Guida all utilizzo: F.A.Q. Utilizzo (data pubblicazione 02/10/2012)

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1 Guida all utilizzo: F.A.Q. Utilizzo (data pubblicazione 02/10/2012)

2 Di che cosa ho bisogno per poter utilizzare Skymeeting? Skymeeting non richiede particolari conoscenze tecniche né dispositivi hardware dedicati (es. schede o monitor specifici). È sufficiente disporre di un computer dotato di webcam e cuffie con microfono, un browser ed una connessione Internet veloce (è sufficiente una ADSL). Skymeeting è multipiattaforma: può essere utilizzato da qualunque computer (Windows/Mac/Linux) e con qualsiasi browser dotato del plug-in Flash (Internet Explorer/Firefox/Safari). Devo installare un software per poterlo utilizzare? No, Skymeeting non necessita di alcuna preventiva installazione di software. La piattaforma è residente su un server web ed è aggiornata costantemente e automaticamente, senza necessità per gli utenti di effettuare alcun download. L accesso al servizio si effettua semplicemente connettendosi in Rete e selezionando la propria URL personalizzata. Come posso collaborare con gli altri utenti durante un meeting? Skymeeting dispone di una vasta gamma di funzionalità collaborative multimediali: audio full duplex (VoIP), video, chat, presentazioni PowerPoint o Flash, condivisione di documenti e applicazioni, lavagna interattiva, streaming video, ecc. Posso convocare riunioni internazionali? Certamente. Grazie alla tecnologia Flash basata su Internet, skymeeting non conosce confini: ovunque sia disponibile un computer collegato in rete è possibile lanciare meeting in tempo reale a cui possono accedere utenti da ogni parte del mondo. In che modo posso invitare il mio pubblico ad un meeting? Semplicemente inviando una di invito contenente la tua URL personalizzata di accesso al meeting, data, ora, titolo del meeting e le chiavi di accesso (login e password). La piattaforma genera automaticamente la mail di invito, l unica cosa che ti è richiesta è di inserire i riferimenti della persona da invitare al meeting e selezionarla come partecipante. In che modo gli invitati accedono ad un meeting? All orario prefissato, gli invitati dovranno cliccare o sul link che ti fa direttamente entrare nella meeting room o sulla URL contenuta nell di invito e selezionare la stanza virtuale in cui sono stati invitati. Come dare la parola ad un utente durante un meeting? Se un utente chiede la parola durante un web meeting, dovrà premere il tasto Chiedi la parola (stilizzato dall icona della mano arancione alzata in alto nell area destra); il conduttore riceverà un segnale audio/video e potrà abilitare il microfono dell utente in tempo reale. L utente potrebbe essere direttamente attivato oppure è possibile che sul suo schermo appaia una finestra di Flash per autorizzare l accesso di Skymeeting al microfono ed alla webcam; selezionando la casella Consenti, l utente potrà intervenire in audio/video. 2

