3.1.2 Modificare le impostazioni

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1 3.1.1 Primi passi con un elaboratore di testi Un elaboratore di testi è un programma che ti permette di generare documenti scritti in formato digitale o cartaceo. La nostra analisi di Word parte dalla descrizione del menu File. Il menu è diviso in diverse sezioni, Con il comando Apri puoi visualizzare la finestra che ti permette di sfogliare le cartelle del tuo archivio elettronico. Agendo sul comando nuovo, visualizzi nella parte destra della finestra il Riquadro attività. In questo riquadro, trovi, oltre alla possibilità di aprire un documento esistente, anche i comandi, per generare un nuovo documento. Scegli, ad esempio, Documento vuoto. Puoi, in alternativa, voler utilizzare Word, per generare una pagina Web o un messaggio di posta elettronica. Oltre a scegliere la tipologia del documento, puoi generare il file partendo da qualcosa di già esistente. Può essere un altro file o un modello. Il comando Chiudi, infine, ti permette di chiudere il documento sul quale stai lavorando, senza per questo uscire dal programma. La seconda area del menu File contiene i comandi che ti permettono di salvare il documento sul quale stai lavorando, collocandolo su di un supporto di memoria di massa. I tre comandi differiscono nelle procedure seguite per il salvataggio. Salva ti permette di registrare le modifiche apportate a un documento già esistente. Il documento originale viene sostituito integralmente con il nuovo documento. Salva con Nome, invece, ti premette di salvare il tuo lavoro, generando un nuovo file o sostituendo un altro file, diverso da quello che hai modificato. Con questa funzione, alla fine del processo, risultano presenti sul supporto di memorizzazione due file, quello originale e quello modificato. Il terzo comando, dedicato al salvataggio dei file, Salva come pagina Web, ti permette di generare un documento html, cioè del formato utile per pubblicare in rete. Analizziamo brevemente i possibili formati con i quali puoi salvare un documento: 1 il formato standard di Word salva il file in formato DOC; il formato TXT, solo testo, genera un file che può essere letto con semplici programmi di editing; il formato RTF (Rich Text Format) viene riconosciuto da molti altri programmi di elaborazione testi, quindi genera un file che può essere scambiato con un gran numero di utenti; il formato modello genera un file che può essere utilizzato per generare altri documenti, con le impostazioni che hai utilizzato nel tuo documento; i formati tipici di altri programmi di elaborazione testi; i formati tipici di precedenti versioni di Word; le pagine web, quelle che visualizziamo navigando su internet, che sono scritte in un linguaggio particolare: HTML (HyperText Markup Language). Alcuni dei comandi descritti precedentemente, contenuti nel menu file, hanno un pulsante corrispondente nella barra degli strumenti STANDARD. Word ti dà la possibilità di lavorare, contemporaneamente, su più documenti. Agendo più volte sul comando Apri puoi aprire più file, che verranno elencati nel menu finestra e che avranno una propria icona sulla barra delle applicazioni. Per spostarti da un documento all altro, seleziona il nome desiderato nel menu finestra, oppure agisci sull icona. Come vedremo più avanti nel corso, questa opzione ti permette, ad esempio, di trasferire facilmente parti di testo da un documento all altro. Mentre lavori in Word, hai sempre a disposizione la funzione di guida in linea. Puoi accedere alla guida in linea facendo clic sul pulsante?, presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure premendo F1, o ancora, scegliendo Guida in linea di Microsoft Word, nel menu? Modificare le impostazioni Word è un ambiente di lavoro estremamente versatile e ricco di funzionalità. Quando lavori su un testo, alterni momenti in cui ti occupi esclusivamente della digitazione del testo, a momenti in cui completi il tuo lavoro, attraverso l inserimento di immagini o elementi grafici. Aprendo il menu Visualizza, troviamo quattro differenti modalità di visualizzazione. Riassumiamone le caratteristiche: Normale: visualizza il documento a pieno schermo. In questo tipo di visualizzazione, non vengono mostrate le immagini o gli elementi grafici di altro tipo. Layout Web: visualizza il documento come se fosse una pagina di un sito web. Layout di stampa: mostra il documento con l aspetto che avrà dopo la stampa. Struttura: in questa modalità, puoi visualizzare e modificare la struttura del file. Un documento, infatti, può essere il risultato dell unione di più documenti, collegati tra loro per formare un Documento master. Schermo intero ti permette di lavorare, visualizzando sullo schermo solo il documento. 1

