MANUALE GESTIONE CONTO DEPOSITO SIRCI PRESSO EKOTEM. 01 Ottobre /9

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1 MANUALE GESTIONE CONTO DEPOSITO SIRCI PRESSO EKOTEM 01 Ottobre /9

2 Gestione conto deposito Sirci presso Ekotem Di seguito viene descritta la procedura per la gestione del conto deposito Sirci presso Ekotem. La procedura è divisa in 2 fasi, nella prima Sirci invia la merce ad Ekotem, nella seconda la merce viene venduta da Sirci al cliente finale con consegna da deposito Ekotem. Tutta la gestione fa riferimento al gestionale Seven di Sirci, sul gestionale Seven di Ekotem non è necessario eseguire nessuna operazione. Fase 1 merce da Sirci a Ekotem: Abbiamo creato un nuovo magazzino MEKO in cui carichiamo tutta la merce destinata al deposito Ekotem La logistica Sirci periodicamente in base a proprie valutazioni, invia i prodotti al deposito Ekotem secondo la seguente procedura: 1. generazione di un ordine ORDE (ordine c/deposito Ekotem) 2. generazione DDTE (DDT C/Deposito EKOTEM) che scarica il magazzino A3 e carica il magazzino MEKO. Non viene generata nessuna fattura. Ekotem al ricevimento della merce firma il nostro DDTE e lo archivia senza eseguire nessuna operazione sul gestionale Seven. Fase 2 vendita al cliente La vendita viene gestita da Sirci rimandando ad Ekotem solo la parte logistica: 1. Il nostro commerciale genera un OVEK (Ordine Vendita da Ekotem) 2. L ordine OVEK viene inviato ad Ekotem tramite Ekotem predispone la consegna organizzando il trasporto. 4. Al momento del carico Ekotem si connette con il gestionale seven SIRCI e genera un documento di trasporto DDT4. Il DDT4 viene generato in automatico dal sistema richiamando il relativo ordine OVEK con la possibilità di modificare le quantità dei prodotti non disponibili. 5. Il DDT4 viene stampato su carta intestata SIRCI. Il report di stampa sarà modificato per consentire l aggiunta della dicitura deposito di San Ferdinando (RC) sotto al logo SIRCI. 6. Il DDT4 scarica in automatico il magazzino MEKO. 7. Ekotem archivia il DDT4 firmato dal trasportatore. 8. SIRCI a fine mese genera le fatture di vendita (FTVE) relative ai DDT4 emessi. La connessione a seven SIRCI avviene tramite VPN (rete virtuale tra le ADSL delle due aziende), nelle postazioni Ekotem autorizzate a generare i DDTE verranno create le connessioni al gestionale SIRCI. Dal punto di vista operativo l utente che intende fare un DDTE, deve: 1. avviare Seven 2. cliccare su Chiudi Azienda 3. cliccare su Apri Azienda 4. selezionare SIRCI7 5. generare e stampare il DDTE Per tornare a lavorare con Ekotem eseguirà le stesse operazioni descritte sopra aprendo l azienda EKOTEM. SIRCI invia periodicamente (15/30 giorni) un report ad Ekotem con le giacenze del magazzino MEKO. Ekotem si impegna a verificare la corrispondenza tra le giacenze indicate nel report e quelle effettive, in caso di discordanze verranno eseguiti gli opportuni controlli ed eventuali rettifiche. Problemi aperti Resta da implementare un metodo per il calcolo del costo del trasporto da addebitare a Sirci, visto che può verificarsi il caso in cui in uno stesso trasporto possono essere presenti sia prodotti Sirci che Ekotem. 2/9

