prassi lecita in base alla normativa internazionale potrebbe essere considerata vietata secondo la legislazione di uno stato in cui ci si trovi ad operare. In tali casi, andrà applicata e osservata la legge più restrittiva tra quelle astrattamente applicabili. Le richieste da parte di soggetti concorrenti, le prassi aziendali, i comportamenti tenuti dai clienti o qualsiasi altro genere di pressioni non devono essere considerati come eccezioni alle regole di condotta aziendale delle Società con riferimento al vostro obbligo di condurre gli affari nel più rigoroso rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili. Il coinvolgimento della Società in pratiche commerciali che violano le leggi può dar luogo a sanzioni disciplinari, inclusa la risoluzione del contratto individuale di lavoro, secondo il principio della gradualità e proporzionalità della sanzione in rapporto alla gravità dell infrazione. Per ulteriori indicazioni e dettagli con riguardo alle pratiche commerciali lecite ed illecite, siete pregati di consultare l Ufficio Compliance. f. FINANZIAMENTO DI SOGGETTI PUBBLICI E/O POLITICI Ruffino e Tenimenti Ruffino vietano ai propri amministratori, dipendenti e collaboratori di: Dare o ricevere pagamenti illeciti in relazione ad elezioni nazionali o straniere; Effettuare donazioni o spese in nome o per conto di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino in relazione alle elezioni nazionali o internazionali, salvo che vengano effettuate nel pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili; Fornire informazioni false, incomplete o fuorvianti a enti governativi incaricati dell amministrazione e dell applicazione delle leggi sul finanziamento delle campagne elettorali; Usare fondi o altri beni di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino per effettuare finanziamenti di natura politica, di qualunque tipo e sotto qualunque forma, inclusa la prestazione di forme indirette di assistenza, ad esempio attraverso la fornitura di beni, servizi o materiali a candidati, partiti politici o comitati o mediante sponsorizzazione di soggetti collegati o riconducibili a partiti politici; e l acquisto 8

9 di biglietti per il finanziamento di eventi, ivi incluse cene o spazi pubblicitari in pubblicazioni politiche, salvo che vengano effettuate nel pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili. La scelta se partecipare personalmente alle attività politiche è individuale, ma le Società richiedono di tenere separate le attività politiche personali. g. RELAZIONI CON PUBBLICI UFFICIALI Ruffino e Tenimenti Ruffino tengono a che le relazioni con i funzionari pubblici sia nazionali che stranieri siano condotte con onestà e secondo rigorosi principi etici. È contrario alla legge e/o alle regole di condotta aziendale delle Società: Dare, o tentare di dare, tangenti o erogazioni liberali indebite ad un pubblico ufficiale; Accettare tangenti o indebite erogazioni liberali da un pubblico ufficiale; Fornire volontariamente informazioni inesatte, fuorvianti o fraudolente, in ogni forma, ad un pubblico ufficiale ovvero all amministrazione pubblica che costui rappresenta; Impegnarsi per conto di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino a compiere attività volte a influenzare i processi legislativi o l azione pubblica dei pubblici ufficiali, dei funzionari e rappresentanti governativi, a meno che tali comportamenti non siano in linea con le leggi applicabili. Attenzione e cura deve essere quindi posta nei rapporti con i soggetti sopra indicati, in particolare nelle operazioni relative a autorizzazioni, licenze, concessioni, richieste e/o gestione ed utilizzazione di finanziamenti comunque denominati di provenienza pubblica (nazionale, provinciale o comunitaria), rapporti con autorità di controllo o altre autorità indipendenti, enti previdenziali, enti addetti alla riscossione dei tributi, organi di procedure fallimentari, procedimenti civili, penali o amministrativi, ecc. A puro titolo di esempio non esaustivo, sono quindi censurate: False attestazioni per ottenere concessioni, licenze o autorizzazioni; False attestazioni per l ottenimento di contributi, finanziamenti e sovvenzioni; Omissioni di informazioni o documenti dovuti; Comportamenti fraudolenti atti ad influenzare positivamente il giudizio delle Autorità pubbliche; Dichiarazioni false o solo parzialmente veritiere agli Organi di Controllo e all Autorità Giudiziaria in sede di accessi, ispezioni, verifiche, interrogatori e processi. I dipendenti sono tenuti a riportare tempestivamente ai loro Responsabili oppure all Ufficio Compliance qualunque richiesta o sollecitazione di pagamento o di altra utilità effettuata dalle Società o che comunque coinvolgano queste ultime ed un qualsiasi pubblico ufficiale o suo rappresentante. h. CONSERVAZIONE E IMPIEGO APPROPRIATO DEI BENI AZIENDALI I locali, le attrezzature ed i beni di Ruffino e Tenimenti Ruffino possono essere utilizzati esclusivamente per lo svolgimento dell attività aziendale. È responsabilità di ciascuno proteggere i beni che gli sono stati affidati da furto, danneggiamento o uso improprio degli stessi. È vietato utilizzare i sistemi informativi in modo tale da interferire con la produttività propria o di altri o per accedere a siti Internet aventi contenuto in contrasto con i valori e principi del Gruppo. È vietato senza autorizzazione esportare o riprodurre in copia ogni informazione concernente l attività delle aziende che, come tale, costituisce asset delle Società, attraverso qualsiasi strumento e/o dispositivo, anche informatico. Tali usi sono da considerarsi appropriazione illegittima dei beni delle Società. i. UTILIZZO DEI SISTEMI INFORMATICI Rispetto all utilizzo dei sistemi informatici, così come definito dal Regolamento dei sistemi informativi, ogni dipendente (o collaboratore esterno che utilizza sistemi informatici di Ruffino e/o di Tenimenti Ruffino) è responsabile della sicurezza dei sistemi utilizzati ed è soggetto alle disposizioni normative in vigore e alle condizioni dei contratti di licenza. Salvo quanto previsto dalle leggi civili e penali, rientra nell uso improprio dei beni e delle risorse aziendali l utilizzo dei collegamenti in rete per fini diversi da quelli inerenti al rapporto di lavoro o per 9

