Carbone CG Emissione Ottobre 2004 Redatto Verificato Approvato Ragione della emissione Data Revisione TRATTA PREALPINO S. EUFEMIA

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1 Committente: Progetto: METROBUS BRESCIA METROPOLITANA MILANESE SPA MANDATARIA R.T.I. SERVIZI DI PROJECT & CONSTRUCTION MANAGEMENT SOCIETÀ MANDATARIA RTI CODICE WBS DI CONTRATTO CODICE PRODOTTO FASE Metropolitana Milanese SpA E 0 Emittente Metropolitana Milanese SpA Codice Emittente Scrosati Rucksthul Scrosati AQ Carbone CG Emissione Ottobre 2004 Redatto Verificato Approvato Ragione della emissione Data Revisione 00 Titolo documento: TRATTA PREALPINO S. EUFEMIA PROCEDURA di PROJECT CONTROL PROG SE AREA PBS ABS TIP OBS E NUMERO Numerazione Progetto: B S Scala 1:1 Formato A4 File: Pagina 1 di 29

2 INDICE 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Documenti di Riferimento Definizioni, Acronimi e Abbreviazioni 5 2. LE STRUTTURE DI CONTROLLO Generalita La Funzione di Project Control I Requisiti Base per l Impostazione di un Sistema di Controllo Struttura di controllo dei Costi Struttura di controllo Finanziaria Struttura di controllo dei Tempi GLI STRUMENTI CONTRATTUALI IL SISTEMA INFORMATIVO (REPORTING) Il Rapporto di Inizio I Rapporti Mensili I Rapporti Bimestrali I Rapporti Trimestrali I Rapporti Finali Sintesi dello sviluppo del Progetto Rapporto Finale della Costruzione Rapporto Finale del Progetto GLI STRUMENTI OPERATIVI Le Riunioni di Coordinamento del PCM Le Riunioni di Coordinamento specialistiche I Progress Review Meetings ELABORAZIONE E TENUTA DI UN MASTER SCHEDULE 24 Pagina 2 di 29

3 5.1 Obiettivi e Finalita La Struttura del Master Schedule STRUMENTAZIONE HW E SW PER LE ATTIVITA DI PROJECT CONTROL Il Software di Pianificazione La Banca Dati Informativa Gli Strumenti di Analisi 28 Pagina 3 di 29

4 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo del presente documento è identificare i criteri da osservare, le metodologie di lavoro da mettere in atto, le attività di coordinamento nell ambito del Servizio di Project Control relativo al Progetto Metrobus Brescia. 1.1 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Documenti contrattuali Contratto tra BSM e PCM Regolamento Raggruppamento PCM (stralcio) Capitolato Speciale d Appalto Disciplinare Tecnico Bando di Gara (2001/S ) Lettera d invito (PG/ 1958 del ) Offerta del aggiornata il Norme di riferimento Norma UNI EN ISO 9001: Sistemi di gestione per la Qualità - Requisiti; Legge 109 / Legge Quadro in materia di Lavori Pubblici Legge 415 / Modifiche ed integrazioni alla Legge 109 / 94 Merloni Quater - Testo della legge 109 / 94 coordinato con l LE MODIFICHE INTRODOTTE DAL DDL 2032 APPROVATO IL 17 LUGLIO 2002 D. P. R. 554 / Regolamento di attuazione della Legge Quadro in materia di Lavori Pubblici D. P. R. 34 / Regolamento recante istituzione del sistema di qualificazione per gli esecutori di Opere Pubbliche Pagina 4 di 29