3 Come posso condividere documenti e immagini? Per condividere un file presente sul tuo hard disk, clicca sul tasto Condividi file (stilizzato con l icona del folder con la freccia presente nell area dedicata alla cronologia chat). Verrà visualizzata una finestra pop-up per ricercare il file nel tuo archivio per poi inviarlo a tutti i partecipanti. Questi riceveranno un messaggio che informerà della ricezione del file e un link per aprire il file in una nuova finestra del browser. Le funzionalità di Skymeeting possono essere condivise? Gli strumenti interattivi di skymeeting (lavagna interattiva, chat, file sharing, ecc.) possono essere utilizzati da tutti i partecipanti. Non dispongo di cuffie né di webcam: posso utilizzare Skymeeting? Sì. Anche se non disponi di cuffie o webcam, potrai comunque partecipare ad un web meeting ascoltando e vedendo tutto ciò che avviene in diretta; avrai a disposizione la funzione chat di testo per interagire in tempo reale con gli altri partecipanti. Ovviamente NON potrai intervenire in audio/video. Non riesco a caricare un file Powerpoint: cosa posso fare? Nel caso in cui non si riesca a caricare una presentazione Powerpoint, è opportuno assicurarsi che: Il file non sia protetto da password Il file non sia in un formato diverso da Office 2003 (deve avere estensione PPT, eventualmente salvarlo in formato Office 2003) Il file non abbia un nome troppo lungo, se necessario rinominarlo Il nome del file non abbia caratteri speciali (es. doppi spazi, segni di punteggiatura, ecc.) Il file non sia troppo pesante per la propria connessione, eventualmente spezzarlo in più presentazioni. File di dimensioni superiori a 5MB potrebbero causare timeout di collegamento in presenza di connessioni con valori di upload bassi. Con quali sistemi operativi è possibile utilizzare Skymeeting? Skymeeting è multipiattaforma: può essere utilizzato da qualunque computer in ambiente Windows, Mac e con la maggior parte delle distribuzioni Linux; è sufficiente un browser con il plug-in Flash installato. Cosa succede se non ho installato il plug-in Flash Player sul computer? Skymeeting necessita del plug-in Flash per poter operare. Qualora il plug-in non sia presente è possibile scaricarlo gratuitamente da qui: Posso utilizzare un PDA o uno Smartphone con skymeeting? No, attualmente il plug-in Flash disponibile con questo tipo di dispositivi non è compatibile con skymeeting. 3

4 Esiste un modo per controllare se la mia postazione è idonea al servizio di videoconferenza? Si, abbiamo predisposto un test diagnostico per controllare l idoneità di ogni postazione che vuole partecipare ad una videoconferenza, basta cliccare sul link È opportuno tenere conto che il risultato del test è da considerarsi indicativo per i requisiti minimi di partecipazione ad un meeting online senza l utilizzo di funzioni avanzate (controllare la guida amministratori/partecipanti per ulteriori dettagli). Skymeeting è un servizio sicuro? Ogni flusso di informazioni e dati tra i server di skymeeting e gli utenti è inaccessibile a utenti non autorizzati. Tutte le sessioni di videoconferenza sono effettuate in modalità HTTPS e crittografate con protocollo SSL. Inoltre l accesso ad ogni meeting è protetto da password. Che connessione devo avere per partecipare ad un meeting? Per assistere e partecipare a presentazioni con più schermi video, è necessario disporre di una connessione ADSL (o fibra ottica) con almeno 512 Kb in download e 128 Kb in upload (valori superiori sono fortemente raccomandati per fruire delle funzionalità avanzate). Ho una connessione ISDN posso partecipare ad una videoconferenza? Con una connessione internet ISDN non è possibile partecipare ad una videoconferenza skymeeting poichè non dispone di sufficiente ampiezza di banda. Utenti con differenti capacità di banda possono comunicare? Diverse velocità di connessione normalmente non creano problemi. Qualora il flusso dati ecceda la capacità effettiva dell'utente, il flusso video può essere disattivato dal conduttore. Prima dell inizio della videoconferenza è bene informarsi sullo stato delle connessioni dei singoli utenti e far eseguire il system test per controllare l idoneità della postazione (http://live.skymeeting.net/systemtest). Il tunnelling funziona in presenza di firewall evoluti (es. con SPI)? I firewall più evoluti non si limitano a controllare quale porta viene utilizzata per il traffico, ma controllano il contenuto di ciascun pacchetto in transito per bloccare informazioni non autorizzate. Il tunnelling sulla porta 80 consente di aggirare il firewall e impedirne i controlli e i possibili conseguenti blocchi dei flussi audio/video. In questi casi è possibile che si verifichi un degrado di prestazioni, tipicamente audio e/o video frammentato o rallentato. Per evitare questi problemi si consiglia di aprire la porta 1935 (è sufficiente solo in uscita). Cos è la velocità di Download? La velocità di download indica la quantità di dati che una connessione internet è in grado di ricevere ogni secondo, è un parametro che si esprime in Kb/s (kilobit al secondo). La velocità di download necessaria per skymeeting dipende dal numero di utenti contemporanei, e dalle funzionalità avanzate che il conduttore ha deciso di attivare. Si riportano alcuni valori di esempio: Schermo normale: circa 100 Kb/s 4