10 inviare messaggi offensivi o che possano arrecare danno all immagine dell impresa. In particolare ogni dipendente o collaboratore non deve visitare / accedere a siti web che possono danneggiare le Società in qualunque modo. Ogni dipendente (o collaboratore esterno) è altresì tenuto a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di reati mediante l uso degli strumenti informatici. È a tal proposito vietato alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o telematico o intervenire illegalmente con qualsiasi modalità sui dati, informazioni e programmi in esso contenuti o ad esso pertinenti, al fine di conseguire un ingiusto profitto con altrui danno. Il divieto è rafforzato se ad essere danneggiato è lo Stato o un Ente pubblico. j. CONFLITTI DI INTERESSI E OPPORTUNITÀ AZIENDALI Si ha un conflitto di interessi quando un interesse individuale e privato interferisce in qualunque modo, ovvero sembra poter interferire, con gli interessi delle Società intese nel loro complesso. I conflitti di interessi possono sorgere ogni qualvolta si presenti un opportunità di profitto personale a margine delle normali retribuzioni relative ai rapporti di lavoro in essere con Ruffino e Tenimenti Ruffino. Ogni amministratore, sindaco, dipendente, collaboratore di Ruffino e Tenimenti Ruffino ha un dovere di lealtà e fedeltà verso la propria Società. Una situazione di conflitto può sorgere qualora vengano compiute azioni ovvero si abbiano interessi che possono rendere difficile lo stesso l espletamento delle proprie mansioni con oggettività ed efficacia nei riguardi della propria Società. (In questo senso, a puro titolo di esempio, possiamo evidenziare il possibile conflitto d interesse di chi riveste il ruolo di membro del Collegio Sindacale e allo stesso tempo esercita attività di consulenza fiscale per la stessa società). Conflitti di interessi possono sorgere inoltre qualora direttamente ovvero per il tramite di un membro della propria famiglia, si ricevano indebite utilità personali quale risultato della posizione rivestita all interno delle Società. La prestazione a tali soggetti di finanziamenti o di garanzie in relazione alle obbligazioni prestate presenta caratteristiche di particolare delicatezza e, in alcuni casi, può essere considerata illecita. Qualsiasi interesse personale o commerciale relativamente a qualunque operazione che coinvolga le Società e che sia in grado di influenzare l oggettiva e imparziale rappresentazione degli interessi delle Società stesse può essere considerato come un conflitto di interessi. Qualora sorgesse un conflitto di questo genere tra voi e le Società, sarete chiamati ad agire nell interesse delle Società ed a seguire le regole di condotta aziendale delle Società, ovvero, qualora le regole di condotta aziendale applicabili non prevedano tale situazione, a segnalare il possibile conflitto di interessi all Ufficio Compliance. In alternativa, tale conflitto potrà essere segnalato in via confidenziale all Organismo di Vigilanza di ciascuna Società, anche mediante l utilizzo della posta elettronica all indirizzo Agli Amministratori, ai Sindaci, ai dipendenti e ai collaboratori è fatto divieto di: (a) riservare a se stessi eventuali opportunità di guadagno, qualora le stesse siano state reperite attraverso l uso di proprietà, informazioni o posizioni delle Società; (b) usare proprietà, informazioni o posizioni delle Società al fine di trarne profitto per se stessi; e (c) assumere comportamenti in concorrenza con le Società. Fermo restando che ciò non intende proibire di intraprendere una relazione commerciale nel rispetto dei principi di correttezza con un soggetto che è anche fornitore o cliente delle Società o con il quale comunque le Società intrattengono rapporti d affari, siete tenuti, in ogni caso, a prestare attenzione a potenziali conflitti di interessi. Gli Amministratori, i Sindaci, i dipendenti e i collaboratori hanno il dovere di perseguire gli interessi delle Società quando se ne presenta l occasione. Considerando che sarebbe impossibile descrivere tutte le situazioni di potenziale o attuale conflitto, gli esempi che seguono di comportamenti vietati hanno valore di mere indicazioni. Salvo diversa esplicita previsione nelle applicabili regole di condotta aziendale societarie o nei regolamenti, ad ogni modo, i seguenti comportamenti sono da considerarsi vietati: Ricevere o sollecitare corrispettivi, regali, benefici, sconti, servizi, finanziamenti e ogni altra entità di valore uguale o superiore ad euro 150,00 (eccezion fatta per le normali consuetudini nei rapporti 10

11 d affari, es. una cena di lavoro, o per le relazioni commerciali svolte nel rispetto dei principi di correttezza come quelle genericamente accessibili al pubblico) da fornitori, clienti o altri soggetti con i quali le Società intrattengono rapporti commerciali fermo restando che tutte tali transazioni devono essere annotate su un apposito Registro Aziendale degli Omaggi. L Ufficio Compliance è disponibile per fornire indicazioni circa le relazioni commerciali svolte nel rispetto dei principi di correttezza e le normali e consuetudinarie cortesie nei rapporti d affari; Convertire, prendere a prestito o comunque usare per profitto personale beni delle Società, prodotti o servizi dei dipendenti delle Società; Usare i beni o i servizi delle Società per cause personali, politiche o religiose; Durante l orario di lavoro, tenere comportamenti non autorizzati o svolgere affari che non siano relativi a Ruffino e Tenimenti Ruffino; Coltivare un interesse materiale o un altro interesse finanziario in un ente che sia anche fornitore, cliente o concorrente delle Società. Quest ultima disposizione non si applica agli investimenti in titoli di società ad azionariato diffuso scambiati o venduti nel mercato non regolamentato, a meno che il giudizio dell investitore nell operazione che coinvolgono le Società non sia influenzato da ragioni che riguardano la dimensione dell investimento, l ammontare dell affare concluso con le Società o altri fattori. Come regola generale, un interesse complessivo del 2% o inferiore per ciascuna persona, membro della sua famiglia e individui o società associate si considera tollerabile; Svolgere un lavoro autonomo; ad esempio coinvolgendo gli affari delle Società o impegnando Ruffino e/o Tenimenti Ruffino in affari con una persona, una società o un ente nel quale si detiene un potere di controllo o un interesse significativo