1. Introduzione Il Controllo interno

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3 1. Introduzione Principi generali Im pa r z i a l i t à On e s t à Co r r e t t e z z a in c a s o d i p o t e n z i a l i c o n f l i t t i d i i n t e r e s s e Co r r e t t e z z a nelle o p e r a z i o n i e nelle t r a n s a z i on i Ri s e r vat e z z a Va l o r e delle r is o r s e u m a n e Eq u it à d e l l a u t o r it à In t e g r it à della p e r s o n a Tr a s pa r e n z a e c o m p l e t e z z a d e l l in f o r m a z i on e Diligenza e a c c u r at e z z a n e l l e s e c u z i on e d e i c o m p it i e d e i c o n t r at t i Il Controllo interno Criteri di condotta generali Se l e z i o n e d e l p e r s o n a l e Co s t i t u z i o n e d e l r a p p o r to d i l av o r o Ge s t i o n e d e l p e r s o n a l e Si cu r e z z a e s a l u t e Us o/a b u s o d i a l c o l, s o s ta n z e s t u p e fa c e n t i, p s i c o t r o p e e t o s s i c ot r o p e Tu t e l a della p r iva c y In t e g r it à e t u t e l a della p e r s o n a Do v e r i d e i c o l l a b o r at o r i Tr at ta m e n t o in t e r n o delle in f o r m a z i on i r is e r vat e Co n f l i t to d i i n t e r e s s i Ut i l i z z o d e i b e n i a z i e n d a l i In t e r e s s i d e g l i a m m in is t r at o r i Criteri di condotta nella conduzione degli affari No r m e g e n e r a l i Re g a l i, o m a g g i e b e n e f i c i Re l a z i o n i c o n i f o r n it o r i Ra p p o r t i c o n le i s t i t u z i o n i Am b i e n t e Ra p p o r t i e c o n o m i c i c o n pa rt i t i e o r g a n iz z a z i on i s in d a c a l i So v v e n z i o n i e f in a n z ia m e n t i Ma s s m e d ia Modalità di attuazione Co m p it i d e l l Or g a n is m o d i Vigilanza in m at e r ia d i at t u a z i o n e e c o n t r o l l o d e l Co d i ce Et i c o Co m u n i ca z i on e e f o r m a z i on e Co n f l i t to c o n il Co d i ce Et i c o Va r ia z i on i e d in t e g r a z i on i d e l Co d i ce Et i c o Sanzioni Il Vostro impegno personale Allegato 1: Domande e risposte: alcuni esempi di gestione di situazioni aziendali critiche

4 1. introduzione Il presente documento, denominato Codice Etico e di Condotta (di seguito, anche Codice Etico o semplicemente Codice ), esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività aziendali assunti dai collaboratori del Gruppo Comer, siano essi amministratori o dipendenti in ogni senso e da tutti coloro che rivestono, anche di fatto, funzioni di rappresentanza, amministrazione, direzione, gestione o controllo della Società o di sue unità organizzative autonome. Quanto ai collaboratori e ai consulenti che prestano la propria attività a favore del Gruppo, nonché agli altri soggetti terzi, la sottoscrizione del presente Codice, ovvero di un estratto di esso, o, comunque, l adesione alle disposizioni e ai principi in esso previsti rappresentano una condicio sine qua non della stipulazione di contratti di qualsiasi natura fra il Gruppo Comer e tali soggetti. Le disposizioni così sottoscritte o, in ogni caso, approvate anche per fatti concludenti, costituiscono parte integrante dei contratti stessi. Si precisa che il presente Codice è stato predisposto anche ai sensi e per gli effetti di cui al D.Lgs. 231/2001 ed insieme al Modello organizzativo predisposto in ottemperanza alla sopraccitata legge, è stato adottato dal Consiglio di Amministrazione con delibera del 19 dicembre La Missione la visione Noi creiamo valore per i clienti e crescita continua e profittevole per l azienda con prodotti innovativi, tecnologia avanzata e una diffusa presenza nel mondo. Valorizziamo le nostre persone, sviluppiamo nuovi talenti per essere eccellenti e leader nel mercato globale. Partecipiamo alla crescita del mercato globale trasformando i nostri prodotti e la nostra organizzazione. Contribuiamo a costruire un mondo migliore con il nostro impegno per l ambiente e lo sviluppo compatibile. Un approccio cooperativo verso gli stakeholders Il Gruppo Comer aspira a mantenere e sviluppare il rapporto di fiducia con i suoi stakeholders, vale a dire con quelle categorie di individui, gruppi o istituzioni il cui apporto è richiesto per realizzare la nostra missione o che hanno comunque un interesse in gioco nel suo perseguimento. Sono stakeholders coloro che compiono investimenti connessi alle attività di Comer Industries in primo luogo gli azio- 2

