Una nuova soluzione completa, sviluppata

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1 Una nuova soluzione completa, sviluppata da Top Consult nel suo Laboratorio Software di Torino, potenzia l integrazione fra sistema documentale e mondo SAP. E Top Media NED Suite per SAP, che aggiunge a SAP la capacità di navigazione elettronica dei documenti e di conservazione sostitutiva a norma di legge. L utilizzo in azienda del sistema gestionale SAP risulta arricchito e potenziato, dando vita a nuovi margini di produttività ed efficienza. Ma quel che è più importante è che la soluzione Top Consult elimina la necessità di programmazione ad hoc su SAP, abbattendo i tempi di realizzazione: l integrazione viene avviata in appena 2-3 giorni. La soluzione, ultimo esempio di quella stretta integrazione fra documenti e dati gestionali che da oltre 20 anni è la filosofia perseguita da Top Consult, si rivolge alle >> aziende che non dispongono del suo sistema documentale. I clienti che già lavorano in questo numero >> Av a n t i Ve l o c e Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva N 7 Ma g g i o - Gi u gn o 2008 Un mondo SAP più ricco La soluzione che integra dati e documenti nelle applicazioni gestionali. In soli 2-3 giorni. con Top Media NED possono realizzare l integrazione installando semplicemente Connect per SAP, il connettore che sta alla base della soluzione. segue a pag. 8 TM Invoice: fatturazione elettronica fra imprese A prova di Fisco Pagina 2 Merloni TermoSanitari: scatta l integrazione con SAP Un archivio documenti sempre vivo Pagina 4 Sardegna, parte da Portovesme il mercato documentale Pagina 6 SAP Top Media NED Abbattuti i tempi per l integrazione personalizzata La realizzazione di un progetto di integrazione con SAP richiede normalmente tempi non certo brevi. Top Consult invece è in grado di realizzare l integrazione con Top Media NED Suite per SAP in modo molto semplice e in pochissimi giorni, eliminando la necessità di programmazioni ad hoc su SAP. Ad esempio per gli incoming document del ciclo passivo (con tutte le caratteristiche descritte, comprese navigazione e conservazione, per utenti SAP e non SAP), un solo specialista applicativo, lavorando assieme al cliente, mediamente con due-tre giorni di lavoro realizza l integrazione personalizzata SAP Top Media NED. Con altri 2 giorni viene realizzata anche quella per gli outgoing document del ciclo attivo. A questi tempi vanno naturalmente aggiunti quelli per l installazione e l avviamento di Top Media NED in azienda, nel caso non sia già presente, che richiedono pochi giorni. Come è possibile l integrazione in tempi così stretti? E possibile per l alta qualità della piattaforma documentale Top Media NED, basata su generatori progettati per integrarsi con il sistema informativo aziendale e nata dagli alti investimenti effettuati in un progetto di ricerca e sviluppo avanzato, le cui capacità vengono portate in SAP. Top Consult ha saputo schematizzare il processo di integrazione, semplificando e quindi velocizzando l integrazione tra la banca dati di SAP e l archivio documentale di Top Media NED. 1

2 2 Soluzione TM Invoice di Top Consult Fatturazione elettronica fra imprese, a prova di Fisco LLa Finanziaria 2008 ha messo in moto l attuazione concreta dell obbligo di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva per chi lavora con la PA, fra qualche mese ci saranno le regole tecniche definitive. Ma sullo sfondo rimane l obiettivo di più larga portata, forse il principale della rivoluzione digitale : cioè la fatturazione elettronica fra le imprese, oggi quasi inesistente ma che rappresenta la chiave di volta per un salto deciso di efficienza nella gestione aziendale. Le normative di riferimento sono sempre i due decreti del 2004, quello del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23/1/04 sulla conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti e quello legislativo del 20/2/04 sulla fatturazione elettronica/emissione di documenti Iva in versione informatica, con le relative circolari esplicative dell Agenzia delle Entrate (per maggiori dettagli sulla normativa consulta it/index.asp?ida=52). Dal 2004 sono quindi possibili sia la fatturazione elettronica sia la conservazione sostitutiva delle fatture a norma di legge. La realizzazione pratica della fatturazione elettronica però non c è stata, soprattutto per la richiesta del consenso della controparte, necessario per la fatturazione. Per quanto riguarda il consenso, si è chiarito di recente attraverso l esame delle disposizioni della Finanziaria 2008 che il decreto in realtà lo richiede solamente per la trasmissione elettronica della fattura e non per la sua creazione. Ed è giusto