Brevi note riguardo l invio dell impronta degli archivi digitali dei documenti con rilevanza tributaria

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1 6029 APPROFONDIMENTO Brevi note riguardo l invio dell impronta degli archivi digitali dei documenti con rilevanza tributaria di Giuseppe Mantese (*) L articolo prende in considerazione le modalità di invio dell impronta degli archivi digitali in merito ai documenti che hanno rilievo fiscale, anche mediante riferimento a casistiche suscettibili di verificarsi nella prassi. 1. Premessa Nel disciplinare la conservazione digitale dei documenti con rilevanza tributaria, il D.M. 23 gennaio 2004 ha previsto all art. 5 che entro il quarto mese 1 2 successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all imposta regionale sulle attività produttive e all imposta sul valore aggiunto, si debba trasmettere, alle competenti Agenzie fiscali, l impronta dell ar- (*) Dottore commercialista in Milano. 1 Il termine iniziale di un mese è stato modificato in quattro mesi dall art. 1 del Decreto del 6 marzo 2009, n emanato dal Ministero dell economia e finanze. 2 Per i periodi d imposta pregressi, al punto 7 delle disposizioni transitorie del Provvedimento protocollo n. 2010/ del 25 ottobre 2010 si prevede che: entro il termine previsto per l invio dell impronta dell archivio informatico relativa al periodo d imposta in corso al 1 gennaio 2010, devono essere inviate, distinte per periodo di imposta, le impronte degli archivi informatici dei documenti rilevanti ai fini tributari... riguardanti i periodi d imposta antecedenti a quello in corso al 1 gennaio chivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. L art. 1 del D.M. 23 gennaio 2004 definisce l impronta come la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione alla prima sequenza di un opportuna funzione di hash. La circ. n. 36/E del 6 dicembre ha più correttamente precisato che per impronta si intende una sequenza di bit di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione di una funzione matematica ( funzione di hash ) ad una generica sequenza di bit in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione matematica generi impronte uguali. Il comma 2 dell art. 5 del D.M. 23 gennaio 2004 inoltre precisava che un successivo provvedimento delle Agenzie fiscali avrebbe dovuto indicare gli ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicare oltre all impronta degli archivi. A riguardo l Agenzia delle Entrate ha emanato il provvedimento protocollo n. 2010/ del 25 ottobre , attuativo della comunicazione 3 In banca dati fisconline. 4 Il provvedimento è stato pubblicato nel sito Internet dell Agenzia delle Entrate il 27 ottobre 2010, ai sensi del comma 361 dell art. 1 della L. 24 dicembre 2007, n Cfr. V. Sa-

2 6030 APPROFONDIMENTO Accertamento dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari. 2. Finalità della comunicazione dell impronta degli archivi dei documenti digitali con rilevanza tributaria Il D.M. 23 gennaio 2004 precisa che la comunicazione dell impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione è finalizzata ad estendere la validità dei documenti informatici. Tale motivazione viene ribadita al punto 3.1 del provvedimento protocollo n. 2010/ del 25 ottobre 2010 in cui si enuncia che la comunicazione all Agenzia delle entrate dell impronta dell archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione estende la validità dei documenti medesimi fino a che permane a fini tributari l obbligo di conservazione dei documenti stessi. Nel provvedimento appena sopracitato viene anche precisato che l invio dell impronta consentirà all Amministrazione finanziaria di conoscere i contribuenti che adottano sistemi sostitutivi di conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie 5, nonché i dati relativi ai responsabili della conservazione ed ai soggetti da questi eventualmente delegati. Inoltre uno dei possibili