5 Funzionalità schermo super size (solo il conduttore): circa 300 Kb/s Funzionalità schermo primo piano: circa 400 Kb/s Funzionalità Screen Sharing: da un minimo di 500 Kb/s ad oltre 2 Mb/s, dipende dalle dimensioni dello schermo condiviso e dalla qualità di broadcast selezionata. Ad esempio, per partecipare ad una videoconferenza con altri 3 utenti connessi in audio/video è necessario ricevere i flussi di ciascun utente; per ogni partecipante è richiesta una velocità di download pari ad almeno 300 kb/s. Ricordiamo che velocità inferiori ai requisiti richiesti possono provocare difficoltà in ricezione da parte degli altri partecipanti: interruzioni nel flusso audio, segnale video bloccato e/o intermittente, delay di alcuni secondi nella comunicazione. Cos è la velocità di Upload? La velocità di upload indica la quantità di dati che una connessione internet è in grado di inviare ogni secondo, è un parametro che si esprime in Kb/s (kilobit al secondo). La velocità di upload necessaria per skymeeting dipende dal numero di utenti contemporanei, e dalle funzionalità avanzate che il conduttore ha deciso di attivare. Si riportano alcuni valori di esempio: Schermo normale: circa 100 Kb/s Funzionalità schermo super size (solo il conduttore): circa 300 Kb/s Funzionalità schermo primo piano: circa 400 Kb/s Funzionalità Screen Sharing: da un minimo di 500 Kb/s ad un massimo di 2 Mb/s, dipende dalle dimensioni dello schermo condiviso e dalla qualità selezionata. Ad esempio, per partecipare ad una videoconferenza in modalità primo piano, è necessario che la propria connessione sia in grado di poter inviare un flusso costante di 400 Kb/s (che gli altri partecipanti dovranno essere in grado di scaricare). Ricordiamo che velocità inferiori ai requisiti richiesti possono provocare difficoltà in ricezione da parte degli altri partecipanti: interruzioni nel flusso audio, segnale video bloccato e/o intermittente, delay di alcuni secondi nella comunicazione. Cos è la Latenza? La latenza misura il tempo di propagazione dell informazione, si esprime in ms (millisecondi). Tempi di latenza elevati registrati durante il test di connessione internet possono portare ad una perdita di dati nella trasmissione tra il computer del cliente e il server di skymeeting. Durante un meeting online, questo ritardo - se presente - è percepibile tipicamente in presenza di più utenti connessi in audio/video; l effetto che si ha si concretizza in pause anomale e sovrapposizioni durante una conversazione. Valori di latenza superiori a 150 ms possono rendere poco fruibile una sessione di videoconferenza. La latenza elevata è generalmente causata da connessioni wireless deboli, da connessioni sature, da connessioni senza banda minima garantita (o con valori molto bassi di banda minima garantita) o da connessioni non in grado di garantire il flusso richiesto (soprattutto con l uso delle funzionalità avanzate). Quali sono i requisiti minimi di sistema per gli utenti di skymeeting? I requisiti variano in funzione dell utilizzo che si fa del PC e degli applicativi che ci sono installati e che vengono utilizzati durante la sessione di videoconferenza. Qualsiasi macchina moderna è in grado di utilizzare il servizio skymeeting, vengono comunque riportati dei parametri minimali sotto i quali non è consigliabile scendere per evitare di incappare in perdite di qualità. 5

