Quali modalità operative per la "data certa" sul DVR?

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1 Quali modalità operative per la "data certa" sul DVR? Mario Gallo, Ambiente & Sicurezza, Il Sole 24 Ore, 23 dicembre 2008, n. 1, pag.34 Il decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, «Attuazione dell'articolo 1 della legge 3 agosto 2007, n. 123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro», nell'operare una parziale riforma della disciplina in materia di salute e di sicurezza sul lavoro, ha innovato anche alcuni principi in materia di redazione del documento di valutazione dei rischi (DVR). Questo adempimento costituisce un obbligo non delegabile da parte del datore di lavoro [art. 17, comma 1, lettera a) ] e il Legislatore, da un lato, ha riconfermato le regole fondamentali introdotte originariamente dal decreto legislativo 19 settembre 1994, n. 626, mentre, dall'altro, ne ha introdotto altre particolarmente innovative come il conferimento della data certa (art. 28, comma 1). Durante questi primi mesi di vita del nuovo Testo unico si è discusso a lungo proprio sugli strumenti idonei a conferire data certa al documento di valutazione e sono emerse anche diverse problematiche applicative che, vista anche l'imminente entrata in vigore delle nuove disposizioni in materia di valutazione dei rischi (1 gennaio 2009, salvo ulteriori proroghe), appare necessario approfondire. In primo luogo occorre premettere che il principio in base al quale «Il documento di cui all'articolo 17, comma 1, lettera a), redatto a conclusione della valutazione, deve avere data certa» trova la sua evidente ratio nella necessità avvertita dal legislatore di porre rimedio, in qualche modo, alla tendenza di retrodatare il documento; inoltre, questa innovazione deve essere messa in relazione anche alla correlata abolizione dell'obbligo di comunicare il nominativo del responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP) all'azienda sanitaria locale e alla direzione provinciale del lavoro (di cui all'art. 8, D.Lgs. 19 settembre 1994, n. 626) che ora deve essere tassativamente riportato proprio nel documento di valutazione [(ai sensi dell'art. 28, comma 2, lettera e)] [1]. I principi civilistici La data indica il tempo di formazione della scrittura e, quindi, sia del documento sia dell'atto in esso rappresentato e comprende l'indicazione del giorno, del mese e dell'anno. Quando il legislatore ha imposto la cosiddetta data certa ha richiesto la prova con validità erga omnes della formazione del documento in un certo arco temporale o, comunque, della sua esistenza anteriormente a un dato evento; pertanto, occorre fare riferimento, in primo luogo, alla comune disciplina civilistica in materia di prove documentali e, in particolare, agli artt , c.c., che hanno riportato un elenco non esaustivo degli strumenti idonei per attribuire la data certa al documento. Questa disciplina consente di provare tale data anche con riferimento a ogni «fatto che stabilisca in modo egualmente certo l'anteriorità della formazione del documento» (art. 2704, c.c.; si veda il riquadro 1). Pertanto, il Legislatore non ha vincolato il conseguimento del risultato della data certa a un solo specifico strumento ma, al contrario, ha ammesso in linea di principio molteplici soluzioni conferendo, in tal senso, un'ampia autonomia che trova una sua conferma anche nella formulazione particolarmente ampia adottata dal legislatore nel comma 2, art. 28, D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81. Nel tradizionale sistema di documentazione cartacea l'attribuzione della data certa, efficace nei confronti dei terzi e non solo tra le parti, si fonda su un'operazione di riscontro di un'attestazione fatta da un soggetto terzo, imparziale, e investito di pubbliche funzioni (si pensi, per esempio, alla figura del notaio). Tuttavia, per effetto del progresso tecnologico nel corso dell'ultimo decennio, sono state introdotte nuove procedure di natura informatica (posta elettronica certificata e marca temporale) basati su sofisticati meccanismi di validazione (si veda la tabella 1). Art. 2704, Codice civile «Data della scrittura privata nei confronti dei terzi» «La data della scrittura privata della quale non è autenticata la sottoscrizione non è certa e computabile riguardo ai terzi, se non dal giorno in cui la scrittura è stata registrata o dal giorno della morte o della sopravvenuta impossibilità fisica di colui o di uno di coloro che l'hanno sottoscritta o dal giorno in cui il contenuto della scrittura è riprodotto in atti pubblici o, infine, dal giorno in cui si verifica un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo

2 l'anteriorità della formazione del documento. La data della scrittura privata che contiene dichiarazioni unilaterali non destinate a persona determinata può essere accertata con qualsiasi mezzo di prova. Per l'accertamento della data nelle quietanze il giudice, tenuto conto delle circostanze, può ammettere qualsiasi mezzo di prova.» Tabella 1 Gli strumenti per la data certa del documento di valutazione dei rischi in sintesi Strumento Autoprestazione Principali caratteristiche procedurali Riferimenti normativi Apposizione presso un ufficio postale del timbro direttamente sul documento di valutazione dei rischi avente corpo unico, anziché sull'involucro che lo contiene. Art. 8, D.Lgs. 22 luglio 1999, n. 261; Disposizione di servizio 6 settembre 2007, n. 93. Posta elettronicacertificata (PEC) Marca temporale (digital time stamp) Il documento di valutazione dei rischi in formato PDF è inviato a se stessi utilizzando una casella di posta elettronica certificata (PEC). La trasmissione del documento informatico per via telematica equivale alla notificazione per mezzo della posta e ha valore legale. Consente di datare in modo certo e opponibile a terzi un oggetto digitale (file). L'apposizione di una marca temporale produce l'effetto giuridico di attribuire a uno o a più documenti informatici una data e un orario opponibili ai terzi. Questo sistema prevede l'apposizione, da parte del datore di lavoro, della firma digitale e successiva apposizione della marca temporale. Spedizione del DVR Spedizione a mezzo raccomandata allo stesso mittente del documento di valutazione con l'apposizione del timbro postale. Atto deliberativo Altri strumenti Per le pubbliche amministrazioni la certificazione della data può avvenire mediante l'adozione di un atto deliberativo di cui sia certa la data in base alla disciplina della formazione, della numerazione e della pubblicazione dell'atto. Apposizione di autentica, deposito del documento o vidimazione di un verbale, in conformità alla legge notarile; formazione di un atto pubblico; registrazione o produzione del documento a norma di legge presso un ufficio pubblico. D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68; Decreto del Ministero per l'innovazione e le Tecnologie 2 novembre D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; D.P.C.M. 13 gennaio Art c.c. Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali 5 dicembre Art. 2704, c.c.; Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali 5 dicembre 2000.

3 Strumenti di certificazione della data L'autoprestazione Definiti brevemente i principi generali, occorre identificare quali sono gli strumenti che, da un punto di vista operativo, consentono di stabilire in modo certo l'anteriorità della formazione del documento di valutazione dei rischi. Un'interessante ricognizione è stata condotta, in tal senso, dal Garante per la protezione dei dati personali che, con provvedimento 5 dicembre 2000, «Misure minime di sicurezza - Chiarimenti sulla data certa dell'atto previsto dall'art. 1 della L. n. 325/2000», ha efficacemente richiamato le diverse soluzioni praticabili. Tra queste, in primo luogo, spicca per la sua semplicità applicativa il regime dell'autoprestazione prevista dall'art. 8, D.Lgs. 22 luglio 1999, n. 261, «Attuazione della direttiva 97/67/CE concernente regole comuni per lo sviluppo del mercato interno dei servizi postali comunitari e per il miglioramento della qualità del servizio» [2], la quale consiste nel fare apporre presso un ufficio postale il timbro direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull'involucro che lo contiene. La procedura è regolamentata dalla disposizione di servizio 6 settembre 2007, n. 93, e si articola nelle seguenti fasi operative: 1. l'apposizione, sul documento di valutazione dei rischi, dell'indicazione, datata e sottoscritta sulla prima pagina del documento, del numero delle pagine, preceduta dalla dizione documento unico; 2. l'apposizione, sulla prima pagina del documento, della dicitura si richiede l'apposizione del timbro postale per la data certa, seguita da data e firma (si veda il riquadro 2); Esempio di autoprestazione Spazio riservato alla data certa Si richiede l'apposizione del timbro postale per data certa Data.../.../2008 (inserire la data in cui sarà timbrato il documento)... (timbro del p.v. e firma per esteso e leggibile) Documento unico formato da...pagine Mittente:... Destinatario: idem come sopra Spazio riservato al francobollo di posta prioritaria 3. affrancatura con francobolli applicati sul primo foglio e richiesta all'ufficio postale dell'apposizione del timbro che annulli l'affrancatura. Questa soluzione si presenta di agevole attuazione in quanto il documento datato con il timbro postale è restituito immediatamente; tuttavia, quando si tratta di documenti di valutazione particolarmente corposi occorre ammettere che questa opzione appare alquanto difficoltosa. La posta elettronica certificata (PEC) Altra soluzione di semplice attuazione è il ricorso al servizio di posta elettronica certificata (PEC) che fornisce al mittente la prova legale dell'invio e della consegna di documenti informatici.