o nel quale un membro prossimo della famiglia o un parente detiene un potere di controllo o un interesse significativo, a meno che tali affari non siano svolti nel rispetto dei principi di correttezza; Rivelare o comunque abusare delle informazioni confidenziali riguardanti le Società, i suoi fornitori o i suoi clienti, ovvero di informazioni private ottenute con riguardo a terzi; Speculare o trattare in beni, articoli o prodotti venduti, acquistati o comunque in altri modi destinati a Ruffino e/o Tenimenti Ruffino; Stornare o tentare di stornare gli affari o la clientela di una persona fisica o giuridica allo scopo di vendere o fornire prodotti o servizi che in qualunque maniera possono risultare simili o in concorrenza con quelli venduti o forniti dalle Società; Appropriarsi, come utilità personali, di opportunità di affari alle quali Ruffino e Tenimenti Ruffino potrebbero ragionevolmente essere interessate, senza prima fare loro presente l esistenza di tale opportunità; Falsificare documenti delle Società o altra documentazione. Ruffino e Tenimenti Ruffino non intendono scoraggiare o limitare la vostra abilità nell intraprendere e nel coltivare attività e interessi esterni che non interferiscono con l espletamento dei vostri compiti. L interesse delle Società è limitato ai casi in cui vi sia un attuale o potenziale conflitto di interessi o un appropriazione delle opportunità delle Società stesse. Le Società non consentono ai propri dipendenti di svolgere lavori freelance ovvero di dedicarsi ad una seconda occupazione che potrebbe materialmente distogliere tempo o attenzioni da dedicare alle proprie mansioni ovvero che potrebbe influire negativamente sulla qualità del lavoro svolto, concorrere con le attività delle Società, implicare rapporti di sponsorizzazione o di supporto da parte delle Società a favore di impieghi o organizzazioni esterne o recare detrimento al buon nome delle Società. I dipendenti che svolgano un lavoro freelance o una seconda occupazione che non sia marginale e che non sia stata preventivamente formalmente autorizzata non dovranno utilizzare tempo, servizi, risorse o forniture provenienti dal loro impiego in Ruffino e/o Tenimenti Ruffino In caso di insorgenza di un conflitto o di un potenziale conflitto, i dipendenti dovranno segnalare tempestivamente e con precisione tutti gli elementi utili all Organismo di Vigilanza. k. INCHIESTE DELL AMMINISTRAZIONE PUBBLICA Ruffino e Tenimenti Ruffino si impegnano a relazionarsi in maniera equa, onesta ed integra nei confronti dell Amministrazione Pubblica e delle agenzie regolamentari con cui interagisce. Le Società ritengono importante che tutti i dipendenti cooperino pienamente con gli ispettori o pubblici ufficiali dell Amministrazione Pubblica nel corso delle inchieste pubbliche. In questo senso censurano ogni comportamento in contrasto con quanto definito nel presente Codice. 11

12 l. BENEFIT A FAVORE DEI DIPENDENTI I piani aziendali che prevedono benefit ai dipendenti di Ruffino e Tenimenti Ruffino sono predisposti per il solo beneficio dei dipendenti selezionati e dei loro beneficiari. È illegale e/o contrario alle regole di condotta aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino: Utilizzare i beni delle Società che sono ricompresi nei programmi di attribuzione di benefit ai dipendenti di Ruffino e Tenimenti Ruffino, in altri programmi di benefit e in piani di spesa agevolati, per generare un profitto per sé o per qualsiasi altro soggetto legato ai predetti piani; Presentare false o ingannevoli informazioni od occultare o non inviare deliberatamente informazioni rilevanti relative a qualsiasi richiesta di benefits inerente ai piani di attribuzione di benefits ai dipendenti; Offrire, richiedere o accettare somme di denaro o tangenti o altri doni da amministratori, funzionari, dipendenti o agenti di qualsiasi natura in connessione ai piani di attribuzione dei benefits ai dipendenti, tra i quali i soggetti che forniscono servizi per tali piani ; Falsificare, distorcere, omettere deliberatamente o non depositare informazioni che devono essere riferite all autorità pubblica o ai partecipanti e beneficiari con riferimento ai piani di attribuzione dei benefits ai dipendenti; Non rispettare le condizioni previste dai piani; Discriminare i partecipanti o i beneficiari dei predetti piani a causa dell esercizio o del mancato esercizio di un diritto derivante dai piani stessi. m. SALUTE E SICUREZZA DEI DIPENDENTI L obiettivo di Ruffino e di Tenimenti Ruffino è quello di realizzare e conservare un ambiente di lavoro sicuro e sano. A tal fine, le Società si impegnano costantemente per osservare ed implementare tutte le leggi/regolamenti, le regole e le prassi applicabili con riguardo alla sicurezza. La sicurezza sul lavoro è una responsabilità condivisa. Pertanto, Ruffino e Tenimenti Ruffino si aspettano che aiutiate ad assicurare la vostra stessa sicurezza e quella dei vostri colleghi, dei fornitori, dei clienti fissi, dei visitatori e della comunità. Dovrete seguire tutte le regole dettate con riferimento alla sicurezza ed agire con prudenza in tutte le attività lavorative. Al fine di favorire il mantenimento di un ambiente di lavoro sicuro, siete tenuti a segnalare tempestivamente qualunque informazione su eventuali condizioni di lavoro non sicure anche se non si è ancora verificato alcun danno al Responsabile e/o a correggere tali condizioni il prima possibile. Un lavoratore a rischio è un pericolo per tutti. Prestare attenzione a tutte le procedure di sicurezza è assolutamente essenziale, non solo per prevenire danni, ma anche per proteggere i materiali e l attrezzatura. Le condotte inappropriate o negligenti che provochino la creazione o il mantenimento di un ambiente di lavoro non sicuro possono comportare, a seconda della gravità, l applicazione di azioni disciplinari, ivi incluso il licenziamento da parte di Ruffino e Tenimenti Ruffino. Qualora un dipendente e/o un collaboratore sia vittima di un incidente o di un danno, anche lieve, tale circostanza dovrà essere immediatamente riferita al suo Responsabile. Tale comunicazione è utile per identificare i potenziali rischi, per conformarsi alle normative e per avviare le procedure di assicurazione e di risarcimento a favore del lavoratore. Nell effettuare operazioni autorizzate di manutenzione ovvero nell utilizzo