Appunti di Office-Automation

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1 Appunti di Office-Automation Dott. Damiano Verzulli Versione Gennaio 2007 Questo documento è stato interamente redatto con OpenOffice Writer1, versione 2.0.2, una suite di Office Automation liberamente scaricabile da Internet, nonché gratuita. È rilasciato secondo i termini della licenza Creative Commons Attribuzione - Non commerciale - Condividi allo stesso modo 2.5. Secondo i termini di tale licenza, questo documento può essere riprodotto, distribuito e modificato ma non per scopi commerciali. Il testo integrale della licenza è disponibile all'indirizzo: Tutti i commenti, i suggerimenti nonché le segnalazione di eventuali refusi, sono bene accetti, via , all'indirizzo: 1 Pag. 1 di 43

2 Indice generale 1 Introduzione Elaborazione Testi Introduzione OpenOffice: la suite liberamente utilizzabile e scaricabile da internet I tabulatori Gli stili La generazione automatica dell'indice Altre caratteristiche Foglio Elettronico Introduzione Il ricalcolo Funzioni di calcolo Il copia-incolla di formule La Posta Elettronica: concetti fondamentali Riservatezza ed identificazione del mittente SPAM Phishing...42 Pag. 2 di 43

3 Indice delle figure Figura 1: Documento strutturato (prime due pagine)...8 Figura 2: Mappa della metropolitana di Madrid...8 Figura 3: Esempio di allineamenti verticali...11 Figura 4: Allineamenti verticali e relative tipologie...11 Figura 5: Righello con indicazione dei margini e di quattro tabulatori...11 Figura 6: Simbologia dei vari tipi di tabulatori...12 Figura 7: Tabulatori in azione...12 Figura 8: Il tasto di tabulazione, a sinistra del tasto 'Q'...13 Figura 9: Visualizzazione dei caratteri non stampabili...14 Figura 10: Impiego dei caratteri di riempimento...14 Figura 11: Tabulatori e caratteri di riempimento...15 Figura 12: Esempio di testo "puro"...16 Figura 13: Esempio di testo "con grafica"...16 Figura 14: Approccio tipico alla formattazione di un documento...18 Figura 15: Esempio d'uso degli stili per la modifica della formattazione grafica di un documento di testo...19 Figura 16: Utilizzo errato della formattazione...20 Figura 17: Utilizzo corretto della formattazione...20 Figura 18: Associazione degli "stili" alle varie parti del documento...21 Figura 19: Lista di attribuzione di stile...22 Figura 20: Lo "Stilista" di OpenOffice...22 Figura 21: Esempio di indice generato automaticamente...23 Figura 22: Stili e relativo posizionamento sull'indice automatico...24 Figura 23: Esempio di generazione automatica dell'indice dei contenuti...25 Figura 24: Esempio di riparto condominiale...26 Figura 25: Esempio di piano di ammortamento...27 Figura 26: Il "Ricalcolo": la caratteristica fondamentale del foglio elettronico...28 Figura 27: Accesso alle varie funzioni di calcolo disponibili...30 Figura 28: Dislocazione dei riferimenti rispetto alla formula...31 Figura 29: Esempio di copia/incolla di una formula...32 Figura 30: Copia/Incolla di formule in più celle...33 Figura 31: Problemi causati dai riferimenti "relativi"...33 Figura 32: Utilizzo di riferimenti parzialmente assoluti...34 Figura 33: Architettura del servizio di Posta Elettronica...37 Figura 34: Un messaggio di SPAM, riconosciuto tale da Thunderbird...41 Figura 35: Un messaggio di "Phishing"...42 Indice delle tabelle Tabella 1: OpenOffice Writer e Word: caratteristiche a confronto...9 Tabella 2: OpenOffice Calc e Excel: caratteristiche a confronto...29 Tabella 3: Comparazione dei servizi di Posta Elettronica e Posta Ordinaria...38 Pag. 3 di 43

4 Prefazione Questo documento è stato preparato dall'autore, con qualche sforzo, dietro l'insistenza della Presidenza del Corso di Laurea di Fisioterapia dell'università G. d'annunzio. Senza tale insistenza non avrebbe mai visto la luce. Tutti quegli studenti che hanno avuto modo di conoscere l'autore sanno certamente quanto quest'ultimo sia attento alle problematiche di divulgazione della conoscenza ed alle restrizioni che la normativa sul diritto d'autore impone non soltanto sui programmi, ma anche su moltissimi testi di divulgazione scientifica. Sebbene gli appunti riportati nei paragrafi seguenti non possano essere assolutamente considerati opere di divulgazione scientifica (non ne hanno né l'altezza né la pretesa), l'autore non può che incentivarne la massima diffusione secondo quella filosofia di condivisione e di libera conoscenza che lo caratterizza. A tutti coloro che nutrono perplessità circa l'impiego di applicazioni Open Source nella vita quotidiana, l'autore ci tiene a segnalare come questo documento è stato interamente prodotto con la suite OpenOffice.org, liberamente (e legalmente) disponibile su internet. Questo lavoro, infine, sarà pubblicato e messo a disposizione di tutti direttamente sul sito web dell'autore stesso2. E' intenzione dell'autore quella di aggiornare ed integrare questo lavoro (oltre che di correggere quegli errori ortografici che sicuramente saranno presenti). Si invita il lettore, quindi, a verificare periodicamente l'eventuale disponibilità di versioni più recenti ed a segnalare all'autore, via 3, ogni tipo di informazione, suggerimento, critica e qualunque altra cosa ritenuta utile. 2 Il sito web dell'autore è disponibile all'indirizzo: 3 L'autore è raggiungibile via all'indirizzo: Pag. 4 di 43

5 1 Introduzione Gli argomenti trattati nel presente capitolo rientrano nell'ambito delle cosiddette attività di Office-Automation. Gli spazi di questo testo e di questo capitolo non consentono certo una trattazione dettagliata di tale tematica: un'analisi approfondita degli strumenti, delle caratteristiche e delle potenzialità dei moderni strumenti di Office-Automation, non solo esula dagli obiettivi di questo capitolo, ma rischierebbe di fornire al lettore un insieme di conoscenze che in buona parte risulterebbe di scarsa utilità rispetto alle esigenze di un utente comune. Non tutti, infatti, hanno l'esigenza di redigere testi da mille pagine, oppure preparare articoli scientifici con interminabili elenchi di riferimenti bibliografici, oppure preparare moduli complessi in grado di autocompilarsi sulla base di poche informazioni chieste preventivamente all'utente. Viceversa, è opinione dell'autore che data la presenza sempre crescente di un personalcomputer all'interno delle mura domestiche e, soprattutto, all'interno di moltissimi uffici, si registra l'esigenza crescente di utilizzare tale strumento per scrivere lettere, preparare brevi documenti di testo (offerte, presentazioni aziendali, etc.), oppure, più semplicemente, per organizzare al meglio le proprie ricette di cucina, preparare un curriculum-vitae particolarmente curato, oltre che nei contenuti, anche nell'aspetto. E' altresì ragionevole aspettarsi che molti dei lettori di questo capitolo avranno un ulteriore problema: redigere la propria tesi di laurea, quasi certamente il documento più lungo e complesso scritto con l'ausilio di un PC. L'autore di queste pagine conosce bene quali livelli di ansia da PC possano essere raggiunti nei giorni immediatamente precedenti la consegna della tesi di laurea. Diverse sono state, infatti, le occasione nelle quali ha dovuto svolgere un ruolo di vero e proprio pronto soccorso informatico per rimettere ordine negli scritti di parenti, amici e conoscenti di vario genere. In tutte tali occasioni, nessuna esclusa, si è sempre riscontrata una cronica carenza nella conoscenza di pochi e semplici concetti che, se utilizzati in modo opportuno, avrebbero consentito, a fronte di sforzi quasi inesistenti, di produrre un risultato esteticamente gradevole e, soprattutto, di risparmiare tempo (per lui e per tutti gli altri). E' esattamente sulla base delle considerazioni appena effettuate che, a dispetto dei tanti volumi in vendita sugli scaffali di molte librerie, alcuni dei quali contenenti anche più di mille pagine descrittive di una singola suite di Office-Automation, si è scelto di impostare questo capitolo in un'ottica completamente diversa. Un'ottica che si può efficacemente sintetizzare nei tre punti seguenti: dare per scontato i principali elementi di base: non è intenzione dell'autore quella di istruire l'utente all'uso della tastiera, del mouse, dell'avvio di una applicazione e di tutti quei concetti che possono facilmente essere acquisiti già solo affrontando, con un po' di pazienza, il proprio PC oppure attraverso le migliaia di guide disponibili in edicola, in libreria, o anche attraverso siti internet specializzati consultabili anche gratuitamente4; analizzare, in dettaglio, alcuni (pochi) concetti fondamentali: è incredibile pensare come già solo tre o quattro concetti siano in grado, da soli, di aumentare drasticamente la qualità del proprio lavoro e, al tempo stesso, ridurre notevolmente il tempo di redazione dei documenti. Si è scelto, quindi, di focalizzarsi su tali concetti, lasciando al lettore la libertà di approfondire autonomamente tutti gli altri; descrivere tali concetti in quanto tali e non in funzione di un determinato applicativo: a causa di fenomeni sociali e di mercato, che non è certo il caso di approfondire in queste pagine, oggigiorno è purtroppo diventata una consuetudine quella di sostituire alla terminologia corretta (Elaboratore Testi, Foglio Elettronico) il nome del più diffuso applicativo. Tale pratica è particolarmente deplorevole, soprattutto li dove l'uso di 4 Il web è pieno di risorse in tal senso, principalmente disponibili in lingua inglese ma, recentemente, anche in lingua italiana. Una guida introduttiva, gratuita, liberamente scaricabile dalla rete e distribuibile è disponibile on-line all'indirizzo: Pag. 5 di 43