3 FLUSSO DOCUMENTALE CONTO DEPOSITO EKOTEM Fase 1 SIRCI EKOTEM Chi Commerciale SIRCI Generata in automatico da Infolog Tipo Documento ORDE LIDE (Ordine Conto (Lista Prelievo deposito Ekotem) DDTE) Ordine Lista Prelievo DDT Fattura Pannacci - DDTE (DDT C/Deposito EKOTEM) Causale Magazzino - - TDC1 (Trasferimento C/Deposito Ekotem) Diminuisce A3 (Ordinato, Giacenza) Aumenta MEKO (Giacenza) - - Fase 2 Ordine Lista Prelievo DDT Fattura VENDITA DA EKOTEM Chi Nostro Commerciale - Ekotem SIRCI - Angela Tipo Documento OVEK - DDT4 FTVE (Ordine Vendita da (DDT C/Vendita da Deposito (Fattura Vendita) Ekotem) Ekotem) Causale Magazzino SVEK (Scarico Vendita C/Deposito Ekotem) Diminuisce MEKO (Impegnato, Giacenza) 3/9

4 PROCEDURA OPERATIVA 4/9

5 Fase 1 Trasferimento merce da SIRCI a Deposito Sirci Presso Ekotem Ordine Trasferimenti Merce L ufficio commerciale SIRCI genera un ordine di trasferimento ORDE Specificare il destinatario SIRCI Specificare la destinazione SIRCI SPA DEPOSITO SUD Ekotem (codice 12) Dall ORDE Viene generata una DDTE con causale di trasporto: Trasferimento in conto deposito, Destinatario: SIRCI, destinazione: Sirci SPA deposito SUD EKOTEM. Quando movimento il DDTE viene automaticamente scaricato A3 e caricato MEKO Fase 2 - Vendita da c/deposito Ekotem Il commerciale SIRCI inserisce un ordine OVEK Sul Tab Aggiuntivi specificare il magazzino MEKO. Se non seleziono MEKO non sarà possibile generare il DDT4. Verificare che su tutte le righe del documento si faccia riferimento al magazzino MEKO anche per le guarnizioni 5/9

6 L ufficio commerciale SIRCI invia l ordine ad Ekotem che provvederà all organizzazione del trasporto. L operatore al momento della preparazione del trasporto dovrà produrre un DDT4 come descritto: L operatore Ekotem apre Seven Chiude l azienda Ekotem Apre l azienda SIRCI7 Apre la form: Gesione Aziendale Ciclo Vendite Genera Documenti di trasporto Seleziono il cliente destinatario della merce Seleziono DDT4 Data del documento generato Immettere l ultimo giorno dell anno in modo da comprendere tutti i documenti Cliccare qui per avviare la ricerca degli ordini 6/9

7 Selezionare le righe degli ordini di cui si vuole fare il DDT Se ad esempio devo fare il ddt4 dell ordine OVEK 16_08 clicco sulle check box corrispondenti Clicco qui per procedere con la generazione del DDT4 NB: se l ordine cercato non appare nella lista avvisare il commerciale Sirci per verificare il corretto inserimento del magazzino nell ordine. Ottengo il codice e la data del nuovo DDT4 Il nuovo documento è stato generato con lo stato Aperto in questa fase ho la possibilità di modificare le qta dei prodotti nel caso in cui non corrispondano con quelle effettivamente caricate. 7/9

8 Eseguo l anteprima di stampa cliccando sulla lente nella toolbox in alto. Seleziono il report di stampa: testate Bolle Attive_SRV_EKOTEM e confermo la scelta Il DDT4 generato va stampato su carta intestata SIRCI,. Il report genera in automatico la dicitura Deposito di San Ferdinando (RC) per indicare che la merce sta partendo per conto di Sirci dal deposito Ekotem Alla generazione del documento viene scaricato il magazzino MEKO. L operatore Ekotem ha terminato, può chiudere l azienda Sirci e riaprire Ekotem. Per verificare su quale azienda stai lavorando controlla sul tutolo della finestra: Sirci7 o Ekotem Fase 3 Fatturazione L operatore SIRCI a fine mese genererà le fatture di vendita FTVE, ricavate dai DDT4 8/9

9 Fatturazione DDT4 Per la fatturazione dei DDT4 generati andrà utilizzata la procedura standard di seven. Per avere un elenco dei DDT da fatturare è possibile consultare il Report: Commerciale -> DDT Conto Deposito da fatturare 9/9