CORSO PON INFORMATICA DI BASE MODULO 5 ECDL MODULO 5 - BASI DI DATI

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1 MODULO 5 - BASI DI DATI Questo modulo riguarda la conoscenza da parte del candidato dei concetti fondamentali sulle basi di dati e la sua capacità di utilizzarli. INTRODUZIONE: In questa dispensa tratteremo i database. Il database è un insieme di dati organizzati, per un determinato scopo, e in modo tale da consentire un accesso più facile, veloce ed efficace all intero volume di dati immagazzinati al suo interno. Quando navighiamo in Internet e utilizziamo un motore di ricerca per trovare delle informazioni, effettivamente stiamo chiedendo (interrogando) ad un database, che contiene milioni di dati sui contenuti delle pagine web, di mostrarci solo quelle che contengono un particolare argomento. Questo è uno dei principali scopi di un database. Un database può essere utile per gestire la contabilità di un azienda, l archivio di un ufficio, il catalogo di prodotti di una ditta, l archivio di una biblioteca, la rubrica dei nostri contatti, il bilancio familiare, ecc. Prima di cominciare una precisazione: esiste una notevole differenza tra dati ed informazioni. Se abbiamo un archivio di una biblioteca, inserendo nell archivio un nuovo libro (titolo, autore, genere, ecc.), stiamo immagazzinando nuovi dati nel database. Se, invece, effettuiamo una ricerca dei libri di un determinato autore presenti nell archivio, stiamo reperendo informazioni tra tutti i dati del database. Alcune operazioni sugli archivi possono essere anche realizzate con un foglio di calcolo (Excel). Ma allora, perché usare un database? Ci sono almeno 4 buoni motivi: 1) Sicurezza: è importante proteggere i propri dati dall accesso di utenti non autorizzati. Con un database è possibile creare delle politiche di sicurezza che stabiliscono chi può accedere ai dati, mediante una procedura di autenticazione (password), simile a quella del bancomat, e, più in particolare, quali dati sono accessibili e quali operazioni sono consentite ad ogni utente autorizzato. 2) Facilità d uso: un database ha la possibilità di usare delle maschere per l immisione dei dati, graficamente più intuitive di una tabella di un foglio di calcolo, e dei report per la stampa delle informazioni in modo strutturato e gradevole. 3) Complessità: un database ha la potenzialità per creare archivi molto complessi con collegamenti tra diversi file e il tutto sotto il pieno controllo e in un unico ambiente di lavoro. 4) Contemporaneità di accesso: se l archivio deve essere consultabile da più utenti contemporaneamente, su una rete locale di una azienda o su Internet, un database è la soluzione ideale. 1

2 Per lanciare un programma di database utilizzando Microsoft Windows Xp occorre: 1. Posizionare il puntatore del mouse sulla barra delle applicazioni (la barra blu in basso) 2. Cliccare sul pulsante verde di Avvio ( Start ) 3. Selezionare la voce Programmi o Tutti i programmi (in base al tipo di menu attivo) 4. Individuare il nome del programma che si desidera aprire (per esempio Microsoft Access ) nel sottomenu che si apre e fare clic su di esso. Se l installazione ha previsto la copia dell icona del programma sul desktop di Windows, allora per avviare il programma di database è sufficiente: 1. Portare il puntatore del mouse sopra l icona corrispondente. Fare doppio clic su di essa. Una volta avviato il programma, ne verrà visualizzata la finestra di lavoro sul desktop, in modo che si possa cominciare ad operare. In Microsoft Access un database (inteso come un gruppo di tabelle di archivio correlate) viene memorizzato in un unico file a cui viene assegnata l estensione.mdb ; è grazie a tale suffisso che il sistema operativo riesce a riconoscere li formato di un file. Esistono diversi modi per aprire un database esistente: Nel caso di Microsoft Access, non appena il programma di database sia stato avviato, appare una finestra di lavoro che permette all utente di scegliere tra le tre seguenti possibilità: Creare un nuovo database vuoto Aprire un database già esistente Scegliendo la seconda opzione e cliccando il pulsante OK si ottiene la comparsa di una finestra di dialogo ( Apri ) tramite la quale l utente può ricercare nelle cartelle e quindi selezionare il file di database che desidera aprire; una volta selezionato il nome di tale file (che, come già detto, dovrà avere l estensione.mdb ) sarà sufficiente cliccare sul pulsante Apri per ottenere l apertura del database con l impostazione di default. 2

3 Qualora non sia la prima volta che il programma viene eseguito, sotto la voce da file esistente... compare l elenco degli ultimi file utilizzati. Se in tale elenco compare il nome del database che si intende aprire sarà sufficiente cliccare due volte su di esso (oppure fare un solo clic e premere il pulsante OK ) per ottenere l apertura del database. Nella sua forma più semplice un archivio di database può essere immaginato come una tabella di un foglio elettronico. Proprio come una tabella, un archivio è composto da più righe dette record, ognuna delle quali è divisa in componenti elementari dette campi. N.B. Microsoft Access non consente di visualizzare contemporaneamente due database. Per lavorare simultaneamente su più database occorre aprire più sessioni del programma Qualsiasi file sia stato aperto, la schermata iniziale di Microsoft Access sarà del tipo: La finestra interna (agenda) presenta, alla sua sinistra, la voce Oggetti composta da tanti pulsanti, una per ogni oggetto di cui è composto il database. Per aprire un oggetto basta cliccare sulla categoria e poi cliccare due volte su uno delle icone presenti all interno. Tabelle: è la struttura principale del database. E un oggetto che memorizza i dati in record composti da campi raggruppati per categorie (es. impiegati, libri, ecc.) 3