controlli che potrebbe essere svolto durante le ispezioni dei documenti digitali con rilevanza tributaria potrebbe consistere nella verifica della corrispondenza fra le impronte dell archivio dei documenti informatici inviati all Agenzia delle Entrate e quelle riscontrate in sede di accesso 6 7. racino, Conservazione dei documenti fiscali in formato digitale, in il fisco n. 1/2011, fascicolo n. 2, pag Non è infatti prevista la segnalazione all Agenzia delle Entrate mediante i Modelli AA9/10 (Dichiarazione di variazione dati per imprese individuali e lavoratori autonomi) e AA7/10 (Dichiarazione di variazione dati per i soggetti diversi dalle persone fisiche) della scelta del contribuente di procedere alla conservazione sostitutiva mediante supporti informatici dei documenti obbligatori tributari. 6 Nella circ. n. 45/E del 19 ottobre 2005, in banca dati fisconline, si precisa che: nel caso in cui i documenti, i libri, i registri e le scritture siano stati redatti e conservati in formato elettronico, mutano le modalità tecniche di acquisizione e di analisi dei documenti contabili oggetto del controllo da parte dell Amministrazione finanziaria. Le attribuzioni dei poteri degli uffici, così come le garanzie del contribuente, restano, invece, sostanzialmente invariati. 7 Si ricorda che non è ancora stato emanato il provvedimenti sulle modalità di esibizione dei documenti informa- La finalità dell invio dell impronta come strumento per estendere ai fini tributari la validità dei documenti informatici è stata superata dall approvazione del D.P.C.M. del 30 marzo , in quanto all art. 49 è stato previsto che le marche temporali emesse da un sistema di validazione devono essere conservate in un apposito archivio digitale non modificabile per un periodo non inferiore a venti anni ovvero, su richiesta dell interessato, per un periodo maggiore, alle condizioni previste dal certificatore 9. La marca temporale è valida per tale periodo di conservazione 10. La finalità di conoscere quali contribuenti hanno adottato sistemi di conservazione sostitutiva si sarebbe potuta ottenere mediante la compilazione e l invio dei Modelli AA7 e AA9 o prevedendo un apposito campo nella dichiarazione Iva annuale. La finalità di verifica della corrispondenza fra le impronte dell archivio dei documenti informatici inviati all Agenzia delle Entrate e quelle riscontrate in sede di accesso potrebbe teoricamente avere una sua utilità ma concretamente potrebbe presentarsi di difficile e complessa attuazione tenendo conto delle attuali medie competenze informatiche dei verificatori dell Agenzia delle Entrate e della Guardia di finanza. Inoltre anche qualora fossero sviluppate e diffuse tali competenze la riproduzione dell impronta di archivi complessi delle varie tipologie di documenti con rilevanza tributaria di aziende medio grandi conservati su molti dvd o su più hard disk di più server potrebbe far emergere differenti risultati in funzione delle diverse procedure utilizzate di generazione delle impronte con rischi di contestazioni più di forma che di sostanza. Non si può fare a meno di notare come il contribuente che decida di conservare in modalità sostitutiva su supporto informatico la propria dotici anche per via telematica previsto all art. 6 del D.M. 23 gennaio Il D.P.C.M. 30 marzo 2009 è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 129 del 6 giugno In precedenza il periodo di validità dei certificati delle marche temporali poteva essere inferiore a quello previsto di conservazione ai fini fiscali dei documenti con rilevanza tributaria. 10 All art. 51 del medesimo D.P.C.M. è stato inoltre previsto che: La firma digitale, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, è valida se alla stessa è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi (quindi la marca temporale) che colloca la generazione di detta firma digitale in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato.

