Edizione Speciale. Archivio Informatico numero 10 Marzo Agenda Digitale. 5 proposte per semplificare l uso dei documenti informatici

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1 Archivio Informatico numero 10 Marzo 2011 Agenda Digitale 5 proposte per semplificare l uso dei documenti informatici Edizione Speciale MultiMediait Partner

2 AGENDA DIGITALE UN APPELLO CONDIVISO DA MOLTI DIAMO ALL ITALIA UNA STRATEGIA DIGITALE L Italia riparta da Internet e dalla tecnologia Per i giovani che si costruiscono una prospettiva, per le piccole imprese che devono competere nel mondo, per i cittadini che cercano una migliore qualità della vita, l opportunità offerta dalla tecnologia è irrinunciabile. Il XIX secolo è stato caratterizzato dalle macchine a vapore, il XX secolo dall elettricità. Il XXI secolo è il secolo digitale. La politica ha posto la strategia digitale al centro del dibattito in tutte le principali economie del mondo. Ma non in Italia. Eppure in Italia metà della popolazione usa Internet. La tecnologia è parte integrante della vita quotidiana di milioni di cittadini. Studenti, lavoratori, professionisti e imprenditori si confrontano costantemente con i rischi e le opportunità determinate dall innovazione tecnologica. Siamo convinti che affrontare con incisività questo ritardo, eliminare i digital divide, sviluppare la cultura digitale con l obiettivo di conquistare la leadership nello sviluppo ed applicazione delle potenzialità di Internet e delle tecnologie, costituisca la principale opportunità di sviluppo, con benefici economici e sociali per l intero Paese. Ci rivolgiamo a tutte le forze politiche, nessuna esclusa, sollecitando il loro impegno a porre concretamente questo tema al centro del dibattito politico nazionale. Chiediamo, entro 100 giorni, la redazione di proposte organiche per un Agenda Digitale per l Italia coinvolgendo le rappresentanze economiche e sociali, i consumatori, le università e coloro che, in questo Paese, operano in prima linea su questo tema. Richiamiamo l attenzione di tutte le forze politiche, gli imprenditori, i lavoratori, i ricercatori, i cittadini, perchè non vedano in queste parole la missione di una sola parte, ma di tutto il Paese. Promossa da 100 personalità del mondo dell industria, dell università e della cultura, ha ricevuto oltre adesioni in pochi giorni. Gli obiettivi sono ambiziosi, il livello dell appello è alto ma non sono solo le grandi infrastrutture e gli standard internazionali a bloccare lo sviluppo. Norme poco chiare o troppo impegnative, possono rallentare la diffusione delle tecnologie digitali più della mancanza di infrastrutture. Analizzando con attenzione l area digitale di cui ci occupiamo abbiamo individuato 5 semplici azioni a COSTO ZERO che possono stimolare significativamente l uso, la conservazione e lo scambio di documenti digitali. Pag. 2

3 C È QUALCHE COSA CHE NON VA??? IL PROBLEMA PRINCIPALE È LA RETE... L iniziativa Agenda Digitale nasce per sottolineare il ritardo del nostro paese nello sviluppo delle reti di comunicazione e in quello che viene chiamato «digital divide». La banda larga, anzi quella larghissima visto che ormai si parla di fibra e 100 megabit di velocità, è l elemento base per sviluppare tecnologie informatiche di cooperazione, scambio, diffusione e quant altro. L infrastruttura tecnologica su cui possiamo contare in Italia è decisamente «poco performante», basta guardare i risultati presi da uno dei tanti siti di test, la nostra posizione in classifica è deludente sembra che l Italia sia afflitta da correnti digitali che rallentano i bit. Nella classifica di speedtest.net l italia si piazza al 71' posto nel download, prima di noi Lithuania, Romania, Portogallo, Bulgaria Nella velocità di Upload va decisamente peggio, 89' posto, meglio anche l Ukraina L Agenda Digitale Europea, identifica 8 macro aree di intervento e analizza anche 7 Ostacoli che rallentano la diffusione