LE CAMERE DI COMMERCIO ITALIANE

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1 CYAN GIALLO MAGENTA NERO CYAN GIALLO MAGENTA NERO LE CAMERE DI COMMERCIO ITALIANE Firma Digitale e Registro delle Imprese Dall anagrafe delle imprese la spinta verso l e-government I. P.

2 INDICE DEGLI ARGOMENTI TRATTATI: 1 Introduzione alla firma digitale...pag. 3 2 L applicazione della firma digitale al Registro delle Imprese: profili giuridici...pag. 4 a. Il Registro delle Imprese come registro informatico...pag. 5 b. L evoluzione verso il Registro telematico...pag. 5 c. Dalla conoscibilità alla conoscenza effettiva: la pubblicità legale accessibile via Internet...pag. 6 3 La firma digitale...pag. 7 a. Cos è...pag. 7 b. A chi serve...pag. 9 c. A cosa serve...pag. 10 d. Come ottenerla...pag Registro delle Imprese: la gestione delle pratiche telematiche con la firma digitale...pag. 11 a. Cosa occorre per compilare una pratica digitale...pag. 11 b. Come compilare una pratica digitale...pag. 12 c. Come inviare una pratica digitale...pag. 12 d. Come pagare i diritti di segreteria e l imposta di bollo...pag. 13 e. Casi particolari: il deposito dei bilanci...pag Il ruolo del notariato e degli intermediari (professionisti e associazioni) per la gestione del Registro delle Imprese telematico...pag. 14 a. Il ruolo del notariato...pag. 14 b. L intermediario come garante della correttezza della documentazione inviata...pag Il ruolo delle Camere di Commercio per l e-government...pag. 15 a. Servizi di marcatura temporale...pag. 15 b. Servizi di archiviazione e conservazione dei documenti informatici...pag. 15 c. Servizi di posta sicura e certificata...pag. 16 2

3 Il Ministero delle Attività Produttive ha recentemente emanato una circolare, che anticipa una norma in corso di approvazione. Detta circolare prevede - in via provvisoria e comunque non oltre il prossimo mese di giugno - che coloro che ancora non sono muniti di dispositivo di firma digitale possano presentare la domanda/denuncia all Ufficio del Registro delle Imprese su supporto informatico. Il floppy disk deve essere presentato in Camera di Commercio, accompagnato dagli atti su carta di cui si richiede l iscrizione. 1. Introduzione alla firma digitale Anche se non è ancora trascorso un decennio dal data di nascita della prima legislazione a livello mondiale (Utah Digital Signature Act) che ha recepito, in ambito giuridico, lo strumento, fino ad allora solo tecnico, della firma digitale - l Italia si appresta ad affrontare la prima applicazione, su vasta scala, dell innovativo strumento di sottoscrizione elettronica dei documenti. Il prossimo 9 dicembre entra in vigore l art. 31 secondo comma, della legge n. 340/2000 che, in poche righe, introduce una vera e propria rivoluzione e un nuovo modo di concepire, organizzare e gestire documenti informatici con piena validità legale. Le imprese, le associazioni di categoria, i professionisti, si troveranno nelle condizioni di utilizzare la firma digitale come unico strumento per comporre la pratica societaria da inviare all ufficio del Registro delle Imprese tenuto presso le Camere di Commercio. Si dovrà passare da una gestione basata sulla compilazione e sulla redazione di modelli e atti cartacei, ad una gestione che richiede l uso del computer e che sarà incentrata sulla smart card in cui viene custodita la chiave necessaria per apporre la firma digitale. Il nuovo sistema di sottoscrizione elettronica dei documenti coinvolge da un lato le imprese, i professionisti e le associazioni di categoria, ovvero soggetti qualificati che per la loro attività hanno necessità di redigere documenti di varie tipologie, e dall altro le Camere di Commercio, quale Pubblica Amministrazione particolarmente avanzata nella gestione di un network informatico e informativo, che le mette in connessione da quasi un trentennio e ben prima del fenomeno Internet. Nel 2000, il legislatore ha avuto l ambizione di coniugare le potenzialità formidabili di Internet, con il nuovo quadro giuridico dell innovativo strumento di sottoscrizione elettronica la firma digitale appunto introdotto dall art. 15 legge n. 59/1997 e dal D.P.R. 513/1997, ed ha individuato nel Registro delle Imprese il terreno ideale per introdurre l obbligo di utilizzo della firma digitale. Il sistema delle Camere di Commercio ha immediatamente raccolto la sfida, scendendo direttamente in campo con le proprie strutture associative e societarie, al fine di garantire la consegna, a titolo gratuito, di una smart card al legale rappresentante di ciascuna società sia di capitali che di persone. Oggi siamo giunti alla vigilia della verifica in concreto della sfida lanciata al sistema delle Camere di Commercio per la diffusione e l utilizzo della firma digitale, che potrà diventare uno strumento universale non solo per la gestione del Registro delle Imprese, ma per quella di qualsiasi documento informatico a cui si voglia conferire una più marcata connotazione giuridica sia nei rapporti tra privati, che nei confronti della Pubblica Amministrazione. Questa caratterizzazione (l universalità appunto), distingue nettamente la firma digitale da altri strumenti che si stanno affacciando nell e-government, come la Carta d identità elettronica (anche nella variante della Carta nazionale dei servizi), ancora in fase di sperimentazione e non disponibili su vasta scala. Questi strumenti - così come l infrastruttura approntata per i rapporti con il Fisco potranno essere utilizzati solo nei rapporti con la (a volte singola ) Pubblica Amministrazione. A seguito del recepimento della direttiva comunitaria (CE 93/1999) avvenuto con il Decreto Legislativo n. 10/2002, sono state introdotte nel nostro ordinamento diverse tipologie di firma elettronica (con differenti graduazioni e con- 3

