FileMaker Pro 12. Esercitazioni

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1 FileMaker Pro 12 Esercitazioni

2 FileMaker, Inc. Tutti i diritti riservati. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, California FileMaker e Bento sono marchi di FileMaker, Inc. registrati negli U.S.A. e in altri Paesi. Il logo della cartella e il logo Bento sono marchi di FileMaker, Inc. Tutti gli altri marchi sono di proprietà dei rispettivi proprietari. La documentazione di FileMaker è protetta da copyright. Non è permesso fare copie o distribuire questa documentazione senza previa autorizzazione scritta di FileMaker. È possibile utilizzare la presente documentazione soltanto unitamente a una copia del software FileMaker concessa in licenza. Tutte le persone, le società, gli indirizzi e gli URL elencati negli esempi sono fittizi e ogni riferimento a persone, società, indirizzi o URL esistenti è puramente casuale. Gli autori sono elencati nei documenti Riconoscimenti forniti insieme con questo software. I prodotti di terze parti e gli URL sono citati unicamente a scopo informativo e non costituiscono obbligo o raccomandazione. FileMaker, Inc. non si assume alcuna responsabilità nei confronti delle prestazioni di questi prodotti. Per ulteriori informazioni, visitare il nostro sito Web all indirizzo Edizione: 01

3 Indice Lezione 1 Principi di base di FileMaker Pro 7 Uso di queste esercitazioni 7 Dove trovare il file di esempio 8 Principi di base sui database 8 Che cos è un database? 8 Perché utilizzare un database? 8 Come è organizzato un database? 8 Come vengono visualizzati i dati dei campi? 9 Principi di base di FileMaker Pro 9 Modi di FileMaker Pro 9 Per ulteriori informazioni 10 Lezione 2 Uso delle informazioni 11 Apertura di un database e spostamento tra i record 11 Visualizzazione delle informazioni in modi diversi 12 Visualizzazione di un formato diverso 13 Visualizzazione dei formati come moduli, liste e tabelle 15 Barra degli strumenti e barra formato 16 Funzioni dei pulsanti della barra degli strumenti 16 Personalizzazione della barra degli strumenti 16 Salvataggio di una copia del file di esempio 17 Per ulteriori informazioni 17 Lezione 3 Ricerca e ordinamento dei record 18 Utilizzo della ricerca rapida per ricerche in un database 18 Ricerca dei record in base ai criteri di un singolo campo 19 Ricerca dei record in base ai criteri di più campi 20 Ricerca dei record corrispondenti a più criteri nello stesso campo 21 Ricerca dei record corrispondenti a un intervallo di criteri nello stesso campo 21 Restrizione della ricerca 22 Salvataggio di una richiesta di ricerca da utilizzare in futuro 23 Ricerca dei record utilizzando una ricerca salvata 24 Ordinamento del gruppo trovato 24 Aggiunta di un nuovo record in Visualizza come lista 25 Per ulteriori informazioni 26 Lezione 4 Creazione di un database e inserimento dei record 27 Creazione di un database semplice 27 Campi 27 Creazione di un database 27

4 4 Inserimento dei dati nel database 29 Creazione del primo record 29 Creazione di un altro record 29 Copia dei dati mediante trascinamento 29 Modifica dei dati di un record 30 Inserimento dei dati in Visualizza come modulo 30 Eliminazione di un record 30 Inserimento di un file in un campo Contenitore 30 Per ulteriori informazioni 31 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati 32 Formati e tabelle 32 Personalizzazione dei formati 32 Strumenti del formato e finestra Impostazioni 32 Ridimensionamento, spostamento e aggiunta di un campo 34 Selezione e ridimensionamento di un campo 34 Spostamento di un campo 34 Aggiunta di un campo 35 Aggiunta di un pannello struttura a schede 36 Visualizzazione di un numero come valuta 37 Modifica delle dimensioni e del colore del testo 38 Aggiunta di un immagine al formato 39 Per ulteriori informazioni 39 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere 40 Creazione di un elenco a colonne 40 Creazione di etichette postali 41 Formati Etichette 41 Creazione di un formato Etichette 41 Creazione di una lettera 43 Formati Lettera 43 Creazione di un formato vuoto di una pagina 43 Personalizzazione della lettera con il nome della società 46 Aggiunta della formula di chiusura 46 Per ulteriori informazioni 47 Lezione 7 Semplificazione dell inserimento dei dati 48 Inserimento dei dati utilizzando le liste valori 48 Definizione di una lista valori 48 Assegnazione di una lista valori a un campo e visualizzazione dei valori come pulsanti di opzione 49 Creazione di valori con un campo Calcolo 50 Creazione di un campo Calcolo 50 Test del calcolo 52

5 5 Inserimento automatico di un numero di serie 52 Creazione di un campo per i numeri di serie 52 Per ulteriori informazioni 53 Lezione 8 Automatizzazione delle operazioni con pulsanti e script 54 Esecuzione di un operazione utilizzando un pulsante 54 Creazione del pulsante 54 Esecuzione di una serie di operazioni con uno script 55 Script 55 Creazione di uno script per l anteprima del formato Etichette 55 Assegnazione di uno script a un pulsante 56 Assegnazione di un nuovo nome al pulsante 57 Test del pulsante 57 Per ulteriori informazioni 57 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti 58 Resoconti riassunto 58 Creazione di un resoconto dinamico in Visualizza come tabella 58 Analisi dei dati in Visualizza come tabella 58 Nascondere i dati non necessari nel resoconto 59 Raggruppamento e ordinamento dei dati e definizione di un campo Riassunto 59 Applicazione di un etichetta ai dati raggruppati e rimozione dei valori di dati duplicati 60 Utilizzo di un assistente per creare un resoconto con dati raggruppati e totali 61 Formati per resoconti a riassunto parziale 61 Creazione di un resoconto a riassunto parziale con totali 62 Salvataggio e invio di un resoconto come file PDF 67 Per ulteriori informazioni 68 Lezione 10 Creazione di grafici dai dati 69 Creazione di un grafico a torta 69 Per ulteriori informazioni 70 Lezione 11 Creazione di database relazionali 71 Visualizzazione di un record correlato in un file 71 Definizione di una relazione con un altra tabella 71 Visualizzazione dei dati di un record correlato 72 Visualizzazione di un elenco di record correlati 73 Creazione di un portale per la visualizzazione dei record corrispondenti 73 Aggiunta di campi e formattazione del portale 74 Per ulteriori informazioni 76

6 6 Lezione 12 Condivisione e scambio dei dati 77 Condivisione dei dati 77 Attivazione della condivisione in rete di FileMaker 77 Apertura di un file remoto 79 Disattivazione della condivisione in rete di FileMaker 80 Scambio dei dati 80 Salvataggio e invio dei dati 81 Formati di file supportati per l importazione/esportazione 81 Importazione dei dati 81 Importazione dei dati nel file di esempio 81 Per ulteriori informazioni 83 Lezione 13 Protezione dei dati in FileMaker Pro 84 Creazione di account e password 84 Account 84 Creazione di un set di privilegi 86 Set di privilegi 86 Creazione di un set di privilegi personalizzato 87 Per ulteriori informazioni 87 Lezione 14 Backup dei database 88 Esecuzione del backup del database 88 Quando eseguire il backup 88 Per ulteriori informazioni 89

7 Lezione 1 Principi di base di FileMaker Pro Benvenuti alle esercitazioni di FileMaker Pro. Questa esercitazione descrive le modalità di gestione delle informazioni in FileMaker Pro. Verrà illustrato l uso di FileMaker Pro per le seguenti operazioni: 1 individuazione e ordinamento delle informazioni 1 creazione e inserimento di record in un database semplice 1 creazione di etichette postali 1 creazione di calcoli, pulsanti e script 1 creazione ed esecuzione di resoconti 1 visualizzazione di dati in un grafico 1 creazione delle relazioni tra tabelle del database di FileMaker Pro 1 spiegazione del modo in cui i file possono essere condivisi con altri utenti in rete o su Internet 1 protezione delle informazioni del database assegnando account utenti e set di privilegi ed effettuando il back up del database L esercitazione dura circa cinque ore e può essere eseguita in una sola sessione oppure in diverse sessioni di durata più breve. Uso di queste esercitazioni Queste lezioni si basano sul database dei clienti di una società immaginaria di nome Panificio preferito. I clienti possono pagare un costo annuale per ricevere uno sconto su tutti gli ordini. Panificio preferito usa FileMaker Pro per tenere traccia dei nomi, degli indirizzi e dello stato dell iscrizione al programma di sconto dei clienti e per creare etichette e lettere per contattarli. Si consiglia di completare le lezioni in sequenza, in quanto le ultime presumono la conoscenza dei concetti introdotti nelle lezioni precedenti. Il file di esempio utilizzato si evolve man mano che vengono effettuate le lezioni. In questa esercitazione si presume che l utente abbia una discreta conoscenza del sistema operativo in uso nel computer. Per completare le esercitazioni è necessario saper aprire file, individuare cartelle ed eseguire altre operazioni che richiedono una certa familiarità con il sistema operativo del computer. Poiché il miglior metodo di apprendimento delle funzioni di FileMaker Pro consiste nell usare l applicazione, in ogni lezione si richiede di eseguire un attività pratica che permette di passare da un menu all altro, di spostarsi tra le schermate e di capire gradatamente i concetti.

8 Lezione 1 Principi di base di FileMaker Pro 8 Il file compreso in queste esercitazioni serve a illustrare le funzioni di FileMaker Pro e potrebbe non essere adatto come modello per ulteriori sviluppi. FileMaker Pro comprende anche Soluzioni pronte per l uso. Per creare un database da una soluzione pronta per l uso in FileMaker Pro, selezionare il menu File > Nuovo da soluzione pronta per l uso. Nota Alcune procedure richiedono di utilizzare un menu di scelta rapida. Per visualizzare un menu di scelta rapida (menu contestuale), fare clic con il tasto destro del mouse o, tenendo premuto il tasto Ctrl, fare clic su un oggetto o su un area per visualizzare una lista di comandi. È possibile utilizzare il pannello di controllo (Windows) o le preferenze di sistema (Mac OS) per configurare il mouse, il trackpad o il dispositivo di input. Ad esempio, è possibile impostare un pulsante secondario sul mouse o un clic secondario sul trackpad. Dove trovare il file di esempio Il file di esempio contiene i dati di Panificio preferito e permette di esercitarsi nella creazione degli elementi del database descritti in ogni lezione. Se si ha la necessità di ricominciare, si consiglia di sostituire il file di esempio esistente con una nuova copia. Se è stato installato il file di esempio, questo si trova in: FileMaker Pro 12/Italiano Extra/Esercitazioni oppure FileMaker Pro 12 Advanced/Italiano Extra/Esercitazioni È inoltre possibile scaricare il file di esempio dal sito Web di FileMaker all indirizzo: Principi di base sui database Che cos è un database? Per database si intende un metodo di organizzazione e di analisi delle informazioni. A volte si usano i database anche senza rendersene conto. Un agenda, un elenco di parti o la propria rubrica sono database. Perché utilizzare un database? I vantaggi derivanti dalla memorizzazione delle informazioni in un file di database sono molteplici. Un database non è solo un contenitore di informazioni, ma consente di organizzare e analizzare le informazioni in vari modi. Ad esempio, con un database è possibile raggruppare le informazioni per creare resoconti, ordinare i dati per creare etichette postali, tenere un inventario oppure trovare rapidamente una determinata fattura. I database computerizzati offrono ulteriori vantaggi rispetto a quelli cartacei: velocità, affidabilità, precisione e la possibilità di automatizzare numerose operazioni ripetitive. Come è organizzato un database? Un file di database è organizzato in una o più tabelle. Le tabelle memorizzano i record. Ogni record è costituito da un insieme di campi. Supponiamo di avere una rubrica sotto forma di file di database di FileMaker Pro. Ciascun elenco della rubrica costituisce un record in una tabella Rubrica. ogni record contiene informazioni quali nome, indirizzo, città, e così via. Tutte queste informazioni (nome, indirizzo e città) sono memorizzate in un campo a parte.

9 Lezione 1 Principi di base di FileMaker Pro 9 Come vengono visualizzati i dati dei campi? FileMaker Pro visualizza i campi nei formati. Ogni formato si basa su una sola tabella, e visualizza i record di tale tabella. Supponiamo che il database abbia una tabella Attività oltre alla tabella Rubrica. Un formato che si basa sulla tabella Rubrica visualizza i campi e i record che provengono dalla tabella Rubrica. Un formato che si basa sulla tabella Attività visualizza i campi e i record che provengono dalla tabella Attività. Principi di base di FileMaker Pro FileMaker Pro è un applicazione per piattaforme diverse. È possibile aprire i file FileMaker Pro creati in Mac su un computer in cui è installato Windows e viceversa. È inoltre possibile utilizzare FileMaker Go per visualizzare i file FileMaker Pro su un ipad o un iphone o utilizzare un browser Web per visualizzare i file pubblicati sul Web. A differenza della maggior parte dei programmi di elaborazione testi o di fogli di calcolo, FileMaker Pro salva automaticamente il lavoro. Di conseguenza, è importante considerare attentamente le azioni da eseguire quando si apportano determinate modifiche ai file, soprattutto se si eliminano dei record. Una volta eliminati i record, infatti, questi vengono completamente rimossi dal database. Come si vedrà nella lezione Lezione 14, è importante creare regolarmente una copia di backup dei propri file. Le copie di backup consentono di risparmiare molte ore di lavoro nel caso in cui i file vengano perduti o danneggiati oppure in caso di eliminazione involontaria dei record. Modi di FileMaker Pro In FileMaker Pro sono disponibili quattro modi. 1 Utilizzare il modo Usa per inserire i dati e visualizzare i record. 1 Utilizzare il modo Trova per individuare un record o un gruppo di record. 1 Utilizzare il modo Formato scheda per specificare come verranno visualizzate o stampate le informazioni. 1 Utilizzare il modo Anteprima per visualizzare un anteprima delle pagine per stamparle. Una volta aperto un database, è possibile passare da un modo all altro utilizzando il menu Visualizza (pulsanti nella barra degli strumenti e nella barra formato) o il menu a tendina del modo visualizzato nella parte inferiore della finestra dell applicazione.

10 Lezione 1 Principi di base di FileMaker Pro 10 Per passare da un modo all altro utilizzare i pulsanti della barra degli strumenti e della barra formato Per passare da un modo all altro, utilizzare il menu a tendina Per ulteriori informazioni Per ulteriori informazioni su concetti fondamentali di FileMaker Pro, vedere i capitoli 1 e 2 nella Guida per l utente di FileMaker Pro. È inoltre possibile trovare informazioni esaustive su procedure e concetti nella Guida di FileMaker Pro. Per accedere alla Guida di FileMaker Pro, selezionare il menu Aiuto > FileMaker Pro Guida. Per accedere al Centro Informativo FileMaker, selezionare il menu Aiuto > Centro risorse.

11 Lezione 2 Uso delle informazioni La visualizzazione, l inserimento o la modifica dei dati si effettua nel modo Usa. Questo è il metodo più semplice per interagire con il database. In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni: 1 apertura di un database che contiene già alcuni dati 1 spostamento da un record a un altro 1 Visualizzazione delle informazioni in modi diversi cambiando formato 1 analisi delle differenze tra Visualizza come modulo, Visualizza come lista e Visualizza come tabella 1 barra degli strumenti 1 salvataggio di una copia del database Apertura di un database e spostamento tra i record Per aprire il database di esempio: 1. Aprire la cartella Esercitazioni sul disco rigido. Per la posizione della cartella Esercitazioni, vedere Dove trovare il file di esempio" a pagina Aprire Esempio.fmp12. 1 Il database è nel modo Usa. Per impostazione predefinita, all apertura di un database FileMaker Pro è nel modo Usa. 1 La barra degli strumenti indica che nel database di esempio vi sono 29 record. Viene visualizzato il primo record.

