La Gestione Integrata dei Documenti

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1 Risparmiare tempo e risorse aumentando la sicurezza Gestione dei documenti riservati. Protezione dati sensibili. Collaborazione e condivisione file in sicurezza.

2 LA SOLUZIONE PERCHE EAGLESAFE? Risparmia tempo, migliora la produttività EagleSafe è un pacchetto di soluzioni sviluppate per favorire la gestione del ciclo di revisione dei documenti (o files), riducendone le tempistiche, migliorando l operatività, incrementando la produttività e favorendo lo scambio e la condivisione interna o esterna dei files, seppur rispettando i più rigidi standard di sicurezza e la maggiore semplicità d uso. Confronta i documenti con accuratezza e rapidità Confrontare manualmente due documenti o versioni è molto laborioso; farlo accuratamente? Quasi impossibile! Elimina gli errori: EagleSafe effettua la ricerca delle modifiche con rapidità ed estrema semplicità. Con un solo click vedi le differenze. Mantieni il controllo ovunque tu sia Non importa dove tu sia con quale dispositivo ti stia connettendo, i tuoi documenti saranno sempre a portata di mano. Collabora attivamente: rimani sempre aggiornato su modifiche e commenti. Condividi le informazioni con partner e clienti Condividere in sicurezza i documenti, anche con partner e clienti esterni all organizzazione oggi è semplice. Mantenerne il controllo e la sicurezza una priorità: EagleSafe lo rende possibile. Backup: per non perdere nemmeno un dato La perdita dei dati è un costo elevato per qualsiasi realtà, per molti comporta la chiusura dell attività. Consideriamo rotture hardware, furti, calamità naturali, proteggere il proprio patrimonio informativo è di vitale importanza, farlo bene è una scelta. Le nostre competenze Analisi Check-up dei processi in essere legati alla gestione dei documenti ed alla tutela delle informazioni. Workflow Sulla base di quando evidenziato dal checkup iniziale i nostri tecnici proporranno un programma d intervento atto ad ottimizzare il nuovo flusso di gestione dei documenti. Policies Definizione delle politiche di accesso ai documenti e sicurezza per utenti interni, esterni e partner. Pianificazione politiche di backup Formazione e supporto Eagle Networks offre un programma completo di formazione del personale e assicura il necessario supporto tecnico. Aggiornamenti Per tutta la durata del contratto Eagle Networks assicura un costante aggiornamento degli applicativi

3 PER LO STUDIO GESTIONE DEL CICLO DI REVISIONE DEI DOCUMENTI Notoriamente è difficile confrontare in modo efficace e preciso, per esempio, testi Word con documenti PDF. Senza l impiego di validi strumenti, quando si hanno diverse bozze, versioni o revisioni di uno stesso documento, non si hanno molte alternative se non affiancare due finestre a monitor e confrontarne il contenuto ad occhio, oppure stampare i documenti e confrontarli manualmente con il vecchio sistema dell evidenziatore. Ovviamente sono due metodi lenti e poco efficaci, ma soprattutto non garantiscono la perfetta o per lo meno accurata riuscita dell operazione. Comparazione tra differenti formati e versioni A seconda dello step di revisione che il file sta attraversando, alcune modifiche diventano più rilevanti, la nostra soluzione vi supporta in ogni fase: all inizio di una revisione, i contenuti ed il loro ordine sono fondamentali; mentre durante le fasi finali e prima della pubblicazione/condivisione, la punteggiatura e la grammatica acquistano importanza. Prendete visione con accuratezza di tutto ciò che è cambiato, effettuando un semplice e veloce confronto tra le versioni, indipendentemente dalla lunghezza o dalla complessità di un documento Collaborazione sui documenti Metadati: minaccia nascosta La nostra soluzione offre ai propri utenti un esperienza di collaborazione documentocentrica, consentendo revisioni, aggiunta di commenti su contenuti specifici e l aggiornamento dei documenti sulla base di autorizzazioni definite per l utente. E possibile la creazione di aree di lavoro sicure e centralizzate per memorizzare, accedere, porre in condivisione e collaborare su contenuti sia internamente sia con soggetti esterni. Operatività da dispositivi mobili Lavorare in movimento è lo stile di vita di oggi. Le moderne esigenze professionali spingono a rimanere produttivi sempre, anche in viaggio. Gestisci i progetti in movimento con semplicità: puoi istantaneamente porre in condivisione idee, modificare documenti e tenere traccia delle versioni dei file e dei documenti. I documenti contengono più informazioni di quanto non sembri. Eliminate il rischio di diffusione involontaria dei dati sensibili e assicuratevi che siano rimossi prima dell invio via mail o della condivisione. I dati sensibili possono essere nascosti all interno dei documenti ed inavvertitamente inviati all esterno dell organizzazione. Traccia delle modifiche, note e commenti possono danneggiare la reputazione aziendale, o provocare costose violazioni dei dati, se diffusi. La soluzione identifica e pulisce i metadati dai documenti, eliminando il rischio di diffusione accidentale delle informazioni. Sicurezza Tutti i documenti sono protetti con crittografia 256-AES ed il sistema è certificato secondo i più rigidi standard di sicurezza. Gli amministratori mantengono il controllo costante su documenti e policies di gestione.