4 notazioni giuridiche). La firma digitale rappresenta una particolare tipologia, che si caratterizza per la massima sicurezza tecnologica ed efficacia giuridica. Peraltro come statuito dall articolo 38 del Testo Unico sulla documentazione amministrativa (D.P.R. 445/2000) nei confronti della Pubblica Amministrazione potrà essere utilizzata solo quella particolare firma digitale ottenuta tramite un certificatore accreditato. Nella fase di prima attuazione vanno ragionevolmente messe in conto talune difficoltà legate sia alla necessità di mutare alcune consolidate, per così dire secolari, abitudini (non sarà rilevante la grafia della sottoscrizione), sia alla necessità di trovare modalità di gestione di alcuni procedimenti di iscrizione nel Registro delle Imprese che necessitano di qualche ritocco normativo per allineare regole giuridiche scritte nel 1942, alla nuova era della firma digitale. Tuttavia gli sforzi compiuti dal sistema delle Camere di Commercio per rendere possibile a legislazione pressoché invariata l utilizzo del nuovo strumento nel sistema di pubblicità legale delle società, incentrato sulla firma digitale, rappresentano una sicura garanzia perché tali difficoltà siano superate ed il salto di qualità nei rapporti con la Pubblica Amministrazione si avvii nella direzione voluta dal legislatore. 2. L applicazione della firma digitale al Registro delle Imprese: profili giuridici Nel dicembre 2000 sono entrati in vigore, a distanza di pochi giorni, due provvedimenti normativi (D.P.R. 14 dicembre 1999 n. 558 e Legge 24 novembre 2000 n. 340), che sono intervenuti in modo piuttosto consistente sulla disciplina del Registro delle Imprese, perseguendo in generale finalità di semplificazione dei relativi procedimenti. Le disposizioni destinate a rivoluzionare le modalità di gestione del Registro delle Imprese, sono: l art. 4, primo comma del D.P.R. 558/1999: Informatizzazione della presentazione delle domande al Registro delle Imprese e modalità di autenticazione. 1. Decorso un anno dalla data di entrata in vigore del presente regolamento tutte le domande di iscrizione e di deposito e gli atti che le accompagnano presentate all ufficio del Registro delle Imprese, ad esclusione di quelle presentate dagli imprenditori individuali, sono inviate per via telematica ovvero presentate su supporto informatico. Le modalità e i tempi per l assoggettamento al predetto obbligo degli imprenditori individuali sono stabilite con regolamento del Ministro dell industria, tenuto conto della normativa di cui al decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n l art. 31, secondo comma della Legge 340/2000: Soppressione del foglio annunzi legali e regolamento sugli strumenti di pubblicità ( ) 2. Decorso un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge, le domande, le denunce e gli atti che le accompagnano presentate all ufficio del Registro delle Imprese, ad esclusione di quelle presentate dagli imprenditori individuali e dai soggetti iscritti nel repertorio delle notizie economiche e amministrative di cui all articolo 9 del decreto del Presidente della Repubblica 7 dicembre 1995, n. 581, sono inviate per via telematica ovvero presentate su supporto informatico ai sensi dell articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59. Le modalità ed i tempi per l assoggettamento al predetto obbligo degli imprenditori individuali e dei soggetti iscritti solo nel repertorio delle notizie economiche e amministrative sono stabilite con decreto del Ministro dell industria, del commercio e dell artigianato. La successiva Circolare M.A.P. Direzione generale per il commercio, le assicurazioni e i servizi Servizio centrale per le Camere di Commercio del 14/01/2002 fornisce chiarimenti ed istruzioni in merito al coordinamento e all applicazione delle norme contenute nei citati provvedimenti. In particolare viene fugato qualsiasi dubbio 4

5 circa la necessità di utilizzare la firma digitale valida e rilevante ad ogni effetto di legge per sottoscrivere i documenti (domande, denunce e atti) trasmessi al Registro delle Imprese e confermata la volontà del legislatore di recuperare una maggiore certezza per l introduzione di informazioni legali in un pubblico registro. a. Il Registro delle Imprese come registro informatico Il Registro delle Imprese rappresenta il primo pubblico registro dell ordinamento giuridico italiano che nasce (dopo una fase transitoria durata oltre 50 anni) nel 1996 presso le Camere di Commercio e si caratterizza essenzialmente per l essere strutturato come un registro informatico in senso stretto. Il registro come documento cartaceo, semplicemente, non esiste. Il registro è rappresentato da bit memorizzati nell elaboratore elettronico. Questa costruzione fortemente innovativa del Registro delle Imprese, lo contraddistingue ancor oggi rispetto agli altri pubblici registri, quali i registri immobiliari (ancora tenuti seppur tramite sistemi informatici - su supporto cartaceo bollato e vidimato in ogni foglio da un giudice di tribunale art c.c.) o i registri dello stato civile. La disciplina di base è contenuta nell art. 8.6 della legge n. 580/1993 : La predisposizione, la tenuta, la conservazione e la gestione, secondo tecniche informatiche, del Registro delle Imprese ed il funzionamento dell ufficio sono realizzati in modo da assicurare completezza e organicità di pubblicità per tutte le imprese soggette ad iscrizione, garantendo tempestività dell informazione su tutto il territorio nazionale. Tale impostazione trova ulteriore conferma nella disposizione regolamentare che definisce il concetto giuridico di iscrizione : L iscrizione consiste nell inserimento nella memoria dell elaboratore elettronico e nella messa a disposizione del pubblico sui terminali per la visura diretta del numero dell iscrizione e dei dati contenuti nel modello di domanda (art secondo periodo, del D.P.R. 581/1995). L iscrizione rappresenta, a tutti gli effetti, un atto amministrativo informatico da cui si rileva l indicazione del responsabile dell immissione nonché del giorno e dell ora dell operazione (art del D.P.R. 581/1995). Tale normativa si inserisce nel solco già tracciato dall art. 3.1 del D.lgs. n. 39/93 per cui l emanazione di atti amministrativi attraverso sistemi informatici e telematici è accompagnata dall indicazione della fonte e del responsabile dell emanazione dell atto stesso. Per la gestione del Registro informatico delle Imprese è evidente che la firma autografa non può rappresentare una modalità ontologicamente compatibile con la sottoscrizione di un atto amministrativo formato esclusivamente su supporto informatico. Tale caratterizzazione è già stata analizzata e ritenuta legittima in giurisprudenza per gli atti amministrativi (non discrezionali) suscettibili di completa e automatica elaborazione informatica emanati ai sensi del citato art. 3 del D.lgs n. 39/1993 (Cass., sez. I, , n. 7234; Cass., sez. I, , n. 9394; Cass., sez. I, , n ). Lo stesso principio è altresì inserito nel già citato T.U. in cui è consentita la possibilità di emanare un atto amministrativo con strumenti informatici e telematici (art. 9.2 T.U.), tra cui si può annoverare l atto di iscrizione nel Registro delle Imprese. L avanzata conformazione giuridico-tecnologica del Registro delle Imprese rappresenta la ragione essenziale per cui il legislatore ha affidato, proprio alle Camere di Commercio, la sfida per la concreta attuazione del primo vero e proprio processo di e-government su scala nazionale. b. L evoluzione verso il Registro telematico Il percorso seguito dal legislatore va collocato nella prospettiva di completare l opera di forte innovazione del sistema di pubblicità legale delle imprese, intrapresa nel 1996, con l attuazione del Registro delle Imprese esclusivamente tramite strumenti informatici e telematici. Ma vi è di più. Il legislatore ha introdotto un vero e proprio obbligo di redigere tutti i documenti societari destinati all ufficio del Registro delle Imprese (modulistica, atti, ecc.) nelle forme del documento informatico redatto ai sensi dell art. 15 della legge 59/97, ovvero con la firma digitale. Tale impostazione, trae origine dalle peculiarità che connotano la pubblicità legale delle imprese e delle società, come sistema strutturato in modo da assicurare completezza e organicità di pubblicità per tutte le imprese soggette ad 5