12 Lezione 2 Uso delle informazioni 12 Record visualizzato correntemente Numero di record totali Icona del libro Cursore Il menu a tendina del modo indica il modo corrente 3. Fare clic sulla pagina destra dell icona del libro per avanzare di un record alla volta e fare clic sulla pagina sinistra per tornare indietro di un record alla volta. 4. Trascinare il cursore verso destra e rilasciarlo per avanzare di un certo numero di record in un solo passo. Trascinare il cursore verso sinistra e rilasciarlo per tornare indietro di un certo numero di record. Per andare ad un record specifico nel database, è inoltre possibile fare clic sul numero di record corrente, digitare il numero di record desiderato e premere Invio (Windows) o Return (Mac OS). Suggerimento Il menu Record fornisce anche i comandi per spostarsi tra i record. Selezionare il menu Record > Vai al Record e selezionare Successivo, Precedente o Vai a. Visualizzazione delle informazioni in modi diversi Sebbene le informazioni vengano inserite una sola volta in FileMaker Pro, è possibile utilizzarle in vari modi. I vari formati consentono di visualizzare alcuni campi o tutti i campi. Poiché non è necessario visualizzare tutti i campi in ciascun formato, l uso di formati diversi rappresenta un metodo efficace per gestire o stampare soltanto le informazioni necessarie per l esecuzione di una determinata operazione.

13 Lezione 2 Uso delle informazioni 13 Steve Williams 789 Ninth Avenue New York, NY Caro Steve, Elenco dei numeri di telefono Juanita Alvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson John Lee Patrick Murphy Le Nguyen Kentaro Ogawa Mary Smith John Smith Sophie Tang Steve Williams Betty Wilson Grazie per aver effettuato un ordine presso Panificio preferito. Nutriamo grande stima per la Sua attività e siamo lieti di poterle essere utili. Per ulteriori informazioni sull ordine, La invitiamo a contattarci; saremo felici di soddisfare le Sue richieste. Distinti saluti John Lee È possibile disporre i dati in modo diverso con vari formati Visualizzazione di un formato diverso Per vedere alcuni formati, utilizzare il file appena aperto. 1. Fare clic sul menu a tendina Formato nella barra formato. Viene visualizzato un elenco dei formati disponibili nel file. Menu a tendina Formato Il segno di spunta accanto al formato Inserimento dati indica il formato corrente. Il formato Inserimento dati mostra la maggior parte dei campi della tabella Clienti. Campi

14 Lezione 2 Uso delle informazioni Selezionare il formato Lista cliente tipo dal menu a tendina Formato. Questo formato mostra ogni record su una riga di un elenco a colonne. Il formato Lista cliente tipo contiene solo quattro dei campi presenti nel formato Inserimento dati. Poiché il numero di campi presenti in questo formato è inferiore, alcuni dati non sono visualizzati. I dati, tuttavia, non sono stati rimossi dal database. Il formato Lista cliente tipo visualizza solo quattro dei campi presenti nel formato Inserimento dati 3. Aprire il menu a tendina Formato e tornare al formato Inserimento dati. I dati non sono stati persi.

15 Lezione 2 Uso delle informazioni 15 Visualizzazione dei formati come moduli, liste e tabelle È possibile visualizzare i formati in tre modi diversi: come modulo, come lista e come tabella. 1 Visualizza come modulo visualizza il formato corrente riportando un record alla volta. 1 Visualizza come lista visualizza il formato corrente come una lista, riportando un record sotto l altro. 1 Visualizza come tabella mostra più record alla volta all interno di una griglia. Generalmente è possibile visualizzare il formato in Visualizza come modulo, Visualizza come lista e Visualizza come tabella quando il database si trova nel modo Usa. Visualizza come modulo Visualizza come tabella Visualizza come lista Il formato Lista cliente tipo visualizzato come modulo, poi come tabella e infine come lista Selezionare Visualizza come modulo, Visualizza come tabella e Visualizza come lista per lo stesso formato per vedere le differenze. 1. Nel file di esempio, passare al formato Lista cliente tipo. Sono visualizzati molti record in forma di lista. 2. Fare clic su Visualizza come modulo nella barra formato. Viene visualizzato un singolo record nello stesso formato. La modifica riguarda soltanto l opzione di visualizzazione. 3. Fare clic su Visualizza come tabella nella barra formato. La funzione Visualizza come tabella consente di visualizzare più record alla volta all interno di una griglia.

16 Lezione 2 Uso delle informazioni Fare clic su Visualizza come lista nella barra formato per tornare a Visualizza come lista. Scorrere verso il basso per visualizzare più record in Visualizza come lista. Barra degli strumenti e barra formato La barra degli strumenti nella parte superiore della finestra di FileMaker Pro consente di accedere rapidamente ai comandi dei menu di FileMaker Pro utilizzati più spesso. I pulsanti predefiniti sulla barra degli strumenti variano a seconda del modo. È possibile aggiungere e rimuovere i pulsanti per personalizzare la barra degli strumenti. La barra formato sotto la barra degli strumenti consente di passare rapidamente da un formato all altro e da una visualizzazione all altra. Gli altri comandi sulla barra formato variano a seconda del modo attivo. Barra degli strumenti Barra formato Barra degli strumenti e barra formato nel modo Usa Funzioni dei pulsanti della barra degli strumenti 1 Spostare il puntatore sui pulsanti della barra degli strumenti. Per ogni pulsante viene visualizzato un testo con la descrizione della funzione. Personalizzazione della barra degli strumenti È possibile utilizzare la barra degli strumenti così come si presenta oppure aggiungere/rimuovere i pulsanti. Per aggiungere un pulsante alla barra degli strumenti: 1. Fare clic sul menu Visualizza > Personalizza barra strumenti stato. 2. Eseguire una delle seguenti operazioni: 1 Windows: Nella finestra di dialogo selezionare la scheda Comandi. 1 Mac OS: Andare al punto Trascinare Stampa dalla lista dei comandi (Windows) o dalla finestra di dialogo (Mac OS) nella barra degli strumenti. Per rimuovere un pulsante dalla barra degli strumenti: 1 Trascinare il pulsante Ordina dalla barra degli strumenti alla finestra di dialogo.

17 Lezione 2 Uso delle informazioni 17 Per ripristinare la barra degli strumenti in modo che visualizzi solo i pulsanti predefiniti: 1. Eseguire una delle seguenti operazioni: 1 Windows: Nella scheda Barre degli strumenti, selezionare Barra strumenti di stato, fare clic su Reimposta, quindi su OK. 1 Mac OS: Trascinare il pulsante predefinito in fondo alla finestra di dialogo nella barra degli strumenti. Il pulsante Stampa viene rimosso e il pulsante Ordina viene ripristinato. 2. Terminata l operazione, fare clic su Chiudi (Windows) o Fine (Mac OS) nella finestra di dialogo. Salvataggio di una copia del file di esempio La copia del file di esempio verrà utilizzata nelle lezioni successive. Per salvare una copia del file di esempio: 1. Selezionare il menu File > Salva copia con nome. 2. Selezionare la cartella Esercitazioni per salvarvi la copia. Come nome file viene inserito automaticamente Esempio Copia.fmp Fare clic su Salva. 4. Una volta terminata la lezione, chiudere il file di esempio originale selezionando il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni In questa lezione è stato aperto un database, sono stati usati i record, si è passati tra i formati, si sono apprese le differenze tra le visualizzazioni come modulo, come lista e come tabella e sono state descritte la barra degli strumenti e la barra formato. È stata inoltre creata la copia di un database contenente dei dati. Per ulteriori informazioni su FileMaker Pro, vedere il capitolo 2 della Guida per l utente di FileMaker Pro.

18 Lezione 3 Ricerca e ordinamento dei record Il database è una raccolta di record. A volte si utilizzeranno tutti i record del database (ad esempio per inviare un catalogo annuale a tutti i clienti). Ma spesso si lavorerà con sottogruppi del database (ad esempio, le persone che provengono da una determinata città oppure i record che rientrano in un determinato intervallo di date). In FileMaker Pro, il processo di individuazione di record corrispondenti a criteri particolari è detto ricerca dei record. Una volta individuati i record desiderati, è possibile disporli in modo diverso eseguendone l ordinamento. L ordinamento dei record può essere crescente o decrescente. In questa lezione si tratteranno i seguenti temi: 1 utilizzo del modo Usa per trovare i record che hanno: 1 dati corrispondenti in qualsiasi campo utilizzando la ricerca rapida 1 dati corrispondenti in un solo campo 1 utilizzo del modo Trova per: 1 trovare record che contengono dati corrispondenti in più campi specifici 1 ricerca di criteri corrispondenti a un intervallo di dati 1 restrizione delle ricerche omettendo dei record 1 salvataggio e modifica di una richiesta di ricerca e utilizzo di una nuova richiesta per individuare vari record 1 ordinamento dei record in ordine crescente (da A a Z) e aggiunta di un nuovo record nel nuovo ordine Nota Prima di iniziare questa lezione, verificare di avere a disposizione il file Esempio Copia.fmp12. Per informazioni su come accedere alla cartella Esercitazioni e fare una copia di Esempio.fp12, vedere la lezione 2. Utilizzo della ricerca rapida per ricerche in un database La ricerca rapida offre un modo semplice per cercare in tutti i campi del formato corrente. Trovare tutti i record dei clienti che si chiamano John e vivono nel Regno Unito. 1. Aprire Esempio Copia.fmp12 nella cartella Esercitazioni. Il database è nel modo Usa e il formato attivo è Inserimento dati. È possibile utilizzare la ricerca rapida per cercare testo comune situato in diversi campi di un database. 2. Digitare John Regno Unito nella casella di testo di ricerca rapida nell angolo in alto a destra della barra degli strumenti.

19 Lezione 3 Ricerca e ordinamento dei record 19 Se la casella di ricerca non è visibile, ridimensionare la finestra di FileMaker Pro in modo da allargarla. 3. Premere Invio (Windows) o Return (Mac OS). Digitare qui il testo da cercare Il risultato della ricerca rapida è il gruppo trovato. Il grafico a torta nella barra degli strumenti mostra il gruppo trovato come una porzione di tutti i record presenti nel database. Grafico a torta Numero di record nel gruppo trovato Numero totale di record presenti nel database 4. Fare clic sull icona del libro o sul cursore per visualizzare i due record nel gruppo trovato. La ricerca rapida restituisce i record di John Lee (campo Nome) di St. Johns Circle (campo Indirizzo casa 1) nel Regno Unito (campo Paese) e di William Johnson (campo Cognome) nel Regno Unito (campo Paese), ma non di John Smith, il cui record non contiene il testo "Regno Unito" in nessun campo. Questo tipo di ricerca è comunemente detta AND perché i record devono contenere sia "John" sia "Regno Unito". Ricerca dei record in base ai criteri di un singolo campo È possibile utilizzare un menu di scelta rapida per trovare dati corrispondenti in un determinato campo. A questo punto è possibile trovare tutti i clienti di New York. 1. Fare clic su Mostra tutto nella barra degli strumenti per ripristinare il gruppo trovato per tutti i record. Il grafico a torta mostra nuovamente che il gruppo trovato contiene 29 record. Nota Non è necessario fare clic su Mostra tutto prima di eseguire una ricerca perché, per impostazione predefinita, FileMaker Pro esegue una ricerca in tutto il database. 2. Trascinare il cursore verso sinistra per visualizzare il primo record del database (Mary Smith, Stati Uniti). 3. Fare clic con il pulsante destro del mouse (Windows) o fare clic tenendo premuto Controllo (Mac OS) sul campo Città. 4. Dal menu di scelta rapida selezionare Trova record corrispondenti.

20 Lezione 3 Ricerca e ordinamento dei record 20 Selezionare Trova record corrispondenti La richiesta di ricerca restituisce i record di quattro clienti che vivono a New York. Il grafico a torta mostra che il gruppo trovato è diventato di 4 record. Numero di record in questo gruppo trovato 5. Fare clic sull icona del libro o sul cursore per visualizzare ciascuno dei quattro record del gruppo trovato. Ricerca dei record in base ai criteri di più campi È possibile ricercare record corrispondenti a più criteri, ad esempio i clienti che vivono negli Stati Uniti e che sono anche nuovi clienti. Anche in questo caso si crea di nuovo una ricerca AND. Per eseguire una ricerca AND nel modo Trova, digitare ogni criterio di ricerca direttamente nell apposito campo. Per ricercare tutti i clienti che vivono negli Stati Uniti e che sono nuovi clienti: 1. Fare clic su Trova nella barra degli strumenti. FileMaker Pro passa al modo Trova. Nel modo Trova, creare una richiesta di ricerca utilizzando i campi contrassegnati con l icona. Specificare i criteri di ricerca direttamente nei campi della richiesta. 2. Digitare Stati Uniti nel campo Paese. 3. Digitare Nuovo nel campo Cliente tipo. 4. Fare clic su Esegui la ricerca nella barra degli strumenti. La richiesta di ricerca restituisce un gruppo di due record relativi a due nuovi clienti che vivono negli Stati Uniti.

21 Lezione 3 Ricerca e ordinamento dei record 21 Ricerca dei record corrispondenti a più criteri nello stesso campo A volte è necessario cercare record corrispondenti a più criteri di uno stesso campo, ad esempio nel caso della ricerca di tutti i clienti di New York o di Londra. Questo tipo di ricerca è detta comunemente ricerca OR, perché il gruppo trovato sarà costituito dai record corrispondenti a uno dei criteri di ricerca. Per eseguire una ricerca OR in FileMaker Pro, è necessario utilizzare più richieste di ricerca. 1 Digitare il primo criterio di ricerca nel campo appropriato della prima richiesta. 1 Creare una seconda richiesta di ricerca e specificare il secondo criterio nello stesso campo. Facendo clic sul pulsante Esegui la ricerca, FileMaker Pro recupera tutti i record che corrispondono a uno dei criteri inseriti. Per trovare tutti i clienti che vivono a New York o a Londra: 1. Fare clic su Trova nella barra degli strumenti. 2. Digitare New York nel campo Città. 3. Fare clic su Nuova richiesta nella barra degli strumenti. La barra degli strumenti indica che, al momento, vi sono due richieste di ricerca. Numero di richieste di ricerca 4. Digitare Londra nel campo Città di questa seconda richiesta. 5. Fare clic su Esegui la ricerca nella barra degli strumenti. La ricerca restituisce un gruppo di sei record relativi a sei clienti di New York o di Londra. Ricerca dei record corrispondenti a un intervallo di criteri nello stesso campo È possibile che a volte si desideri ricercare record corrispondenti a un intervallo di criteri di uno stesso campo, ad esempio per la ricerca di tutti i record che rientrano in un determinato periodo mensile o per l individuazione di tutte le fatture di vendita con numerazione compresa tra 500 e Per eseguire questo tipo di ricerca in FileMaker Pro, usare uno speciale simbolo di intervallo nella richiesta per specificare i limiti inferiore e superiore dei criteri di ricerca. Per individuare i clienti che hanno pagato il costo annuale tra il 1 gennaio 2011 e il 30 giugno 2011: 1. Fare clic su Trova. 2. Digitare1/1/2011 nel campo Data pagamento. Nota FileMaker Pro utilizza il formato della data indicato nelle impostazioni di sistema; il formato della data visualizzato e inserito può quindi variare da quello delle esercitazioni. 3. Nella barra formato, fare clic su Operatori e selezionare...intervallo dall elenco.