e l utilizzo delle tecnologie informatiche e dei processi digitali. Alcuni valori di riferimento, danno una idea della dimensione del mercato digitale e come questo possa influire sulle economie dei vari paesi. Nell esaminare il punto 7 degli Ostacoli non abbiamo potuto fare a meno di pensare a quanto sta accadendo nel settore che seguiamo da sempre, la conservazione digitale dei documenti Fiscali, Contabili e Amministrativi. Quanti sono coloro che rinunciano alla gestione digitale dell archivio perchè «temono» le conseguenze di una legislazione a volte «esagerata», non ben definita, contraddittoria? Quanti miliardi di pagine in meno si stamperebbero se fosse più semplice e normale conservare e scambiarsi documenti elettronici? E vero che la definizione di standard comuni può eliminare completamente la necessità di trattare manualmente dati elettronici, ma perché rinunciare a priopri ai benefici di scambio anche non standard se questo permette di ridurre gli oneri a carico di Imprese, Privati ed Enti? Pag. 3

4 EFFETTO CRISI O EFFETTO ART BIS? Il 23 gennaio 2004 il Ministro Tremonti pubblica il decreto che da il via alla conservazione digitale dei documenti fiscali, contabili e amministrativi. In soli 5 articoli, definisce 2 percorsi di conservazione digitale adatti a libri registri e documenti contabili e amministrativi. Non sono definiti metodi per assolvere ai compiti di vidimazione, ma per gran parte dei documenti tributari non è più richiesta da tempo. La norma è logica e non pone obblighi ulteriori rispetto al procedimento cartaceo se non nella parte dei bolli che inevitabilmente deve essere regolata diversamente. Il contribuente negli stessi tempi della forma cartacea produce documenti statici con firma digitale e li sottopone ad un processo di conservazione di lungo periodo, definito dalla normativa CNIPA e garantito da firma digitale e marca temporale Nuove installazioni mensili conservazione sostitutiva stampe fisali confronto con anno precedente gen feb m ar apr m ag giu lug ago set ott nov dic Nuove installazioni sistemi conservazione sostitutiva di stampe fiscali (libri giornali mastri) 0= Verso febbraio del 2009 il mercato prende conoscenza del neo articolo 2215 bis, che ribalta la linearità del DM Le interpretazioni si susseguono, noi stessi insieme ad Anorc e al Dott. Tomasi ci precipitiamo al Ministero dell Innovazione per chiedere una immediata revisione. Ma i timori diventano ostacoli, la diffusione della conservazione digitale subisce un feroce rallentamento (nessuno stop per fortuna). A fine marzo il Sole 24 ore pubblica un articolo che cerca di interpretare la nuova norma. Ad aprile, per la prima volta dal 1997 le nuove installazioni del mese sono inferiori a quelle dell anno precedente. Effetto crisi o effetto nuova legge? Libro Giornale Informatico come previsto dall art bis. Documento 1 Firma e marca il Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Libro Giornale cartaceo, sia vidimato che non vidimato STAMPA 1 Firma e marca il Firma e marca il Firma e marca il Documento 2 Documento 3 Documento 4 Ott Nov Dic Una norma incerta può bloccare i processi innovativi Stampa entro anno successivo Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic Pag. 4

5 LA PROPOSTA Parliamo di Archivio Digitale o Conservazione Sostitutiva o Riproduzione Sostitutiva o Archivio Informatico, decidete voi.. L anno 2011 ci ha portato la modifica del CAD (Codice dell amministrazione digitale) cioè il D.L. 85/2005 aggiornato. In tutta sincerità non pensiamo che questo porterà grandi sviluppi anzi, già ci sono numerose critiche e pochi elogi ma, soprattuto, mancano gli allegati tecnici che come abbiamo visto possono determinare successo o sconfitta di una iniziativa. Il Ministero dell Innovazione si aspetta un ritorno dall investimento fatto sulla Pec o postacertificat@ ma anche su questa vi sono ombre e dubbi, siamo sicuri che la certificazione di un