utensili, attrezzature o veicoli delle Società, siete tenuti a seguire tutte le relative istruzioni sul funzionamento e a implementare tutti gli standard di sicurezza relativi alle operazioni per la messa in sicurezza dell attrezzatura. È proibito l utilizzo degli utensili, dell attrezzatura o dei veicoli a motore, se danneggiati. Le condotte inappropriate o negligenti che provochino danni alle attrezzature o alle proprietà delle Società o dei clienti possono condurre ad azioni disciplinari, tra cui anche il licenziamento da parte di Ruffino e Tenimenti Ruffino, a seconda della gravità della violazione. Nello svolgimento del rapporto di lavoro con Ruffino e Tenimenti Ruffino è richiesta una condotta professionale consona. Vi viene richiesto di rispettare i colleghi e coloro i quali svolgono insieme a voi le attività aziendali, nonché di astenervi da comportamenti che potrebbero essere percepiti come minacciosi, molesti, intimidatori o pericolosi per se stessi o per gli altri. Ruffino e Tenimenti Ruffino proibiscono azioni o minacce intimidatorie o violente (sia implicite che esplicite) poste in essere da qualsiasi dipendente, fornitore, persona di passaggio, agente o visitatore. Non è conforme alle regole di condotta aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino la detenzione, nei locali delle Società o durante l espletamento delle attività per conto delle stesse, di armi da fuoco, di esplosivo o di altre armi, da parte di alcun dipendente, fornitore, cliente fisso, agente o visitatore. Qualsiasi 12

13 minaccia o atto violento diretto contro un collega deve essere riportato immediatamente al proprio Responsabile o all Ufficio Compliance oppure, in via confidenziale, anche all Organismo di Vigilanza di ciascuna Società, mediante l utilizzo della posta elettronica all indirizzo n. QUESTIONI AMBIENTALI Stante la natura delle operazioni che svolge, Ruffino e Tenimenti Ruffino sono soggette ad un ampia varietà di leggi e di regolamenti pubblici riguardanti l ambiente Le regole di condotta aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino richiedono il rispetto delle norme e dei regolamenti ambientali. Fa parte dei nostri obiettivi essere considerati buone aziende con cui avere a che fare, svolgere le nostre attività preservando ed esaltando l ambiente, nonché migliorare la qualità della vita sia per noi sia per i nostri dipendenti sia per il pubblico. Le attività che possono dar luogo a profili di possibile inadempimento della normativa ambientale con riferimento agli impianti di Ruffino e Tenimenti Ruffino devono essere evitate. L inadempimento di tale normativa potrebbe causare un rischio significativo per la salute pubblica e per l ambiente e/o determinare responsabilità civili o amministrative per le Società ed i soggetti coinvolti. Appartiene alle regole di condotta aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino: Conformarsi integralmente con le previsioni poste a tutela dell ambiente da leggi, regolamenti ed autorizzazioni; Reagire prontamente o rimediare a qualsiasi rischio ambientale o sanitario di cui si viene a conoscenza o a situazioni di inadempimento per le quali Ruffino e Tenimenti Ruffino possano essere considerate responsabili; Conformarsi integralmente agli obblighi di comunicazione ambientale; Gestire, negoziare o smaltire adeguatamente i rifiuti pericolosi e/o regolamentati per i quali Ruffino e Tenimenti Ruffino sono responsabili e prevenire il rilascio di sostanze pericolose e/o regolamentate nell ambiente; Ottenere tutti i permessi ambientali necessari e/o i certificati di formazione professionale necessari per la costruzione, la modifica o l utilizzazione delle attrezzature, dei sistemi o dei processi produttivi. Compilare ed archiviare la documentazione necessaria e rendere disponibile alle autorità ambientali tutte le informazioni richieste; Richiedere ed ottenere le attestazioni necessarie presso le agenzie ambientali competenti. Il mancato adempimento ad uno qualsiasi dei suddetti obblighi rappresenterà una violazione delle regole di condotta aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino e potrebbe essere contraria alla legge. Il precedente elenco non è esaustivo e si richiede quindi di vigilare su qualsiasi circostanza o condizione che possa determinare la violazione di normative ambientali o possa comportare un rischio per la salute o l ambiente. Non dovrete causare o contribuire a determinare tali situazioni e siete tenuti a prendere tutte le misure idonee e riferire o, se necessario, prevenire e correggere tali circostanze nel momento in cui ne veniate a conoscenza. Nel caso in cui si presenti una qualsiasi di tali situazioni ed in caso abbiate il sospetto che siano state violate le leggi e i regolamenti ambientali, vi preghiamo di darne comunicazione il prima possibile al vostro Responsabile o all Ufficio Compliance o, in via confidenziale, anche all Organismo di Vigilanza mediante l utilizzo della posta elettronica all indirizzo ruffino.it, o. PARI OPPORTUNITÀ Ruffino e Tenimenti Ruffino si impegnano ad un piano costante di pari opportunità nell ambito lavorativo. Tutti hanno le medesime opportunità lavorative all interno di Ruffino e Tenimenti Ruffino, a prescindere dalla propria razza, colore, religione, età, sesso, sessualità, opinioni politiche, disabilità, stato di famiglia, Stato d origine, stato sociale, stato di reduce o militare o appartenenza a qualsiasi altro gruppo o categoria nel rispetto delle previsioni di legge o di normative contro la discriminazione applicabili a livello nazionale o locale. L obiettivo di tale regola di condotta aziendale di tali leggi mira ad assicurare che tutti gli individui siano trattati correttamente e rispettosamente durante tutto il loro rapporto di lavoro presso le Società. Si ritiene illegale e/o contrario alle regole di condotta aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino: 13