3 Accertamento APPROFONDIMENTO 6031 cumentazione con rilevanza tributaria venga caricato di maggiori adempimenti tributari rispetto alla conservazione su supporto cartaceo. Ad esempio nel mondo cartaceo si devono stampare i libri contabili entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi del periodo d imposta. Nel mondo digitale il processo di conservazione dei libri contabili informatici deve essere chiuso entro tre mesi dalla data di scadenza della presentazione delle dichiarazioni annuali relative ai dati di periodo così registrati. Vengono previsti dall art bis del codice civile ulteriori adempimenti per la tenuta di tali libri ed inoltre deve essere gestita la comunicazione dell invio all Agenzia delle Entrate dell impronta. La comunicazione dell impronta è a parere dello scrivente un inutile aggravio burocratico. La finalità dell invio dell impronta come strumento per estendere ai fini tributari la validità dei documenti informatici è stata superata dall evoluzione delle disposizioni normative 11 come specificato sopra in dettaglio; la finalità di conoscere quali contribuenti hanno adottato sistemi di conservazione sostitutiva si potrebbe ottenere facilmente con altre forme di comunicazione; la finalità dell invio dell impronta per la verifica della corrispondenza fra l impronta dell archivio dei documenti informatici inviati all Agenzia delle Entrate e quelle riscontrate in sede di accesso rappresenta un obiettivo di controllo con difficile valutazione degli effetti sui risultati delle verifiche medesime 12. La grande maggioranza dei libri, registri, scritture e documenti sono stampati su carta senza particolari 11 In particolare si veda il D.P.C.M. 30 marzo A conferma di questa difficoltà, la circ. n. 36/E del 6 dicembre 2006 al punto 7.3 precisa che: in sede di controllo, pertanto, è demandata ai verificatori la valutazione delle irregolarità commesse nel processo di conservazione dei documenti informatici, al fine di orientare l eventuale attività di accertamento e di rettifica. Inoltre qualora il processo di conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie non venga effettuato in conformità alle disposizioni recate dal decreto, in linea di principio detti documenti non sono più validamente opponibili all Amministrazione finanziaria. Si osserva comunque che il processo di conservazione sostitutiva si chiude con l apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale sui documenti con rilevanza tributaria entro certi termini mentre la creazione dell impronta dell archivio da inviare all Agenzia delle Entrate può essere successiva alla chiusura del processo di conservazione in tutte le ipotesi in cui si decida di inviare le impronte di evidenze informatiche oppure l impronta di impronte oppure l impronta dell intero archivio dei documenti con rilevanza tributaria. formalità 13 e solo se esibiti dal contribuente durante le verifiche possono essere presi in considerazione a favore del contribuente medesimo ai fini dell accertamento in sede amministrativa o contenziosa Quale impronta comunicare all Agenzia delle Entrate Il provvedimento protocollo n. 2010/ del 25 ottobre 2010 prevede che il soggetto interessato (il contribuente), il responsabile della conservazione ovvero un suo delegato 15 comunicano per via telematica all Agenzia delle Entrate l impronta dell archivio informatico, sul quale è stata apposta la firma digitale e la marca temporale, dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione, nonché la marca temporale. Viene specificato che l archivio informatico può essere costituito da uno o più documenti informatici rilevanti ai fini tributari ovvero da un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei predetti documenti o di un insieme di essi 16. Il provvedimento permette dunque ampia libertà su quante e quali impronte dei documenti con rilevanza tributaria, conservati in modalità sostitutiva, comunicare. In pratica è pertanto possibile inviare le singole impronte generate periodicamente nel corso della chiusura dei processi 13 Si ricorda che vi sono comunque dei libri quali quelli sociali che richiedono particolari formalità di tenuta quali la vidimazione iniziale. 14 L art. 52 del D.P.R. n. 633/1972 al comma 5 prevede che: I libri, registri, scritture e documenti di cui è rifiutata l esibizione non possono essere presi in considerazione a favore del contribuente ai fini dell accertamento in sede amministrativa o contenziosa. Per rifiuto di esibizione si intendono anche la dichiarazione di non possedere i libri, registri, documenti e scritture e la sottrazione di essi alla ispezione. 15 Il responsabile della conservazione può nominare uno o più delegati in base all art. 5, comma 2, della deliberazione del Centro nazionale per l informatica nella pubblica amministrazione (Cnipa), del 19 febbraio 2004, n. 11. A seguito delle modifiche introdotte dal D.Lgs. 1 dicembre 2009, n. 177, riguardante la Riorganizzazione del Centro nazionale per l informatica nella pubblica amministrazione, a norma dell art. 24 della legge 18 giugno 2009, n. 69, il Cnipa ha assunto la denominazione di DigitPA. 16 Nelle motivazioni al provvedimento protocollo n. 2010/ del 25 ottobre 2010 si precisa che: nel caso di più archivi, il contribuente può scegliere se effettuare un unica comunicazione dell impronta complessiva ovvero tante comunicazioni quanti sono gli archivi.

