L ATTO NOTARILE DIGITALE

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1 Padova, 25 settembre 2013 L ATTO NOTARILE DIGITALE LE OPERAZIONI

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3 rvati Vietata la duplicazione non autorizzata ATNORDEST Corso Milano, Padova Tel.: Fax: web:

4 INTRODUZIONE Questa guida tratta le operazioni da svolgere per la predisposizione, la stipula e la conservazione dell atto notarile informatico. Vuole altresì fornire un orientamento su alcuni accorgimenti da osservare al fine di minimizzare le problematiche cui si potrebbe incorrere, trattando una materia alle cui procedure c è ancora poca familiarità. La guida è suddivisa in tre capitoli: 1. Le operazioni pre stipula 2. La stipula 3. La conservazione e le copie 1 LE OPERAZIONI PRE STIPULA Le operazioni pre stipula consistono in alcuni controlli preliminari. Essi sono: La verifica dei certificati di firma La verifica degli allegati LA VERIFICA DEI CERTIFICATI DI FIRMA Poiché la stipula richiede, come si vedrà in appresso, la apposizione della firma digitale di tutte le parti, una delle operazioni preliminari consiste nell accertarsi che ciascuno dei soggetti firmatari sia in possesso di idoneo certificato di firma digitale. Per idoneo certificato di firma digitale si intende: 1. EMESSO DA ENTE CERTIFICATORE ACCREDITATO: I Certificatori accreditati sono soggetti pubblici o privati che emettono certificati qualificati conformi alla Direttiva europea 1999/93/CE e alla normativa nazionale in materia. [Agenzia per l Italia Digitale - Presidenza del Consiglio dei Ministri] L elenco dei certificatori accreditati, aggiornato al 18/09/2013, è allegato sub alla presente guida; è invece consultabile on line, aggiornato in tempo reale, al seguente indirizzo internet: 2. LA CUI VALIDITÀ NON SARÀ SCADUTA AL MOMENTO DELLA STIPULA: il certificato del titolare ha un periodo di validità. Il titolare potrebbe non averne memoria. pag. 1

5 E bene sapere che il certificato digitale può anche essere revocato o sospeso prima della naturale scadenza. La revoca e la sospensione sopravviene in diversi casi, quali la sottrazione o lo smarrimento del dispositivo di firma, ma anche quando le informazioni contenute nel certificato non sono più corrette (Tizio dal certificato risulta amministratore unico di tale società, lasciando la società il certificato dovrà essere revocato). E evidente che, soprattutto in merito alla revoca/sospensione, l attendibilità della verifica sarà solo quella compiuta al momento della stipula. Le informazioni relative all ente emittente (punto 1) e alla data di scadenza del certificato (punto 2) possono essere reperite in due differenti modi: A. Direttamente nel certificato (smart card o pen drive), usando le funzioni del software di firma digitale, operazione che puo effettuare solo chi ha la disponibilità fisica della smart card (il titolare) B. Su un qualunque file firmato digitalmente. In questo caso lo studio notarile, se in possesso del file, potrà effettuare personalmente gli accertamenti: è sufficiente aprire con e-sign il file firmato e leggere i dati del certificato. PRECAUZIONI L autore di questa guida non si sente di escludere il rischio che il titolare del certificato digitale ignori il PIN necessario per apporre la sottoscrizione. Disporre preliminarmente di un file firmato digitalmente consente di superare anche questo dubbio, offrendo inoltre uno strumento di miglior controllo pag. 2

6 LA VERIFICA DEGLI ALLEGATI I documenti cartacei da allegare all atto digitale dovranno essere, ovviamente, digitali anch essi e quindi dovranno essere scannerizzati. Preliminarmente alla stipula vanno accertati la quantità degli allegati ed il loro peso in termini di MB (Mega Bytes), in quanto il sistema di conservazione a norma, a cui l atto dovrà essere sottoposto, differenzia le procedure per atti standard (massimo 14 allegati per 60 MB totali) da atti di grandi dimensioni (allegati illimitati, per 1024 MB o addirittura oltre). Poiché le differenze operative tra le due procedure sono considerevoli, considerando che gli strumenti tecnici e la modalità con cui essi vengono utilizzati permettono di ottenere dimensioni cospicuamente differenti ed infine sapendo che dopo la stipula nessuna operazione di manipolazione dei file è più possibile, è opportuno operare sugli allegati con anticipo, in modo da evitare, laddove tecnicamente possibile, di incorrere nella procedura più complessa. L operazione di trasformazione di un documento cartaceo in digitale avviene attraverso la sua scansione, operazione consueta nell attività dello studio notarile. E utile sapere che la dimensione di un documento scannerizzato dipende in modo progressivo dalla risoluzione adottata (precisione dei dettagli: nelle comuni macchine da ufficio selezionabile da 100 DPI a DPI) e dalla quantità dei colori riprodotti (2=solo bianco e nero, 256=scala di grigi, 1024 ed oltre=colori). Nella tabella che segue viene riportato la dimensione di uno stesso documento composto da 25 pagine scannerizzato in differenti comuni combinazioni. Risoluzione Colori usati Dimensioni in Mbyte Bianco/Nero 1, Bianco/Nero 1, Bianco/Nero 4, Scala di grigi 9, Scala di grigi 24, Scala di grigi 65, Colori 11, Colori 32, Colori 98,80 pag. 3