14 L inadempimento delle procedure di assunzione o di promozione del personale per motivi di razza, di colore, di sesso, di Stato d origine, di religione, d età, di disabilità o di altri status tutelati; Il trattamento discriminatorio nei confronti di un individuo con riferimento ai termini ed alle condizioni del suo rapporto di lavoro o nell attuazione di provvedimenti disciplinari o di licenziamento per motivi di razza, di colore, di sesso, di Stato d origine, di religione, d età, di disabilità o di altri status tutelati; Molestare qualsiasi individuo o permettere che subisca molestie a causa della razza, del colore, del sesso, dello Stato d origine, della religione, dell età, della disabilità o di altri status tutelati. La mancata cooperazione in maniera onesta e totale con riferimento alle inchieste avviate in seguito ad una qualsiasi denuncia connessa al rapporto di lavoro di un soggetto o alla richiesta di assunzione presso le Società; Le ritorsioni di qualsiasi genere contro un soggetto che denunci o intenda denunciare una violazione dei diritti in tema di pari opportunità in ambito lavorativo o che abbia partecipato in qualsiasi modo a un inchiesta, procedura o testimonianza riguardante la suddetta denuncia. p. RELAZIONI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE / PRATICHE DI CORRUZIONE ESTERA Ruffino e Tenimenti Ruffino richiedono una ferrea attuazione di tutte le normative riguardanti il divieto di pagamento in denaro o altre utilità a pubblici ufficiali. L obiettivo delle Società è di ottenere risultati economici positivi in virtù della qualità dei propri prodotti e servizi, non certamente tramite comportamenti aziendali illeciti, scorretti o di dubbia moralità. Si ritiene illegale e/o contrario alle regole di condotta aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino: Che si disponga, offra, prometta o autorizzi l esborso di somme di denaro, tangenti, erogazioni liberali o altri benefici illegali o immorali, a favore di pubblici ufficiali stranieri al fine di ottenere o conservare un attività aziendale; Che si riceva o accetti somme di denaro, tangenti, erogazioni liberali illegittime o altri benefici illegali o immorali; Che qualsiasi Dirigente, rappresentante delle vendite o consulente per conto di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino, disponga, offra, prometta o autorizzi somme di denaro, tangenti, erogazioni liberali o altri benefici illegali o immorali, a favore di pubblici ufficiali stranieri al fine di ottenere o conservare un attività aziendale o che riceva o accetti somme di denaro, tangenti, erogazioni liberali illegali o altri benefici illegali o immorali; Inserisca o permettere che siano inserite nei registri e nei libri di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino, annotazioni false, incorrette o artificiose, per qualsiasi motivo. Al fine di assicurare che i rappresentanti delle vendite o i consulenti non offrano e non ricevano somme di denaro o tangenti ai pubblici ufficiali, tutti gli accordi con costoro devono essere in forma scritta come previsto dalle prassi etiche aziendali e dagli standard legali e dai requisiti contabili. Qualsiasi remunerazione prevista dagli accordi in essere tra Ruffino e Tenimenti Ruffino e i pubblici ufficiali, rappresentanti delle vendite o consulenti deve essere specificamente commisurata alle attività svolte per conto delle Società. Tutti gli accordi con tali individui sono soggetti all approvazione dell Amministratore Delegato. q. PAGAMENTI INDEBITI E REDAZIONE DI SCRITTURE CONTABILI Ruffino e Tenimenti Ruffino proibiscono di disporre o mantenere registri aziendali indebiti, relazioni finanziarie o pagamenti indebiti. In aggiunta alle regole di condotta aziendale delle Società, esistono molteplici leggi che prevedono l applicazione nei confronti di Ruffino e Tenimenti Ruffino e dei soggetti coinvolti di sanzioni civili e penali a fronte della violazione degli obblighi suddetti. Le seguenti attività sono vietate: Utilizzare, sia direttamente sia indirettamente, qualsiasi fondo o altra attività di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino per scopi illegali o non autorizzati; Costituire o mantenere, a qualsiasi fine, un conto corrente nascosto o non registrato o altri fondi o beni di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino; Disporre o accettare somme di denaro, tangenti, erogazioni liberali o altri benefici illegali o immorali. Disporre o accettare qualsiasi annotazione falsa, ingannevole o artificiosa nei libri o registri di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino, a qualsiasi fine; 14

15 Accettare un pagamento per conto di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino con l intenzione o con la consapevolezza che una qualsiasi parte di tale pagamento sarà utilizzata per fini diversi da quelli indicati nella documentazione a supporto del pagamento; Utilizzare i fondi o le risorse di Ruffino e/o Tenimenti Ruffino per fini personali o non riconducibili alle Società senza idonea autorizzazione scritta. r. INSIDER TRADING Le azioni della società capogruppo di Ruffino e Tenimenti Ruffino - CBI - sono quotate. Non è possibile utilizzare informazioni di pertinenza di Ruffino o Tenimenti Ruffino che potrebbero in qualche modo avere una rilevanza nel business complessivo CBI e che sarebbero altrimenti non disponibili al pubblico al fine di acquistare o vendere azioni di CBI e non potete divulgare informazioni non pubbliche rilevanti ( informazioni rilevanti ) a membri del vostro nucleo familiare o ad altri individui per profitto personale o per qualsiasi altra ragione. s. IMPORTAZIONE ED ESPORTAZIONE DEI PRODOTTI Varie leggi regolano le interazioni tra Ruffino e Tenimenti Ruffino e Paesi stranieri e fa parte della regole di condotta aziendale adempiere in toto ai requisiti di legge. Fintantoché le Società importano ed esportano prodotti, è importante che vengano osservate le leggi e le normative relative a tali attività. Le leggi sull esportazione e sulla dogana possono essere spesso complesse. Le violazioni delle norme di alcuni ordinamenti, tra cui quello degli Stati Uniti d America, può comportare sanzioni economiche o penali sia per le Società sia per i soggetti coinvolti. Se non si è sicuri riguardo a quale licenza o autorizzazione debba essere ottenuta per l importazione o l esportazione dei prodotti, rivolgetevi al vostro Responsabile o all Ufficio Compliance. Di seguito sono riportati alcuni degli esempi di attività considerate illegali e/o contrarie alle regole di condotta aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino: Il mancato ottenimento delle autorizzazioni necessarie con riferimento alla spedizione dei prodotti nei Paesi stranieri. La mancata tenuta dei registri previsti dalle leggi e dai regolamenti riguardanti l esportazione