6 tali applicativi viene effettuato in modo illegale ossia senza detenerne la relativa licenza d'uso. Si è scelto, quindi, di introdurre quei pochi concetti fondamentali in modo avulso dai singoli applicativi e, li dove un riferimento concreto era necessario, si è scelto di utilizzare gli applicativi della suite OpenOffice5. Tutto ciò premesso, nella parte restante di questo capitolo ci occuperemo di Office-Automation e, in particolare di: Elaborazione Testi (o Word Processing ); Utilizzo di Fogli di Calcolo (o Spreadsheet ); ed infine, sebbene non strettamente legato all'office-automation, tratteremo di Posta Elettronica. 2 Elaborazione Testi 2.1 Introduzione Con il termine Elaboratore Testi o, in inglese, Word Processor ci si riferisce ad una applicazione che agevola la redazione di documenti di testo strutturato. Nel corso degli ultimi decenni l'elaboratore testi si è progressivamente sostituito alla penna in molti contesti della vita quotidiana e delle attività d'ufficio. Essendo a tutti gli effetti una applicazione e, quindi, qualcosa che non presenta una componente fisica tangibile, questo suo carattere immateriale ne ha consentito una diffusione più che capillare, addirittura eccessiva. Oggigiorno è sempre più difficile trovare personal-computer sui quali non ci sia installato un certo elaboratore testi6: tutti ce l'hanno e, prima o poi, lo utilizzeranno, anche senza conoscerne i principi fondamentali di utilizzo. Se da un lato nessuno acquisterebbe una macchina da scrivere elettronica da qualche migliaio di euro per scrivere il proprio curriculumvitae, dall'altro è costantemente crescente il numero il coloro che scrivono documenti da dieci righe con strumenti di gran lunga più complessi della più sofisticata macchina da scrivere elettronica. È fondamentale, quindi, capire esattamente quando un certo strumento informatico o una certa applicazione sia più o meno adatto a risolvere un determinato problema. Nel caso dei moderni elaboratori di testo, per capire quando tale elaboratore può essere utile (o meno) nella redazione del nostro documento, è fondamentale chiarire il concetto di testo strutturato che non a caso è stato riportato proprio nella definizione di Elaboratore di Testo. Pur essendo difficile fornire una definizione formale di Testo Strutturato, possiamo dire che un documento di testo è strutturato se è caratterizzato dalla presenza di paragrafi, blocchi di testo ed elementi accessori (figure, tabelle, note a pie' di pagina, etc.) impaginati in modo da fornire al documento stesso un ordine logico delle varie parti che lo compongono. Questo capitolo, e verosimilmente il libro che lo include, è strutturato in termini di capitoli, paragrafi, testo. Il testo vero e proprio, quello che state leggendo, è racchiuso in paragrafi che, a loro volta, fanno parte di un capitolo. L'insieme dei capitoli determina il libro, ossia il documento finale complessivo. Esempi di altri testi strutturati, con diversi livelli di complessità, possono essere: Lettere private e commerciali: si pensi alle lettere comunemente scritte in tutti gli uffici, 5 OpenOffice è una suite di Office-Automation liberamente scaricabile da internet, totalmente gratuita, compatibile con le principali suite di mercato, disponibile anche in lingua italiana ed in grado di funzionare su tutti i principali sistemi operativi 6 Anche se può sembrare banale o ovvio, è opportuno ribadire che è altrettanto difficile trovare utenti di tale applicativo che ne detengano una regolare licenza d'uso. Questa tendenza all'illegalità diffusa che, specialmente nei contesti scolastici ed universitari diventa una sorta di istigazione al reato da parte di alcuni docenti nei confronti dei propri studenti, è qualcosa di estremamente lontano da quella che si definisce Società Civile o Stato di Diritto. Pag. 6 di 43

7 oppure alle lettere spedite a parenti ed amici. Si tratta di documenti semplici che tipicamente presentano una struttura fatta da una intestazione, dal testo del documento diviso in più paragrafi, da una parte finale (tipicamente, la firma del mittente ed eventuali post-scriptum). Offerte commerciali: si pensi ad una offerta relativa a una pluralità di prodotti dove, oltre all'intestazione, è presente un paragrafo descrittivo di ogni prodotto, generalmente seguito dall'indicazione del prezzo di tale prodotto. In fondo al documento, all'interno di un paragrafo ad-hoc, è generalmente riportato l'importo complessivo dell'offerta. Curriculum Vitae: si pensi ad un comune curriculum che raggruppa, in sezioni diverse, i dati anagrafici, i titoli di studio, le esperienze lavorative, etc. Manuali d'uso: si pensi al manuale di una lavatrice, di un lettore DVD o di un moderno TV LCD, dove sono chiaramente riportate, in sezioni apposite, indicazioni sulla installazione, sulla programmazione, sull'utilizzo, etc.; Relazioni e Tesi di Laurea: si tratta di documenti relativamente complessi, tipicamente formati da vari capitoli divisi in paragrafi, eventualmente suddivisi a loro volta in sottoparagrafi in modo molto simile al testo che state leggendo. È evidente che nelle attività quotidiane si incontrino non soltanto documenti strutturati. Esistono, infatti, una serie di altri documenti (foto, progetti tecnici, disegni) che tipicamente non presentano alcuna struttura. E' altresì evidente, inoltre, che i documenti strutturati possono presentare strutture più o meno complesse: si pensi, ad esempio, ad un quotidiano o ad una moderna rivista settimanale, la cui struttura è decisamente più complessa non solo del nostro curriculum-vitae ma anche di questo stesso capitolo. In particolare, ipotizzando di classificare tutti i documenti in: Documenti Normali : ci riferiamo a lettere, offerte, curriculum, semplici tesine perlopiù testuali, semplici volantini, ossia a documenti di testo che presentano una struttura semplice Documenti Scientifici : si pensi ad una tesi di laurea in matematica, o in chimica o fisica, dove oltre al testo sono preponderanti informazioni non specificatamente testuali (formule matematiche, simboli greci o matematici in genere) e dove vi è necessità di allineare e dimensionare opportunamente gli elementi di testo (si pensi alle formule chimiche, come H2SO4 caratterizzate da apici e pedici riportati più in alto o più in basso della riga di testo). Pur presentando una struttura del solo testo relativamente semplice, la presenza di informazioni non testuali e la loro importanza rispetto al contenuto dell'intero documento, rendono quest'ultimo particolarmente complesso; Brochure sofisticate, riviste, giornali: già solo sfogliando un comune settimanale o un quotidiano ci si rende facilmente conto che gli articoli che lo compongono e la presenza di elementi grafici (foto, impaginazione, allineamento, orientamento del testo, effetti grafici applicati al testo) rendono la struttura nel suo insieme particolarmente complessa; Documenti non di testo : riferendosi a foto, mappe, progetti tecnici, è facile intuire come essi, in quanto tali, non presentano alcun tipo di struttura testuale. A valle di questa seconda classificazione, riportiamo il primo concetto fondamentale: Fra le varie tipologie di documenti (strutturati e non) solo alcune possono essere efficacemente create con un Elaboratore di Testo. In particolare, un Elaboratore di Testi è in grado di agevolare in modo significativo la stesura di documenti normali o che, comunque, presentino una struttura del testo che potremmo definire semplice. Per la stesura delle altre tipologie di documenti, l'impiego di un Elaboratore Testi è fortemente sconsigliato! Pag. 7 di 43

8 Si faccia attenzione a non associare la complessità di una struttura di un documento con la lunghezza del documento stesso. E' perfettamente possibile avere: documenti lunghi, ma semplici: si pensi ad un libro di 500 pagine, diviso in 10 capitoli e senza una ulteriore suddivisione in paragrafi; documenti brevi, ma complessi: si pensi ad un volantino la cui realizzazione e stampa sia stata affidata ad una azienda specializzata in comunicazione, oppure alle comuni brochure delle aziende particolarmente attente alla propria immagine. E' verosimile che in futuro più o meno lontano l'utente di un PC sia perfettamente in grado di riconoscere ed identificare la tipologia di documento che intende redigere. A quel punto risulterà assolutamente naturale, quasi istintivo, decidere se utilizzare la versione 2100 di un certo elaboratore testi oppure se cercare, o utilizzare, uno strumento alternativo. Oggigiorno, però, le cose stanno in modo leggermente diverso: l'utente, che oltre ad essere ignaro delle caratteristiche dello strumento, sottovaluta la complessità strutturale del documento da redigere, come primo passo avvia l'elaboratore testi e poi, senza alcuna riflessione preliminare, inizia a scrivere il suo documento. Se è breve e semplice, non ci saranno problemi ma... non appena la lunghezza supera le 3, 4 pagine, i primi problemi (di impaginazione... e di struttura) iniziano a manifestarsi. Così come siamo tutti perfettamente in grado di decidere oggi se per trasportare una comune lettera dovremo utilizzare una moto oppure un autoarticolato, allo stesso modo dovremmo imparare a scegliere fra: un elaboratore di testi di base : per realizzare documenti semplici e brevi; un elaboratore di testi avanzato : per realizzare documenti strutturati in modo semplice o leggermente complesso, che presentano anche un numero rilevante di pagine; uno strumento di Desk-Top-Publishing: per realizzare documenti che presentano una struttura complessa e/o che siano caratterizzati da elementi grafici di rilievo; uno strumento per la redazione di testi scientifici: per realizzare documenti matematici, fisici, chimici, o comunque li dove il ruolo giocato da formule e simboli è chiave; altri strumenti: per la realizzazione di schemi, mappe, disegni, grafici ed altre entità che presentano, come preponderante, l'informazione non testuale. Figura 2: Mappa della metropolitana di Madrid Figura 1: Documento strutturato (prime due pagine) La scelta dello strumento rappresenta un passo fondamentale per la massimizzazione dei benefici derivanti dall'uso di un PC e, allo stesso tempo, per minimizzare i rischi di allungare i tempi di realizzazione. Analizzando, ad esempio, le due figure 2 e 1, è senza dubbio corretto affermare che entrambi i relativi documenti possono essere visti come l'insieme di elementi testuali ed elementi grafici. Tuttavia mentre nel secondo caso la disgiunzione di tali elementi e, in particolare, Pag. 8 di 43