7 PRECAUZIONI Si ritiene utile sottolineare come nella prassi lo studio notarile, che tratta perlopiù documenti di testo e non illustrazioni o fotografie, non necessita di riproduzioni digitali di elevata risoluzione (quindi 150 DPI sono più che sufficienti) ne tantomeno l adozione dei colori. 1 LA STIPULA La stipula di un atto digitale si caratterizza per: Il contenuto del testo La preparazione dei files La firma IL CONTENUTO DEL TESTO Un atto notarile digitale differisce molto poco dalla sua tradizionale versione cartacea. Non è infatti richiesto di specificare nel corpo dell atto i dati di ogni singolo certificato digitale utilizzato dai firmatari, da chi è rilasciato e con quale scadenza, come peraltro, nella tradizione cartacea, non è prassi indicare nel corpo dell atto i dati del documento di identità dei soggetti: ciò che serve è l attestazione del pubblico ufficiale. Le differenze di un atto digitale rispetto quello cartaceo si limitano all escatocollo, e con più precisione: - alla formulazione della lunghezza dell atto (pagine e non fogli) - alla menzione che trattasi di documento digitale - alla menzione circa l utilizzo di valida sottoscrizione digitale delle parti e del notaio Si riporta un esempio suggerito dalla Commissione informatica del Consiglio nazionale del notariato E richiesto a me notaio, ho ricevuto il presente atto, articolato su sette facciate in formato PDF/A. E stato scritto da persona di mia fiducia e da me notaio, letto ai comparenti mediante l uso ed il controllo personale degli strumenti informatici; i comparenti lo approvano e lo firmano digitalmente alle ore diciotto e venti; io notaio, verificate le firme digitali così apposte, firmo digitalmente a mia volta, alla presenza dei comparenti medesimi. pag. 4

8 A differenza della tradizione cartacea, il numero di repertorio e di raccolta, nell atto digitale, non possono essere aggiunti successivamente alla firma poiché, come più volte detto, in un file firmato NON E TECNICAMENTE POSSIBILE APPORTARE ALCUNA MODIFICA. Pertanto, sapendo che non c è ne l obbligo ne il divieto di farlo, se si desidera che nel titolo del rogito originale compaiano tali informazioni, è necessario apporle prima della firma. In ogni caso, le procedure di conservazione a norma presso il Consiglio Nazionale del Notariato prevedono l acquisizione di tali valori al momento dell archiviazione. LA PREPARAZIONE DEI FILES L atto digitale consiste materialmente in un uno o più files (atto senza o con allegati) formati secondo le specifiche previste dalla Legge e più avanti specificate. Per quanto concerne gli allegati, si fa presente che la lettera che contraddistingue ciascun allegato, oltre che nel testo dell atto, dovrà essere riportata in principio dell allegato stesso, già in questa fase di preparazione dei files. Terminata la lettura ai comparenti, ed apportate le ultime modifiche, per poter procedere con le firme, il testo dell atto deve essere trasformato in formato PDF/A: l unico ammesso per l atto! La trasformazione avviene secondo le funzioni messe a disposizione dal software utilizzato: la procedura è già ben nota agli studi notarili, che da tempo producono in questo formato le copie per il Registro Imprese e per l Agenzia del Territorio. Agli utenti del programma Suite Notaro, a cui ATNordest si rivolge, viene segnalata la funzione Crea PDF richiamabile comandando un click destro sopra il nome del testo dell atto stesso. Per gli allegati (un file per ogni allegato) il formato ammesso dalla Legge sono: PDF/A, TXT, JPG e XML. In Suite notaro, il file acquisito mediante scanner può essere convertito in formato PDF/A con la stessa modalità già vista al punto precedente, selezionando la voce Converti in PDF/A. pag. 5