4 PER I PARTNERS CONDIVISIONE E SINCRONIZZAZIONE SICURA DEI FILES Scambiare e condividere informazioni, anche le più riservate, con partner esterni, siano fornitori o studi di consulenza, è semplice e sicuro. Offrite ai vostri partner un metodo sicuro di accesso ai vostri documenti. Da un unica interfaccia centralizzata web-based, la soluzione permette la condivisione e la collaborazione tra Utenti supportando dispositivi mobili e PC, mentre la gestione della configurazione, le politiche di accesso e di sicurezza sono gestibili tramite un semplice ed intuitivo pannello di controllo. Condivisione e scambio sicuro di file La piattaforma prevede svariati metodi di accesso ai files. Accesso via Web in area protetta, sincronizzazione diretta di PC, Mac e dispositivi mobili. E inoltre possibile, con estrema semplicità, caricare files tramite un browser web, applicazioni mobili, o via . La piattaforma prevede la possibilità di inserire note e commenti sui files, per accrescere la produttività e velocizzare il processo di elaborazione dei singoli progetti. Gestione delle versioni La soluzione prevede la gestione delle versioni dei files, evitando perdite di dati causate da sovrascritture anche accidentali. Il sistema consente il blocco del file su cui si sta lavorando, consentendone l apertura i sola lettura; in ogni caso il salvataggio di nuove modifiche comporta la creazione di una nuova versione del documento. Commenti on-line E possibile aggiungere commenti ai documenti e notificarli, via o testo interno, in tempo reale ai membri del gruppo di lavoro. Operatività da ogni dispositivo Sono disponibili le applicazioni desktop per PC e Mac e le app per ipad, iphone, Android, Tablet e Smartphones. Sicurezza al primo posto Il sistema è progettato per aiutare le organizzazioni a rispettare le norme di sicurezza e privacy dei dati. I dati condivisi sono crittografati con una chiave di crittografia sicura a 256-bit sia durante il transito in rete sia quando sono archiviati. Il software soddisfa gli standard di conformità per le principali normative come HIPAA e PCI. Gli amministratori possono bloccare da remoto file, PC o cellulare, inoltre possono cancellare i dispositivi smarriti, rubati o danneggiati, ottenendo il massimo della protezione. Necessità di spazio? La soluzione un taglio minimo d ingresso di 1000GB di spazio di archiviazione, spazio utile per archiviare in sicurezza centinaia di migliaia di documenti.