5 1.2 DEFINIZIONI, ACRONIMI E ABBREVIAZIONI Si adottano le seguenti definizioni, sigle ed abbreviazioni: BSM Brescia Mobilità SpA (Committente) RC Rappresentante del Committente PCM Raggruppamento Temporaneo di Imprese formato da: Metropolitana Milanese SpA (mandataria), Systra SA, Cantarelli, Moro & Partners Srl. AMBS Raggruppamento Temporaneo di Imprese formato da: Ansaldo Trasporti Sistemi Ferroviari SpA, Astaldi SpA, Ansaldo Breda SpA e Necso Entrecanales Cubiertas SA, aggiudicatario dell appalto per la realizzazione del Metrobus. Contratto P&CM Contratto stipulato con Brescia Mobilità è il RTI. Contratto Metrobus Contratto stipulato tra Brescia Mobilità e l Appaltatore Metrobus. Primo Lotto Funzionale Lotto Funzionale della linea Metrobus ricompreso tra Prealpino e S. Eufemia. MM Metropolitana Milanese SpA (mandataria) S Systra SA CMP Cantarelli Moro & Partners CD Comitato Direttivo CG Coordinatore Generale RL Responsabile dei Lavori DL Direttore dei Lavori CSE Coordinatore per la Sicurezza in fase di Esecuzione AQ Assicurazione e Controllo Qualità PC Project Control CPE Controllo Progettazione Esecutiva CSAU Controllo Congruità Storico Ambientale e Urbanistica CTM Controllo Conduzione Tecnica e Manutenzione in fase di esercizio PQG Piano Qualità Generale WBS Work Breakdown Structure WBE Work Breakdown Element Pagina 5 di 29

6 2. LE STRUTTURE DI CONTROLLO 2.1 GENERALITA L obiettivo fondamentale del Project Control è quello di disporre di un efficace e dinamico sistema di pilotaggio dell avanzamento di un Progetto e della situazione dei costi che sia in grado di fornire informazioni oggettive sullo stato dello stesso, consentendo di formulare ipotesi attendibili circa il suo sviluppo futuro e di prospettare soluzione adeguate la cui attuazione permetta di mantenere lo sviluppo del Progetto secondo la programmazione prevista in termini di rispetto dei tempi, governo dei costi e qualità della realizzazione. A tale proposito il sistema di Project Control farà riferimento alle indicazioni della norma internazionale ISO Management della Qualità - Linee guida per la qualità del management di Progetto di cui ne è elemento. 2.2 LA FUNZIONE DI PROJECT CONTROL Il PCM, attraverso la funzione di Controllo del Progetto e avvalendosi di un proprio sistema di Project Control, gestisce il complesso delle attività di controllo dei dati quantitativi necessari per verificare costantemente l effettivo stato di avanzamento lavori e formulare previsioni a finire attendibili. Dal confronto tra la situazione corrente e la pianificazione scaturiranno, in caso di identificazione di scostamenti, le soluzioni e/o le proposte finalizzate al raggiungimento degli obiettivi temporali, economici e qualitativi pianificati. Il sistema di Project Control è predisposto in modo da utilizzare le informazioni contenute nei piani e nei programmi elaborati e forniti da AMBS, come previsto dalle relative Pagina 6 di 29

7 Specifiche Tecniche, integrandole con le attività di competenza degli altri soggetti coinvolti nella realizzazione del Progetto. La funzione di Controllo del Progetto verificherà che quanto predisposto da AMBS rispetti le prescrizioni delle Specifiche Tecniche sopra menzionate e del Capitolato Speciale, in particolare circa gli obblighi di AMBS (art. 6) i termini per la realizzazione dell opera (art.31), il controllo dei tempi - cronogramma lavori (art.43), la verifica degli avanzamenti (art.44), i tempi intermedi (art.46). Al fine di garantire il processo di controllo dei costi, dei tempi e della situazione contabile del Progetto saranno utilizzate le procedure di acquisizione e trattamento dei dati quantitativi con particolare attenzione alle scadenze temporali. Il PCM predispone un sistema controllo del Progetto che permette di: a) definire la pianificazione generale del Progetto, dopo aver identificato i possibili scenari; b) assistere i responsabili delle varie funzioni nelle loro decisioni, fornendo loro gli indicatori utili e sufficienti a presentare in modo sintetico lo stato d'attuazione dei lavori del Progetto; c) ipotizzare in anticipo gli slittamenti dei tempi, evidenziando gli scarti rispetto agli obiettivi iniziali. d) proporre, in base a simulazioni ed analisi, le misure correttive o i miglioramenti necessari. Il processo di controllo è parte integrante del sistema di gestione: esso dipende dalla qualità e accuratezza della pianificazione iniziale di AMBS. 2.3 I REQUISITI BASE PER L IMPOSTAZIONE DI UN SISTEMA DI CONTROLLO Per la corretta implementazione di un Sistema di Controllo è necessaria la coerenza e l interfacciabilità delle seguenti strutture di informazioni: Pagina 7 di 29

