Regione del Veneto - AZIENDA U.L.SS. N. 8 ASOLO REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DI APPARECCHI TELEFONICI CELLULARI DI SERVIZIO

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1 Regione del Veneto - AZIENDA U.L.SS. N. 8 ASOLO REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DI APPARECCHI TELEFONICI CELLULARI DI SERVIZIO 1

2 INDICE Art. 1 - Oggetto e finalità Art. 2 Principi di assegnazione e di utilizzo Art. 3 - Modalità di richiesta Art. 4 - Profili di abilitazione utenze e soggetti Art. 5 - Controllo sull'utilizzo degli apparecchi Art. 6 - Criteri di utilizzazione e Responsabilità Art. 7 Prima applicazione Art. 8 - Modalità Trattamento dei Dati 2

3 Art 1 - Oggetto e finalità II presente regolamento disciplina le modalità per l assegnazione e l uso delle apparecchiature di telefonia mobile al personale dipendente della Azienda ULSS 8 Asolo nel rispetto di quanto previsto (per le parti non modificate) dalla Circolare del Ministero della Funzione Pubblica n. 6 del , Direttiva della Funzione Pubblica dell 11 aprile 1997, Circolare del 30 ottobre 2001 e seguenti modificazioni. Art. 2 Principi di assegnazione e di utilizzo Ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture, l Amministrazione adotta misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze. Ciò premesso, il presente Regolamento stabilisce che il personale dipendente può essere dotato di telefono cellulare esclusivamente per i seguenti casi: - Esigenze connesse al servizio di pronta reperibilità; - Esigenze di immediata reperibilità di Dirigenti impegnati su più sedi, al fine di garantire il tempestivo intervento decisionale e le disposizioni operative; - Esigenze di immediata reperibilità di Dirigenti o di dipendenti del comparto, di tutti i ruoli, con compiti specifici professionali, caratterizzati dalla necessità di rapido intervento per attività urgenti ed indifferibili, nonché la continuità di erogazione dei servizi al cittadino, ed attività che necessitino di comunicazioni che non possono essere altrimenti soddisfatte con impianti di telefonia fissa e/o altri strumenti di comunicazione quali la posta elettronica o maggiori costi rispetto all uso del telefono cellulare; - Frequenti spostamenti tra plessi (reparti, servizi, uffici) diversi nell ambito dell Az. Ulss. Ove possibile, in relazione alle esigenze da assolvere, deve privilegiarsi l assegnazione di apparati di telefonia mobili destinati ad un utilizzo collettivo da parte dei dipendenti operanti nella medesima struttura. L assegnazione può essere permanente o limitata per specifiche esigenze a determinati intervalli di tempo. Il Direttore Generale, il Direttore Amministrativo, il Direttore Sanitario dell Azienda e il Direttore dei Servizi Sociali e della Funzione Territoriale sono dotati di un telefono cellulare di servizio per tutta la durata del loro incarico, in relazione ai compiti e alle particolari esigenze di servizio connesse all espletamento dell incarico. L'utilizzo di apparecchi telefonici cellulari da parte di dipendenti risponde alla finalità di facilitare i contatti nel corso dello svolgimento dell'attività lavorativa ed a consentire comunicazioni urgenti o di emergenza. La violazione del presente Regolamento potrà comportare l applicazione di sanzioni disciplinari. 3