2 L ultimo comando del menu Visualizza è Zoom. Attivandolo si apre una finestra nella quale puoi impostare il grado di ingrandimento del documento. Caratteristica fondamentale per un ambiente di lavoro è quella di essere ordinato e che, al suo interno, gli strumenti utili siano facilmente disponibili. Le barre degli strumenti svolgono questa funzione, mettendoti a disposizione dei rimandi veloci ai comandi di uso più frequente. Trovi l elenco completo delle possibili barre degli strumenti, agendo sul menu Visualizza e selezionando Barre degli strumenti. Per attivarne una, devi semplicemente fare clic su di essa. Tieni, comunque, presente che alcune delle barre vengono visualizzate automaticamente, quando attivi la funzione specifica. Nell elenco descritto, balza agli occhi l ultimo comando, Personalizza. Attraverso questa opzione, puoi modificare il contenuto delle barre degli strumenti, aggiungendo pulsanti utili o eliminando quelli che non ti servono, per liberare spazio prezioso. Puoi anche decidere di generare una barra degli strumenti nuova, per contenere una selezione personale di pulsanti. Siamo abituati a considerare il foglio bianco come uno spazio vuoto. Questo può essere vero, se stiamo scrivendo con una penna su un foglio o mediante una macchina da scrivere. Al contrario, in un documento elettronico lo spazio bianco è ottenuto mediante l inserimento di elementi particolari, che non verranno visualizzati in fase di stampa e che, normalmente, non sono visibili neanche a video. Rientrano in questa categoria: la spaziatura, il salto a una nuova riga, l indicatore di fine paragrafo, la tabulazione, l interruzione di pagina, di colonna o di sezione. In fase di scrittura o di correzione del documento, può essere utile vedere anche questi caratteri. Per visualizzare i caratteri non stampati, fai clic sul pulsante Mostra/nascondi della barra degli strumenti. ] Word, al momento dell installazione, memorizza all interno di archivi alcuni dati sul sistema che lo ospita. Viene memorizzato il nome del proprietario del PC, per essere indicato come autore. Vengono memorizzati i percorsi, per arrivare direttamente alla cartella documenti del disco rigido. Vengono impostate automaticamente una serie di informazioni che si riflettono sul modo di usare il programma e sulle sue possibili funzionalità. Tutte queste informazioni sono contenute nella finestra di dialogo Opzioni. Per aprirla, scegli Opzioni, nel menu Strumenti. La finestra si compone di undici schede, che suddividono i vari dati per argomenti Inserire i dati In generale, possiamo dire che il testo si compone, sostanzialmente, di due elementi: i caratteri e i simboli. Sulla tastiera del computer sono presenti i tasti, che ti permettono di inserire nel documento elettronico i caratteri più utilizzati. Nonostante il gran numero di combinazioni presenti sulla tastiera, è impensabile riuscire ad abbinare un tasto o una combinazione rapida di tasti, a ogni simbolo o carattere che ti può servire. L inserimento di altri elementi nel testo, è reso possibile dall opzione Simbolo, presente nel menu Inserisci. Se usi spesso un simbolo particolare, puoi attribuire a esso una nuova combinazione di tasti,. Per avere sempre un preciso riferimento, sullo schermo è visibile una piccola linea verticale lampeggiante, definita Cursore. Il punto dove si trova il cursore è quello in cui vengono inseriti i caratteri digitati sulla tastiera o i simboli prelevati dall elenco Selezionare i dati La selezione del testo può essere fatta in modi differenti. Per lavorare sul testo, hai due strumenti di input, con i quali comunicare con il sistema: il mouse e la tastiera. Analizziamo come riuscire a compiere le selezioni con entrambi. È possibile compiere una selezione facendo clic ripetutamente sull elemento da selezionare. Quando posizioni il puntatore in una zona del testo e fai clic, compare il cursore lampeggiante, che indica il punto dove puoi modificare il testo. Se fai clic due volte, viene selezionata la parola che si trova sotto il puntatore. La selezione si allarga se fai clic tre volte, passando dalla parola al paragrafo. Il secondo strumento di input, che usi normalmente nella lavorazione di un testo, è la tastiera. posiziona il cursore nel punto dal quale vuoi far cominciare la selezione, poi, con i tasti di direzione, spostati nel documento, tenendo premuto il tasto Shift, chiamato anche Maiusc. Il testo viene selezionato in base agli spostamenti del cursore. Indipendentemente dal metodo utilizzato, puoi selezionare anche blocchi di testo non contigui. Opera la prima selezione, poi, tenendo premuto Ctrl, seleziona una seconda porzione di testo. Come ultima opzione, se hai la necessità di selezionare il testo dell intero documento, al posto di ricorrere a uno dei metodi appena visti, è 2

3 comodo utilizzare un comando da menu. Lascia il cursore nella posizione in cui si trova, in questo caso non influenza l area di selezione, e fai clic sul menu Modifica, scegliendo il comando Seleziona tutto Modificare i dati Fino a quando non viene salvato il documento, le modifiche apportate a un testo vengono tenute in memoria dal sistema e puoi decidere di annullare le ultime, facendo clic sul pulsante Annulla o scegliendo il comando corrispondente, dal menu Modifica. Puoi cancellare parti di testo, selezionandolo e premendo il tasto Canc della tastiera. Nello stesso modo, puoi sostituire un testo selezionato con nuovi caratteri, semplicemente digitando le nuove parole. Quando posizioni il cursore all interno di un blocco di testo e inizi la digitazione, i nuovi caratteri si aggiungono a quelli già esistenti e il testo scorre, per lasciare spazio ai nuovi elementi. Durante la digitazione, puoi avere la necessità di sostituire il testo e non di aggiungerlo. Per attivare la funzione sovrascrivi, premi Ins sulla tastiera o fai doppio clic sul SSC, presente sulla barra di stato Copiare, spostare e cancellare Il testo può essere modificato. Questo ti permette di migliorare il tuo documento, fino a raggiungere la versione definitiva e, se è il caso, procedere alla stampa. I comandi che ti permettono di modificarlo sono raccolti nel menu Modifica. I comandi Taglia, Copia, Incolla ti permettono di spostare il