5 nisti e, quindi, i collaboratori, i clienti, i fornitori e i partner d affari. In senso allargato sono inoltre stakeholders tutti quei singoli o gruppi, nonché le organizzazioni e istituzioni che li rappresentano, i cui interessi sono influenzati dagli effetti diretti e indiretti delle attività di Comer Industries. Comportamenti non etici Nella condotta degli affari i comportamenti non etici compromettono il rapporto di fiducia tra il Gruppo Comer e i suoi stakeholders. Non sono etici, e favoriscono l assunzione di atteggiamenti ostili nei confronti dell impresa, i comportamenti di chiunque, singolo o organizzazione, cerchi di appropriarsi dei benefici della collaborazione altrui, sfruttando posizioni di forza. Il valore della reputazione e dei doveri fiduciari La buona reputazione è una risorsa immateriale essenziale. La buona reputazione all esterno favorisce il reperimento di fonti finanziarie, la fedeltà dei clienti, l attrazione delle migliori risorse umane, la serenità dei fornitori, l affidabilità verso i creditori. All interno, essa contribuisce a prendere e attuare le decisioni senza frizioni, e ad organizzare il lavoro senza controlli burocratici ed esercizi eccessivi dell autorità. Dato che il Codice Etico chiarisce i particolari doveri del Gruppo Comer nei confronti degli stakeholders (doveri fiduciari), si propone la sua effettiva osservanza come termine di paragone in base al quale giudicare la nostra reputazione Validità e applicazione del Codice Il Codice Etico si applica al Gruppo Comer ed è conseguentemente vincolante per i comportamenti di tutti i suoi collaboratori, agenti e/o distributori. Pertanto, Comer Industries richiede a tutte le imprese collegate o partecipate e ai principali fornitori una condotta in linea con i principi generali del presente Codice. Il Codice Etico ha validità sia in Italia che all estero, pur in considerazione della diversità culturale, sociale e economica dei vari Paesi in cui il Gruppo Comer opera. 3

6 2. Principi generali 2.1 Imparzialità Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholders (la scelta dei clienti da servire, i rapporti con le banche finanziatrici, la gestione del personale o l organizzazione del lavoro, la selezione e la gestione dei fornitori, i rapporti con la comunità circostante e le istituzioni che la rappresentano), Comer Industries evita ogni discriminazione in base all età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose dei suoi interlocutori. 2.2 Onestà Nell ambito della loro attività professionale, i collaboratori di Comer Industries sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi e i regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui il Gruppo Comer opera, il Codice Etico e i regolamenti interni. In nessun caso il perseguimento dell interesse di Comer Industries può giustificare una condotta non onesta. 2.3 Correttezza in caso di potenziali conflitti di interesse Nella conduzione di qualsiasi attività devono sempre evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse. Con ciò si intende sia il caso in cui un collaboratore persegua un interesse diverso dalla missione di impresa e dal bilanciamento degli interessi degli stakeholders o si avvantaggi personalmente di opportunità d affari dell impresa, sia il caso in cui i rappresentanti dei clienti o dei fornitori, o delle istituzioni pubbliche, agiscano in contrasto con i doveri fiduciari legati alla loro posizione, nei loro rapporti con Comer Industries. 2.4 Correttezza nelle operazioni e nelle transazioni Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. Tutte le azioni e le operazioni del Gruppo Comer devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento. 2.5 Riservatezza Comer Industries assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione 4

