ISAD, ISAAR, ISDIAH, EAD, EAC-CPF

Transcript

1 Istituto Centrale per gli Archivi Formazione frontale 500 giovani per la cultura Schemi dei dati e standard per le risorse archivistiche (conservatori, produttori, complessi archivistici, strumenti di ricerca): ISAD, ISAAR, ISDIAH, EAD, EAC-CPF Stella Di Fazio Roma, 5 giugno 2015

2 Descrizione archivistica «Elaborazione di una esatta rappresentazione di una unità di descrizione e delle parti che eventualmente la compongono attraverso la raccolta, l analisi, l organizzazione e la registrazione di informazioni che permettano di identificare, gestire, localizzare e illustrare il materiale documentario e il contesto e i sistemi di archiviazione che lo hanno prodotto. Il termine indica anche il risultato di tale processo» ISAD(G), glossario Per compiere «convenientemente» l attività di descrizione è raccomandabile fare riferimento a convenzioni, norme, regole, strutture informative che siano riconosciute come standard, de iure o de facto 2

3 Standard per la descrizione archivistica Come conseguenza dell adozione e dello sviluppo delle tecnologie informatiche nel trattamento di materiale archivistico il tema dell'elaborazione di standard per la descrizione ha quindi finito con l assumere un notevole rilievo, così come l esigenza di definire dei parametri logico-formali condivisi per lo sviluppo di sistemi automatizzati Uno standard per la descrizione archivistica può essere definito come il complesso delle norme e delle convenzioni adottate da una comunità di esperti con il fine di uniformare il comportamento di coloro che creano le rappresentazioni e di coloro che cercano rappresentazioni. [definizione tratta da M. Gianni, Rappresentazione e ricerca dell informazione. Standard e vocabolari controllati per la catalogazione dei beni culturali, in Standard, vocabolari controllati, liste d autorità. Atti del seminario, Milano, 25 maggio 1994, Regione Lombardia, Settore Cultura e Informazione, Servizio biblioteche e beni librari e documentari, Milano 1995, pp. 9-2.]

4 Tipologie di standard Secondo criteri di classificazione che prendono in esame il livello e l ambito di applicazione degli standard, si possono distinguere, tra gli altri: standard di struttura (data structure standards): identificano la struttura informativa delle entità appartenenti al dominio preso in esame, ne definiscono gli elementi costitutivi e le relazioni reciproche, e facilitano lo scambio di dati (ad es. EAD, EAC-CPF, e secondo taluni ISAD); standard di contenuto (data content standards): definiscono le modalità di redazione degli elementi informativi identificati negli standard di struttura (ad es. le Regole italiane per la catalogazione d autore e le Anglo- American cataloguing rules, usate per la catalogazione dei libri, o il Manual for archival description elaborato dagli archivisti inglesi); standard di valore (data value standards): definiscono il vocabolario dei termini da usare per la descrizione di un determinato elemento informativo e garantiscono la coerenza, l uniformità e l integrità dei termini adottati e la reperibilità dell informazione (liste, dizionari, thesauri); 4

5 Esperienze di normalizzazione Stati Uniti - MARC La comunicazione e lo scambio dei dati bibliografici è supportato dal formato MARC (MAchine-Readable Cataloguing) promosso dalla Library of Congress: formato generale per lo scambio on line di informazioni bibliografiche tra istituzioni facenti parte di un network. La compilazione di schede descrittive prevede l adozione di specifiche regole: le Anglo American Cataloguing Rules (AACR). MARC prevede formati specifici per le diverse tipologie di materiali oggetto di descrizione: ad es. il MARC AMC (Archives and Manuscripts Control) tratta informazioni relative a materiale archivistico. Dal 1984 adottato dalla Society of American Archivists e altre associazioni, con la Library of Congress. 5

6 Esperienze di normalizzazione Stati Uniti - APPM Inadeguatezza di AACR2 per la descrizione di materiale archivistico manuale di Steven Hensen, Archives, Personal Papers and Manuscripts (APPM), Chicago, Library of Congress 198 APPM Obiettivi: «(...) E opportuno e insieme auspicabile descrivere materiali archivistici come parte di un sistema che cataloga altri beni culturali come libri, film, periodici, mappe, registrazioni sonore, grafici, ecc. (...) C è una relazione inestricabile tra tutti questi materiali che forma (o dovrebbe formare) una sorta di rete senza strappi di informazioni per la ricerca» 6

7 Esperienze di normalizzazione Gran Bretagna: MAD Archival Description Project guidato da Michael Cook (1984): Università di Liverpool, Society of Archivists e British Library Manual of Archival Description (MAD) MAD Obiettivi: fornire principi guida per la redazione di strumenti di corredo con un alto di grado di uniformità e in grado di assicurare lo scambio di dati tra repository diversi, indipendentemente dall uso delle tecnologie informatiche; 7

8 Esperienze di normalizzazione Canada: RAD Planning Committee on Descriptive Standards del Bureau of Canadian Archivists (anni Ottanta) : definizione di norme per le attività di descrizione archivistica RAD Obiettivi: Approccio globale all attività di normalizzazione: insieme di regole generali che interessano l intero ciclo di vita dei documenti (visto come un continuum) standardizzazione delle procedure di descrizione piuttosto che dei prodotti (cioè i diversi strumenti di corredo) lo standard non è finalizzato alla creazione di un sistema informativo automatizzato: questo viene visto come un obiettivo secondario da raggiungere progressivamente e comunque subordinato alla acquisizione di una matura condivisione di principi generali. 8

9 Esperienze di normalizzazione Italia 1966 Norme per la pubblicazione degli inventari dell Ufficio Studi e Pubblicazioni I primi progetti la Guida generale degli Archivi di Stato italiani Anagrafe 9

10 La Guida generale Impostazione: metà anni 60 Pubblicazione: in 4 volumi ( ) Scopo: costruire uno strumento per orientarsi in modo uniforme nel paesaggio disomogeneo e diversificato delle fonti conservate negli Archivi di Stato italiani, rendendole finalmente accessibili e comparabili a livello nazionale. Caratteristiche: struttura informativa omogenea, sottopartizione in periodi storici, individuazione di massima dell istituzione (o della famiglia/persona) responsabile della produzione delle carte; rigorose regole redazionali nella descrizione delle informazioni e nella loro rappresentazione tipografica standardizzazione ante litteram 10