4 Query: è uno strumento fondamentale per i database in quanto è utilizzato per effettuare ricerche, selezioni e altro sui dati presenti all interno delle tabelle. Maschere: è uno strumento che serve a facilitare l immissione dei dati e la loro visualizzazione in una forma più gradevole rispetto ad una tabella che appare come un foglio di calcolo di Excel. Report: è un oggetto che serve a stampare i dati di una tabella (o una sua parte) in modo organizzato e strutturato (come in una fattura commerciale) Pagine: sono spesso usate per effettuare analisi o proiezioni sui dati contenuti nelle tabelle (spesso usati in finanza). Macro: registra una serie di azioni riassunte in un unico comando che automatizza un procedimento complesso o lungo (es. aggiornamento di un inventario, emissione ordini e stampa delle giacenze). Moduli: è uno strumento che viene utilizzato per calcoli più laboriosi rispetto a quelli matematici convenzionali (spesso sono scritti in linguaggio macchina) I singoli archivi che costituiscono un intero database vengono chiamati proprio tabelle. Nel caso in cui occorresse modificare il contenuto di un record in un database si agisce sempre modificando un singolo campo per volta e quindi passando al campo successivo; quindi, se necessario, si passa ad un altro record. E' utile, a tale proposito, osservare che un programma di gestione database permette di lavorare sulla memoria di un unico record selezionato; prima di passare alla modifica di un altro record il precedente viene automaticamente salvato su disco. La fase di modifica di un record può avvenire in modalità tabella o in modalità maschera. Nel primo caso si tratta di aprire una tabella e di visualizzarla in un formato grafico simile ad un foglio di lavoro, quindi ci si posiziona sul campo desiderato e si effettuano le modifiche necessarie. Nel secondo caso invece si suppone sia stata creata una maschera (che conferisce una visualizzazione grafica più gradevole del contenuto dell'archivio) ovvero un una finestra contenente caselle di testo (e altri oggetti) all'interno delle quali viene visualizzato il contenuto delle varie celle; in tal caso, per modificare un record sarà sufficiente fare clic sul campo scrivere il nuovo valore nella casella. In termini pratici per effettuare una modifica di un record in modalità tabella in Microsoft Access la sequenza operativa è la seguente: 4

5 1. Aprire un database: in tal modo verrà visualizzata una finestra che contiene le tipologie di oggetti che è possibile gestire (Tabelle, Query, Maschere, Report, Macro ) 2. Tra essi fare clic sulla prima voce: Tabelle 3. Individuare la tabella nella quale si intende lavorare e fare doppio clic su di essa 4. Spostarsi tra i campi della tabella utilizzando i tasti direzionali oppure il mouse e le barre di scorrimento 5. Selezionare il campo che contiene il dato da variare 6. Modificarlo 7. Spostarsi in un altro record (questa operazione comporta automaticamente il salvataggio delle modifiche effettuate sul record precedente) La modifica di un record in modalità maschera, invece, può essere eseguita con questa sequenza di operazioni: 1. Aprire un database: in tal modo verrà visualizzata una finestra che contiene le tipologie di oggetti che è possibile gestire (Tabelle, Query, Maschere, Report, Macro) 2. Tra essi fare clic sulla terza voce: Maschere 3. Individuare la maschera che permette di vedere i dati della tabella da modificare e fare doppio clic su di essa 4. Spostarsi tra i record della tabella fino a visualizzare il record che si desidera modificare Nella parte bassa della finestra compaiono alcuni pulsanti: pulsante comando Permette di visualizzare il primo record Visualizza il record successivo a quello corrente Permette di visualizzare l ultimo record Inserisce un nuovo record 5