6 iscrizione, garantendo la tempestività dell informazione su tutto il territorio nazionale (art. 8.6 legge 580/93). L informazione legale in tempo reale Il profilo della tempestività ricopre un ruolo sempre più importante, in quanto gli interessi delle imprese e degli operatori del mercato in generale, sono sempre più permeati dalla velocità di gestione delle informazioni (fenomeno tipico dell era di Internet) dotate di certezza legale, che consente quasi di annullare i tempi di erogazione della medesima informazione rispetto all attività volitiva dei soggetti interessati. Per raggiungere tale obiettivo è impensabile che l input informativo (domande e atti in entrata nel registro ) possa essere costituito da documenti redatti su carta che richiedono tempi di lavorazione troppo lunghi e onerosi per la trasformazione in immagini digitali. Si tratta quindi di fornire al gestore del sistema di pubblicità legale (ufficio del Registro delle Imprese) le informazioni già in formato digitale, garantendo nel contempo la piena certezza legale delle medesime proprio tramite la firma digitale. La riforma del diritto societario e direttive comunitarie L esigenza di una pubblicità in tempo reale e di conseguenza la necessità di adottare sistemi completamente informatizzati (risultato oggi garantito, sotto il profilo giuridico, dalla firma digitale) dei processi in input nel Registro (domande, denunce e atti), rappresenta lo sfondo su cui sarà varata la riforma del diritto delle società di capitali. Sono previste importanti innovazioni tra cui la valorizzazione della data di iscrizione nel Registro delle Imprese quale momento dalla quale producono effetti le deliberazioni modificative dell atto costitutivo e di scioglimento. Peraltro la proposta definitiva di modifica della direttiva 68/151/CEE, approvata dalla Commissione il 3/6/2002 (COM def. in G.U.C.E. del 24/09/2002) prevede secondo un modello che ricalca la legislazione italiana che gli stati membri potranno disporre che tutte le società, o alcune categorie di società, siano tenute ad effettuare per via elettronica la registrazione degli atti nel Registro delle Imprese o nel registro del commercio (art. 2). c. Dalla conoscibilità alla conoscenza effettiva: la pubblicità legale accessibile via Internet Fino a pochi anni fa le informazioni legali delle imprese e delle società italiane erano, di fatto, inaccessibili, impilate in fascicoli cartacei che quando si reperivano avevano una capacità di circolazione pressoché inesistente e comunque non efficace. Tale situazione era giunta ormai al collasso per ragioni essenzialmente incentrate sulla tecnologia. La carta non poteva rappresentare il supporto per le informazioni legali delle società, che per loro natura devono circolare velocemente e cosa ancor più importante in modo sicuro. Velocità e sicurezza sono i due architravi su cui è stato costruito il nuovo Registro delle Imprese avviato nel 1996 e gestito dalle Camere di Commercio. Le informazioni sono completamente trattate con tecnologie informatiche (si pensi che l archivio ottico del Registro delle Imprese attualmente disponibile via Internet contiene circa 300 milioni di pagine). Cosa manca ancora? Essenzialmente la digitalizzazione e la semplificazione dei processi di input. Oggi anche le poche settimane necessarie per trasformare i documenti cartacei in documenti informatici non sono più compatibili con la velocità e spesso con la voracità dei soggetti che necessitano delle informazioni legali (creditori, banche, Pubbliche Amministrazioni ecc.). Il collo di bottiglia va eliminato attraverso l introduzione di un sistema che induca i soggetti a depositare presso il Registro delle Imprese esclusivamente documenti elettronici. Ecco la sfida lanciata dal prossimo 9 dicembre con l attuazione dell art. 31 della legge 340/2000. Se questa sfida sarà vinta (e lo si verificherà in pochi mesi), il sistema italiano dell informazione legale societaria sarà in una posizione di assoluta avanguardia a livello europeo, pronto a raccogliere le nuove sfide che si affacciano a livello comunitario che spingono sempre più ad una vera e propria competizione tra ordinamenti giuridici, incentrata anche sulla capacità di introdurre le nuove tecnologie nell informazione economica e societaria (si veda sul punto: Final Report of the High Level Group of Company Law Experts - /comm/internal_market/en/company/company /modern/). Gli 6

7 esiti sulla capacità di gestire e di rendere conveniente questo nuovo modo di interfacciarsi con la Pubblica Amministrazione, potranno essere adottati come parametro di riferimento per tutti i processi di e-government che dovranno evolvere dalla fase teoretica in cui tuttora si trovano a quella dell effettiva attuazione (si pensi al cosiddetto processo telematico per gli operatori della giustizia). 3. La firma digitale a. Cos è La firma digitale ai nastri di partenza La firma digitale prima di essere recepita in ambito giuridico è innanzitutto un sistema tecnico-informatico basato sulla crittografia a chiave pubblica. Lo strumento tecnico firma digitale è stato recepito solo nel 1995 come fenomeno giuridico, e questa correlazione tra il profilo tecnologico (crittografia) e quello giuridico, rappresenta un connotato peculiare della firma digitale idonea a sgombrare subito il campo dalla proliferazione di firme elettroniche che potranno essere introdotte a seguito dell attuazione della disciplina comunitaria, caratterizzata da una sostanziale neutralità tecnologica. La normativa italiana La firma digitale viene introdotta nell ordinamento giuridico italiano in modo organico nel 1997, con l emanazione dell art. 15 secondo comma della legge 59/1997, che rappresenta ancora oggi la norma di base su cui poggia la legislazione in materia di firma digitale, anche dopo il recepimento della direttiva comunitaria (art. 15 legge n. 59/1997: Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. I criteri e le modalità di applicazione del presente comma sono stabiliti, per la pubblica amministrazione e per i privati, con specifici regolamenti ). La disciplina giuridica di dettaglio è stata emanata con il D.P.R. n. 513/1997, successivamente integrato con alcune significative precisazioni nel D.P.R. 445/2000 (Testo Unico della documentazione amministrativa). La disciplina tecnico giuridica di dettaglio è contenuta nel D.P.C.M. 8/2/1999, che rappresenta la chiusura del quadro normativo su cui si basano i servizi forniti dai certificatori iscritti nell elenco tenuto dall AIPA. La direttiva comunitaria In tale contesto si innesta il recepimento della direttiva comunitaria (CE 93/1999), recentemente avvenuto con il D.lgs. n. 10/2002 che ha introdotto la più ampia nozione di firma elettronica (anche nella versione avanzata ), avulsa da qualsiasi scelta tecnologica, che si caratterizza per un efficacia fortemente limitata rispetto alla firma digitale (ad esempio la firma elettronica non può essere utilizzata nei confronti della Pubblica Amministrazione). Ad oggi, non è ancora emanato il regolamento di attuazione previsto dall art del D.lgs. n. 10/2002, né le regole tecniche, che dovrebbero sancire il quadro giuridico di riferimento per le firme elettroniche di matrice comunitaria. In virtù delle disposizioni transitorie di cui all articolo 11 del D.lgs. n. 10/2002, gli attuali certificatori iscritti nell elenco AIPA sono gli unici soggetti che possono erogare firme digitali valide e rilevanti con la massima efficacia giuridica, sia nei rapporti tra privati, che nei confronti della Pubblica Amministrazione (art. 38 D.P.R. 445/2000). Tutte le altre tipologie di firme elettroniche avanzate basate su dispositivo di firma sicuro (cosiddette firme forti ) di fatto oggi non esistono. Massima sicurezza e certezza giuridica per la firma digitale La firma digitale travolta dalla normativa comunitaria? Tutt altro. Essa mantiene la propria autonomia, non solo sotto il profilo tecnico, in quanto firma elettronica basata su tecniche crittografiche (allo stato attuale non si danno, nella pratica, diversi sistemi tecnici di firma elettronica erogati da certificatori), ma si caratterizza per una più consistente efficacia giuridica sia nei rapporti tra privati, che nei confronti della Pubblica Amministrazione in relazione alle disposizioni dell articolo 11 del D.lgs. n.10/