11 La Guida generale: sviluppi Passaggio (impostato a partire dalla fine degli anni Novanta) dalla carta ai bit: Recupero retrospettivo dei 4 volumi a stampa tramite marcatura del testo in SGML/XML; Creazione di una banca dati pubblicata in rete (prima versione nel 2000) Evoluzione della prima banca dati in un sistema in formato XML conforme allo standard EAD Sistema Guida generale (2009): evoluzione dei dati originari attraverso l integrazione dei contesti storici (accessibili tramite una ricca sequenza di carte storiche collocate su una timeline) e dei profili istituzionali collegati ai soggetti produttori (rappresentati secondo lo standard XML EAC) 11

12 Anagrafe degli archivi italiani Progetto nato tra 1990 e 1992, inizialmente limitato alle Soprintendenze archivistiche per il censimento degli archivi comunali, ecclesiastici e di enti pubblici e privati e esteso poi ad alcuni Archivi di Stato. La caratteristica di Anagrafe è aver tradotto criteri descrittivi normalizzati in un tracciato per la raccolta dei dati. Scopo: acquisire con il supporto informatico dati omogenei da utilizzare a fini gestionali (coordinamento del servizio di sala studio, delle attività di versamento e di sorveglianza) e di fruizione (produzione di strumenti di ricerca). 12

13 Anagrafe: sviluppi Evoluzioni a partire dall esperienza Anagrafe realizzazione di sistemi di gestione informatizzata della sala di studio negli istituti di conservazione; realizzazione di sistemi informativi a livello di singoli istituti o di territorio; a partire da un recupero complessivo delle schede elaborate, elaborazione concettuale e realizzazione del SIUSA (Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche) 1

14 Il panorama internazionale L attività della comunità internazionale: ICA 1990: commissione ad hoc (ICA/DDS) per la stesura di regole di descrizione internazionali basate sulla parte comune dei principali manuali nazionali esistenti: APPM, MAD e RAD Cronologia 1. Meeting per esperti in materia di standard descrittivi: Archivi nazionali canadesi e ICA (Ottawa, 1988). 2. Costituzione di un gruppo di lavoro ICA per lo sviluppo di uno standard internazionale di descrizione archivistica.. Incontro tra esperti per stabilire un piano di lavoro: ICA-UNESCO (Parigi,1989) 4. Commissione ad hoc ICA sugli standard di descrizione (ICA/DDS) (Wroclaw, 1990). 5. Comitato permanente ICA sugli standard descrittivi (ICA/CDS) (Congresso internazionale di Pechino, 1996). 14

15 Il panorama internazionale ICA/DDS -Obiettivi: assicurare l elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate e auto-esplicative facilitare la ricerca e lo scambio di informazioni sul materiale archivistico rendere possibile la condivisione di dati autorizzati rendere possibile l integrazione di descrizioni ricavate da istituzioni archivistiche diverse in un sistema informativo unificato Documenti ICA/DDS Statements of Principles Regarding Archival Description ISAD(G): General International Standard Archival Description ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families 15

16 Il panorama internazionale Statement of Principles Regarding Archival Description: concetti e principi Principio del respect des fonds (e invito a definire in ambito nazionale il concetto di fondo) Concetto di unità di descrizione Descrizione dal generale al particolare Recupero della provenienza del materiale archivistico descritto Ruolo delle chiavi di accesso (access points) e del controllo di autorità (authority control) 16

17 Il panorama internazionale ISAD(G) Contestualmente allo Statement, nel 1992, viene adottato un draft di un General International Standard of Archival Description, ufficializzato nel 1994, concepito con lo scopo di fornire alla comunità internazionale un quadro generale di riferimento e criteri efficaci per l elaborazione di descrizioni archivistiche. L uso di ISAD (G) è previsto unitamente agli standard nazionali esistenti o, in assenza di metodologie descrittive consolidate, come base per lo sviluppo di standard nazionali Prima edizione: Ottawa, 1994 Seconda edizione: Siviglia

18 Il panorama internazionale ISAD(G): principi generali qualunque oggetto archivistico è parte di una struttura complessa articolata in livelli gerarchici esigenza di adottare una tecnica di descrizione a più livelli (multilevel description) Regole della descrizione multi-livello 2.1 Descrizione dal generale al particolare 2.2 Informazioni pertinenti al livello di descrizione 2. Collegamenti fra le descrizioni 2.4 Non ripetizione delle informazioni 18

19 Il panorama internazionale ISAD(G): Cosa non è Le norme non costituiscono un tracciato, né definiscono un formato di scambio ISAD(G): Struttura 26 elementi descrittivi, ripartiti in 7 aree, che combinati tra loro rendono possibile la descrizione di qualunque realtà archivistica. 19

20 Il panorama internazionale ISAD(G): Stuttura 1. Area dell identificazione Informazioni essenziali per identificare l unità di descrizione: segnatura/e o codice/i identificativo/i denominazione o titolo data/e livello di descrizione consistenza e supporto dell unità di descrizione 20

21 Il panorama internazionale ISAD(G): Stuttura 2. Area delle informazioni sul contesto Informazioni relative alla provenienza ed alla storia della sua conservazione: denominazione del soggetto produttore storia istituzionale/amministrativa, nota biografica storia archivistica modalità di acquisizione o versamento 21

22 Il panorama internazionale ISAD(G): Stuttura. Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura Informazioni relative al contenuto e all ordinamento dell unità di descrizione: ambiti e contenuto procedure, tempi e criteri di valutazione e scarto incrementi previsti criteri di ordinamento 22

23 Il panorama internazionale ISAD(G): Stuttura 4. Area delle informazioni sulle condizioni di accesso e utilizzazione Informazioni relative alla disponibilità dell unità di descrizione: condizioni che regolano l accesso condizioni che regolano la riproduzione lingua/scrittura della documentazione caratteristiche materiali e requisiti tecnici strumenti di ricerca 2