testo all interno di uno stesso documento, o tra documenti diversi, e di crearne delle copie, da inserire in qualsiasi file di testo. Quando trasferisci parti di testo da un documento all altro, può esserti utile ridimensionare le finestre, in modo da visualizzare entrambi i file sullo schermo. Oltre a questa opzione, in caso sia scomodo prendere in mano il mouse, puoi agire attraverso la tastiera, con le combinazioni di tasti: Ctrl + X (taglia); Ctrl + C (copia); Ctrl + V (incolla). Per copiare o spostare il testo, puoi usare anche la funzione Drag & Drop. Dopo aver selezionato il tasto sul quale vuoi agire, fai clic su di esso con il tasto sinistro del mouse e, tenendolo premuto, trascina il cursore nel punto di destinazione, indicato da un cursore grigio chiaro. Il testo viene collocato nella nuova posizione, svolgendo l operazione corrispondente a quella richiamabile con il Taglia, Incolla. Se il tuo obiettivo è quello di fare una copia del testo, prima di rilasciare il tasto del mouse, per liberare la selezione, premi Ctrl sulla tastiera. Il cambio della funzionalità viene evidenziato attraverso la comparsa di un simbolo + accanto al cursore Trovare e sostituire Continuiamo la nostra analisi del menu Modifica, per trovare due comandi interessanti. Le voci Trova e Sostituisci fanno capo a un unico strumento, che ti permette di analizzare il testo, rintracciando elementi specifici e, se è il caso, sostituendoli. Della stessa famiglia fa parte anche il comando Vai, che ti permette di spostarti nel documento, Formattare un testo Formattare un testo significa dargli forma, significa impostare tutte le proprietà relative al suo formato. Puoi accedere all insieme completo di tali elementi, scegliendo Carattere, dal menu Formato. Puoi compiere la stessa operazione, anche utilizzando il menu di scelta rapida, che attivi con il tasto destro del mouse. Le opzioni più usate, contenute nella finestra descritta, hanno un corrispondente pulsante sulla barra degli strumenti: Formattazione La barra Formattazione è divisa in cinque gruppi di funzioni. Nel primo troviamo i tre menu a tendina, che ti permettono di impostare uno Stile, un Tipo di carattere e una Dimensione al testo. Seguono i pulsanti dedicati all attivazione del Grassetto, del Corsivo e del Sottolineato. Le altre funzioni previste in questa barra, riguardano la formattazione del paragrafo. Un altra funzione ripetuta all interno del programma è quella che ti permette di impostare il testo come tutto maiuscolo, piuttosto che tutto minuscolo. Esiste una finestra, dedicata esclusivamente a tali opzioni, che puoi aprire scegliendo Maiuscole/minuscole, dal menu Formato. Descrivendo la barra degli strumenti abbiamo parlato di Stili, vediamo in dettaglio cosa sono e come possono migliorarti il lavoro. Gli Stili sono una serie di gruppi di impostazioni grafiche o funzionali, che possono essere usate per produrre un documento, ottenendo al suo interno una formattazione omogenea e coerente. Uno stile, in altre parole, contiene tutte le informazioni che riguardano: formattazione del testo, tipo di carattere, dimensione, colore, eventuali effetti, oltre, come vedremo, agli attributi che riguardano i controlli sui paragrafi. Alcuni stili, inoltre, vengono riconosciuti dal sistema e, al testo formattato, viene attribuito un ruolo e una funzionalità in opzioni avanzate, come la creazione di indici e sommari. Un pulsante particolarmente utile, in questa fase della lavorazione di un documento, è Copia formato. Questo ti permette di copiare da un testo, formattato in modo particolare, tutti gli attributi del formato su un altro blocco di testo. L utilizzo corretto di questa funzione ti consente di attribuire le stesse caratteristiche a gruppi di 3

4 testo diversi, senza, ogni volta, dove procedere alla selezione di tutte le impostazione prescelte. Per utilizzare questo pulsante, seleziona il testo di cui vuoi copiare il formato, premi il pulsante, per attivarlo, e seleziona il testo che vuoi adattare alle impostazioni copiate. Nota come il pulsante cambia aspetto, quando la funzione è attiva. Se fai clic una sola volta sul pulsante, puoi copiare le impostazioni del formato a un solo blocco di testo, se, invece, fai doppio clic, rimane attivo fino a quando non viene deselezionato, facendo clic, nuovamente, su di esso. L ultimo argomento che devi conoscere, per sfruttare correttamente le funzioni di controllo sul testo, è la Sillabazione. Con questo termine si intende l operazione per cui una parola, divisa in due parti, viene collocata su due righe consecutive. Questa operazione viene eseguita, per bilanciare correttamente il testo nelle varie righe del documento Formattare un paragrafo Con il termine paragrafo, come hai già visto, viene indicata la parte di testo che termina con uno speciale carattere di controllo,, che ne rappresenta la fine. Ogni volta che vai a capo, premendo Invio, inizi un nuovo paragrafo. Esistono delle situazioni nelle quali hai la necessità di andare a capo senza iniziare un nuovo paragrafo. Questo problema si pone all interno di strutture particolari come, ad esempio, gli elenchi puntati. In queste situazioni andare a capo con il semplice Invio, significa introdurre un nuovo punto all elenco. Se vuoi evitare questo automatismo, premi Invio + Maiusc (Shift). Puoi ottenere lo stesso risultato, scegliendo la voce Interruzione, dal menu Inserisci, e attivando l opzione di testo. [ ]Le opzioni, con le quali puoi variare le impostazioni della