6 Requisiti hardware Pentium GHz (consigliato processore multi core 2.0GHz) 512 MB di RAM (consigliato 1GB) Webcam 640x480 con almeno 15 f.p.s. Cuffie con microfono integrato (raccomandati dispositivi USB) Connessione internet ADSL con almeno 256 Kb/s in upload e 512 Kb/s in download (raccomandati almeno 1024 Kb/s per usare le funzionalità audio/video avanzate e lo Screen Sharing) Requisiti software Windows XP/Vista/7 Mac OS X 10.4 e succ. Linux x86 Microsoft Internet Explorer 7., Mozilla Firefox 3.5, Safari , Chrome 6.0 o versioni successive Adobe Macromedia Flash Player o succ. Come si comporta skymeeting in presenza di firewall? Qui occorre fare una distinzione tra il solo servizio di Videoconferenza (audio/video) e il servizio di Screen Sharing (condivisione del desktop): Videoconferenza Skymeeting richiede una comunicazione bidirezionale, per trasmettere i flussi di dati audio/video utilizza il protocollo RTMP (Real Time Messaging Protocol) attraverso una sessione iniziata dal client che si connette ai server skymeeting. Per consentire questa comunicazione, è necessario che la porta 1935 sia disponibile (aperta in uscita). La scelta della porta 1935 non è casuale, essa è stata dedicata al protocollo RTMP dallo IANA (Internet Assigned Numbers Authority). È importante notare che è sufficiente che la porta sia aperta solo in uscita, dato che la comunicazione è sempre iniziata dal client verso i server skymeeting. Nel caso in cui tale porta non sia disponibile (perché per politica aziendale è bloccata da firewall), la piattaforma automaticamente inizia un processo di scansione provando a stabilire la connessione attraverso altre porte, seguendo questo ordine: 1. porta porta 80 (tunnelling) Processo di collegamento La prima prova di collegamento avviene attraverso la porta 1935 (dedicata appunto a questo scopo), se il tentativo fallisce si prova ad effettuare il collegamento utilizzando la porta 80 (quella dedicata al protocollo HTTP, ovvero alla normale navigazione internet). Occorre notare che l utilizzo di una porta comune come la 80 è spesso causa di cattive prestazioni del servizio (latenza, flusso frammentato, ecc.) proprio perché soggetta a molto traffico che viene analizzato introducendo dei ritardi, non percepibili durante una normale navigazione ma fastidiosi in presenza di un flusso audio/video in tempo reale. Tunnelling attraverso firewalls con stateful packet inspection (SPI) I firewall più evoluti non si limitano a controllare attraverso quale porta passa il traffico, si spingono oltre, controllando il contenuto di ciascun pacchetto che lo attraversa, in modo da assicurarsi che informazioni non permesse vengano bloccate. Questo è il motivo per cui viene effettuato un tunnelling dei dati quando anche attraverso la porta 80 non si riesce a stabilire un collegamento. Il tunnelling serve per ingannare il firewall e quindi impedire il controllo, e conseguente blocco, dei flussi audio/video. Il rovescio della medaglia per queste situazioni è una possibile (ma non necessaria) perdita di prestazioni del servizio: i fruitori potrebbero sperimentare audio/video frammentato e/o rallentato. Anche in questo caso, se possibile, è consigliato aprire la porta