6 5. Selezionare il campo contenete il dato da modificare 6. Modificarne opportunamente il contenuto 7. Spostarsi in un altro record (questa operazione comporta automaticamente il salvataggio delle modifiche effettuate sul record precedente) Come si è più volte detto fino a qui, ogni volta che un dato record viene modificato tali modifiche vengono direttamente salvate su disco, per cui la salvaguardia del lavoro svolto è piuttosto automatica: il database viene salvato la prima volta sul disco nel momento in cui create un nuovo file.mdb e, da quel momento in poi, ogni modifica sui record viene salvata automaticamente. (Per quanto concerne invece le strutture di visualizzazione e trattamento dei dati, ovvero struttura di maschere, query, report ecc. vedremo che l operazione di salvataggio va effettuata esplicitamente: in tal caso non si tratta infatti di modifiche che hanno effetto sui dati bensì di modifiche strutturali degli oggetti.) Il salvataggio comunque non è solamente un operazione di salvaguardia rispetto all aggiornamento dei dati immagazzinati ma anche un operazione che consente la memorizzazione del database con un nome diverso o su un diverso supporto di memoria: tali opportunità si dimostrano indispensabili per avere copie diverse di uno stesso insieme di archivi, per poterli trasferire da un computer ad un altro, oppure per creare un nuovo database sfruttando anche solo in parte la struttura o il contenuto di un già esistente. Se si intende salvare un database assegnandogli un nome diverso occorre lavorare da sistema operativo (ovvero non esiste un comando analogo al salva con nome che permetta di effettuare tale operazione direttamente da Access). Volendo salvare con un altro nome un database di Access si può seguire la seguente sequenza di operazioni: 1. Individuare il nome del file del database all interno della cartella in cui esso è stato salvato la prima volta (si può ad esempio aprire Esplora Risorse e individuare la cartella nella quale è memorizzato, all interno di essa sarà facile individuarlo riconoscendolo oltre che dal nome anche dall estensione che, come già ricordato più volte, in Microsoft Access è.mdb). 2. Fare clic con il tasto destro del mouse sul nome del file 3. nel menu che compare fare clic sulla voce Copia 4. Fare clic con il tasto destro del mouse nella cartella in cui si desidera salvare la copia del database (può essere anche la medesima cartella o un Floppy ) 5. dal menu che compare fare clic sulla voce Incolla 6. Cliccare con il tasto destro sul nome del file appena creato 7. dal menu che compare selezionare la voce Rinomina 8. Digitare il nome che si desidera assegnare al file 9. premere il tasto invio per confermare il nome Per chiudere il database è necessario chiudere tutte le finestre ad esso relative aperte durante la sessione di lavoro: l utente può chiudere singolarmente ciascuna finestra aperta 6

7 e poi l intero database facendo semplicemente clic sul pulsante di chiusura posto sulla barra del titolo di ciascuna finestra (la X in alto a destra). La sequenza più veloce di operazioni per chiudere l intero database in Microsoft Access è la seguente: 1. selezionare la finestra del database 2. dalla barra dei menu di tale finestra fare clic sulla voce File 3. dall elenco che compare selezionare la voce Chiudi Ciò provocherà la chiusura simultanea di tutte le finestre relative al database che sono state aperte indipendentemente dal loro contenuto e il salvataggio dei campi di eventuali record che siano stati modificarti. Con tale operazione il database viene chiuso ma l applicazione rimane ancora aperta: qualora lo si desideri è possibile aprire un altro database e modificarlo. Se si volesse invece chiudere contemporaneamente il database e il programma di gestione si può fare così: 1. selezionare la finestra del database 2. dalla barra dei menu di tale finestra fare clic sulla voce File 3. dall elenco che compare selezionare la voce Esci Infine un modo improprio di chiudere il file di database corrente è quello di chiedere di crearne uno nuovo o di aprirne un altro: poiché infatti è possibile aprire un solo database per volta le due azioni elencate provocherebbero prima la chiusura del database corrente, quindi l apertura di un altro. Le funzioni di help possono aiutare l utente qualora egli non conosca le operazioni da eseguire per raggiungere un dato scopo. L aiuto può essere fornito su diversi livelli e con differenti modalità: per ottenere indicazioni sulla funzionalità dei pulsanti e oggetti vari presenti all interno della finestra è sufficiente posizionare il puntatore del mouse sopra il pulsante o l oggetto che interessa e soffermarvisi per qualche secondo: ciò provocherà la comparsa di una didascalia (una scritta all interno di un rettangolino giallo) contenete il nome del comando considerato (naturalmente tale nome esprime quella che è l azione associata al comando) se quello che vi occorre è invece un aiuto più dettagliato, Microsoft Access prevede anche la possibilità di porre al programma domanda specifiche in linguaggio naturale: per esempio Come si fa per creare una nuova tabella? Per attivare questa funzionalità potete fare clic sull icona con il punto interrogativo nella barra degli strumenti oppure premere il 7

8 tasto F1 sulla vostra tastiera: tale azione provocherà la comparsa di un personaggio animato chiamato Assistente di Office al quale potete rivolgere le vostre domande come se si trattasse di una persona. In risposta alla vostra domanda il programma vi proporrà una lista di voci ritenute attinenti all argomento della vostra richiesta; cliccando sulla voce che vi interessa vedrete comparire una finestra di lavoro all interno della quale è possibile leggere per esteso un testo inerente l argomento in questione. Più in generale, se cliccate sulla voce Guida in linea di tale finestra di lavoro (o, equivalentemente se selezionate la voce? nella barra dei menu e cliccate sull opzione Sommario e Indice del menu che vi compare) verrà visualizzata la struttura dell intera guida in linea di Microsoft Access: essa è strutturata secondo tre criteri di ricerca: Sommario Ricerca libera Indice Nella pagina Sommario sono elencati uno dopo l altro i gruppi di argomenti che riguardano Microsoft Access come fossero i capitoli di un manuale (accanto ai vari argomenti è rappresentata un icona a forma di libro chiuso): per ricercare una data informazione potete ricercare l argomento che vi interessa; individuata tale voce selezionatela e premete il pulsante Apri in basso nella finestra (l icona assume la forma di un libro aperto) oppure cliccate sul pulsante + alla sinistra del libro; continuate con questo procedimento finché non avrete trovato la pagina che state cercando, quindi pigiate il pulsante Visualizza in basso nella finestra. Questa operazione provocherà la visualizzazione della guida relativa a tale argomento. Per esempio, se vogliamo avere informazioni su come creare una tabella: 1 selezioniamo tabelle dagli argomenti, 8