che sia così perché il ricevente deve indicare un indirizzo valido e deve essere in grado di aprire un file firmato digitalmente, cioè ad esempio con l estensione.pdf.p7m oppure.xml.p7m. Per cui l emittente può in ogni caso creare e conservare la fattura in forma elettronica (godendo così di tutti i vantaggi associati al processo di fatturazione elettronica e alla conservazione sostitutiva delle fatture) e spedirla ai clienti in forma elettronica o analogica (cioè cartacea o come allegato non firmato digitalmente che per il Fisco deve essere trattato come analogico) a seconda degli Indipendente dal programma La fatturazione elettronica targata Top Consult prescinde dal particolare programma con cui la fattura è stata creata: parte infatti dal documento in Pdf archiviato in Top Media NED, che è integrato con i vari sistemi gestionali impiegati in azienda. Nel caso di un sistema SAP, ad esempio, una volta integrato con il sistema Top Media NED via Connect per SAP, mediante TM Invoice e Lex può realizzare la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva secondo la legge italiana con grande facilità, raggiungendo livelli molto elevati di efficienza aziendale e di ottimizzazione degli investimenti SAP. accordi presi. Top Consult, pioniere e leader della gestione elettronica dei documenti e della loro conservazione sostitutiva a norma di legge (con oltre 130 archivi sostitutivi già realizzati), ha sviluppato una nuova soluzione di fatturazione elettronica abbinata alla conservazione sostitutiva delle fatture. Si chiama TM Invoice, è pensata per la fatturazione elettronica fra imprese, tiene conto di tutte le problematiche sul tappeto e risponde alle nuove richieste dell Agenzia delle Entrate. E una soluzione pacchettizzata, semplice e completa, corredata da servizi di consulenza legale, fiscale e organizzativa, che si rivolge a chi usa già in azienda il sistema Top Media NED oppure a chi vuole affrontare per la prima volta fatturazione e conservazione elettroniche. La soluzione si basa sostanzialmente sull impiego combinato dei moduli QSign e QSender. QSign è un nuovo modulo appositamente progettato per la firma massiva dei documenti: gira sotto QManager e firma digitalmente, una per una, tutte le fatture create in forma digitale e archiviate in Top Media NED. Le fatture sono così trasformate in fatture elettroniche vere e proprie e ogni 15 giorni devono essere conservate in modalità sostitutiva a norma di legge mediante una seconda firma digitale corredata da marca temporale. Per la spedizione massiva delle fatture elettroniche interviene il modulo QSender, sempre sotto la supervisione di QManager. Ricevuto il comando di trasmissione, QSender controlla automaticamente le diverse modalità operative: per i clienti che hanno dato il consenso a ricevere fattura digitale, estrae dalla fattura elettronica il solo file non firmato e lo spedisce via . Nel caso di avvenuto consenso alla ricezione di fatture elettroniche, spedisce invece la fattura elettronica nel formato.pdf.p7m o.xml.p7m e memorizza messaggio trasmesso e data di trasmissione (fiscalmente rilevante perché secondo il decreto la fattura si considera emessa all atto della sua spedizione). Infine, per i clienti che desiderano la fattura cartacea, il Pdf non firmato estratto dalla fattura elettronica viene consegnato al nuovo modulo QPostel (vedi descrizione a pagina 3) che provvede a trasmetterlo al servizio Postel per l inoltro. Nei primi due casi QSender può spedire non la fattura, ma solo il link alla stessa: è una modalità prevista dal decreto di riferimento, e consente il tracciamento dell accesso e la prova della presa in consegna della fattura

3 Nuove funzionalità per Top Media NED Col modulo QPostel le Poste sono in linea Un nuovo modulo va ad arricchire la piattaforma Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti aziendali: è QPostel, che automaticamente preleva i documenti archiviati nel sistema documentale e li spedisce direttamente al servizio Postel di Poste Italiane; questo a sua volta provvede alla spedizione massiva via posta ordinaria. Molte aziende usano infatti questo servizio per la spedizione cartacea di grandi volumi di documenti, come fatture e lettere di marketing ai clienti, proposte commerciali e, più in generale, comunicazioni standard ad una vasta lista di destinatari di cui non si conosce l . Al servizio Postel i documenti da distribuire devono essere spediti in forma elettronica, mediante un file XML prodotto secondo le specifiche MPX di Postel (Mailing Pdf over Xml). Viene in pratica spedita una vera e propria busta elettronica che deve contenere incapsulati al suo interno sia i documenti da spedire in formato Pdf sia i dati necessari