22 Lezione 3 Ricerca e ordinamento dei record 22 Selezionare intervallo Suggerimento In alternativa, è possibile digitare un operatore del menu direttamente in un campo di ricerca. La richiesta di ricerca ora dovrebbe riportare 1/1/ nel campo Data pagamento. 4. Immediatamente dopo i puntini di sospensione (...), digitare 30/6/ Fare clic su Esegui la ricerca. La ricerca restituisce sei record relativi a sei clienti che hanno pagato i costi nei primi sei mesi del Restrizione della ricerca A volte può essere necessario ricercare dei record corrispondenti a determinati criteri escludendo, contemporaneamente, altri criteri (ad esempio per ricercare tutti i record aggiunti in un determinato anno tranne quelli relativi a un determinato mese, oppure per ricercare tutti i clienti che risiedono negli Stati Uniti eccetto coloro che vivono nella città di New York). È possibile eseguire questi tipi di ricerca utilizzando una combinazione di più richieste e omettendo alcuni record. Poiché FileMaker Pro elabora le richieste di ricerca nell ordine in cui sono state create, è possibile creare ricerche molto specifiche e strutturate. L omissione di record durante una ricerca non li elimina dal database. Per trovare i record dei clienti che hanno pagato i costi nel 2011, ad eccezione dei clienti che hanno effettuato il pagamento a marzo: 1. Fare clic su Trova. 2. Digitare 2011 nel campo Data pagamento. 3. Fare clic su Nuova richiesta. La barra degli strumenti indica che si tratta della seconda richiesta di ricerca in questo database.

23 Lezione 3 Ricerca e ordinamento dei record Fare clic su Ometti nella barra formato per fare in modo che FileMaker Pro escluda dal gruppo trovato determinati record che rispondono ai criteri di questa seconda richiesta di ricerca. 5. Digitare 1/3/2011 nel campo Data pagamento. 6. Fare clic su Operatori e selezionare...intervallo dall elenco. 7. Dopo i puntini di sospensione, digitare 31/3/2011 nel campo Data pagamento per escludere i clienti che hanno pagato in qualsiasi momento durante il mese di marzo. 8. Fare clic su Esegui la ricerca. La ricerca restituisce 11 record per 11 clienti che hanno pagato i costi nel 2011, ad eccezione dei clienti che hanno effettuato il pagamento a marzo. Salvataggio di una richiesta di ricerca da utilizzare in futuro Se si crea una richiesta di ricerca complessa che si desidera riutilizzare in futuro, è possibile salvarla nelle Ricerche salvate. È quindi possibile eseguire rapidamente e facilmente la richiesta di ricerca dai modi Usa o Trova. Per salvare l ultima richiesta di ricerca: 1. Eseguire una delle seguenti operazioni: Fare clic su Ometti 1 Windows: Fare clic sulla freccia in giù a destra del pulsante Trova e selezionare Salva ricerca corrente. 1 Mac OS: Tenere premuto il pulsante Trova e selezionare Salva ricerca corrente. L ultima richiesta di ricerca viene visualizzata nella finestra di dialogo Specifica opzioni per la ricerca salvata. La richiesta di ricerca viene visualizzata come nome predefinito per la ricerca salvata 2. Per Nome, digitare Costi pagati 2011 (eccetto marzo) e fare clic su Salva.

24 Lezione 3 Ricerca e ordinamento dei record 24 Ricerca dei record utilizzando una ricerca salvata Per eseguire la richiesta di ricerca salvata: 1. Nel modo Usa, fare clic su Mostra tutto nella barra degli strumenti. Il grafico a torta nella barra degli strumenti mostra, anche in questo caso, il numero totale di record del file di esempio. 2. Eseguire una delle seguenti operazioni: 1 Windows: Fare clic sulla freccia in giù a destra del pulsante Trova e, sotto Ricerche salvate, selezionare Costi pagati 2011 (eccetto marzo). 1 Mac OS: Tenendo premuto il pulsante Trova, sotto Ricerche salvate selezionare Costi pagati 2011 (eccetto marzo). Anche in questo caso, vengono visualizzati solo gli 11 record che soddisfano i criteri specificati nella ricerca salvata. Ordinamento del gruppo trovato Una volta trovato un gruppo di record con cui lavorare, è anche possibile ordinarli. Ad esempio, si può richiedere di visualizzare i record in ordine alfabetico o in ordine cronologico, dal più nuovo al meno recente. Per ordinare i record in ordine alfabetico in base ai cognomi dei clienti: 1. Nella barra formato, fare clic sul menu a tendina Formato e selezionare Lista cliente tipo. Selezionare Lista cliente tipo Viene visualizzato il formato Lista cliente tipo. Questo formato semplificherà la visualizzazione dei risultati dell ordinamento. La barra nera a sinistra del record Mary Smith indica che si tratta del record corrente nel gruppo trovato. Record corrente 2. Fare clic su Ordina nella barra degli strumenti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Ordina i record. 3. Se nella colonna Criteri di ordinamento vengono visualizzati dei campi, nella parte destra della finestra di dialogo, fare clic su Canc tutti.

25 Lezione 3 Ricerca e ordinamento dei record Nella lista di campi disponibili a sinistra, selezionare Cognome e fare clic su Sposta. Simbolo che indica la direzione dell ordinamento Se si seleziona un campo, i pulsanti di direzione dell ordinamento diventano attivi Il simbolo di direzione dell ordinamento a destra del campo Cognome aumenta in altezza andando da sinistra verso destra. Ciò significa che se il database viene ordinato in base a questo campo, i dati saranno in Ordine crescente (da A a Z). 5. Fare clic su Ordina. I nomi in Lista cliente tipo vengono visualizzati in ordine alfabetico in base al cognome. Il record corrente è ancora Mary Smith, ma si è spostato nella sua posizione ordinata nella lista. Aggiunta di un nuovo record in Visualizza come lista Dopo aver ordinato un gruppo trovato, FileMaker Pro visualizza i nuovi record aggiunti nella posizione corretta di ordinamento in cui i record sono stati salvati nel database. Per aggiungere un record e visualizzarlo automaticamente nell ordine predefinito: 1. Fare clic su Nuovo record nella barra degli strumenti. Nel formato Lista cliente tipo viene visualizzato un record vuoto. Nota A seconda delle dimensioni della finestra di FileMaker Pro può essere necessario scorrere verso il basso per visualizzare il record vuoto. 2. Per Nome, digitare Connel; per Cognome, digitare Jordan; per Società, digitare DEF Ltd.; per Cliente tipo, digitare Nuovo. 3. Per salvare il nuovo record nel database, fare clic all esterno del campo Cliente tipo. Il nuovo record viene visualizzato nella lista in ordine alfabetico in base al cognome.

26 Lezione 3 Ricerca e ordinamento dei record Selezionare il menu Record > Annulla l ordinamento. I record vengono nuovamente visualizzati nell ordine impostato prima che il gruppo trovato venisse ordinato e il record aggiunto viene visualizzato al fondo della lista. Questo è l ordine in cui i record vengono memorizzati nel database. Suggerimento Se non si desidera che i record cambino posizione quando vengono aggiunti o modificati, deselezionare Mantieni i record ordinati nella finestra di dialogo Ordina i record. 5. Selezionare il record Connel Jordan (se non è stato ancora selezionato). 6. Fare clic su Elimina record nella barra degli strumenti, quindi su Elimina per rimuovere questo record dal file di esempio. 7. Una volta terminata la lezione, chiudere il file selezionando il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni In questa lezione sono stati ricercati dei record in base a vari criteri, si è visto come restringere le ricerche omettendo record specifici e salvare richieste di ricerca. Inoltre, è stato ordinato il risultato del gruppo trovato finale ed è stato aggiunto un nuovo record nell ordine. Per ulteriori informazioni sulla ricerca e sull ordinamento di record in FileMaker Pro, vedere il capitolo 2 della Guida per l utente di FileMaker Pro.

27 Lezione 4 Creazione di un database e inserimento dei record Nelle lezioni precedenti, si è visto come utilizzare un database semplice con i dati esistenti. Adesso si tratterà la creazione di un proprio file e l aggiunta di record. In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni: 1 creare un database semplice 1 definire i campi per vari tipi di dati 1 creare i record 1 inserire i dati 1 modificare i dati 1 eliminare i record 1 inserire i dati in un campo Contenitore Creazione di un database semplice Campi Viene creato un campo per ogni categoria di informazioni desiderata, ad esempio Nome o Città. Per individuare, ordinare, calcolare e visualizzare correttamente i dati, il tipo di campo deve corrispondere al tipo di dati che contiene (testo, numero, data, ecc.). Gli altri tipi di campo saranno trattati nelle lezioni successive. Creazione di un database 1. In FileMaker Pro eseguire una delle seguenti operazioni: 1 Se viene visualizzata la schermata di avvio rapido di FileMaker, fare clic su Crea un nuovo database. 1 Se la schermata di avvio rapido di FileMaker non viene visualizzata, selezionare il menu File > Nuovo database. 2. Andare alla cartella Esercitazioni e selezionarla per salvarvi questo file. 3. Digitare il nome del file MioFile.fmp12 e fare clic su Salva. Il file si apre nel modo Usa in Visualizza come tabella. A questo punto è necessario creare i campi. 4. Fare clic su Crea campo.

28 Lezione 4 Creazione di un database e inserimento dei record 28 Fare clic per creare un campo 5. Digitare Nome. 6. Fare clic su + a destra del campo Nome. Fare clic per creare un altro campo 7. Digitare Cognome. 8. Fare clic su + e digitare Quota pagata. 9. Fare clic su + e digitare Data pagamento. 10. Fare clic su + e digitare Contenitore. Sono stati creati cinque campi nel database. Le etichette dei campi vengono visualizzate come intestazioni di colonna in Visualizza come tabella Per impostazione predefinita i campi creati in Visualizza come tabella sono campi di tipo testo. Ora cambiamo il tipo di campo di alcuni dei campi creati. 11. Spostare il puntatore sull intestazione della colonna Quota pagata per visualizzare la freccia in giù. Fare clic sulla freccia in giù, quindi selezionare Campo > Tipo di campo > Numero. Utilizzare la freccia in giù per visualizzare il menu di scelta rapida Selezionare Numero come tipo di campo

29 Lezione 4 Creazione di un database e inserimento dei record Spostare il puntatore sull intestazione della colonna Data pagamento e fare clic sulla freccia in giù. Selezionare Campo > Tipo di campo > Data. Fare clic su OK per accettare il formato data predefinito in FileMaker Pro. 13. Spostare il puntatore sull intestazione della colonna Contenitore e fare clic sulla freccia in giù. Selezionare Campo > Tipo di campo > Contenitore. Inserimento dei dati nel database A questo punto è possibile inserire i dati in MioFile.fmp12. Creazione del primo record 1. Fare clic sotto l intestazione della colonna Nome. Nella tabella viene visualizzata una nuova riga. Questo è un record nuovo, vuoto nel database. La parte evidenziata indica il record corrente in Visualizza come tabella 2. Digitare Jane. Inserire qui i dati 3. Premere Tab per passare al campo Cognome. Nota FileMaker Pro salva automaticamente le modifiche durante il lavoro. 4. Digitare Doe nel campo Cognome. 5. Premere Tab e digitare 25 in Quota pagata. La formattazione dei campi numerici per la visualizzazione della valuta sarà trattata nella lezione successiva. 6. Premere Tab e digitare 11/11/2011 in Data pagamento. Lasciare vuoto il campo Contenitore. Creazione di un altro record 1. Fare clic nella riga sotto Jane nel campo Nome per creare un nuovo record. Suggerimento È anche possibile fare clic su Nuovo record nella barra degli strumenti per creare un nuovo record. 2. Come si è fatto per il record di Jane Doe, inserire i dati per Antoine Dubois, che ha pagato 75 dollari in data 2/2/2011. Il database contiene due record. Copia dei dati mediante trascinamento 1. Fare clic nella riga successiva e inserire un Nome e un Cognome.

30 Lezione 4 Creazione di un database e inserimento dei record Selezionare 75 nel campo Quota pagata del record Trascinare il testo selezionato nel campo Quota pagata del record 3 e rilasciare il mouse. Nota Se non si riesce a trascinare il testo, è possibile che la funzione di trascinamento non sia stata attivata in FileMaker Pro. Per attivare il trascinamento, selezionare il menu Modifica > Preferenze (Windows) o il menu FileMaker Pro > Preferenze (Mac OS). Sotto Generale, selezionare Consenti trascinamento della selezione, fare clic su OK, quindi ripetere i passi 2 e Selezionare 2/2/2011 nel record 2 e trascinarlo nel campo Data pagamento del record 3. Modifica dei dati di un record Supponiamo ci si accorga che Jane Doe ha pagato 75 e non 25 dollari. Si può facilmente correggere l inserimento. 1. Nel record di Jane Doe, fare clic a destra di 2, premere Backspace (Windows) o Canc (Mac OS), quindi digitare Fare clic all esterno del campo per salvare la modifica nel database. Inserimento dei dati in Visualizza come modulo È possibile inserire dati anche in Visualizza come modulo e Visualizza come lista. 1. Fare clic su Visualizza come modulo. 2. Nell ultimo record creato, selezionare i dati nel campo Cognome e digitare un nome diverso. 3. Fare clic all esterno del campo per salvare la modifica. Eliminazione di un record 1. Fare clic su Visualizza come tabella. 2. Selezionare l ultimo record creato facendo clic su un campo qualsiasi del record. 3. Fare clic su Elimina record nella barra degli strumenti. 4. Fare clic su Elimina nella finestra di dialogo di conferma. La barra degli strumenti indica che rimangono solo due record nel database. Inserimento di un file in un campo Contenitore Un campo Contenitore può memorizzare foto, filmati, suoni registrati e documenti, come file Microsoft Word e Excel e file PDF. 1. Selezionare il campo Contenitore nel primo record. 2. Selezionare il menu Inserisci > File. 3. Selezionare il file logo.png nella cartella Esercitazioni. 4. Fare clic su Apri (Windows) o Inserisci (Mac OS).

31 Lezione 4 Creazione di un database e inserimento dei record 31 Quando si inserisce un file, FileMaker Pro mostra l icona e il nome del file nel campo Contenitore, ma non l effettivo contenuto. 5. Una volta terminata la lezione, chiudere il file selezionando il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni Il nome del file PNG e la relativa icona vengono visualizzati nel campo Contenitore È stato creato un database semplice, sono stati definiti i campi e si è visto come aggiungere, modificare e cancellare i record e come copiare i dati tra i record. Per ulteriori informazioni, vedere i capitoli 2 e 3 nella Guida per l utente di FileMaker Pro. Per ulteriori informazioni sull inserimento dei dati in vari tipi di campo e con vari metodi, vedere Lezione 7. Per ulteriori informazioni, vedere i capitoli 2 e 5 nella Guida per l utente di FileMaker Pro.