9 2 selezioniamo creazione tabelle nei sottoargomenti e poi creare una tabella tra le pagine presenti sotto questo argomento. 3 scegliamo nella finestra a destra ciò che ci interessa ciccando con il mouse. Nella Ricerca libera viene presentata una finestra nella quale formulare un quesito per il quale si chiede aiuto. 9

10 Nel nostro esempio, abbiamo inserito la domanda: come si crea una tabella? e poi abbiamo cliccato sul pulsante Cerca e ci è apparso un elenco di possibili argomenti che rispondono al nostro quesito. Basta cliccare su uno di essi e sulla parte a destra della finestra ci compare la risposta. Nella pagina Indice, infine, la ricerca è organizzata diversamente: in essa compare una casella di testo all interno della quale potete digitare una parola chiave; già mentre inizierete a scrivere viene visualizzata, nella zona inferiore della finestra, un elenco di argomenti che contengono la parola digitata. Facendo clic su uno di essi e pigiando il pulsante Visualizza in basso nella finestra vedrete comparire la guida relativa a tale argomento Un programma di gestione di database presenta la possibilità di impostare caratteristiche strutturali (che incidono cioè sulla struttura e sul contenuto dei campi e delle tabelle del 10

11 database) e funzionali (che intervengono cioè su elementi come l aspetto delle finestre e le modalità operative di interazione con il programma). Con Microsoft Access è possibile apportare modifiche al modo di visualizzazione: del programma Microsoft Access, delle tabelle, della finestra principale del database. Per controllare e modificare le impostazioni generali relative al programma Access: 1. Nella barra dei menu fare clic sulla voce Strumenti 2. selezionare la voce Opzioni e fare clic su di essa Questo provoca la comparsa di una finestra di dialogo organizzata su diverse schede delle quali qui di seguito è proposta una breve descrizione: Visualizzazione: regola le principali opzioni utilizzate dal programma per la visualizzazione di alcuni degli oggetti presenti all interno del database. Generale: regola l impostazione dei margini di stampa e il percorso della cartella predefinita che il programma propone per il salvataggio di un nuovo database. Modifica/Trova: regola il comportamento del programma in risposta a determinate azioni dell utente. Ad esempio le azioni presenti nel riquadro Conferma accanto alle quali compare il segno di spunta sono le azioni che prima di essere effettivamente eseguite richiedono da parte dell utente un ulteriore conferma. Tastiera: permette di variare alcune funzioni del programma in corrispondenza della pressione di certi tasti (si può decidere per esempio se, premendo il tasto Invio il cursore debba spostarsi sul campo successivo, sul record successivo o non spostarsi affatto ) Foglio dati: regola le caratteristiche grafiche con le quali vengono visualizzati a video i dati memorizzati nel database. Maschere/Report: regola alcune caratteristiche come, per esempio, quale tipo di modello utilizzare per le Maschere e i Report. Tabelle/Query: qui l utente stabilisce, tra le altre cose, quale debba essere il tipo di campo predefinito ad esempio nel momento in cui viene creato un nuovo campo per una tabella. Se il tipo di campo predefinito è, ad esempio, Testo quando ci si trova a creare un nuovo campo di una tabella il tipo di campo che verrà proposto sarà Testo. Opzioni internazionali: definisce alcune impostazioni come l allineamento standard, la direzione di scrittura e altro. Pagine: consente di impostare le pagine come i colori, gli stili, i rientri ecc. 11

12 Controllo ortografia: permette di selezionare la lingua e altre impostazioni come, ad esempio, se ignorare le lettere maiuscole. Avanzate: si accede ad un gruppo di parametri che regolano aspetti relativi alle modalità di lavoro più evolute. Una delle opzioni, ad esempio, regola l apertura condivisa o esclusiva del database, ovvero permette o meno l accesso a più utenti contemporaneamente allo stesso file (ciò è utile qualora ci fosse una connessione in rete: in tal caso infatti potrebbe capitare che più utenti possano accedere ad uno stesso file contemporaneamente). Soffermiamoci più nel dettaglio sulla scheda Visualizzazione : Nel riquadro sotto la voce Mostra sono raccolte una serie di caselle di selezione tra le quali si trovano Barra di Stato: se attivata, provoca la visualizzazione della barra di stato nella parte inferiore della finestra di lavoro. In tale barra Access visualizza ciò che viene mostrato in quel momento nella finestra di lavoro, lo stato in cui si trova (Pronto, esecuzione della query in corso, ) ed eventuali suggerimenti utili all utente. Finestra di dialogo di avvio: lasciando selezionata questa casella Access continuerà a visualizzare la finestra di dialogo che si apre quando il programma è appena stato avviato in esecuzione e nella quale viene chiesto se si intende creare un nuovo database, avviare una creazione guidata oppure aprire uno degli ultimi file su cui si è lavorato. Se si disattiva questa casella, il programma aprirà direttamente la finestra di lavoro vuota è sarà l utente a decidere come procedere tramite la barra dei menu. Icone sulla barra delle applicazioni: se selezionato, consente di passare da un oggetto di Access ad un altro cliccando direttamente sull icona della finestra presente sulla barra delle applicazioni. Per esempio se apriamo una tabella e una maschera, sulla barra delle applicazioni saranno presenti tre icone: quella del database aperto, una per la tabella e una per la maschera. Soffermiamo infine sulla scheda Foglio dati che riguarda la visualizzazione delle tabelle: 12