8 La firma digitale come firma legalmente riconosciuta Nei rapporti privatistici, la firma digitale in quanto (al momento unica) firma elettronica avanzata basata su certificato qualificato e creata con dispositivo sicuro fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da colui che ha sottoscritto il documento (art. 10 terzo comma del D.P.R. 445/2000 come modificato dall articolo 6 del D.lgs. n.10/2002). Cosa significa? In buona sostanza come già sostenuto da autorevole dottrina dopo l emanazione del D.P.R. 513/1997 la firma digitale ha un efficacia probatoria superiore ad una tradizionale firma autografa apposta su un documento cartaceo, in quanto non può essere disconosciuta (facoltà tradizionalmente prevista per la scrittura privata cartacea art c.c.). Un tale rafforzamento dell efficacia probatoria, dovrebbe di per sé rendere preferibile l utilizzo della firma digitale nei rapporti giuridici tra privati (si pensi ai rapporti contrattuali tra imprese) al fine di incrementare il livello di certezza giuridica dei documenti ed evitare anche in un ottica per così dire antiprocessuale di prestare il fianco a comportamenti destinati inevitabilmente ad incidere sulla sicurezza e sulla certezza tipica dell attività imprenditoriale (si pensi, ad esempio, solo alla possibilità per un contraente, magari in difficoltà, di poter disconoscere la propria sottoscrizione e instaurare un giudizio contenzioso che comporta il dispendio di risorse del Sistema Giustizia, con intervento di un giudice, di un perito calligrafo eccetera). Secondo fonti ISTAT, Statistiche giudiziarie penali anno 2000 sono state oltre le denunce per reati di falsità in scrittura privata. Oggi questo rischio può essere pressoché annullato con la tecnologia e l efficacia giuridica privilegiata della firma digitale. La firma digitale come unico strumento di sottoscrizione digitale per la P.A. In attesa che diventi operativa, la Carta di identità elettronica o la Carta nazionale dei servizi introdotti dal medesimo D.lgs. n.10/2002, Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide: a) se sottoscritte mediante la firma digitale, basata su di un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato e generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura ( ) (art del D.P.R. 445/2000 come modificato dall art. 9 del D.lgs. n. 10/2002). Nei confronti della P.A. viene ritenuta valida solo la firma digitale in quanto basata su un certificato rilasciato da un certificatore accreditato. In questo modo il legislatore italiano si è avvalso della possibilità prevista dalla direttiva 93/1999/CE (art. 3.7) di assoggettare l uso delle firme elettroniche nel settore pubblico ad eventuali requisiti supplementari. Tali requisiti sono rappresentati, oggi, proprio dalla specifica tipologia della firma digitale e non anche di altra firma elettronica. Eliminati timbri e punzoni Peraltro solo la firma digitale caratteristica di notevole rilievo, specie nei rapporti con la P.A. integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, l apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere (art T.U.). La struttura della firma digitale Il funzionamento della firma digitale si basa sulla tecnologia della crittografia a chiave pubblica. Senza scendere nei dettagli di tipo tecnico-informatico, il sistema funziona sulla base di una coppia di chiavi (chiave privata e chiave pubblica, rappresentate da un insieme di caratteri si veda l esempio sotto riportato) che non possono essere ricavate l una dall altra. (Esempio di come appare una chiave pubblica su un certificato digitale a cui corrisponde un analoga stringa di caratteri rappresentati dalla chiave privata - segreta): 0xe51e3746 2f54eb d5b e563226a ea c0c8e b5357 4eb d534 9c08657a fdb bc6c4 cb31d1aa 9e7871b7 af7a26e3 a1099e56 79a9de26 acdd7e57 0e75950c 8e1229f0 bf9345d1 5a7af223 8aaf05e1 2fe030f8 6cf2b651 e f953d1f 5ada fa91c6 5bbde709 La chiave privata viene generata e custodita in modo sicuro all interno del microprocessore della smart card, che funge da vera e propria cassaforte della chiave privata, con la differenza che la chiave non potrà mai uscire dalla 8

9 smart card. L uso della chiave privata contenuta nella smart card è protetto da un codice segreto (PIN) che deve essere conosciuto solo dal titolare. La chiave pubblica viene associata ad una persona fisica (titolare) tramite il certificato digitale, un documento informatico emesso dal certificatore e reso pubblico e accessibile via Internet, al fine di verificare la validità della firma. Il certificatore si fa carico (oltre ad una vasta serie di attività prevalentemente di tipo tecnico informatico) della fondamentale attività di accertamento dell identità personale del soggetto richiedente che rappresenta l architrave su cui poggia tutto il sistema della firma digitale. Il certificato digitale ha una validità limitata nel tempo che può essere compromessa da vari eventi (scadenza, revoca, sospensione). La smart card (e la correlata chiave privata) è pertanto un dispositivo che va custodito personalmente e il consenso all eventuale utilizzo da parte di persone diverse dal titolare rende assolutamente irrilevanti gli abusi che tali soggetti potrebbero compiere, in quanto la firma sarebbe comunque imputabile al soggetto titolare del certificato digitale e non al soggetto (anonimo) che materialmente aziona la smart card tramite il PIN. La firma digitale non è collegata somaticamente al soggetto, ma deriva dalla combinazione tra il possesso di un oggetto mobile (smart card) e la conoscenza di un elemento (PIN). una firma digitale per poter gestire qualsiasi documento informatico giuridicamente rilevante. E tuttavia evidente che almeno nella fase di prima attuazione le categorie che saranno maggiormente coinvolte sono rappresentate dai soggetti cosiddetti professionali. In particolare le imprese, i professionisti, le associazioni di categoria per compiere qualsiasi tipo di atto sia di matrice privatistica (contratti, lettere, ordinativi eccetera) che nei confronti della Pubblica Amministrazione. Anche il semplice cittadino può avere interesse a disporre di una firma digitale valida e rilevante ad ogni effetto di legge per rendere più agevoli e sicuri i propri rapporti giuridici. Principali differenze tra documento cartaceo e documento informatico Documento cartaceo La provenienza è garantita dalla firma autografa L integrità dal supporto (cartaceo) Il documento originale è sempre distinto dalla copia. Per la redazione di una copia conforme all originale occorre l intervento del pubblico ufficiale Può essere disconosciuto Documento informatico con firma digitale La provenienza e l integrità sono garantite dalla firma digitale Il documento informatico con firma digitale è sempre un originale. Non esiste il concetto di copia. L originale può essere duplicato in un numero indefinito di evidenze informatiche (file) indistinguibili le une dalle altre Non è disconoscibile e fa prova fino a querela di falso b. A chi serve Imprese, professionisti, associazioni di categoria e privati in genere Chiunque può avere interesse a disporre di La firma digitale all interno della P.A. Tra gli utilizzatori professionali della firma digitale si annovera anche la stessa Pubblica Amministrazione, al fine di disporre della componente fondamentale (insieme al protocollo informatico) per la completa informatizzazione dei flussi informativi. L art del citato T.U. prevede infatti che Le pubbliche amministrazioni provvedano entro il 1 gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione. Quest ultimo rinvio alla normativa sulla firma digitale, unitamente alle regole tecniche previste dall articolo 62 del D.P.C.M. 8/2/1999, 9