e la dogana. t. INFORMAZIONI CONFIDENZIALI E RISERVATE Per informazioni riservate si intendono quelle riguardo alle quali Ruffino e Tenimenti Ruffino godono di un diritto preordinato. Tali informazioni possono essere o meno confidenziali. Un libro pubblicato costituisce un esempio di tale tipo d informazione. Un segreto commerciale è un informazione confidenziale e sulla quale Ruffino e Tenimenti Ruffino godono di un diritto preordinato. Le informazioni confidenziali includono i segreti commerciali e qualsiasi altra informazione che Ruffino e Tenimenti Ruffino non intendono divulgare a terzi salvo apposita autorizzazione. Qualsiasi informazione inerente Ruffino e Tenimenti Ruffino o i suoi clienti o fornitori può essere un informazione confidenziale. I segreti commerciali aventi valore economico, le informazioni riservate e le informazioni confidenziali sono create nell ambito delle attività di Ruffino e Tenimenti Ruffino Tali informazioni rappresentano una componente importante di Ruffino e Tenimenti Ruffino ed includono, tra le altre, dati finanziari, dati sulla distribuzione, dati sui fornitori, dati sulle operazioni, dati sui piani strategici, dati sulle attività commerciali, formule e procedure relative alla produzione. Analogamente, i segreti commerciali, le informazioni riservate e le informazioni confidenziali di altri possono essere ricevute dalle Società. L inadempimento nel proteggere adeguatamente tali informazioni aventi valore economico è considerato come un danno non minore rispetto a quello riguardante l utilizzo indebito delle componenti finanziarie di Ruffino e Tenimenti Ruffino. I dipendenti, i collaboratori, gli amministratori e i sindaci devono mantenere la riservatezza delle informazioni acquisite dalle Società o dai loro clienti, salvo che la divulgazione sia autorizzata o ordinata per vie legali. Le informazioni confidenziali includono tutte le informazioni non note che potrebbero essere utilizzate dai concorrenti o danneggiare le Società o i loro clienti, qualora fossero rese note. Le Società hanno stabilito le seguenti regole di condotta aziendale per la gestione e per la protezione delle informazioni confidenziali sia di Ruffino e Tenimenti Ruffino sia di coloro che forniscono tali informazioni alle Società: 15

16 Ogni dipendente / collaboratore è tenuto ad informare il proprio Responsabile qualora sia in possesso di informazioni appartenenti ad ex datori di lavori o se gravano obblighi verso terzi che potrebbero limitare la propria capacità di svolgere le proprie funzioni; Non è possibile divulgare alcuna delle informazioni riservate a terzi, ivi incluse (senza limitazione alcuna) le informazioni appartenenti ad ex datori di lavoro, nello svolgimento del vostro incarico presso le Società; Le informazioni confidenziali di Ruffino e Tenimenti Ruffino devono essere archiviate in maniera sicura; Non si devono divulgare informazioni confidenziali a terzi senza il previo consenso del proprio Responsabile e dell Ufficio Compliance; Le informazioni confidenziali di Ruffino e Tenimenti Ruffino non devono essere divulgate a colleghi senza il previo consenso del proprio Responsabile e dell Ufficio Compliance, salvo che tale altro collega debba conoscere l informazione al fine di espletare le proprie funzioni e comunque con l obbligo di mantenerla confidenziale; I dipendenti riceveranno informazioni confidenziali da terzi solo se previamente autorizzato; Con i terzi dovrà essere sottoscritto un accordo di riservatezza, prima che alcun dipendente e/o collaboratore accetti di divulgare o ricevere informazioni confidenziali. u. MOLESTIE SESSUALI La creazione di un ambiente lavorativo ostile mediante molestie sessuali è proibita in ogni luogo nell ambito delle Società. Ruffino e Tenimenti Ruffino si impegnano a mantenere un ambiente di lavoro professionale libero da comportamenti inappropriati ed irrispettosi e da comunicazioni di natura sessuale. Definizione di molestie sessuali Il termine molestie sessuali si riferisce a commenti verbali deliberati o ripetuti non richiesti, gesti o contatti fisici di natura sessuale, inclusi approcci sessuali inopportuni, richieste di favori sessuali o altre condotte fisiche di natura sessuale, quando: L adozione di tale condotta diviene, esplicitamente o implicitamente, termine o condizione del rapporto lavorativo; L adozione o il respingimento di tale condotta da parte di un individuo è utilizzata quale base per decisioni lavorative che interessano il lavoro di tale individuo, gli stipendi, la carriera o il benessere economico; Tale condotta ha lo scopo o l effetto di interferire senza ragione con la performance lavorativa o di creare un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o offensivo. I seguenti sono tre esempi di molestie sessuali: Verbale Allusioni sessuali esplicite ed inopportune, commenti allusivi, scherzi di natura sessuale, proposte o minacce sessuali. Non verbale Allusioni o suoni sessuali inopportuni, commenti grafici osceni, rappresentazioni o oggetti sessualmente allusivi, sguardi maliziosi, fischi o gesti osceni. Fisica Qualsiasi contatto volontario ed inopportuno, pizzicotto o contatto fisico e effettivo o tentata violenza sessuale o assalto. Ogni Esponente Aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino è tenuto ad assistere le Società nella prevenzione e nell eliminazione di molestie sessuali mediante: Una valutazione dei propri comportamenti sul lavoro; L adeguamento alle regole di condotta aziendale delle Società contro le molestie sessuali; L identificazione e l attuazione di azioni individuali per fermare comportamenti inappropriati tramite la comunicazione diretta o indiretta con la(e) persona(e) i cui comportamenti risultano offensivi o con il Responsabile di tale individuo o l Ufficio Compliance; Portare la questione all attenzione dei soggetti incaricati ai sensi delle regole di condotta aziendale e delle procedure aziendali applicabili. Qualsiasi soggetto che crede di aver subito una molestia sessuale, o che è venuto a conoscenza di una effettiva o ipotetica molestia sessuale contro un altro, deve immediatamente riferire di tale comportamento al proprio Responsabile diretto o all Ufficio Compliance ai sensi delle regole di condotta aziendale e delle procedure aziendali applicabili. 16