24 Il panorama internazionale ISAD(G): Stuttura 5. Area delle informazioni sulla documentazione collegata. Informazioni relative all esistenza di altra documentazione che ha relazioni significative con l unità di descrizione: esistenza e localizzazione degli originali esistenza e localizzazione di copie unità di descrizione collegate bibliografia 24

25 Il panorama internazionale ISAD(G): Stuttura 6. Area delle note Informazioni particolari e informazioni che non possono essere inserite in nessuna delle altre aree: Note 7. Area del controllo della descrizione Informazioni relative a come, quando e da chi è stata redatta la descrizione archivistica: nota dell archivista norme o convenzioni data/e della descrizione 25

26 Il panorama internazionale ISAD: i 6 elementi essenziali Sono stati individuati sei elementi da considerarsi imprescindibili ai fini della interoperabilità (scambio di informazioni a livello internazionale): Segnatura/e o codice/i identificativo/i Denominazione o titolo Soggetto produttore Data/e Consistenza dell unità di descrizione Livello di descrizione 26

27 Il panorama internazionale ISAAR(CPF): Scopo Descrizione del Soggetto produttore e di altri soggetti appartenenti al contesto di produzione della documentazione fornisce la possibilità di sviluppare tutte le potenzialità interpretative offerte dall analisi storico-istituzionale tradizionalmente ospitata nella parte introduttiva di guide ed inventari, permettendo di dar conto delle relazioni multiple esistenti tra oggetti archivistici e soggetti collegati. 1996: prima edizione 2004: seconda edizione 27

28 Il panorama internazionale Obiettivo di ISAAR/1 a ed. controllo della forma e del contenuto delle chiavi di accesso (access points) all interno di sistemi informativi archivistici; recupera e rielabora in ambito archivistico la tradizione bibliografica del controllo sui record di autorità delle intestazioni (IFLA, Guidelines for authority and reference entries) Risultato: record d autorità costituiti da una intestazione d autorità (forma normalizzata del nome o del termine usato come chiave d accesso) e da altri elementi informativi che descrivono l entità stessa o rinviano ad altre intestazioni di autorità. 28

29 Il panorama internazionale ISAAR/1 a ed. Gestione separata delle informazioni di contesto: vantaggi possono successivamente essere collegate: a documentazione archivistica dello stesso soggetto produttore conservata in istituti diversi; a documenti di tipologie diverse (archivistici e librari), conservati separatamente ma idealmente riconducibili ad uno stesso soggetto produttore; a documentazione corrente ancora custodita presso il soggetto produttore. 29

30 Il panorama internazionale Obiettivo di ISAAR/2 a ed. Regole generali per descrivere enti, famiglie e persone in un sistema di descrizione archivistica. Controllare la creazione e l impiego di punti d accesso Precisare le relazioni tra differenti soggetti produttori, tra soggetti produttori e i loro archivi, tra soggetti produttori e altre fonti che li riguardano o che essi hanno prodotto Novità vs ISAAR/1 a ed Collegamento della descrizione con fonti di altra natura 0

31 Il panorama internazionale ISAAR: La struttura di un record d autorità Quattro aree descrittive: 1. Area dell identificazione 2. Area della descrizione. Area delle relazioni 4. Area del controllo della descrizione per un totale di 27 elementi complessivi 1

32 Il panorama internazionale ISAAR: Struttura 1. Area dell'identificazione Informazioni che identificano univocamente l entità descritta e che definiscono chiavi d accesso normalizzate al record: Tipologia del soggetto produttore Forma/e autorizzata/e del nome Forme parallele del nome Forme del nome normalizzate secondo altre norme Altre forme del nome Codici identificativi degli enti 2

33 Il panorama internazionale ISAAR: Struttura 2. Area della descrizione Informazioni sulla natura, il contesto e le attività dell entità descritta: Date di esistenza Storia Luoghi Condizione giuridica Funzioni, occupazioni e attività Mandato / Fonti normative Struttura amministrativa / Genealogia Contesto generale

34 Il panorama internazionale ISAAR: Struttura. Area delle relazioni Vi sono indicate e descritte le relazioni con altri enti, persone e/o famiglie: Nomi/codici identificativi degli enti, persone e famiglie correlate Classificazione della relazione Descrizione della relazione Date della relazione 4

35 Il panorama internazionale ISAAR: Struttura 4. Area di controllo Area in cui il record d autorità è identificato univocamente e sono fornite informazioni su come, quando e da quale agenzia il record d autorità è stato elaborato ed aggiornato: Codice identificativo del record d autorità Codici identificativi dell istituzione responsabile Norme e/o convenzioni Grado di elaborazione Livello di completezza Data di redazione, revisione o cancellazione Lingua/e e scrittura/e Fonti Note sulla compilazione del record 5

36 Il panorama internazionale ISAAR: Elementi essenziali per lo scambio internazionale Tipo di entità (5.1.1) Forma autorizzata del nome (5.1.2) Date (5.2.1) Codice identificativo del record d autorità (5.4.1) 6

37 Altri standard ICA: ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (Standard per la descrizione degli istituti conservatori di archivi): Scopo: Il panorama internazionale Prima versione: 2008 Fornire indicazioni sulla descrizione dell istituto conservatore, da collegare alla descrizione dei materiali archivistici e a quella dei loro soggetti produttori redatte in conformità con gli standard internazionali ISAD e ISAAR(CPF). 7

38 ISDIAH: Struttura 1 elementi descrittivi organizzati in 6 aree informative: 1. Area dell identificazione 2. Area delle informazioni relative ai contatti Il panorama internazionale Informazioni che identificano univocamente l istituto di conservazione e definiscono punti di accesso normalizzati Informazioni relative alle modalità per contattare l istituto conservatore. Area della descrizione Informazioni sulla storia dell istituto conservatore, la sua struttura attuale e le politiche di acquisizione 4 Area delle informazioni relative all accesso Informazioni relative all accesso fisico 5 Area delle informazioni relative ai servizi Informazioni sui servizi tecnici offerti 6. Area di controllo Area in cui si identifica in modo univoco la descrizione dell istituto di conservazione e l informazione relativa a come, quando e da quale soggetto è creata e gestita tale descrizione. 8