8 o WBS (Work breakdown Structure) struttura gerarchica e schematica di organizzazione delle attività e delle opere oggetto del contratto; o Tabelle di Salizzazione trattandosi di un contratto a forfait è necessario che la struttura dei costi di contratto sia riferibile, anche in forma disaggregata e coerente con la struttura della WBS; o Cronogramma tutte le attività devono essere identificate dall univoco codice di WBS al fine di permettere la collocazione logica nel tempo delle attività e delle opere oggetto del contratto. E ammissibile la gestione di attività a valore economico nullo ( non previste nelle tabelle di SAL ) definite quali esclusivi elementi logici del reticolo di programmazione. Ogni attività valorizzata nel contratto deve essere prevista e collocata nel tempo attraverso il cronogramma. Le strutture dei dati sono parte integrante dei documenti che regolano l attività del Progetto e sono presenti nei documenti costituenti il Contratto. Dall incrocio delle informazioni si ottengono: o Inizio attività: giorno di calendario nel quale inizia l attività o Fine attività: giorno di calendario nel quale termina l attività; o Durata: durata di una attività espressa in giorni solari consecutivi; o % gg prevista: indica alla data la % di giorni solari trascorso (fatto 100 la somma dei giorni solari di tutte le attività del programma) trascorso qualora l avanzamento di ciascuna attività fosse a programma; o % costi prevista: indica alla data la % di costo (fatto 100 il costo totale assegnato ad una macroattività/attività) previsto (maturato) qualora il relativo avanzamento fosse a programma. Risalendo attraverso i sottoprogetti sino al I livello si ottiene l avanzamento % della produzione previsto alla data dell intero Progetto. La curva ad S (curva logaritmica ) che rappresenta la previsione della produzione nel tempo viene proposta da AMBS, verificata dal PCM ed approvata da BSM. Pagina 8 di 29

9 2.4 STRUTTURA DI CONTROLLO DEI COSTI L impostazione del sistema di controllo delle variabili fisiche ed economiche del Progetto prevede: o la definizione di un architettura di sistema che consenta di recepire la WBS nel sistema di Project Control per quanto riguarda le informazioni relative alla valorizzazione delle voci elementari WBE e dei loro aggregati; o la definizione della struttura di scomposizione dei costi e dei livelli di impegno necessari per la gestione economico-finanziaria del Progetto (CBS Cost Breakdown Structure); La struttura di controllo dei Costi si basa sull aggiornamento ed il confronto con le base lines di Progetto (curve e valori programmati al tempo t=0), attraverso la raccolta e l analisi dei seguenti dati: a) Richieste di Salizzazione formulate su base periodica tramite lettera da parte di AMBS; b) SAL periodico acquisito tramite l utilizzo di un tracciato file derivante dallo strumento di gestione del SAL, brogliaccio in uso presso la Funzione di Direzione Lavori; c) Applicazione del prezzo chiuso o adeguamento monetario; d) Riserve e maggiori oneri formulati da AMBS nell ambito del processo di salizzazione della Direzione Lavori; e) Aggiornamento del prezzo o formulazione di nuovi prezzi derivanti da eventuali Varianti al Progetto contrattualizzato (in aumento o diminuizione); f) Eventuali atti aggiuntivi. Pagina 9 di 29