processo di spedizione e recapito risolva i problemi di gestione, conservazione, validazione dei documenti se non si creano infrastrutture adeguate e formate per questo? Andando nello specifico della Conservazione d i d o c u m e n t i F i s c a l i, C o n ta b i l i e Amministrativi, va detto che in questi anni, dal 2004 ad oggi, si è fatto molto ma non si può nascondere che ci sono ambiti applicativi FERMI solo per dubbi interpretativi delle leggi. Prendiamo la fatturazione elettronica, da alcune indagini risulta che l hanno adottata meno di imprese. Altro esempio la conservazione dei Libri e Registri contabili, è utilizzata da molti Studi, Centri servizi e imprese, ma sono di più quelli che non la usano in attesa di capire come applicare l art bis del codice civile. C è voglia e possibilità di fare di più, per questo abbiamo provato ad immaginare alcune semplificazioni che potrebbero stimolare Imprese, Privati ed Enti ad un maggior uso delle t e c n o l o g i e d i g i t a l i d i p r o d u z i o n e, conservazione e spedizione elettronica dei documenti. Ne abbiamo identificate 5 : 1 - Conservazione digitale di documenti elettronici anche se non firmati all origine. 2 - Modifica dell articolo 2215 Bis 3 - Modifica del metodo di pagamento dei bolli sui documenti informatici 4 - Limitazioni nell obbligo di spedizione dell impronta di archivi fiscali 5 - Introduzione di regole per la firma biometrica. Si tratta di proposte che non hanno costi anzi, alcune generano economie, non mettono a rischio gli archivi digitali dando possibilità di creare falsi, agevolano i controlli, evitano comportamenti poco produttivi come lo stampare e poi riacquisire lo stampato come immagine. Vanno nella giusta direzione che è: favorire lo scambio elettronico, diminuire l impatto ambientale, spingere gli utenti ad un maggior uso delle tecnologie digitali, stimolare l uso della firma digitale come metodo sicuro per garantire autenticità e integrità. Imprese attive (2007) documenti pagine Ognuna genera almeno 2 registri (spesso 4) ipotizziamo una media di 100 pagine Ipotizziamo una media di 50 fatture da 3 pagine copia chi trasmette una chi riceve, la carta raddoppia dichiarazioni per ogni impresa media di 20 pagine se il 50% delle imprese adottassero il digitale per la documentazione di base avremmo già un risparmio 1 miliardo di pagine Pag. 5

6 PER UNA ITALIA PIÙ DIGITALE 5 SEMPLIFICAZIONI A COSTO ZERO 1 - CONSERVAZIONE DIGITALE DI DOCUMENTI ELETTRONICI ANCHE SE NON FIRMATI ALL ORIGINE Secondo la normativa Italiana la ricezione di un documento elettronico non firmato (ad esempio una fattura in formato PDF ricevuta per o un estratto conto scaricato dal sito web della banca) non può essere considerata ricezione di «documento informatico» in quanto privo di firma digitale va quindi trattato come documento «analogico» e riprodotto su carta salvo poi riacquisirne l immagine con scanner. La direttiva cee 2010/45 all articolo 233 vede digitale. il problema in forma diversa. Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura. 2 - MODIFICA DELL ARTICOLO 2215 BIS Con la legge 2/2009 all articolo 16 «Riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese» è stato introdotto l art bis. Ciò può essere realizzato attraverso controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi. L ipotesi che, a nostro avviso, potrebbe consentire a molti di attivare una gestione digitale di fatture e documenti ricevuti o scaricati, è quella di consentire la conservazione digitale anche dei documenti digitali originariamente non dotati di firma Il ricevente, verificata la fonte appone, a garanzia di originalità e integrità LA PROPRIA FIRMA DIGITALE e sottopone il documento al processo di conservazione sostitutiva. dettaglio a pagina 8 digitali richieste dalla annotazione stessa e la marca temporale in luogo del riferimento temporale. Ci sono fiumi di parole spese per cercare di Ogni annotazione sia collegata