39 Il panorama internazionale ISDIAH: Elementi essenziali Dei 1 elementi descrittivi, solo sono essenziali: Codice identificativo (elemento 5.1.1); Forma/e autorizzata/e del nome (elemento 5.1.2); Ubicazione e indirizzi (elemento 5.2.1) 9

40 Il panorama internazionale Altri standard ICA: ISDF International Standard for Describing Functions (Standard per la descrizione delle funzioni) Prima versione elaborata dal Committee on Best Practices and Professional Standards (maggio 2007) Scopo: Fornire una guida per la descrizione di funzioni di enti coinvolti nella produzione e nella conservazione di archivi. L adozione di una modalità di descrizione separata per le funzioni viene ritenuta ideale allo scopo di ricondurre una medesima funzione a soggetti diversi che l abbiano esercitata nel corso del tempo partecipando alla produzione o alla tenuta di un determinato complesso archivistico, come pure per collegare in modo esplicito la produzione di determinati complessi archivistici ad una specifica funzione svolta dal rispettivo soggetto produttore 40

41 Il panorama internazionale ISDF: Struttura I 26 elementi descrittivi individuati dallo standard sono organizzati in 4 aree informative: 1. Area dell identificazione: comprende le informazioni che identificano univocamente la funzione e che definiscono una chiave d accesso normalizzata 2. Area delle informazioni sul contesto: comprende informazioni sulla natura e il contesto della funzione. Area delle relazioni: vi sono indicate e descritte le relazioni con altre funzioni 4. Area di controllo: area nella quale la descrizione di una funzione è identificata univocamente e sono fornite informazioni su come, quando e da quale istituzione archivistica la descrizione è stata elaborata ed aggiornata 41

42 Il panorama internazionale ISDF: Elementi essenziali Tipologia della funzione (elemento 5.1.1); Forma/e autorizzata/e del nome (elemento 5.1.2); Codice identificativo della descrizione della funzione (elemento 5.4.1). 42

43 Standard e XML Descrizioni archivistiche codificate: l'uso dei linguaggi di marcatura EAD EAC-CPF 4

44 Linguaggi di markup Che cos è il markup Il markup può essere definito come testo aggiunto al testo di un documento allo scopo di comunicare informazione su di esso: marcare un documento significa quindi circoscriverne porzione di testo attraverso l inserimento di specifici marcatori <tag>. La funzione associata a questi marcatori porta a distinguere in ambiente elettronico sostanzialmente tra due tipi di markup: markup di tipo procedurale markup di tipo descrittivo Il markup procedurale circoscrive porzioni di testo allo scopo di indicare il modo in cui questo deve essere processato; il markup descrittivo (o dichiarativo) individua al contrario le parti di testo corrispondenti alle componenti logico-strutturale di un documento, dichiarandone la natura in maniera «formale». 44

45 testo Totò Merùmeni Col suo giardino incolto, le sale vaste, i bei balconi secentisti guarniti di verzura, la villa sembra tolta da certi versi miei, sembra la villa-tipo, del Libro di Lettura... Pensa migliori giorni la villa triste, pensa gaie brigate sotto gli alberi centenari, banchetti illustri nella sala da pranzo immensa e danze nel salone spoglio da gli antiquari. [...] Guido Gozzano Linguaggi di markup testo marcato (markup descrittivo) <poesia> <titolo>totò Merùmeni</titolo> <strofa><verso>col suo giardino incolto, le sale vaste, i bei</verso><verso>balconi secentisti guarniti di verzura,</verso><verso>la villa sembra tolta da certi versi miei,</verso><verso>sembra la villa-tipo, del Libro di Lettura... </verso></strofa><strofa><verso>pensa migliori giorni la villa triste, pensa</verso><verso>gaie brigate sotto gli alberi centenari,</verso><verso>banchetti illustri nella sala da pranzo immensa</verso><verso>e danze nel salone spoglio da gli antiquari.</verso></strofa> [...] <autore>guido Gozzano</autore> </poesia> 45

46 Linguaggi di markup A cosa serve il markup? I computer non sono in grado di interpretare i caratteri alfanumerici che manipolano: essi gestiscono tutto ciò che hanno in memoria come una sequenza di 0 e 1 (ovverosia attraverso combinazioni di due segni opposti). I computer possono tuttavia essere programmati per gestire in vario modo documenti testuali formalmente descritti nei propri elementi strutturali facendo ricorso ad un vocabolario comune formalizzato, ovvero reso esplicito alla macchina. I linguaggi di marcatura assolvono al compito di definire formalmente la struttura logica di un documento (modello), e di riproporre concretamente questo modello astratto all interno del testo sotto forma di marcatori (tags) 46

47 Linguaggi di markup A cosa serve il markup? Capostipite dei linguaggi di marcatura (1986) è stato SGML (Standard Generalized Markup Language), nel tempo soppiantato nell uso da un suo subset semplificato, l extensible Markup Language (XML), che divenne raccomandazione WC nel SGML e poi XML sono i metalinguaggi tramite cui sono state formalizzate le strutture dati standard EAD ed EAC-CPF, che consentono di disporre di descrizioni archivistiche in formato elettronico indipendente da piattaforme software proprietarie (in quanto costituite, testo e marcatori, da stringhe di caratteri ASCII) e conformi ad un modello descrittivo condiviso. 47

48 Standard e XML Si tratta quindi del combinato tra linguaggi e formati standard per il trattamento dell informazione: l adozione dei linguaggi di marcatura per definire DTD o schema (modelli strutturali) di dominio come strumento di formalizzazione ideale per rappresentare e immagazzinare permanentemente le strutture informative implicite veicolate dai documenti pubblicati in rete (o comunque generati/trasferiti su supporto informatico) ha portato alla definizione, in tempi successivi, di standard di codifica descrittiva in ambito archivistico rispettivamente dedicati a: la descrizione archivistica del materiale documentario (Encoded Archival Description - EAD) il relativo contesto di produzione (Encoded Archival Context EAC-CPF) 48