4 6032 APPROFONDIMENTO Accertamento di conservazione delle varie tipologie di documenti con rilevanza tributaria conservati oppure le impronte di evidenze informatiche di tali documenti oppure l impronta di impronte oppure l impronta dell intero archivio. Oltre all invio dell impronta dell archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione viene chiesto anche l invio della marca temporale. La marca temporale da spedire varia in funzione dell impronta dell archivio inviata; ad esempio se si decide di creare un impronta dell intero archivio la marca temporale da inviare sarà quella che verrà apposta all impronta dell intero archivio oppure se si invierà le n. singole impronte generate periodicamente nel corso della chiusura dei processi di conservazione delle varie tipologie di documenti con rilevanza tributaria bisognerà inviare anche le n. singole marche temporali apposte a chiusura dei vari processi di conservazione. L invio di un unica impronta dell intero archivio fiscale ha il vantaggio di ridurre il numero delle comunicazioni all Agenzia delle Entrate ma potrebbe presentare qualche criticità in fase di generazione della medesima. Ad esempio se si sono conservate le varie tipologie di documenti o- riginali con rilevanza tributaria su più cd rom o dvd si potrebbe creare un file contenente le impronte e loro evidenze già presenti nei vari cd rom o dvd oppure generare l impronta del file immagine di ogni cd rom o dvd oppure trasferire i file immagine di ogni cd rom o dvd su hard disk e procedere al calcolo dell impronta degli n. cd rom o dvd. La scelta della procedura da seguire dovrebbe tener conto in maniera prioritaria della necessità dei verificatori fiscali di riprodurre velocemente e con semplicità l impronta degli archivi per confrontarla con quanto comunicato all Agenzia delle Entrate. Altra criticità da segnalare riguarda l impatto sui controlli fiscali: qualora si sia comunicata l impronta dell intero archivio fiscale e la verifica riguardi una sola tipologia di documenti si sarà obbligati a fornire ai verificatori l intera documentazione fiscale su supporto informatico per permettere la riproduzione dell impronta comunicata. Un significativo vantaggio della scelta di generare un impronta complessiva dell archivio fiscale risiede nel fatto che può essere generata utilizzando l algoritmo di hash richiesto dall Agenzia delle Entrate 17 per la comunicazione mentre le 17 La generazione dell impronta deve avvenire in conformità alla vigente deliberazione del Cnipa emanata ai sensi delimpronte già generate in precedenza potrebbero non essere conformi a quanto richiesto successivamente dall Agenzia delle Entrate ed esposto tramite rimandi ad altre disposizioni normative nel provvedimento protocollo n. 2010/ del 25 ottobre Considerazioni simili possono essere espresse in merito al formato della marca temporale richiesto dall Agenzia delle Entrate e alla possibile non conformità delle marche temporali apposte in precedenza. 4. Il contenuto della comunicazione La comunicazione dell impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione deve essere conforme alle specifiche tecniche contenute nel provvedimento protocollo n. 2010/ del 25 ottobre La comunicazione si compone di file in formato xml che deve essere validato da un apposita XML Schema Definition (XSD) 18 e deve contenere informazioni riguardanti: i dati della fornitura; i dati del titolare della contabilità; i dati del responsabile della conservazione; i dati dei delegati alla conservazione; i dati dell archivio informatico. Si rileva che alcuni campi della comunicazione presentano dubbi di compilazione. Ad esempio nella sezione dati dell archivio informatico nel campo documento va indicata la tipologia del documento presente nell archivio dei documenti con rilevanza tributaria conservati in modalità sostitutiva, selezionata fra quelle dell elenco previsto nell Allegato 1 al provvedimento protocollo n. 2010/ del 25 ottobre L elenco dell Allegato 1 contiene un elenco incompleto delle tipologie di documenti con rilevanza tributaria gestiti dalle imprese. Tale elenco sembra piuttosto un estrazione di e- lenco di tipologie di documenti da un software gestionale presente sul mercato. Un altro esempio riguarda quale responsabile l art. 3, comma 2, del D.P.C.M. 30 marzo La deliberazione vigente è la n. 45 del 21 maggio 2009 e la funzione di hash da utilizzare è la SHA Nell area software del sito web di Entratel è reso disponibile lo Schema xml in formato xsd (Schema_impronte.xsd) che definisce la struttura e le regole formali per la compilazione della Comunicazione dell Impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, secondo quanto previsto dal Provvedimento del Direttore dell Agenzia delle entrate del 25 ottobre 2010 Prot. 2010/