32 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati È possibile personalizzare l aspetto dei propri dati aggiungendo elementi grafici e altri effetti. In questa lezione si tratteranno i seguenti temi: 1 imparare come i formati influiscano sulla visualizzazione dei dati 1 aggiungere, ridimensionare e spostare i campi 1 aggiungere un pannello struttura a schede 1 visualizzare i valori di un campo numerico come valuta 1 modificare le dimensioni, lo stile e il colore del testo 1 aggiungere elementi grafici 1 scoprire dove è possibile trovare altri metodi di personalizzazione di un formato Formati e tabelle Ogni formato si basa su una sola tabella, e da questa visualizza i record. Se il file contiene una sola tabella, tutti i formati nel file sono basati su tale tabella. Se il file contiene più di una tabella, è necessario scegliere quale tabella verrà utilizzata dal formato al momento della creazione del formato stesso, sebbene sia possibile modificarlo successivamente, se necessario. La tabella che viene scelta come base per il formato è importante perché determina i campi e i record utilizzabili su tale formato. I campi e i record che non sono memorizzati nella tabella corrente possono ancora essere utilizzati, ma bisogna accedervi tramite le relazioni. Per ulteriori informazioni sulle relazioni, vedere la lezione 11, Creazione di database relazionali. Personalizzazione dei formati I formati vengono creati nel modo Formato scheda. In un formato, è possibile includere qualsiasi combinazione di campi, testo e grafica. L aspetto degli oggetti e del testo in un formato viene definito dal tema del formato. Quando si crea un formato, viene specificato un tema che potrà essere modificato in seguito, se lo si desidera. È inoltre possibile modificare il modo in cui i singoli elementi (come oggetti e testo) vengono visualizzati in un formato e il modo in cui i dati vengono visualizzati nei campi Numero o Data. Ad esempio, è possibile impostare un campo Numero in modo che visualizzi anche la valuta o impostare un campo Data in modo che visualizzi anche il giorno della settimana insieme a giorno, mese e anno. Strumenti del formato e finestra Impostazioni 1. Aprire il file Esempio Copia.fmp12 nella cartella Esercitazioni. Suggerimento Poiché il file Esempio Copia.fmp12 è già stato aperto nella lezione 3, è possibile selezionare il menu File > Apri recente, quindi selezionare il file dalla lista di quelli recenti per aprirlo nelle lezioni successive. 2. Se non è già selezionato, selezionare Inserimento dati dal menu a tendina Formato nella barra formato.

33 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati Fare clic su Modifica il formato nella barra formato e selezionare un campo qualsiasi. La barra degli strumenti visualizza gli strumenti utilizzati per progettare i formati. Se gli strumenti del formato non vengono visualizzati, ridimensionare la finestra di FileMaker Pro in modo da allargarla. Numero di formati in questo file Strumenti del formato Mostra o nascondi Impostazioni e la barra di formattazione 4. Spostare il puntatore sulla barra degli strumenti e sulla barra formato per prendere dimestichezza con gli strumenti del formato. 5. Fare clic su Impostazioni nella barra formato per aprire la finestra Impostazioni. La finestra Impostazioni viene utilizzata per eseguire molte operazioni di formattazione nel modo Formato scheda. Impostazioni è uno strumento che permette di visualizzare e modificare le impostazioni degli oggetti. Le modifiche apportate nel modo Formato scheda hanno effetto soltanto sull aspetto dei dati. I dati stessi rimangono invariati. Fare clic su una scheda per visualizzare altre Utilizzare la scheda Aspetto per copiare e incollare gli stili di testo e oggetti e formattare oggetti, linee e testo

34 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati 34 Ridimensionamento, spostamento e aggiunta di un campo Selezione e ridimensionamento di un campo 1. Fare clic sul campo Nome del formato per selezionarlo. Fare clic sul campo per selezionarlo 2. Trascinare verso sinistra il quadratino a destra del campo per ridurre le dimensioni del campo, ma assicurare una lunghezza sufficiente a visualizzare il nome più lungo previsto nel file. Sul formato vengono visualizzate delle guide dinamiche blu. Quando si spostano, ridimensionano o allineano gli oggetti in un formato, le guide dinamiche aiutano a creare e modificare in modo più preciso gli oggetti. Ogni campo contiene un badge che indica che il campo è abilitato per la ricerca rapida. Il colore del badge indica le prestazioni stimate quando si esegue una ricerca in base a questo campo. È possibile nascondere i badge di ricerca rapida selezionando il menu Visualizza > Mostra > Ricerca rapida. 3. Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato per vedere i risultati nel modo Usa. 4. Nel modo Usa, fare clic sul libro nella barra degli strumenti per scorrere i record. Se il campo non mostra tutti i nomi in modo completo, ritornare al modo Formato scheda e ingrandire il campo. 5. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato e ripetere i passi da 1 a 4 per Cognome. Spostamento di un campo Selezionare e trascinare il quadratino per ridimensionare 1. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato, quindi fare clic all interno del campo Cognome e trascinarlo a destra del campo Nome. È possibile utilizzare le guide dinamiche per allineare il testo al campo Nome. Suggerimenti 1 Se si sposta accidentalmente il campo o il pannello struttura a schede sbagliato, selezionare il menu Modifica > Annulla Sposta per annullare la modifica. 1 È inoltre possibile utilizzare i righelli e la griglia, la scheda Posizione della finestra Impostazioni e i tasti di direzione sulla tastiera per allineare gli oggetti. 2. Trascinare l etichetta del campo Cognome sopra il campo Cognome. 3. Trascinare l etichetta del campo Nome sopra il campo Nome. 4. Allineare le etichette dei campi Nome e Cognome tra loro e con i relativi campi.

35 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati Selezionare le etichette e i campi tenendo premuto il tasto Maiusc e utilizzare i tasti di direzione per spostare gli oggetti più vicino al campo Abitazione - Indirizzo 1. Al termine dell operazione, il formato deve avere un aspetto simile a quello riportato di seguito. Suggerimento Se si commettono errori nella progettazione dei formati, basta fare clic su Ripristina nella barra formato per annullare le modifiche non salvate e ricominciare da capo. 6. Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato nella barra formato per vedere i risultati nel modo Usa. Aggiunta di un campo Una volta definito un campo in una tabella, è possibile visualizzarlo in qualsiasi formato basato sulla tabella. Nel database di esempio, vi sono campi definiti che non vengono visualizzati su questo formato. A questo punto aggiungiamo uno di questi campi. Nota È anche possibile inserire nei propri formati campi correlati di altre tabelle, come spiegato nella lezione Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 2. Fare clic sullo strumento Campo nella barra degli strumenti e trascinare il nuovo campo sotto il campo Data pagamento. 3. Nella finestra di dialogo Specifica il campo, selezionare Cliente dal. Assicurarsi che l opzione Crea etichetta sia selezionata, quindi fare clic su OK. Il campo Cliente dal viene visualizzato nel formato. Strumento Campo 4. Ridimensionare il nuovo campo trascinando un quadratino a destra in modo che il campo abbia la stessa dimensione del campo Data pagamento. 5. Selezionare l etichetta del campo e, se necessario, ridimensionarla in modo che venga visualizzata l intera etichetta. Nota Potrebbe essere necessario regolare l allineamento del testo dell etichetta. 6. Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato per controllare il nuovo campo e la nuova etichetta nel modo Usa.

36 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati Fare clic su Nuovo record nella barra degli strumenti. Nel campo Cliente dal del nuovo record viene visualizzata la data corrente. La data corrente viene inserita nel campo Cliente dal di ogni nuovo record successivo. 8. Fare clic su Elimina record, quindi su Elimina per rimuovere il record vuoto dal file. Aggiunta di un pannello struttura a schede 1. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 2. Selezionare la scheda Informazioni contatto per selezionare il pannello struttura a schede. 3. Selezionare il menu Formattazione > Impostazione controllo struttura a schede. 4. Nella finestra di dialogo Impostazione controllo struttura a schede, per Nome scheda digitare Stato pagamento. 5. Fare clic su Crea, quindi su OK. Intorno a tutto il pannello vengono visualizzati dei quadratini La nuova scheda viene visualizzata a destra della scheda Informazioni contatto. 6. Fare clic all esterno del controllo struttura a schede per deselezionarlo.

37 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati Selezionare i campi Società, Cliente tipo, Quota pagata, Data pagamento e Cliente dal e le relative etichette tenendo premuto il tasto Maiusc. 8. Selezionare il menu Modifica > Taglia. 9. Selezionare il pannello struttura a schede Stato pagamento. 10. Selezionare il menu Modifica > Incolla. 11. Tenendo selezionati i campi e le etichette, trascinarli verso la parte superiore del pannello struttura a schede. 12. Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato nella barra degli strumenti per vedere i risultati nel modo Usa. Visualizzazione di un numero come valuta È possibile visualizzare un numero come valuta, anche se nel campo è inserito soltanto il numero. La formattazione ha effetto soltanto sulla visualizzazione dei dati, ma non modifica i dati stessi. 1. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato.

38 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati Nel pannello struttura a schede Stato pagamento, selezionare il campo Quota pagata. (Selezionare il campo, non l etichetta del campo). 3. Fare clic su Impostazioni nella barra formato, se la finestra Impostazioni non è già aperta 4. Fare clic su Dati. Fare clic su Dati 5. Nella parte inferiore di Impostazioni sotto Formattazione dati, fare clic su Numero e per Formato, selezionare Valuta. 6. Fare clic su Salva formato e su Esci dal formato, quindi fare clic sulla scheda Stato pagamento per visualizzare i dati formattati nel campo Quota pagata. Modifica delle dimensioni e del colore del testo 1. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato, quindi selezionare lo Strumento Selezione nella barra degli strumenti. 2. Fare clic sull intestazione Panificio preferito programma sconti per selezionare il blocco di testo. 3. In Impostazioni, fare clic su Aspetto. 4. Sotto Testo, inserire 25 come dimensione del font, fare clic sul pulsante di formattazione del testo in corsivo e selezionare il colore bianco. Selezionare il corsivo Inserire 25 come dimensione del font Selezionare il colore bianco 5. Tenendo ancora selezionato il blocco di testo dell intestazione, trascinare verso sinistra il quadratino a sinistra del blocco di testo, se necessario, per visualizzare tutta l intestazione con il nuovo font più grande. 6. Trascinare verso sinistra il quadratino a destra del blocco di testo, se necessario, in modo che non esca dai margini dell intestazione.

39 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati 39 Aggiunta di un immagine al formato Quindi si aggiunge un logo accanto al nome del panificio. 1. Fare clic a sinistra del titolo dell intestazione. È qui che verrà posizionato il logo del panificio. 2. Selezionare il menu Inserisci > Immagine. 3. Aprire la cartella Esercitazioni. 4. Verificare che siano visualizzati tutti i tipi di file. Selezionare il file logo.png. 5. Fare clic su Apri (Windows) o Inserisci (Mac OS). 6. Trascinare il logo utilizzando le guide dinamiche per allinearlo al testo nell intestazione. 7. Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato per vedere il formato finito. 8. Una volta terminata la lezione, chiudere il file selezionando il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni Si è visto come migliorare l aspetto dei propri dati utilizzando pannelli struttura a schede, immagini, testo personalizzato, formattazione dei campi e posizionamento creativo degli oggetti nei formati. Si imparerà ad aggiungere un grafico a un formato nella Lezione 10. Esistono molti altri metodi di personalizzazione dell aspetto dei campi e dei formati. Ad esempio, dopo aver creato un formato, è possibile: 1 utilizzare linee o caselle per evidenziare o separare le informazioni 1 aggiungere barre di scorrimento ai singoli campi Per ulteriori informazioni sulla progettazione e sulla creazione dei formati, vedere la Guida di FileMaker Pro.

40 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere È possibile creare formati in modo semplice per visualizzare e stampare le informazioni in diversi modi. In questa lezione si creerà 1 un elenco dei propri record 1 etichette postali 1 una lettera Creazione di un elenco a colonne Un elenco a colonne mostra più record contemporaneamente. Ogni riga è un record. Ciascuna colonna contiene una categoria di dati come il cognome o il numero di telefono. 1. Aprire Esempio Copia.fmp Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 3. Fare clic su Nuovo formato/resoconto nella barra degli strumenti. 4. Per Nome formato, digitare Lista dei clienti. 5. Selezionare Visualizza come lista come tipo per il nuovo formato e fare clic su Avanti. 6. Fare doppio clic su ognuno dei seguenti campi: 1 Cognome 1 Nome 1 Società 1 Cliente tipo Questi campi vengono visualizzati nell elenco dei campi del formato. L ordine con cui vengono selezionati i campi rispecchia l ordine con cui questi vengono visualizzati nell elenco a colonne.

41 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere Fare clic su Avanti. 8. Fare clic su Avanti per mantenere invariato l ordine originale dei record. 9. Dall elenco dei temi del formato, sotto FileMaker Millennium selezionare Marrone freddo (se non è già selezionato) e fare clic su Avanti. 10. Fare clic su Avanti su ognuno dei due pannelli restanti per accettare le impostazioni predefinite. 11. Fare clic su Fine. Nel formato Lista dei clienti vengono visualizzati i dati di tutti i record per i campi Cognome, Nome, Società e Cliente tipo. Il formato completato viene visualizzato in Visualizza come lista nel modo Usa. Il formato appena creato viene visualizzato nel menu a tendina Formato. Nota Se il testo dell intestazione di una colonna non viene visualizzato completamente, fare clic su Modifica il formato nella barra formato, quindi selezionare l etichetta dell intestazione della colonna e trascinare i quadratini della casella di testo per mostrare tutto il testo dell etichetta. Salvare il formato e tornare al modo Usa. Creazione di etichette postali Formati Etichette I formati Etichette utilizzano campi di fusione. I campi di fusione si espandono o si contraggono per adattarsi alle dimensioni dei dati che contengono; non occupano spazio se un campo è vuoto. I campi di fusione servono solo alla visualizzazione e alla stampa. Non si possono inserire dati nei campi di fusione. Creazione di un formato Etichette In questa sezione viene utilizzato l assistente Nuovo formato/resoconto per: 1 creare un formato Etichette 1 selezionare i campi da includere nelle etichette Creazione del formato Etichette 1. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 2. Fare clic su Nuovo formato/resoconto. 3. Per Nome formato, digitare Etichette. 4. Per Seleziona un tipo di formato, scorrere verso il basso fino a selezionare Etichette. 5. Fare clic su Avanti. 6. Selezionare Avery 5160 dalla lista Usa le misure definite per, se non è già stato selezionato. 7. Fare clic su Avanti.

42 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere 42 Selezionare i campi che verranno visualizzati sulle etichette 1. Fare doppio clic su Nome nella lista. Nell area Contenuto etichetta viene visualizzato <<Nome>>. Le parentesi uncinate intorno al nome del campo indicano che questo è un campo di fusione e i dati (in questo caso il nome memorizzato nel record) verranno visualizzati sulle etichette al posto del segnaposto "Nome". Il punto di inserimento nella casella di testo Contenuto etichetta lampeggia. 2. Dopo <<Nome>>, inserire uno spazio. 3. Fare doppio clic su Cognome nella lista. 4. Dopo <<Cognome>>, premere Invio (Windows) o Return (Mac OS). In questo modo il punto di inserimento si sposta alla riga successiva. 5. Fare doppio clic su Abitazione - Indirizzo 1 nella lista, quindi premere Invio o Return. 6. Fare doppio clic su Abitazione - Indirizzo 2 nella lista, quindi premere Invio o Return. 7. Fare doppio clic su Città nella lista. 8. Inserire una virgola seguita da uno spazio. 9. Fare doppio clic su Paese nella lista. I contenuti dell etichetta devono essere così disposti: 10. Fare clic su Avanti. 11. Selezionare Visualizza in modo Anteprima, quindi fare clic su Fine. Viene visualizzata una pagina di etichette così come verranno stampate nel modo Anteprima. Non tutti i record hanno lo stesso numero di righe di testo. I record con gli indirizzi di quattro righe visualizzano tutte le righe. Nei record che richiedono solo tre righe, la quarta riga viene automaticamente omessa e quindi le etichette non contengono righe vuote.