alla interpretarne il senso e di capire se la precedente e venga rispettata la sequenzialità conservazione di un libro giornale fatta delle annotazioni. secondo quanto previsto dal DM 23 gennaio Il processo di conservazione termina con 2004 è valida anche ai fini del 2215 bis l apposizione della Firma digitale e della introdotto dal DL 295/2008 oppure no. marca temporale, anche sull'insieme dei Senza addentrarsi nei tecnicismi, riteniamo predetti documenti ovvero su un'evidenza che tale articolo vada profondamente informatica contenente l'impronta o le modificato e riportato alla sua giusta natura, impronte dei documenti o di insiemi di essi da una definizione che consenta di conservare parte del responsabile della conservazione. ANCHE quei libri particolari previsti dall art. Il processo di conservazione è effettuato con 2215 che richiedono la «Vidimazione cadenza almeno annuale (trimestrale se si preventiva» tecnica non realizzabile nei vuole una normativa più rigida) documenti informatici. Questa impostazione è molto simile a quella La proposta è di cancellare la formulazione utilizzata per il libro unico del lavoro e attuale e sostituirla con: garantisce origine e integrità al pari di un libro «I Libri soggetti a Bollatura o Vidimazione, pre vidimato oltre a fornire data certa su ogni possono essere prodotti e conservati annotazione (nel libro unico la data certa si ha elettronicamente purché: solo a conclusione dell ultima annotazione Ogni annotazione costituisca un documento mensile). informatico su cui vanno applicate le firme dettaglio a pagina 9 Pag. 6

7 PER UNA ITALIA PIÙ DIGITALE 5 PROPOSTE A COSTO ZERO 3 - MODIFICA DEL METODO DI PAGAMENTO DEI BOLLI SUI DOCUMENTI INFORMATICI La normativa prevede che il pagamento dei bolli sui documenti informatici, venga effettuato con modello F23 pagabile in Banca e alla Posta a cui fa seguito una lettera all Agenzia di competenza con l indicazione di ciò che si è versato. Una piccola impresa versa da 14,62 a 58,48 euro, a volte il costo di gestione supera l importo pagato. Chiediamo di consentire il pagamento con bonifico o carta di credito e di riportare nella causale la Tariffa, il Numero di documenti, il Numero di registrazioni. dettaglio a pagina LIMITAZIONE DELL OBBLIGO DI INVIO DELL IMPRONTA DI ARCHIVI FISCALI Il provvedimento era dovuto perché previsto dal DM 23/01/2004 e modifiche, ma l onere che ne deriva è significativo. Parliamo della spedizione dell impronta relativa ad Archivi Elettronici di documenti tributari regolata dal Provvedimento 2010/ della Agenzia delle Entrate. Il punto sta nell obbligo, a partire dal periodo di imposta 2010, di dover spedire ANCHE I PERIODI PRECEDENTI. Significa produrre qualche centinaio di migliaia di comunicazioni. Anche se ipotizziamo un costo minimo di 5 Euro per predisporre, controllare inviare l impronta, arriviamo comunque ad un onere complessivo di qualche milione di Euro. Riteniamo che sia proponibile INIZIARE DALL ANNO DI IMPOSTA 2010 tralasciando i periodi precedenti. dettaglio a pagina INTRODUZIONE DI REGOLE PER LA FIRMA BIOMETRICA Quante volte vi capita di dover firmare la copia della bolla o della fattura che il corriere o il fornitore vi ha portato insieme alla merce? La firma per ricevuta non è un obbligo fiscale ma un accortezza che mette al riparo il fornitore da eventuali contestazioni circa l avvenuta consegna della merce o del servizio. La firma Biometrica NON E l immagine della firma autografa ma «la ricostruzione del movimento che ha portato alla formazione della firma». In pratica l apparecchio (tavoletta con stilo) memorizza il movimento che l utente effettua con la mano. Le fatture accompagnatorie e le bolle di consegna (D.D.T documenti di trasporto) sono Miliardi di fogli ogni anno. L uso della Firma Biometrica li ridurrebbe del 50% (rimarrebbe solo la copia consegnata) dettaglio a pagina 12 GLI EFFETTI POSSIBILI Tali semplificazioni, anche se