13 Essa risulta divisa in quattro zone riguardanti il colore: nella parte dei colori è possibile stabilire quali colori attribuire ai caratteri con cui viene visualizzato il contenuto dei campi, allo sfondo ed alla griglia che fa da cornice. il carattere: nella parte relativa ai caratteri si possono scegliere tipo, dimensione e attributi (grassetto, sottolineatura spessore) del carattere visualizzato nei campi del foglio dati del database. la griglia: le opzioni della griglia permettono di stabilire se visualizzarla o meno sia in orizzontale che in verticale a seconda dei gusti personali gli effetti: si tratta di indicare se si desidera che il singolo campo appaia in rilievo o come se fosse incassato. Infine, per apportare delle modifiche alla visualizzazione della finestra principale del database, è necessario selezionare il menu Visualizza e scegliere tra una delle quattro opzioni presenti: Icone grandi: per ogni oggetto selezionato (tabelle, query, ecc.) verranno visualizzate icone molto grandi, Icone piccole: per ogni oggetto selezionato (tabelle, query, ecc.) verranno visualizzate icone piccole, Elenco: per ogni oggetto selezionato (tabelle, query, ecc.) verranno visualizzate icone piccole ma, a differenza dell opzione precedente, saranno elencate in verticale e in ordine alfabetico, Dettagli: elenca gli oggetti selezionati fornendo oltre al nome, la descrizione, la data dell ultima modifica, la data di creazione e il proprietario (chi ha creato l oggetto). E possibile accedere a tutti i comandi di un programma tramite i menu a discesa che si aprono sotto le voci presenti nella barra dei menu; per velocizzare le operazioni tuttavia, nella barra degli strumenti sono raccolte icone e caselle di riepilogo corrispondenti ai 13

14 comandi più utilizzati per avere la possibilità di lanciarli con un solo clic. Ciascuna di tali barre degli strumenti può essere resa maggiormente funzionale, rispetto alle esigenze dell utente, aggiungendo od eliminando icone in base alle necessità. Per eseguire una personalizzazione si può agire tramite la barra dei menu nel modo seguente: 1. Fare clic sul menu Visualizza 2. Selezionare la voce Barre degli Strumenti 3. Fare clic sulla voce Personalizza oppure 1. fare clic con il tasto destro del mouse in una zona a destra della barra dei menu o delle icone, in alto nella finestra di lavoro 2. fare clic sulla voce Personalizza del menu che compare Entrambe questa sequenze di operazioni provocano l apertura di una finestra di dialogo contenente tre schede contrassegnate come: Barre degli strumenti: permette di scegliere una o più barre tra quelle elencate facendo un clic sulla casella di selezione e infine premendo il pulsante Ok in basso nella finestra Comandi: permette di aggiungere o togliere una o più icone ad una delle barre visualizzate tramite la tecnica del Drag And Drop: per aggiungere un icona ad una barra la si prende con il mouse dal riquadro Comandi e la si trascina fino alla barra di destinazione; viceversa, per togliere un icona da una barra degli strumenti è sufficiente prenderle con il mouse sulla barra e trasportarla in qualsiasi punto fuori di essa nella finestra di lavoro. Opzioni: permette di controllare alcune funzionalità come la modalità di comparsa dei menu, la visualizzazione o meno della descrizione dei comandi o la dimensiona delle icone di scelta rapida. Se dobbiamo creare un nuovo archivio di dati (database) una grande attenzione va riservata alla sua progettazione. Infatti prima ancora di accendere il computer dobbiamo decidere quali dati, e di quale tipo, dobbiamo archiviare: più chiara abbiamo la sequenza dei campi del nostro database, più facile sarà il nostro lavoro, anche se modifiche saranno sempre possibili. Dovremo anche stabilire delle regole per la digitazione dei vari campi, per evitare errori. Una volta che avremo progettato il database, scegliendo la lista e il ruolo dei vari campi, potremo generare un nuovo database potremo seguire il percorso Start/ Programmi/ Microsoft Access. Compare subito una finestra con la possibilità di scegliere se creare un Database servendosi dell'autocomposizione, oppure realizzandolo ex novo: Database vuoto Autocomposizione Database Apri Database esistente Se selezioniamo Autocomposizione Database ci verrà proposta una scelta tra alcuni modelli predisposti di archivi, mentre se scegliamo Database Vuoto ci verrà 14