5 Accertamento APPROFONDIMENTO 6033 della conservazione indicare se tale soggetto è cambiato nel tempo; qualora fossero inviate impronte generate nei periodi d imposta precedenti e fosse modificato il responsabile della conservazione cosa va indicato? Si presume che vadano indicati i dati del responsabile della conservazione in carica al momento dell invio dell impronta qualora tale soggetto abbia preso in carico la manutenzione degli archivi creati da responsabili della conservazione precedenti. Qualora il responsabile della conservazione in carica al momento dell invio delle impronte non abbia in carico gli archivi predisposti da altri soggetti i dati del responsabile della conservazione dovrebbero essere quelli del soggetto che ha chiuso nei precedenti periodi d imposta il processo della conservazione. Una questione preliminare non secondaria da affrontare riguarda inoltre la rilevanza tributaria o meno di alcune delle tipologie di documenti conservati dalle imprese. 5. Modalità di trasmissione della comunicazione L invio della comunicazione dell impronta deve avvenire esclusivamente in via telematica attraverso i servizi Entratel o Fisconline, in funzione delle caratteristiche del soggetto che effettua l adempimento, ovvero tramite gli intermediari abilitati. Le tipologie di intermediari abilitati alla trasmissione telematica delle dichiarazioni sono elencati all art. 3, commi 2-bis e 3, del D.P.R. 22 luglio 1998, n È importante precisare che il responsabile della conservazione non è una specifica tipologia di intermediario abilitato presente nell elenco appena sopracitato. Preliminarmente all invio della comunicazione dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari è obbligatoria l esecuzione preventiva del controllo finalizzato alla verifica formale dei dati e alla predisposizione del file in apposito formato. Tale funzionalità di controllo è attivata dall apposita opzione del menù Documenti dell applicazione Entratel, o è automaticamente innescata dalla funzione Prepara file dell applicazione FileInternet. Una volta ottenuto esito positivo dal controllo sarà possibile per l intermediario abilitato procedere all autenticazione del file della comunicazione dell impronta e procedere al suo invio mediante collegamento telematico con i server dell Agenzia delle Entrate. 6. La gestione dell impegno alla trasmissione e delle ricevute d invio La comunicazione dell impronta si considera effettuata nel momento in cui è completata, da parte dall Agenzia delle Entrate, la ricezione del file contenente i dati medesimi. L Agenzia delle Entrate comprova l avvenuta ricezione del predetto file mediante un attestazione, identificata da un numero di protocollo, contenuta in un file munito del codice di autenticazione per il servizio Entratel o del codice di riscontro per il servizio Internet (Fisconline), generati secondo le modalità descritte, rispettivamente, al paragrafo 2 ed al paragrafo 3 dell allegato tecnico al Decreto 31 luglio 1998 e successive modificazioni. Una volta acquisito il file è infatti possibile procedere al download delle attestazioni di avvenuto ricevimento dei documenti trasmessi per via telematica all Agenzia delle Entrate, unica prova del loro avvenuto invio. In caso di scarto del file vengono evidenziate con opportuni codici le cause della mancata accettazione del file 19. Prima di procedere all invio dei file ad Entratel, l intermediario che ha ricevuto l incarico di gestione dell invio dell impronta da parte del cliente deve fornire al medesimo l impegno alla trasmissione specificando se il suo incarico si limita al mero invio della comunicazione predisposta dal contribuente o se si estende anche alla predisposizione dei file da inviare. Una copia delle ricevute della comunicazione dell invio dell impronta va consegnata al cliente e un altra copia va conservata dall intermediario. 7. La comunicazione correttiva o sostitutiva I contribuenti che effettuano il riversamento sostitutivo dei documenti contenuti in un archivio per il quale già era stata inviata l impronta, entro quattro mesi dal completamento del procedimento di riversamento, sono tenuti a ripetere la comunicazione (c.d. comunicazione sostitu- 19 Al punto 5.3 del provvedimento protocollo n. 2010/ del 25 ottobre 2010 e nel paragrafo controlli effettuati in fase di accettazione della comunicazione delle specifiche tecniche sono elencati i principali motivi di scarto. In generale una comunicazione viene scartata qualora i dati in essa presenti non rispettino le specifiche tecniche.