9 l'eliminazione di tutti gli elementi grafici (il logo, le linee, gli sfondi, il grassetto, gli allineamenti) consentirebbe ugualmente la lettura e la comprensione del testo, nel primo caso ciò non accade: senza i diversi colori le linee della metropolitana sarebbero indistinguibili, senza le linee sarebbe impossibile elaborare i percorsi di interesse. Tornando al tema della scelta dello strumento, sebbene sia tecnicamente possibile utilizzare il più diffuso elaboratore testi per realizzare la figura 2, tale scelta risulterebbe profondamente negativa: il tempo necessario risulterebbe di gran lunga maggiore a quello necessario a cercare uno strumento adatto allo scopo, impararne i principi di funzionamento, utilizzarlo per ottenere il risultato. La figura 1, inoltre, ci da un ulteriore spunto per parlare di struttura. E' evidente, infatti, che pur non riuscendo a leggere quasi nulla di quello che vi è scritto, si riesce facilmente a percepirne la strutture in tre paragrafi, la presenza di un pie' di pagina su tutte le pagine, la caratterizzazione grafica di tutti i titoli (centrati, in grassetto e su sfondo grigio). Tali aspetti, appunto, costituiscono ed evidenziano esattamente quel concetto di struttura che, con qualche difficoltà, si sta cercando di introdurre. Abbiamo già accennato che l'obiettivo di questo documento è quello di approfondire alcuni concetti evitando di focalizzarsi su un singolo applicativo. Tuttavia, al fine di consentire una più agevole comprensione da parte del lettore, nel presentare tali concetti verrà fatto riferimento ai due principali elaboratori di testo che, ad opinione dello scrivente, caratterizzano il mercato attuale delle suite di Office Automation: Microsoft Word e OpenOffice Writer. Microsoft Word OpenOffice Writer E' un pezzo della suite Office E' un pezzo della suite OpenOffice E' un software proprietario che, in quanto tale, NON può essere copiato e ridistribuito; E' un software Open Source che, in quanto tale, PUO' essere copiato e ridistribuito; Ha un costo di licenza dell'ordine delle diverse centinaia di euro E' gratuito e si scarica da internet sul sito E' uno strumento particolarmente sofisticato E' uno strumento particolarmente sofisticato Utilizzarlo a fini commerciali senza detenerne la relativa licenza d'uso è un REATO PENALE. Si può utilizzare per qualunque scopo (anche commerciale); E' disponibile anche per Windows ed in lingua italiana Tabella 1: OpenOffice Writer e Word: caratteristiche a confronto 2.2 OpenOffice: la suite liberamente utilizzabile e scaricabile da internet Sebbene possa risultare difficile da credere, per la stragrande maggioranza degli utenti questi due oggetti sono, dal punto di vista delle funzionalità offerte e delle capacità elaborative, assolutamente equivalenti. Questo capitolo, almeno così come è stato concepito dall'autore e trasmesso all'editore, è stato interamente scritto utilizzando OpenOffice Writer senza per questo rinunciare a nessuna caratteristica particolare: testo, tabelle, immagini, note a pie' di pagina, formattazione grafica. Tutte le caratteristiche necessarie ad impaginare un testo di media complessità sono perfettamente disponibili in OpenOffice Writer. OpenOffice Writer, lo si ribadisce, è liberamente scaricabile da Internet senza per questo commettere alcun tipo di reato. Tra l'altro è completamente gratuito. Questi due aspetti lo rendono particolarmente adatto in tutti i contesti dell'insegnamento, ossia li dove proporne (o imporne...) l'adozione da parte dei docenti nei confronti dei rispettivi studenti significa non costringere questi ultimi a sostenere costi rilevanti o, peggio ancora, ad istigarli a commettere un reato. OpenOffice Writer e, più in generale, una vastissima altra serie di applicativi Open Source, si Pag. 9 di 43

10 discostano in modo netto da quella realtà che attribuisce la qualità di un prodotto al rispettivo prezzo. Sono molti, infatti, a pensare che la gratuità di OpenOffice implichi un livello qualitativo inadeguato alle proprie esigenze. La realtà è ben diversa e si ritiene opportuno evidenziare che questa regola che tende ad associare i concetti di prezzo e qualità è una regola applicabile sicuramente al contesto dei beni materiali. Tuttavia OpenOffice, ed il software in genere, appartiene al mondo immateriale, ossia a quel mondo i cui costi di duplicazione e distribuzione sono infinitesimi, praticamente inesistenti, rispetto alla difficoltà di realizzazione. Una trattazione dettagliata di questi temi esula sicuramente dagli obiettivi di questo documento ma prima di chiudere questa parentesi, però, si invita il lettore a riflettere su questi due aspetti: 1. l'autore di questo documento utilizza, ormai da quasi sette anni, esclusivamente software Open Source e, in particolare OpenOffice; 2. verificare in prima persona la veridicità di quanto asserito rispetto alla validità del prodotto OpenOffice, è una operazione che non costa niente in termini di euro, e pochissimo in termini di tempo (non più di 10, 15 minuti). Un investimento che è decisamente alla portata di tutti7. Come si è accennato in precedenza, nel prosieguo di questo documento verrà dato per scontato, da parte del lettore, un livello minimo di competenze informatiche e di elaborazione testi. In particolare creazione, modifica e salvataggio di un documento; utilizzo di caratteri maiuscoli, minuscoli, dei margini e delle tipologie di allineamento (centrato, sinistro, destro); formattazione del testo a livello di grassetto, corsivo, tipo di carattere; stampa di un documento e visualizzazione della relativa anteprima. Ci soffermeremo, invece, dettagliatamente sui seguenti concetti: utilizzo dei tabulatori per l'allineamento verticale del testo; utilizzo degli stili per la corretta gestione della struttura e dell'impaginazione grafica di un documento; gestione dell'indice automatico. Una buona padronanza di questi tre concetti consentirà all'utente di ridurre drasticamente i tempi di sviluppo e di modifica dei propri documenti, in particolar modo della propria tesi di laurea, ed un sensibile miglioramento della qualità grafica del documento creato. 2.3 I tabulatori I tabulatori consentono di allineare verticalmente diversi elementi di testo distribuito su più righe. Tale allineamento, inoltre, viene effettuato garantendo sempre la massima precisione. Analizzando il testo riportato nella figura 3 è facile riscontrare che alcune parole sono perfettamente allineate su delle ipotetiche linee verticali. Per meglio visualizzare tali allineamenti, in figura 4 sono state riportate, oltre al testo, quattro indicazioni che evidenziano chiaramente: una serie di parole allineate a destra (Iron Maiden, Beatles, Vasco Rossi, REM, U2, Pink Floyd, Enigma); una serie di parole allineate a sinistra (Hard Rock, Anni 60/70, Pop anni 80/90/2000, Rock, Rock, categoria a se ;-), new-age); 7 Per il download di OpenOffice ci si può riferire al sito ufficiale, sia alla raccolta The Open CD, disponibile anche in lingua italiana, che raccoglie, oltre ad OpenOffice, anche una lunga serie di altri applicativi Open Source che possono risultare utili nelle attività quotidiane Pag. 10 di 43

11 Figura 3: Esempio di allineamenti verticali Figura 4: Allineamenti verticali e relative tipologie una serie di parole perfettamente allineate al centro (Rock, Country, Heavy-Metal, Pop, Acid Jazz) una serie di cifre allineate rispetto alla virgola decimale (300; 12,51; 5,29; 1,130) A scanso di equivoci va subito detto che per allineare le parole così come riportato nelle figure precedenti NON si è utilizzato lo spazio ma, piuttosto, un certo numero di tabulatori. Esistono diversi tipi di tabulatori ma, per i nostri scopi, è sufficiente analizzarne i principali quattro: tabulatore destro: viene utilizzato per gestire gli allineamenti a destra; tabulatore sinistro: viene utilizzato per gestire gli allineamenti a sinistra; tabulatore centrato: viene utilizzato per gestire gli allineamenti al centro; tabulatore decimale: viene utilizzato per allineare valori numerici in corrispondenza del separatore decimale. E' utile segnalare come i tabulatori non rappresentino una novità assoluta nel panorama dell'elaborazione testi. Già le macchine da scrivere meccaniche, ed anche quelle di fascia medio-bassa, prevedevano l'esistenza del solo tabulatore sinistro che poteva essere fissato sul carrello attraverso un apposito perno che facevano in modo di bloccare lo scorrimento del carrello da destra a sinistra proprio in corrisponde di tale perno. Una volta bloccato in tale posizione, era possibile continuare a scrivere con la certezza che le righe successive potevano essere allineate in modo analogo avendo cura di utilizzare il tabulatore fissato. Nell'ambito dei moderni elaboratori di testo, i perni meccanici sono stati sostituiti da opportuni simboli che vanno posizionati sul righello. Figura 5: Righello con indicazione dei margini e di quattro tabulatori Il righello, rappresentato in figura 5, è solitamente visualizzato al di sopra dell'area riservata al documento, subito sotto la barra dei menù ed il pannello dei bottoni. La sua funzionalità è quella di mostrare all'utente la configurazione attuale del documento in termini di margini Pag. 11 di 43

12 sinistro e destro e di presenza di eventuali tabulatori. Il righello, inoltre, riporta un'indicazione visiva della larghezza del documento, tipicamente espressa in centimetri. Nel righello visualizzato in figura si vede chiaramente come il margine sinistro del nostro documento è a circa due centimetri dal bordo sinistro del foglio. Analogamente il margine destro, evidenziato in prossimità di 17 cm, è a circa due centimetri dal bordo destro del foglio. Il righello, inoltre, visualizza la presenza di un tabulatore sinistro a circa 3,2 cm dal margine sinistro, un tabulatore centrato ad 8 cm, un tabulatore decimale a 10,7 ed un tabulatore destro a 15,8 cm. In figura 6 sono riportati i simboli associati ai quattro tipi di tabulatori specificati. Figura 6: Simbologia dei vari tipi di tabulatori Ritornando agli allineamenti mostrati nelle figure 3 e 4, è immediato osservare come gli allineamenti evidenziati in figura 4 corrispondano esattamente ad un tabulatore fissato sul righello. Figura 7: Tabulatori in azione Senza interventi espliciti da parte dell'utente, il righello non contiene alcun tabulatore personalizzato. Per impostarli, è necessario procedere in due passaggi: selezionare il tipo di tabulatore da inserire: la scelta viene effettuata cliccando ripetutamente sul simbolo di tabulatore riportato a sinistra del righello, nella zona evidenziata da un cerchio in figura 5; una volta visualizzato il tabulatore di interesse, è sufficiente cliccare sul righello in prossimità del punto dove si vuole impostare tale tabulatore. Le operazioni sopra descritte consentono di impostare i punti di tabulazione, ossia definire, sul righello, le posizioni nelle quali si vuole allineare il testo del documento. Resta da capire, quindi, come fare, durante la scrittura del testo, per allineare una determinata parola al punto di tabulazione desiderato. Analogamente alle normali lettere dell'alfabeto, ognuna delle quali è rappresentata da un opportuno tasto sulla tastiera, anche per l' allineamento al tabulatore è presente un apposito tasto. Esso prende il nome di tasto di tabulazione ed in tutte le tastiere si trova sempre a sinistra del tasto 'Q'. La figura 8 mostra la dislocazione del tasto su una tastiera di un notebook. Pag. 12 di 43

