Rendervi le cose facili è il nostro mestiere Ogni cosa è sotto controllo

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1 HotelCUBE International Rendervi le cose facili è il nostro mestiere Ogni cosa è sotto controllo Take it easy and relax HotelCUBE International will do the rest

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3 Proxima Service Company profile Proxima Service è una società specializzata nella progettazione e sviluppo di software per la gestione alberghiera, nata nel 1998 su iniziativa dell Ing. Riccardo Di Prima e di Lorenzo Navone, dopo vent anni di esperienza tecnica e commerciale nel settore degli hotel. L ultima versione, HotelCUBE International, è stata sviluppata utilizzando la più moderna tecnologia Enterprise di Microsoft e si è conquistata la certificazione per Windows Vista, per Windows 7 e per SQL Server 2008, il potente ed affidabile motore di dati di Microsoft. L azienda nasce con un team fortemente specializzato e con l obiettivo di presentare sul mercato un nuovo software specifico per gli hotel, basato su tecnologie innovative, capace di migliorare l affidabilità generale e le prestazioni nella gestione alberghiera ma, allo stesso tempo, semplice da utilizzare, con tempi di formazione contenuti e con un rapporto prezzo/ prestazioni conveniente per il cliente. Nasce così HotelCUBE. Dalla sua prima installazione, nel 1998, Hotel CUBE si è evoluto in quattro nuove versioni. Le nuove release del prodotto, che raccolgono tutti i principali suggerimenti degli operatori, vengono distribuite gratuitamente ai Clienti in contratto di manutenzione. Per garantire ad HotelCUBE funzionalità sempre in linea con le tendenze e le esigenze nel settore dell ospitalità, Proxima Service ha firmato un contratto di partnership e consulenza con il CST Centro Superiore del Turismo di Assisi grazie al quale lo staff dell azienda partecipa ad importanti ricerche e mantiene uno stretto contatto con le problematiche e le necessità di un settore sempre in evoluzione. Si avvale, inoltre, di ricercatori dell Università di Torino per implementare soluzioni sempre più efficaci nell ambito della previsione ed ottimizzazione della gestione alberghiera. Oggi Proxima Service ha una struttura costituita da 25 specialisti dedicati esclusivamente ad Hotel CUBE che operano nella sede di Torino e 10 partner (Proxima Point) con competenze tecnico-commerciali distribuiti su tutto il territorio italiano.

4 HotelCUBE International L innovazione per competere HotelCUBE International è il software gestionale più moderno, innovativo e facile da utilizzare per le strutture ricettive di qualunque dimensione e complessità. Utilizzando web service e connessioni TCP/IP, è integrato con centralini telefonici, building automation, pay tv, misuratori di cassa, stampanti fiscali, electronic fund transfer. Costruito intorno al database Microsoft SQL Server, utilizza gli strumenti di sviluppo Enterprise di Microsoft per sfruttarne l affidabilità, la velocità e l intuitiva interfaccia utente. Il sistema è integrato con Microsoft Office 2007 o superiore sfruttando le funzionalità di Outlook, Word ed Excel. La sua architettura si adatta sia agli Alberghi Indipendenti, con unico server, sia a Cluster Alberghieri, Multiproperty e Catene, con più server e uno o più Head Quarter. La semplicità di HotelCUBE International nasce dall aver superato la strutturazione delle funzionalità in moduli : tutto ciò che operativamente serve al Front Office e al Back Office ovvero il Property Management System PMS è immediatamente disponibile, a seconda delle autorizzazioni dell utente, con un semplice click. Un ricco manuale, suddiviso per argomenti e con molti esempi esplicativi, spiega tutte le funzionalità e le potenzialità. HotelCUBE International è totalmente parametrizzabile e progettato per seguire le esigenze funzionali utili a rispondere efficacemente alle scommesse imprenditoriali presenti e future. Le principali funzionalità del PMS HotelCUBE International sono: Front Office Revenue Management Integrazione Booking Engine CRM Marketing Gestione Sale e Meeting Workflow Multi Property Business Intelligence F & B Manager Economato Back Office Tutte le funzionalità sono state progettate e realizzate da Proxima Service, garantendo la migliore integrazione e affidabilità possibile.