4 Art 3 - Modalità di richiesta Gli apparecchi telefonici cellulari di proprietà dell'ente, relative SIM aziendali e le eventuali richieste di abilitazione ad ulteriori servizi ad essi correlati possono essere assegnati in dotazione a dipendenti dell Azienda ULSS previa compilazione dei relativi Moduli di richiesta (da richiedere al referente telefonia dell U.O. Servizi Tecnici e Patrimonio), esclusivamente da parte del Direttore/Responsabile competente previo parere favorevole dei competenti Direttore di Dipartimento; di Struttura Tecnico Funzionale e del Direttore Amministrativo. La domanda, previa autorizzazione, deve essere poi inoltrata all U.O. Servizi Tecnici e Patrimonio. Può essere richiesta, sempre dai soggetti di cui sopra, l assegnazione di uno o più telefoni cellulari per le esigenze di uno specifico Servizio, Struttura o Ufficio, da utilizzarsi alternativamente tra i dipendenti del medesimo Servizio, Struttura o Ufficio in ragione delle attività affidate, purchè rientranti tra quelle elencate all art. 3 del presente Regolamento. In tal caso il Responsabile della struttura provvederà all annotazione in apposito registro della data di consegna e riconsegna del dispositivo ai singoli dipendenti. Il Direttore/Responsabile deve specificatamente indicare i motivi della richiesta, precisando il grado di utilizzo previsto, la tipologia di chiamate che si intendono effettuare ed il relativo ambito territoriale, le caratteristiche dell'apparecchio e gli eventuali servizi particolari o accessori specifici richiesti. Allorquando venissero meno le motivazioni che hanno giustificato l assegnazione del cellulare al dipendente, il competente Direttore/Responsabile dovrà dare opportune istruzioni per la restituzione dell apparecchio e della SIM all U.O. Servizi Tecnici e Patrimonio. Art. 4 Profili abilitazione utenze e soggetti Ad ogni cellulare di servizio è assegnata una scheda telefonica. Le relative utenze di telefonia mobile si possono distinguere nei seguenti profili generali di abilitazione: A) Traffico rete aziendale on net (rete mobile e fissa inserite nella rete telefonica aziendale (R.T.A.)) + liste numeri consentiti (off net); B) Profilo A + chiamate verso numeri nazionali (eccetto 144, 166 e simili) e chiamate verso numero mobile non inclusi nella R.T.A. dell aulss; C) Profilo B + chiamate da e verso numeri internazionali. I profili sopra descritti sono analiticamente descritti nelle tabelle Consip (vedere tabelle allegate in calce al presente documento) attualmente in vigore e aggiornate di volta in volta che subiranno modifiche o integrazioni a seconda del tipo di contratto di telefonia mobile in essere presso questa Azienda Ulss. Le utenze con profilo C) sono assegnate di ufficio al direttore generale, al direttore amministrativo, al direttore sanitario e al direttore dei servizi sociali e della funzione territoriale. I collegamenti WAP (Wireless application protocol), Internet tramite UMTS (Universal mobile telecommunication system) e l utilizzo dei messaggi di testo verranno consentiti solo per interesse dell Amministrazione e per lo svolgimento dell attività di lavoro fuori sede. 4

5 L'apparecchio telefonico cellulare assegnato in dotazione ai sensi del presente disciplinare deve essere custodito dall'assegnatario sotto la propria responsabilità con la massima cura e diligenza al fine di evitare di evitare danni, smarrimenti o sottrazioni. Egli ne è a tutti gli effetti il custode e responsabile del suo corretto utilizzo dal momento della sua presa in consegna fino alla restituzione e/o revoca. Al venire meno dei requisiti di cui all art. 3) del presente Regolamento, ovvero in caso di cessazione del dipendente assegnatario del cellulare aziendale, il Dirigente della struttura interessata dovrà dare tempestiva e immediata comunicazione al Referente della Telefonia Aziendale presso l U.O. Servizi Tecnici e Patrimonio, che provvederà al ritiro e verifica del materiale fornito e al riutilizzo dell utenza. L apparato telefonico mobile assegnato è di uso personale, non può essere ceduto a terzi a nessun titolo e dovrà essere utilizzato solo per finalità istituzionali. In caso di uso collettivo del cellulare, la responsabilità è demandata al Responsabile dell U.O./Servizio assegnatario. E escluso l uso per motivi privati salvo l ipotesi descritta nel paragrafo successivo. Nel caso in cui il dipendente volesse utilizzare l'apparecchio dato in dotazione anche per chiamate personali, dovrà effettuare apposita richiesta al referente dell U.O. Servizi Tecnici e patrimonio, in modo da abilitare il servizio di dual billing, tramite il quale la chiamata sarà addebitata direttamente all'assegnatario dell'apparecchio. Gli assegnatari dei telefoni cellulari, affinchè possano essere immediatamente rintracciabili nei casi di necessità, hanno l obbligo di mantenere il telefono cellulare in funzione, attivo e raggiungibile, se le condizioni tecniche lo consentono, durante tutto l orario di lavoro, di reperibilità, ove prevista, o di rintracciabilità dell assegnatario ed in tutti i casi in cui le circostanze concrete lo rendano opportuno. E obbligatorio l uso del PIN di sicurezza della SIM. I dipendenti dovranno comunque utilizzare il telefono nei casi di effettiva necessità ponendo massima attenzione al contenimento della spesa. Al momento dell'attivazione della "scheda SIM", vengono disattivati in maniera automatica tutti i servizi multimediali a pagamento che comportano un ulteriore costo a carico dell'ulss. Sarà possibile riattivare i servizi su richiesta motivata del Dirigente. Art. 5 - Controllo sull utilizzo degli apparecchi Ai fini del contenimento della spesa, il responsabile dell u.o. servizi tecnici e patrimonio effettuerà e relazionerà alla direzione ogni sei mesi sull esito delle verifiche, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, un sistema per la verifica a campione sul corretto utilizzo delle relative utenze. Su richiesta di ciascun Direttore/Responsabile o su iniziativa dell U.O. Servizi Tecnici e Patrimonio, sarà possibile procedere quindi a verifiche (a campione o mirate) sugli elenchi delle chiamate effettuate dai dipendenti dell U.O. di competenza assegnatari di apparecchi cellulari. Se in esito alle verifiche di cui sopra si accertasse che l'apparecchio è stato utilizzato per motivi diversi da quelli di servizio, il Dirigente deve darne immediata segnalazione con propria nota scritta all U.O. Servizi Tecnici e Patrimonio. Gli elenchi contenenti chiamate effettuate per motivi diversi da quelli di servizio, segnalate dal Direttore/Responsabile con la nota di cui al comma 3, dovranno essere trasmessi anche all U.O. Gestione economica e previdenziale del personale e relazioni sindacali al fine di provvedere alle corrispondenti ritenute sullo stipendio del dipendente. 5