alla loro spedizione finale, come ad esempio i dati anagrafici e l indirizzo del cliente destinatario. Il file XML è un formato complesso con specifiche precise, ad esempio il Pdf deve essere un A4 verticale, deve avere dei margini liberi, l indirizzo deve stare in una posizione prefissata per corrispondere alla finestra della busta fisica finale, e così via. Come funziona QPostel, per la spedizione ad esempio di fatture clienti, nella sua interazione con il servizio Postel? In Top Media NED sono archiviati sia i documenti Pdf da spedire sia le anagrafiche dei clienti destinatari; le chiavi dei documenti sono state opportunamente modificate - per predisporle alla successiva spedizione Postel - dai moduli di Top Media NED (per via interattiva con azioni dell utente o automatizzata con processi batch) oppure da applicazioni esterne (via SDK, WebSDK, Connect per SAP). La funzione QPostel Sender abbina ed estrae dal sistema documenti e indirizzi, produce il file XML secondo le specifiche MPX richieste e lo spedisce via protocollo http al server Postel. Scatta a questo punto la funzione QPostel Query che è invece in grado di interrogare Postel, verificare lo stato della spedizione massiva e aggiornare in tempo reale l utente sul flusso di avanzamento. Sender e Query sono due lavori che girano sotto il controllo di QManager, il modulo di Top Media NED che gestisce l esecuzione non presidiata di code di lavori generate dai moduli deputati all archiviazione, ricerca e stampa dei documenti sincronizzandola con i diversi processi. QPostel lavora su grandi volumi di documenti, può abbinare e spedire automaticamente con un unica busta più documenti diretti allo stesso destinatario, e non richiede l intervento di aziende informatiche esterne per la creazione e la spedizione dei file XML, eliminando così tempi e costi associati a questi intermediari. Il nuovo modulo, potente e specializzato, è stato progettato nel Laboratorio di Sviluppo Software di Torino e sperimentato in collaborazione con alcuni clienti Top Consult utenti del servizio Postel. Si affianca a QSender, il modulo deputato alla spedizione automatica massiva di documenti via posta elettronica e fax. Aggiornamento automatico dei client. Con pochi click L aggiornamento semplice e rapido dei client, distribuiti attraverso l azienda, è un esigenza molto sentita in tutte le organizzazioni. Con Top Media NED Update i clienti Top Consult con contratto di manutenzione possono scaricare i nuovi release software direttamente dal sito della società e aggiornare automaticamente i client Windows interessati. Gli amministratori del sistema mettono a disposizione il nuovo software sul server: da qui i client rilevano la novità e la installano, il tutto in modo automatico. Non sono più quindi costretti ad aggiornare i client uno per uno, ne verificano soltanto lo stato mediante un apposito tool pure studiato da Top Consult. Un amministratore può inoltre scegliere per ogni client la particolare configurazione di funzionalità e moduli Top Media NED richiesti e installare di conseguenza su un certo gruppo di client un dato software, su un altro un software diverso e così via. Con pochi click si può in sostanza installare ad esempio Connect per Office o Connect per Outlook su tutti i client dell azienda (ce ne sono a centinaia nelle organizzazioni di grandi dimensioni clienti di Top Consult). In questo modo, in alternativa alla modalità/funzionalità Web (che è semplice e comoda da utilizzare, ma priva di alcune funzioni), il cliente può adottare una piattaforma documentale più completa e più ricca di moduli e funzioni, ma nello stesso tempo facilmente aggiornabile in modo automatico. Documenti dell archivio sostitutivo: blindati, se serve, anche in gestione Gli archivi sostitutivi. contenenti i documenti sottoposti a firma digitale e procedure di conservazione sostitutiva, non possono più essere modificati in alcun modo. I documenti originari possono invece essere usati in forma elettronica, smistati ed elaborati per le varie attività all interno dell azienda. Certe imprese, per motivi gestionali ed operativi, preferiscono però che i documenti di base rimangano congelati e non possano essere variati dal personale neppure nelle fasi di gestione. Per questo Top Consult ha progettato, all interno del modulo Admin dedicato agli amministratori di sistema, un apposita opzione attivabile o no a scelta del cliente. Non è variato il modulo Lex per la conservazione sostitutiva, si è intervenuti sugli altri moduli di Top Media NED per adeguarli a questo particolare scenario applicativo. 3