6 6034 APPROFONDIMENTO Accertamento tiva per riversamento sostitutivo). La necessità della ripetizione dell invio della comunicazione viene giustificata con il fatto che il riversamento sostitutivo comporta una modifica della rappresentazione informatica dei documenti e come tale rende priva di valore l impronta a suo tempo generata. In caso di comunicazione sostitutiva per riversamento, tutti i dati indicati devono essere uguali a quelli esposti nella comunicazione da sostituire a parte il tipo comunicazione e l impronta dell archivio. La comunicazione correttiva va inviata qualora si siano evidenziati errori nella comunicazione originaria. L Agenzia delle Entrate ha precisato che le comunicazioni possono essere corrette una sola volta purché la correzione si riferisca al medesimo periodo di riferimento e la sostituzione avvenga non oltre 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati da sostituire. La comunicazione correttiva deve contenere tutti i dati in precedenza trasmessi con le modifiche ed integrazioni che si sono rese necessarie. 8. Casistiche particolari Gestione esercizi a cavallo Nella circ. n. 36/E del 6 dicembre 2006 è stato precisato che nel caso di esercizio non coincidente con l anno solare, considerata la possibilità di un disallineamento dei termini previsti per la presentazione della dichiarazione dei redditi e della dichiarazione Iva, il termine per l invio dell impronta in esame deve essere collegato alle singole date previste per le differenti dichiarazioni; in tal modo il contribuente dovrà procedere a distinti invii dell impronta, con riferimento, rispettivamente, alla contabilità conservata rilevante ai fini Iva ed a quella rilevante ai fini delle imposte dirette. In pratica gli invii delle impronte degli archivi della società con esercizi a cavallo andranno effettuati entro 4 mesi dal termine di presentazione della tipologia di dichiarazione considerata. Presenza di operazioni straordinarie Per la maggior parte delle imprese in normale e- sercizio e con periodo d imposta coincidente con l anno solare il termine di presentazione della dichiarazione è fissato al 30 settembre e pertanto il termine del primo invio della comunicazione dell impronta viene fissato a fine gennaio Vi sono situazioni in cui il termine d invio dell impronta è differente da gennaio Rientrano in tali casistiche le operazioni di fusione, trasformazione, scissione, liquidazione in cui solitamente si deve presentare la dichiarazione dei redditi entro l ultimo giorno del nono mese successivo alla data in cui ha effetto l operazione straordinaria 20. Ad esempio in caso di fusione di più società avvenuta con effetto nel settembre 2010 la dichiarazione relativa alla frazione di esercizio delle società fuse o incorporate compresa tra l inizio del periodo d imposta e la data in cui ha effetto la fusione deve essere presentata dalla società risultante dalla fusione o incorporante, entro l ultimo giorno del nono mese successivo al settembre 2010 pertanto entro giugno 2011 e pertanto l invio dell impronta degli archivi fiscali deve avvenire entro 4 mesi dal giugno 2011 cioè nell ottobre Impatto nuovo dell Amministrazione digitale e gestione impronte Il nuovo Codice dell Amministrazione digitale 21 ha ribadito che le modalità di conservazione ed esibizione dei documenti per via informatica rimangono regolate, ai fini fiscali, dal D.M. 23 gennaio 2004 e successive modificazioni. La gestione delle impronte degli archivi fiscali dei clienti per periodi d imposta 2004, 2005, 2006 Per i periodi d imposta pregressi viene previsto che: entro il termine previsto per l invio dell impronta dell archivio informatico relativa al periodo d imposta in corso al 1 gennaio 2010, devono essere inviate, distinte per periodo di imposta, le impronte degli archivi informatici dei documenti rilevanti ai fini tributari riguardanti i periodi d imposta antecedenti a quello in corso al 1 gennaio Ai fini Iva 22 e ai fini delle imposte dirette 23 in generale gli avvisi relativi alle rettifiche e agli accertamenti devono essere notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. 