Progetto interregionale/transnazionale Diffusione di buone pratiche negli uffici giudiziari italiani

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1 Progetto interregionale/transnazionale Diffusione di buone pratiche negli uffici giudiziari italiani Roma Maggio 2012 Forum PA

2 Forum Pa 2012 Seminario 16 Maggio 2012 ore Esperienze di riorganizzazione, reingegnerizzazione e autoanalisi organizzativa degli Uffici Giudiziari

3 L ufficio 3 Uffici Giudiziari 5 Istituti Penitenziari Ufficio e Tribunale di Sorveglianza: sistema complesso caratterizzato da autonomie reciproche e da interdipendenza delle funzioni con poteri di vigilanza sull esecuzione della pena e di garanzia dei diritti dei detenuti. Trattasi di giurisdizione di prossimità che presuppone l ascolto dell utente finalizzato al miglioramento dei servizi erogati ovvero alla tutela stessa dei diritti del condannato (ad esempio: reclami). Tribunale ed Ufficio di Sorveglianza di Sassari: Personale amministrativo: 23 Personale magistratura: 5 Esperti: 12

4 L approccio: partire dagli stakeholder e dalla funzione istituzionale dell Ufficio Cittadini Ordine avvocati Regione Corte di Appello SS e CA Istituti Penitenziari UEPE Comune e Provincia Condannati Avvocati INDIVIDUAZIONE DEGLI STAKEHOLDER Altri Uffici Giudiziari Procure Forze dell Ordine Agenzia delle Entrate Ministero Giustizia CSM Imprese ANALISI DELLA MISSION DELL UFFICIO Normativa di riferimento Sportello di intermediazione culturale Sportello in lingua sarda Focus Group PARTNERSHIP DEDICATE (Consulenza, Università, Associazioni, Penitenziari) Approccio integrato DEFINIZIONE INDICATORI DI QUALITA AZIONI DI MIGLIORAMENTO INTERNE COMUNICAZIONE DEGLI IMPEGNI Tempi di risposta Scambio dei saperi indicatori di recidiva politiche di inclusione sociale valutazione del customer satisfaction Reingegnerizzazione dei processi lavorativi Attribuzione chiara delle responsabilità Protocolli di lavoro Nuovi ordini di servizio Avvio di un sistema di autovalutazione per miglioramento continuo Diffusione della cultura organizzativa, del risultato e della qualità Carta dei Servizi Bilancio Sociale

5 Le funzioni del Tribunale di Sorveglianza (1) La responsabilità penale è personale. L'imputato non è considerato colpevole sino alla condanna definitiva. Le pene non possono consistere in trattamenti contrari al senso di umanità e devono tendere alla rieducazione del condannato. Non è ammessa la pena di morte, se non nei casi previsti dalle leggi militari di guerra. (Art. 27 della Costituzione della Repubblica Italiana) In capo alla Magistratura di Sorveglianza si concentrano funzioni eterogenee: - tutela dei diritti dei detenuti - concessione delle misure alternative, intese a realizzare un non facile equilibrio tra le esigenze di tutela della collettività e l istanza costituzionale espressa dal c.d. finalismo rieducativo; - controllo di legalità sull azione dell amministrazione penitenziaria. La progressiva dilatazione delle materie devolute alla cognizione della Magistratura di Sorveglianza, ha determinato un suo progressivo allontanamento dal carcere con conseguente perdita di quel carattere di giurisdizione di prossimità che le era proprio.

6 Le funzioni del Tribunale di Sorveglianza (2) Mediante il progetto Best Practices si è inteso valorizzare la funzione della Magistratura di Sorveglianza secondo il principio per il quale una buona organizzazione degli Uffici e dei processi lavorativi mira non solo a produrre la risposta giudiziaria in termini di efficacia ed efficienza ma, anche a recuperare al Magistrato di Sorveglianza tempi ed energie da dedicare al suo primigenio compito di garante dei diritti dei detenuti e della corretta applicazione della legge penitenziaria allorquando, per legge, è chiamato a vigilare sugli Istituti di pena e sull attuazione del trattamento rieducativo del condannato. Inoltre il progetto ha consentito di rilanciare la centralità del Tribunale di Sorveglianza nelle sue pronunzie sull esperimento rieducativo del condannato e l elisione dei fattori di recidiva affermando che epicentro dell esecuzione penale debba essere l osservazione della personalità del condannato da trattare e reinserire.