4 In Merloni TermoSanitari è scattata l integra Un archivio documenti se 4 In Merloni TermoSanitari il sistema documentale Top Consult ha fatto il suo ingresso nel Oggi, mediante Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, MTS gestisce complessivamente oltre 2,5 milioni di documenti archiviati, ciascuno composto in media da 2-3 pagine; è un volume elevato, che si incrementa ogni anno di altre unità e comprende sia i documenti amministrativi e contabili sia quelli legati alle pratiche del personale. gono ancora anche i documenti originali in attesa che l organo competente, l ufficio INPS locale, dia il suo benestare finale. Cicli attivo e passivo: le applicazioni amministrative Il sistema documentale tratta inoltre il grande volume di documenti dei cicli attivo e passivo, la cui gestione è cruciale per una società delle dimensioni di MTS Group. Per il ciclo attivo sono trattate complessivamente circa 1,8 milioni di fatture prodotte dal sistema SAP che gestisce tutte le consociate europee, catturate all origine e automaticamente archiviate in Top Media NED. Via Capture Pdf vengono in particolare archiviati in modo automatico documenti emessi da SAP come solleciti e insoluti; mentre il modulo QSender (la cui progettazione nasce anche da una specifica esigenza di Merloni TermoSanitari) spedisce automaticamente per agli agenti italiani copia delle fatture, archi- Per il personale pratiche elettroniche L applicazione per la Direzione del Personale venne avviata per prima nel , mentre l azienda era impegnata nella conversione a SAP. Tutti i documenti riguardanti i dipendenti italiani (dai cedolini stipendio ai Cud, dal Tfr ai cartellini marcatempo, ai certificati medici) vengono digitalizzati via scanner se cartacei, estratti o catturati direttamente se prodotti in forma elettronica dal sistema gestionale, e archiviati nel sistema documentale. Le pratiche dei dipendenti, rese elettroniche, possono così essere facilmente ricercate e consultate anche via Web sia dalla Direzione centrale del Personale sia dalle funzioni distaccate presso gli stabilimenti, per un totale di 35 utenti abilitati. Vengono gestiti anche i cedolini della consociata francese, che pervengono in forma di unico file Pdf di grandi dimensioni: il modulo Capture Pdf lo frammenta automaticamente in singoli documenti, uno per ogni dipendente, e li archivia in Top Media NED per le successive consultazioni. Per i documenti del personale è già stata realizzata, mediante il modulo specializzato Lex, anche la conservazione sostitutiva. Gli archivi sostitutivi su Dvd sono già pronti per gli ultimi due anni, ma si tenviate nel sistema documentale, di loro pertinenza. Per il ciclo passivo i documenti cartacei relativi all Italia vengono trasformati in formato digitale via scanner e archiviati in Top Media NED per le successive elaborazioni. Una cinquantina di utenti, prevalentemente nei settori amministrativi e nella logistica, ma anche nel marketing, ricercano e consultano dall ambiente di lavoro SAP i documenti archiviati. Questo per esaminare lo stato di una fattura, rimandare immediatamente una copia su richiesta dei clienti che non l hanno ricevuta, controllare la situazione di un fornitore non ancora pagato, visualizzare la storia di un cliente, definire offerte di prodotti e servizi su misura. L utilizzo del sistema Top Media NED ci ha consentito di abbattere i tempi morti di ricerca dei documenti vitali nei processi di lavoro, ora divenuti più fluidi ed efficienti dice Giovanni Ruggeri, Responsabile dei Servizi Generali di MTS, supervisore degli archivi e delle applicazioni documentali. Data l ampiezza dei nostri Dalle Marche al mondo Nata a Fabriano oltre 75 anni fa, oggi Merloni TermoSanitari Group è un azienda internazionale leader in tre settori di mercato: riscaldamento acqua sanitaria, riscaldamento e climatizzazione ambiente, componenti. Con dipendenti, ha realizzato nel 2007 un fatturato di 1,2 miliardi di euro, più che triplicato in dieci anni e generato all estero per oltre l 85 per cento. Produce 7,1 milioni di unità all anno (fra cui 6 milioni di scaldacqua, caldaie, sistemi solari, pompe di calore, bruciatori e climatizzatori) e 40 milioni di componenti in 24 stabilimenti di 10 nazioni. I suoi principali marchi sono Ariston, Giovanni Ruggeri Chaffoteaux, Elco, Cuenod e Thermowatt; la sua rete commerciale copre 150 paesi in tutto il mondo. Continua a pieno ritmo l espansione nei mercati emergenti, in particolare Cina, India, Vietnam e Russia. In Cina, dove la società conta dipendenti, 20 filiali e 3 siti produttivi, un impianto solare Elco riscalderà l acqua dell intero villaggio atleti ai Giochi Olimpici di Pechino 2008: MTS Group si è infatti aggiudicata la gara per fornire in esclusiva il sistema di riscaldamento acqua nelle 44 palazzine del villaggio olimpico.