10 Il Sistema di controllo dei Costi gestirà in forma differenziata le curve ed i relativi aggiornamenti relativi a situazioni contrattuali e costruirà, sulla scorta delle informazioni disponibili, degli scenari alternativi con incluse le previsioni e/o i nuovi prezzi al fine di supportare le altre funzioni del PCM e BSM nell analisi decisionale. La struttura di controllo dei costi dunque permetterà di: o Costruire la Curva ad S maturata alla data dell analisi; o Costruire la Curva ad S delta, quale differenza tra il programmato e l effettivo; o Aggiornare, tramite appositi quadri sinottici, l importo delle Riserve e valutarne il relativo peso percentuale (%) rispetto al SAL maturato alla data. La struttura di controllo dei costi inoltre opererà verso BSM sviluppando una curva ad S complessiva, quale integrale complessivo dei contributi dati dai seguenti elementi: o Curva ad S dei lavori (curva di AMBS); o Adeguamento della stessa tramite applicazione del prezzo chiuso ; o Curva ad S del PCM (andamento del costo del servizio del PCM nel tempo così come definito e normato dal relativo contratto); o Adeguamento monetario del contratto del PCM; o Altri contratti che BSM intenderà attivare e che saranno legati, al pari del PCM, a importi proporzionali all andamento del SAL dei lavori (Commissione ai fini della sicurezza, commissione di collaudo, ecc ) La struttura di controllo dei costi trova quali output la produzione di curve, tabelle ed istogrammi oltre che di apposite relazioni che sono riportate, in analogia alla strategia di reporting, nel Report mensile per quanto riguarda l analisi di stato e le relative criticità, nel Report Trimestrale per quanto riguarda l analisi previsionale e di tendenza. Pagina 10 di 29

11 2.5 STRUTTURA DI CONTROLLO FINANZIARIA L impostazione del sistema di controllo delle variabili finanziarie del Progetto prevede: o la definizione, derivata dall analisi dei contratti in essere, delle logiche e delle tempistiche di pagamento, dell applicazione di trattenute e/o emissioni di fideiussioni e garanzie, dall applicazione di eventuali oneri professionali e del valore dell IVA sui pagamenti; o la definizione della struttura di copertura dei costi di Progetto attraverso la scomposizione delle quote tra contributi Stato, Regione e autofinanziamento BSM oltre che alle relative modalità, logiche e tempistiche di erogazione di tali fondi. La struttura di controllo Finanziario si basa sull aggiornamento ed il confronto con le base lines di Progetto (curve e valori programmati al tempo t=0), attraverso la raccolta e l analisi dei seguenti dati: a) SAL periodico riferito sia ai lavori che agli altri contratti; b) Applicazione della curva di prezzo chiuso o adeguamento monetario; c) Applicazione di eventuali trattenute e/o applicazione di logiche contabili applicabili a lavorazioni e/o attività non conformi; d) Stato di emissione delle eventuali fideiussioni o garanzie per lo svincolo delle trattenute così come definito nei vari contratti; e) Aggiornamento altri importi (riserve, nuovi prezzi, varianti contrattualizzate e non) per la gestione di un fondo riserva. La struttura di controllo Finanziario dunque permetterà di: o Costruire la Curva di Cash Flow maturata alla data dell analisi; Pagina 11 di 29

12 o Costruire la Curva di Cash Flow delta, quale differenza tra il programmato e l effettivo; o Costruire la Curva di Cash Flow stimata a finire, aggiornata alla data di analisi; o Aggiornare il quadro sinottico delle trattenute, delle garanzie e delle fideiussioni; La struttura di controllo Finanziario inoltre opererà verso BSM sviluppando dei quadri di copertura dei bisogni complessivi di finanziamento del Progetto così composti: o Disponibilità nel tempo del finanziamento dello Stato (periodicità mensile della disponibilità ad erogare il finanziamento, tempi medi di pagamento non gestibili da BSM). Il finanziamento viene erogato proporzionalmente al SAL ; o Disponibilità nel tempo del finanziamento della Regione (periodicità trimestrale della disponibilità ad erogare il finanziamento, tempi medi di pagamento non gestibili da BSM). Il finanziamento viene erogato proporzionalmente al cumulate dei tre SAL riferibili al periodo; o Curva di copertura rimanente dell investimento tramite erogazione diretta di BSM (periodicità mensile, tempi di pagamento a 60 giorni data fattura). La copertura include tutti gli oneri non strettamente connessi con i lavori (IVA complessiva ed adeguamento monetario ed eventualmente i soli interessi passivi del ritardo di pagamento sulla quota di BSM); La struttura di controllo Finanziario trova quali output la produzione di curve, tabelle ed istogrammi oltre che di apposite relazioni che sono riportate, in analogia alla strategia di reporting, nel Report mensile per quanto l analisi di stato e le relative criticità, nel Report Trimestrale per quanto riguarda l analisi previsionale e di tendenza. Pagina 12 di 29