49 Encoded Archival description - EAD Che cosa è EAD Uno schema di metadati formalizzato in XML (DTD) ideato per codificare inventari archivistici, o più generalmente per descrivere complessi archivistici a qualunque livello. Ideato nel corso degli anni Novanta da un gruppo di lavoro sorto nell ambito della comunità archivistica statunitense, e mantenuto dalla Library of Congress, si è posto il duplice obiettivo di consentire il recupero in formato elettronico e la pubblicazione in rete di inventari ed altri strumenti di ricerca archivistici nati su supporto analogico (legacy data) e al contempo la definizione di un modello normativo di riferimento per strumenti di ricerca elaborati direttamente in formato digitale, tenendo presenti e in qualche modo facendo sue le contemporanee riflessioni portate avanti dall ICA nell elaborazione delle norme ISAD. La release tuttora in vigore risale al

50 Encoded Archival description - EAD Struttura di EAD Come è intrinseco nei modelli rappresentati in formato XML, la DTD EAD si presenta come una struttura gerarchica che a partire da un elemento radice <ead> si articola in 2 blocchi informativi principali: <eadheader> Intestazione EAD dove sono raccolte, in specifici sottoelementi, metainformazioni sull oggetto in sé (titolo, compilatore, data di compilazione, etc.); <archdesc> Descrizione archivistica: un segmento corrispondente all effettiva descrizione archivistica e contenente i dati e le descrizioni relative ad un determinato corpus di materiale archivistico Esiste un ulteriore blocco informativo opzionale, <frontmatter>, nella pratica scarsamente utilizzato, che replica sostanzialmente le funzioni di <eadheader> e che può essere ignorato. 50

51 Encoded Archival description - EAD <ead><eadheader> attraverso questo elemento obbligatorio vengono complessivamente fornite informazioni finalizzate a rappresentare un vero e proprio frontespizio elettronico del mezzo di corredo, indispensabili per una sua corretta individuazione in ambito digitale. In <eadid> Identificatore EAD, sottoelemento obbligatorio, va indicato un codice identificativo univoco che identifichi globalmente l oggetto testuale ( e il record EAD) <filedesc> Descrizione del mezzo di corredo, anch esso obbligatorio, racchiude il complesso della informazione bibliografica essenziale relativa a titolo, autore, edizione, pubblicazione, etc. dello strumento di ricerca precedentemente edito. <profiledesc> Descrizione del profilo: sottoelemento opzionale per la codifica di informazioni concernenti la creazione dello strumento di ricerca codificato. <revisiondesc> Descrizione degli aggiornamenti, consente di marcare le modifiche o revisioni apportate allo strumento elettronico codificato. 51

52 Encoded Archival description - EAD Frammento di file XML EAD: esempio di utilizzo di <filedesc> <filedesc> <titlestmt> <titleproper> Inventory of the Kingsley Amis Papers <date> </date> </titleproper> <author>processed by Sara S. Hodson; machine-readable finding aid created by Xiuzhi Zhou </author> </titlestmt>... </filedesc> NB. I tag vanno aperti/chiusi rispettando gli annidamenti 52

53 Encoded Archival description - EAD <ead><archdesc> È l elemento tramite cui si raggiunge la descrizione vera e propria della documentazione archivistica In una rappresentazione dell informazione che procede dal generale al particolare, <archdesc> corrisponde al livello di descrizione più alto del corpus documentario descritto dallo strumento di ricerca, contenente l intera informazione riguardante l identificazione e la descrizione della documentazione archivistica, come pure molte delle informazioni supplementari che possono facilitarne l accesso e l utilizzo da parte degli utenti. 5

54 Encoded Archival description - EAD <ead><archdesc> <archdesc> si definisce ulteriormente nell uso attraverso l introduzione di alcuni attributi specializzati: in particolare risulta essere obbligatorio l che identifica la natura dell intero complesso archivistico definendone il livello più ampio di descrizione (scelta di valori possibili tra: collection, class, fonds, subfonds, series, subseries, file, recordgrp, item). Es. <archdesc level="fonds"> In un modello descrittivo che procede dal generale al particolare, i livelli subordinati ad <archdesc> ereditano le informazioni in esso contenute: si mantiene così un controllo sulla ridondanza e si ottiene il rispetto del principio ISAD della pertinenza dell informazione per ciascun livello di descrizione. 54

55 Encoded Archival description - EAD <ead><archdesc>: struttura informativa <archdesc> <did> Area di identificazione e descrizione del fondo/collezione: <unittitle> Denominazione del fondo/complesso archivistico <unitid> Codice identificativo <unitdate> Estremi cronologici <repository> Organismo responsabile dell accesso intellettuale <origination> Soggetto produttore <physdesc> Descrizione fisica (quantità/tipologia, etc.) </did> <accessrestrict>, <acquinfo>, : informazioni di natura gestionale-amministrativa: condizioni d accesso, modalità di acquisizione, <arrangement>criteri di ordinamento del fondo/complesso archivistico <scopecontent> Presentazione del contenuto <bioghist> Storia istituzionale / amministrativa o biografia <controlaccess> Chiavi di accesso controllato <dsc> Descrizione dei livelli sottostanti 55

56 <archdesc level="fonds"> <did> <unitid>acs-sar-00001</unitid> <unittitle>fondo Pasquale Saraceno</unittitle> <repository> <corpname>archivio centrale dello Stato</corpname> </repository> <origination> <persname>pasquale Saraceno</persname> </origination> <unitdate> </unitdate> <physdesc> <extent>bb. 151, cc. 8407</extent> EAD ESEMPIO DI DESCRIZIONE ARCHIVISTICA (livello ARCHDESC) </physdesc> </did> <bioghist> <p>pasquale Saraceno nacque a Morbegno, in Valtellina, il 14 giugno 190, da Francesco e Orsolina Lombardo.[ ] </p> </bioghist> <scopecontent> <p>l'archivio Pasquale Saraceno è formato dalle carte ritrovate nei locali del suo ufficio presso l'iri e nella sua abitazione privata. Le operazioni di recupero e di raccolta dell'archivio[ ]</p> </scopecontent> <dsc>. 56