9 PRECAUZIONI E possibile verificare la corretta avvenuta conversione del testo in formato PDF/A, attraverso l apposito servizio gratuito messo a disposizione da Web Telemaco: il servizio, accessibile dalla sezione Software > Strumenti on line, è analogo a quello già utilizzato dagli Uffici Registro Imprese e permette di sottoporre a verifica qualsiasi documento PDF ottenendo on-line l'esito del controllo. LA FIRMA La firma digitale deve essere apposta, sul file dell atto e su ciascun file degli eventuali allegati, prima da tutti i comparenti e solo alla fine dal notaio, secondo delle modalità tecniche ben definite, di seguito illustrate. Durante il processo di apposizione delle firme il computer utilizzato deve essere connesso ad internet, per permettere il controllo in tempo reale della validità dei certificati via via utilizzati. Ogni soggetto sottoscrive digitalmente ciascun file una volta sola, a prescindere dalla lunghezza del testo, poichè il concetto di fogli è del tutto estraneo quando si parla di documento digitale. Il programma software da utilizzare per ciascuna firma dipende dal dispositivo che la accoglie (sia smart-card che penna Usb). A prescindere dall ente certificatore emittente (Infocamere, Aruba, Poste Italiane, ecc.) la versione del chip su cui è montato il certificato di firma potrebbe permettere l uso del software e-sign del notariato, circostanza più favorevole, ma potrebbe invece richiedere l uso di specifico software. PRECAUZIONI I dispositivi in assoluto più diffusi sono quelli rilasciati da Infocamere, la quale distribuisce gratuitamente il proprio software, DiKe. E opportuno pertanto installare, a fianco di e-sign del notariato con cui è perfettamente compatibile, anche questo programma, in modo da essere preparati nella maggior parte dei casi. Per quanto concerne i comparenti, si differenzia la procedura per il primo firmatario rispetto i successivi; il primo soggetto dovrà firmare nelle modalità già ben note agli studi notarili, e qui di seguito riprodotte. A titolo esemplificativo, si assume in questa guida che il testo da firmare si nominato ATTO.PDF. pag. 6

10 Usando la funzione Firma di e-sign, si seleziona il file ATTO.PDF, si visualizza l esito del controllo on-line che viene automaticamente effettuato (e che conviene salvare o stampare coi bottoni a lato) ed infine, a cura del titolare, si inserisce il pin. L operazione di firma si conclude con il salvataggio del file firmato che diventerà ATTO.PDF.P7M. Dal secondo firmatario in poi la procedura da utilizzare è la seguente: Usando la funzione Verifica di e-sign, si seleziona il file già firmato dal/i precedente/i comparente/i, cioè ATTO.PDF.P7M: compariranno i dati di coloro che hanno già firmato. Attraverso il bottone Aggiungi firma si ripercorre il medesimo iter già visto per il primo firmatario: verifica del certificato, inserimento del pin e salvataggio del file firmato. Il file firmato da ogni comparente successivo al primo non muta la estensione del file che sarà sempre PDF.P7M a prescindere dal numero dei firmatari. Per quanto riguarda la firma del notaio: egli dovrà firmare, come già visto per il primo dei comparenti, secondo la nota procedura già in uso presso gli studi: si clicca sul bottone firma, si seleziona il file già firmato da tutti i comparenti (ATTO.PDF.P7M), si procede con l introduzione del pin e si conclude l operazione con il salvataggio del file, che così presenterà una duplice estensione P7M: ATTO.PDF.P7M.P7M. Al termine dell apposizione della propria firma digitale dal parte del notaio sul file dell atto e sui files degli eventuali allegati, ciascuno separatamente, la stipula è conclusa. pag. 7

11 LA CONSERVAZIONE E LE COPIE La conservazione La conservazione a norma di un atto notarile prevede l utilizzo del sistema di archiviazione del Consiglio Nazionale del Notariato. A conclusione delle operazioni di archiviazione, l originale sarà custodito dal Consiglio Nazionale del Notariato, presso cui il notaio ed i suoi collaboratori a ciò abilitati potranno accedervi in ogni momento. L accesso al servizio avviene in modalità web, tramite il portale di accesso Rete Unitaria del Notariato. Per accedere al servizio è necessario inserire le proprie credenziali di accesso e accedere alla sezione /area lavoro/conservazione a norma /sistema di conservazione a norma/area riservata Le funzioni utente previste sono tre: 1. invio L utente, notaio o collaboratore, provvede all invio dei file che costituiscono l atto notarile (definito plico). Il sistema controlla che l atto e gli allegati siano stati sottoscritti digitalmente da un notaio e che i formati dei documenti siano quelli previsti. Successivamente, è inviata una di PEC contenente la ricevuta di conservazione e il link per la verifica leggibilità. 2. verifica leggibilità (o prima esibizione) si intende l obbligo da parte dell utente di verificare l effettiva visualizzazione dei documenti inviati. L utente richiede una prima esibizione dei documenti e, dopo averne verificata l effettiva leggibilità, dà conferma della conservazione dei documenti. Successivamente, il processo di conservazione viene portato a termine. pag. 8