5 Front Office Usabilità, semplicità e potenza Velocità, semplicità e precisione sono gli elementi indispensabili di un gestionale che deve ottimizzare i flussi di lavoro. Nato dopo molti anni di confronti con gli operatori alberghieri, HotelCUBE International presenta una interfaccia utente da dove si accede ai dati del singolo cliente e alla sua storia, e da dove si possono effettuare tutte le operazioni fondamentali. Le funzioni di pre assegnazione delle camere e rooming list rendono semplice la gestione dei gruppi. Tutte le informazioni di dettaglio sono facilmente ottenibili tramite la tecnica del drill down. Con pochi passaggi è possibile visualizzare la tariffa e la disponibilità per il periodo selezionato e concludere il preventivo o la prenotazione con l invio della conferma attraverso fax o . HotelCUBE International ha tutte le funzionalità indispensabili a una corretta e completa gestione aziendale. Grazie alla perfetta integrazione con Word e Outlook di Microsoft, la corrispondenza verrà memorizzata in un repository comune. Tutti i dati visualizzati possono essere esportati in Word, Excell, PDF, CSV, HTML. Le funzionalità del Planning e del Rack assicurano la migliore efficienza sia per gli alberghi business che leisure.

6 Revenue Management System Maximizing profitability In HotelCUBE International le fasi su cui si fonda la massimizzazione dei ricavi sono totalmente automatizzate e non richiedono alcuna preparazione matematica o tecnica. Serie storiche - a partire dallo studio degli andamenti delle prenotazioni. I passaggi logici prevedono: 1. la fase di Segmentazione, ovvero di conoscenza delle capacità di spesa dei clienti che ne consente la suddivisione in segmenti di business cui assegnare una o più tariffe; 3. Con la disponibilità dei dati di previsione e con la personale esperienza, affinata da intuito e conoscenza degli elementi di contesto (situazione ambientale, politica, trasporti, ecc.), il Revenue Manager può eseguire la fase di Ottimizzazione, che identifica il prezzo sotto il quale non si deve vendere (metodo del Bid Price) oppure assegna un numero massimo di tariffe disponibili per ciascun segmento di clientela (metodo del Nesting). 2. La fase di Previsione stima l occupazione richiesta per date future sulla base dello studio degli andamenti del passato. Le tecniche prospettiche utilizzate da HotelCUBE International sono: Pick Up - ritenuto dalla moderna letteratura il metodo più semplice e comprensibile, basato sull andamento delle prenotazioni e sul loro lead time. ARIMA - acronimo di Auto Regressive Integrated Moving Avarage.

7 Integrazione Booking Engine Il web per la vendita e la promozione Internet è un canale di vendita sempre più importante che rende indispensabile aggiornare la disponibilità e le tariffe in tempo reale, sia del proprio sito, sia degli IDS, per non perdere opportunità di business. definire pacchetti, tariffe promozionali e supplementi legati a parametri che potranno essere modificati con un semplice click (percentuale di occupazione totale o per segmento di clientela, durata del soggiorno, numero di persone che occuperanno la camera). HotelCUBE International integra diversi booking engine e channel manager, così qualsiasi operazione venga eseguita, tramite la funzione di Rate Management (modifica della tariffa o della validità della stessa), viene automaticamente e immediatamente comunicata al mondo web. È possibile inoltre: registrare automaticamente le prenotazioni, La gestione della disponibilità può essere configurata in tre differenti modi: aggiornamento automatico della disponibilità con il numero di camere in vendita su web corrispondente a quello dell hotel e la possibilità di inserire regole automatiche di chiusura della vendita web, un inventario disponibile per tutti i canali della vendita web, gestire le cancellazioni o le variazioni, un inventario specifico (allotment) per canali (IDS).

8 CRM Customer Relationship Management Gestione delle relazioni con clienti e prospect In HotelCUBE International il CRM è totalmente integrato e permette di gestire le relazioni con i clienti. Le anagrafiche possono essere uniche anche per i cluster alberghieri, ed è possibile inserire e visualizzare informazioni specifiche raccolte da ciascun reparto (ricevimento, bar, ristorante, governante, booking, SPA, ecc.). le attività con clienti e prospect, (appuntamenti, invio documentazione, recall, tutto integrato con Microsoft Outlook), le informazioni da gestire che possono essere anche acquisite da fonti esterne (gestore delle mail, internet, stazioni meteo, ecc.), Le informazioni possono essere personalizzate dal personale autorizzato dell albergo, senza richiedere interventi esterni. la gestione delle relazioni grazie all integrazione del CRM con il PMS, il Food & Beverage, SPA, internet, per ottenere soluzioni di loyalty card e la gestione delle opzioni fornite da Web 2.0, la gestione di relazioni e campi aggiuntivi per Prospect, il cruscotto per operare selezioni sia sui dati standard gestiti da HotelCube International, sia su tutti i dati aggiuntivi e personalizzati creati dall Albergatore. Con il CRM di HotelCUBE International è possibile definire: gli alberghi e le organizzazioni (cluster di alberghi), gli utenti e i gruppi di utenti che hanno accesso alle informazioni del sistema, l interfaccia grafica di accesso alle informazioni sui clienti,