orientate a chi conserva documenti fiscali, consentirebbero anche a Privati ed Enti di utilizzane la conservazione digitale dei documenti ricevuti e scaricati. Una famiglia potrebbe scaricare bollette, estratti conto e conservarli in un archivio digitale risparmiando spese di spedizione e riducendo produzione e trasporto di buste e fogli. Le imprese non avrebbero più motivi per continuare con gli archivi cartacei, i controlli sarebbero più facili, veloci ed economici; anche la PEC, basandosi sulla spedizione di documenti informatici (per cui sottoscritti) riacquisterebbe il giusto valore. Pag. 7

8 1 - CONSERVAZIONE DIGITALE DI DOCUMENTI NON FIRMATI Secondo la normativa Italiana (Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 161e/2007) la ricezione di un documento elettronico non firmato (ad esempio una fattura in formato PDF ricevuta per ) non può essere considerata ricezione di «documento informatico» in quanto privo di firma digitale, va quindi trattato come «analogico» e riprodotto su carta. I limiti di questa impostazione Questa impostazione è alquanto limitativa poichè «costringe» chi riceve a «subire» le impostazioni di chi trasmette. Se il fornitore non è in grado di produrre «fatture elettroniche a norma» ma solo file pdf, il cliente è costretto ad un trattamento analogico (stampa e inserimento nel processo cartaceo). Solo alla fine potrà «acquisire il cartaceo» e ritrasformarlo in elettronico. La direttiva cee 2010/45 La direttiva CEE 2010/45 che modifica la 2006/112 (relativa al sistema comune d imposta sul valore aggiunto) all articolo 233 vede il problema in forma diversa. Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura. Ciò può essere realizzato attraverso controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi. Al comma successivo porta come esempio di controllo, la firma elettronica avanzata e l EDI ma non esclude altri processi. L ipotesi che, a nostro avviso, potrebbe c o n s e n t i r e a m o l t i d i t r a t t a r e elettronicamente fatture e documenti ricevuti o scaricati da siti, è quella di consentire la conservazione elettronica anche dei documenti non firmati, a condizione che: 1- Il ricevente, verificata l origine del documento ( conosciuta, sito web con accesso riservato ) provvede a memorizzare localmente il documento elettronico. 2 - A garanzia di originalità verifica che il formato sia statico e che non contenga macro istruzioni e applica la propria firma digitale e un riferimento temporale. 3 - Sottopone il documento a conservazione periodica secondo la normativa vigente. 4 - Per ogni transazione conserva anche quei documenti che creano un percorso di controllo affidabile (ordini bolle contratti etc.) come già previsto dalla normativa civilistica art cod.civ.. Gli effetti Non abbiamo dati certi, ma basta guardarsi intorno e un idea si può formare facilmente. Gran parte delle grandi imprese di telefonia, energia, servizi, consentono di scaricare fatture ed estratti conto come file pdf senza firma. Tutte le banche e carte di credito consentono di scaricare estratti conto e contabili in pdf senza firma. Anche tra imprese è molto diffusa la spedizione di fatture, conferme ordine come file pdf senza firma. Possiamo solo fare una ipotesi, 1 miliardo di pagine??? Potrebbe essere un obbiettivo plausibile. Pag. 8

9 2 - MODIFICARE L ART BIS Il Decreto Legge 185 del 29/11/2008 convertito in legge (2/2009) ha introdotto nel codice civile l art bis. che parla di «Modalità di tenuta delle scritture contabili» e dice. «I libri contabili, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e, qualora sia previsto l'obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall'ufficio del registro delle imprese o da un notaio secondo le disposizioni delle leggi speciali. L'ufficio del registro o il notaio deve dichiarare nell'ultima pagina dei libri il numero dei fogli che li compongono. Il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati progressivamente e non sono soggetti a bollatura né a vidimazione» Vengono quindi identificati due tipi di libri, quelli soggetti all obbligo di bollatura o vidimazione e i libri giornali e degli inventari che non lo sono. Il 2215 bis «Documentazione informatica. 