10 consentono di qualificare la firma digitale come l unico strumento utilizzabile per i flussi documentali all interno della Pubblica Amministrazione, che coinvolgano documenti che abbiano una rilevanza verso l esterno (si pensi alla firma della corrispondenza, degli atti amministrativi, dei contratti ecc.). La Pubblica Amministrazione potrà pertanto (Deliberazione AIPA n. 51 del 23/11/2000 Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell art. 18, comma 3 del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997 n. 513 Circolare AIPA16/02/2001 n. AIPA/CR/27 Art. 17 del Decreto del Presidente della Repubblica novembre 1997, n. 513: utilizzo della firma digitale nelle Pubbliche Amministrazioni ): 1) per i documenti che hanno un esclusivo rilievo interno, adottare un sistema di firma digitale anche non conforme ai requisiti tecnici definiti dal D.P.C.M. 8/2/1999 2) per i documenti aventi rilevanza verso l esterno, adottare un sistema di firma digitale rispettosa delle regole tecniche di cui al citato D.P.C.M. 8/2/1999 a. avvalendosi di un certificatore già iscritto nell elenco AIPA; b. svolgendo in proprio la funzione di certificatore limitatamente ai propri organi ed uffici con conseguente iscrizione nell elenco AIPA. La Pubblica Amministrazione oggi non può rifiutarsi, sotto il profilo giuridico, di accettare documenti informatici sottoscritti con la firma digitale in quanto validi e rilevanti ad ogni effetto di legge (Circolare AIPA 16/02/2001 n. AI- PA/CR/27). c. A cosa serve Non solo per il Registro delle Imprese La firma digitale erogata tramite un certificatore AIPA, in quanto strumento valido e rilevante a tutti gli effetti di legge può essere ottenuta da chiunque abbia interesse o comunque abbia necessità di usufruire del dispositivo di firma. Occorre focalizzare l attenzione sulla valenza universale dell innovativo strumento di firma, e non considerarlo come uno strumento messo a disposizione dal sistema delle Camere di Commercio solo per la trasmissione di pratiche al Registro delle Imprese. La smart card come passaporto per l e-government La firma digitale oggi si connota come strumento già disponibile e pienamente operativo, diversamente dalle cosiddette firme elettroniche leggere attualmente non utilizzabili nei confronti della P.A. L applicazione delle nuove tecnologie ai servizi della Pubblica Amministrazione è uno degli obiettivi sui quali nel prossimo futuro si concentrerà maggiormente l attenzione dei governi europei, compreso quello italiano. Negli ultimi anni il nostro Paese ha varato una serie di ambiziosi progetti a livello centrale e locale, nell intento di ridurre il gap con altri partner europei. Oggi queste iniziative devono fare i conti con i tagli imposti al bilancio dello Stato dalla crisi economica e con la resistenza culturale alle innovazioni da parte dei cittadini. L e-government è uno degli obiettivi strategici perseguiti all interno dell Unione Europea. Lo conferma il piano d azione e-europe 2005, presentato al consiglio europeo di Siviglia lo scorso giugno. e-europe 2005 fissa gli obiettivi che l UE è chiamata a realizzare nei prossimi tre anni: l Europa deve dotarsi di moderni servizi pubblici on line, in particolare servizi di e-government (amministrazioni), e-learning (istruzione) ed e- Health (sanità). La fatturazione elettronica Anche sotto il profilo amministrativo la firma digitale è chiamata a svolgere un ruolo fondamentale per ridurre la gestione dei documenti cartacei. Il documento cartaceo probabilmente più diffuso e privo della sottoscrizione è rappresentato dalla fattura. Sebbene la prassi ammetta la trasmissione della fattura per via telematica (tramite fax o posta elettronica), fermo restando l obbligo di conservare il documento cartaceo (risoluzione ministeriale n. 98/E del 23 giugno 2000), la situazione è destinata a cambiare con il recepimento ormai prossimo della direttiva 2001/115/CE del 20/12/2001 che sancirà la possibilità di trasmettere fatture per via telematica o tramite specifici accordi (EDI) o con l utilizzo di una fir- 10