9 Marketing Comunicare per fidelizzare HotelCUBE International consente di pianificare le attività commerciali grazie all integrazione con Microsoft Outlook con il quale sincronizza appuntamenti e contatti. In questo modo il reparto commerciale o il sales manager possono gestire costantemente la pianificazione delle proprie attività, dagli appuntamenti, all invio di materiale informativo, alle telefonate di feed back. Il modulo Marketing agisce sui clienti abituali (aziende, agenzie e persone) e su contatti aggiuntivi prospect (persone fisiche o società). Il cruscotto del Marketing permette di filtrare i dati selezionandoli per numero di presenze e fatturato di tre anni. I filtri possono essere impostati in AND oppure in OR e possono agire anche sui campi personalizzati creati tramite il CRM. Nella configurazione multi property le anagrafiche dei clienti (ospiti e ditte agenzie) e dei prospect sono centralizzate, garantendo l unicità del dato, evitando doppioni. L importazione dei dati (prospect) da un file in formato Excel consente di incrementare il patrimonio dei contatti per pianificare azioni mirate di direct marketing. Registrando tutte le attività è possibile avere il remind di quelle future, utilizzando l apposita funzione attività di Outlook 2007.

10 Meeting Gestire sale riunioni, attrezzature e servizi dedicati HotelCUBE International, attraverso le funzionalità Meeting, consente una visione complessiva di tutte le sale a disposizione dell albergo con il relativo calendario mensile, impostato in modo da evidenziare, con diversi colori, le differenti manifestazioni già prenotate in albergo, per individuare immediatamente in quale periodo, in quali sale e a quali condizioni si svolgono tali manifestazioni. È possibile rispondere alle domande del cliente con informazioni aggiornate in tempo reale, grazie a Meeting, fornendo dettagli sulla disponibilità delle attrezzature, sui costi e sull organizzazione dell evento. Sempre in tempo reale è possibile predisporre la mise en place delle sale, visualizzandone la planimetria e pianificando la disposizione delle attrezzature secondo le necessità del cliente. Questa funzione consente, con una semplice stampa, di presentare immediatamente al cliente uno schema di come apparirà la sala con report di grande professionalità. Uno degli aspetti di maggiore interesse di Meeting è dato dalla possibilità di gestione automatica e immediata della disponibilità e dell organizzazione di tutta l attrezzatura disponibile, ottimizzando i tempi di organizzazione dell area congressuale. Lo strumento Meeting è di grande utilità per una adeguata ed evoluta pianificazione della gestione congressuale: permette di controllare, con una visione d insieme, anche le risorse e i budget relativi ai vari eventi, completi di preventivi di spesa per il cliente organizzatore, impiego di personale e attrezzature, eventi collaterali alla manifestazione e collegamento con la situazione delle camere, con le prenotazioni e l occupazione.

11 Workflow Gestire e ottimizzare i flussi delle attività Ogni organizzazione aziendale, e l Albergo non è certo tra le più semplici, ha un elevato numero di processi interni per compiti specifici che diventano flussi di lavoro: la gestione dello stato delle camere, gli interventi della manutenzione, la predisposizione di attività prima dell arrivo del cliente, durante la sua permanenza e dopo la partenza. Un esempio pratico è la gestione dello stato della camera: quando la cameriera riordina una camera di partenza, lo stato dell azione, indicato tramite telefono, pay tv, terminale della governante o palmare della cameriera, mette il suo stato in Pulita ; nel caso la camera odori di fumo, anche se pulita, non può essere rioccupata fino a quando le speciali apparecchiature non avranno eliminato il cattivo odore. Questo flusso di lavoro è costituito da due attività: occorre impostare lo stato della camera in Rifatta dopo l intervento della cameriera, e poi impostare lo stato di Vendibile dopo il tempo programmato per l eliminazione dell odore di fumo. In HotelCUBE International è possibile, tramite un messaggio al gestore del Workflow, serializzare le attività, consentendo degli automatismi eliminando l intervento del personale. HotelCUBE International, il software oggi più innovativo sul mercato, utilizza la gestione del Workflow per tutti i processi dell albergo che prevedono flussi e decisioni. È possibile inserire attività di Workflow in fase di prenotazione (ad esempio inserendo il messaggio di recall 2 giorni prima dell arrivo dell ospite VIP), in fase di soggiorno del cliente (ad esempio per far trovare l auto disponibile ad una ora prefissata), in fase di check out (ad esempio mandando al Direttore un messaggio per indicare che il cliente VIP lascia l albergo, per un saluto), e per integrare il lavoro di Governante, Ricevimento e Manutenzione. Tramite il Workflow possono essere registrate attività gestibili con il CRM e il modulo Meeting.