15 immediatamente richiesto un percorso di salvataggio per il nostro lavoro: infatti in Access l'operazione di primo salvataggio deve essere compiuta subito, prima ancora di costruire il database. Fatto ciò si clicca sul pulsante Crea: si apre la finestra Database contenente i tipi di oggetti che caratterizzano la struttura di Access (vedi pag. 4): Tabelle, Query, Maschere, Report, Pagine, Macro e Moduli. Tabelle, report, maschere e query vengono realizzate in momenti diversi ma sono legate tra loro. Le tabelle rappresentano il fulcro di ogni attività: tutti gli altri oggetti interagiscono con i dati riportati nelle tabelle. Per la creazione di una nuova tabella è necessario innanzitutto definirne la struttura, ossia definirne i campi e i relativi attributi. Per creare una tabella si deve scegliere il pulsante Nuovo.. nella scheda Tabella e nella finestra che si apre selezionare una delle cinque possibilità che si presentano: Visualizzazione foglio dati: per creare una nuova tabella nella quale è possibile aggiungere, modificare o analizzare i record Visualizzazione struttura: per creare o modificare la struttura di una tabella. Nella parte superiore della finestra tabella si specificano i campi che si desidera inserire, mentre nella parte inferiore si specificano le proprietà per ciascun campo, proprietà che servono a migliorare la funzionalità del Database. Autocomposizione tabella: per creare automaticamente una tabella. Si apre la prima finestra all'interno della quale selezioneremo il tipo di tabella nel riquadro "Tabelle di esempio" e i campi che vogliamo immettere nel riquadro "Campi di esempio". Per questi ultimi si deve selezionare il campo e cliccare sul pulsante di inserimento; cliccando sull'altro, vengono aggiunti tutti i campi. Cliccando su Avanti si apre la seconda finestra nella quale assegneremo il nome alla tabella, cliccando poi su Avanti. Nella terza sceglieremo se, una volta creata la tabella si vuole: Modificare la struttura della tabella Immettere i dati nella tabella Immettere i dati nella tabella usando una maschera creata dall'autocomposizione Importazione tabella: importa tabelle da un file esterno al Database. Ci verrà richiesto la cartella e il nome del file desiderato Collegamento tabella: crea tabelle nel Database corrente collegate a tabelle contenute in un file esterno. 15

16 Una volta creata la tabella, è possibile visualizzarla in Visualizzazione struttura o in Visualizzazione foglio dati; è possibile passare direttamente da una modalità all'altra utilizzando le apposite icone poste nella barra degli strumenti. La proprietà Tipo Dati viene impostata come riportato di seguito. Testo Impostazione predefinita. Testo o combinazioni di testo e di numeri e numeri che non richiedono calcoli, come numeri di telefono, CAP ecc. Questi campi contengono fino a 255 caratteri ma la lunghezza può essere impostata nelle proprietà Memo Testo lungo o combinazioni di testo e numeri. In genere vengono inserite informazioni riguardanti il record. Contiene fino a caratteri. Numerico Dati numerici utilizzati in calcoli matematici. Questi dati possono occupare da 1 a 4 byte (in base al tipo di numero: intero, intero lungo, precisione singola, ecc.) Data/Ora Valori data e ora per gli anni da 100 a Max 8 byte. Valuta Valori per valuta e dati numerici utilizzati in calcoli matematici che impiegano dati contenenti da una a quattro posizioni decimali. Tali numeri hanno fino a quattro cifre a destra e 15 a sinistra del separatore decimale. La dimensione massima è di 8 byte. Contatore Numero sequenziale univoco, cioè incrementato di un'unità, o numero casuale assegnato da Microsoft Access ogni volta che viene aggiunto un nuovo record a una tabella. Non è possibile aggiornare i campi Contatore. La memoria occupata è di 4 byte. Sì/No I valori e i campi Sì e No contenenti uno solo valore tra due (Sì/No, True/False, On/ Off). Il dato occupa 1 byte. Oggetto OLE Un oggetto, come un foglio di calcolo di Microsoft Excel, un documento di Microsoft Word, grafici, suoni o altri dati binari, collegati o incorporati in una tabella di Microsoft Access. Possono essere inseriti oggetti di massimo 1 gigabyte. Collegamento ipertestuale Testo o combinazioni di testo e numeri memorizzate come testo e utilizzato come indirizzo locale ad un file esterno al database oppure come indirizzo Internet. Dimensione massima consentita caratteri. Ricerca guidata quando si desidera reperire informazioni da un altra tabella oppure quando i dati inseriti devono essere tra quelli presenti in un elenco. Non esiste una dimensione massima in quanto dipende dal tipo di dato presente nell altra tabella. Gli attributi dei tipi di dati sono: La dimensione Il formato (testo, data, numeri, ecc.) Le cifre decimali (per i campi numerici) Una volta creata la tabella occorre iniziare l'inserimento dei dati nel database. Individuata la tabella la si apre in visualizzazione Foglio Dati, e si inseriscono i dati come in un foglio elettronico (Excel). Per spostarsi (navigare) nella tabella si possono usare i tasti freccia oppure un click sinistro del mouse sulla nuova cella. Tuttavia inserendo i dati di un record uno dopo l'altro e premendo Invio ogni volta, il cursore si sposta automaticamente nella casella di fianco a destra, e passa automaticamente alla riga successiva dopo aver riempito l'ultimo campo di una riga. Per navigare sulla tabella con la tastiera possono inoltre essere utilizzati il tabulatore e i tasti PagSu e PagGiù. Per spostarsi tra i record può essere utilizzata la barra di navigazione riportata in figura. Per inserire dati in una tabella in Visualizzazione Dati ci si porta su una cella vuota (o su un nuovo record) e si inseriscono i dati avendo cura di rispettare gli attributi dei vari campi 16