43 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere Dopo aver osservato il formato delle etichette, fare clic su Esci dall anteprima nella barra formato per tornare al modo Formato scheda. Creazione di una lettera Formati Lettera Una lettera in FileMaker Pro è semplicemente un formato contenente del testo. In questa lettera vengono inseriti campi di fusione in modo che nell indirizzo e nella parte introduttiva vengano visualizzate le informazioni appropriate della società e nel corpo della lettera quelle relative al nome della società. Viene inserita un immagine che rappresenta il logo del panificio. Creazione di un formato vuoto di una pagina Si dovrebbe essere ancora nel modo Formato scheda. 1. Fare clic su Nuovo formato/resoconto. 2. Per Nome formato, digitare Lettera di benvenuto. 3. Selezionare Formato vuoto come tipo per il nuovo formato. 4. Fare clic su Fine. Dato che in questa lettera non vengono utilizzate l intestazione o il piè di pagina, a questo punto vengono eliminati. 5. Sul formato, fare clic sull etichetta della sezione Intestazione, quindi premere Backspace (Windows) o Elimina (Mac OS). Suggerimento Per impostazione predefinita, le etichette delle sezioni del formato vengono visualizzate in verticale. Se non si riescono a leggere, è possibile posizionare il puntatore a freccia sulle etichette per visualizzare le descrizioni dei comandi. È inoltre possibile fare clic sul controllo delle etichette delle sezioni in basso a sinistra nella finestra di FileMaker per visualizzare le etichette delle sezioni in verticale o orizzontale.

44 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere Fare clic sull etichetta della sezione Piè di pagina, quindi premere Backspace o Elimina. 7. Verificare che l unità di misura per i righelli siano i pollici. Fare clic nell angolo in alto a sinistra dei righelli finché non viene visualizzato in per pollici (invece di cm per centimetri o pt per punti). 8. Posizionare il puntatore sul bordo della sezione Corpo e, utilizzando il righello verticale come guida, trascinare il bordo verso il basso fino a circa 11 pollici. Quando si rilascia il pulsante del mouse, viene visualizzato il bordo della pagina. Se non si vede il bordo della pagina, trascinare ulteriormente verso il basso il bordo del Corpo. 9. Quindi trascinare il bordo della sezione Corpo verso l alto appena sopra il bordo della pagina. La linea del bordo della pagina sparisce. Trascinando il bordo della sezione del corpo al di sopra del bordo della pagina fa sì che la lettera si limiti a una sola pagina. 10. Se necessario, utilizzare la barra di scorrimento in basso nella schermata per spostarsi verso destra e visualizzare una spessa linea tratteggiata lungo il lato destro. Si tratta del bordo destro della pagina. La lettera rimarrà all interno di questi bordi. 11. Se necessario, spostarsi di nuovo verso sinistra. 12. Se necessario, spostarsi verso l alto fino alla parte superiore del formato. Creazione del blocco di testo A questo punto viene creato un blocco di testo con un margine di 2 pollici per ogni lato. 1. Selezionare lo Strumento Testo nella barra degli strumenti. 2. Utilizzando i righelli orizzontale e verticale come guida, trascinare un rettangolo che inizi a circa 2 pollici dal lato superiore sinistro del formato e finisca a circa 2 pollici dal lato inferiore destro, come indicato dalle linee del bordo della pagina. Quando si rilascia il mouse, il righello orizzontale visualizza la larghezza del blocco di testo. Il punto di inserimento lampeggia in alto a sinistra nella casella di testo. All interno del blocco di testo verrà inserita la lettera. Aggiunta dell indirizzo 1. Selezionare il menu Inserisci > Campo di fusione. 2. Selezionare Nome nell elenco e fare clic su OK. 3. Inserire uno spazio. Bordo della 4. Selezionare il menu Inserisci > Campo di fusione. 5. Selezionare Cognome nell elenco e fare clic su OK.

45 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere Premere Invio (Windows) o Return (Mac OS). 7. Aggiungere i campi di fusione per l indirizzo di casa, la città e il Paese, con spazi, nuove righe e punteggiatura appropriati. Inserimento della lettera 1. Premere Invio o Return due volte per inserire due ritorni a capo alla fine dell indirizzo. 2. Riportare la formula introduttiva: digitare Egregio e inserire uno spazio. 3. Inserire i campi di fusione per il nome e il cognome, divisi da uno spazio. Nelle proprie lettere, è possibile utilizzare più campi (ad esempio un campo per il titolo) per una formula di apertura più elegante. 4. Inserire una virgola e due ritorni a capo. 5. Scrivere la lettera: Panificio preferito de la il benvenuto a lei e alla sua Società ABC Società, nella nostra organizzaziione. Ci auguriamo di poter fare affari con lei in futuro e speriamo che la siano piaciuti i nostri prodotti ed il servizio! Se una parola viene scritta in modo errato, viene sottolineata in rosso. Per disattivare il controllo ortografico in tempo reale in questo file, selezionare il menu File > Opzioni file. Nella finestra di dialogo Opzioni file, fare clic sulla scheda Ortografia. Deselezionare Indica le parole sospette con una sottolineatura speciale. Deselezionare questa casella di controllo per disattivare la sottolineatura delle parole scritte in modo errato Se un campo contiene parole (come ad esempio dei nomi) che il controllo ortografico può segnalare come non corrette, è possibile disattivare il controllo ortografico in determinati campi. Per le informazioni sulla disattivazione del controllo ortografico in determinati campi di un file, vedere la Guida di FileMaker Pro.

46 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere 46 Personalizzazione della lettera con il nome della società 1. Fare clic dopo la parola Società nel primo paragrafo. 2. Inserire una virgola e uno spazio. 3. Inserire un campo di fusione per il nome della società del cliente. 4. Inserire un altra virgola. Aggiunta della formula di chiusura 1. Fare clic alla fine del testo e inserire due ritorni a capo. 2. Digitare Distini saluti, quindi inserire quattro ritorni a capo. 3. Digitare John Jones. 4. Inserire un ritorno a capo, quindi digitare Presidente. 5. Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato nella barra formato per vedere la lettera personalizzata, pronta per la stampa, per ogni record del database. Nota Il record visualizzato nella finestra può variare da quello qui riportato per via delle prove che possono essere state fatte nel file di esempio. 6. Sfogliare alcuni record per vedere l aggiornamento dei campi di fusione. Per informazioni su come aggiungere un logo all intestazione della lettera, vedere Aggiunta di un immagine al formato a pagina Una volta terminata la lezione, chiudere il file selezionando il menu File > Chiudi.

47 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere 47 Per ulteriori informazioni In questa lezione sono stati creati elenchi e formati di etichette e lettere. È possibile utilizzare FileMaker Pro per creare tutti i formati necessari per organizzare le informazioni nel modo desiderato. Per ulteriori informazioni sulla creazione di formati, vedere la Lezione 9 e il capitolo 3 della Guida per l utente di FileMaker Pro. Per le informazioni sulla disattivazione del controllo ortografico in determinati campi di un file, vedere la Guida di FileMaker Pro.

48 Lezione 7 Semplificazione dell inserimento dei dati È possibile semplificare il metodo d inserimento dei dati in FileMaker Pro e migliorarne la precisione utilizzando liste valori, campi Calcolo e l immissione automatica dei dati. In questa lezione si tratteranno i seguenti temi: 1 semplificazione dell inserimento dei dati con le liste valori 1 scrittura e test di una formula di calcolo 1 uso delle opzioni di immissione automatica di un campo per l inserimento automatico dei dati Inserimento dei dati utilizzando le liste valori Le liste valori consentono di selezionare il valore desiderato da un elenco a scorrimento, un menu a tendina, caselle di controllo o pulsanti di opzione. Queste liste possono contenere valori predefiniti o essere costruite dinamicamente in base ai valori di un campo particolare. Le liste valori rappresentano un metodo efficace per l inserimento di valori di uso frequente nel database. Una lista valori con valori predefiniti, visualizzati come pulsanti di opzione Definizione di una lista valori In questo esercizio viene creata una lista valori denominata Cliente tipo che verrà utilizzata successivamente per assegnare dei valori al campo Cliente tipo. 1. Aprire Esempio Copia.fmp Se non è già selezionato, selezionare Inserimento dati dal menu a tendina Formato nella barra formato. 3. Selezionare il menu File > Gestisci > Liste valori. 4. Fare clic su Nuovo. 5. Assegnare un nome alla nuova lista valori digitando Cliente tipo. 6. Fare clic nella casella di testo Usa valori personalizzati e digitare Nuovo e Continuativo, ognuno su una riga diversa.

49 Lezione 7 Semplificazione dell inserimento dei dati Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Modifica lista valori. 8. Fare clic su OK per terminare. Assegnazione di una lista valori a un campo e visualizzazione dei valori come pulsanti di opzione 1. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 2. Selezionare la scheda Stato pagamento. 3. Selezionare il campo Cliente tipo. 4. Fare clic su Impostazioni per aprire la finestra Impostazioni, se non è già aperta. 5. Selezionare Dati. Sotto Campo, selezionare Gruppo pulsanti di opzione per Controllo stile. 6. Per Valori da, selezionare la lista valori Cliente tipo. Questa è la lista valori definita nella sezione precedente. Fare clic su Dati Selezionare Gruppo pulsanti di opzione Selezionare la lista valori Cliente tipo I pulsanti di opzione e i valori della lista valori Cliente tipo vengono visualizzati nel campo Cliente tipo.

50 Lezione 7 Semplificazione dell inserimento dei dati 50 Campo Cliente tipo formattato con i pulsanti di opzione 7. Fare clic su Salva formato e su Esci dal formato, quindi sulla scheda Stato pagamento per vedere i pulsanti di opzione in modo Usa. Creazione di valori con un campo Calcolo Se si desidera che FileMaker Pro esegua dei calcoli, ad esempio per stabilire l importo delle imposte dovute o del costo da pagare, utilizzare un campo Calcolo. I campi Calcolo sono uno dei tipi di campo di FileMaker Pro. FileMaker Pro può eseguire operazioni semplici e complesse. La formula di calcolo utilizza i valori del record corrente o dei record correlati. La formula può utilizzare i valori di tutti i tipi di campo. È possibile utilizzare i calcoli per restituire valori di testo (ad esempio combinando i campi Nome e Cognome in un unico campo che riporti il nome completo), date, ore, indicatori data e ora e il contenuto dei campi Contenitore. Creazione di un campo Calcolo I clienti di Panificio preferito possono pagare un costo annuale e ricevere uno sconto del 15% su tutti gli acquisti. I clienti nuovi pagano un costo di 200, mentre i clienti continuativi 100. Il calcolo seguente restituisce il costo annuale basato sul tipo di cliente. Esistono vari metodi per la formulazione di un calcolo, ciascuno dei quali fornisce risultati corretti. Il metodo seguente utilizza un istruzione If per confrontare i dati inseriti nel campo Cliente tipo con uno dei tipi di cliente. Il calcolo restituisce uno dei due risultati. 1. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 2. Selezionare la scheda Stato pagamento, se non è già selezionata. 3. Selezionare il menu File > Gestisci > Database. 4. Nella finestra di dialogo Gestisci database, fare clic sulla scheda Campi, se non è già selezionata. 5. Per Nome campo, digitare Costo annuale. 6. Per Tipo, selezionare Calcolo per rendere il campo un campo Calcolo. Digitare Costo annuale per Nome campo Selezionare Calcolo per Tipo

51 Lezione 7 Semplificazione dell inserimento dei dati Fare clic su Crea. Viene visualizzata la finestra di dialogo Specifica il calcolo. 8. Scorrere l elenco di funzioni a destra nella finestra di dialogo Specifica il calcolo fino a trovare If (test ; risultatouno ; risultatodue). Fare doppio clic su questa funzione in modo che venga visualizzata nella grande casella di testo in basso. Questa funzione ha tre parti: un test, un risultato se l esito del test è Vero (risultato uno) e un altro risultato se l esito del test è Falso (risultato due). I segnaposto test, risultatouno, e risultatodue dovranno essere sostituiti con gli effettivi componenti del calcolo. Elenco dei campi Elenco delle funzioni Sostituire questi segnaposto per costruire il calcolo Verificare il tipo di dati che dovranno essere ottenuti dal 9. Selezionare il segnaposto test e digitare quanto segue esattamente come riportato di seguito: Cliente tipo = "Continuativo" 10. Selezionare il segnaposto risultatouno e digitare Selezionare il segnaposto risultatodue e digitare Assicurarsi che il risultato del calcolo sia impostato su Numero. Il calcolo completo Selezionare Numero

52 Lezione 7 Semplificazione dell inserimento dei dati Fare clic su OK. Se si riceve un messaggio di errore, verificare che tutti gli spazi e i segni di punteggiatura siano identici a quelli della formula illustrata qui sopra. 14. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Gestisci database. Il campo Costo annuale viene visualizzato al fondo del formato, sotto il pannello struttura a schede Stato pagamento. A seconda delle dimensioni della schermata, può essere necessario scorrere verso il basso per visualizzare il campo. 15. Selezionare il campo Costo annuale e fare clic sulla sua etichetta tenendo premuto Maiusc. Trascinarli sotto il campo Cliente dal e allinearli con i campi in alto. A questo punto la formula di calcolo è completa. Dopo aver inserito i dati nel campo Cliente tipo, FileMaker Pro confronta il campo con la parola che si sta verificando, "Continuativo". Il test è vero se i dati del campo corrispondono alla parola e il calcolo restituisce il primo risultato (100). Se i dati non corrispondono, il test è falso e viene restituito il secondo risultato (200). Test del calcolo Per vedere se il calcolo funziona: 1. Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato per passare al modo Usa. 2. Fare clic sulla scheda Stato pagamento. 3. Cambiare il valore nel campo Cliente tipo da Nuovo a Continuativo. Il risultato nel campo Costo annuale cambia in base al tipo di cliente. Inserimento automatico di un numero di serie FileMaker Pro permette l inserimento automatico di alcuni tipi di dati (ad esempio numeri incrementali) durante la creazione di un nuovo record. Creazione di un campo per i numeri di serie 1. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 2. Selezionare il menu File > Gestisci > Database. 3. Nella finestra di dialogo Gestisci database, fare clic sulla scheda Campi, se non è già stata selezionata. 4. Digitare Numero cliente per Nome campo. 5. Selezionare Numero come tipo di campo. 6. Fare clic su Crea. 7. Fare clic su Opzioni. 8. Selezionare Numero di serie nella scheda Immissione automatica. Per questo esercizio non è necessario modificare l opzione Genera o le quantità di Valore successivo o Incremento.

53 Lezione 7 Semplificazione dell inserimento dei dati 53 Selezionare Numero di serie 9. Fare clic su OK, quindi fare di nuovo clic su OK per chiudere la finestra di dialogo. Il nuovo campo viene visualizzato al fondo del formato. Anche in questo caso, per visualizzare tutto il campo scorrere verso il basso. 10. Trascinare il campo e la relativa etichetta nella scheda Stato pagamento e allinearli con gli altri campi e le altre etichette. 11. Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato per passare al modo Usa. 12. Selezionare la scheda Stato pagamento. 13. Provare l opzione di inserimento di un nuovo campo facendo più volte clic su Nuovo record nella barra degli strumenti. Ogni volta che si crea un nuovo record, il valore nel campo Numero cliente aumenta di uno. 14. Eliminare gli eventuali record creati nel database. 15. Una volta terminata la lezione, chiudere il file selezionando il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni Si è visto come semplificare l inserimento dei dati definendo e formattando le liste valori, i campi Calcolo e i numeri di serie inseriti automaticamente. Per ulteriori informazioni sui campi Calcolo e sulle opzioni di-immissione automatica nei campi, così come per la definizione e la formattazione delle liste valori, vedere la Guida di FileMaker Pro.