12 Multi Property Versione per cluster e catene alberghiere La versione Multi Property di HotelCUBE International permette di: controllare centralmente la disponibilità di più alberghi, visualizzare l occupazione delle sale meeting, unico server, un server per ogni struttura e un server centralizzato, hosting in Data Center. visualizzare statistiche aggregate per più strutture ricettive, modificare le tariffe, visualizzare la guest history e dati CRM per clienti che hanno soggiornato in diverse strutture, gestire centralmente l integrazione con il Booking Engine gestire le attività e le azioni di direct marketing. La struttura con unico server è consigliata se si dispone di connessioni veloci affidabili. Il vantaggio della versione Multi Property è l anagrafica clienti unica per tutte le strutture ricettive del cluster o della catena. Sono possibili le seguenti configurazioni hardware: È cura degli specialisti di Proxima Service supportare il cliente nella scelta del miglior layout di hardware che permetta di ottimizzare i costi e di definire piani di emergenza per ridurre i rischi e le dipendenze dall hardware.

13 Business Intelligence L analisi dei dati come strategia Lo strumento della Business Intelligence permette di analizzare le informazioni (dati storici) per effettuare valutazioni e stime sul business. Lo scopo è quello di migliorare i risultati operativi. Precondizione è l inserimento di informazioni precise e complete. HotelCUBE International aiuta gli operatori nell attività quotidiana: prenotazioni, anagrafiche dei clienti e tariffe applicate sono rigidamente controllate e non vengono accettate registrazioni prive di dati significativi. Le interrogazioni sono veloci e ne derivano grafici e griglie di dati. L opzione drill down, attivata con un click sul dato, consente di approfondire e visualizzare i dati che compongono il dato aggregato. In fase di chiusura giornaliera HotelCUBE International popola specifici datawarehouse che, tramite Microsoft SQL Server, offrono funzionalità di elaborazione analitica e di data mining. La funzione Analysis Services rende disponibili numerosi algoritmi di data mining che consentono di analizzare i dati alla ricerca di tendenze e schemi specifici. È possibile, quindi, creare e gestire strutture multidimensionali contenenti dati aggregati. In HotelCUBE International sono disponibili e pronti all uso, decine di report statistici che forniscono gli indici principali (ADR, Camere occupate, Numero di clienti, Produzione addebiti extra, ecc.) per: Segmento Cliente e Mercato Ditte - Agenzia Prenotazioni Produzione

14 F & B Manager La soluzione per bar, ristorante e monetica Le soluzioni di HotelCUBE International possono essere utilizzate attraverso diverse soluzioni hardware: un normale pc, postazione touch screen con caricate tutte le funzionalità necessarie per il reparto (Bar, Ristorante, Negozio, Boutique, ecc.), stampanti per comande poste nei reparti (cucina, cantina che ricevono le comande), stampanti fiscali o non fiscali che sostituiscono i registratori di cassa o misuratori fiscali, palmari di supporto al modulo di Ristorante oppure Bar. Le funzionalità del modulo F & B Manager comprendono: la possibilità di suddividere i conti in più conti, la gestione di menù speciali, l addebito su conto camera o conto passante, con registrazione automatica sullo scarico sala, la gestione di sconti in percentuale o importo fisso, le statistiche secondo le tecniche della Cornell University. Il software HotelCUBE International gestisce le vendite di bar e ristoranti per esterni, e consente l addebito automatico su conti in camera o su conti passanti (meeting, ecc.). Inoltre, integrato con il modulo Economato, permette di scaricare direttamente dal magazzino gli articoli a quantità unitaria (lattine, bottiglie, ecc.) e proporne i consumi presunti a seconda delle ricette ipotizzate.