formattazione di un paragrafo, sono contenute nella finestra di dialogo che si apre scegliendo Paragrafo, dal menu Formato. Puoi scegliere tra quattro differenti tipi di allineamento: A sinistra, Centrato, A destra, Giustificato. La seconda casella ti permette di impostare il livello su cui applicare il tipo di allineamento. Nella seconda area della scheda Rientri e spaziatura, Rientri, sono presenti i comandi che ti permettono di applicare un indentazione ai paragrafi. In pratica, puoi stabilire a che distanza dai margini del foglio, vuoi che inizi e finisca il testo. Per impostare un valore particolare ai rientri del paragrafo, puoi utilizzare il righello. A destra dello stesso, trovi un riferimento, un triangolo con la punta rivolta verso l alto. Puoi fare clic su di esso e trascinarlo in una nuova posizione, per modificare il rientro di destra del paragrafo. A sinistra hai tre riferimenti. Dall alto trovi: il riferimento alla prima riga, il riferimento al corpo del paragrafo, l equivalente dello Sporgente nella finestra Paragrafo, e il riferimento all intero paragrafo. Quando agisci sul primo sposti il rientro della prima riga, quando agisci sul secondo sposti quello del corpo, mentre, muovendo il terzo, sposti tutti i riferimenti, lasciando inalterate le posizioni relative. La terza area della scheda Rientri e spaziatura è indicata con il nome Spaziatura. I quattro controlli, che puoi regolare, ti permettono di modificare il valore della distanza tra le righe all interno di un paragrafo o la distanza che separa due paragrafi tra di loro. 1La scheda Distribuzione Testo ti permette di regolare il modo in cui i paragrafi vengono interrotti tra le pagine. Puoi attivare o disattivare ogni controllo, facendo clic per inserire o togliere il segno di spunta relativo. Se fai clic sul pulsante Tabulazioni, in basso a sinistra, sempre nella finestra Paragrafo, apri una finestra dedicata a questo strumento. Le tabulazioni sono uno dei due modi in cui puoi allineare il testo in colonne. L altro, lo vedremo più avanti nel corso, è rappresentato dalle tabelle. Le tabulazioni sono dei riferimenti da inserire sul righello, che spostano il cursore su punti precisi di ogni riga. In questo modo, durante l elaborazione, ti trovi a inserire elementi di testo partendo sempre da uno stesso punto. Ogni riga può contenere tante tabulazioni, contemporaneamente, con lo scopo di creare più colonne di testo. Per ogni tabulazione, non solo scegli la posizione, ma scegli anche che tipo di allineamento dovrà avere il testo che viene incolonnato sotto di essa. La finestra Tabulazioni, a cui puoi accedere anche dal menu Formato, facendo clic su Tabulazioni, non è l unico mezzo, per impostare le proprietà di questi strumenti. Infatti, se non hai particolari necessità di precisione, puoi lavorare direttamente sul righello. In esso, sull angolo di sinistra, è presente un pulsante che, quando viene 4

5 premuto, cambia aspetto, visualizzando tutti i possibili oggetti da inserire nel righello. Tra questi trovi le quattro tabulazioni e la barra. A sinistra: allinea il testo a sinistra, sotto la tabulazione; Centrato: centra il testo sotto la tabulazione; A destra: allinea il testo a destra, sotto la tabulazione; Decimale: allinea i numeri, incolonnati sotto la tabulazione, sulla virgola; Barra: inserisce nel testo una barra verticale, che occupa la riga di testo. In realtà, le tabulazioni e rientri vengono utilizzati dal sistema nell impostazione di strutture particolari come, ad esempio, gli elenchi puntati o numerati. Per attivare gli elenchi puntati o numerati, agisci su uno dei due pulsanti dedicati, presenti sulla barra degli strumenti Formattazione, oppure scegli Elenchi puntati e numerati, dal menu Formato. Allo stesso modo, puoi modificare le impostazioni di un elenco, richiamando la finestra di dialogo dal menu Formato, oppure scegliendo Elenchi puntati e numerati, dal menu di Scelta rapida. L ultimo strumento, che puoi utilizzare nella formattazione di un paragrafo, è l impostazione di bordi. Come in altri casi, anche per inserire tutto il documento all interno di bordi, è necessario selezionare tutto il testo, prima di dare le impostazioni. Trovi i comandi, che ti servono, selezionando l opzione Bordi e sfondo, nel menu Formato. Nella finestra che si apre, nella scheda Bordi, puoi impostare, appunto, i bordi. Seleziona il tipo di bordo, lo stile, il colore e lo spessore della linea. Ci sono altre due schede presenti in questa finestra. Selezionando Sfondo, puoi modificare le impostazioni dello sfondo, come il colore o lo stile del motivo. Puoi indicare anche l oggetto a cui vuoi applicare le impostazioni. Il contenuto del menu Applica a cambia, a seconda della selezione attivata. Nella scheda Bordo pagina, invece, puoi applicare non più a un solo paragrafo, ma all intera pagina, un bordo, con le stesse caratteristiche viste in precedenza Formattare un documento Abbiamo descritto le opzioni che ti permettono di variare l aspetto del carattere, siamo passati alle opzioni che riguardano il paragrafo, ora analizziamo le possibilità che il sistema ci offre, per controllare l aspetto dell intero documento. In questo caso, dobbiamo ricercare la finestra appropriata, non più nel menu Formato, ma nel menu File. In esso fai clic su Imposta pagina. La finestra è divisa in tre schede di cui una, Layout, contiene funzioni avanzate, alle quali accenneremo soltanto, perché esulano dagli scopi di questo corso. La prima scheda che troviamo è indicata