7 e conformità alle norme giuridiche vigenti. Inoltre, i collaboratori di Comer Industries sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l esercizio della propria attività, come nel caso di insider trading. 2.6 Valore delle risorse umane I collaboratori di Comer Industries sono un fattore indispensabile per il suo successo. Per questo motivo, Comer Industries tutela e promuove il valore delle risorse umane allo scopo di migliorare ed accrescere il patrimonio e la competitività delle competenze possedute da ciascun collaboratore. 2.7 Equità dell autorità Nella sottoscrizione e gestione dei rapporti contrattuali che implicano l instaurarsi di relazioni gerarchiche -in special modo con i collaboratori- Comer Industries si impegna a fare in modo che l autorità sia esercitata con equità e correttezza, evitandone ogni abuso. In particolare, Comer Industries garantisce che l autorità non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità e autonomia del collaboratore, e che le scelte di organizzazione del lavoro salvaguardino il valore dei collaboratori. 2.8 Integrità della persona Comer Industries garantisce l integrità fisica e morale dei suoi collaboratori, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri e caratterizzati da un buon clima di collaborazione tra gli addetti. Perciò, non sono tollerate richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge e il Codice Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno. 2.9 Trasparenza e completezza dell informazione I collaboratori di Comer Industries sono tenuti a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, evitando che all uopo il manager debba riformulare/reiterare più volte la stessa richiesta, in modo tale che, nell impostare i rapporti con l azienda, gli stakeholders siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti. In particolare, nella formulazione di eventuali contratti, Comer Industries ha cura di specificare al contraente i comportamenti da tenere in tutte le circostanze previste, in modo chiaro e comprensibile. 5

8 2.10 Diligenza e accuratezza nell esecuzione dei compiti e dei contratti I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. Comer Industries si impegna a non sfruttare condizioni di ignoranza o di incapacità delle proprie controparti. 3. Il Controllo interno Tutti i destinatari del Codice sono chiamati a concorrere ad assicurare il miglior funzionamento del medesimo. E istituito inoltre presso Comer Industries Spa un Organo, dotato di autonomi poteri di iniziativa, con funzioni di vigilanza e controllo (di seguito Organismo di Vigilanza o OdV) in ordine al funzionamento, all efficacia, all adeguatezza ed all osservanza del Modello Organizzativo ex D.Lgs. 231/ 2001 nonché alla cura dell aggiornamento del medesimo. Tale Organismo ha tra i propri compiti anche quello di ricevere e valutare le segnalazioni in merito a comportamenti in contrasto con questo Codice Etico ed effettuare le investigazioni del caso, mantenendo la massima confidenzialità e riservatezza nel condurre le indagini. Vengono a tal fine creati dei canali di comunicazione dedicati, quali area dedicata alla Governance aziendale all interno del sito intranet alla sezione Chi siamo/codice etico, all interno del quale, si trova un modulo di segnalazione web ovvero un numero telefonico attivo dalle 9 alle 13 e dalle 14 alle 18 da lunedì a sabato, per riportare informazioni o notizie relative ad operazioni o processi sensibili non in linea con il Modello e/o il Codice Etico. Inoltre, è istituito all indirizzo organo.vigilanza231@comerindustries.com un canale di informazione diretto con l OdV per coloro che non abbiano accesso al sito intranet Il medesimo Organo di Vigilanza, nominato da Comer Industries Spa, verrà incaricato anche del controllo di conformità anche in Comer Industries Components Srl, società italiana soggetta a direzione e coordinamento di Comer Industries, mentre per le società estere, tenuto conto delle dimensioni e del rischio inerente individuato in capo alle stesse, la funzione viene attribuita direttamente ai direttori operativi e/o membri del Consiglio di Amministrazione che rispondono rispettivamente alle seguenti persone: B. Giudice per le filiali cinesi, V. Vanni per Comer Industries Uk Ltd., G. Spaggiari per Comer Industries Sarl e Comer Industries GmbH, A. Perry per Comer Industries Inc. I suddetti direttori operativi potranno avvalersi, nell espletamento dei propri compiti investigativi, qualora necessari, delle risorse allocate presso l analogo organismo della capogruppo. Ai fini di identificare e contenere i rischi aziendali, è stata inoltre istituita la funzione di Internal Auditing, incaricata di verificare, mediante il monitoraggio dei controlli eseguiti da 6