13 2.6 STRUTTURA DI CONTROLLO DEI TEMPI L impostazione del sistema di controllo delle variabili fisiche e temporali del Progetto prevede: o L acquisizione ed il controllo della programmazione dei lavori sviluppata ed aggiornata da AMBS con particolare riferimento al rispetto dei termini contrattuali; o La formulazione ad AMBS di requisiti di maggior dettaglio e/o necessità di riprogrammazione qualora si verifichino eventi che lo rendessero necessario o qualora si rilevassero evidenti ritardi sulle attività programmate. La struttura di controllo dei Tempi si basa sull aggiornamento ed il confronto con le base lines di Progetto (curve e valori programmati al tempo t=0), attraverso la raccolta e l analisi dei seguenti dati: a) Programma lavori di contratto di AMBS ed eventuali nuovi aggiornamenti; b) Pianificazione a tre mesi che si concorda essere allegato all emissione del Report mensile di AMBS; c) Pianificazione a tre settimane che si riceve via fax e/o mail e/o posta il Venerdì di ogni settimana; d) Programma prove e collaudi prodotto da AMBS; e) Programma di dettaglio su opere critiche e/o attività sensibili (sub-critiche) da richiedere ad AMBS nell ipotesi di evidenti criticità e/o ritardi rispetto alla base line; f) Programma focus sulla Progettazione Esecutiva. La struttura di controllo dei tempi dunque permetterà di: Pagina 13 di 29

14 o Costruire la Curva ad S maturata alla data dell analisi; o Costruire la Curva ad S delta, quale differenza tra il programmato e l effettivo; o Costruire il sistema di analisi delle performance basato sulla tecnica dell Earned Value semplificata ove sarà possibile misurare i seguenti parametri: EV (Earned Value): valore di avanzamento fisico-economico effettivamente maturato alla data; BEWS (Budget Earnings Works Sheduled): previsioni di avanzamento fisicoeconomico alla data di analisi così come definito nel programma lavori; AEWS (Actual Earnings Works Scheduled): valore di avanzamento fisico maturato calcolato alla data di programma o Costruire il sistema di proiezione dei tempi a finire basato sull applicazione delle analisi delle performance e dall analisi degli eventi principali di Progetto. La struttura di controllo dei tempi inoltre opererà verso BSM sviluppando delle viste dell aggiornamento della pianificazione e delle attività organizzate secondo i seguenti elementi: o Avanzamento della Progettazione rispetto alla curva di programma; o Avanzamento delle cantierizzazione rispetto alla curva programmata; o Avanzamento dei lavori rispetto alla curva programmata; o Avanzamento delle forniture rispetto alla curva programmata; o Avanzamento dei collaudi e dei programmi prove rispetto alla curva programmata; o Quadro di raggiungimento e rispetto delle Milestones di Progetto; Pagina 14 di 29