57 <ead><archdesc><dsc>: i livelli di descrizione subordinati EAD Descrizione degli elementi subordinati: dal fondo alle singole partizioni inferiori (serie, sotto-serie, unità archivistica) fino, se necessario, alla singola unità documentaria (item). Il tag <c> Componente rende ripetendosi e/o annidandosi ad libitum i diversi livelli strutturali in cui si articola il corpus archivistico, che possono essere formalmente individuati attraverso il già visto es. <c level="series"> [elementi descrittivi della serie] </c> <c level="series"> [elementi descrittivi della serie] <c level=«file"> [elementi descrittivi del fascicolo] </c> </c> chiusura serie chiusura fascicolo chiusura serie In conformità ai principi della descrizione multilivello il content model dell elemento <c> ripropone i già visti data elements disponibili all interno di <archdesc> 57

58 <dsc> <c level= series > <did> <unitid>acs-sar.2</unitid> <unittitle>corrispondenza</unittitle> </did> <c level= subseries > <did><unitid>acs-sar.2.1</unitid> <unittitle>corrispondenza in ordine alfabetico</unittitle> <unitdate> </unitdate> <physdesc>6.55 cc.</physdesc> </did> <c level = file > <did> <unitid>acs- SAR.2.1.1</unitid> <unittitle> Abelson, Milton </ unittitle> <unitdate> </unitdate> <physdesc> cc.</physdesc> </did> </c> </c> </c> [ ] </dsc> EAD ESEMPIO DI DESCRIZIONE ARCHIVISTICA (annidamento dei componenti strutturali <c>) 58

59 Encoded Archival description - EAD <ead><archdesc><dsc><c01>..<c12> In alternativa a <c> il modello EAD offre, per agevolare un corretto annidamento, i cosiddetti Componenti numerati, ovvero una sequenza di dodici livelli descrittivi annidati, da <c01> a <c12>, ciascuno strutturato logicamente come il tag omonimo non numerato. Si noti però che la posizione numerica non individua, una volta per tutte, un determinato livello di descrizione: in dipendenza della complessità strutturale del materiale archivistico descritto, in uno stesso strumento di corredo un tag <c04> potrebbe indicare in una occorrenza una serie ed in un altra un fascicolo, motivo che rende comunque raccomandabile l utilizzo dell e di conseguenza scarsamente rilevante o forse addirittura fuorviante il ricorso al componente numerato. All interno di <archdesc> l elemento <dsc> consente di accedere alle componenti subordinate <c> o <c01> 59

60 Encoded Archival description - EAD <ead><archdesc><dsc><c>: i sottoelementi diretti <accessrestrict> Condizioni d accesso <accruals>incrementi previsti <acqinfo> Modalità di acquisizione <altformavail> Esistenza e localizzazione di copie <appraisal> Procedure, tempi e criteri di valutazione e scarto <arrangement> Criteri di ordinamento <bibliography> Bibliografia <bioghist> Storia istituzionale / amministrativa o biografia <controlaccess> Chiavi d accesso controllato <custodhist> Storia archivistica <dao> Oggetto archivistico digitalizzato, <daogrp> Gruppo di localizzazioni dell oggetto archivistico digitalizzato 60

61 Encoded Archival description - EAD <ead><archdesc><dsc><c>: i sottoelementi diretti <descrgrp> Gruppo di elementi descrittivi <fileplan> Sistema di classificazione e fascicolazione <index> Indice <note> Note <odd> Altri dati descrittivi <originalsloc> Esistenza e localizzazione degli originali <otherfindaid> Mezzi di corredo <phystech> Caratteristiche materiali e requisiti tecnici <prefercite> Citazione consigliata <processinfo> Informazioni sul trattamento <relatedmaterial> Documentazione collegata <scopecontent> Ambiti e contenuto <separatedmaterial> Documentazione separata <userestrict> Condizioni di utilizzazione 61

62 Encoded Archival description - EAD <ead><archdesc><dsc><c> i sottoelementi diretti : <controlaccess> Un elemento di aggregazione che individua delle chiavi di accesso per i materiali descritti e consente la ricerca per termini controllati su mezzi di corredo distribuiti su una rete informatica. Al ricorso all elemento contenitore <controlaccess> e alle potenzialità di indicizzazione di chiavi di accesso controllate alla documentazione tramite esso fornite è stato dato molto rilievo dagli sviluppatori di EAD. All interno di questo contenitore dovrebbero essere ricondotti, quei nomi e termini, preferibilmente derivati da vocabolari controllati, che per la loro rilevanza rispetto alla documentazione descritta possono rappresentare un significativo ausilio alle attività di ricerca tipicamente condotte dagli utenti in ambiente digitale. 62

63 Encoded Archival description - EAD <ead><archdesc><dsc><c> i sottoelementi diretti : <controlaccess> Tra i numerosi sotto-elementi specifici previsti dal modello sono particolarmente rilevanti: <corpname> Nome di ente, <famname> Nome di famiglia, <persname> Antroponimo, <geogname> Toponimo, <subject> Soggetto Da tenere presente inoltre <function> Funzioni e attività, <genreform> Tipologia e forma, <occupation> Occupazione e <title> Titolo 6

64 Encoded Archival description - EAD Esempi di uso di EAD: il Sistema Guida generale markup XML EAD nativo 64

65 Encoded Archival description - EAD <ead>: analisi formale In totale, gli elementi EAD sono 146 Gli elementi descrittivi utilizzabili sono i medesimi, dal livello di descrizione più elevato al più basso «Neutralità» dei nomi degli elementi strutturali: non «collezione», «fondo», «serie», «fascicolo», ma «componente»(eventualmente con attributo che ne specifica la natura) Pochissimi gli elementi o attributi del modello dichiarati come obbligatori (pur essendo un modello dati ISAD-compatibile, in realtà disattende in questo senso la raccomandazione ISAD relativa alla obbligatorietà dei 6 elementi ritenuti essenziali per garantire lo scambio di informazioni a livello internazionale: Segnatura/e o codice/i identificativo/i - Denominazione o titolo - Soggetto produttore - Data/e - Consistenza dell unità di descrizione - Livello di descrizione). 65