6 Quanto sopra salvo diverse valutazioni del Dirigente Responsabile nel caso sia valutata l eventuale violazione di norme disciplinari. Art. 6 Criteri di utilizzazione e Responsabilità Il possesso del dispositivo telefonico dà luogo a delle forme di responsabilità previste dalla Legge e dal presente Regolamento. Al momento dell assegnazione delle apparecchiature saranno forniti, come dotazione di base per tutte le categorie di cellulari, i seguenti accessori: - Batteria; - Carica batteria; - Auricolare (ove necessario e/o appositamente richiesto); - Regolamento per l utilizzo di apparecchi telefonici cellulari di servizio e relativi allegati a disposizione sul portale dell Azienda Ulss. L utilizzatore dell apparecchiatura di telefonia mobile dovrà adottare, nell impiego di tale strumento, tutti gli accorgimenti per la sicurezza individuale. L Amministrazione non assume alcuna responsabilità per contravvenzioni o sinistri imputabili all uso del telefono cellulare durante la guida di autoveicoli o altro utilizzo improprio. In caso di malfunzionamento del cellulare o della relativa scheda SIM o dei relativi accessori, l utilizzatore ovvero il responsabile della struttura assegnataria dovrà consegnare l apparecchiatura completa al referente della Telefonia Aziendale presso l UO servizi Tecnici e Patrimonio, il quale provvederà alle verifiche di competenza e alla eventuale sostituzione del cellulare, nei tempi e nelle modalità stabilite. In caso di smarrimento o furto del cellulare e/o dei relativi accessori e/o della scheda SIM l utilizzatore è tenuto a sporgere immediata e formale denuncia alle autorità competenti e a darne tempestiva comunicazione scritta al referente della Telefonia Aziendale presso l UO servizi Tecnici e Patrimonio ai fini dell immediato blocco dell utenza. Nella comunicazione dovrà essere indicato in particolare, oltre al numero telefonico, il numero della SIM aziendale (ICCD) e il numero abbinato al telefono cellulare o CODICE IMEI al fine di consentire l operazione di blocco immediato della scheda SIM e/o del cellulare. L'utilizzo dell'apparecchio in difformità da quanto prescritto nel presente disciplinare può comportare a carico dell'assegnatario, oltre alla revoca immediata dell'assegnazione, ogni responsabilità giuridica, ivi comprese quella disciplinare e quella per risarcimento danni. Art. 7 Prima applicazione Entro 45 giorni dall entrata in vigore del presente regolamento, ogni Direttore/Responsabile di Struttura/Unità Operativa dovrà rinnovare, per i cellulari già in uso, la richiesta con le modalità definite dall art. 2. Decorso tale termine senza il rinnovo della richiesta nelle modalità indicate, l UO Servizi Tecnici e Patrimonio provvederà a disattivare le SIM già in uso ed a ritirare gli apparecchi eventualmente assegnati. ART. 8 Modalità di trattamento dei dati La normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali è descritta nel Testo Unico del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, intitolato "Codice in materia di protezione dei dati personali" entrato in vigore il 1 gennaio 2004 e noto come Codice della privacy. Per trattamento dei dati personali, secondo il vigente Codice della privacy (art. 4 D.Lgs. 196/03), si intende qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio 6

7 di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati. Per Responsabile del trattamento dei dati si intende, ai sensi dell'art. 4, comma 1, lett. g) del vigente Codice della privacy (D.Lgs. 196/03), "la persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento dei dati personali. Allegato 1): Tabelle Consip per profili abilitazione utenze 7

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