13 Figura 8: Il tasto di tabulazione, a sinistra del tasto 'Q' Quando il tasto di tabulazione viene premuto, il cursore salta orizzontalmente fino ad allinearsi alla linea verticale determinata dal successivo tabulatore presente alla sua destra. A quel punto, se il tabulatore è un tabulatore sinistro, il testo scritto scorrerà regolarmente verso destra. Viceversa, se il tabulatore è un tabulatore destro, il testo scritto scorrerà verso sinistra, proprio per garantire l'allineamento a destra al tabulatore. Se il tabulatore è centrato, il testo si distribuirà contemporaneamente a destra ed a sinistra per garantire la centralità rispetto al tabulatore. Nonostante l'utilizzo dei tabulatori non risulti particolarmente complesso, moltissimi utenti preferiscono risolvere i problemi di allineamento mediante il carattere di spaziatura. Se inizialmente i due approcci possono sembrare simili, le loro differenze risultano immediatamente evidenti sia in fase di stampa che di modifica del documento stesso. A grandi linee, possiamo senz'altro affermare che le differenze fondamentali fra i due approcci (spazi vs. tabulatori) sono: impossibilità, con gli spazi, di allineare perfettamente : ciò è causato dal fatto che la pressione del carattere spazio genera un piccolo salto verso destra. Di conseguenza, la parola da scrivere può essere allineata o in corrispondenza della parte sinistra di tale salto, oppure della parte destra. Se è necessario allineare la parola in corrispondenza di un punto dislocato all'interno di tale salto, è evidente che ciò non può essere ottenuto. Con i tabulatori, invece, il cursore viene sempre posizionato in prossimità del punto di tabulazione ed è esattamente in quel punto che la parola viene allineata; le eventuali modifiche apportate al testo alterano tutti gli allineamenti generati con gli spazi. Viceversa, le stesse modifiche non alterano in alcun modo gli allineamenti ottenuti con i tabulatori. Un ulteriore aspetto di cui è possibile tener conto è quello che il tabulatore è associato al paragrafo nel quale viene fissato. Senza entrare nei dettagli della definizione di paragrafo8, è importante sapere che paragrafi diversi possono presentare tabulatori fissati in posizioni diverse. Di conseguenza, se è necessario cambiare il posizionamento di un tabulatore utilizzato per l'allineamento di parole su più paragrafi, è necessario prima selezionare le righe di tali paragrafi e poi spostare l'indicatore di tabulazione sul righello. Se lo spostamento venisse effettuato senza la preventiva selezione di tutte le righe, la nuova posizione del tabulatore risulterebbe associata solo alla riga di testo corrente; le altre continuerebbero a presentare il tabulatore nella precedente posizione. Abbiamo già accennato al tasto di tabulazione, ossia a quel tasto la cui pressione genera il salto del cursore in corrispondenza del successivo tabulatore posto sul righello. Abbiamo anche detto che uno spostamento simile, ma con effetti profondamente diversi, potrebbe essere ottenuto mediante la ripetuta pressione del tasto di spaziatura. Il problema che ci apprestiamo ad affrontare è quello di capire, data la semplice visualizzazione a video di un documento, se un certo allineamento è stato ottenuto mediante la pressione del carattere di spaziatura oppure mediante l'impiego dei tabulatori. E' evidente, infatti, che né lo spazio, né il tabulatore, lasciano una traccia visibile sul documento. Essi, in altri termini, fanno parte dei cosiddetti caratteri non stampabili, ossia entità che sebbene siano presenti nel documento, non lasciano alcuna traccia nel documento stampato, ma servono unicamente a distanziare, allineare, posizionare, distribuire le varie parole del testo. Tutti i moderni elaboratori di testo offrono una funzionalità di visualizzazione dei caratteri non stampabili. Attivando tale funzionalità, i caratteri non stampabili vengono immediatamente 8 In questo contesto, per paragrafo si intende il blocco di testo racchiuso fra due ritorni a capo Pag. 13 di 43

14 visualizzati a video con una simbologia che permette di distinguere spazi, tabulatori, ritorni a capo e diversi altri caratteri. La figura 9 riporta un dettaglio relativo ai caratteri non stampabili. Nella parte sinistra è rappresentato un documento che, nell'ultima riga, riporta la scritta Here we should write something. Soltanto sulla base di tale visualizzazione, non riusciamo a sapere se a sinistra della parola Here ci sono spazi o tabulatori. Abilitando la visualizzazione dei caratteri non stampabili, l'elaboratore testi aggiunge, a quanto già visualizzazione, i simboli evidenziati nella parte destra della figura 9. In particolare vengono rappresentati: un simbolo (una sorta di 'q') per ogni ritorno a capo; un simbolo (un puntino al centro della riga) per ogni spazio; un simbolo (una freccia verso destra) per ogni allineamento a tabulatore Tali simboli rendono evidente il fatto che davanti ad Here ci sono due tabulatori. Inoltre, sempre grazie alla visualizzazione dei caratteri non stampabili, scopriamo che fra la riga 2.2. Previous... e la riga Here... ci sono quattro righe vuote. Di tali quattro righe va notato, inoltre, come mentre la prima, la terza e la quarta risultano allineate al margine sinistro dell'area di scrittura, la seconda presenta un rientro a destra che non è stato generato né da spazi né da tabulatori. In altri termini, per la sola seconda riga vuota è stato definito un margine sinistro diverso dalle altre tre. Figura 9: Visualizzazione dei caratteri non stampabili L'ultimo aspetto che si ritiene opportuno introdurre relativamente ai tabulatori è quello relativo ai caratteri di riempimento. Una volta familiarizzato con l'uso dei tabulatori, risulterà chiaro il concetto di salto determinato dal carattere di tabulazione per l'allineamento ai vari punti di tabulazione. Tale salto, che in quanto tale non lascia alcuna traccia sul documento stampato, può essere sostituito da un cosiddetto carattere di riempimento, ossia un carattere che l'elaboratore testi distribuisce uniformemente lungo tutto il tratto coperto dal salto determinato dall'allineamento al tabulatore. Questo aspetto consente una realizzazione particolarmente curata di elenchi che presentano informazioni testuali e numeriche (es.: listini prezzi, menù, etc.). Arrosticini...: Friselle sponzate...: Pollo alla brace...: Riso alla cantonese...: 0,50 1,50 12,00 8,50 Figura 10: Impiego dei caratteri di riempimento Si noti, in figura 10, l'assoluta precisione dell'allineamento verticale dei caratteri ':', del simbolo e dei prezzi. Tali allineamenti sono stati ottenuti mediante: Pag. 14 di 43

15 l'impiego di un tabulatore sinistro, utilizzato per allineare i simboli di ':', configurato in modo da presentare il punto come carattere di riempimento; l'impiego di un tabulatore (destro, ma sarebbe stato equivalente utilizzarne uno sinistro oppure uno centrato) utilizzato per allineare il solo simbolo di ; l'impiego di un tabulatore decimale per allineare i valori numerici. Per definire il carattere di riempimento relativo ad un determinato tabulatore è sufficiente fare doppio-click sul simbolo del relativo tabulatore presente sul righello del documento. Tale azione visualizzerà un'immagine simile a quella riportata in figura 11 dove, nella parte bassa, è possibile scegliere fra vari caratteri di riempimento che verranno utilizzati in corrispondenza del tabulatore riportato nella posizione evidenziata a sinistra. Figura 11: Tabulatori e caratteri di riempimento L'impiego dei tabulatori come sopra descritto consente: di aggiungere/togliere/modificare le descrizioni delle pietanze, senza rovinare l'allineamento; di modificare i prezzi, senza rovinare l'allineamento; e, sopratutto: di stampare il documento avendo la garanzia assoluta che tale stampa presenterà un testo con informazioni perfettamente allineate. Concludiamo questa sezione segnalando che è abbastanza complesso descrivere in dettaglio il funzionamento dei tabulatori. Viceversa, una volta noti i principi di funzionamento fin qui enunciati, saranno sufficienti pochi minuti davanti ad un PC ed ad un qualsiasi elaboratore di testi per sperimentare in prima persona quanto fin qui descritto e beneficiarne nella redazione dei propri documenti in termini di migliore qualità e minore tempo di elaborazione. 2.4 Gli stili Gran parte dei documenti di testo con cui abbiamo a che fare quotidianamente possono essere visti come l'unione di due componenti distinte: TESTO: quando parliamo di testo ci riferiamo al testo puro, ossia a quella sequenza di caratteri e segni di interpunzione che costituiscono il documento che abbiamo davanti. Ascoltare qualcuno che legge un documento significa percepirne esattamente il testo, e solo quello, contenuto nel documento che ci viene letto; GRAFICA: la grafica rappresenta tutta quell'informazione non testuale che è generalmente presente nei documenti e che è determinata dall'uso di grassetti, di allineamenti particolari, Pag. 15 di 43