4 Disciplinata dal D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, «Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3», tramite questo sistema, ormai di agevole accesso, la trasmissione del documento informatico per via telematica equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta e ha valore legale. Pertanto, la data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante PEC sono opponibili ai terzi se la trasmissione è stata effettuata conformemente al decreto e alle regole tecniche stabilite con decreto del Ministro per l'innovazione e le Tecnologie 2 novembre Sul piano operativo, il documento di valutazione dei rischi dovrà essere in formato pdf e inviato a se stessi utilizzando una casella di posta elettronica certificata. Questo strumento si presenta particolarmente indicato quando si tratta di documenti di valutazione dei rischi composti da molte pagine anche se la presenza di numerosi allegati richiede tempi anche non indifferenti per riportare in formato digitale gli stessi. Il digital time stamp (DTS) Un altro sistema innovativo è quello della marca temporale (digital time stamp) che consente di datare in modo certo e opponibile a terzi un oggetto digitale (il file ). L'apposizione di una marca temporale produce l'effetto giuridico di attribuire, a uno o più documenti informatici, una data e un orario opponibili ai terzi [art. 8, comma 1, e art 22, comma 1, lettera g), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445] e, dunque, non solo efficaci tra le parti. Pertanto, la veridicità e l'esattezza di una marca temporale si presume fino a prova contraria come per i certificati delle chiavi pubbliche. Attraverso questo meccanismo si può procedere alla validazione temporale di qualunque file informatico e, pertanto, non solo testi, ma anche, per esempio immagini. Tralasciando i dettagli meramente tecnici (D.P.C.M. 13 gennaio 2004, «Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici»), occorre osservare che attualmente questa procedura è facilmente accessibile grazie al servizio Infocamere della Camera di Commercio che permette di datare in modo certo e opponibile a terzi qualunque tipo di documento. Sul piano operativo, sarà necessario, come per la PEC, generare il file del documento di valutazione dei rischi in formato pdf, scannerizzando i relativi allegati (attestazioni, relazioni, planimetrie, attestati, certificazioni ecc.), che il datore di lavoro apponga la firma digitale (sistema SC) con la successiva apposizione della marca temporale. Come nel caso della PEC, questo meccanismo si presenta di agevole attuazione con bassi costi. La spedizione del documento di valutazione Accanto a questi strumenti più innovativi si colloca anche quello tradizionale, per certi versi ormai arcaico ma ancora praticabile ai sensi dell'art c.c., basato sulla spedizione, a mezzo raccomandata, allo stesso mittente del documento di valutazione con l'apposizione del timbro postale sul primo foglio. Anche in questa ipotesi la procedura appare più complicata e dispendiosa quando si tratta di documenti di valutazione particolarmente voluminosi. La certificazione della dataper le pubbliche amministrazioni Nella fattispecie delle pubbliche amministrazioni, il provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali 5 dicembre 2000 ha precisato che la certificazione della data può avvenire anche mediante l'adozione di un atto deliberativo di cui sia certa la data in base alla disciplina della formazione, della numerazione e della pubblicazione dell'atto. Altri strumenti di certificazione Oltre ai citati strumenti occorre segnalare che è possibile fare ricorso ad altre soluzioni operative come: l'apposizione di autentica, il deposito del documento o la vidimazione di un verbale, in conformità alla legge notarile; la formazione di un atto pubblico; la registrazione o la produzione del documento a norma di legge presso un ufficio pubblico.

