REGOLAMENTO DI ORGANIZZAZIONE DEL TELELAVORO DI ÉUPOLIS LOMBARDIA. (Delibera del CdA n. 9 del 7 maggio 2014)

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1 REGOLAMENTO DI ORGANIZZAZIONE DEL TELELAVORO DI ÉUPOLIS LOMBARDIA (Delibera del CdA n. 9 del 7 maggio 2014)

2 Éupolis Lombardia Istituto superiore per la ricerca, la statistica e la formazione via Taramelli 12/F - Milano Contatti: direzione.generale@eupolislombardia.it 2

3 Indice Articolo 1 - Obiettivi e finalità... 4 Articolo 2 - Definizioni... 4 Articolo 3 - Tipologie di telelavoro... 4 Articolo 4 - Posizioni telelavorabili... 5 Articolo 5 - Accesso al telelavoro... 5 Articolo 6 - Gestione e coordinamento attività di telelavoro domestico... 8 Articolo 7 - Regolamentazione dei controlli, del monitoraggio e verifica prestazioni... 8 Articolo 8 - Dotazione strumenti - arredi Articolo 9 - Assistenza e manutenzione Articolo 10 - Condizioni particolari economico giuridiche del rapporto di lavoro Articolo 11 - Formazione telelavoratori Articolo 12 - Garanzie

4 Articolo 1 - Obiettivi e finalità 1. Éupolis Lombardia impiega forme di lavoro a distanza come previsto dall art. 36 del D.lgs. n. 165/2001 e dall art. 4 della L. n. 191 del 16 giugno 1998, che consentono alle pubbliche amministrazioni di avvalersi di forme contrattuali flessibili di assunzione e di impiego del personale, nonché la possibilità di utilizzare forme di lavoro a distanza, in conformità a quanto disposto dal regolamento approvato con D.P.R. n. 70 dell 8 marzo 1999 in materia di telelavoro. 2. Éupolis Lombardia attraverso un impiego flessibile delle risorse umane, e in particolare con forme di lavoro a distanza, si propone la diffusione progressiva di nuovi flessibili e più efficienti moduli di organizzazione del lavoro, finalizzati, sia alla realizzazione di riduzioni dei tempi di trasporto e di economie di gestione, sia alle opportunità di scelta offerte al dipendente tra lavoro, formazione e gestione autonoma del proprio tempo lavorativo. 3. Éupolis Lombardia, nell avvalersi di forme contrattuali flessibili di assunzione e impiego del personale, si fa carico di tutelare, in particolare in ambito di telelavoro, categorie e situazioni svantaggiate. Articolo 2 - Definizioni 1. Ai fini delle disposizioni contenute nel presente Regolamento si intendono per: a. sede di assegnazione: la struttura fisica e organizzativa alla quale è assegnato il dipendente candidato al telelavoro; b. lavoro a distanza o telelavoro: la modalità di lavoro resa in sede diversa dalla sede di assegnazione con uso prevalente di sistemi telematici per collegarsi con l ufficio di appartenenza; c. postazione di telelavoro: il sistema tecnologico costituito da un insieme di apparecchiature e di programmi informatici - che consentano lo svolgimento di attività telelavorative - messo a disposizione, installato e collaudato a cura e a spese di Éupolis Lombardia, su cui gravano altresì manutenzione e gestione dei sistemi di supporto del dipendente. Articolo 3 - Tipologie di telelavoro 1. Il telelavoro, come esplicitato nello schema di seguito indicato, può essere diversamente articolato in considerazione delle modalità di svolgimento dell attività e del luogo dove esso viene svolto e utilizzato. 4