con il nome Margini. Nell area Orientamento, hai due icone, che rappresentano le due differenti modalità, con le quali puoi utilizzare il foglio di carta. Puoi scegliere, facendo clic sull impostazione preferita, se usare il foglio in orizzontale o in verticale. L opzione attiva presenta un bordo attorno al foglio. La scheda Margini contiene anche la possibilità di inserire, sullo stesso foglio, più pagine. In questo modo, andando in fase di stampa puoi utilizzare un foglio piegato in due, per ottenere una sorta di opuscolo. Infine, puoi decidere per quale area del documento desideri che vengano accettate le impostazioni che hai scelto. La seconda scheda, Carta, contiene le caselle, che ti permettono di scegliere uno specifico formato di carta, per produrre il documento stampato. Puoi selezionare uno dei formati standard, che sono riconosciuti dal sistema e sono elencati nel menu a tendina Formato. Puoi, anche, impostare le dimensioni corrette di un foglio che non rientra tra quelli standard. Verificata la disposizione del testo nelle pagine, puoi migliorare la qualità del tuo lavoro attraverso due aree della pagina, che svolgono una funzione particolare. Sono l Intestazione e il Piè di pagina. Sono le uniche aree del foglio, esterne ai margini, che possono contenere del testo. La particolarità di queste strutture è che, qualsiasi elemento introdotto in esse, viene ripetuto in tutte le pagine del documento. Apri il menu Visualizza e fai clic su Intestazione e piè di pagina. È in quest area del foglio che viene inserita la numerazione delle pagine, oppure il nome dell autore, prelevato dal sistema, o ancora data e ora La numerazione automatica delle pagine è ottenuta attraverso l inserimento di uno o più campi nell Intestazione o nel Piè di pagina. L importanza di questo elemento ne ha fatto, però, un accessorio talmente usato da meritare una voce dedicata nel menu Inserisci. Scegli, quindi, Numeri di pagina, dal menu Inserisci Tabelle 5

6 ] Iniziamo, descrivendo cos è una tabella. Una tabella è una struttura formata da elementi verticali, le colonne, ed elementi orizzontali, le righe. L intersezione tra righe e colonne genera le celle, che sono degli spazi rettangolari, delimitati dai bordi. Le celle rappresentano l elemento unitario della tabella. Per generare una nuova tabella, seleziona Inserisci, dal menu Tabella, e scegli Tabella. Nella finestra di dialogo che si apre puoi definire il numero di righe e di colonne desiderate, tenendo presente che tale numero può essere modificato, in qualsiasi momento. Puoi anche usare il pulsante Inserisci Tabella, della barra degli strumenti e annerire il numero di celle che vuoi compaiano sul foglio. Una volta che hai generato la tabella, puoi procedere all inserimento dei dati nelle singole celle. Fai clic all interno della cella, per posizionare il cursore, e inserisci i dati, tramite la tastiera. Per spostarti da una cella a un altra, puoi utilizzare il mouse, i tasti di tabulazione o le frecce direzionali. Per selezionare una cella, puoi fare clic all inizio della cella, nella posizione nella quale il puntatore assume l aspetto di una freccia rivolta verso sinistra in alto. A seguito dell operazione di selezione, la cella si presenta totalmente annerita, oppure, se selezioni una cella vuota, compare annerita solo la prima riga. Per selezionare una riga con il mouse, puoi fare clic sulla barra invisibile a sinistra della riga, oppure, puoi selezionare la prima cella e trascinare il mouse, estendendo la selezione alle celle che ti interessano. Per selezionare una colonna, puoi posizionare il mouse in testa alla colonna, fino a raggiungere la posizione in cui il puntatore assume l aspetto di una freccia rivolta verso il basso. Se fai clic in questo punto, rimane selezionata l intera colonna. Anche in questo caso, puoi selezionare la prima cella e trascinare il mouse, estendendo la selezione a tutte le celle che compongono la colonna. Puoi anche selezionare righe, colonne o l intera tabella, posizionandoti in una cella, appartenente all insieme che vuoi selezionare, e facendo clic sulla relativa scelta del menu Tabella. Se la struttura che hai dato alla tabella non risponde pienamente alle tue esigenze, puoi modificarla, aggiungendo o eliminando righe e colonne. All interno del menu Tabella troviamo un altro sottomenu, che ci interessa particolarmente. Seleziona la voce Elimina, per visualizzarne il contenuto. A seconda della selezione attiva, puoi eliminare righe, colonne, celle o l intera tabella. Quando viene generata una tabella, questa occupa tutta la larghezza del foglio e le celle vengono dimensionate, in modo da dividere omogeneamente lo spazio interno. In alcuni casi, questa caratteristica è utile, perché produce documenti eleganti e ordinati. Nel menu Tabella, puoi trovare tutte le funzioni che consentono di modificare l'aspetto di ogni elemento della tabella. Oltre al ruolo di ordinare il testo in un documento, la tabella può avere una funzione estetica. In questo senso, è importante avere la possibilità di dare una formattazione personalizzata alle linee, che ne disegnano la struttura. Per modificare il formato delle linee, puoi utilizzare la finestra di dialogo Bordi e sfondo, che puoi richiamare dal menu Formato Disegni, immagini, grafici Le grandi potenzialità grafiche di Word ti permettono di elaborare documenti molto complessi e curati nell aspetto. Anche se non è il suo compito principale, infatti, Word ti mette a disposizione una serie di