5 L'autocertificazionedell'avvenuta valutazione Il requisito della data certa non è stato prescritto, invece, per l'autocertificazione dell'avvenuta valutazione dei rischi (art. 29, comma 5). La ratio appare risiedere nel fatto che il legislatore ha considerato che questo atto ha una valenza ben diversa rispetto al documento di valutazione dei rischi che, viceversa, attesta, tra l'altro, i criteri di valutazione adottati, le misure di prevenzione e di protezione attuate e il programma di miglioramento; tuttavia, considerati alcuni recenti orientamenti giurisprudenziali ultra estensivi in tema di omessa valutazione dei rischi (Cass. pen., 28 gennaio 2008, n. 4063), in via prudenziale sembra opportuno conferire la data certa anche a questo documento. Il piano operativo di sicurezza (POS) Un discorso diverso e più complesso, invece, si pone per il piano operativo di sicurezza, ossia il documento che il datore di lavoro dell'impresa esecutrice ha l'obbligo di redigere con riferimento al singolo cantiere interessato, ai sensi dell'art. 17, comma 1, lettera a), i cui contenuti sono riportati nell'allegato XV al D.Lgs. n. 81/2008 [art. 89, comma 1, lettera h) ]. Anche in relazione a questo documento sono emersi, durante i primi mesi d'applicazione del D.Lgs. n. 81/2008, alcuni dubbi inerenti alla tematica in esame. Tuttavia, la norma contenuta al comma 2, art. 96, ha previsto che l'accettazione da parte di ciascun datore di lavoro delle imprese esecutrici del piano di sicurezza e di coordinamento (art. 100) e la redazione del POS costituiscono, limitatamente al singolo cantiere interessato, adempimento alle disposizioni di cui all'art. 17, comma 1, lettera a) (ossia obbligo di valutazione dei rischi e redazione del relativo documento), all'art. 18, comma 1, lettera z) (aggiornamento delle misure di prevenzione in relazione ai mutamenti organizzativi e produttivi che hanno rilevanza ai fini della salute e della sicurezza del lavoro) e all'art. 26, comma 1, lettera b) (informazione sui rischi specifici esistenti nell'ambiente in cui sono destinati a operare e sulle misure di prevenzione e di emergenza adottate in relazione alla propria attività), e comma 3 (elaborazione del documento di valutazione dei rischi interferenziali). Il D.Lgs. n. 81/2008 non ha stabilito espressamente una data certa anche per il POS e, attraverso un'interpretazione logico-sistematica, sembra che questo derivi sia dal diverso meccanismo previsto per l'adempimento della valutazione dei rischi da parte del datore di lavoro nel singolo cantiere (art. 96) sia dal sistema di controllo che l'art. 92 ha confermato a carico del coordinatore per l'esecuzione dei lavori. Gli effetti dell'omessacertificazione della data Alcune considerazioni conclusive devono essere sviluppate per quanto riguarda gli effetti dell'omessa certificazione della data. In effetti, il D.Lgs. n. 81/2008 non ha previsto espressamente sanzioni penali e amministrative per la mancanza della data certa sul documento di valutazione; tuttavia, per le suesposte ragioni sviluppate in merito all'autocertificazione, i recenti orientamenti giurisprudenziali potrebbero costituire la base per un assorbimento di tale ipotesi in quella più generale dell'omessa valutazione dei rischi. Per queste ragioni, considerato anche il pesante sistema sanzionatorio diretto e indiretto ormai svincolato da ogni criterio di ragionevolezza, appare quanto mai necessario un intervento semplificatore e chiarificatore del legislatore - anche per dissipare i dubbi che sembrano emergere in relazione all'autocertificazione e al POS - che si spera possa avvenire con il tanto atteso decreto correttivo; nell'attesa non può che essere adottato un salutare approccio altamente prudenziale nell'assolvere al nuovo obbligo. 1) Per un approfondimento sulla riforma operata dal D.Lgs. n. 81/2008 e il rapporto con altri istituti si veda, dello stesso Autore, Guida pratica sicurezza del lavoro, Il Sole 24 Ore, in corso di pubblicazione. L'opera affronta in modo sistematico otto tematiche quali soggetti obbligati e campo di applicazione, obblighi generali, consultazione e partecipazione dei rappresentanti dei lavoratori, ambiente di lavoro e rischi normati, controlli e sistema sanzionatorio, infortuni e malattie professionali, settori particolari, lavoratori atipici e situazioni particolari. 2) L'art. 8 D.Lgs. n. 261/1999, ha stabilito che «È consentita, senza autorizzazione, la prestazione di servizi postali da parte della persona fisica o giuridica che è all'origine della corrispondenza (autoprestazione) oppure da parte di un terzo che agisce esclusivamente in nome e nell'interesse dell'autoproduttore».

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