16 di caratteri di grandezza differente, di margini particolari, di riquadri, etc. In altri termini, da tutti quegli aspetti che contribuiscono a dare al testo un certo aspetto grafico. In figura 12 è riportato un documento di testo puro. Come si vede facilmente, il documento contiene solo ed unicamente del testo, senza alcuna caratteristica grafica. Nonostante l'assenza di una particolare formattazione grafica, si riesce a percepire una struttura in capitoli e paragrafi. Figura 12: Esempio di testo "puro" Figura 13: Esempio di testo "con grafica" La figura 13, invece, riporta un documento di testo formattato, ossia un documento che oltre al testo presenta un certo numero di caratteristiche grafiche. Il titolo del paragrafo 1.5, ad esempio, è riportato in grassetto; il titolo del secondo capitolo è riportato centrato e con un carattere più grande rispetto al resto del documento. La grafica, nei documenti di testo, gioca un ruolo molto importante. Non è immediato, infatti, notare che il testo riportato riportato nei documenti delle figure 12 e 13 è esattamente lo stesso: l'unica differenza fra i due documenti è determinata da come il testo viene rappresentato graficamente. La formattazione grafica, in altri termini, fornisce al documento di figura 13 un aspetto che lo fa apparire profondamente diverso da quello di figura 12 anche se il contenuto, il testo, appunto, è esattamente lo stesso. Ma come si è arrivati alla possibilità di produrre documenti di testo graficamente formattati? La risposta a questa domanda ci consentirà di fare alcune riflessioni rispetto all'utilizzo che comunemente (...ed erroneamente) viene fatto dei moderni Elaboratori di Testo. L'era della scrittura meccanica di massa, possiamo dire che inizia con la disponibilità delle prime macchine da scrivere. Si tratta di oggetti che permettevano, con un complesso meccanismo di leve, di trasformare la pressione sui tasti di una tastiera, in un movimento di un piccolo oggetto metallico, chiamato martelletto ed alla cui estremità era inciso il carattere desiderato, che colpiva il foglio e, grazie ad un nastro appositamente impregnato di inchiostro, stampava il carattere sul foglio stesso. E' evidente che tale principio di funzionamento consentiva esclusivamente la scrittura di testo semplice, ossia di tutti e soli quei caratteri che erano incisi all'estremità dei vari martelletti. Non vi era la possibilità di stampare caratteri di tipo diverso, di stampare caratteri in grassetto, in corsivo o di dimensione maggiore o minore rispetto a quella prevista dalle incisioni sui martelletti. Le uniche concessioni grafiche che una macchina da scrivere offriva all'utilizzatore erano costituite: dai tabulatori, che attraverso appositi perni meccanici venivano fissati sul rullo della macchina e che consentivano di posizionare rapidamente il carrello in corrispondenza di tali Pag. 16 di 43

17 perni, generando a tutti gli effetti un allineamento a sinistra del testo che si stava per scrivere; dal carattere spazio che permetteva di scrivere in modo centrato, previo opportuno esercizio matematico atto a calcolare la quantità di spazi necessari prima del testo da scrivere. I modelli più costosi di macchina da scrivere, offrivano caratteristiche avanzate quali: possibilità di scrivere il testo in colori diversi, tipicamente attraverso l'impiego di un nastro multicolore e di un opportuno meccanismo che permetteva di selezionare quale parte del nastro, e quindi quale colore, interporre fra il martelletto ed il foglio di carta; possibilità di utilizzare caratteri diversi, ma limitatamente a quelle macchine da scrivere (elettriche) che al posto dei martelletti, impiegavano le cosiddette margherite. Di fatto, la complessità necessaria per applicare al testo anche solo una minima formattazione, ed il costo delle macchine da scrivere che offrivano caratteristiche appena più sofisticate, inducevano l'utente a produrre quasi esclusivamente documenti di solo testo, senza alcuna formattazione grafica. La comparsa delle prime stampanti ad aghi ha radicalmente cambiato questo scenario. Grazie a 9 piccoli aghi disposti verticalmente e controllati da un delicato e velocissimo circuito elettrico in grado di movimentare ogni ago indipendentemente dagli altri alla stessa stregua del martelletto di una macchina da scrivere, le stampanti erano in grado di stampare non solo il singolo puntino di un singolo ago, ma tutte quelle figure che era possibile approssimare proprio attraverso i 9 aghi predisposti nella testina della stampante. Nel giro di poco tempo le stampanti divennero in grado di stampare caratteri in corsivo, in grassetto, ed anche di dimensioni diverse. La centralità dell'ago nei processi di stampa, tuttavia, non passava inosservata da parte di tutte quelle persone che necessitavano di una qualità di stampa elevata (grafici, designer, tipografi, etc.). Per queste persone la stampa ad aghi era semplicemente di bassa qualità. Viceversa, in quelle realtà che necessitavano di elevati volumi di stampa come, ad esempio, gli uffici amministrativi delle aziende, dove si stampavano bolle, fatture, contabilità, ricevute, etc., le stampanti ad aghi trovarono la loro collocazione ideale. Più recentemente, all'inizio degli anni 90, la tecnologia ha consentito di sostituire all'ago delle stampanti ad aghi, un raggio laser o, in alternativa, un getto d'inchiostro sparato da un'apposita testina. Le stampanti che utilizzavano tali tecnologie, rispettivamente stampanti laser e stampanti a getto d'inchiostro, hanno via via visto ridursi il prezzo d'acquisto fino ad arrivare all'attuale periodo storico per vedere nei comuni centri commerciali delle stampanti a getto d'inchiostro che, a fronte di un costo d'acquisto di circa 30/35 euro, permettono di stampare con un getto d'inchiostro così piccolo da poterne distinguere più di 100 in un singolo centimetro. Con una dimensione del singolo puntino così piccola, diventa difficile, ad occhio nudo, notare la presenza di tali puntini. Attualmente, con costi dell'ordine delle centinaia di euro è possibile acquistare stampanti che riescono a stampare più di 500 punti in un singolo centimetro. Una dimensione talmente piccola che per essere notata necessità di apposite lenti di ingrandimento. A valle di questa piccola cronistoria delle tecnologie di stampa, possiamo senz'altro dire che se prima la formattazione di un documento di testo era complessa e costosa, attualmente essa risulta semplice ed a buon mercato. E' esattamente per questo motivo che oggi gli utenti producono documenti caratterizzati da un alto tasso di formattazione, documenti che somigliamo molto più a quello riportato in figura 13 e sempre meno a quello di figura 12. L'utente, in altri termini, tende a spendere sempre più tempo a sistemare l'aspetto grafico del documento che sta scrivendo a discapito del testo vero e proprio. Addirittura, a detta di chi scrive, si registra un eccesso di formattazione che se non controllato a dovere rischia di ridurre drasticamente l'efficacia informativa del Pag. 17 di 43

18 documento stesso. Va detto, infatti, che la formattazione grafica di un documento di testo andrebbe opportunamente predisposta al fine di agevolare, al lettore, la lettura del documento stesso. Viceversa, se non gestita a dovere essa può facilmente produrre l'effetto contrario: rendere più complessa la comprensione del testo. La formattazione grafica viene tipicamente applicata al testo nel modo seguente: 1. si seleziona la parola o il gruppo di parole alle quali si vuole applicare una certa formattazione (ed esempio, da scrivere in grassetto); 2. con il testo evidenziato, si clicca sul bottone relativo alla funzionalità desiderata; 3. si ripetono i passi 1 e 2 per ogni ulteriore gruppo di parole da formattare. In figura 14 è schematizzato il processo appena descritto, limitatamente a tre titoli del documento stesso. Figura 14: Approccio tipico alla formattazione di un documento Tale approccio, specialmente quando applicato a documenti più lunghi di qualche pagina, pone l'utente davanti al problema di assicurare che informazioni omologhe del testo, come ad esempio i titoli di tutti i capitoli, i titoli di tutti i paragrafi ed il testo stesso dei vari paragrafi, vengano formattate allo stesso modo. Pensando ad una ipotetica futura tesi di laurea, è immediato pensare che tutti i titoli di tutti i capitoli debbano essere visualizzati graficamente allo stesso modo, con lo stesso carattere, della stessa dimensione, e con lo stesso allineamento. Se così non fosse, infatti, il lettore troverebbe difficoltà nel ricostruire mentalmente la struttura del documento stesso. Stesse considerazioni si applicano per i titoli dei paragrafi e per ogni altro elemento strutturale del documento (punti elenco, paragrafi evidenziati, didascalie, note a pie' di pagina, etc.) In realtà, garantire che elementi omologhi del testo vengano formattati sempre allo stesso modo è un'attività piuttosto complessa e nella stragrande maggioranza dei casi, specialmente quando il documento è lungo più di qualche pagina, l'utente finisce per produrre un risultato molto simile a quello di figura 16, dove si vede chiaramente come i titoli dei capitoli, i titoli dei paragrafi ed addirittura il testo stesso è rappresentato graficamente in modi diversi. In figura 17 riportiamo lo stesso documento di figura 16 ma questa volta formattato in modo appropriato, ossia garantendo che gli elementi omologhi (titoli capitoli, titoli paragrafi, testo) siano rappresentati graficamente sempre allo stesso modo. In realtà il problema è ancora più complesso. L'approccio descritto in figura 14, infatti, non esclude la possibilità di formattare correttamente un documento. Tuttavia un tale approccio lascia aperta la porta ad un altro problema: prendendo come riferimento la figura 17, se dopo aver speso del tempo ad assicurarci l'uniformità delle rappresentazioni grafiche, ci troviamo di Pag. 18 di 43

19 Figura 15: Esempio d'uso degli stili per la modifica della formattazione grafica di un documento di testo Pag. 19 di 43

20 fronte alla necessità di modificare la formattazione di alcuni elementi (ad esempio, eliminare lo sfondo grigio dai titoli dei capitoli oppure diminuire la dimensione del titolo dei paragrafi o, peggio ancora, sostituire il tipo di carattere del solo testo normale), sarebbe necessario ripetere il ciclo seleziona applica formattazione passa all'elemento successivo per ognuno degli elementi da cambiare. Nel caso dei titoli dei paragrafi, se ci troviamo di fronte ad un documento di un centinaio di pagine, con un centinaio di paragrafi, vorrebbe dire effettuare un centinaio di modifiche manuali. E' chiaro che il problema ammette una soluzione diversa, più semplice, più rapida e, quindi, più efficace. Il concetto chiave che permette di risolvere perfettamente i problemi di formattazione di documenti di testo strutturato è quello della separazione fra testo e grafica. In altri termini, se si riesce a tenere disgiunti il testo vero e proprio dalla sua rappresentazione grafica, sarà sempre semplice cambiare la grafica senza per questo intervenire sui singoli elementi di testo. Figura 16: Utilizzo errato della formattazione Figura 17: Utilizzo corretto della formattazione Gli stili costituiscono lo strumento con il quale è possibile attuare la separazione fra testo e grafica. OpenOffice Writer, ed il suo omologo proprietario, li supportano sin dalle primissime versioni. Prima di passare alla descrizione del funzionamento degli stili, è opportuno precisare che il nome stili è attualmente utilizzato sia da Writer (OpenOffice), sia da Word. Alcune vecchie versioni di Word utilizzavano un nome diverso ( modelli ), così come è possibile che altri elaboratori di testo utilizzino termini differenti. Per evitare problemi, si invita il lettore ad indagare brevemente fra i vari menù dell'elaboratore che sta utilizzando per scoprire, autonomamente, qual'è la terminologia utilizzata da tale applicativo. Nel caso di OpenOffice writer, comunque, si ribadisce che il termine è stile. Se nell'esempio di figura 14 la formattazione era applicata con una serie di cicli seleziona applica formattazione passa all'elemento successivo, con gli stili la procedura da seguire è diversa. Anziché formattare ogni singolo elemento, si procede ad associare a tale elemento la tipologia di contenuto che rappresenta. In altri termini, quando si scriverà il titolo di un capitolo, si procederà ad indicare che tali parole rappresentano, appunto, un titolo. Analogamente, quando si scriveranno i titoli dei vari paragrafi, ad ognuno di essi verrà associato il concetto di paragrafo e così via. In figura 18 è schematizzato il processo appena descritto. Pag. 20 di 43