controlli, per l inserimento di oggetti grafici. In questo modo, puoi abbellire il documento con immagini, disegni, fotografie, grafici e forme. Grazie ai controlli presenti nel programma, puoi integrare questi oggetti nel testo, modificando le proprietà dell immagine e ottenere che il testo: venga posizionato solo sopra e sotto all immagine; che la circondi; che i due elementi si sovrappongano in un effetto filigrana. In un documento di testo puoi inserire anche file elaborati con altri programmi applicativi come: file di Excel; diapositive di Power Point; tabelle di Access, ecc. Gli elementi e i pulsanti, che ti permettono di gestire la creazione, l inserimento e la modifica di disegni e immagini, sono contenuti nella barra degli strumenti Disegno, normalmente visibile sul lato inferiore della finestra di lavoro, e in quella Immagine, Nel documento puoi inserire immagini, anche da file personali: seleziona la voce Immagine, nel menu Inserisci, e fai clic su Da file. Si apre una finestra che ti permette di sfogliare le varie cartelle, fino a trovare l immagine voluta. Come sempre, seleziona l'immagine e fai clic sul pulsante Inserisci. L'immagine viene inserita nel documento, nel punto indicato dal cursore. 6

7 All interno di un documento possiamo anche inserire grafici, sia prodotti all interno dell ambiente Word sia importati come file di altri formati. Per generare un grafico in un documento, seleziona Grafico, nel menu Inserisci, Immagine. Quando viene inserito un elemento in un documento, l oggetto si posiziona sul margine sinistro del foglio e il testo presente si sposta, collocandosi sopra e sotto l oggetto stesso. Puoi modificarne le impostazioni, in modo che il testo scorra intorno a esso. Fai ciò, creando una vera e propria impaginazione. A tale scopo, visualizza la barra degli strumenti Immagine, quindi seleziona l oggetto e fai clic sul pulsante Disposizione Testo. Dall elenco che ti viene proposto, attraverso una lettura delle icone, scegli il comportamento più idoneo. A seconda delle proprietà, che vengono date all oggetto, cambiano le modifiche, che puoi apportare. Un disegno, un immagine o un grafico possono essere selezionati semplicemente facendo clic su di essi. A conferma che è stato selezionato, l oggetto appare contornato da piccoli quadrati sui lati e ai vertici dell area occupata. Devi selezionare un oggetto ogni volta che ne vuoi modificare: la dimensione, la posizione, gli attributi. Il tipo di selezione può cambiare, se vengono attivate funzioni particolari. Ogni oggetto, che viene inserito in un documento, può essere ridimensionato, per ottenere un rapporto equilibrato tra testo e grafica. Come abbiamo già avuto modo di dire, quando un oggetto grafico viene selezionato, vengono visualizzati dei quadratini lungo i bordi e agli angoli del riquadro della sua area. Operando su tali quadratini, se ne modificano le dimensioni. Per assegnare a un immagine delle dimensioni precise, dopo aver selezionato l oggetto, fai clic su Immagine, nel menu Formato. Puoi anche scegliere Formato immagine, nel menu di scelta rapida. Si apre una finestra di dialogo che, con l aiuto di varie schede, ti permette di impostare i valori voluti. Per importare un foglio elettronico o un qualsiasi altro file in un documento, è sufficiente selezionare la voce File, dal menu Inserisci. Nella nuova finestra, seleziona il file che desideri importare e fai clic sul pulsante Ok Stampa unione Prima di affrontare la descrizione di questa funzione avanzata, è necessario introdurre alcuni concetti di base su come è strutturato un database. In questo momento, è sufficiente analizzarne la struttura dell unità principale, tralasciando gli aspetti correlati. Un database è un archivio che contiene una serie di dati ordinati in strutture, chiamate tabelle. È composto, quindi, da una o più tabelle. Esse sono formate da colonne, i Campi, e da righe, i Record. I campi sono i tipi di dato che possono essere memorizzati, quindi, ogni colonna della tabella può contenere un dato specifico, che in una rubrica potrebbe essere il cognome o il numero di telefono. Invece, l insieme dei dati presenti su una stessa riga è un record che in una rubrica potrebbe essere ogni singolo contatto. Una tabella così costituita e un documento Word possono essere uniti per generare dei nuovi documenti, contenenti ognuno i dati di un singolo record. Approfondiamo meglio questo concetto, per comprendere a fondo l obiettivo di questa funzione. La Stampa Unione ti permette di generare un documento principale, contenente elementi fissi, che chiameremo Matrice, e di personalizzarlo, con i dati prelevati da un file distinto. Questo secondo file viene indicato come Origine dei dati o Lista di distribuzione. L operazione avviene inserendo, nella matrice, i riferimenti ai campi, che compongono la struttura dell origine dei dati. Dopo aver generato un documento di questo tipo, puoi decidere di produrre una serie di documenti, l uno diverso dagli altri, che contengono lo schema e il testo della matrice e, al posto dell indicazione dei campi, i dati contenuti nell origine dei dati. Questi nuovi documenti personalizzati possono essere generati direttamente in fase di stampa, quindi su carta, oppure in formato digitale. Nel secondo caso, devi salvare un solo file formato da tutti i documenti, ottenuti mediante l unione. Il numero di pagine di questo nuovo documento sarà pari al numero delle pagine della matrice, moltiplicato per quello dei record. Attraverso questa semplicissima prova del nove, puoi assicurarti che il processo fatto sia andato a buon fine. La preparazione di un documento per la stampa unione consiste nell individuare l Origine Dei Dati, il file che deve essere collegato al documento e che contiene i dati. Esistono diversi modi per costruirlo e ci sono tantissimi tipi di file, che possono essere utilizzati a tale scopo. 7