7 L analisi organizzativa e la riorganizzazione (1) Siamo partiti dalla ricostruzione del processo operativo standard degli Ufficio: Ricezione istanza Emissione Revoca/ Sospensione Iscrizione / presa in carico Verifica Ammissibilità Istruttoria Udienza Pronunzia Deposito Notifica/ invio Esecuzione Esito 10 L istante presenta all Ufficio Giudiziario una richiesta di erogazione di servizio L istanza viene iscritta a ruolo e fascicolata dall Ufficio Giudiziario Si valuta se esistono i requisiti giuridici e di competenza per la lavorazione dell istanza Si svolgono le indagini o si acquisiscono le informazioni utili ai fini del giudizio Fase dibattimentale dell istanza (eventuale) Viene emesso il provvedimento giudiziario relativo all istanza Viene inserita nel fascicolo l ordinanza, ne vengono fatte copie che poi sono inviati ai soggetti interessati Viene reso operante il servizio richiesto nell istanza A seguito di violazioni, il servizio concesso viene revocato (eventuale) Si conclude con successo l erogazione del servizio 7

8 L analisi organizzativa e la riorganizzazione (2) E abbiamo riorganizzato il lavoro in due aree: Ricezione istanza Iscrizione / Verifica Emissione presa in Ammis- Istruttoria Udienza Prununzia carico sibilità Deposito Notifica/ invio Esecuzione Ufficio di gestione documentale Area di Gestione Amministrativa Ufficio di gestione giurisdizionale Area di Gestione Giurisdizionale Attività con profilo di conoscenza prevalente di natura amministrativa Attività con profilo di conoscenza prevalente di natura giurisdizionale

9 L analisi organizzativa e la riorganizzazione (3) L analisi dei punti di forza e delle aree da migliorare, effettuata con il supporto dei consulenti del progetto Best Practice, ha comportato i seguenti interventi organizzativi: - L emissione di ordini di servizio contenenti una più chiara definizione dei ruoli e migliore attribuzione delle responsabilità - La definizione di protocolli di lavoro per ciascuna macrotipologia di processo lavorativo. I protocolli consentono al personale amministrativo di svolgere con la massima indipendenza, nell ambito delle linee guida costituite dagli stessi protocolli, tutte le verifiche e le attività previste dalla normativa. Il magistrato nell esercizio delle sue funzioni giurisdizionali viene dunque supportato dalle attività svote dai funzionari in linea con i protocolli. Il costituito ufficio del magistrato di sorveglianza, ove operano magistrati e funzionari, coadiuva il magistrato facendo confluire dati di giurisprudenza, di merito, e dati, precedentemente raccolti, relativi ai singoli istanti In tal modo è stato raggiunto l obiettivo di dedicare il magistrato alle sue esclusive funzioni, in linea con le finalità e la missione dell Ufficio

10 Fattori critici di successo Forte attenzione al coinvolgimento mediante attività di change management (incontri in plenaria, in piccoli gruppi, formazione e attivazione di gruppi di lavoro) Creazione di strutture orientate al risultato : adozione metodologia formazione-intervento, sperimentazione-correzione; governo partecipato delle criticità basato su autovalutazione, co-progettazione, pianificazione dei tempi Incentivazione del Benessere organizzativo quale finalità ulteriore di progetto e fattore motivante Attuazione del Ciclo di Deming Utilizzo del Metodo CAF (Common Assessment Framework) per l autovalutazione dell Ufficio Giudiziario; Attivazione di partership strategiche

11 Risultati raggiunti Assenza di arretrati e rispetto dei tempi Mantenimento del trend positivo di produttività malgrado l aumento dei flussi in entrata Condivisione di valori e culture ed incentivazione alla crescita dell Ufficio come soggetto collettivo ; Riduzione dello stress lavorativo da risultato immediato convogliando il problema in obiettivo da raggiungere Incentivazione dei rapporti di fiducia tra gli attori e del senso di appartenenza al Sistema Miglioramento organizzativo continuo a supporto dell efficienza ed efficacia dell Ufficio Valorizzazione delle attitudini di magistrati e personale Tali strategie gestionali sono codificate nella Carta dei servizi e nel primo bilancio sociale realizzati nell ambito del progetto Best Practice Scopo finale è la declamazione della responsabilità sociale condivisa quale impegno di apportare benefici, oltre che all organizzazione, anche alla società civile.