21 Va osservato come in questa fase si procede esclusivamente ad associare: a tutti i titoli di capitoli, lo stile che si è scelto di associare a tale tipologia di informazione (ad esempio: capitolo ); a tutti i titoli di paragrafo, lo stile che si è scelto per loro, evidentemente diverso da quello dei capitoli (ad esempio: paragrafo ); Soltanto successivamente o, comunque, in un ambito completamente diverso si provvederà a far si che: tutto il testo definito con lo stile capitolo dovrà essere visualizzato con sfondo grigio, con carattere grande, in grassetto ed allineato a sinistra; tutto il testo definito con lo stile paragrafo dovrà essere visualizzato con carattere di dimensioni intermedie, in grassetto, in corsivo e leggermente distaccato sia dalla riga che precede, sia da quella che segue. Figura 18: Associazione degli "stili" alle varie parti del documento Per attribuire al testo un certo stile è sufficiente selezionare tale testo e scegliere lo stile desiderato dall'apposita lista ben visibile nel pannello degli strumenti, subito sotto la barra dei menù. In figura 19, nel riquadro rosso, è riportato il selettore citato dove, tra l'altro, è visibile l'indicazione dello stile standard che attualmente risulta applicato al testo Capitolo 2 che si nota evidenziato nella parte bassa del documento di testo. Per cambiare lo stile associato al testo Capitolo 2 è sufficiente: evidenziarlo (come già fatto, nell'esempio); allungare la lista di scelta; cliccare sullo stile che si desidera attribuire. Sempre in figura 19 si nota, nell'area verde, l'attribuzione dello stile Intestazione 1 al testo Capitolo 2. Pag. 21 di 43

22 Figura 19: Lista di attribuzione di stile Per agevolare la gestione degli stili, OpenOffice Writer mette a disposizione dell'utente un ulteriore strumento: lo stilista. Si tratta della piccola finestra riportata in figura 20, visualizzabile mediante il tasto F11 oppure attraverso il percorso di menù Formato Stilista, che riporta l'elenco degli stili che Writer mette a disposizione dell'utente. Nella parte bassa della finestra è presente una lista di scelta che agevola la consultazione degli stili consentendo di visualizzarne soltanto una parte. Particolarmente utile, di tale lista di scelta, è la voce Modelli usati che visualizza tutti e soli gli stili che sono stati utilizzati nella realizzazione del documento corrente. Viceversa, la voce Tutti i modelli visualizza tutti gli stili che Writer mette a disposizione dell'utente (un centinaio). Attraverso lo stilista, il processo di associazione di uno stile ad un frammento di testo del documento si ottiene facilmente: selezionando la parte di documento interessata; cliccando, nello stilista, lo stile interessato. Figura 20: Lo "Stilista" di OpenOffice Sempre attraverso lo stilista è possibile, cliccando con il bottone destro del mouse sullo stile di interesse, aggiungere un nuovo stile oppure modificare gli attributi dello stile selezionato. Quest'ultima attività, la modifica di uno stile, rappresenta il completamento della procedura delineata in figura 18. Dopo aver attribuito i vari stili alle varie aree del documento di testo, l'utente può facilmente definire i dettagli grafici dei vari stili (tipo e dimensione del carattere, allineamento, interlinea, grassetto, corsivo, etc.) e, conseguentemente, di tutti i frammenti di testo che sono stati associati a tali stili. A valle di quanto è stato presentato nei paragrafi precedenti, è immediato osservare come gli stili consentano all'utente di modificare la formattazione grafica dell'intero documento in pochissimi click di mouse. In particolare, se si deciderà di cambiare il tipo di carattere di tutti i titoli di paragrafo, sarà sufficiente modificare il relativo stile per vedere automaticamente formattati tutti tali titoli, indipendentemente dal loro numero. Se senza stili, quindi, serviva un ciclo di seleziona applica formattazione passa all'elemento successivo per ogni titolo di paragrafo, con gli stili servono solo un click destro sul nome dello stile, nello stilista, e pochi click per scegliere le caratteristiche desiderate. Pag. 22 di 43

23 In figura 15 a pagina 19 è possibile osservare come, attraverso l'impiego corretto degli stili, è possibile cambiare la formattazione grafica di un documento. In particolare, per modificare il documento visualizzato in alto per renderlo esteticamente simile a quello in basso è sufficiente: modificare lo stile capitolo, eliminando lo sfondo, cambiando il tipo di carattere, aggiungendo il bordo e scegliendo l'allineamento centrato; modificare lo stile paragrafo, cambiando carattere ed aggiungendo la sottolineature; modificare lo stile paragrafo evidenziato, eliminando lo sfondo modificare lo stile standard, utilizzato per il testo normale, cambiando carattere ed impostando l'allineamento giustificato del testo. Ovviamente tali modifiche avranno influenza non soltanto sulle due pagine mostrate ma anche su tutte le altre eventuali pagine del documento, indipendentemente dalla lunghezza dello stesso. 2.5 La generazione automatica dell'indice La corretta gestione degli stili offre all'utente la possibilità di generare automaticamente l'indice dei contenuti. Prendendo in esame l'indice riportato in figura 21, dobbiamo osservare come tale indice sia relativo ad un documento costituito da: un capitolo dal titolo 1. Elementi salienti del progetto quattro paragrafi di primo livello con i titoli 1.1 La 'Server Consolidation', 1.2 Qualità della proposta, 1.3 Gli apparati attivi, 1.4 I server ; tre paragrafi di secondo livello con i titoli Qualità dell'hardware impiegato, Qualità del software impiegato, IBM BladeCenter per la server consolidation Figura 21: Esempio di indice generato automaticamente In altri termini, si nota come ci sia una stretta associazione fra tipologia di titolo e relativa rappresentazione sull'indice: i titoli principali, ossia quelli dei capitoli, verranno riportati nell'indice al livello più esterno; i titoli secondari, tipicamente quelli dei paragrafi, verranno riportati leggermente indentati, ossia spostati verso l'interno, rispetto ai titoli principali e così via per ulteriori titoli di livello maggiore (terzo, quarto, etc.). Per consentire la generazione automatica di una tale tipologia di indice è sufficiente prestare attenzione alla associazione dello stile al frammento di testo che dovrà essere riportato nell'indice. Si noti, in particolare, che il testo riportato nelle varie voci dell'indice può essere ottenuto copiando il testo riportato all'interno del documento nei vari titoli di capitoli, paragrafi, etc. OpenOffice Writer mette a disposizione dell'utente alcuni stili predefiniti -- Intestazione1, Intestazione2, Intestazione3 e successivi -- proprio per la costruzione dell'indice. In particolare, il testo del documento che risulterà definito con lo stile Intestazione1 verrà riportato al livello più esterno dell'indice; il testo definito con lo stile Intestazione2 verrà riportato al secondo livello dell'indice, e così via per il testo con stile Intestazione3, Pag. 23 di 43

24 Intestazione4, etc. In figura 22 è schematizzata proprio questa associazione. Nella parte destra della figura è rappresentato un frammento di documento con evidenziati i vari titoli che, definiti secondo gli opportuni stili, vengono riportati nell'indice automatico come riportato nella parte sinistra della figura. Figura 22: Stili e relativo posizionamento sull'indice automatico In altre parole, per poter generare automaticamente l'indice dei contenuti sarà sufficiente: attribuire ai titoli di primo livello, ossia ai capitoli, lo stile Intestazione1 ; attribuire ai titoli di secondo livello, ossia ai paragrafi, lo stile Intestazione2 ; attribuire agli altri livelli (terzo, quarto, etc.), lo stile Intestazione3, Intestazione4, etc. Va sottolineato come l'utilizzo degli stili predefiniti IntestazioneN non obbliga l'utente a mantenere l'aspetto grafico inizialmente previsto da OpenOffice per tali stili. L'utente, infatti, può modificarli con il solito click-destro sul nome dello stile visualizzato all'interno dello stilista, così come è possibile fare per qualunque stile disponibile. Dopo aver associato i vari titoli ai rispettivi stili, la generazione vera e propria dell'indice viene effettuata mediante: il posizionamento del cursore in corrispondenza della parte di documento dove si vuole visualizzare l'indice (tipicamente all'inizio del documento, oppure subito dopo la prima pagina di copertina); selezionando, dai menù, il percorso Inserisci Indici Indici... premendo il bottone OK senza preoccuparsi delle opzioni visualizzate nella finestra di dialogo. In figura 23 è riportata la sequenza delle operazioni citate. Pag. 24 di 43

25 Figura 23: Esempio di generazione automatica dell'indice dei contenuti Prima di chiudere questo paragrafo è opportuno evidenziare che le indicazioni fornite sono applicabili perfettamente a tutte le versioni di OpenOffice. Per il loro impiego con altri elaboratori di testo e, in particolare, con Word, è necessario tener presente che quest'ultimo utilizza una terminologia leggermente diversa. Gli stili predefiniti non si chiameranno Intestazione1, Intestazione2, etc., ma bensì Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3, etc. Va considerato, infine, come quello che finora abbiamo chiamato indice, in Word è identificato con il termine Sommario. Di conseguenza, anziché il percorso di menù Inserisci Indici Indici... con Word andrà utilizzato il percorso Inserisci Indici e sommari Sommario.... Tale percorso, tra l'altro, è leggermente diverso a seconda delle versioni dell'applicativo. Si invita l'utente a dare una rapida occhiata ai vari menù per trovare quello che consente, appunto, l'inserimento del Sommario 2.6 Altre caratteristiche Nei paragrafi precedenti abbiamo presentato, con un piccolo grado di dettaglio, l'utilizzo di Tabulatori, Stili ed Indice Automatico. Al fine di fornire spunti ai lettori più curiosi ed a coloro che vorranno utilizzare questi appunti come uno stimolo a cercare le funzionalità più avanzate, di seguito viene riportato un piccolo elenco di altre caratteristiche che possono rivelarsi utili nella redazione di documenti lunghi e complessi: Inserimento automatico di didascalie (o diciture ) relative alle immagini inserite; Generazione automatica dell'indice delle figure; Gestione automatica di riferimenti a numeri di capitoli/paragrafi/figure etc.; Numerazione automatica di capitoli, paragrafi, sottoparagrafi etc.; Gestione automatica di note a piè di pagina ; Gestione differenziata di intestazioni e piè di pagina per pagine pari e pagine dispari; Definizione di stili applicabili non solo ai paragrafi ma anche a singoli gruppi di caratteri ; Stampa Unione : stampa automatica di documenti multipli che hanno struttura analoga ma contenuti leggermente diversi (etichette, lettere multiple, etc); Gestione delle modifiche nei processi di redazioni da parte di più autori. Le prime 4 caratteristiche sono state utilizzate dall'autore per la produzione degli appunti che state leggendo Pag. 25 di 43