8 Partendo dal documento principale, dai il via al processo, selezionando Lettere e indirizzi, dal menu Strumenti, e scegliendo Creazione guidata stampa unione. Sulla parte destra della finestra si apre il riquadro Stampa Unione, che contiene suggerimenti e opzioni per arrivare alla realizzazione del documento finale. Nel primo passaggio, seleziona la tipologia di documento che vuoi elaborare. Scegli Lettere, per produrre un testo come una lettera, una relazione, un biglietto di invito, ecc. Procedi nella sequenza premendo Successivo. Il secondo passaggio ti permette di scegliere il documento sul quale lavorare. Scegli il documento corrente, per continuare a lavorare sul documento aperto, altrimenti seleziona un modello o un documento esistente. Il terzo passaggio contiene l opzione che ti permette di scegliere l origine dei dati. Se esiste già un file, fai clic su Sfoglia per aprirlo, seleziona il file e segui i passaggi che ti vengono proposti, riguardo alla scelta delle tabelle e dei record da importare. In tal caso, puoi proseguire lasciando attiva l opzione Usa elenco esistente. Al contrario, puoi decidere di usare i record presenti nella Rubrica Di Outlook o creare un Nuovo Elenco. Il passaggio numero 4 ti permette di inserire i campi all interno del documento nella posizione voluta. Sono previste alcune strutture predefinite, come Blocco di indirizzi o Formula di apertura. Scegliendo l opzione Altro, puoi selezionare il singolo campo e inserirlo all interno del documento nel punto che risponde alle tue esigenze. In questa fase di inserimento dei singoli campi, utilizza gli strumenti che ti sono già familiari, relativi all impaginazione, come: allineamenti, rinvii a capo, tabulazioni. In questo modo, otterrai il risultato grafico desiderato sul documento finale. I campi inseriti compaiono nel documento nel formato <<Nome del campo>>. Negli ultimi due passaggi, verifica l anteprima dell unione del documento con la lista di distribuzione e completa l unione, producendo uno stampato o un nuovo file da salvare. Tutte le funzioni che abbiamo descritto possono essere svolte anche usando la barra degli strumenti Stampa Unione. Per visualizzarla, apri il menu Strumenti, scegli Lettere e indirizzi e seleziona Mostra barra degli strumenti stampa unione. Puoi facilmente verificare che, per attivare le funzioni viste in precedenza, su tale barra sono presenti i pulsanti: 1 Impostazioni documento principale: per scegliere il tipo di documento da generare; 2 Apri origine dati: per accedere all archivio; 3 Inserisci blocco indirizzi; Inserisci formula di apertura; 1 Inserisci campo unione: per inserire i campi nel documento, secondo formati standard o sulla base delle tue indicazioni; 2 Visualizza dati uniti: che ti permette di vedere in anteprima il risultato finale e i pulsanti, per scorrere i vari documenti prodotti; 3 Unisci in un nuovo documento; 4 Unisci alla stampante; 5 Unisci a messaggio di posta elettronica; 6 Unisci a fax: per generare il documento finale, in una delle modalità previste. Per utilizzare la funzione Stampa Unione, puoi prelevare i dati da file di dati già pronti e salvati in diversi tipi di formato. Ad esempio, puoi prelevare i dati da un foglio di Excel o da una tabella di Access. Word contiene anche le funzioni che ti permettono di generare un nuovo file di dati, indicato come Lista di distribuzione. Abbiamo visto come dare inizio alla sequenza di operazioni, che ti consentono di preparare il documento per la stampa unione. Arrivato al passaggio numero tre, puoi decidere di creare un Nuovo Elenco. Nel momento in cui attivi questa funzione, compare il comando Crea: fai clic su di esso, per procedere alla generazione di una nuova lista di 8

9 distribuzione. Compare una maschera che ti permette sia di inserire i dati in un database standard, sia di modificarne la struttura, per adattarla alle tue esigenze. Quindi, prima di immettere i nuovi record, verifica l effettiva efficienza dell archivio e modificane, se è il caso, la struttura, aggiungendo o eliminando campi dell elenco. Per accedere alle opzioni di modifica della tabella, fai clic su Personalizza. Quando hai finito, fai clic su Ok, per tornare alla schermata principale, dove puoi inserire i record nella tabella che hai personalizzato. Nella finestra che ti permette di gestire il database, il singolo record è indicato con il termine Voce. Attraverso i pulsanti Nuova voce, Elimina voce e Trova voce puoi aggiungere, eliminare o trovare un record specifico. Per ogni record, puoi inserire i valori nei campi attraverso la maschera presente nella parte superiore della finestra. Fai clic nelle singole caselle e digita il contenuto. Una volta concluso l inserimento dei dati, fai clic sul pulsante Chiudi. Il sistema ti chiede di salvare l archivio: scegli la cartella e il nome del file e premi Salva. Il file, che viene generato, ha l estensione.mdb, tipica di Access, se il software è caricato sul computer, altrimenti crea un documento Word, contenente la tabella che hai creato. A questo punto, ti viene chiesto di verificare il contenuto della tabella e di