54 Lezione 8 Automatizzazione delle operazioni con pulsanti e script FileMaker Pro consente di automatizzare molte operazioni di database con pulsanti e script. Queste funzioni efficaci consentono di risparmiare molto tempo eseguendo una serie di azioni con un semplice clic. In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni: 1 creazione e uso di un pulsante per l esecuzione di un operazione 1 creazione ed esecuzione di uno script semplice per l esecuzione di un operazione a più fasi 1 uso di un pulsante per l esecuzione di uno script Esecuzione di un operazione utilizzando un pulsante "Un pulsante è un oggetto di un formato, sul quale è possibile fare clic per l esecuzione di molti comandi di FileMaker Pro." Ad esempio, è possibile creare un pulsante per passare da un formato all altro nel database. Creazione del pulsante 1. Aprire Esempio Copia.fmp Se non è già selezionato, selezionare Inserimento dati dal menu a tendina nella barra formato. 3. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 4. Selezionare lo Strumento Pulsante. 5. Disegnare il pulsante in alto nel formato. Mettere qui il pulsante 6. Nella finestra di dialogo Impostazione pulsanti, sotto Navigazione selezionare il comando Vai al formato dall elenco. 7. Nell area Opzioni, per Specifica selezionare Formato.

55 Lezione 8 Automatizzazione delle operazioni con pulsanti e script Nella finestra di dialogo Specifica formato, selezionare Lista cliente tipo e fare clic su OK. Nella finestra di dialogo Impostazione pulsanti viene visualizzato il nome del formato specificato 9. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo. Il punto di inserimento è al centro del pulsante. 10. Digitare Vai a Lista cliente tipo nel pulsante per identificarlo. 11. Fare clic fuori dal pulsante. Può essere necessario selezionare e ridimensionare il pulsante per visualizzare il testo, spostare gli oggetti nell intestazione o trascinare verso destra il bordo destro del formato per allargarlo in modo che tutti gli elementi siano compresi entro i bordi della pagina. 12. Per provare il pulsante, fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato per passare al modo Usa e fare clic sul pulsante. Il pulsante visualizza il formato Lista cliente tipo. Suggerimento È possibile selezionare il menu Visualizza > Mostra Pulsanti nel modo Formato scheda per visualizzare un badge dei pulsanti sugli oggetti pulsante nel modo Formato scheda. Esecuzione di una serie di operazioni con uno script Come si è appena visto, è possibile utilizzare un pulsante per eseguire un singolo comando. Per fare in modo che FileMaker Pro esegua una sequenza di comandi, utilizzare uno script. Script Uno script consente di costruire una serie di istruzioni da far eseguire a FileMaker Pro. Come i pulsanti, gli script consentono di automatizzare la maggior parte dei comandi dei menu di FileMaker Pro e di attivare alcuni comandi non disponibili nei menu di FileMaker Pro. Gli script semplici possono eseguire una sola operazione, mentre gli script complessi possono combinare elementi (come il controllo e la risposta dell utente) con tecniche di programmazione (come il branching e il looping) per la creazione di serie di istruzioni potenti e dinamiche. Creazione di uno script per l anteprima del formato Etichette 1. Selezionare il menu Script > Gestisci script. 2. Fare clic su Nuovo per creare un nuovo script.

56 Lezione 8 Automatizzazione delle operazioni con pulsanti e script Nella casella di testo Nome script, digitare Anteprima del formato Etichette. 4. Nell elenco a sinistra, scorrere verso il basso e, sotto Navigazione, selezionare l istruzione di script Vai al formato, quindi fare clic sul pulsante Sposta. (È possibile anche selezionare e spostare le istruzioni di script facendo doppio clic su di esse). 5. Nell area Opzioni istruzione script, per Specifica, selezionare Formato, quindi selezionare il formato Etichette e fare clic su OK. 6. Selezionare l istruzione di script Passa al modo Anteprima dall elenco a sinistra e spostarla nel proprio script. Lo script finito 7. Chiudere la finestra di dialogo Modifica script, fare clic su Salva, quindi chiudere la finestra di dialogo Gestisci script. 8. Per eseguire lo script appena creato: Selezionare il menu Script > Anteprima del formato Etichette. FileMaker Pro visualizza il formato Etichette e passa al modo Anteprima. Assegnazione di uno script a un pulsante Sebbene i pulsanti siano generalmente più comodi per gli utenti, gli script sono una funzione più efficace che consente di combinare molti comandi di menu in un unica azione eseguibile. L uso di un pulsante per eseguire uno script offre il meglio delle due funzioni. Per assegnare lo script appena creato a un pulsante: 1. Selezionare Inserimento dati dal menu a tendina Formato nella barra formato. 2. Fare clic su Esci dall anteprima, quindi su Modifica il formato nella barra formato. 3. Fare clic sul pulsante Vai a Lista cliente tipo precedentemente creato in questa lezione e selezionare il menu Formattazione > Impostazione pulsanti. 4. Nella finestra di dialogo Impostazione pulsanti, selezionare l istruzione di script Esegui script all inizio dell elenco a sinistra.

57 Lezione 8 Automatizzazione delle operazioni con pulsanti e script 57 Selezionare Esegui script 5. Nell area Opzioni, per Script corrente fare clic su Specifica. Selezionare Anteprima del formato Etichette dall elenco degli script disponibili e fare clic su OK. 6. Lasciare invariate le rimanenti impostazioni predefinite e fare clic su OK. Assegnazione di un nuovo nome al pulsante 1. Selezionare lo Strumento Testo nella barra degli strumenti. 2. Fare clic sul pulsante una volta. Il punto di inserimento del testo viene visualizzato all interno del pulsante. 3. Selezionare il testo del pulsante e digitare Anteprima del formato Etichette per rinominare questo pulsante. Può essere necessario selezionare e ridimensionare il pulsante per visualizzare il testo, spostare gli oggetti nell intestazione o trascinare verso destra il bordo destro del formato per allargarlo in modo che tutti gli elementi siano compresi entro i bordi della pagina. Test del pulsante 1. Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato per passare al modo Usa, quindi testare il pulsante facendovi clic sopra. Se si fa clic sul pulsante, si esegue lo script che visualizza il formato Etichette e passa al modo Anteprima. 2. Una volta terminata la lezione, chiudere il file selezionando il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni In questa lezione sono stati creati pulsanti e script e le due funzioni sono state utilizzate insieme. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di FileMaker Pro.

58 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti Il processo di raccolta e organizzazione dei dati di un database è definito creazione di resoconti. I resoconti sono utili per organizzare e visualizzare i dati in gruppi. In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni: 1 creazione di un resoconto dinamico in Visualizza come tabella 1 creazione di un resoconto con dati raggruppati e totali utilizzando l assistente Nuovo formato/resoconto 1 salvataggio di un resoconto come file PDF e invio come allegato di una Resoconti riassunto I resoconti riassunto presentano solo il totale dei dati; non suddividono le informazioni in gruppi più piccoli. I resoconti a riassunto parziale, detti anche resoconti con dati raggruppati, categorizzano le informazioni in base a uno o più campi particolari, permettendo di raggruppare gerarchicamente le informazioni. Dalle informazioni del riassunto parziale è possibile ricavare subtotali, medie o conteggi. Un campo Riassunto è uno dei tipi di campo che è possibile specificare durante la definizione dei campi in Visualizza come tabella, nell assistente Nuovo formato/resoconto o nella finestra di dialogo Gestisci database. I campi Riassunto consentono di eseguire calcoli utilizzando tutti i record del gruppo trovato. In genere, per eseguire il totale di vari record, è necessario utilizzare un campo Riassunto. Creazione di un resoconto dinamico in Visualizza come tabella La creazione di un resoconto dinamico in Visualizza come tabella rappresenta un modo rapido per formattare e visualizzare i dati del riassunto. Di seguito verrà creato un resoconto rapido con le seguenti informazioni: 1 i costi annuali pagati da ogni cliente 1 i subtotali dei costi pagati da ogni società 1 un totale complessivo dei costi pagati da tutte e tre le società Analisi dei dati in Visualizza come tabella 1. Aprire Esempio Copia.fmp Se non è già selezionato, selezionare Inserimento dati dal menu a tendina Formato nella barra formato. 3. Nel modo Usa, fare clic su Visualizza come tabella nella barra formato. I campi del formato Inserimento dati vengono visualizzati come intestazioni di colonna in Visualizza come tabella.

59 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti 59 Nascondere i dati non necessari nel resoconto Per impostazione predefinita, Visualizza come tabella visualizza tutti i campi del formato corrente. È possibile nascondere i campi che non si desidera visualizzare in questo resoconto. Quando si nascondono i campi in Visualizza come tabella, né i dati né le definizioni dei campi vengono rimossi dal formato o dal database. 1. Spostare il puntatore sull intestazione di una colonna qualsiasi per visualizzare la freccia in giù. Fare clic sulla freccia in giù, quindi selezionare Tabella > Modifica nel menu di scelta rapida. 2. Nella finestra di dialogo Modifica vista tabella, deselezionare le caselle di controllo di tutti i campi eccetto Società, Nome, Cognome e Quota pagata. Deselezionare le caselle di controllo dei campi da nascondere in Visualizza come tabella Mano a mano che si deselezionano le caselle di controllo, le colonne vengono nascoste in Visualizza come tabella. 3. Fare clic su OK. Raggruppamento e ordinamento dei dati e definizione di un campo Riassunto 1. Spostare il puntatore sull intestazione della colonna Società e fare clic sulla freccia in giù. Selezionare Aggiungi gruppo finale da Società nel menu di scelta rapida. I record vengono riordinati e raggruppati per società. Quando si aggiunge un gruppo iniziale o finale in Visualizza come tabella, FileMaker Pro effettua automaticamente l ordinamento dei record in ordine alfabetico (a-z) per campo gruppo. I campi in base ai quali si esegue il raggruppamento sono detti anche campi di separazione. In questo caso, il campo di separazione è il campo Società. 2. Spostare il puntatore sull intestazione della colonna Quota pagata e fare clic sulla freccia in giù. Selezionare Subtotali finali, quindi Totale (Reddito sul costo annuale) nel menu di scelta rapida. I subtotali vengono visualizzati nella colonna Quota pagata di ogni raggruppamento per società. Nota Se non è possibile visualizzare i subtotali nella colonna Quota pagata, trascinare l intestazione della colonna Quota pagata in modo da allargare la colonna.

60 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti Spostare di nuovo il puntatore sull intestazione della colonna Società e fare clic sulla freccia in giù. Selezionare Aggiungi riassunto finale nel menu di scelta rapida. Nota Potrebbe essere necessario scorrere verso il basso per visualizzare il riassunto complessivo finale. Applicazione di un etichetta ai dati raggruppati e rimozione dei valori di dati duplicati 1. Fare clic con il tasto destro del mouse o, tenendo premuto il tasto Ctrl, fare clic sulla riga del riassunto finale (non la riga del riassunto complessivo finale). Selezionare Aggiungi campo gruppo (Società) dal menu di scelta rapida per visualizzare il nome della società per ogni raggruppamento. Fare clic con il tasto destro del mouse o, tenendo premuto il tasto Ctrl, fare clic sulla riga del riassunto Selezionare Aggiungi campo gruppo (Società) 2. Spostare il puntatore sull intestazione della colonna Società e fare clic sulla freccia in giù. Selezionare Campo > Nascondi campo per nascondere i dati relativi alle società ripetuti nella colonna Società. L etichetta creata nel campo Società rimane in Visualizza come tabella per identificare il campo gruppo. Il resoconto finito mostra: 1 i costi pagati da ogni cliente 1 i subtotali dei ricavi per società 1 un totale complessivo dei ricavi da tutte le società

61 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti 61 I subtotali si basano sui raggruppamenti per società Per una corretta visualizzazione di questo resoconto in Visualizza come tabella, i dati devono essere ordinati in base a Società. 3. Spostare il puntatore sull intestazione di una colonna qualsiasi e fare clic sulla freccia in giù. Selezionare Tabella > Reimposta, quindi fare clic su Sì per annullare le impostazioni del resoconto dinamico e visualizzare tutti i campi del formato Inserimento dati. Utilizzo di un assistente per creare un resoconto con dati raggruppati e totali Totale È possibile utilizzare l assistente Nuovo formato/resoconto per creare un resoconto in un formato distinto. Quando si creano resoconti nell assistente, è possibile creare uno script che riesegua il resoconto per aggiornare i dati in esso visualizzati. Formati per resoconti a riassunto parziale Per funzionare correttamente, un formato contenente un resoconto con dati raggruppati richiede vari elementi. I formati progettati per resoconti a riassunto parziale comprendono: 1 un riassunto parziale nel formato resoconto per ciascun livello di dettaglio in base al quale si intende suddividere i dati. 1 uno o più campi in base ai quali raggruppare i record (campi di separazione). 1 i record disposti in base ai campi di separazione, nell ordine di visualizzazione dei riassunti parziali nel formato resoconto.

62 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti 62 1 un formato riassunto complessivo. 1 uno o più campi Riassunto per la visualizzazione di totali, medie o conteggi. In questo esercizio, verrà creato un resoconto che comprende i subtotali per ogni categoria e un totale complessivo per l intero resoconto. Il resoconto a riassunto parziale creato: 1 raggruppa i clienti in base al tipo di cliente 1 fornisce i subtotali dei costi pagati per ogni tipo di cliente 1 fornisce il totale complessivo di questi costi L assistente Nuovo formato/resoconto crea queste strutture e configura automaticamente queste impostazioni. Creazione di un resoconto a riassunto parziale con totali Per creare il resoconto dei costi annuali: 1. Fare clic su Visualizza come modulo nella barra formato, quindi fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 2. Fare clic su Nuovo formato/resoconto. 3. Per Nome formato, digitare Resoconto costi annuali. 4. Selezionare Resoconto come tipo per il nuovo formato. 5. Selezionare Includi subtotali e Includi totali complessivi, se non sono già selezionati. Notare come il resoconto cambia nell anteprima dell assistente, per avere un idea dell aspetto che il resoconto assumerà con le impostazioni correnti. Quando si seleziona un tipo di formato, l anteprima del resoconto si aggiorna Selezionare Includi subtotali e Includi totali complessivi 6. Fare clic su Avanti. Selezione dei campi utilizzati in questo resoconto 1. Selezionare il primo campo da utilizzare in questo resoconto, Cliente tipo, e spostarlo nell elenco Campi visualizzati su formato/resoconto. 2. Selezionare e spostare il campo Cognome. 3. Selezionare e spostare il campo Nome.

63 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti Selezionare e spostare il campo Quota pagata. 5. Fare clic su Avanti. 6. Se si desidera raggruppare i record per Cliente tipo, spostare questo campo nell elenco Categorie del resoconto. 7. Deselezionare la casella di controllo di Cliente tipo. Cliente tipo verrà visualizzato solo una volta in ogni raggruppamento, come mostrato nell immagine di anteprima del resoconto nell assistente. Deselezionare Cliente tipo per nascondere i valori ripetuti nel resoconto 8. Fare clic su Avanti. 9. Spostare il campo Cognome nell elenco Criterio. In questo modo i record in ogni gruppo di tipi di cliente verranno ordinati in ordine alfabetico in base al cognome dei clienti. Il campo di separazione Cliente tipo viene visualizzato automaticamente in cima all elenco Criterio. FileMaker Pro raggruppa i record in base a questa categoria prima di ordinare i dati.