12 3. Esibizione Per esibizione si intende la visualizzazione dei documenti costituenti un atto notarile informatico INVIO PLICO La pagina web di invio è composta da un modulo da compilare suddiviso nei seguenti tre riquadri dati relativi all atto notarile; dati anagrafici delle parti; elenco dei documenti digitali costituenti l atto informatico Mentre l inserimento dei dati relativo all atto notarile e dei documenti che lo costituisco è obbligatorio, non lo è invece quello dei dati delle parti L inserimento dei dati del plico avviene compilando la maschera Informazioni del plico come illustrato nella figura che segue: Per l invio dei file costituenti il plico, e per ogni documento da inviare: cliccare su Sfoglia e selezionare il file da inviare; selezionare il tipo di file (obbligatorio); compilare il campo descrizione (opzionale); premere il pulsante Aggiungi per inserirlo nell elenco dei documenti da spedire; pag. 9

13 Al termine della selezione di tutti i file salvare i dati con il bottone Invia. Subito dopo compare una pagina riepilogativa di conferma con il riepilogo dei dati. Premere Conferma per inviare oppure Annulla per tornare alla pagina precedente. Al termine del processo, il sistema invia un messaggio di PEC all utente contenente la ricevuta di conservazione e un link per la visualizzazione e successiva verifica leggibilità del plico. Si ricorda, come già visto nelle operazioni pre-stipula, che il sistema di archiviazione impone alcuni vincoli e limiti operativi: dimensione massima di ogni singolo file è di 8Mb il numero massimo di file per invio è 15 la dimensione totale per un singolo invio è pari a 60 MB Inoltre I nomi dei file devono essere privi di spazi, di punteggiatura (ad eccezione del punto) e di lettere accentate (I nomi dei file possono essere cambiati anche dopo l apposizione delle firme digitali). VERIFICA DI LEGGIBILITA L aver inviato il plico come visto nel punto precedente non significa aver terminato il processo di conservazione. E a carico del notaio effettuare una contro verifica sulla bontà di quanto spedito. Nel messaggio PEC inviato dal sistema di conservazione vi è contenuto il link per la visualizzazione e verifica leggibilità: alla sua pressione, si aprirà un elenco dei file che costituiscono il plico. pag. 10

14 Per ogni file, è necessario clickare l icona View per visualizzare il documento. Al termine, premere il pulsante CONFERMA per comandare la corretta visualizzazione dei documenti. NOTA: Non è indispensabile utilizzare il link presente nel messaggio PEC per la verifica leggibilità. E possibile accedere ai documenti da validare anche attraverso le funzioni di ricerca. ESIBIZIONE E possibile visualizzare i documenti conservati attraverso la funzione Ricerca plichi. Il modo più semplice per ricercare il plico è attraverso il numero di repertorio. Per ogni plico, il sistema evidenza: ID Plico: Stato: Data ricezione: Identificativo univoco del plico. Stato corrente del plico Data di ricezione del plico da parte del sistema di conservazione. Data verifica leggibilità: Data in cui il plico è stato validato esplicitamente dall utente o implicitamente dal sistema. Download ricevuta: Mostra un icona che indica la possibilità o meno di scaricare la ricevuta di conservazione del plico. pag. 11

15 Visualizza plico: Mostra un icona che indica se è possibile visualizzare il plico o se è possibile richiedere l esibizione. Maggiori informazioni sulle funzioni disponibili nel sistema di archiviazione sono ben descritte nel manuale redatto dal CNN stesso, disponibile nel sito del notariato. PRECAUZIONI Il termine ultimo per l archiviazione del titolo digitale è il momento dell ispezione. Tuttavia, considerando la responsabilità che ne consegue e sapendo che il file firmato non è mai modificabile, si consiglia di procedere con la archiviazione quanto prima. Le copie DPR 445 del , art. 18: le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali L'art. 68-ter Legge Notarile autorizza il notaio a rilasciare le copie degli atti da lui conservati indifferentemente in formato analogico o digitale, prescindendo dal supporto dell'originale. Se un determinato supporto non è richiesto dalla legge, è la parte che indica al notaio la modalità che preferisce per il rilascio della copia. E' obbligatorio apporre alla certificazione di conformità la firma digitale del notaio attestante le sue funzioni, ovvero quella rilasciata dal Consiglio Nazionale del Notariato. Si evidenzia come la firma digitale apposta nell originale dalle parti va riprodotta nella copia autentica indicando il nominativo del soggetto e precisandone la natura (es: ROSSI Mario firma digitale ). Non è richiesta l indicazione dei dati del certificato, in quanto la sua validità è già stata accertata dal notaio rogante. Esempio di formula d autentica, proposta dalla commissione informatica del CNN: Copia in conformità dell atto informatico rep n. racc. n.., composta di n pagine, da me erogato digitalmente e da me conservato in data nel sistema di Conservazione a Norma del Consiglio Nazionale Notariato pag. 12

16 Allegato - Elenco certificatori accreditati pag. 13

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