selezionare i record che vuoi utilizzare, per le operazioni di Stampa Unione. Fai clic su Ok, dopo aver impostato le opzioni desiderate. Il nuovo database è ora pronto ed è disponibile, per essere utilizzato come sorgente dati. Abbiamo già detto che l unione della matrice e della lista di distribuzione può generare un documento cartaceo o un nuovo file. Puoi scegliere l opzione desiderata, direttamente nel passaggio numero sei della creazione guidata, oppure agire attraverso i pulsanti Unisci in un nuovo documento e Unisci alla stampante, presenti sulla barra degli strumenti Stampa unione. Ricordati che, in entrambi i casi, puoi facilmente verificare la correttezza della procedura. Quando hai terminato la fusione, il documento, che sia cartaceo o digitale, deve essere composto da un numero di pagine pari al numero di pagine della matrice, moltiplicato per il numero dei record selezionati per l unione. Come abbiamo già sottolineato, tale verifica ti permette di controllare, a colpo d occhio, di aver ottenuto il risultato desiderato Preparazione Entriamo con questo tema nella fase conclusiva del processo, che ti ha portato alla produzione di un documento di testo, la stampa. In altre parole, prima di mandare in stampa un documento, ti consiglio di compiere una serie di verifiche preliminari. In primo luogo, oltre all aspetto grafico, che hai già curato abbondantemente durante la lavorazione, verifica le impostazioni della pagina e lo scorrimento del testo. In questa fase, ti puoi aiutare con l uso della funzionalità Anteprima di stampa. Successivamente, compi l ultima verifica sulla correttezza ortografica del documento che stai per mandare in stampa. Anche in questo caso, Word ti può aiutare, attraverso la funzione del controllo automatico di ortografia e grammatica. Il controllo grammaticale funziona con modalità del tutto simili a quello ortografico. La parola, o la parte di testo, che presenta dei problemi, viene sottolineata in verde. A molti utenti non piace questa funzione e tendono a disattivarla. Per compiere o meno il controllo grammaticale, basta inserire o eliminare il segno di spunto nella casella di controllo Controlla grammatica. Come accennato nella descrizione delle funzioni, Word opera una serie di correzioni automatiche, durante la digitazione. Sono esempi evidenti di questa attività la trasformazione della parola perchè in perché o l inserimento della lettera maiuscolo all inizio di un nuovo periodo. In alcuni casi, questo automatismo risulta più dannoso che utile. In tali occasioni, puoi disattivare le funzioni che non corrispondono alle tue esigenze. La finestra che contiene i controlli dedicati a questa attività, è richiamabile scegliendo Correzione automatica, dal menu Strumenti. Tieni sempre presente che Word ti segnala come errori solo le parole che non sono presenti nel dizionario. Non vengono segnalati errori di digitazione tipo caso scritto al posto di casa. Entrambi i termini, infatti, sono corretti, pur avendo significati differenti Stampa 9

10 Per accedere al controllo sulla stampa del documento, seleziona Stampa, dal menu File. La finestra è composta da diverse aree, che contengono funzioni, raggruppate in categorie. L area Stampante ti permette di selezionare la stampante da utilizzare, scegliendola dall elenco presente nel menu a tendina Nome. Ogni stampante ha caratteristiche proprie e puoi modificarle, agendo sul pulsante Proprietà. Il controllo Stampa su file ti permette di utilizzare i driver della stampante per produrre un file di stampa, da salvare su disco con formato.prn. Tale file può essere mandato in stampa successivamente, attraverso comandi MS DOS. Non sei obbligato a stampare tutte le pagine del documento. Usa le opzioni presenti nell area Pagine da stampare, per indicare al sistema quale intervallo di pagine stampare. Nell area Copie, puoi impostare quante copie stampare dello stesso documento. Nel caso il numero sia maggiore di uno, un controllo ti permette di indicare al sistema se fascicolare le stampe o meno, cioè se stampare la prima copia di tutto il documento e poi passare alla seconda, oppure stampare le copie della prima pagina, poi quella seconda, e così via, fino a completare il documento. L area Zoom contiene due menu a tendina. Nel primo, Pagine per foglio, puoi impostare un numero di pagine da stampare contemporaneamente sullo stesso foglio. Il secondo menu, Adatta al formato, ti permette di selezionare un tipo di carta differente da quella indicata come proprietà del documento. Attraverso questa funzione, non devi cambiare le impostazioni nella finestra Imposta pagina, ma solo selezionare il tipo di carta che stai usando. Gli ultimi due controlli che hai a disposizione sono: Stampa di, che ti consente di scegliere dall elenco cosa stampare del documento attivo, se il testo o informazioni a esso collegate, come i commenti, gli stili, le voci di glossario; Stampa, con il quale puoi decidere di stampare tutte le pagine indicate, solo le pari o solo le dispari. Questa funzione è molto comoda, se vuoi stampare fronte retro con una stampante che non supporta tale funzione in modo automatico. Non è necessario impostare i parametri ogni volta che decidi di stampare. Se sai che le impostazioni sono corrette, per mandare in stampa il documento, premi semplicemente il pulsante Stampa, sulla barra degli strumenti. Il documento verrà inviato alla stampante predefinita con le relative impostazioni. 10

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