64 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti Fare clic su Avanti. Specificazione dei subtotali e dei totali complessivi Nel Resoconto costi annuali si desidera visualizzare i subtotali dei costi pagati da ogni tipo di cliente (Nuovo e Continuativo) e un totale complessivo dei costi di entrambi i gruppi alla fine del resoconto. Per questo, è necessario specificare i campi Riassunto per subtotali e totali complessivi nell assistente Nuovo formato/resoconto. Il campo Riassunto che si utilizzerà è Reddito sul costo annuale, già definito nel file di esempio. Reddito sul costo annuale riporta il totale dei costi inseriti nel campo Quota pagata. 1. Per Campo Riassunto, fare clic su Specifica e selezionare Reddito sul costo annuale dall elenco dei campi disponibili, quindi fare clic su OK. 2. Per Categoria da riassumere per, utilizzare il valore predefinito di Cliente tipo. 3. Per Posizione subtotale, utilizzare il valore predefinito di Sotto il gruppo di record. 4. Fare clic su Aggiungi subtotale. Questa operazione indica a FileMaker Pro di creare un subtotale dei costi annuali pagati sotto ogni categoria di cliente. 5. Fare clic su Avanti. 6. Per Campo Riassunto, fare clic su Specifica e selezionare Reddito sul costo annuale dall elenco dei campi disponibili, quindi fare clic su OK. Questa operazione indica a FileMaker Pro di utilizzare il campo Reddito sul costo annuale nel totale complessivo.

65 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti Fare clic su Aggiungi totale complessivo. Questa operazione indica a FileMaker Pro di creare un totale complessivo dei costi annuali. 8. Fare clic su Avanti. Selezione di un tema e creazione di intestazione e piè di pagina 1. Sotto Raffinato classico, selezionare Caldo. Nell assistente viene visualizzata un anteprima del tema. Il tema definisce le dimensioni del testo, il colore e lo stile del resoconto finito e si applica solo al formato corrente, non a tutti i formati nel database. 2. Fare clic su Avanti. 3. Nell area Intestazione, per Superiore al centro selezionare Testo person. grande. 4. Digitare Resoconto costi annuali come intestazione del resoconto e fare clic su OK. 5. Nell area Piè di pagina, per Inferiore al centro selezionare Numero di pagina per inserire un numero di pagina al fondo di ogni pagina del resoconto. 6. Fare clic su Avanti. Creazione di uno script per ripetere l esecuzione del resoconto 1. Fare clic su Crea uno script.

66 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti Lasciare invariato il Nome dello script visualizzato e fare clic su Avanti. 3. Fare clic su Visualizza in Modo Usa, se non è già selezionato. 4. Fare clic su Fine. Il resoconto completato viene visualizzato in Visualizza come lista. Vengono visualizzati i subtotali dei costi pagati per ogni tipo di cliente e un totale complessivo di tutti i costi al fondo del resoconto. Nota Le prove effettuate nelle lezioni precedenti possono far sì che il resoconto finito non abbia lo stesso aspetto di quello riportato di seguito. Il resoconto raggruppa i dati in base al campo Tipo cliente, detto anche campo di separazione Subtotali L attuale numero di pagina andrà a sostituire il carattere segnaposto nel modo Anteprima e nella stampa del resoconto Totale complessivo

67 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti 67 Eliminazione di un record per visualizzare valori riassunto aggiornati Se si lavora in Visualizza come lista o Visualizza come tabella nel modo Usa, FileMaker Pro aggiorna automaticamente i valori riassunto quando si aggiungono o modificano i valori di dati. Per eliminare un record e visualizzare in modo dinamico l aggiornamento dei valori riassunto: 1. Selezionare il record Gerard LeFranc. Selezionare il record Gerard LeFranc 2. Fare clic su Elimina record, quindi su Elimina. Il subtotale per i clienti continuativi e il totale complessivo mostrano valori aggiornati. Salvataggio e invio di un resoconto come file PDF Dopo aver eseguito un resoconto, è possibile salvarlo come file PDF e inviarlo come allegato di una Selezionare il menu File > Salva/Invia record come > PDF. 2. Selezionare la cartella Esercitazioni come posizione per il file. 3. Nella finestra di dialogo Salva record come PDF, per Nome file (Windows) o Salva con nome (Mac OS) digitare Resoconto costi annuali. 4. Per Salva, selezionare Record esaminati. 5. Selezionare Crea con un file come allegato. 6. Fare clic su Salva. FileMaker Pro crea il file PDF e lo trasferisce al programma di posta elettronica. Il file PDF viene visualizzato come allegato di un messaggio che, dopo aver inserito l indirizzo, è possibile inviare. È possibile fare doppio clic sull allegato del file nella finestra di posta elettronica per vedere il resoconto come file PDF. Nota Se si utilizza un client di posta elettronica basato sul Web, nel passo 5 non selezionare l opzione Crea con un file come allegato. Creare un messaggio nel client di posta elettronica, allegare manualmente il file PDF del resoconto e inviare il messaggio. 7. Una volta terminata la lezione, eliminare il messaggio e chiudere il file di esempio selezionando il menu File > Chiudi.

68 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti 68 Per ulteriori informazioni In questa lezione sono stati creati resoconti con dati raggruppati e totali in Visualizza come tabella, utilizzando l assistente Nuovo formato/resoconto. È stato anche salvato un resoconto come file PDF da inviare come allegato di una . Per ulteriori informazioni sulla creazione di resoconti, vedere la Guida di FileMaker Pro.

69 Lezione 10 Creazione di grafici dai dati FileMaker Pro aiuta a confrontare e raffrontare graficamente i dati in istogrammi, grafici a barre, istogrammi positivi/negativi, grafici a linee, ad area, a dispersione, a bolle o a torta. È possibile: 1 creare un grafico rapido in modo Usa, quindi stampare il grafico o metterlo su un nuovo formato 1 utilizzare lo Strumento grafico nel modo Formato scheda per aggiungere un grafico a un formato nuovo o esistente In questa lezione viene creato un grafico rapido che confronta i ricavi ottenuti dai clienti aziendali di Panificio preferito. Creazione di un grafico a torta I grafici a torta sono ottimi per visualizzare la percentuale di un valore totale. 1. Aprire Esempio Copia.fmp Se non è già selezionato, selezionare Inserimento dati dal menu a tendina Formato nella barra formato. 3. Fare clic su Visualizza come tabella nella barra formato. 4. Spostare il puntatore sulla colonna Società, fare clic sulla freccia in giù, quindi selezionare Ordinam. ascendente. 5. Spostare il puntatore sulla colonna Quota pagata, fare clic sulla freccia in giù, quindi selezionare Grafico > Grafico di Quota pagata per Società. Nella finestra di dialogo Impostazione grafico viene visualizzata un anteprima del grafico. FileMaker Pro specifica le impostazioni del grafico rapido Per impostazione predefinita, nell anteprima del grafico vengono visualizzati degli istogrammi. È possibile selezionare un tipo di grafico diverso e definire altre impostazioni nell area Grafico a destra.

70 Lezione 10 Creazione di grafici dai dati Nell area Grafico, per Titolo, digitare Costo pagato Conteggio per Società. 7. Per Tipo, selezionare Torta. L anteprima del grafico si aggiorna per visualizzare il nuovo titolo e il nuovo tipo di grafico. 8. Per Opzioni, selezionare Mostra valori su grafico e Percentuali. 9. Fare clic su Salva come formato, quindi su OK. Nel modo Usa viene visualizzato il grafico completato. Note 1 Dal menu a tendina Formato è possibile selezionare un formato contenente un grafico rapido da visualizzare in seguito. 1 Per modificare un grafico, selezionare il modo Formato scheda e fare doppio clic sul grafico. 10. Una volta terminata la lezione, chiudere il file selezionando il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni È stato creato un grafico a torta che visualizza i dati riassunti dal gruppo trovato corrente. Per ulteriori informazioni sulla creazione di grafici dai dati, vedere il capitolo 3 della Guida per l utente di FileMaker Pro e la Guida di FileMaker Pro.

71 Lezione 11 Creazione di database relazionali I database relazionali semplificano la visualizzazione dei dati correlati e ottimizzano l inserimento dei dati. È possibile inserire i dati una volta sola, quindi visualizzarli e utilizzarli in tabelle o in file correlati. In questa lezione si tratteranno i seguenti temi: 1 studio del funzionamento dei database relazionali 1 definizione di una relazione 1 visualizzazione dei dati di un record correlato 1 visualizzazione di un elenco di record correlati Il file di esempio in questa lezione utilizza due tabelle: 1 la tabella Clienti che contiene i record dei singoli clienti di Panificio preferito. 1 la tabella Società che contiene i record delle società in cui lavorano questi clienti. Ogni società ha diversi dipendenti (clienti di Panificio preferito). Visualizzazione di un record correlato in un file Definizione di una relazione con un altra tabella 1. Aprire Esempio Copia.fmp12. Il file contiene le tabelle, ma non la struttura relazionale. A questo punto viene creata la struttura. 2. Selezionare il menu File > Gestisci > Database. 3. Fare clic sulla scheda Relazioni. Viene visualizzato il grafico delle relazioni. Il grafico delle relazioni mostra tutte le tabelle nel file corrente. Quando si lavora con le tabelle nel grafico delle relazioni, le si utilizza per organizzare la visualizzazione dei dati. Ogni ricorrenza di tabella nel grafico rappresenta una diversa visualizzazione dei dati. Quando si crea una relazione tra due tabelle, si rendono accessibili i dati memorizzati in una tabella dall altra tabella, secondo i campi di confronto e i criteri stabiliti per la relazione. 4. Nella tabella Clienti, fare clic sul campo Società e disegnare una riga verso il campo Società nella tabella Società. Il campo Società è il campo di confronto.

72 Lezione 11 Creazione di database relazionali Rilasciare il tasto del mouse. Viene visualizzata la relazione appena creata. La relazione si basa sui dati corrispondenti nel campo Società in entrambe le tabelle. I record sono correlati quando i dati del campo Società di una tabella corrispondono ai dati del campo Società di un altra tabella. 6. Fare clic su OK per salvare questa relazione. Visualizzazione dei dati di un record correlato Una volta definita la relazione è possibile modificare un formato per visualizzare i dati utilizzando tale relazione. Qui si intende visualizzare l indirizzo della società. 1. Selezionare Informazione sul conto aziendale dal menu a tendina Formato nella barra formato. 2. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 3. Utilizzando lo Strumento Campo nella barra degli strumenti, trascinare un campo sul formato. Viene visualizzata la finestra di dialogo Specifica il campo con un elenco dei campi di questa tabella. 4. Fare clic su Tabella corrente ("Clienti") e selezionare la tabella Società dall elenco. Viene visualizzata una lista di campi nella tabella Società correlata. I due punti (::) prima del nome di ogni campo indicano che questi sono campi correlati, non definiti nella tabella Clienti nella quale si sta lavorando. Questi campi correlati visualizzano i dati della tabella correlata. 5. Selezionare ::Indirizzo società. 6. Selezionare Crea etichetta (se non è già selezionato), quindi fare clic su OK. 7. Ripetere i passi 3-6 per ::Città e ::Paese. 8. Se necessario, spostare i campi e ridimensionarli per visualizzare tutti i dati in essi contenuti. Al termine, i campi devono avere il seguente aspetto:

73 Lezione 11 Creazione di database relazionali Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato nella barra formato per tornare al modo Usa. 10. Fare clic sul libro nella barra degli strumenti per scorrere i record finché il nome della società non cambia. Nonostante il formato Informazione sul conto aziendale si basi sulla tabella Clienti, è possibile visualizzare i dati dell indirizzo memorizzati nella tabella Società grazie alla relazione impostata in precedenza in questa lezione. Visualizzazione di un elenco di record correlati Le relazioni sono bidirezionali. La relazione creata tra le tabelle Clienti e Società visualizza i dati (indirizzi delle società) dalla tabella Società. A questo punto verrà utilizzata la stessa relazione per visualizzare i dati (nomi dei clienti) dalla tabella Clienti. Creazione di un portale per la visualizzazione dei record corrispondenti È possibile aggiungere un portale su un formato per visualizzare i dati dei campi correlati. 1. Selezionare il formato Società dal menu a tendina Formato. È sempre necessario definire una relazione prima di poter visualizzare i dati dei record correlati. A questo punto verrà utilizzata la relazione alla tabella Clienti definita in precedenza in questa lezione, ma prima è necessario modificare la relazione per consentire la creazione di record in una tabella correlata. 2. Selezionare il menu File > Gestisci > Database e selezionare la scheda Relazioni, se non è già selezionata. 3. Nel grafico delle relazioni, fare doppio clic sull operatore relazionale per visualizzare la finestra di dialogo Modifica relazione. 4. Al fondo della finestra di dialogo, sotto Clienti, selezionare Consenti la creazione di record in questa tabella tramite questa relazione. Questo permette di aggiungere un nome a Lista cliente tipo.

74 Lezione 11 Creazione di database relazionali 74 Selezionare questa casella di controllo 5. Fare clic su OK, quindi fare di nuovo clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Gestisci database. 6. Se necessario, utilizzare il libro o il cursore nella barra degli strumenti per spostarsi al primo record della società (ABC Company). 7. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 8. Selezionare lo Strumento Portale nella barra degli strumenti e creare una casella sul formato che contenga l elenco dei nomi. 9. Nella finestra di dialogo Impostazione portale, per Mostra i record correlati di selezionare la tabella Clienti. 10. Selezionare Mostra la barra di scorrimento verticale. 11. Per Numero di righe, inserire Fare clic su OK. Aggiunta di campi e formattazione del portale 1. Nella finestra di dialogo Aggiungi campi al portale, selezionare il campo ::Nome e spostarlo nell elenco Campi inclusi. 2. Selezionare e spostare il campo ::Cognome. 3. Fare clic su OK. 4. Usare lo Strumento Testo nella barra degli strumenti per creare etichette di campo sopra i campi Nome e Cognome nel portale. Al termine, il portale dovrebbe essere così:

75 Lezione 11 Creazione di database relazionali Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato per visualizzare la lista dei clienti di ogni società. Nota A seconda degli esperimenti fatti nelle lezioni precedenti, il portale potrebbe avere un aspetto diverso rispetto a quanto raffigurato nell illustrazione che segue. Il portale visualizza una lista dei clienti della tabella correlata 6. Provare la nuova struttura: inserire il nome di un nuovo cliente di ABC Company. Fare clic qui per inserire un nuovo cliente di questa società 7. Selezionare Inserimento dati dal menu a tendina Formato nella barra formato per visualizzare il nuovo record. Quando si è aggiunto il nuovo cliente, la relazione ha creato automaticamente un record per questo cliente nella tabella Clienti. Fare clic sulla scheda Stato pagamento del nuovo record. ABC Company viene automaticamente inserito nel campo di confronto perché il nome è stato aggiunto al portale del record ABC Company. 8. Una volta terminata la lezione, chiudere il file selezionando il menu File > Chiudi.

76 Lezione 11 Creazione di database relazionali 76 Per ulteriori informazioni Si è visto come utilizzare e creare relazioni semplici. Queste esercitazioni prendono in considerazione solo le nozioni di base, ma vi sono numerosi punti importanti da tenere in considerazione durante la creazione di un sistema di database relazionali. Leggere il capitolo 4 della Guida per l utente di FileMaker Pro e le informazioni sulle relazioni contenute nella Guida di FileMaker Pro prima di utilizzare le relazioni nei propri file.