5 zione diretta con SAP mpre vivo archivi, cercare e trovare un documento, specie se pregresso, richiedeva giornate intere, oggi bastano invece pochi secondi. E non dobbiamo più investire in nuovi capannoni per l archiviazione fisica, che si sarebbero resi necessari con l aumento della massa cartacea dovuto all arrivo dei nuovi documenti delle società acquisite. Si è potuto far fronte all incremento delle attività mantenendo le stesse risorse e anzi impiegandole in modo migliore. I risparmi economici della conservazione sostitutiva A partire dall esercizio 2007 è entrata in funzione la conservazione sostitutiva a norma di legge del libro giornale, delle schede di magazzino, dell elenco partitario (IVA) e delle schede contabili. Il libro giornale cartaceo, in particolare, che raccoglie tutti i documenti fiscali dell anno per tutte le società, era di dimensioni enormi e comprendeva circa pagine: per cercare di limitarne le dimensioni la sua preparazione e stampa veniva affidata all esterno, si stampavano 4 documenti compattati per ogni pagina, fronte e retro, che lo rendevano però quasi illeggibile. Oggi il libro giornale è diventato un solo Dvd, di cui si fanno tre copie: una per il responsabile dei documenti in questione, una da conservare in un locale ignifugo e una da porre in cassetta di sicurezza esterna. Con l adozione della conservazione sostitutiva si è liberato un grande spazio fisico in archivio, non si consuma più carta, non si usano fornitori esterni dice Ruggeri. E c è anche un ulteriore risparmio annuo di euro per i bolli dei vari libri, dovuto alle diverse modalità di bollatura. Anche qui la soluzione per la conservazione sostitutiva è quella Lex di Top Consult, che ha fornito anche i servizi ConLex di assistenza legale e organizzativa e ManLex di supporto per il mantenimento a norma nel tempo degli archivi sostitutivi realizzati. Partita l integrazione Connect per SAP Nel 2008 sono diversi gli sviluppi in corso o già programmati per il sistema documentale. In primo piano l utilizzo completo del modulo Barcode per sveltire ed automatizzare l archiviazione indicizzata delle fatture fornitori e dei documenti di trasporto in Top Media NED; l archiviazione ottica delle conferme d ordine del cliente (e la loro conservazione sostitutiva dato che vanno tenute per legge), documenti molto consultati, importanti perché dalla conferma ordine in SAP scatta a catena l impegno di produzione, logistica, spedizione, fatturazione, postvendita, ecc. Nel settore Personale, si prevede inoltre di preparare i cedolini stipendio all interno e di spedirli via ai dipendenti. Stabilimento MTS di Osimo (Ancona), a sinistra la catena di montaggio; sotto, le attività in Vietnam. A pagina 4, in alto, la sede centrale di Fabriano. Ma soprattutto è partita l integrazione diretta dati e documenti mediante il nuovo connettore Connect per SAP. Per noi l archivio documenti deve sempre rimanere vivo aggiunge Ruggeri. Per questo aggiorniamo continuamente le versioni del sistema documentale e utilizziamo via via i nuovi moduli. L azienda è molto soddisfatta dei risultati raggiunti con Top Media NED, che funziona ad uno standard molto elevato e copre ogni nostra esigenza. La qualità di un prodotto è la qualità di chi lo realizza e mantiene: riconosciamo in Top Consult un leader di mercato, che sa anticipare le esigenze dei clienti, crea direttamente il prodotto e segue l utente con consulenza, servizi e persone di alta qualità. Ora abbiamo installato la nuova soluzione Connect per SAP per integrare più strettamente il sistema documentale Top Media NED con il mondo gestionale SAP. Ci aspettiamo molto da questa integrazione, che porta ulteriore efficienza e automazione negli uffici amministrativi e, poiché SAP gestisce tutto il nostro business europeo, benefici anche a livello Europa. Nel ciclo attivo, ad esempio, le fatture emesse da SAP verranno automaticamente ed immediatamente archiviate in Top Media NED, correlate con gli altri documenti associati. Gli utenti SAP, dal loro ambiente di lavoro, potranno così abbinare dati e documenti sveltendo i processi. La conservazione sostitutiva potrà inoltre essere facilmente realizzata sia per i documenti fiscali come le fatture (archiviate direttamente da SAP) sia per le scritture contabili (generate come print list da SAP). 5