15 In particolare l analisi di dettaglio verrà organizzata attraverso la definizione di una WBS semplificata (denominata WBS di Reporting) che permette l aggregazione a Livello aggregato delle Opere, analizzandole dunque nell ottica funzionale (vista di insieme di stazioni e tratta) e non semplicemente disciplinare (ad esempio solo il sottosistema elettrico). Da questa aggregazione si ricaveranno tutti i Report che potranno essere usati anche per i non addetti ai lavori ai fini dell attivazione del processo di comunicazione sul Progetto. La struttura di controllo dei Tempi trova quali output la produzione di curve, tabelle ed istogrammi oltre che di apposite relazioni che sono riportate, in analogia alla strategia di reporting, nel Report mensile per quanto l analisi di stato e le relative criticità, nel Report Trimestrale per quanto riguarda l analisi previsionale e di tendenza. 3. GLI STRUMENTI CONTRATTUALI IL SISTEMA INFORMATIVO (REPORTING) 3.1 IL RAPPORTO DI INIZIO Il Rapporto di Inizio ha lo scopo di evidenziare a BSM lo stato di approntamento del personale e delle strutture del Servizio di PCM. Contrattualmente è previsto un solo invio, se ne offre dunque una vista molto specifica di come tale Report viene affrontato. L indice degli argomenti di tale Report, la cui struttura è stata ripresa e sviluppata per la gestione dei Report Bimestrali, è il seguente: Sez. A: Sintesi A1 Quadro sinottico degli impegni (ove si ha cura di evidenziare le principali scadenze ed impegni del PCM con specifico riferimento ai documenti contrattuali che normano il Servizio ed in particolare il Disciplinare di incarico) A2 Evidenze Pagina 15 di 29

16 (ove si ha cura di evidenziare i principali eventi e accadimenti che, seppure riferibili alla vita del Progetto e dunque più coerenti con la reportistica mensile, potevano avere influenze sull organizzazione del servizio) Sez. B: Avanzamento del Contratto PCM B1 Risorse PCM (con riferimento all organigramma di offerta si evidenziano le effettive attivazione dei servizi suddivise per Funzioni, così come è stato strutturato ed organizzato il PCM) B2 Missioni ed incontri (elenco di incontri caratterizzano l avvio delle attività) B3 Problemi affrontati ed azioni correttive (elenco di prime problematiche e relative azioni correttive che vengono codificate e monitorate fino al loro completo superamento) Sez. C: Attività speciali C1 Stato avanzamento sistema informativo (focus sullo stato di avanzamento dell implementazione del Sistema Informativo di Progetto) C2 Avviamento logistico (focus sulle attività di mobilitazione ed organizzazione dei mezzi di supporto per l erogazione del servizio) Sez. D: Allegati (rappresentazione grafica dell impiego delle risorse e rappresentazione di quadri sinottici di incontri sostenuti e previsti) Pagina 16 di 29

17 3.2 I RAPPORTI MENSILI Il Report Mensile è uno strumento sintetico che nasce a commento del Rapporto Mensile di Avanzamento di AMBS e vuole fornire una fotografia rappresentativa dello stato del progetto relativamente al periodo di riferimento. L ottica con cui è redatto tale documento è quella di illustrare, anche ad un utenza non tecnica, l andamento del Progetto. L emissione dei Report Mensili viene programmata di norma il 5 giorno lavorativo successivo alla ricezione del Rapporto Mensile di Avanzamento di AMBS. Con riferimento dunque agli impegni contrattuali di AMBS (entro 7 giorni dalla fine del periodo di riferimento), la consegna del Report del PCM viene al massimo prevista per la metà mese successiva al periodo di riferimento. Questa tempistica peraltro permetterà, nella maggior parte dei casi, di registrare lo stato economico del contratto aggiornato al periodo di riferimento appena concluso. Di seguito si illustra la struttura del Report suddivisa per sezioni, all interno delle quali varieranno i dettagli a seconda degli eventi relativi al periodo di riferimento. Sez. A: Sintesi Quadro generale del Progetto e avanzamento della produzione. Sez. B: Avanzamento tecnico del Contratto Quadro sulle attività di Progettazione, Autorizzazioni, Cantierizzazione, Costruzione, Forniture, Collaudi e sicurezza (per ogni disciplina viene analizzato lo stato di avanzamento riferito alle baseline di programma e vengono evidenziate eventuali criticità con le relative proposte di risoluzione) Sez. C: Avanzamento economico - finanziario del Contratto Pagina 17 di 29