17 Tutti le segnalazioni dovranno essere gestiti tempestivamente, e dovranno essere mantenuti confidenziali compatibilmente con l indagine disposta da Ruffino e/o Tenimenti Ruffino sulla segnalazione. Sono vietate a chiunque qualunque tipo di ritorsione contro colui/colei che segnala o che è in procinto di segnalare o che ha partecipato in qualsiasi maniera nell indagine, nella procedura o nella testimonianza inerente l indagine. Se un indagine rivela che una segnalazione risulta valida, deve essere garantita una rapida assistenza e l adozione di azioni disciplinari volte a fermare senza indugio la molestia sessuale e di misure atte a prevenire la relativa ricorrenza, fino a prevedere il licenziamento. v. USO DI SOSTANZE STUPEFACENTI E ABUSO DI SOSTANZE LECITE CHE POSSANO ALTERARE LO SVOLGIMENTO DEL PROPRIO LAVORO. - POSSESSO DI SOSTANZE STUPEFACENTI NEI LUOGHI DI LAVORO Ruffino e Tenimenti Ruffino si impegnano a creare e mantenere un ambiente di lavoro libero dall utilizzo illegale o inappropriato di sostanze. Per oggetti e sostanze stupefacenti si intendono: Qualsiasi sostanza illegale o sostanza controllata, inclusi gli inalanti; Qualsiasi sostanza il cui uso o abuso possa alterare la mente. Si considerano contrari alla legge e/o alle regole di condotta aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino i comportamenti dei dipendenti e collaboratori destinati a: Utilizzare, possedere, vendere, trasportare o distribuire sostanze illegali all interno degli ambienti di lavoro e della Società; Svolgere l attività lavorativa o presentarsi al lavoro sotto l effetto di qualsiasi sostanza illegale o mentre tale sostanza circola nel proprio sistema durante la giornata lavorativa, sia negli ambienti di lavoro delle Società che all esterno se durante il servizio; Svolgere l attività lavorativa o presentarsi al lavoro a seguito di abuso di sostanze anche legali ma che alterino le capacità cognitive o mentre tali effetti siano ancora presenti nel proprio sistema durante la giornata lavorativa, sia negli ambienti di lavoro che all esterno se durante il servizio. L inadempimento delle regole di condotta aziendale riguardante l uso, il possesso o l abuso delle sostanze di cui sopra nell ambito dello svolgimento del proprio lavoro o nei luoghi di lavoro, determina azioni disciplinari che possono arrivare anche al licenziamento. I dipendenti e i collaboratori devono consultare la normativa aziendale applicabile. w. RESPONSABILITÀ INDIVIDUALE E TUTELA DELLE PERSONE CONTRO EVENTUALI RITORSIONI Il successo di Ruffino e Tenimenti Ruffino dipende dalla cooperazione nelle relazioni lavorative e dalla responsabilità collettiva per la direzione e il risultato degli sforzi aziendali. In linea con tale convinzione siete invitati a riferire all amministrazione le circostanze inappropriate e/o non professionali che si verificano all interno dell ambiente lavorativo. La presunta violazione di qualsiasi normativa di questo Codice deve essere riferita tempestivamente all Organismo di Vigilanza della propria Società mediante l utilizzo della posta elettronica all indirizzo Ruffino e Tenimenti Ruffino proteggono quei dipendenti che, in buona fede, riferiscono delle violazioni di legge, delle condizioni o delle pratiche compromettenti gli interessi delle Società e dei dipendenti da azioni di ritorsione come risposta alle proprie rivelazioni. Coloro che attuano comportamenti ritorsivi di qualsiasi genere saranno sanzionati ai sensi delle regole di condotta aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino. x. RUOLO DEI DIPENDENTI NELLA CORRETTA E COMPLETA INTRODUZIONE ED ADOZIONE DEL CODICE ETICO Appartiene alle regole di condotta aziendale delle Società condurre le proprie attività in maniera etica e responsabile, conformandosi alle normative pubbliche di ogni ordinamento nel quale opera e nel quale conduce le attività. In funzione del proprio ruolo (amministratore, sindaco, dirigente, impiegato, operaio, collaboratore) in Ruffino e Tenimenti Ruffino, ciascuno di noi avrà la responsabilità di assicurare il buon funzionamento del Codice Etico e di Condotta Aziendale. 17

18 Dovremo quindi essere parte attiva e diligente di tutto questo attuando quanto segue: Leggere attentamente il presente Codice e familiarizzare con i suoi standard, in particolare quelli riguardanti il vostro impiego presso Ruffino e Tenimenti Ruffino; Partecipare a tutte le riunioni del personale ove si discutono questioni etiche e legali. Partecipare a tutti i corsi di formazione ove si discutono temi etici e legali; Riferire qualsiasi sospetto di condotte inappropriate, frodi o sprechi di beni delle Società, o qualsiasi altra violazione delle normative aziendali (incluso il presente Codice) alla dirigenza o, se preferite, all Ufficio Compliance. Se, per qualsiasi ragione, vi doveste sentire a disagio nell ottemperare alle suggerite raccomandazioni di segnalazione, potrete contattare l Organismo di Vigilanza della propria Società mediante l utilizzo della posta elettronica all indirizzo Le regole di condotta aziendale delle Società vietano ogni forma di ritorsione contro i dipendenti che, comportandosi in buona fede, rendono note informazioni o sollevano questioni circa possibili violazioni di legge o delle regole di condotta aziendale aziendali; Rivedere le procedure specifiche che si applicano al proprio settore lavorativo; Rivedere e studiare gli aggiornamenti periodici che Ruffino e Tenimenti Ruffino fanno circolare con riferimento a questo documento o alle procedure / protocolli inerenti; Riferire di qualsiasi violazione di legge o di regole di condotta aziendale di Ruffino e Tenimenti Ruffino al vostro Responsabile o all Ufficio Compliance; Se avete dubbi circa la comprensione dei requisiti del Codice di Condotta o qualsiasi altra prescrizione contenuta nel presente Codice, o riguardo alla gestione di determinate situazioni non previste dalle attuali regole di condotta aziendale a voi fornite; rivolgetevi al vostro Responsabile o all Ufficio Compliance ovvero in via confidenziale all Organismo di Vigilanza della propria Società mediante l utilizzo della posta elettronica all indirizzo e Il raggiungimento dei nostri obiettivi non sarebbe possibile senza un attiva cooperazione ed assistenza da parte del personale di Ruffino e di Tenimenti Ruffino. Apprezziamo gli sforzi di tutti voi nel seguire queste fondamentali regole di condotta al fine di assicurare il nostro successo collettivo. 18