7 Screen Sharing In questo caso è obbligatorio avere la porta 1936 aperta (anche qui è sufficiente in sola uscita, per il protocollo TCP). Nel caso in cui la porta non sia aperta non si potranno effettuare sessioni di Screen Sharing (non è previsto il tunnelling sulla porta 80 come per la videoconferenza). Come posso migliorare le prestazioni? Una buona connettività è la chiave per utilizzare al meglio il servizio di videoconferenza (soprattutto in presenza di molti schermi attivi e dell utilizzo della funzionalità di screen sharing). Per migliorare le prestazioni generali è possibile contattare il proprio reparto IT per far operare delle politiche di Quality of Service (QoS) o Traffic shaping; si tratta di politiche di prioritizzazione del traffico, è suggerito far impostare un valore elevato al traffico che transita sulle porte 1935 e 1936 in direzione dei server di streaming di skymeeting (stream1.skymeeting.net e stream2.skymeeting.net). Occorre assicurarsi che non siano applicate politiche di load balancing e di bandwidth throttling sul traffico generato in direzione dei server di streaming di skymeeting. Ho il blocco pop-up attivo, posso usare skymeeting? Il blocco pop-up dovrebbe essere disattivato per poter utilizzare tutte le funzionalità di skymeeting. È sufficiente impostare il browser oppure eventuali barre di controllo aggiuntive (es. Yahoo Toolbar, Google Toolbar, eventuali antivirus, ecc.) per permettere al dominio skymeeting.net di permettere l apertura di finestre di pop-up. Le finestre di pop-up sono utilizzate per aprire la sessione di Screen Sharing e per la condivisione dei file attraverso il pannello chat. Devo obbligatoriamente contattare il responsabile IT e aprire le porte? Le prestazioni migliori si ottengono utilizzando la porta 1935 (è sufficiente aprirla solo in uscita). Il servizio skymeeting è fruibile anche attraverso la classica porta 80 (quindi chiunque è abilitato a navigare su internet è in grado di usare il servizio), quello che può cambiare è l esperienza di fruizione che, attraverso la porta 80, potrebbe non essere ottimale (ritardi, flusso audio/video frammentato, ecc.). In funzione della configurazione della rete aziendale in cui vi trovate, prima di contattare il responsabile IT, suggeriamo di effettuare un collegamento di prova; solo nel caso in cui la sessione di videoconferenza non funzioni regolarmente, si renderà necessario contattare il responsabile IT per aprire la porta È richiesto JavaScript per utilizzare skymeeting? Si, JavaScript è un requisito essenziale per poter usare il servizio skymeeting. Come abilito JavaScript nel mio browser? Quelle che seguono solo delle semplici istruzioni che permettono di abilitare JavaScript con i browser compatibili con il servizio skymeeting (eventualmente contattare il vostro amministratore di sistema per ulteriori dettagli). Una volta terminata l impostazione si consiglia di ricaricare la pagina. Internet Explorer Dal menù Strumenti selezionare Opzioni internet Cliccare la scheda Protezione e selezionare l area Internet Nel riquadro Livello di protezione per l area cliccare il bottone Livello personalizzato 7

8 Apparirà la finestra Impostazioni di protezione Area Internet Spostarsi verso la fine della lista nella sezione Esecuzione script Impostare la voce Esecuzione script attivo su Attiva Firefox Dal menù Strumenti selezionare la voce Opzioni Selezionare la scheda Contenuti Selezionare Attiva Java Script Chrome Opera Safari Dal menù di Chrome (chiave inglese) selezionare la voce Opzioni ( Preferenze su Mac e Linux) Cliccare sul link Roba da smanettoni Nella sezione Privacy cliccare sul pulsante Impostazione contenuti Nella sezione JavaScript selezionare Consenti l'esecuzione di JavaScript in tutti i siti (consigliata) Aprire il Menu cliccando sul relativo pulsante in alto a sinistra Aprire la voce Preferenze veloci dal menu Impostazioni Cliccare per attivare Attiva JavaScript e Attiva plug-in Selezionare la voce Preferenze dal menu Safari (icona ingranaggio) Cliccare Sicurezza Attivare Abilita plug-in e Abilita JavaScript Chiudere la finestra Cosa posso fare se all attivazione della webcam il browser va in crash? Questa tipologia di problema spesso è legata all interazione tra il plug-in Flash e il driver della webcam. Per risolvere questo tipo di problema solitamente è sufficiente aggiornare il driver della webcam (visitare il sito del produttore) e/o aggiornare il plug-in Flash. È consigliabile anche provare con un browser diverso. Come posso intervenire se non si riesce ad accedere (schermo bianco)? Può accadere che nel momento in cui si prova ad effettuare l accesso venga presentata una schermata bianca invece dell interfaccia di skymeeting. Questo sta ad indicare che il plug-in Flash non è correttamente installato nel browser oppure che ne è stato inibito il funzionamento. Installare il plug-in Flash o rivolgersi all amministratore di sistema per farsi abilitare il plug-in qualora l utente utilizzato non abbia i privilegi necessari per fare l operazione in autonomia. Come posso intervenire se non si riesce ad accedere (messaggio di utente già presente)? La piattaforma di videoconferenza skymeeting impedisce l accesso a due partecipanti che utilizzano le stesse credenziali di accesso (stesso username), se questo è il motivo, contattare il conduttore per farsi dare una nuova username. In alcune situazioni, dopo il crash del browser, oppure a seguito di un buco 8