20 Per approfondimenti in tema, si vedano gli artt. 5 e 5-bis del D.P.R. n. 322/ D.Lgs. 30 dicembre 2010, n Art. 57 del D.P.R. n. 633/ Art. 43 del D.P.R. n. 600/1973.

7 Accertamento APPROFONDIMENTO 6035 Rimane necessario inviare le impronte degli archivi riferiti a periodi d imposta non più accertabili dall Agenzia delle Entrate? A parere dello scrivente è comunque opportuno inviare tali impronte per le seguenti motivazioni: in alcuni casi i termini dell accertamento vengono prolungati 24 ; oltre alla rilevanza fiscale le scritture contabili e l altra documentazione conservata hanno valenza civilistica e differenti termini di conservazione Ai fini Iva all art. 57 del D.P.R. n. 633/1972 viene previsto che in caso di violazione che comporta obbligo di denuncia ai sensi dell articolo 331 del codice di procedura penale per uno dei reati previsti dal decreto legislativo 10 marzo 2000, n. 74, i termini dell accertamento sono raddoppiati relativamente al periodo di imposta in cui è stata commessa la violazione. Idem ai fini delle imposte dirette l art. 43 del D.P.R. n. 600/1973 prevede che in caso di violazione che comporta obbligo di denuncia ai sensi dell articolo 331 del codice di procedura penale per uno dei reati previsti dal decreto legislativo 10 marzo 2000, n. 74, i termini dell accertamento sono raddoppiati relativamente al periodo di imposta in cui è stata commessa la violazione. 25 In particolare si veda l art del codice civile: le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Si veda anche l art. 22 del D.P.R. n. 600/1973: Le scritture contabili obbligatorie ai sensi del presente decreto, di altre leggi tributarie, del codice civile o di leggi speciali devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine stabilito dall art del codice civile o da altre leggi tributarie. 9. Cosa succede se non si invia l impronta e se ne invia una errata? L Agenzia non ha espressamente precisato le potenziali sanzioni a carico dei contribuenti che non inviano nei termini l impronta o spediscono un impronta errata e commettono errori nella compilazione della comunicazione di invio dell impronta all Agenzia delle Entrate. Nella circ. n. 36/E, al punto 7.3, è stato precisato che anche se le irregolarità nel processo di conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti non siano tali da giustificare il ricorso a metodi induttivi di accertamento, al contribuente potranno essere irrogate le sanzioni di cui all art. 9 del D.Lgs. 18 dicembre 1997, n Tale articolo prevede che: Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria, è punito con la sanzione amministrativa da lire due milioni a lire quindici milioni. Nella circ. n. 36/E è stato ulteriormente precisato che: in sede di controllo è demandata ai verificatori la valutazione delle irregolarità commesse nel processo di conservazione dei documenti informatici, al fine di orientare l eventuale attività di accertamento e di rettifica. 26 È da valutare se l invio dell impronta sia da considerare successivo alla chiusura del processo di conservazione.