18 Quadro sullo stato economico e finanziario del Progetto, stato dei pagamenti, evoluzione economico-finanziaria, stato dei contratti, non conformità e riserve. (Risulterà importante la gestione ed il controllo dello stato di aggiornamento delle non conformità e delle riserve, elementi di controllo che generano forbici tra le curve di produzione e valore economico della stessa) Sez. D: Allegati (alla presente struttura potrebbe aggiungersi qualche allegato ritenuto significativo per il periodo di riferimento) ALLEGATO A : Report gestione economico finanziaria del Progetto ALLEGATO B : Quadro sinottico del sub-appalto ALLEGATO C : Rapporto fotografico ALLEGATO D : Quadro Sinottico delle Riserve 3.3 I RAPPORTI BIMESTRALI Il Report Bimestrale è un documento descrittivo delle attività del PCM esso si concentra sulle iniziative messe in atto dal PCM per la risoluzione delle problematiche emerse. L emissione dei Rapporti Bimestrali viene programmata di norma il 28 del secondo mese di riferimento (riferimento alla data effettiva di validità del contratto di PCM). Di seguito si illustra la struttura del Report suddivisa per sezioni, all interno delle quali varieranno i dettagli a seconda degli eventi relativi al bimestre di riferimento. Sez. A: Sintesi Quadro generale attività del PCM e messa in evidenza degli aspetti rilevanti Sez. B: Avanzamento del Contratto PCM Pagina 18 di 29

19 Quadro dell Avanzamento Lavori interno al PCM, programmazione attività, individuazione criticità e azioni correttive Sez. C: Attività speciali (questa sezione verrà aggiornata e modificata con i temi che si riterrà di evidenziare poiché impattanti sull attività del PCM) Sez. D: Allegati Allegati di vario tipo atti a supportare le evidenze emerse nel Report 3.4 I RAPPORTI TRIMESTRALI Tale strumento è il più tecnico dei Report, è redatto a servizio di un utenza specifica e contiene un analisi di dettaglio delle attività di programmazione e dell avanzamento lavori, completato da previsioni a finire e da un analisi dei rischi L emissione dei rapporti trimestrali viene programmata di norma il 28 del terzo mese di riferimento (riferimento alla data effettiva di validità del contratto di PCM) a partire dal sesto mese dall avvio del contratto di servizi. Di seguito si illustra la struttura del Report suddivisa per sezioni, all interno delle quali varieranno i dettagli a seconda degli eventi relativi al trimestre di riferimento. Sez. A: Analisi Quadro generale dello Stato dei Lavori per macro aree (Descrizione dello stato di fatto e delle condizioni in cui versa la realizzazione del Metrobus) Sez. B: Sintesi Resa dei Lavori, valutazione ed interpretazione degli indici di controllo. (Valutazione sulla base di rese ed indici di controllo) Pagina 19 di 29

20 Sez. C: Proiezioni Tracciamento Linee di tendenza (estendendo la situazione attuale secondo una presumibile tendenza lineare si descrive l andamento prossimo con uno zoom out coerente con la tempistica del report in questione) ed Evoluzioni a lungo termine (alla luce della nuova prospettiva tracciata dalle linee di tendenza si studia la situazione e se ne delinea un sunto) Sez. D: Rischi Criticità tempi (rilevamento di ritardi incidenti e non sempre relativi al trimestre di riferimento) e criticità costi (rilevamento di maggiori o minori oneri incidenti e non) Sez. E: Allegati Allegati di vario tipo atti a supportare le evidenze emerse nel Report e nel trimestre di riferimento 3.5 I RAPPORTI FINALI SINTESI DELLO SVILUPPO DEL PROGETTO L emissione di questa tipologia di Report contrattualmente viene prevista al completamento di ciascun Sub-Lotto, così come definiti ed identificati nei documenti contrattuali ed in particolare nell addendum al contratto tra BSM ed AMBS. Vista la periodicità mensile dei Report e la sostanziale sovrapposizione di parte dei contenuti richiesti, questo Report verrà integrato, avendo cura di darne evidenza, nell ambito dell emissione del primo Report mensile successivo all avvenuto completamento del relativo sub-lotto che coincide, sul programma lavori, al raggiungimento di una Milestones contrattuale. Pagina 20 di 29