6 6 Sardegna, in collaborazione con il partner Cap parte da Portovesme il mercato documentale System integrator, fornitrice di soluzioni applicative e gestionali, partner dei maggiori produttori mondiali di software, la società Cap Spa è nata 30 anni fa. Oggi opera a livello nazionale con 170 addetti e alla sede centrale di Genova si affiancano le sedi di Torino, Milano, Padova, Sassari e Cagliari, e una consociata dedicata alla ricerca. Partita un anno fa, la partnership fra Cap e Top Consult si irrobustisce e trova sviluppi positivi in Sardegna. E di questi giorni la partenza operativa di un sistema Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti installato presso la Portovesme di Portoscuso, in provincia di Carbonia- Iglesias nel Sud dell isola. Leader in Italia nella produzione di piombo e zinco, la Portovesme fa parte del colosso internazionale Glencore, produce metalli non ferrosi di vario tipo in due stabilimenti, occupa oltre 700 persone ed ha un fatturato di 500 milioni di euro. Il nuovo sistema Top Consult è inserito in un progetto informatico più ampio di rinnovamento tecnologico e risponde ad un esigenza specifica della Direzione Affari Legali dice Alessandro Durzu, che fa parte della struttura commerciale di Cap in Sardegna e si occupa del nuovo mercato delle soluzioni documentali. Vengono archiviati otticamente i documenti legali-direzionali, la corrispondenza, i rapporti informativi per gli organismi pubblici, per un volume totale di alcune decine di migliaia di documenti non strutturati. Le pratiche, diventate così elettroniche, possono essere recuperate, consultate e distribuite con estrema facilità e rapidità anche via Web; con un solo click si visualizzano all istante tutti i documenti fra loro correlati. Il sistema è naturalmente in grado di gestire con la massima cura accessi e riservatezza delle informazioni, data la natura sensibile dei documenti coinvolti. E un progetto di grande visibilità in azienda (la stessa Direzione è fra gli utenti principali), che apre la strada verso altri possibili utilizzi come la gestione elettronica dei documenti amministrativi e un progetto pilota per i documenti dell Ufficio Tecnico, dai disegni alle specifiche tecniche, dai manuali operativi alle analisi progettuali. Il nuovo sistema apporta già diversi concreti vantaggi operativi: l ottimizzazione delle attività del personale per la diminuzione dei tempi morti nella ricerca e riproduzione dei documenti; la possibilità di ricerca granulare dei documenti, la facilità della loro correlazione, senza dimenticare la riduzione dei consumi di carta e il drastico risparmio di spazi d archivio. Cap, in Sardegna da 7 anni, è ormai ben radicata nel territorio e conta numerosi clienti in tutti i settori di mercato, da Meridiana al Comune di Cagliari. Noi ci proponiamo come consulenti e partner a continua Durzu e abbiamo colto la nuova richiesta di gestione elettronica dei E partito il programma 2008 di formazione dei partner Top Consult, con l obiettivo di creare e sviluppare le competenze della rete indiretta di vendita. In primo piano in particolare gli strumenti di e-learning: sono in corso una serie di Web seminar interattivi, di tipo tecnico-applicativo, che coprono le nuove funzionalità avanzate della piattaforma Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, dalle caratteristiche tecniche agli scenari applicativi, fino alla realizzazione delle soluzioni. documenti, comune alle grandi organizzazioni e alle PMI, l interesse verso le sue capacità a fornire nuovi margini di efficienza e competitività. Uno dei settori più sensibili verso la gestione documentale è sicuramente quello delle aziende produttive, con molti prodotti diversi, che devono gestire il ciclo attivo e passivo lungo la supply chain e che hanno montagne di documenti da trattare ed archiviare. Abbiamo creduto in questo nuovo mercato, abbiamo stretto una collaborazione con Top Consult e intendiamo proseguire su questa strada promettente. Cap sta ora addestrando e certificando personale tecnico e applicativo nelle soluzioni Top Media NED. La collaborazione con Top Consult si è sviluppata proficuamente perché abbiamo trovato non solo un ottimo prodotto, ma anche esperienza commerciale, know-how tecnico e capacità applicative al servizio del cliente. La Portovesme ha sede a Portoscuso (nelle foto, il centro storico e la cinquecentesca torre spagnola) Formazione partner: è l ora del Web

7 Notizie in breve Fatturazione elettronica, un roadshow di successo Torino, Milano e Vicenza: queste le tappe del roadshow di Top Consult, organizzato per spiegare con tempestività alle aziende del Nord Italia le novità della Finanziaria Novità di grande rilievo: l obbligo di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva per chi lavora con la PA, e strada attuativa già iniziata con un primo decreto del ministro dell Economia. Le imprese, che devono prepararsi per tempo all imminente cambiamento, hanno dimostrato grande interesse e partecipazione, con sale gremite, ai workshop Top Consult (a Milano e Vicenza organizzati in collaborazione con Assintel). Gli incontri hanno chiarito normative e aspetti legali e fiscali, presentato soluzioni disponibili e dimostrazioni pratiche, inquadrato i nuovi obblighi in un progetto integrato a livello azienda Diageo: al lavoro Top Media NED Sede centrale a Londra, Diageo è leader internazionale nella produzione e vendita di alcolici, vini e birre dai brand famosi in tutto il mondo. In Italia è presente con due società separate, Diageo Italia a Torino (distribuzione e commercializzazione) e Diageo Operations Italy a Santa Vittoria - Cuneo (produzione e distribuzione), che condividono i servizi contabili. A fine 2007 è stato installato un sistema Top Media NED e con gennaio 2008 sono partite a regime la gestione elettronica dei documenti