5 PER I CLIENTI SCAMBIO SICURO DEI FILES ED ARCHIVI PERSONALI Rendi sicura la comunicazione con i tuoi clienti, proteggi le loro informazioni in modo semplice e rapido. Contrariamente a ciò che tutti credono, l , seppur strumento indispensabile per comunicare, è un mezzo altamente insicuro! Noi crediamo che proteggere e tutelare le informazioni personali o sensibili sia un dovere di tutti. La nostra soluzione ti consente di offrire ai tuoi clienti elevati standard di protezione. Area di lavoro per i clienti La piattaforma prevede la possibilità di condividere una cartella (area di lavoro) con il singolo cliente, il quale potrà accedere via web tramite un link diretto. L accesso sarà protetto da password secondo le policies definite. Upload e download di file E possibile limitare l accesso alla sola funzione di download oppure consentire entrambe le attività. E possibile impostare la policy che impone il download in pdf del documento, indipendentemente dal tipo di file originale. Upload dei documenti via E prevista la possibilità di effettuare l upload dei documenti inviando una semplice mail con allegati. Questa funzionalità può rivelarsi utile per automatizzare i processi di trasmissione dei documenti, ad esempio utilizzando il sistema scan to mail: in questo caso i documenti scannerizzati possono essere inviati e direttamente archiviati nella propria area personale. Sicurezza: Certificazioni FINRA HIPAA ISAE 3402 PCI SAS 70 SSAE 16 SysTrust US / EU Safe Harbor Gestione Centralizzata Permette di gestire le autorizzazioni di l accesso, la visualizzazione, il download, l editing e la condivisione dei documenti, proteggere con password i documenti di proprietà o riservati e impostare date di scadenza stabilite per l accesso ai documenti.

6 PROTEZIONE BACKUP E RECOVERY Il package EagleSafe include la nostra soluzione di backup e recovery top di gamma. Preservare dati, applicazioni, database, oltre ad essere un obbligo di legge, è un dovere per chi desideri proteggere il proprio patrimonio informativo. Integrazioni La soluzione è in grado di effettuare il backup di ambienti server, sia fisici sia virtuali, database, personal computer e computer portatili. implementazioni e plugin del software permettono di effettuare copie a caldo (senza interruzione del lavoro) dei sistemi informativi. Potenza e flessibilità Come un software di backup tradizionale è possibile scegliere, quali files, server, database backuppare, con quale frequenza ed il numero di versioni da conservare per ogni singolo componente. In caso di necessità, dal semplice file erroneamente cancellato fino al ripristino di un intero server, il sistema permette l immediato recupero da un unica console di management centrale. Portale di gestione Il nostro portale rende semplice la gestione di tutti i backup di tutti i dispositivi. Il tempo è un bene prezioso, l impiego di una singola piattaforma per la gestione dell intero processo di backup e disaster recovery, migliora, semplifica e rende sicure queste operazioni. In qualsiasi momento, tramite la console centrale è possibile monitorare le proprie macchine. Reportistica e gestione Utilizzando il rappostrto di stato dei backup è possibile consultare le attività relative ad ogni singolo set di backup, grazie ad un esaustivo report giornaliero omnicomprensivo. Eagle Networks è un marchio Blue Eagle Technology Brescia Ufficio Commerciale: Tel Datacenter ridondati In considerazione della criticità dei dati gestiti, tutti i file memorizzati nel primo datacenter sono immediatamente replicati verso un datacenter secondario, locato a centinaia di chilometri di distanza. Questa modalità operativa ci consente di garantire la perfetta conservazione di una copia di dati. Sicurezza Per noi i dati sono un bene prezioso, ma solo per il legittimo proprietario, per questo motivo il sistema prima di inviare informazioni verso i nostri datacenter li cifra utilizzando un algoritmo AES-256 con chiave privata che può essere definita dall utente. Nemmeno i nostri amministratori di sistema saranno in grado di accedere a vostri dati.

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