9 ogni società, l adeguatezza e la funzionalità del sistema di controllo interno, e di proporre al vertice aziendale l implementazione di un opportuno piano d azione al fine di mitigare l esposizione ai rischi aziendali rilevati in fase di auditing. Il responsabile dell Internal Auditing non dipende gerarchicamente da alcun responsabile di aree operative e riferisce regolarmente del proprio operato al Consiglio di Amministrazione e all Organismo di Vigilanza. Comer Industries al fine di promuovere e mantenere una cultura aziendale basata sul rispetto delle norme interne, incoraggia i dipendenti a sollevare problemi e questioni in merito all integrità morale. A tal fine Comer Industries garantisce un efficace struttura di difesa per consentire ai dipendenti di sollevare dubbi senza timori di ritorsione. 4. Criteri di condotta generali 4.1. Selezione del personale La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi e alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati. Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psico-attitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato. La Direzione Risorse Umane, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi, o forme di clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione (per esempio, evitando che il selezionatore sia legato da vincoli di parentela con il candidato), nonché conflitti di interesse come riportato al seguente paragrafo Comer Industries non stipula contratti di lavoro autonomo con dipendenti della società di revisione contabile in quel momento in carica. Comer Industries si impegna inoltre a non favorire in alcun modo candidati segnalati da soggetti terzi, ed in particolar modo facenti parte delle Pubbliche Amministrazioni, ovvero clienti della Società. In caso di segnalazioni di candidati ai responsabili di funzioni, ovvero ai dipendenti da parte di soggetti membri delle Pubbliche Amministrazioni, sarà data immediata comunicazione all Organismo di Vigilanza, il quale procederà agli accertamenti che riterrà opportuni Costituzione del rapporto di lavoro Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare. Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni collaboratore riceve accurate informazioni relative a: Codice Etico; caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere; 7

10 elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro; norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute associati all attività lavorativa. Tali informazioni sono presentate al collaboratore in modo che l accettazione dell incarico sia basata su un effettiva comprensione Gestione del personale I dirigenti e i responsabili delle funzioni aziendali hanno il compito di assicurare il rispetto delle pari opportunità anche nella gestione del rapporto di lavoro, nel mantenere i luoghi di lavoro privi di discriminazioni, assicurando trattamenti equi basati su criteri di merito ed indentificando e risolvendo tempestivamente qualsiasi problema al riguardo. Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro dei collaboratori richiedendo prestazioni coerenti con l esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro. Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni o favori personali ovvero qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice Sicurezza e salute Comer Industries si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi, del rispetto della normativa vigente, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori; inoltre opera per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori, nonché l interesse degli altri stakeholders. Obiettivo di Comer Industries è proteggere le risorse umane, patrimoniali e finanziarie della Società, ricercando costantemente le sinergie necessarie, non solo all interno della Società, ma anche con i fornitori, le imprese e i clienti coinvolti. A tal fine, Comer Industries realizza interventi di natura tecnica ed organizzativa attraverso: - una continua analisi del rischio e della criticità dei processi e delle risorse da proteggere; - un continuo miglioramento dell attività di prevenzione; - il tempestivo approntamento/aggiornamento delle misure e dei mezzi necessari; - l adozione delle migliori tecnologie; - il controllo e l aggiornamento delle metodologie di lavoro; - l apporto di interventi formativi e di comunicazione. Comer Industries, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa in materia di sicurezza applicabile, ai fini di cui sopra, ispira la sua condotta ai seguenti principi: - eliminazione dei rischi e, ove ciò non sia possibile, loro riduzione al minimo; - valutazione rischi che non possono essere evitati; - riduzione dei rischi alla fonte; 8