9 di connettività, può succedere che il tentativo di accesso dia il messaggio di errore di utente già presente, in questa situazione, solitamente, è sufficiente attendere qualche minuto prima di effettuare un nuovo tentativo di accesso (nel caso in cui si sia verificato un crash del browser è consigliabile riavviare la macchina per eliminare qualsiasi traccia di sessione pendente). Come posso intervenire se si interrompe la trasmissione senza apparente motivo? Questo comportamento potrebbe essere causato da diversi fattori: Presenza di un sistema di load-balancing: chiedere al proprio reparto IT di escludere dal sistema di load-balancing le connessioni dirette verso i server di skymeeting. Connettività instabile: assicurarsi di utilizzare connettività di buona qualità e da fornitori affidabili. Cache di Flash sporca : è possibile procedere alla pulizia della cache di Flash premendo il tasto destro del mouse sull interfaccia di skymeeting, selezionare la voce Impostazioni globali... e poi selezionare la scheda Avanzato, nella sezione Consultazioni dati e impostazioni premere il tasto Elimina tutto..., chiudere il browser, far ripartire la sessione di videoconferenza. Come posso intervenire se non si aggiorna correttamente la stanza con i contenuti caricati? Questo comportamento potrebbe essere causato dalla cache del browser sporca, in questi casi spesso è risolutivo provare a rimuovere i file temporanei dei browser e ricaricare la pagina. Quelle che seguono sono alcune semplici istruzioni per i browser più comuni. Internet Explorer Dal menù Strumenti selezionare Opzioni internet Nella sezione Cronologia esplorazioni cliccare il bottone Elimina Apparirà la finestra Elimina cronologia esplorazioni Selezionare le voci File temporanei Internet e Cookie Premere il bottone Elimina Firefox Dal menù Strumenti selezionare la voce Cancella cronologia recente... Espandere la sezione Dettagli Selezionare almeno le voci Cookie e Cache Premere il bottone Cancella adesso Chrome Dal menù di Chrome (chiave inglese) selezionare la voce Opzioni ( Preferenze su Mac e Linux) Cliccare sul link Roba da smanettoni Nella sezione Privacy cliccare sul pulsante Cancella dati di navigazione... In Cancella i seguenti elementi da: selezionare tutto Selezionare almeno le voci Svuota la cache e Elimina cookie e altri dati di siti e plug-in Premere il bottone Cancella dati di navigazione 9

10 Opera Safari Aprire il Menu cliccando sul relativo pulsante in alto a sinistra Selezionare la voce Elimina i dati personali... dal menu Impostazioni Espandere la sezione Impostazione dettagliate Selezionare almeno le voci Elimina i cookie di sessione, Elimina tutti i cookie, Elimina tutta la cache e Svuota gli archivi locali Premere il bottone Elimina Selezionare la voce Vuota la cache... dal menu Composizione Premere il bottone Vuota Anomalia del plugin Flash di Google Chrome Abbiamo individuato una anomalia di funzionamento del plugin Flash associato alle ultime versioni del browser Google Chrome, precisamente dalla versione L anomalia si è manifestata con problemi audio e, in alcuni casi, con l impossibilità di avviare lo schermo remoto: Per ovviare al problema si consiglia di disabilitare la versione del plugin Flash integrata in Google Chrome. La tecnologia Flash continuerà a funzionare attraverso il plugin originale di Adobe. Procedere così: Dalla barra degli indirizzi, digitare: chrome://plugins per aprire la pagina di gestione dei plugin di Chrome. Cliccare su + Dettagli nella parte destra dello schermo in modo da aprire il dettaglio di ciascuna voce dell elenco. 10

11 Individuare, tra i plugin Shockwave Flash, quello il cui percorso termina con il file pepflashplayer.dll. Cliccare sul link Disabilita corrispondente. 11

12 Il risultato dovrebbe apparire come da figura. Chiudere e rilanciare Chrome. La finestra consenti di Flash non è cliccabile, si blocca il browser Questo tipo di comportamento è spesso riconducibile ad una impostazione errata delle opzioni privacy, è possibile modificare le impostazioni direttamente da questo link: Selezionando l opzione consenti sempre per il sito live.skymeeting.net. 12

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