17 (numeri se il campo è numerico, ecc.). Se si tenta di inserire un dato di un tipo diverso dall'attributo del campo si genera un messaggio di errore. Per portarsi nel primo record libero si può aprire il menù Record e scegliere Immissione Dati. Una chiave è un attributo di uno dei campi del database che, ordinando i valori di quel campo e impedendo che ci siano due record con lo stesso valore, permette di effettuare ricerche nel database. Poiché il fatto che non ci siano valori duplicati è fondamentale, la chiave primaria dovrà essere scelta con cura: in un elenco di persone il nome o il cognome non sono adatti, perché più persone possono avere lo stesso nome o lo stesso cognome: il codice fiscale, invece, si presta bene allo scopo. Poiché, però, le chiavi di ricerca in un database possono essere di svariato tipo, si possono definire chiavi secondarie, che possono essere associate a quei campi che riteniamo di poter usare per una ricerca o un ordinamento (può avere senso ordinare per cognome, non ha senso ordinare per numero civico!). Per definire una chiave primaria la tabella deve essere in modalità Struttura. (Click destro sull'icona della tabella poi Visualizzazione Struttura). Selezionare il campo dalla lista. Click sul menù Modifica poi Chiave Primaria. Il campo così impostato presenterà una piccola chiave alla sinistra del nome di campo. Una chiave primaria può essere di tre tipi: Contatore - gestita autonomamente dal programma, è un numero (ID) che viene incrementato per ogni nuovo record in maniera automatica. Pertanto non può avere duplicati. A campo singolo - si può impostare su un campo che conterrà certamente un valore diverso per ogni record (Il codice fiscale o il numero di skills card sono di questo tipo). Multicampo - qualora nessun campo abbia queste caratteristiche si può definire una chiave formata da una combinazione di campi (Nome, cognome e data di nascita) tale da non correre il rischio di combinazioni duplicate. Per impostare invece uno o più indici (o chiavi secondarie), sempre in Visualizza Struttura, si fa un click sul nome di campo poi nella finestra degli attributi si seleziona l'opzione di indicizzazione prescelta (No, Sì con duplicati, Sì senza duplicati). Quando chiuderemo la Visualizzazione Struttura, dopo aver assegnato tutti gli indici, Access creerà gli indici, che verranno aggiornati ad ogni aggiunta o modifica di dati, nella barra degli strumenti verrà attivato il pulsante Indici, che permette di vedere gli indici creati e di crearne dei nuovi. 17

18 Nella finestra di dialogo che appare, facendo click sul nome di un campo (seconda colonna) o sui criteri di ordinamento (terza colonna) compaiono dei pulsanti che aprono nuovi menù mediante i quali possono essere creati nuovi indici o modificati i criteri di ordinamento e ricerca. Per modificare gli attributi di una tabella occorre che la tabella sia aperta (Tabella/Apri) poi si utilizza il menù Modifica (che compare solo quando la tabella è aperta!) per selezionare Carattere, formato delle Celle, altezza Righe e larghezza Colonne, ecc. procedendo in maniera simile a Excel. Per modificare gli attributi dei campi si deve invece procedere aprendo la tabella in Visualizzazione Struttura, cliccando sul nome di un campo e utilizzando il menù di dialogo in basso a sinistra per modificarne gli attributi, che sono: Formato - è la modalità con cui il dato è rappresentato nella cella, ad esempio con quanti decimali se è di tipo numerico, oppure se tutto in maiuscolo, se è di tipo testo. Maschera di input - definisce il modo in cui un dato deve essere immesso (solo per i tipi Testo, Data, Valuta e Numerico). Ad esempio si può creare una maschera per l'inserimento di un codice fiscale. Per creare la maschera occorre cliccare sulla scritta maschera input e si apre il generatore di maschere con cui si possono effettuare delle prove prima di apportare la modifica. Etichetta - è il nome con cui un campo compare nella maschera di input, se non coincide con il nome del campo (Se il campo si chiama CF si può usare una etichetta Codice Fiscale per maggiore chiarezza) Valore predefinito - si indica quando si presume che il valore di un campo (ad esempio Città) sia frequentemente uno particolare (ad esempio, Rimini) per non doverlo digitare ogni volta Valido se - pone condizioni di validità del dato immesso: ad esempio date future per la data di nascita non sono valide: quindi si porrà Valido se < Data odierna. Messaggio di errore - è il testo che comparirà in caso si immettano dati non validi (massimo 255 caratteri) Richiesto - non accetta che il campo venga lasciato vuoto Consenti lunghezza zero stabilisce se un campo sia necessario oppure no. Aggiornare un database può comportare la modifica di alcuni valori dei campi (ad esempio Età) non più attuali col passare del tempo, oppure aggiungere o togliere interi record (Trasferiti in uscita e in ingresso) ecc. Per modificare i dati di una tabella si apre la tabella stessa poi si immettono i nuovi valori nelle celle posizionandosi nella cella, evidenziando il dato e poi riscrivendolo. In alcuni campi questo non è possibile, ma cliccando nella cella compare un pulsante che apre una finestra di dialogo dalla quale si possono scegliere i nuovi valori. Nel caso di date occorre utilizzare una maschera di input. Il campo Contatore non può essere modificato ma viene ricalcolato automaticamente Per cancellare un dato la procedura è analoga: in modalità Foglio dati (Tabella Apri) si evidenzia il contenuto di una cella e si preme il tasto Canc (o Del) sulla tastiera. Quando il cursore è sulla cella e compare una grossa croce, un click evidenzia l'intera cella. Il campo Contatore non può essere cancellato. Anche i campi Si/No non possono essere cancellati. 18