77 Lezione 12 Condivisione e scambio dei dati È possibile condividere i dati in rete utilizzando FileMaker Pro, FileMaker Server o tramite Internet mediante la Pubblicazione Web Immediata. È anche possibile condividere i dati importandoli in FileMaker Pro da altre applicazioni oppure esportandoli dai file FileMaker Pro in altre applicazioni. In questa lezione si tratteranno i seguenti argomenti: 1 abilitazione della condivisione in rete dei file FileMaker Pro 1 modalità di importazione dei dati in un file FileMaker Pro Condivisione dei dati È possibile utilizzare Condivisione in rete di FileMaker per condividere in rete i database di FileMaker Pro, consentendo così a diversi utenti di FileMaker Pro o FileMaker Go (fino a 9) di accedere contemporaneamente allo stesso file di database. Se è necessario condividere i file in rete per più di 9 utenti contemporaneamente, è possibile utilizzare FileMaker Server, che permette a un maggior numero di utenti di condividere i file e fornisce prestazioni di rete superiori e maggiore sicurezza. È possibile utilizzare Pubblicazione Web Immediata per pubblicare i formati di FileMaker Pro come pagine Web, consentendo a qualsiasi utente di accedere ai database di FileMaker Pro con un browser Web in una rete Intranet (o Internet). È possibile scambiare informazioni tra FileMaker Pro e altre applicazioni importando ed esportando i dati. Ad esempio, è possibile importare i dati che si trovano in un altro database o in un foglio elettronico, o esportare i dati relativi a degli indirizzi per creare lettere personalizzate con un programma di elaborazione testi. Quando i dati vengono importati o esportati, vengono copiati nel file di destinazione e non condivisi tra le applicazioni. Attivazione della condivisione in rete di FileMaker Se il computer è collegato a una rete, lo stesso file di database può essere utilizzato contemporaneamente da più utenti di FileMaker Pro. Importante Il contratto di licenza di FileMaker Pro esige il pagamento di una licenza per ogni computer su cui è installata l applicazione FileMaker Pro. Ciascuna licenza software non può essere condivisa o utilizzata contemporaneamente su diversi computer. L utente che per primo apre un file condiviso, diventa l host. Tutti gli utenti che si collegano e aprono il file ospitato vengono definiti client.

78 Lezione 12 Condivisione e scambio dei dati 78 L host apre il file I client aprono le connessioni al file condiviso Quando si apre un file condiviso, l host e i client hanno accesso alle stesse informazioni e tutte le modifiche apportate al file vengono visualizzate nella finestra di ciascun utente. Le modifiche apportate da ciascun utente ai dati, agli script e ai formati vengono salvate nel file condiviso. Il file condiviso viene salvato sul disco rigido in cui si trova. I criteri di ordinamento, le richieste di ricerca, gli ordini di importazione e di esportazione dei campi e le impostazioni di stampa sono specifici per ciascun utente. Per attivare la condivisione in rete di FileMaker: 1. Aprire Esempio Copia.fmp12. Nota Per attivare o modificare uno stato di condivisione di un file, è necessario aprirlo con un account che possieda Gestisci privilegi estesi come privilegi di accesso. Per informazioni su account, password e set di privilegi, vedere Lezione Selezionare il menu File > Condivisione > Rete FileMaker. 3. In corrispondenza della voce Condivisione in rete nella finestra di dialogo Impostazioni di rete FileMaker, fare clic su Attivata. Sotto la voce Condivisione in rete viene visualizzato l indirizzo TCP/IP del sistema.

79 Lezione 12 Condivisione e scambio dei dati 79 Esempio Copia.fmp12 è selezionato nell elenco Selezionare Attivata per consentire la condivisione in rete Selezionare il livello di accesso della rete per Esempio Copia.fmp12 4. Per Accesso dalla rete al file, selezionare Tutti gli utenti. 5. Fare clic su OK. Nota Windows: È possibile che venga visualizzato un avviso di protezione dal sistema operativo quando si attiva la condivisione in rete in FileMaker Pro. Esempio Copia ora è ospitato sul computer. È necessario tenere questo file aperto per renderlo disponibile agli utenti in rete. Apertura di un file remoto Un file è considerato remoto quando è salvato su un computer collegato in rete diverso dal computer che si sta utilizzando. Dopo che un host apre un file condiviso in FileMaker Pro, fino a nove utenti possono aprire il file remoto come client. Per aprire un file remoto: 1. Selezionare il menu File > Apri remoto. 2. Per Visualizza, selezionare Host locali per visualizzare un elenco degli host. Nota Se il computer non è collegato in rete o se al momento non vi sono file FileMaker Pro ospitati, nella finestra di dialogo Apri file remoto non è riportato nessun file.

80 Lezione 12 Condivisione e scambio dei dati 80 Selezionarlo per visualizzare un elenco degli host Selezionare il computer che sta ospitando il file da aprire Per restringere l elenco, digitare le prime lettere del file che si sta cercando Selezionare il file da aprire Oppure digitare il percorso di rete del file da aprire 3. Selezionare un host, quindi il file da aprire. 4. Fare clic su Apri. A seconda del modo in cui la condivisione del file è stata impostata sul computer host, potrebbe essere richiesto di inserire un nome account, una password e un nome di dominio (solo Windows) per aprire il file remoto. 5. Chiudere eventuali file remoti aperti. Disattivazione della condivisione in rete di FileMaker Per disattivare la condivisione in rete di FileMaker del file Esempio Copia: 1. In Esempio Copia.fmp12, selezionare il menu File > Condivisione > Rete FileMaker. 2. Nella finestra di dialogo Impostazioni di rete FileMaker, selezionare Esempio Copia.fmp12 nell elenco File attualmente aperti. 3. Per Accesso dalla rete al file, fare clic su Nessun utente. 4. Per disattivare la condivisione in rete di tutti i file, per Condivisione in rete fare clic su Disattivata. 5. Fare clic su OK. Il file Esempio Copia non è più ospitato sul computer. Scambio dei dati È possibile scambiare informazioni tra FileMaker Pro e altre applicazioni importando ed esportando i dati. È possibile: 1 importare dati in un file FileMaker Pro esistente, o in una nuova tabella, o in una tabella esistente 1 condividere e importare dati da origini dati ODBC 1 convertire dati da altre applicazioni a nuovi file FileMaker Pro 1 esportare dati da utilizzare in altre applicazioni

81 Lezione 12 Condivisione e scambio dei dati 81 Salvataggio e invio dei dati È possibile salvare i dati FileMaker Pro come file Microsoft Excel o file PDF per mettere i dati a disposizione degli utenti che non hanno FileMaker Pro. FileMaker Pro permette di spedire via e- mail il file Excel o PDF quando lo si salva. È inoltre possibile creare script per salvare/inviare record come file Excel o PDF. FileMaker Pro può inviare messaggi a uno o più destinatari. È possibile inserire manualmente i destinatari, l oggetto del messaggio, ecc., ed è possibile utilizzare i valori dei campi o dei calcoli. È inoltre possibile creare script per inviare o inviare uno snapshot link al database che catturi un gruppo trovato e lo visualizzi per un altro utente. Formati di file supportati per l importazione/esportazione La maggior parte delle applicazioni salva i dati nel proprio formato di file; la maggior parte di esse può anche scambiare le informazioni utilizzando formati intermedi. Ad esempio, FileMaker Pro può importare e/o esportare i file in formato Microsoft Excel, testo separato da tabulatori (tab), valori separati da virgola (csv), XML e altri formati. Se si esegue uno scambio di dati con un altro programma, consultare la documentazione fornita con il programma per definire un formato di file intermedio comune supportato sia da FileMaker Pro sia dall altro programma. Nota La maggior parte dei formati di file non importa né esporta le impostazioni di formattazione (font, dimensioni, stile, colore, ecc.). Importazione dei dati Vi sono molti modi per importare i dati in un file esistente. È possibile: 1 aggiungere nuovi record a una tabella esistente 1 creare una nuova tabella dai dati importati 1 aggiornare record esistenti in una tabella esistente 1 aggiornare record corrispondenti in una tabella esistente Importante Alcune operazioni di importazione che aggiornano i record esistenti e i record corrispondenti sovrascrivono i dati preesistenti durante il processo di importazione e non possono essere annullate. Per proteggere i dati, selezionare il menu File > Salva copia con nome per fare una copia di backup del file prima di eseguire un importazione con aggiornamento dei record. Il file da cui vengono importati i record è il file di origine. Il file in cui vengono importati i record è il file di destinazione. Importazione dei dati nel file di esempio 1. In Esempio Copia.fmp12, selezionare Inserimento dati dal menu a tendina Formato, se non è già selezionato. 2. Selezionare il menu File > Importa record> File.

82 Lezione 12 Condivisione e scambio dei dati Per Tipo file (Windows) o Mostra (Mac OS), selezionare Tutti i file (Windows) o Tutti (Mac OS), quindi selezionare MioFile.fmp12 nella cartella Esercitazioni. MioFile.fmp12 è il file che è stato creato nella Lezione 4 e il file di origine per questo esercizio di importazione dei dati. 4. Fare clic su Apri. Viene visualizzata la finestra di dialogo Specifica l ordine di importazione. 5. Per Destinazione, selezionare Tabella corrente ("Clienti"). 6. Per Tipo di importazione, selezionare Aggiungi nuovi record. 7. Assicurarsi che il campo Nome in Campi di origine sia sulla stessa riga del campo Nome in Campi di destinazione. È possibile spostare i campi di destinazione verso l alto e verso il basso utilizzando il cursore. Posizionare il puntatore sulla doppia freccia per attivare il cursore. 8. Ripetere il passo 7 per Cognome. 9. Assicurarsi che venga visualizzata una tra i due campi Nome e i due campi Cognome. Se non è visualizzata alcuna tra i campi corrispondenti, fare clic su (Windows) o (Mac OS) per modificare l impostazione. Tra gli altri campi deve essere visualizzato (Windows) o (Mac OS). I dati di questi campi non verranno importati nel file di destinazione. Le frecce indicano che i dati verranno importati nei campi a destra File di origine da cui importare i dati File di destinazione in cui importare i dati Campi nel file di origine Campi nel file di destinazione Tipo di importazione 10. Fare clic su Importa. 11. Nella finestra di dialogo Opzioni di importazione fare clic su Importa.

83 Lezione 12 Condivisione e scambio dei dati Rivedere le informazioni nella finestra di dialogo Riassunto importazione e fare clic su OK. I record in MioFile.fmp12 che contengono i dati relativi a nome e cognome sono stati aggiunti al file Esempio Copia.fmp12. Il gruppo trovato corrente contiene i record appena importati. Sfogliare i nuovi record per verificare i dati importati. Fare clic su Mostra tutto nella barra degli strumenti per vedere tutti i record del file. 13. Una volta terminata la lezione, chiudere il file di esempio selezionando il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni Si è visto come attivare la condivisione dei file utilizzando FileMaker Pro e come importare i dati in un file FileMaker Pro. Per ulteriori informazioni sulla condivisione e sull importazione dei dati in FileMaker Pro, vedere il capitolo 5 della Guida per l utente di FileMaker Pro e la Guida di FileMaker Pro. Per informazioni sulla pubblicazione dei database sul Web, consultare la Guida di Pubblicazione Web Immediata di FileMaker.

84 Lezione 13 Protezione dei dati in FileMaker Pro Sebbene il sistema operativo comprenda funzioni di sicurezza per i file, è consigliabile utilizzare gli account e i privilegi di FileMaker Pro per proteggere i dati. In FileMaker Pro, quando vengono protetti i file, si può limitare i numero di utenti che possono accedere al file definendo account e password. Il nome account e la password inseriti dagli utenti determinano il set di privilegi utilizzato. Questi set di privilegi limitano le operazioni che gli utenti possono effettuare nel file. In questa lezione si tratteranno i seguenti argomenti: 1 interazione tra account, password e set di privilegi per la protezione dei dati 1 metodo di creazione di account, password e set di privilegi Creazione di account e password Account Gli account autenticano gli utenti che tentano di aprire un file protetto. Un account comprende un nome account e, di solito, una password. È possibile impostare account per singoli utenti o creare account condivisi tra gruppi di utenti, come ad esempio l account "Marketing". Gli account condivisi sono utili quando si desidera mantenere un numero ristretto di account e non c è l esigenza di gestire ogni singolo accesso al file di database. Tuttavia, è più sicuro creare molti account, rispetto ad avere più utenti che condividono un solo account. A differenza dei nomi account, le password fanno distinzione tra maiuscole e minuscole. Alla creazione di un database, vengono creati due account predefiniti (Admin e Ospite) e sono messi a disposizione tre set di privilegi predefiniti (Accesso completo, Solo immissione dati e Accesso di sola lettura). All account Admin non è assegnata una password, ma un set di privilegi Accesso completo, che consente l accesso a qualsiasi elemento di un file. All account Ospite, che consente agli utenti di aprire un file senza fornire un nome account, non è assegnata una password, ma solo privilegi di sola lettura. Account predefiniti Account personalizzati Le password e i privilegi di accesso per gli account predefiniti possono essere modificati.

85 Lezione 13 Protezione dei dati in FileMaker Pro 85 Per creare un account e una password: 1. Aprire Esempio Copia.fmp Selezionare il menu File > Gestisci > Sicurezza. 3. Nella scheda Account, fare clic su Nuovo. 4. Per Autenticazione mediante, selezionare FileMaker. 5. Per Nome account, digitare Le Nguyen. 6. Per Password, digitare lnguyen. Nota Per motivi di sicurezza il testo della password non viene mai visualizzato in FileMaker Pro. Annotarsi sempre le password inserite durante l impostazione degli account e fornire le password ai relativi utenti. Memorizzare le password in un luogo sicuro, nel caso vengano dimenticate, in modo che non possano essere rubate. 7. Selezionare Modificare la password all accesso successivo. Nella maggior parte dei casi, un account condiviso tra vari utenti non richiede una nuova password al primo accesso. Al contrario, è necessario specificare una password e fornirla agli utenti che ne hanno bisogno. Inoltre, il set di privilegi per un account condiviso non deve consentire di modificare la password poiché potrebbe capitare che un utente modifichi la password bloccando tutti gli altri utenti che condividono lo stesso account. 8. Per Stato account, selezionare Attivo. 9. Per Set di privilegi, selezionare [Accesso di sola lettura]. 10. Per Descrizione, inserire Agente servizio clienti. Configurare le impostazioni per questo account 11. Fare clic su OK. Il nuovo account viene riportato nell elenco con gli account predefiniti Ospite e Admin. 12. Fare clic su OK. Viene visualizzato un messaggio d avviso che informa che l account Admin nel file di esempio non è protetto da password. È necessario confermare questa impostazione per fare in modo che FileMaker Pro permetta di continuare. 13. Fare clic su Consenti per chiudere il messaggio di avviso. Viene visualizzata la finestra di dialogo Conferma accesso completo.

86 Lezione 13 Protezione dei dati in FileMaker Pro Per Account Accesso completo digitare Admin, lasciare Password vuoto e fare clic su OK. Nota Per ragioni di sicurezza, proteggere sempre mediante password l account Admin nei file creati. Creazione di un set di privilegi Set di privilegi I set di privilegi definiscono un livello di accesso a un file di database. Inoltre, FileMaker Pro permette di creare set di privilegi estesi che determinano le opzioni di condivisione per i file. Set di privilegi predefiniti Ogni nuovo file di database ha tre set di privilegi predefiniti: 1 Accesso completo consente di accedere e di modificare qualsiasi elemento del file 1 Solo immissione dati consente solo di visualizzare e inserire i dati 1 Accesso di sola lettura consente di visualizzare, ma non di modificare i dati In ogni database, deve esserci almeno un account con il set di privilegi Accesso completo. Per ragioni di sicurezza questo account deve avere una password. Non è possibile modificare o eliminare set di privilegi predefiniti, fatta eccezione per l attivazione o la disattivazione di set di privilegi estesi, ma è possibile duplicare i set di privilegi predefiniti e modificare la copia da utilizzare in modo diverso. Set di privilegi predefiniti Set di privilegi personalizzati Mentre i set di privilegi predefiniti in FileMaker Pro consentono comuni tipi di accesso ai dati, la creazione di set di privilegi unici consente di limitare l accesso a specifici aspetti del database, come ad esempio quali formati possono essere visualizzati, quali menu sono disponibili e se è consentita la stampa. Set di privilegi estesi I set di privilegi estesi determinano le opzioni di condivisione dei dati consentite da un set di privilegi, come ad esempio se un set di privilegi permette agli utenti di aprire un file condiviso o di visualizzare un database in un browser Web.

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