11 ma elettronica avanzata, eventualmente basata su certificato qualificato contenente dispositivo sicuro di firma (art.2 direttiva). Questa innovazione è sintomatica della necessità di adeguare le procedure e le formalità fino ad oggi osservate per il documento cartaceo alla nuova concezione del documento elettronico validato con una firma elettronica. d. Come ottenerla Per ottenere una firma digitale sicura oggi è possibile rivolgersi ad uno qualsiasi dei certificatori AIPA iscritti nell elenco consultabile anche sul sito Le Camere di Commercio su indicazione del Ministero delle Attività Produttive distribuiscono gratuitamente una smart card a tutte le società avvalendosi dei servizi di InfoCamere, la loro società di informatica. La smart card può essere ritirata presso gli uffici delle Camere di Commercio o presso i soggetti autorizzati dalle stesse Camere di Commercio o dal certificatore. 4. Registro delle Imprese: la gestione delle pratiche telematiche con la firma digitale Ancora prima di analizzare le componenti necessarie per assemblare una pratica completamente digitale, è necessario evidenziare gli sforzi compiuti dal sistema delle Camere di Commercio nella predisposizione di alcuni accorgimenti di tipo tecnico informatico, oltre che nella ricerca di soluzioni giuridiche, volte a smussare quegli angoli determinati dall innesto di una normativa di principio fortemente innovativa - quale appunto l art. 31 della legge 340/ in un contesto giuridico fermo, se non al 1942 (data di emanazione del codice civile) quantomeno al 1969 (data di recepimento della I direttiva comunitaria sulla pubblicità legale). Prima ancora di affrontare problemi tecnici e giuridici, è di fondamentale importanza riflettere sull aspetto organizzativo, che inciderà fortemente sulle collaudate modalità di gestione delle pratiche sia all interno degli studi professionali che nelle Camere di Commercio. L elemento organizzativo Il nuovo assetto organizzativo creerà un circuito virtuale tra impresa, intermediari (associazioni di categoria e professionisti) e Camere di Commercio, gestito, attraverso un web browser ed una navigazione di tipo Internet. Questo nuovo assetto organizzativo, già collaudato su pratiche trasmesse per via telematica, ha consentito di verificare la disponibilità con la quale gli operatori coinvolti (soprattutto gli intermediari professionali) si fanno immediatamente carico di risolvere i problemi (pressoché inevitabili nella prima fase di attuazione) segnalati dalle Camere di Commercio. Tutto ciò in tempo reale, in una sorta di chat via Internet, con l ausilio del supporto telefonico, che consente spesso di chiudere on line la pratica digitale. La stessa possibilità di risolvere eventuali intoppi non è verificabile presso lo sportello della Camera di Commercio, in quanto gli interlocutori non sono di regola né il soggetto che ha redatto la pratica né dal lato della CCIAA colui che dovrà verificarla e controllarla. Ecco una prima importante novità. Con le pratiche telematiche si verificherà una più spinta personalizzazione del rapporto tra l impresa o l intermediario e l operatore camerale, che riunirà in sé le competenze per svolgere in un unico contesto l attività di protocollazione, di controllo, di esecuzione dell iscrizione e dell archiviazione ottica, attività che normalmente vengono assegnate per le pratiche cartacee a diverse persone. Gli uffici del Registro delle Imprese assumeranno sempre più l assetto organizzativo di veri e propri contact center a favore di imprese, professionisti e associazioni di categoria, in cui l intero ciclo della pratica sarà gestito e personalizzato tramite un unico interlocutore. a. Cosa occorre per compilare una pratica digitale Vediamo ora quali sono gli ingredienti per poter comporre una pratica digitale: Hardware Personal computer di ultima generazione (con sistema operativo Windows 9x, 2000, XP) stampante laser o getto d inchiostro scanner 11

12 collegamento Internet lettore di smart card smart card per l apposizione della firma digitale Software Elaboratore testi (es. Word, Open Office eccetera) Programma di conversione dei testi in formato PDF o TIFF (Acrobat, Ghostscript, PDF995 o analoghi) Programma per l apposizione della firma digitale (per la firma digitale fornita dal sistema camerale il programma Dìke è scaricabile dal sito Ai fini dell invio degli atti e delle domande alle Camere di Commercio potrà comunque essere validamente utilizzata una qualsiasi delle firme digitali rilasciate dai certificatori iscritti nell albo tenuto dall AIPA Programma per la redazione della modulistica Registro Imprese (scaricabile dal sito o altri programmi compatibili) Codici di accesso al sistema Telemaco per la trasmissione per via telematica (sempre accessibile dal sito e qualora l accesso al sistema sia fornito direttamente dalle CCIAA una carta di credito (VISA/Mastercard). b. Come compilare una pratica digitale La compilazione della pratica richiede innanzitutto la conoscenza del software della modulistica elettronica (Fedra o programmi compatibili). Tutte le Camere di Commercio organizzano corsi di formazione per l utilizzo di tali software, oltre che rendere disponibili manuali operativi con indicazioni dettagliate in merito alle modalità di compilazione delle pratiche digitali. Ulteriori informazioni possono essere reperite presso i siti delle singole Camere di Commercio accessibili dal portale Dopo la redazione della modulistica occorre procedere alla digitalizzazione dell atto che spesso accompagna il modello di iscrizione o di deposito. In tal caso si può procedere in due modi: 1) qualora l atto sia redatto utilizzando un programma di elaborazione testi o un foglio elettronico (es. Word, Excel, Open Office ecc.) sarà necessario convertire il documento in formato PDF tramite appositi software di conversione; 2) qualora il documento sia cartaceo (ad esempio un verbale redatto direttamente sul libro dei verbali delle assemblee) si dovrà procedere alla scansione del documento cartaceo, che produrrà un file, normalmente in formato TIFF (che potrà analogamente essere convertito in formato PDF). Quali formati per i file dei documenti? Tutti i documenti inviati al Registro delle Imprese devono essere in formato PDF o in formato TIFF. Tale vincolo non deriva solo da ragioni di carattere tecnico, ma è conseguente all applicazione della Deliberazione AIPA n. 51 del 23/11/2000 (Regole tecniche per i documenti informatici della P.A.), in quanto i documenti inviati al Registro delle Imprese pur essendo documenti di estrazione privatistica sono comunque utilizzati ai fini dell attività istituzionale e amministrativa rappresentata proprio dalla tenuta del Registro delle Imprese (art.1 lett.b). Inoltre la stessa Deliberazione n. 51 prevede che un documento amministrativo redatto dalla Pubblica Amministrazione o comunque da questa utilizzato per l attività istituzionale debba garantire l immutabilità nel tempo del contenuto e della sua struttura. A tale fine i documenti informatici non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto (art. 4.1 lett. d). Quale smart card Qualsiasi smart card rilasciata da un certificatore iscritto nell elenco AIPA può essere utilizzata per firmare pratiche digitali destinate al Registro delle Imprese. c. Come inviare una pratica digitale Le pratiche digitali potranno essere inviate con due modalità: 1) per via telematica, tramite il sistema Telemaco a cui occorre essere previamente abilitati dalle Camere di Commercio o tramite gli Ordini Professionali e le Organizzazioni di Categoria che hanno sottoscritto apposite convenzioni 12