del ciclo attivo e passivo (con le fatture fornitori archiviate in modo automatico mediante Barcode) e la conservazione sostitutiva a norma delle fatture clienti. La scelta della soluzione Top Consult è legata in particolare alla sua capacità di fornire la conservazione assieme a consulenza legale e organizzativa e di integrarla per supportare le verifiche fiscali, di funzionare facilmente con piattaforme diverse (le fatture sono generate dalle 2 società con sistemi diversi) e di estendersi senza problemi ad altri settori e tipologie di documenti, gestendo in sicurezza gli accessi alle informazioni. Installato su un unico server a Torino, Top Media NED è consultabile via Web da entrambi i siti; le postazioni di archiviazione sono pure presenti nelle due società. I documenti gestiti inizialmente in Diageo Italia sono fatture di vendita ( all anno) e passive, tabulati contabili e schede clienti e fornitori, solleciti; in Diageo Operations Italy fatture clienti ( al anno), giornale di magazzino, curriculum vitae. Gli sviluppi del sistema documentale prevedono ora, fra l altro, il suo utilizzo in settori diversi e l integrazione con altri applicativi (già in corso per il dipartimento Dogane). Firema, treni e innovazione Sede centrale a Caserta, Firema è azienda leader nella progettazione, costruzione e riparazione di treni, metropolitane e tram, nata dalla fusione delle principali aziende private del settore, che vantano tutte oltre 80 anni di storia. Fra le più importanti realizzazioni di Firema ci sono i treni metropolitani di Milano, Roma,Napoli e Genova, i treni ad alta velocità ETR 500, i treni a 2 piani di Trenitalia e Ferrovie Nord Milano, i tram di città europee come Oslo, Copenhagen e Manchester. In Firema ha fatto il suo ingresso Top Media NED: primo incarico, l integrazione diretta con il nuovo sistema gestionale SAP dell azienda mediante Connect per SAP. Il sistema documentale può così archiviare e trattare l elevato volume di documenti in ingresso e in uscita gestiti da SAP; solo per il ciclo passivo, che coinvolge fornitori (per acquisti che vanno dalle matite al materiale rotabile per la produzione), ogni anno si devono archiviare circa documenti. Ma Top Media NED dovrà occuparsi anche dei documenti non gestiti da SAP, quali la voluminosa documentazione relativa a gare e capitolati del settore commerciale, le pratiche del personale e i documenti tecnici in CAD; allo studio anche un progetto di protocollo interno per tutta la corrispondenza in arrivo. Più avanti verrà affrontato il tema della conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscali. Il sistema sarà utilizzato negli uffici centrali da 200 persone, soprattutto in ambito amministrativo, e sarà consultabile anche nelle sedi periferiche. Il progetto documentale, studiato da Top Consult in collaborazione con il proprio business partner Expert di Napoli, coprirà via via i documenti di tutte le consociate; riveste per Firema un ruolo importante nell ottica del processo di rinnovamento, con grosse ricadute in primo luogo per l efficienza e la fluidità dei processi di lavoro attivi e passivi. Torino Software Meeting: Top Consult racconta il futuro Si è tenuto il 4-5 giugno Torino Software Meeting (TOSM), organizzato dall Unione Industriale di Torino e dal suo Gruppo di Aziende ICT in collaborazione con Piccolindustria e Intesa SanPaolo, con il parteneriato della Camera di Commercio torinese. Presenti esponenti delle istituzioni, del mondo economico, industriale ed universitario, delle imprese ICT. Nella città che da sempre è un polo informatico di valenza nazionale, il meeting ha fatto il punto sulle nuove tendenze dell informatica, evidenziando le eccellenze delle aziende ICT piemontesi. Le principali aree d avanguardia sono state presentate da sei società leader: Top Consult è stata scelta per presentare Gestione Elettronica dei Documenti e Conservazione Sostitutiva, un area di grande vitalità sempre più strategica per l efficienza delle imprese e il rinnovamento della PA. L intervento di Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult, ha illustrato in particolare leggi e normative che regolano la rivoluzione digitale, il valore aggiunto fornito dall integrazione dati documenti al sistema informativo aziendale, casi applicativi concreti realizzati per imprese piemontesi di ogni tipo. 7