11 sostituzione di ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso; rispetto dei principi ergonomici nella concezione dei posti di lavoro e scelta delle attrezzature di lavoro e dei metodi di lavoro e di produzione, in particolare per attenuare il lavoro monotono e il lavoro ripetitivo e per ridurre gli effetti di questi lavori sulla salute; considerazione del grado di evoluzione della tecnica; programmazione della prevenzione, mirando ad un complesso coerente che integri nella medesima la tecnica, l organizzazione del lavoro, le condizioni di lavoro, le relazioni sociali e l influenza dei fattori dell ambiente di lavoro; priorità alle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale; istruzione adeguata dei lavoratori. Tali principi sono utilizzati dall impresa per prendere le misure necessarie per la protezione della sicurezza e salute dei lavoratori, comprese le attività di prevenzione dei rischi professionali, d informazione e formazione, nonché l approntamento di un organizzazione e dei mezzi necessari. Tutta l azienda, sia ai livelli apicali che a quelli operativi, in particolare quando devono essere prese delle decisioni o fatte delle scelte e, in seguito, quando le stesse devono essere attuate, si attiene a tali principi Uso/abuso di alcol, sostanze stupefacenti, psicotrope e tossicotrope Con il D. Lgs. 81/08 del nuovo T.U. sono state introdotte norme disciplinanti l uso delle sostanze alcoliche da parte dei dipendenti della società. La disposizione interessa i soggetti muniti di patenti B, C, D ed E, con particolare enfasi per coloro che utilizzano abitualmente automezzi aziendali. Ai sensi del Decreto, la tolleranza di livello alcolemico presente nel sangue è pari a 0 Mg; per questa ragione, i soggetti sopra citati sono tenuti ad astenersi dal consumo di bevande alcoliche. Ricordiamo che, secondo la legge, gli eventuali controlli svolti dal medico competente sono da effettuarsi su segnalazione del datore di lavoro, del lavoratore stesso o da qualsiasi altro soggetto che abbia contatto con il presunto, nel caso in cui si verifichino situazioni anomale. Inoltre, il Provvedimento 18 Settembre 2008, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 236 dell 8 Ottobre 2008, contiene le procedure applicative per l effettuazione dei controlli sui lavoratori per accertare l assenza di tossicodipendenza e assunzione di sostanze stupefacenti o psicotrope. Ogni dipendente si impegna ad astenersi dal consumo di suddette sostanze Tutela della privacy 9

12 La privacy del collaboratore è tutelata adottando standard che specificano le informazioni che l impresa richiede al collaboratore e le relative modalità di trattamento e conservazione. È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei collaboratori. Tali standard prevedono inoltre il divieto, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, di comunicare/diffondere i dati personali senza previo consenso dell interessato e stabiliscono le regole per il controllo, da parte di ciascun collaboratore, delle norme a protezione della privacy e trattamento dei dati ai sensi del D. Lgs. 196/ Integrità e tutela della persona Comer Industries si impegna a tutelare l integrità morale dei collaboratori, garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo, salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze (per esempio, nel caso di ingiurie, minacce, isolamento o eccessiva invadenza, limitazioni professionali). Non sono ammesse molestie sessuali e devono essere evitati comportamenti o discorsi che possano turbare la sensibilità della persona (per esempio, l esposizione di immagini con espliciti riferimenti sessuali, allusioni insistenti e continuate). Il collaboratore di Comer Industries che ritiene di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per motivi legati all età, al sesso, alla lingua, alla sessualità, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche, all appartenenza politica e sindacale nonché alle credenze religiose, ecc., può segnalare l accaduto all azienda che valuterà l effettiva violazione del Codice Etico. Le disparità non sono tuttavia considerate discriminazione se giustificate o giustificabili sulla base di criteri oggettivi Doveri dei collaboratori Il collaboratore deve agire lealmente, al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal Codice Etico, assicurando le prestazioni richieste; ed è tenuto a segnalare, tramite gli appositi canali, qualsiasi violazione delle regole di condotta stabilite dalle procedure interne. 10