19 Dopo aver aperto la tabella, si può usare una delle icone presenti in basso a sinistra (quella indicata con la freccia) oppure dal menù Inserisci selezionare Nuovo record. Per cancellare un record dal database con la tabella aperta in modalità foglio dati si fa un click sulla casella grigia a sinistra del record da eliminare, e il record risulterà evidenziato (Fondo nero con scritte bianche) poi si preme il tasto Canc (o Del): verrà chiesta conferma dell'eliminazione e se confermiamo il record verrà eliminato. L'eliminazione di un record è definitiva e non può essere annullata con CTRL Z. Per eliminare più record consecutivi basta trascinare il mouse sulle caselle grigie a sinistra in modo da evidenziare tutti quelli che si vogliono eliminare, poi usare il tasto Canc. Una maschera è uno strumento che facilita l'immissione di dati in un database, in particolare quando chi immette i dati è una persona diversa (e meno esperta) di chi ha creato il database. Essa consiste in una scheda che contiene i nomi dei campi e gli spazi predefiniti per l'immissione dei dati. La maschera può avere diversi utilizzi: 1) Visualizzazione e modifica dei dati: è possibile creare maschere per l inserimento, l eliminazione o la modifica dei dati contenuti nelle tabelle, ma è anche possibile solo visionare i dati più sensibili di una tabella senza poterli modificare oppure, infine, realizzare calcoli con i dati delle tabelle; 2) Acquisizione di dati: si possono creare maschere con l unico scopo di inserire nuovi dati nel database; 3) Stampa di informazioni: a volte è necessario stampare alcune informazioni visualizzate all interno di una maschera. Dalla barra degli oggetti, cliccare su Maschere, poi scegliere la modalità di creazione. Per creare una maschera si può scegliere tra diverse modalità: Crea una maschera mediante una creazione guidata Crea una maschera in visualizzazione struttura Cliccando sul pulsante Nuovo Nella prima modalità, si apriranno quattro finestre di dialogo che consentiranno all utente di scegliere da quale tabella prelevare i dati, quali campi del record andranno visualizzati e la forma della maschera. Ma vediamo meglio in dettaglio qual è la procedura guidata. 19

20 N.B: in una maschera possono essere visualizzati anche dati relativi a più tabelle. La prima finestra di dialogo che ci appare ci consente di scegliere quale o quali tabelle o query utilizzare per la creazione della maschera. Dalla prima casella si può scegliere la tabella da cui prelevare i dati, mentre nella casella in basso a sinistra compaiono i campi disponibili della tabella selezionata. Per selezionare i campi che dovranno apparire nella maschera occorre evidenziarli nella casella a sinistra e spostarli in quella a destra attraverso gli appositi pulsanti posti al centro: Pulsante > >> < << Comando Inserisce nella maschera il campo evidenziato Inserisce nella maschera tutti i campi disponibili Elimina dalla maschera il campo evidenziato a destra Elimina dalla maschera tutti i campi Prima di procedere, teniamo a mente che se utilizziamo più tabelle, queste devono essere correlate in qualche modo, perché, altrimenti, Access non saprà come visualizzare i dati di una tabella insieme a quelli di un altra. Cliccando su Avanti si passa alla seconda finestra. Nella seconda videata, abbiamo la possibilità di scegliere il modo di visualizzazione dei dati selezionati. La schermata può apparire in modo differente a seconda che siano stati scelti dati di un unica tabella o query oppure se i campi selezionati provengano da più tabelle. Forniremo l esempio solo per la prima ipotesi. La schermata ci offre la possibilità di scegliere tra quattro tipi di layout (schemi): a colonne: i campi sono incolonnati visualizzando prima l etichetta (il nome del campo) e poi il valore del campo; tabulare: i dati sono visualizzati riportando in alto il nome del campo e sotto incolonnati tutti i valori del campo; foglio dati: i dati appaiono come in una foglio Excel; giustificato: i campi vengono disposti in modo automatico in modo da riempire tutta la superficie della tabella. Selezionando una di queste opzioni, nella finestra comparirà l anteprima del layout. 20

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