5 LAVORO A DISTANZA TELELAVORO a DOMICILIO 2. Il telelavoro nella specie sopra descritta può essere svolto nel rispetto di quanto indicato all art. 2 secondo la particolare modalità organizzativa del telelavoro a domicilio, svolto dal dipendente utilizzando strumentazione informatica installata nella propria abitazione. Articolo 4 - Posizioni telelavorabili 1. Al dipendente di Éupolis Lombardia telelavoratore devono essere assegnate attività rientranti nelle funzioni proprie della qualifica o categoria di appartenenza secondo i criteri e le previsioni dell art. 52 del D.lgs. n. 165/2001 Disciplina delle mansioni. 2. Le attività telelavorabili devono essere individuate tra quelle che abbiano in generale le seguenti caratteristiche: a. autonomia; b. programmabilità; c. basso grado di interazione con altri dipendenti; d. facilità di controllo e valutazione dei risultati. 3. L attività svolta dal telelavoratore deve comunque essere concordata con il proprio dirigente tenendo conto delle attività precedentemente svolte. 4. In merito alle attività assegnate in modalità di telelavoro devono essere concordate tra telelavoratore e dirigente sia le modalità operative sia i tempi di esecuzione delle stesse. Articolo 5 - Accesso al telelavoro 1. Ai fini della definizione delle priorità nell accesso alle modalità di telelavoro, individuate le attività telelavorabili, deve essere verificata e valutata, per ogni dipendente che ne faccia richiesta e nel rispetto delle esigenze organizzative della Direzione o Struttura di appartenenza, la presenza delle sotto indicate condizioni. Relativamente al dipendente: a. problematiche personali, familiari e sociali; 5

6 b. relazione tra residenza e sede di lavoro. Relativamente all attività telelavorabile: a. programmabilità; b. utilizzo della strumentazione informatica; c. autonomia di gestione; d. basso grado di interazione con altre attività. 2. L accesso al telelavoro nell ambito di Éupolis Lombardia, definite le attività telelavorabili secondo i criteri indicati dall art. 4. commi 1 e 2 del presente Regolamento, comporta la modifica volontaria del rapporto di lavoro in modalità di telelavoro. 3. Nel caso in cui venga modificato il rapporto di lavoro in modalità di telelavoro, sia Éupolis Lombardia, sia il dipendente hanno la facoltà di interrompere motivatamente l attività telelavorativa comunicando per iscritto alla controparte l intenzione di recesso con un preavviso rispettivamente di 36 e 18 giorni lavorativi. 4. L interruzione dell attività telelavorativa da parte del dipendente comporta il suo pieno reintegro nella struttura di appartenenza. 5. Di norma l interruzione dell attività telelavorativa può intervenire dopo 6 mesi dalla firma del contratto. 6. Éupolis Lombardia può prevedere altresì, per funzioni o attività telelavorabili particolari o per specifiche esigenze, la costituzione di rapporto di lavoro in modalità di telelavoro. 7. La procedura per l accesso al telelavoro a domicilio deve rispettare le fasi previste dallo schema di seguito indicato. 6

7 TELELAVORO INDIVIDUAZIONE ATTIVITÀ TELELAVORABILI DOMICILIO MODIFICA RAPPORTO DI LAVORO TELELAVORO A DOMICILIO PUBBLICAZIONE BANDO QUESTIONARIO COMPILATO DAL DIPENDENTE VALUTAZIONE QUESTIONARI ELENCO DIPENDENTI TELELAVORATORI DOMICILIARI COINVOLGIMENTO DIRIGENTI FIRMA CONTRATTO 7

8 Articolo 6 - Gestione e coordinamento attività di telelavoro domestico 1. Nel corso dell attività telelavorativa il dipendente, d intesa con il proprio dirigente, deve rientrare con cadenza regolare presso la sede di Éupolis Lombardia per consentire il coordinamento, il recepimento delle direttive e le verifiche necessarie al corretto svolgimento dell attività, garantendo almeno 4 giorni mensili di permanenza nella sede di lavoro di assegnazione. 2. Per straordinarie e impreviste esigenze temporanee di servizio, il dirigente può concordare col telelavoratore ulteriori rientri nella sede di Éupolis Lombardia. 3. Il telelavoratore a domicilio nello svolgere la propria prestazione lavorativa per la durata prevista dal normale orario stabilito dal C.C.N.L., può distribuirla a sua discrezione nell arco della giornata, ma deve rendersi reperibile in due fasce orarie (mattina e pomeriggio) di 1 ora ciascuna, da concordare, in funzione delle esigenze organizzative, con il proprio dirigente. 4. In caso di impedimento al rispetto di tale fasce obbligatorie, il telelavoratore deve darne motivata ed immediata comunicazione, anche in via telematica, al proprio superiore. 5. Il telelavoratore è tenuto a controllare la propria casella di posta elettronica all inizio di ogni sessione di lavoro, al fine di verificare la presenza nella stessa di eventuali comunicazioni di servizio, assicurando costante relazione e sollecita risposta. 6. Il telelavoratore, qualora debba utilizzare per l attività lavorativa a domicilio del materiale cartaceo, dal momento della consegna è tenuto a custodirlo con la massima diligenza ed è conseguentemente ritenuto responsabile della sua distruzione, del suo smarrimento o del suo danneggiamento. 7. I costi e gli oneri derivanti dall eventuale trasferimento di materiale cartaceo tra la sede di Éupolis Lombardia e il domicilio del telelavoratore sono a carico di Éupolis Lombardia. 8. Il telelavoratore è tenuto alla più assoluta riservatezza sui dati e sulle informazioni in suo possesso e/o in qualunque modo disponibili nel sistema informativo di Éupolis Lombardia. 9. Il dipendente di Éupolis Lombardia telelavoratore in materia di incompatibilità salvo espressa autorizzazione di Éupolis Lombardia deve rispettare i vincoli previsti per gli altri dipendenti. Articolo 7 - Regolamentazione dei controlli, del monitoraggio e verifica prestazioni 1. L attività in modalità di telelavoro deve essere costantemente monitorata, da parte del dirigente della Direzione o Struttura di appartenenza, ai fini non solo del controllo sulla quantità e qualità del lavoro svolto, ma come opportunità, sia per il telelavoratore sia per il responsabile diretto, di programmazione, verifica e 8