13 4.8.1 Trattamento interno delle informazioni riservate Amministratori, Sindaci, dirigenti e dipendenti di Comer Industries Spa e delle sue controllate ed i soggetti che prestano la loro attività lavorativa e/o professionale in favore del Gruppo Comer, anche in forza di un rapporto diverso da quello di lavoro subordinato, sono tenuti a non rivelare a chicchessia o a diffondere, in Italia o all estero, informazioni e dati riservati di cui siano venuti a conoscenza, relativi al Gruppo o alle risorse che ne fanno parte. Tali informazioni, che potrebbero diventare privilegiate, dovranno essere trattate adottando ogni necessaria cautela, affinché la relativa circolazione nel contesto aziendale si svolga senza pregiudizio del carattere riservato delle informazioni stesse fino a quando le medesime non vengono comunicate al pubblico, secondo modalità previste dalla direzione aziendale (quali comunicati ufficiali interni ed esterni, rapporti con i mass media ect..). Con particolare riferimento all utilizzo della posta elettronica aziendale e di altri mezzi di comunicazione informatica, come strumenti di lavoro, ad integrazione di quanto già sancito al punto 6 del Regolamento informatico interno (disponibile sul sito www. mycomer.com) si stabilisce esplicito divieto a: - inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, ricorrere a linguaggio di basso livello, esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o danno all immagine aziendale; - comunicare, diffondere o commentare notizie di qualsiasi genere, relative al personale impiegato in azienda, specie se legate al rapporto di lavoro, con particolare riferimento a passaggi di carriera, assegnazione di bonus, fringe benefits, assunzioni, dimissioni, licenziamenti ovvero a condizioni contrattuali nel caso di lavoro autonomo Conflitto di interessi Tutti i collaboratori di Comer Industries sono tenuti ad evitare le situazioni in cui si possono manifestare conflitti di interessi e ad astenersi dall avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto di interessi le seguenti situazioni: - svolgere una funzione di vertice o di controllo in una società (amministratore, sindaco, direttore generale, responsabile di funzione) e avere interessi economici con fornitori, clienti, o concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali, ecc.) anche attraverso i familiari e/o parenti; - curare i rapporti con i fornitori e svolgere attività lavorativa, subordinata e non, anche da parte di un familiare, presso gli stessi; - accettare denaro o favori da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con Comer Industries; - decidere di una assunzione, promozione, riconoscimenti economici in genere che riguardano il coniuge, un parente e/o persone legate da legami sentimentali; - partecipare al processo di valutazione delle performance lavorative che riguardano 11

14 coniugi parenti o persone legate da legami sentimentali. Nel caso in cui si manifesti anche solo l apparenza di un conflitto di interessi, il collaboratore è tenuto a darne immediata comunicazione per iscritto, anche attraverso , al proprio responsabile, e all Organo di Vigilanza (attraverso gli appositi canali di comunicazione) nonché ad astenersi dalla conduzione dello specifico affare e/o processo aziendale. Inoltre, prima di accettare un incarico di funzionario, consigliere, sindaco in un altra azienda ovvero cariche pubbliche presso Enti dello Stato che possano ravvisare anche solo l apparenza di un conflitto di interessi, è necessario ottenere l approvazione dal Presidente del Consiglio di Amministrazione. Il collaboratore è tenuto, inoltre, a dare informazioni circa le attività svolte al di fuori del tempo di lavoro, nel caso in cui queste possano apparire in conflitto di interessi con Comer Industries Utilizzo dei beni aziendali Ogni collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l utilizzo, documentando con precisione il loro impiego. In particolare, ogni collaboratore deve: - utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati; - evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l interesse dell azienda. Ogni collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente gli uffici competenti di eventuali minacce o eventi dannosi per Comer Industries. Comer Industries si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed infrastrutture attraverso l impiego di sistemi contabili, di reporting di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (legge sulla privacy, statuto dei lavoratori, ecc.). Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni collaboratore è tenuto a: - adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici; - non navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi; - attenersi ai contenuti indicati nel Regolamento informatico distribuito ai dipendenti e disponibile sul sito intranet aziendale Interessi degli amministratori Qualora un amministratore abbia un interesse per conto proprio o di terzi in una determinata operazione della Società, deve darne notizia al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale precisandone la natura, i termini, l origine e la portata. Se si tratta di amministratore delegato deve altresì astenersi da compiere l operazione. Se si tratta di amministratore unico deve darne notizia alla prima assemblea utile. Nei casi di cui sopra, la deliberazione del Consiglio di Amministrazione deve adeguatamente 12