1. I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e' obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. 2. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui e' possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. 3. Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti. 4. Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma. 5. I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.» Un vero poema che riguarda TUTTA LA DOCUMENTAZIONE informatica ( Gli obblighi di numerazione progressiva... ) Tutti gli obblighi si assolvono producendo un documento riepilogativo trimestrale??? come è possibile? se in un trimestre un azienda ha prodotto fatture come fa a fare un documento riepilogativo? (sarebbe un file enorme) o una Banca che stampa pagine al mese? Possiamo provare diverse interpretazioni ma l applicabilità rimane incerta E invece applicabile la distinzione che fa l art che divide i libri contabili in due tipologie. Mentre per la seconda (Libro giornale e Inventari) prevede una numerazione progressiva (tra l altro poi precisato dall Agenzia delle Entrate che la progressione è annuale) per i primi prevede la Vidimazione prima della messa in uso. La vidimazione non è una tecnica applicabile ai documenti informatici, tuttavia esistono metodi che garantiscono, al pari della vidimazione, originalità, integrità, data di formazione e sequenzialità delle annotazioni. La proposta è di cancellare la formulazione attuale e sostituirla con: «I Libri soggetti a Bollatura o Vidimazione, possono essere prodotti e conservati elettronicamente purché: Ogni annotazione costituisca un documento informatico su cui vanno applicate le firme digitali richieste dalla annotazione stessa e la marca temporale in luogo del riferimento temporale. Ogni annotazione sia collegata alla precedente e venga rispettata la sequenzialità delle annotazioni. Il processo di conservazione termina con l apposizione della Firma digitale e della marca temporale, anche sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno annuale (trimestrale se si vuole una normativa più rigida) Pag. 9

10 3 - Modifica del metodo di pagamento dei bolli sui documenti informatici Spiegare il calcolo dei bolli sui documenti informatici ad un nuovo utilizzatore richiede qualche ora e molta attenzione. Il bollo sui documenti cartacei In caso di stampa cartacea il bollo è dovuto in ragione di 1 ogni 100 pagine stampate. Se la stampa contiene 66 righe (normale a4) si ha una media di 1 bollo ogni 6600 righe. Il bollo sui documenti informatici E dovuto in misura di 1 ogni 2500 registrazioni. E evidente la differenza, ma che cosa significa «registrazione». Lo spiega l Ade nella Risoluzione 161/e 2007 "per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio. Dunque, se si guarda al libro degli inventari per accadimento contabile deve intendersi la registrazione relativa a ciascun cespite - nonché la registrazione della nota integrativa - mentre per il libro giornale il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle righe di dettaglio interessate" Dunque una registrazione è più di una riga stampata, è in pratica un articolo. Ma gli articoli non sono numerati. Occorre conservare il numero di articoli prodotti per sapere quanti bolli pagare. Bene con un pò di fatica ma sappiamo quanto dobbiamo pagare, prendiamo il numero degli articoli, lo dividiamo per 2500 arrotondiamo all unità superiore, moltiplichiamo per 14,62 e raddoppiamo se non si tratta di società di capitale. Il pagamento Per pagare i bolli dobbiamo predisporre il modello F23 (in 3 copie) andare fisicamente in Banca o alla Posta ed effettuare il pagamento. La nostra copia