9 rappresentazione dei risultati ottenuti. 2. Il monitoraggio sull attività in modalità di telelavoro si compone di una fase preventiva di rilevazione e di una successiva fase di gestione, parallela allo svolgimento dell attività stessa. 3. Nella prima fase per ogni singolo dipendente, che richieda la modifica del rapporto di lavoro in modalità di telelavoro, in collaborazione con il dirigente, devono essere individuati: a. mansioni prevalenti; b. principali funzioni svolte dal dipendente; c. fornitori e clienti sia interni sia esterni a Éupolis Lombardia; d. prodotto ovvero unità prodotte nello svolgimento della corrispondente funzione; e. peso ovvero tempo indicativo impiegato per produrre la corrispondente unità di prodotto. 4. Nella seconda fase il telelavoratore, settimanalmente, concordate con il proprio dirigente le attività da svolgere, deve compilare un report preventivo inserendovi: a. attività assegnate corredate dal tipo di prodotto a cui si riferiscono; b. unità di prodotto previste; c. scadenza indicata. 5. Il report preventivo di cui al punto precedente con l inserimento di: a. data effettiva di consegna dei prodotti realizzati; b. tempo impiegato (indicativo); c. quantità effettiva di prodotti realizzati, che può essere diversa da quella indicata preventivamente (minore se il lavoro è stato completato solo parzialmente o maggiore se il prodotto si è rivelato più consistente di quanto previsto); si trasforma in report consuntivo del lavoro svolto dal telelavoratore nella settimana. 6. L insieme dei dati contenuti nei report consuntivi, mediante l applicazione del peso rilevato nella prima fase, costituiscono gli indicatori di produttività con cui monitorare l andamento dell attività in telelavoro. 7. I pesi relativi ad ogni singolo prodotto sono verificati ed eventualmente aggiornati con cadenza bimestrale sulla base delle elaborazioni dei report precedenti. 8. Al fine di facilitare la compilazione dei report da parte dei telelavoratori e il conseguente monitoraggio, è predisposta una banca dati centralizzata, dotata degli opportuni controlli sugli accessi e sui livelli di visibilità. L utilizzo di tale strumento garantirà l utilizzo dei dati in tempo reale da parte dei singoli dipendenti, dei dirigenti e della Direzione o della Struttura che sovrintende all attività di telelavoro. 9. Le informazioni inserite nei report relative a dati personali verranno utilizzate esclusivamente, ai sensi dell art. 11 del D.lgs. n. 196/2003 e successive modificazioni, per fini leciti e legittimi e in particolare per fini istituzionali, e conservate in una forma che consenta l identificazione dell interessato per un periodo di tempo non superiore agli scopi per i quali sono state raccolte; ai sensi di quanto previsto dal titolo V del D.lgs. n. 196/2003 e successive modificazioni, saranno adottate idonee misure di sicurezza. 9