8 8 segue da pag. 1 Un mondo SAP più ricco La soluzione che integra dati e documenti nelle applicazioni gestionali. Gli scenari previsti e certificati da SAP I sistemi Erp sono ormai largamente utilizzati in azienda. SAP è l Erp più diffuso al mondo e si è affermato come infrastruttura gestionale portante, legata ai dati transazionali; ma non gestisce direttamente il vasto mondo dei documenti non strutturati, pari peraltro all 80 per cento delle informazioni aziendali. Progettando il proprio Erp SAP ha però pensato alla possibilità di usare un sistema esterno per l archiviazione e la ricerca dei documenti, creando un apposito interfaccia: SAP ArchiveLink. La soluzione Top Consult sfrutta questa porta certificata (e quindi garantita nel tempo al variare dei release SAP), facendo colloquiare in tempo reale il sistema SAP con il sistema documentale Top Media NED, che agisce come Http Content Server. Il colloquio avviene via Web Service, mediante un motore sviluppato da Top Consult, in un ottica SOA orientata a mantenere viva l integrazione. In questo modo gli impiegati o i manager, direttamente dalle schermate SAP anche via Web possono visualizzare i documenti archiviati in Top Media NED ottenendo quelle informazioni (non strutturate) che i dati SAP non sono in grado di fornire. E non sono più costretti ad alzarsi per ricercare i documenti in armadi ed archivi o a riempire le scrivanie di copie di documenti. L archiviazione dei documenti in Top Media NED segue gli scenari applicativi previsti e certificati da SAP ArchiveLink. Il primo è l archiviazione degli incoming document: i documenti cartacei provenienti dall esterno, come fatture fornitori, bolle di consegna, ordini clienti, sono digitalizzati allo scanner interattivamente (e archiviati Le print list SAP sono archiviate direttamente in Top Media NED. I relativi documenti archiviati vengono ricercati dalle pagine a video dei tabulati via hyperlink generati in modo automatico automaticamente al momento della registrazione nel sistema SAP dei dati contenuti) oppure a lotti, con una specifica funzione di Top Media NED che legge l etichetta barcode apposta e consente l archiviazione in modo completamente automatico. In presenza di SAP Business Workflow, la ricerca e l archiviazione degli incoming document è automatica e integrata con il workflow realizzato. Il secondo scenario standard è quello degli outgoing document, prodotti già in formato digitale (normalmente Pdf) all interno delle applicazioni SAP, come ordini fornitori, bolle di consegna, fatture clienti, ecc. Catturati direttamente all origine, vengono archiviati nel sistema documentale assieme alle informazioni per poterli poi ricercare. Il terzo scenario prevede l archiviazione automatica in formato digitale in Top Media NED delle print list, (tabulati fiscali o statistici) la cui ricerca potrà essere effettuata anche in tempi successivi alla loro generazione senza doverli più rielaborare e conservare sotto forma cartacea. Se sono archivati in Top Media NED anche i relativi documenti, la loro ricerca potrà avvenire direttamente dalle pagine a video dei tabulati sfruttando appositi hyperlink generati automaticamente. In più la navigazione fra documenti correlati Fin qui l integrazione tradizionale, quella standard prevista da SAP ArchiveLink per i documenti gestiti o prodotti da SAP. Ma con Top Media NED Suite per SAP si può ottenere molto di più: cioè la Navigazione Elettronica dei Documenti e la loro Conservazione Sostitutiva a norma di legge, caratteristiche che un sistema SAP non possiede. La soluzione Top Consult gestisce infatti anche documenti non generati da SAP e fa interagire col sistema anche utenti non SAP. Nell odierna composita realtà aziendale gli utenti possono usare non solo il gestionale SAP ma anche sistemi gestionali diversi, oltre ovviamente ai sistemi Office, quelli di posta elettronica e fax. Sfruttando le capacità di connessione integrata di Top Media NED, è possibile archiviare un documento direttamente da Word, Excel o Powerpoint, oppure archiviare e spedire da Outlook o Lotus Notes un messaggio o i suoi allegati. La Suite per SAP provvede a pinzare elettronicamente i documenti con gli altri ad esso collegati, ad unire cioè i documenti generati o gestiti da SAP con quelli prodotti da altri software. A questo punto l interfaccia Web di Top Media NED consente a tutti gli utenti, SAP e non, la navigazione fra i documenti aziendali, consultando in un attimo tutti quelli fra loro correlati. Si può davvero lavorare in modo nuovo, evitando il proliferare della carta sulle scrivanie ed aumentando di molto l efficienza dei processi. Aggiunta anche la conservazione sostitutiva Si aggiunge inoltre a SAP la conservazione sostitutiva a norma di legge, che consente di eliminare gli archivi cartacei e sta oltretutto diventando un obbligo, assieme alla fatturazione elettronica, per chi lavora con la PA. Con il proprio modulo software Lex, corredato da specifici e collaudati servizi di consulenza legale e organizzativa, Top Media NED integrato con SAP mette in conservazione i documenti fiscali e le scritture contabili gestiti da SAP, oltre a quelli esterni a SAP a loro correlati, cioè l intera pratica. Il tutto senza alcuna programmazione ad hoc per l estrazione dei dati dal data base di SAP. SAP e SAP ArchiveLink sono marchi registrati o marchi di SAP AG in Germania e in altri paesi. Av a n t i Ve l o c e - Periodico Trimestrale Autorizzazione del Tribunale di Torino N del 21/7/2006 Direttore responsabile: Pier Luigi Zaffagnini Maggio - Giugno 2008 Realizzazione editoriale: I/C Immagine Comunicazione, Milano Progetto grafico: Why P Communication Torino Stampa: Print Editor Srl Grugliasco (TO) TOP CONSULT Via Valeggio 22/E Torino Tel

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