26 3 Foglio Elettronico 3.1 Introduzione Con il termine Foglio Elettronico -- in inglese Spreadsheet -- ci si riferisce ad un programma che gestisce e tratta dati numerici, eventualmente integrati da parti testuali ed elementi grafici accessori. I documenti realizzati con un Foglio Elettronico sono generalmente costituiti da uno o più fogli di lavoro, ognuno dei quali contiene dati organizzati in righe e colonne. L'intersezione di una riga con una colonna da origine ad una cella. La cella è l'elemento fondamentale di ogni foglio elettronico: essa funge da contenitore per tutte le informazioni del foglio elettronico ed attraverso di essa è possibile, come vedremo di seguito, effettuare operazioni di vario genere e di varia complessità. Il ruolo delle celle e la possibilità di utilizzare formule matematiche basate su tali celle, fanno si che tutti i documenti realizzati con un foglio elettronico dovrebbero avere una struttura tabellare ed essere caratterizzati da una forte presenza di numeri, formule e relazioni matematiche. Due esempi particolarmente esplicativi della natura di un foglio elettronico sono: Il prospetto per la ripartizione delle spese condominiali (cfr. figura 24): si tratta di un documento diviso in righe e colonne, dove sulle righe sono riportate le varie famiglie del condominio e sulle colonne le varie voci di spesa. All'intersezione fra una cerca riga R e una colonna C vi è l'indicazione numerica della spesa S che rappresenta la quota che la famiglia R deve pagare per la voce C; Figura 24: Esempio di riparto condominiale Il piano di ammortamento di un mutuo (cfr. figura 25): si tratta di un documento che riporta i dati del mutuo richiesto (importo, tasso di interesse, numero di rate) ed una lista dettagliata in cui, per ogni rata pagata, viene evidenziata la quota di interessi compresa in tale rata e la quota di capitale effettivamente rimborsata da tale rata. E' evidente che con l'ultima rata si arriverà al rimborso totale della somma erogata. Pag. 26 di 43

27 Figura 25: Esempio di piano di ammortamento Tutti i contenuti di un foglio elettronico, e quindi tutte le celle, sono identificate univocamente da un indirizzo determinato dalla coppia COLONNA-RIGA nella quale sono posizionati. Nel foglio di figura 25, ad esempio, la cella B2 contiene l'importo del mutuo ( ), la cella B5 il numero delle rate da rimborsare (20), la cella B9 il tasso di interesse semestrale e la cella B10 l'importo della singola rata. I valori numerici riportati in una cella possono essere di due tipologie diverse: Valori fissi : si tratta di numeri inseriti manualmente dall'utente e che non dipendono da altri valori. Sempre nell'esempio di figura 25, le celle B2 (importo mutuo), B3 (tasso annuale) e B4 (durata anni) sono esempi di valori fissi; Valori calcolati : si tratta di numeri che rappresentano il risultato di una formula calcolata sulla base del contenuto di altre celle. La cella B9 del foglio in figura 25, ad esempio, visualizza il tasso di interesse relativo ad ogni semestre. Tale tasso è ottenuto automaticamente in funzione del tasso annuale riportato in B4. La cella F22, inoltre, contiene la somma di tutte le 20 caselle sovrastanti e, quindi, riporta il totale di tutti gli interessi pagati nei 10 anni di mutuo, per 20 rate complessive. A proposito di somme e di valori calcolati, è utile segnalare che nel caso del riparto condominiale di figura 24 le celle C10, D10, E10 ed F10, non sono ottenuta calcolando la somma delle 5 celle sovrastanti. Esse rappresentano l'importo delle bollette che l'amministratore ha ricevuto e, pertanto, contengono valori fissi. Viceversa, tutti i valori compresi fra le colonne C ed F e fra le righe 5 e 9 sono tutti valori calcolati, in quanto ottenuti proprio in funzione del totale della voce di costo e dei millesimi di spettanza. Nei fogli elettronici, le celle possono contenere anche informazioni non numeriche. Sia nel foglio di figura 24 che in quello di figura 25 sono presenti diverse parole che, in genere, servono a descrivere al lettore il contenuto delle righe o delle colonne limitrofe e, più in generale, del foglio stesso. Se una cella contiene un valore calcolato, il calcolo relativo non può che essere espresso attraverso una formula matematica che, a sua volta, dovrà far riferimento ad altre celle del foglio. Tali riferimenti sono sempre specificati dall'indirizzo (colonna-riga) delle celle referenziate. Nel foglio di figura 24, ad esempio, la cella C8 contiene la formula C10/B10*B8 il cui risultato (80) è esattamente il valore che viene visualizzato. Per inserire il contenuto all'interno di una cella è necessario distinguere fra l'inserimento di testo e di valori numerici fissi, e l'inserimento di formule, ossia di valori calcolati. In particolare: Testo e Valori Fissi: l'inserimento di parole oppure di valori numerici fissi può essere effettuato semplicemente evidenziando la cella interessata (con un click del mouse, oppure muovendosi con i tasti direzionali presenti sulla tastiera) e digitando sulla tastiera la parola od il numero desiderato (es.: 400, Acqua, Totale Spese); Pag. 27 di 43

28 3.2 Valori Calcolati: per consentire al Foglio Elettronico di distinguere fra una formula (da calcolare) ed una parola (da visualizzare così come inserita), è necessario che il primo carattere di ogni formula sia sempre l' uguale (=). In altri termini, per inserire la formula B5+A7 sarà necessario evidenziare la cella interessata e digitare sulla tastiera la sequenza =B5+A7 Il ricalcolo Abbiamo già segnalato come i valori calcolati, ossia le formule inserite all'interno delle celle, vengano automaticamente calcolate dal foglio di calcolo che provvede a visualizzarne il risultato proprio all'interno della cella. La caratteristica fondamentale di ogni foglio elettronico è determinata dal fatto che queste formule non soltanto vengono calcolate quando l'utente le inserisce, ma esse vengono automaticamente ricalcolate ogni qualvolta una qualunque delle celle referenziate, ossia una qualunque delle celle riportate all'interno della formula, cambia il proprio valore. Il foglio di calcolo riportato a sinistra della figura 26 vede nella casella C10 il valore fisso 400. Nelle celle da C5 a C9 sono presenti 5 formule, ognuna delle quali fa riferimento alle cella C10, B10 ed alla cella alla propria sinistra. E' evidente, quindi, che tutti i valori (calcolati) visualizzati nella parte verde dipendono dal valore (fisso) evidenziato in rosso. Grazie al ricalcolo, non appena viene modificato il contenuto di D10 tutte le 5 caselle che facevano riferimento a tale valore verranno immediatamente ricalcolate ed i nuovi risultati verranno visualizzati al posto dei precedenti. Ad esempio, sostituendo in C10 il valore 400 con 600, dopo una piccola frazione di secondo, i 5 valori compresi fra C5 a C9 verranno sostituiti, ricalcolati, con quelli visualizzati nel foglio a destra di figura 26. Figura 26: Il "Ricalcolo": la caratteristica fondamentale del foglio elettronico La gestione automatica e pressoché istantanea di tutte le operazioni di ricalcolo, offrono all'utente un importante vantaggio: se la struttura del foglio, ossia la relazione fra i valori e le formule che contiene, resta costante nel tempo, allora dopo la prima impostazione che richiederà l'inserimento di tutti i valori e la definizione di tutte le varie formule, le compilazioni successive possono essere effettuate cambiando soltanto i valori fissi. In altri termini, se abbiamo la necessità di elaborare un riparto condominiale ogni mese, oppure di preparare un piano di ammortamento ogni settimana, dovremo necessariamente spendere un po' di tempo a preparare il nostro primo foglio di calcolo. Successivamente, per preparare il secondo riparto di condominio, oppure il secondo piano di ammortamento... sarà sufficiente cambiare i valori fissi e, automaticamente e istantaneamente, il nostro nuovo foglio sarà pronto per la stampa. Pag. 28 di 43

29 Microsoft Excel OpenOffice Calc E' un pezzo della suite Office E' un pezzo della suite OpenOffice E' un software proprietario che, in quanto tale, NON può essere copiato e ridistribuito; E' un software Open Source che, in quanto tale, PUO' essere copiato e ridistribuito; Ha un costo di licenza dell'ordine delle diverse centinaia di euro E' gratuito e si scarica da internet sul sito E' uno strumento particolarmente sofisticato E' uno strumento particolarmente sofisticato Utilizzarlo a fini commerciali senza detenerne la relativa licenza d'uso è un REATO PENALE. Si può utilizzare per qualunque scopo (anche commerciale); E' disponibile anche per Windows ed in lingua italiana Tabella 2: OpenOffice Calc e Excel: caratteristiche a confronto Analogamente a quanto osservato per Writer, tutte le caratteristiche fin qui presentate nonché quelle che verranno illustrate nei paragrafi seguenti, sono perfettamente applicabili anche a Microsoft Excel. In tabella 2 riportiamo le caratteristiche principali dei due strumenti: va segnalato come OpenOffice Calc, possa essere liberamente scaricato dalla rete Internet senza per questo commettere alcun tipo di reato ed essere tenuti al pagamento di alcun costo di licenza. 3.3 Funzioni di calcolo Nella predisposizione delle formule da utilizzare nelle celle calcolate è possibile utilizzare una vasta gamma di operatori e funzioni matematiche. In particolare: Le quattro operazioni fondamentali: oltre all'addizione (+) ed alla sottrazione (-), sono disponibili la moltiplicazione (*) e la divisione (/); Funzioni statistiche: si tratta di una vasta serie di funzioni tipicamente impiegate nel calcolo statistico. Fra le altre, sono presenti media, varianza, deviazione standard, coefficiente di correlazione, distribuzioni; Funzioni matematiche: fra le altre, sono previste funzioni di elevamento a potenza e di calcolo di radici, tutte le funzioni trigonometriche, minimo comune multiplo, massimo comune divisore; Funzioni finanziarie: sono previste decine di funzioni inerenti ammortamenti, montanti, valori attuali, calcolo di tassi di interessi, di rate, di piani di investimento e di decine di altre grandezze finanziarie. La quantità di funzioni disponibili è tanta e tale che piuttosto che cercare di ricordare tutte quelle disponibili è più semplice dare per scontato che una certa funzione sia presente e che il problema sia soltanto quello di trovarla. Per semplificare la ricerca della funzione desiderata è disponibile nella barra dei bottoni un apposito simbolo il cui click mostra all'utente una finestra con l'elenco di tutte le funzioni disponibili. In figura 27 è riportato, evidenziato in rosso, il bottone citato e, al centro della figura, la finestra di scelta da cui si può osservare, nella parte sinistra, l'elenco di tutte le funzioni disponibili, riportato in ordine alfabetico. E' sufficiente un click con il mouse sul nome di una certa funzione per vedere visualizzato, nella parte destra, una piccola descrizione della stessa. Pag. 29 di 43