21 La scelta di operare in questo modo è derivata dal fatto che il sub-lotti non sono delle unità fisiche distinte (scomposizione o lottizzazione di dettaglio del Progetto ) ma delle Milestones (tempi parziali di esecuzione). Secondo tale lettura dunque verranno monitorate RAPPORTO FINALE DELLA COSTRUZIONE All emissione del certificato di collaudo provvisorio delle opere (termine delle attività di costruzione), sarà emesso un documento il cui contenuto sarà concordato col Committente e che comunque conterrà almeno l elenco di tutti i documenti inerenti il Progetto ed una relazione del Direttore dei Lavori RAPPORTO FINALE DEL PROGETTO All emissione del certificato di collaudo definitivo (termine delle attività di conduzione tecnica e manutenzione), sarà emesso un documento il cui contenuto sarà concordato col Committente e che comunque conterrà un elenco di tutti i documenti inerenti il Progetto. 4. GLI STRUMENTI OPERATIVI Di seguito vengono indicati gli strumenti operativi previsti da questa funzione al fine di gestire il sistema di Project Control secondo le finalità e le indicazioni previste dalla presente Procedura, aderente alle indicazioni contrattuali. 4.1 LE RIUNIONI DI COORDINAMENTO DEL PCM Sono istituite delle riunioni di coordinamento interne al PCM con frequenza mensile aventi i seguenti obiettivi: Pagina 21 di 29

22 Analizzare e commentare i principali eventi del periodo al fine di segnalare eventuali criticità e proposte di risoluzione nel successivo Report mensile e/o, in caso di particolare urgenza, predisporre specifiche note informative; Coordinare le varie Funzioni secondo la strategia concordata tra Coordinatore generale del PCM e BSM al fine di rendere sinergici gli interventi; Coordinare l attività e semplificare le interfacce informative verso l esterno limitando il numero di interlocutori necessari per ogni riunione. Alle riunioni partecipano: o Il Coordinatore Generale del PCM o I Responsabili di Funzione o I Tecnici di volta in volta convocati in funzione della necessità Per ogni riunione verrà compilato un verbale che diverrà lo strumento vivo di verifica ed aggiornamento dello stato di evoluzione delle discussioni/decisioni. 4.2 LE RIUNIONI DI COORDINAMENTO E RIESAME DELLA PROGRAMMAZIONE Sono istituite delle riunioni di coordinamento specialistiche con frequenza almeno mensile aventi i seguenti obiettivi: Analizzare in dettaglio le informazioni inerenti la programmazione di tempi e costi; Monitorare ed anticipare eventuali ritardi istaurando un costante contraddittorio tra le parti; Sviluppare programmi di dettaglio e/o programmi di recupero; Alle riunioni partecipano: o Il Responsabile del PC del PCM o un suo delegato Pagina 22 di 29

23 o Il Responsabile della pianificazione di AMBS o un suo delegato Alla riunione sono invitati anche i tecnici di BSM qualora fossero interessati agli argomenti oggetto della riunione. Per ogni riunione verrà compilato un verbale che diverrà lo strumento vivo di verifica ed aggiornamento dello stato di evoluzione delle discussioni/decisioni. Il verbale verrà trasmesso dal PCM a BSM ed a AMBS. 4.3 I PROGRESS REVIEW MEETINGS Sono istituite delle riunioni di coordinamento strategico con frequenza almeno mensile aventi i seguenti obiettivi: Identificare e monitorare lo stato di tutte le problematiche del Progetto; Discutere e condividere strategie di Progetto; Semplificare la comunicazione delle Parti; Alle riunioni partecipano: o Il Coordinatore Generale del PCM; o I Responsabili di Funzione del PCM; o Il Responsabile del contratto di BSM; o Il Responsabile del contratto di AMBS. Alla riunione sono invitati anche i tecnici delle parti qualora fossero interessati dagli argomenti oggetto della riunione. Per ogni riunione verrà compilato un verbale che diverrà lo strumento vivo di verifica ed aggiornamento dello stato di evoluzione delle discussioni/decisioni. Pagina 23 di 29