66 Encoded Archival description - EAD <ead>: analisi formale Rari i vincoli prescrittivi rispetto al loro ordine di presentazione. Questa flessibilità ne ha peraltro aiutata l ampia diffusione, in quanto uno standard descrittivo come EAD ha potuto adattarsi a descrivere qualunque tipologia di complesso documentario, e generare (ovvero trasportare in formato elettronico) tipologie di strumenti di descrizione archivistica eterogenei e difformi: molto analitici e dettagliati così come estremamente sommari e di carattere generale. NB. È in corso un processo di revisione della DTD EAD che prevede il rilascio di una terza release nel corso del

67 Encoded Archival Context EAC-CPF <eac-cpf>: origine e rapporti con ISAAR 1998: primo meeting presso l'università di Yale, per promuovere lo sviluppo di uno standard di codifica basato su ISAAR(CPF) da integrare a EAD per descrivere le informazioni di contesto in un ambito separato dalla descrizione dei complessi archivistici 2001: incontro di Toronto: principi generali dello standard (i Toronto Tenets) e redazione della DTD; agosto 2004: versione beta EAC permane a lungo come modello di riferimento per la comunità internazionale e viene adottato in numerosi progetti scientifici, tra cui è importante ricordare il Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani. estate 2009: bozza di una nuova versione, denominata EAC CPF (Encoded archival context - Corporate bodies, persons, and families), che rivede la struttura della precedente versione beta 2010: EAC-CPF schema Lo standard è attualmente mantenuto dalla Society of American Archivists in collaborazione con la Staatsbibliothek zu Berlin (Biblioteca nazionale di Berlino) ( 67

68 Encoded Archival Context EAC-CPF Scopo di <eac-cpf> Fornisce un metodo formale per descrizioni codificate di persone, enti e famiglie responsabili della produzione di documenti e di altre risorse, laddove tale descrizione fornisce il contesto per comprendere e interpretare tali documenti e risorse. Daniel Pitti (Institute for Advanced Technology in the Humanities, University of Virginia) Scopo primario dello standard è la codifica delle informazioni di descrizione relative ai soggetti (agents), al fine di permettere la condivisione, l individuazione e la presentazione di queste informazioni in ambiente digitale. Tale obiettivo non esclude la possibilità di descrivere attraverso il medesimo modello soggetti che rivestono ruoli diversi dal produttore nel contesto archivistico. 68

69 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura di <eac-cpf> Ciascun documento EAC è dedicato alla descrizione di una singola entità L elemento radice che racchiude tutte le informazioni descrittive, <eaccpf>, è articolato in due blocchi di informazioni, corrispondenti ai due elementi obbligatori: <control> e <cpfdescription> 69

70 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura di <eac-cpf> - <control> - Control (Controllo) contiene le informazioni relative al controllo della descrizione dell entità, che forniscono il contesto di riferimento del record EAC; - <cpfdescription> (Descrizione di enti, persone e famiglie), contiene informazioni relative alle descrizione vera e propria dell entità. Nel caso in cui si voglia utilizzare più volte nella medesima istanza l elemento <cpfdescription>, si adotta l elementocontenitore <multipleidentities> (il modello li pone per tale motivo in alternativa OR) 70

71 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura di <eac-cpf> - l elemento <control> <control> contiene a sua volta numerosi sottoelementi, alcuni opzionali, per i quali è previsto obbligatoriamente l ordine di successione osservato di seguito: <recordid> - Identifier (Identificatore): elemento obbligatorio; contiene uno o più identificatori univoci per l istanza eac-cpf descritta. <otherrecordid>: un elemento facoltativo che permette di inserire identificatori aggiuntivi associati alla medesima istanza eac-cpf. <maintenancestatus> - Maintenance status (Stato di manutenzione): elemento obbligatorio; contiene informazioni relative allo stato di redazione dell istanza eac-cpf <publicationstatus> - Publication Status (stato di pubblicazione): elemento facoltativo; contiene informazioni relative allo stato di pubblicazione dell istanza eac-cpf <maintenanceagency> - Maintenance agency (Soggetto responsabile della manutenzione): elemento obbligatorio; denominazione e informazione codificata relative all istituzione o servizio responsabile della produzione, tenuta e/o disseminazione dell istanza eac-cpf. 71

72 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura di <eac-cpf> - l elemento <control> (segue) <languagedeclaration> - Language declaration (Lingua): elemento obbligatorio; contiene informazioni codificate e in linguaggio naturale relative alla lingua usata nella compilazione dell istanza eac-cpf <conventiondeclaration> - Convention declaration (Dichiarazione delle convenzioni): elemento facoltativo; contiene informazioni sulle regole adottate per formulare l istanza eac-cpf, in particolare i nomi espressi nell elemento <identity> e i vocabolari controllati e i thesauri usati. <localtypedeclaration> - Local Type Declaration (Dichiarazione locale): un elemento facoltativo usato per dichiarare le convenzioni locali adottate nell attributo localtype. <localcontrol> - Local Control (Controllo locale): un elemento facoltativo in cui inserire informazioni di controllo legate a pratiche locali e che non trovano spazio all interno degli altri elementi contenuti in <control>. 72

73 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura di <eac-cpf> - l elemento <control> (segue) <maintenancehistory> - Maintenance History (Storia della manutenzione): elemento obbligatorio; contiene informazioni sulla data, il tipo e gli eventi relativi alla vita di una istanza eaccpf. Contiene al suo interno uno o più elementi <maintenanceevent> che documentano la creazione, l importazione, l aggiornamento e l eliminazione della descrizione. Ciascun evento prevede l indicazione e il tipo di agente (umano o automatico), il tipo di intervento operato, una sua descrizione e la data relativa. <sources> - Sources (Fonti): elemento obbligatorio; contiene informazioni relative alle fonti consultate per la descrizione della/delle entità contenute nell istanza eac-cpf. Contiene a sua volta uno o più elementi <source>. 7

74 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura di <eac-cpf> : l elemento <control> 74

75 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura di <eac-cpf><cpfdescription> L elemento <cpfdescription> - Corporate body, person or family description (Descrizione di enti, persone e famiglie) raccoglie gli elementi relativi alla descrizione dell entità: <identity> - Identity (Identità): struttura complessa che contiene il/i nome/i usati dall entità nel corso della sua esistenza. Contiene a sua volta l elemento <nameentry>, per ciascuna denominazione adottata, e un <nameentryparallel> per indicare più di un <nameentry> espresso in lingue diverse ufficiali. <description> - Description (Descrizione): contiene elementi descrittivi corrispondenti a quelli di ISAAR (CPF) per la descrizione dell entità. 75