30 Figura 27: Accesso alle varie funzioni di calcolo disponibili Una volta scelta la funzione, dopo il click sul bottone Avanti, il sistema provvede a chiedere tutte quelle informazioni necessarie alla corretta valutazione della funzione. Se alcune funzioni, come l'addizione o la sottrazione, necessitano soltanto di due operandi, esistono molte funzioni che per essere correttamente valutate possono richiedere un numero di parametri maggiore di due. La funzione SOMMA, ad esempio, può essere applicata a più di due valori, così come anche la funzione MEDIA o DEV.STD che calcola la deviazione standard. In questi casi si rende necessario, nella formula, far riferimento non tanto ad una singola cella ma piuttosto ad un gruppo di celle. Tutti i fogli elettronici mettono a disposizione dell'utente un formalismo con il quale specificare un intero gruppo di celle. Tale gruppo si esprime con la notazione <cella1>:<cella2> e comprende tutte le celle comprese fra nelle righe e colonne determinate da cella1 e cella2. Ad esempio: A1:A7 corrisponde alle cella A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7; B12:B18 corrisponde a B12, B13, B14, B15, B16, B17, B18; D4:E7 corrisponde a D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6, E7, ossia tutte le righe comprese fra 4 e 7 (incluse) e tutte le colonne comprese fra D ed E (incluse). 3.4 Il copia-incolla di formule Le operazioni di copia-incolla, come noto, consentono di copiare un determinato contenuto al fine di riportarlo in un'altra parte del documento corrente. Nel caso dei fogli elettronici, il documento è formato da celle e, pertanto, il copia-incolla non può che essere applicato alle celle stesse. Come abbiamo avuto modo di specificare in precedenza, la cella può contenere diversi tipi di informazione e, in particolare, valori fissi (numeri o testi) e valori calcolati (formule). Ora, se è chiaro che il copia/incolla di un valore fisso può essere fatto senza equivoci (incollo il valore che ho copiato), nel caso del copia/incolla di valori calcolati può nascere una ambiguità: viene copiato il risultato, che quindi diventa un valore fisso nella cella di destinazione? Oppure Pag. 30 di 43

31 viene copiata la formula stessa? In realtà le cose sono un po' più complesse, ed addirittura quello che accade normalmente con un normale copia/incolla di una formula è diverso da entrambi gli scenari prospettati: non si incolla né il risultato, né la formula stessa. L'operazione di copia/incolla standard prevede l'incolla della formula ma previo adattamento degli indirizzi delle celle indicate all'interno della formula Esiste, tuttavia, una funzionalità di incolla speciale attraverso la quale l'utente può scegliere cosa incollare e, in particolare, se incollare il risultato della formula, la formula stessa, oppure una serie di altre cose (ad esempio, la formattazione grafica della cella copiata). Nel prosieguo di questo paragrafo approfondiremo le modalità con le quali il copia/incolla standard adatta i riferimenti delle celle indicate nelle formule. Tale aspetto, se gestito opportunamente, consente all'utente di risparmiare una notevole quantità di tempo nelle operazioni di predisposizione dei propri documenti. Per capire esattamente cosa succede nel corso di un'operazione di copia/incolla, la formula presente nella casella di origine va analizzata non tanto nei termini delle celle riportate nella formula, quanto, piuttosto, nella posizione che tali celle hanno rispetto alla formula stessa. Prendendo in esame, ad esempio, i tre fogli riportati a sinistra nella figura 28, possiamo osservare come le formule riportate nelle celle, rispettivamente, C2, C6 e C7, facciano riferimento a celle dislocate, rispetto alla formula, in posizioni differenti. Come si può notare dalle immagini evidenziate a destra: nel primo caso i riferimenti si trovano nelle due colonne precedenti la formula; nel secondo caso, nella colonna precedente e nelle 5 righe superiori; nel terzo caso, il primo riferimento è una colonna a sinistra e due righe in alto; il secondo riferimento è due colonne a sinistra ed una riga in alto. Figura 28: Dislocazione dei riferimenti rispetto alla formula In altri termini, l'operazione da effettuare non è quella di pensare all'indirizzo del riferimento, quanto, piuttosto, alla posizione che il riferimento occupa sul foglio, rispetto alla formula stessa. E' un po' come se si appoggiasse, sul foglio di lavoro, una sorta di pellicola trasparente e, su questa, si evidenziassero, senza spostare la pellicola, la cella contenente la formula (in nero) e tutti le celle che contengono i vari argomenti (evidenziate in modo diverso dalla formula). Pag. 31 di 43

32 A questo punto sarà sufficiente spostare il foglio trasparente affinché la cella evidenziata in nero (quella relativa alla cella contenente la formula da copiare) venga a sovrapporsi alla cella nella quale si vuole incollare la formula. E' evidente che, assieme alla cella con la formula, anche le celle contenenti i vari riferimenti verranno spostati. A questo punto, la formula riportata nella cella di destinazione conterrà i riferimenti che, pur facendo riferimento a nuove celle, continueranno a mantenere la stessa posizione rispetto alla formula. In altre parole, lo schema disegnato sul foglio trasparente, resterà lo stesso e, proprio per questo, farà riferimento a celle diverse da quelle originali. Il procedimento descritto è riportato in figura 29. Nel foglio di partenza, la cella C7 contiene la formula =B5+A6, ossia fa riferimento alle due celle dislocate una colonna a sinistra e due in alto (B5), e due colonne a sinistra ed una in alto (A6). Con l'incolla in D8, la formula di C7 si abbassa di una riga (da 7 ad 8) e si sposta a destra di una colonna (da C a D). Anche i due riferimenti, quindi, si abbasseranno di una riga e si sposteranno di una colonna a destra, diventando rispettivamente C6 e B7. Ecco, quindi, che in D8 verrà incollata la formula =C6+B7 Figura 29: Esempio di copia/incolla di una formula Il procedimento che, con qualche difficoltà, si è cercato di descrivere può risultare abbastanza complesso ma basteranno pochi minuti di esercizio per capirne tutti i dettagli. Il fatto che i riferimenti indicati normalmente all'interno delle formule siano destinati ad essere cambiati a valle di operazioni di copia/incolla rende tali riferimenti relativi : se la formula si sposta, il riferimento segue la formula. Per questo motivo, è detto relativo. Va notato come il procedimento di adattamento appena descritto consenta all'utente di compilare rapidamente un'intera area del foglio copiando una formula ed incollandola in una intera zona del foglio. Prendendo in esame la figura 30, ad esempio, si osservi come dopo aver riportato nella cella D2 la formula =B2-C2 sarà sufficiente copiare tale cella ed incollarla nell'area D3:D11 per ottenere, in un istante, tutte le formule corrette, ossia tutte le formule che calcolino la differenza fra il valori riportati nelle colonne B e C della relativa riga. I tempi non cambierebbero di molto anche nel caso in cui l'incolla venisse effettuato su centinaia, o addirittura, migliaia, di righe. Pag. 32 di 43

33 Figura 30: Copia/Incolla di formule in più celle Tuttavia, esistono dei contesti nei quali la natura relativa del riferimento rappresenta un problema. Facendo riferimento al foglio di figura 31 si supponga di dover riportare, nella colonna E, la differenza fra il corrispondente valore della colonna D ed il totale di tale colonna, riportato nella cella D12. In tale scenario, nella cella E2 si potrebbe utilizzare la formula =D2D12. In questo caso, però, il copia-incolla di tale formula nell'area E3:E11 non produrrebbe il risultato sperato. Nella cella E3, ad esempio, troveremmo la formula =D3-D13 di cui il riferimento D3 è corretto ma il riferimento a D13 è errato. Nasce il problema, quindi, di poter specificare che uno o più riferimenti di una formula debbano essere assoluti, ossia non devono in alcun modo essere manipolati nelle operazioni di copia-incolla. Ragionando nell'ottica del foglio trasparente citato in precedenza, se un riferimento è assoluto, quel riferimento non viene evidenziato sul foglio trasparente, ma direttamente sul foglio di lavoro. Gli spostamenti del foglio trasparente non influenzano la sua dislocazione. Figura 31: Problemi causati dai riferimenti "relativi" Per specificare che un riferimento è assoluto è necessario anteporre all'indicazione di riga e di colonna il simbolo $. Se nella formula =D2-D14 troviamo due riferimenti relativi, nella formula =$D$2-D14 troviamo un riferimento assoluto ($D$2) ed uno relativo (D14). Analogamente nella formula =SOMMA($C$8-$H$8) troviamo due riferimenti assoluti che, a loro volta, identificano un'area che comprende le 5 celle comprese fra le colonne C ed H della riga 8 e che non subirà trasformazioni nelle operazioni di copia/incolla di questa formula. Tornando al foglio riportato in figura 31, per ottenere il risultato sperato sarà necessario specificare che il riferimento a D12 sia assoluto. La formula in E2, quindi, dovrà essere =D2$D$12. Pag. 33 di 43

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