viene timbrata con la quietanza La comunicazione Ora dobbiamo comunicare all Agenzia di competenza gli estremi del versamento, indicare il numero di documenti prodotti, le registrazioni calcolate, e qualche altro dato qua e la. Predisposta la lettera la inviamo (l Agenzia consiglia una raccomandata ) Il valore di queste operazioni Gli importi dei bolli per le piccole imprese vanno da 14,62 a 58 euro, quello che abbiamo descritto è il calcolo dell acconto, a gennaio dell anno successivo rifaremo il tutto basandoci su quello effettivamente stampato, dedurremo l acconto e invieremo una nuova lettera con un nuovo versamento a saldo e in acconto. Il costo della raccomandata è di 3,5 euro. La gestione di un protocollo nella P.A. costa circa 10 euro. Le imprese pagano molto lo stato riscuote poco Il risultato è costi alti, basso rendimento. Semplificando si può migliorare? Versamento in c.c. o con carta di credito Un conto dedicato ai versamenti dei bolli potrebbe risolvere il problema, l utente effettua il bonifico indicando nella causale la tariffa, il tipo di documenti e il numero di registrazioni, riporta gli estremi in un documento informatico che conserva con i libri. Semplificare il calcolo delle registrazioni Anziché 1 bollo ogni 2500 registrazioni (senza considerare i dettagli) abbassare la tariffa a 1 ogni 5000 registrazioni, e calcolare anche il dettaglio. Forse il contribuente pagherà un pò di più ma si semplificano i conteggi. La definizione del bollo in ragione delle 2500 registrazioni, pare che derivi dalla considerazione che le stampe erano fatte su fogli uso bollo che contengono 25 righe a pagina, ma le stampe attuali non sono così. Pag. 10

11 4 - Limitazioni nell obbligo di spedizione dell impronta di archivi fiscali Il D.M. 23/01/2004 lo prevedeva quindi non è una novità ma gli oneri che ne derivano sono significativi. Articolo 5 - Comunicazione alle Agenzie fiscali dell'impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari 1. Entro il (era mese) 4' mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998, per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. La sospensione e poi il provvedimento retro attivo In un primo momento l invio fu sospeso poiché erano state predisposte le modalità. Con protocollo 2010/ L Agenzia delle Entrate ha rese note le specifiche tecniche e ha stabilito che con il periodo di imposta 2010 (che dovrà essere inviato entro gennaio 2012) si dovranno inviare anche le impronte relative ai periodi precedenti. Se il processo è accurato i dati sono facili da individuare Se il processo di conservazione è stato fatto correttamente, i dati sono facilmente individuabili. Penso che tutti, come noi, abbiano scritto un file di chiusura con le informazioni del soggetto titolare della contabilità, del responsabile etc.. Il punto sta nei periodi precedenti; la comunicazione contiene 3 indirizzi, questi in 5 anni possono cambiare vanno quindi controllati tutti. Non ci sono solo le anagrafiche, alcune ditte potrebbero essere cessate, assorbite, fuse; altre potrebbero non essere più clienti del Centro servizi o dello Studio che ha realizzato l archivio digitale, in altri casi potrebbe non essere più lo stesso il Responsabile della Conservazione, sostituito da altri. I casi da valutare e vagliare sono numerosi. Farlo per qualche comunicazione ha un costo contenuto ma da alcune stime che abbiamo fatto solo i nostri clienti produrranno circa comunicazioni per l anno Andando indietro di 5 anni (di solito il fiscale riguarda gli ultimi 5 periodi ) si rischia di arrivare al doppio. (negli anni passati questi metodi di conservazione erano meno diffusi). Se ipotizziamo un costo di 5 euro per ogni invio è facile capire quanto dovranno sborsare le imprese che hanno adottato queste soluzioni. Certi oneri se applicati su grandi quantitativi sono irrisori, ma se applicati su piccole realtà possono diventare esorbitanti. SEMPLIFICAZIONE La norma lo prevede quindi va fatto ma ci sembra «ragionevole» far decorrere l onere dall anno 2010 tralasciando i periodi precedenti. Pag.11