13 con il sistema camerale (www.infocamere.it). Allo stato attuale fintanto che non saranno disponibili sistemi di posta elettronica certificata - non sono ammesse trasmissioni delle domande tramite posta elettronica in quanto tale strumento non è equiparabile al plico raccomandato e non soddisfa conseguentemente i requisiti previsti dal citato articolo 15 del D.P.R. 581/1995. Si rende pertanto necessario l utilizzo di Telemaco, una piattaforma sicura integrata nel sistema informatico delle Camere di Commercio che funge da gestore del sistema di trasporto delle informazioni (art T.U.), accessibile via Internet. Telemaco rappresenta inoltre una piattaforma di trasmissione che assicura l avvenuta consegna (art T.U.) dei documenti informatici e che consente l apposizione della marcatura temporale (espressamente richiesta per i documenti da trasmettere alle Pubbliche Amministrazioni dall art T.U.) tramite procedure automatiche; 2) su supporto informatico, direttamente presso gli sportelli camerali, sempre con l utilizzo della firma digitale. Anche in questo caso avranno la forma di documento informatico sia la modulistica che gli atti da iscrivere o depositare. d. Come pagare i diritti di segreteria e l imposta di bollo La piattaforma Telemaco consente di gestire i pagamenti in forma del tutto autonoma, basata sulla gestione di un conto personale (anche con la formula del prepagato ricaricabile ), da cui verranno scalati direttamente gli importi relativi ai diritti di segreteria e all imposta di bollo delle singole pratiche trasmesse per via telematica. Il bollo on line Il Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 17 maggio 2002 n. 127 e la successiva circolare dell Agenzia delle Entrate n. 67/E del 7/8/2002, hanno stabilito che: 1) le domande, le denunce e gli atti depositati nelle forme del documento informatico con firma digitale, presso l ufficio del Registro delle Imprese scontano l imposta di bollo con corresponsione di un importo fisso pari a 41,32; 2) tale importo prescinde dal numero di documenti (domanda e atti) e di pagine che compongono la pratica ; 3) restano ferme le esenzioni già previste dalla legge (ad esempio per l apertura di unità locali o per la modificazione degli altri dati R.E.A. relativi alle società, quali l attività, il capitale versato eccetera). Le nuove regole sull imposta di bollo per i documenti con firma digitale destinati al Registro Imprese previste dall art. 2 del precitato D.M. n. 127/2002, consentono ad una vasta gamma di soggetti interessati, l accesso ai nuovi sistemi di pagamento del bollo virtuale (notai, commercialisti, associazioni di categoria, imprese). Resta tuttavia di fondamentale importanza soprattutto nella fase di prima attuazione - il ruolo delle stesse Camere di Commercio, che già da tempo sono autorizzate all esazione del bollo in modalità virtuale per conto dell utenza, anche per gli atti depositati in via telematica al Registro delle Imprese (si veda, sul punto, la circolare dell Agenzia delle Entrate n. 100 del 5 dicembre 2001). Qualora il soggetto che richiede l iscrizione nel Registro delle Imprese preferisca liquidare in proprio l imposta di bollo, dovrà presentare all ufficio locale dell Agenzia delle Entrate competente in base alla propria residenza o sede legale una semplice dichiarazione con l indicazione del numero presuntivo delle pratiche telematiche da trasmettere al Registro delle Imprese su base annua. Il pagamento dell imposta previa liquidazione da parte dell Ufficio delle Entrate avviene tramite mod. F23 (codice tributo 456T). La dichiarazione è presentata dal contribuente entro il mese di gennaio dell anno successivo per la liquidazione definitiva che costituisce altresì la base per la liquidazione provvisoria dell anno in corso. Indicazione degli estremi dell autorizzazione o dichiarazione sugli atti Gli estremi di presentazione della dichiarazione all ufficio locale dell Agenzia delle Entrate o dell autorizzazione della Camera di Commercio, dovranno essere riportati sugli atti informatici depositati per via telematica o su supporto informatico presso l ufficio del Registro delle Imprese. 13

14 e. Casi particolari: il deposito dei bilanci Alcune disposizioni particolari sono state definite nell ambito di una sperimentazione durata un biennio dal Ministero delle Attività Produttive, per la gestione del deposito dei bilanci. Con i due decreti ministeriali (23 marzo 2001 e 19 marzo 2002) sono state introdotte alcune semplificazioni per la predisposizione dei bilanci telematici. In particolare sono state ritenute sufficienti la firma del legale rappresentante su tutti i documenti, nonché la firma digitale dell intermediario che provvede alla trasmissione per via telematica. 5. Il ruolo del notariato e degli intermediari (professionisti e associazioni) per la gestione del Registro delle Imprese telematico a. Il ruolo del notariato Il notariato svolge un ruolo assolutamente determinante per un efficace gestione del nuovo Registro delle Imprese telematico, in quanto ai notai è attribuita la competenza per la redazione o l autenticazione degli atti societari fondamentali, al fine di precostituire il titolo necessario per le iscrizioni previste dalla legge (si pensi agli atti costitutivi e modificativi delle società, agli atti di cessione di quota o di azienda eccetera). Con l abolizione dell omologazione giudiziaria e l attribuzione al notaio del controllo di legalità degli atti delle società di capitali, (legge 340/2000), non sussistono più ostacoli in passato rappresentati dai tempi per l omologazione giudiziaria - per l esecuzione delle iscrizioni nel Registro in tempi brevissimi, di particolare utilità per quelle fattispecie in cui l iscrizione ha effetto costitutivo. Sono circa gli atti notarili che annualmente vengono depositati presso il Registro delle Imprese e che dovranno d ora in poi essere gestiti con le nuove tecniche relative all utilizzo della firma digitale. Per il notariato il ruolo di certificatore è svolto dal Consiglio Nazionale del Notariato (http://ca.notariato.it) recentemente iscritto nel registro tenuto dall AIPA. b. L intermediario come garante della correttezza della documentazione inviata Anche gli altri professionisti (commercialisti, consulenti del lavoro ecc.) e le associazioni di categoria svolgono un ruolo di importanza fondamentale per la gestione del Registro delle Imprese completamente telematizzato, in particolare per la gestione di quelle ipotesi di iscrizione che non sono connesse all attività notarile. Pur in mancanza di una legislazione ad hoc, che conferisca all intermediario professionale un ruolo del tutto simile a quello già svolto per la trasmissione per via telematica delle dichiarazioni dei redditi, si può tuttavia attribuire a questa figura professionale un ruolo analogo, ricorrendo all applicazione di alcuni principi di estrazione civilistica. In particolare il professionista potrà ricoprire a legislazione invariata diversi ruoli: 1) Lo studio professionale come domicilio elettronico L amministratore o comunque il soggetto legittimato a richiedere l iscrizione potrà indicare nel modello di domanda l indirizzo elettronico dell intermediario (che potrà essere una casella di posta elettronica, o un area riservata della piattaforma di trasmissione Telemaco ), che rappresenterà il domicilio presso cui l ufficio del Registro delle Imprese potrà inviare qualsiasi richiesta, atto o documento comunque connesso al singolo procedimento. Si tratta di coniugare il principio codicistico di cui all art. 47 c.c., che prevede la possibilità di eleggere un domicilio speciale per determinati atti o affari, con le disposizioni dell art lett. h) e dell art. 14 del D.P.R. 445/2000 che disciplinano l indirizzo elettronico e le modalità di trasmissione dei documenti informatici. In tal caso il professionista sottoscriverà con la propria firma digitale, la domanda di iscrizione, anche ai fini della domiciliazione informatica presso il proprio indirizzo di posta elettronica 2) Delega al professionista per le correzioni formali 14