76 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura di <eac-cpf> - l elemento <cpfdescription> (segue) <relations> - Relations (Relazioni): contiene al suo interno elementi che permettono di esprimere uno o più riferimenti o descrizioni di enti, famiglie o persone <cpfrelations>, risorse <resourcerelations> o funzioni <functionrelations>. <cpfdescription> offre come ultima opzione (facoltativa) un ulteriore macroelemento: <alternativeset> - Alternative set (insieme di descrizioni alternative). All elemento è affidato il compito di contenere eventuali authority records riguardanti la medesima entità derivati da altri sistemi di authority, espressi all interno di una singola istanza EAC-CPF. Le istanze EAC-CPF alternative possono essere espresse nella medesima lingua del record in cui sono inserite oppure in lingue differenti. 76

77 Encoded Archival Context EAC-CPF gli elementi identificativi: <identity> 77

78 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura di <eac-cpf> : <eac-cpf><cpfdescription><identity> <identity> è l elemento più complesso dello schema EAC-CPF L elemento <entitytype> è obbligatorio. Esprime il tipo di entità descritta, ed ha solo tre valori possibili: person, corporatebody, o family. <nameentry> è costituito da uno o più elementi <part> per la codifica di una o più denominazioni usate per l entità. Con <nameentryparallel> è possibile indicare anche l esistenza di eventuali nomi paralleli ufficiali espressi in lingue diverse (casi di bilinguismo territoriale). Viene offerta in questo caso la possibilità di inserire un riferimento cronologico per l utilizzo della specifica forma del nome (<usedates> ), e di scegliere tra una forma autorizzata (<authorizedform> ) e una forma alternativa (<alternativeform> ) 78

79 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura di <eac-cpf> : <eac-cpf><cpfdescription><identity> (segue) L elemento opzionale <preferredform> viene utilizzato per distinguere, tra diverse intestazioni tutte autorizzate, la forma preferita del nome da visualizzare come intestazione del record. <entityid> è opzionale (esiste già un identificativo del record sottoelemento obbligatorio di <control>) <descriptivenote> è un elemento opzionale che occorre anche in diversi altri punti dello schema, e può essere usato per esprimere in forma testuale qualunque ulteriore informazione descrittiva si ritenesse necessario introdurre 79

80 Encoded Archival Context EAC-CPF Modello dati EAC-CPF: la descrizione dell entità articolazione del nodo <description> 80

81 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura: <eac-cpf><cpfdescription><description> <description> accoglie informazioni descrittive di varia natura (in forma sia testuale che controllata) relative all entità ed è l elemento più raccordabile con quanto previsto dalle norme ISAAR. I sottoelementi di <description> si presentano generalmente in una duplice forma, singolare e plurale, per contemplare anche i casi di occorrenze multiple: <existdates> le date di esistenza dell entità descritta. Le date possono essere ulteriormente definite come data singola (<date>), estremi cronologici (<daterange> dotato di specifici sottoelementi obbligatori <fromdate> e <todate>) oppure, laddove ci sia bisogno di raggruppare informazioni complesse espresse con date sia singole che inclusive, attraverso <dateset>. 81

82 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura: <eac-cpf><cpfdescription><description> (segue) <place> codifica la indicazione di luoghi o territori (indicati singolarmente in <placeentry>) connessi all entità descritta per vari motivi (che possono essere indicati attraverso l elemento <placerole>). Possono essere inclusi riferimenti cronologici attraverso la riproposizione al suo interno dei vari elementi data disponibili (<date>, <daterange>, <dateset>). <localdescription> qui, come altrove nel modello EAC-CPF, viene usato per estendere il modello a elementi descrittivi a esclusiva valenza locale. <legalstatus> Indica la personalità giuridica di un ente, solitamente definita da un organismo governativo o da una agenzia autorizzata. <function> Codifica funzioni, processi, attività, competenze, etc. riferibili in maniera rilevante all entità descritta. 82

83 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura: <eac-cpf><cpfdescription><description> (segue) <occupation> viene usato per indicare la professione o il lavoro svolto dall entità descritta. <mandate> codifica il o i mandati principali dell entità descritta. <structureorgenealogy> informazione sulla struttura organizzativa di un ente o sull albero genealogico di una persona o famiglia <generalcontext> codifica informazione relativa al contesto sociale e culturale riferibile all entità descritta. <bioghist> Biographical or Historical Note (Nota storica o biografica) è dedicato alla codifica di informazioni di dettaglio relative alla vita di una persona o di una famiglia, ovvero alla storia amministrativa di un ente. 8

84 Encoded Archival Context EAC-CPF Struttura di <eac-cpf>: <eac-cpf><cpfdescription><relations> <relations> è un elemento contenitore che raggruppa assieme uno o più elementi di relazione, ciascuno dei quali denota una specifica relazione. Le entità descritte possono essere messe in relazione con altri enti, con persone o famiglie attraverso l elemento <cpfrelation>; con funzioni, circostanza esprimibile facendo ricorso a <functionrelation>; o con altre risorse come complessi archivistici, risorse bibliografiche o oggetti museali, attraverso l uso di <resourcerelation> Cfr. ISAAR (CPF) 2 ed COLLEGAMENTO DEGLI ENTI, PERSONE E FAMIGLIE CON LA DOCUMENTAZIONE ARCHIVISTICA E CON ALTRE RISORSE I record d autorità archivistici sono elaborati in primo luogo per illustrare il contesto di produzione della documentazione archivistica. Per rendere effettiva tale illustrazione è necessario collegare i record d autorità alla descrizione della documentazione. I record d autorità archivistici possono anche essere collegati ad altre pertinenti risorse informative. Quando sono stabiliti tali collegamenti è importante dar conto della natura, quando conosciuta, della relazione fra l ente, la persona o la famiglia e la risorsa collegata. [ ] 84

85 Encoded Archival Context EAC-CPF Modello dati EAC-CPF: <relations> la gestione delle relazioni tra soggetti e risorse 85