10 Articolo 8 - Dotazione strumenti - arredi 1. Al telelavoratore a domicilio viene fornita la necessaria attrezzatura (HW e SW), apposita linea telefonica di servizio e arredi connessi, qualora necessari. 2. Le spese di installazione, manutenzione e sostituzione, nonché i relativi oneri di impianto ed esercizio dell attrezzatura fornita e le relative coperture assicurative sono a carico di Éupolis Lombardia, che resta proprietario delle attrezzature. 3. La strumentazione fornita deve essere utilizzata esclusivamente e correttamente per le attività di telelavoro relative, nel rispetto delle norme vigenti in materia di sicurezza, non manomettendole in alcun modo e non consentendo ad altri il loro utilizzo. 4. Gli oneri relativi alla linea telefonica sono accertati tramite bolletta trasparente intestata a Éupolis Lombardia. 5. Condizione necessaria per l accesso all attività di telelavoro a domicilio ed indispensabile per lo svolgimento della stessa è la disponibilità, nell abitazione del dipendente o in altro locale in suo possesso, di un ambiente/spazio di lavoro di almeno 4 metri quadrati, conforme alle prescrizioni in materia di sicurezza e della salute dei lavoratori. Articolo 9 - Assistenza e manutenzione 1. Eventuali interruzioni nel circuito telematico o fermi macchina, dovuti a guasti o a cause accidentali, devono essere tempestivamente segnalati dal telelavoratore alla Struttura Contabilità, Bilancio, Contratti e Sistemi Informativi che interverrà per le opportune riparazioni. 2. Qualora il guasto non sia riparabile in tempi ragionevoli o non siano possibili soluzioni alternative, Éupolis Lombardia ha facoltà di ordinare il rientro del telelavoratore a domicilio nella Direzione o nella Struttura di appartenenza per il tempo strettamente necessario al ripristino del sistema. 3. Qualora dovessero verificarsi danni derivanti da dolo o colpa grave da parte del telelavoratore, questi dovranno essere risarciti dallo stesso. Articolo 10 - Condizioni particolari economico giuridiche del rapporto di lavoro 1. Le prestazioni telelavorative effettuate al di fuori del normale orario di lavoro non danno diritto al riconoscimento di straordinari diurni, notturni o festivi né ad indennità di pronta reperibilità. 2. Il telelavoratore ha diritto al servizio sostitutivo di mensa nei giorni di rientro nella sede di Éupolis Lombardia e previa dichiarazione certificativa da allegare alla scheda mensile che attesti l effettuazione delle 36 ore settimanali di ulteriori due buoni settimanali. 10

11 3. In caso di temporanea sospensione della prestazione di telelavoro, a qualunque causa dovuta, l integrazione mensa torna ad essere quella normalmente prevista per il personale di Éupolis Lombardia per tutta la durata della sospensione. 4. La posizione telelavorabile non può essere contemporaneamente coperta da personale assunto con contratti di lavoro temporaneo e/o a tempo determinato. 5. Per tutto ciò che non è espressamente previsto dal presente Regolamento si applica quanto stabilito dal C.C.N.L. e dalla normativa vigente. Articolo 11 - Formazione telelavoratori 1. I telelavoratori sono preventivamente istruiti sull uso della posta elettronica in quanto strumento di comunicazione primario con la sede lavorativa. 2. Ciascun dipendente telelavoratore riceve opportuna informazione in materia di sicurezza e di salute con particolare riferimento alla propria postazione di lavoro. 3. Éupolis Lombardia definisce altresì un programma formativo iniziale e di aggiornamento periodico rivolto sia ai telelavoratori, per l avvio del telelavoro e per il miglioramento delle condizioni e prestazioni, sia ai dirigenti presso le cui Direzioni o Strutture essi sono assegnati in merito all organizzazione del lavoro, alle modalità di controllo e verifica e alla gestione delle informazioni. 4. Ai dipendenti in telelavoro è garantita la partecipazione a corsi di formazione diretti ai dipendenti di Éupolis Lombardia, attinenti all attività svolta e in generale concordati con il dirigente della Direzione o Struttura di appartenenza. Articolo 12 - Garanzie 1. Éupolis Lombardia mantiene, anche attraverso i canali di comunicazione telematica, la continuità della comunicazione istituzionale e di servizio e dell informazione sindacale. 2. Éupolis Lombardia garantisce ai telelavoratori la copertura assicurativa contro gli infortuni sul lavoro, la responsabilità civile e contro il furto e l incendio della strumentazione fornita. 11