15 Inoltre vi è la possibilità di delegare al professionista le correzioni di eventuali irregolarità di natura formale. Nella domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese potrà essere inserita una specifica delega per consentire al professionista di sanare direttamente (con l utilizzo della propria firma digitale) gli eventuali errori di compilazione della modulistica (che dovrà comunque sempre essere verificata dall ufficio del Registro delle Imprese ai sensi dell art lett. a del D.P.R. 581/1995) o altri errori o irregolarità di natura formale. Questo sistema consentirà al professionista di assumere un ruolo di garante della correttezza e della qualità della documentazione inviata con facoltà di provvedere direttamente alla gestione delle eventuali irregolarità formali accertate dall ufficio, senza dover chiamare in causa ancora una volta l amministratore della società interessata. 6. Il ruolo delle Camere di Commercio per l e-government Il sistema delle Camere di Commercio dispone di tutte le componenti tecnologiche e conoscitive per fornire, al mondo delle imprese, un supporto completo per una progressiva digitalizzazione dei rapporti sia di tipo privatistico, che, in particolare, con la Pubblica Amministrazione (e-government). Tali componenti tenologiche sono: a. Servizi di marcatura temporale La marcatura o validazione temporale dei documenti è il risultato della procedura, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi (art lett. g del citato T.U.). Questo servizio consente di associare ad un documento informatico una data (e addirittura un ora) giuridicamente certa ed opponibile ai terzi, con un effetto giuridico del tutto analogo alla registrazione fiscale (art c.c.). Per i documenti di matrice privatistica, la validazione temporale non è obbligatoria. Diversamente per i documenti da trasmettere alla Pubblica Amministrazione l art del citato T.U. prevede che La presentazione o il deposito di un documento per via telematica o su supporto informatico ad una pubblica amministrazione sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se vi sono apposti la firma digitale e la validazione temporale a norma del presente testo unico. Pertanto, tutti i documenti da inviare alla Pubblica Amministrazione devono essere sottoscritti con la firma digitale e validati con la marcatura temporale. b. Servizi di archiviazione e conservazione dei documenti informatici Il documento informatico con firma digitale mantiene la propria efficacia probatoria solo nel periodo di validità del certificato (che ha una durata di regola di 2 anni). Una volta scaduto o revocato il certificato si pone il problema dell efficacia probatoria dei documenti sottoscritti prima della perdita di validità del certificato digitale. Se al documento è stata apposta la validazione temporale l efficacia probatoria sarà mantenuta, in quanto si potrà confrontare la data della validazione del documento con quella relativa alla revoca o alla scadenza del certificato digitale. L art. 60 del D.P.C.M. 8/2/1999 prevede infatti che 1.La validità di un documento informatico, i cui effetti si protraggono nel tempo oltre il limite della validità della chiave di sottoscrizione, può essere estesa mediante l associazione di una o più marche temporali. 2.Prima della scadenza della marca temporale, il periodo di validità può essere ulteriormente esteso associando una nuova marca all evidenza informatica costituita dal documento iniziale, dalla relativa firma e dalle marche temporali già ad esso associate (..). La validazione temporale del documento già sottoscritto digitalmente può essere effettuata da chiunque vi abbia interesse (sottoscrittore o anche un terzo). Pertanto pur non essendo obbligatoria se non per i documenti depositati presso la Pubblica Amministrazione la marcatura temporale è necessaria se si vuol mantenere nel tempo l efficacia probatoria del documento informatico (ciò non significa tuttavia che la perdita di validità della firma digitale vada ad inficiare la validità dell atto giuridico compiuto). Per agevolare tale procedura e per rendere automatico e trasparente il rinnovo della validazione temporale i certificatori forni- 15

16 INFORMAZIONI DALLE CAMERE DI COMMERCIO scono un servizio di archiviazione e conservazione dei documenti informatici con garanzia del mantenimento della piena efficacia probatoria. L art. 59 del D.P.C.M. 8/2/1999 prevede infatti la possibilità che Al solo fine di assicurare l associazione tra documento informatico e le relative marche temporali, il certificatore può conservare, dietro richiesta del soggetto interessato, copia del documento informatico cui la marca temporale si riferisce. In pratica viene data la possibilità di depositare per via telematica presso il certificatore un documento con firma digitale per consentire tramite successive validazioni temporali apposte in automatico il mantenimento nel tempo della piena efficacia probatoria del documento sottoscritto con firma digitale. c. Servizi di posta sicura e certificata La predisposizione di un infrastruttura che consenta di firmare digitalmente un documento informatico, e di conservarlo mantenendo inalterata la propria efficacia giuridica, sarebbe pressoché inutile se non ci fosse la possibilità di trasmettere per via telematica il documento informatico, con la possibilità di ottenere la prova del non ripudio della ricezione da parte del destinatario. La normativa fissa due principi fondamentali: 1) Il domicilio elettronico Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all indirizzo elettronico da questi dichiarato (art del D.P.R. 445/2000). Tale disposizione introduce una presunzione di conoscenza del documento trasmesso per via telematica in capo al destinatario. Il documento deve essere trasmesso all indirizzo elettronico espressamente dichiarato dal destinatario. Il mittente dovrà solo provare di aver trasmesso il documento per determinarne presunzione di conoscenza in capo al destinatario. Quest ultimo avrà pertanto l onere di consultare il sistema telematico (in pratica, tener controllata la propria casella di posta elettronica). 2) I sistemi telematici che assicurano l avvenuta consegna dei documenti L art del D.P.R. 445/2000 dispone che La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurano l avvenuta consegna, equivale alla notificazione a mezzo posta nei casi consentiti dalla legge. E necessario utilizzare una piattaforma di trasmissione che consenta di provare l avvenuta consegna del messaggio al destinatario anche senza la collaborazione di quest ultimo (si pensi all ipotesi di una disdetta o di una diffida). Il problema si pone essenzialmente per le reti di tipo aperto quali Internet. La creazione di un simile sistema richiede l intervento di una terza parte fidata ruolo svolto, di regola, dai certificatori della firma digitale che offra un servizio di posta elettronica sicura e certificata. Si tratta, in sintesi, del passaggio obbligato del documento attraverso un sistema informatico, programmato secondo criteri che garantiscano l apposizione di una data e di un orario certi e verificabili. A queste condizioni, il documento informatico (spedito per via telematica, chiuso in un involucro cifrato, sottoscritto con firma univoca e verificabile, munito di data certa ed opponibile) può considerarsi equipollente al documento cartaceo notificato a mezzo della posta, nei casi previsti dal vigente ordinamento (Relazione al D.P.R. 513/97). Con tali nuovi servizi di posta certificata si potranno completamente sostituire non solo le raccomandate cartacee ma anche le notificazioni degli atti processuali (si pensi alla facoltà, per gli avvocati, di procedere direttamente alla notificazione utilizzando la posta elettronica, senza dover utilizzare il servizio postale, come peraltro già previsto dalla legge 21/1/94 n.53). InfoCamere ha realizzato Legalmail (www.legalmail.it), un servizio di posta sicura, che è pronta ad evolvere in posta certificata non appena verrà emessa la normativa che definirà esattamente i prerequisiti del sistema. Per maggiori informazioni si consiglia di telefonare al Call Center InfoCamere o consultare il sito 16

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