12 5 - Introduzione di regole per l uso della Firma Biometrica La Firma Biometrica è basata sulla Dinamica dell apposizione della Firma. I sistemi di questo tipo analizzano il modo con cui l'utente appone la propria firma, esaminando in particolare: la velocità, la pressione, l'angolo d'inclinazione della penna, il tempo impiegato, l'accelerazione del movimento, il numero di volte che la penna viene sollevata dalla carta. Tutte queste caratteristiche sono distintive della forma stessa della firma e del modo in cui viene generata. Tale tecnica è nota anche come "verifica dinamica della firma". L'utente appone la propria firma con una penna speciale o una tavoletta, o entrambe, incorporanti sensori per rilevare le caratteristiche dinamiche distintive. La dimensione del modello è circa 1,5 kbyte. Ambito applicativo L ambito applicativo è vasto tuttavia una regolamentazione non è semplice come non è facile mantenere un livello di sicurezza adeguato Autorizzazioni specifiche e limitate Pag. 12 Dispositivi per la firma biometrica hw e sw Il commercio all ingrosso Chi conosce il commercio all ingrosso sa che spesso il titolare dell azienda incarica qualcuno di andare a ritirare. L incarico può essere dato a voce oppure formalizzato con richieste scritte. In ogni caso chi consegna la merce ha due necessità, la prima è quella di identificare la persona e associarla alla ditta cliente, il secondo quello di far sottoscrivere i documenti di consegna. Se l incarico è ripetitivo, il deposito della firma biometrica preso l esercente, consentirebbe di svolgere i due compiti contestualmente, riconoscere l utente che sta ritirando la merce tramite la biometria della firma e attestare la consegna della merce. Si potrebbero autorizzare utilizzi specifici a Nella rilevazione della qualità nei processi basso rischio, come ad esempio la La gestione della qualità comporta spesso la sottoscrizione dei documenti di consegna. compilazione di modelli di controllo Quando si consegna merce o quando si sottoscritti dai vari addetti. Queste attività effettua la tentata vendita, si emette un non sempre vengono svolte in ufficio o di documento fiscale ( DDT o FATTURA ) in fronte ad una scrivania. Un sistema di doppia copia. Una rimane al destinatario e v i s u a l i z z a z i o n e e f i r m a p o r t a t i l e una ritorna all emittente con la firma permetterebbe di validare i documenti autografa del destinatario. camminando nell area produzione senza Tale firma è importante perché attesta il avere necessità di altri dispositivi. ricevimento della merce e consente di Negli USA viene utilizzati in ambito legale individuare chi l ha ritirata. L uso della firma I tribunali USA utilizzano la firma biometrica Biometrica in tale ambito eliminerebbe la per la sottoscrizione ed il deposito delle necessita della copia di ritorno sottoscritta. Al sentenze, per l accesso alla rete del tribunale suo posto andrebbe conservata la biometria e per il riconoscimento degli addetti. della firma applicata sulla tavoletta.

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14 Archivio Informatico è un periodico di informazione aziendale sull uso dei Software da noi prodotti e delle problematiche connesse alla formazione di un archivio digitale rispettoso delle norme vigenti. Gli utilizzatori dei programmi, i rivenditori autorizzati, i partner TeamSystem sono autorizzati a estrarre testi e immagini da utilizzare nella loro documentazione. La riproduzione intera e la diffusione è concessa purchè venga citata la fonte. Nel prossimo numero Garantire la sicurezza degli archivi digitali La raccolta elettronica dei documenti L impronta dei documenti informatici MultiMediait Via Piemonte n. 6 int Marotta di Mondolfo PU tel fax info@multimediait.net w w w. m u l t i m e d i a i t. c o m Partner