15 Economato Ottimizzare il magazzino: costi e movimenti Il modulo Economato di HotelCUBE International risponde alle esigenze di determinazione dei costi e controllo dei consumi. Consente di gestire un magazzino centrale o multi magazzini, uno per struttura ricettiva. Il modulo Economato fornisce la possibilità di determinare i consumi, sia per quantità sia per valore, di ogni reparto. La registrazione dei carichi e degli spostamenti tra reparti può essere effettuata utilizzando sistemi di lettura a codici a barre. trasferire la merce da un reparto all altro oppure restituire la merce al magazzino, registrare le giacenze o i consumi della merce nei reparti, valorizzare i consumi al prezzo medio o all ultimo costo di acquisto, visualizzare e stampare i movimenti della merce, visualizzare articoli e prezzi per fornitore, gestire le attrezzature per ubicazione, visualizzare la situazione delle merce. Le principali funzionalità del modulo Economato consentono di: gestire gli ordini e la scorta di sicurezza degli articoli, registrare il Buono Entrata Merce con la merce che rimane giacente in magazzino o viene scaricata dal reparto per consumo diretto o per giacenza, ottenere le statistiche di consumo per reparto, registrare i prelievi dal magazzino e scaricarli al reparto per consumo diretto oppure lasciarli in giacenza,

16 Back Office Integrazioni con ERP nazionali e internazionali HotelCUBE International è in grado di esportare i dati di contabilità generale (corrispettivo) e analitica (Uniform System of Accounting) a programmi di contabilità sia nazionali che internazionali. Microsoft Navision è l ERP internazionale multilingua e multi valuta che permette di tenere sotto controllo le attività finanziarie e amministrative. I movimenti contabili dell Economato vengono trasferiti alla contabilità generale e alla contabilità analitica per reparto di consumo e periodo di competenza. Le funzioni di Tesoreria, Cash Flow, Cespiti, Ratei e riscontri, Movimenti extra contabili, forniscono gli strumenti necessari per una corretta gestione aziendale. Per l Italia le principali gestioni amministrative già integrate sono: TeamSystem Sigla++ Sistemi OSRA Pragma Buffetti I movimenti contabili del Front Office e dei reparti di vendita vengono acquisiti, dopo un controllo di congruenza dei dati, per aggiornare la contabilità generale, la contabilità analitica e il registro IVA.

17 Interfacce Centralini, building automation e pay tv HotelCUBE International consente l integrazione di diversi dispositivi esterni per una gestione più efficiente delle attività e per un miglior controllo della struttura. Le principali funzionalità disponibili con le integrazioni permettono di: controllare il setup della camera (temperatura, energia elettrica) alcune ore prima dell arrivo previsto, controllare gli accessi alle aree comuni. avere un controllo completo delle telefonate in uscita, sia dalla camera sia dai reparti, e l addebito automatico delle telefonate sul conto del cliente, gestire, controllare e addebitare film a pagamento e ulteriori servizi dalla TV, direttamente sul conto del cliente, visualizzare il conto dal televisore della camera, modificare lo stato della camera, utilizzando un codice che può essere inserito ad esempio dalla Cameriera ai Piani, segnalando, in tempo reale, la situazione aggiornata al Ricevimento, visualizzare il Welcome Message direttamente sul televisore della camera dopo aver effettuato il checkin del cliente, impostare con un semplice clic la Wake up call (sveglia), addebitare direttamente sul conto del cliente le consumazioni del Frigo Bar,

18 Architettura Modello di implementazione di HotelCUBE International Hosting HotelCUBE International sviluppato in VB.NET e C#.NET con VS2005 e VS2008 su Framework 3.5, utilizza il servizio di Reporting Services per l elaborazione di statistiche e analisi di business. È costruito sull affidabile e potente SQL Server 2005 e 2008 di Microsoft. L utilizzo delle più moderne tecnologie di implementazione delle applicazioni consente di gestire i dati, in modo automatico e trasparente, sia su un unico database centrale, sia su singoli database per struttura ricettiva, sia con una situazione mista (con alcune tabelle centralizzate). Il layout hardware e le tabelle allocate nelle specifiche istanze di SQL possono essere definite e modificate in qualsiasi momento. Questa caratteristica permette di implementare l hardware con il crescere delle esigenze applicative e funzionali. I sistemisti di Proxima Service offrono la loro consulenza per individuare la migliore tipologia per garantire la massima efficienza a costi adeguati, svincolando la struttura (o le strutture, nel caso di Multi Property) dalla dipendenza dell hardware.

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20 HotelCUBE International Proxima Service S.r.l. Corso Francia, 2 bis Torino - Italia Tel Fax Numero commerciale Proxima Service HotelCUBE International - PMS

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