19 INDICAZIONE DELLE MODALITÀ DI ATTUAZIONE E CONTROLLO a. SOGGETTI DESTINATARI ED AMBITO DI APPLICAZIONE DEL CODICE Le norme contenute all interno del codice si applicano senza alcuna eccezione: Agli amministratori, ai sindaci; Ai dipendenti (dirigenti, impiegati, operai); Ad ogni altro soggetto, privato o pubblico, che direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaura, a qualsiasi titolo, rapporti e relazioni di collaborazione (per es. professionisti, ) od opera nell interesse della Società. Detti soggetti verranno di seguito nel documento definiti come Destinatari. I Destinatari delle disposizioni del presente Codice, nel già dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, adegueranno le proprie azioni ed i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi ed agli impegni previsti dal Codice. b. ISTITUZIONE DELL ORGANISMO DI VIGILANZA L Organismo di Vigilanza è un organo dotato di indipendenza, di piena autonomia di azione e di controllo la cui attività è caratterizzata da professionalità ed imparzialità. È presente sia in Ruffino che in Tenimenti Ruffino in una posizione apicale all interno della gerarchia aziendale ed in rapporto diretto con il Consiglio di Amministrazione al quale riferisce di eventuali violazioni del presente Codice ed è dotato di una continuità di azione elevata. All Organismo di Vigilanza viene garantita una adeguata autonomia finanziaria tramite l attribuzione di risorse da parte della azienda e non sono assegnate funzioni di tipo operativo al fine di garantirne la maggiore obiettività di azione possibile. I recapiti dell OdV sono comunicati ai Destinatari del presente codice. c. DIFFUSIONE, COMUNICAZIONE, FORMAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL CODICE Ruffino e Tenimenti Ruffino provvederanno a: Consegnare ad ogni nuovo assunto il codice etico illustrandone le finalità; Assicurare la diffusione del presente Codice presso tutto il personale dipendente e presso tutti i collaboratori esterni inserendo una nota informativa dell adozione in tutti i contratti; Predisporre e realizzare un piano di formazione specifico e differenziato per ruoli aziendali, volto a divulgare i principi e le norme etiche su cui si basa l intera attività della Società; Mettere a disposizione di ogni interessato gli strumenti necessari al chiarimento circa l attuazione delle norme contenute nel Codice, mediante la possibilità di rivolgersi al proprio Superiore, ufficio Compliance, OdV; Aggiornare tempestivamente il contenuto del Codice al fine di adeguarlo alle evoluzioni normative eventualmente rilevanti, dandone diffusione come sopra specificato. Tutti i soggetti interessati devono confermare formalmente e per iscritto di aver ricevuto il Codice Etico, di essere a conoscenza delle disposizioni e di accettarne i contenuti. d. ATTUAZIONE E CONTROLLO DEI PRINCIPI Ruffino e Tenimenti Ruffino provvedono a compiere adeguate verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione delle norme del Codice, attraverso i rispettivo OdV. Lo stesso vigila comunque costantemente sul rispetto dei principi definiti nel presente documento. 19

20 e. SISTEMA DISCIPLINARE L osservanza delle norme del presente Codice deve considerarsi parte integrante ed essenziale degli obblighi facenti capo ai dipendenti in virtù del rapporto di lavoro in essere. La violazione delle norme del Codice costituisce inadempimento ai predetti obblighi e, in quanto tale, ha rilievo disciplinare e potrà dar corso ad una procedura disciplinare nei confronti dei responsabili, applicando le seguenti sanzioni disciplinari seguendo il criterio della proporzionalità così come meglio definito nei CCNL di riferimento: Rimprovero verbale; Rimprovero scritto; Multa (consiste in una trattenuta dalla retribuzione netta di un importo non superiore al valore massimo previsto dal CCNL applicabile); Sospensione (può variare dal minimo al massimo dei giorni di lavoro non retribuiti secondo quanto previsto dal CCNL applicabile). Il periodo della sospensione è deciso discrezionalmente dalla società e può anche essere frazionato nella sua applicazione; Licenziamento. Pertanto, a tutti i sensi di legge e di contratto, le norme del Codice Etico, è messo a disposizione dei lavoratori mediante affissione in un luogo accessibile a tutti. L osservanza delle norme del presente Codice deve inoltre considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori e/o dai soggetti aventi relazioni d affari con la Società. La violazione delle norme del Codice Etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto e/o dell incarico e potrà comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti. In caso di violazione delle disposizioni previste dal presente Codice etico, si provvederà ad applicare nei confronti dei dirigenti le misure più idonee in conformità a quanto previsto dal CCNL applicabile ai dirigenti. Inoltre, in caso di violazione del Codice Etico: Da parte degli Amministratori della Società, l Organismo di Vigilanza informerà il Collegio dei Sindaci che provvederà ad assumere le opportune iniziative quali la convocazione dell Assemblea dei Soci; Da parte dei Sindaci, l Organismo di Vigilanza informerà, per tramite del Consiglio di Amministrazione, l Assemblea dei Soci la quale prenderà gli opportuni provvedimenti in merito, come ad esempio la convocazione di un assemblea straordinaria dei soci al fine di definire le misure più idonee da adottare; Posto in essere dai Collaboratori esterni in contrasto con le linee di condotta indicate dal Codice Etico, determinerà la risoluzione del rapporto contrattuale, fatta salva l eventuale richiesta di risarcimento qualora da tale comportamento derivino danni concreti alla Società. Nei documenti contrattuali per i collaboratori esterni e comunque per i fornitori sono definite clausole risolutive a tale riguardo. Potranno altresì essere soggetti ad una procedura disciplinare tutti coloro che effettuino un uso improprio delle segnalazioni. In particolare, potranno essere passibili di procedura disciplinare coloro che effettuino denunce contenenti informazioni false e/o infondate ed effettuate con scopo ritorsivo, vessatorio e/o malizioso nei confronti del presunto autore dell atto denunciato, e/o effettuate con il fine di danneggiarne l immagine. 20

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