Invio omissioni di timbratura e giustificativi tramite INTRANET GUIDA UTENTI

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1 Invio omissioni di timbratura e giustificativi tramite INTRANET a cura del gruppo rilevazione orari di lavoro GUIDA UTENTI Per rendere più agevole l informazione sulle presenze del personale era stato introdotto nel febbraio del 1998 il servizio di visualizzazione delle timbrature tramite interfaccia Web. Tale servizio è stato sostituito da un nuovo programma che introduce la possibilità di inviare la maggior parte delle richieste dei permessi tramite intranet (l elenco compare in Voce nella finestra di inserimento/modifica dei giustificativi vedi oltre punto b). L accesso, che si avvale del sistema di password della posta elettronica di unimi, prevede tre diversi livelli di gestione: uno per la sola visualizzazione delle timbrature personali, uno per la visualizzazione delle timbrature e l introduzione dei permessi, ed un livello per la validazione, rivolto ai responsabili del personale delle Strutture dell Ateneo (Istituti, Dipartimenti, Divisioni, Facoltà ecc.) L indirizzo per l accesso al servizio è: al momento è possibile utilizzare l applicazione con Netscape 7.1 (Windows) e Mozilla Firefox (anche per Macintosh e Linux) e con browser Internet Explorer 5.5 o superiori (N.B. è necessario attivare l accettazione dei cukies) inserire Username=nome.cognome (ovvero la parte prima dell indirizzo ) Password=la stessa utilizzata per la posta elettronica Il programma si presenta diviso in 2 parti: 1) barra dei menù in grigio; barra del titolo in rosso; 1

2 2) area visualizzazione dati; Nella barra grigia saranno visibili i seguenti menù: a) consultazione sotto al menù a tendina consultazione si trovano: timbrature: permette di visualizzare, in base alla data selezionata, le timbrature originali come effettuate sul terminale per il mese in corso; quando l ufficio avrà provveduto alla elaborazione sarà possibile: - visualizzare il saldo giornaliero e le eventuali anomalie segnalate attraverso una x rossa (passando il puntatore del mouse sopra la x è possibile visualizzare un commento che descrive il tipo di anomalia verificatasi e quindi procedere alla rettifica); - stampare i tabulati come segue: dopo aver impostato la data di inizio e di termine del mese (es. 01/04/ /04/2006), cliccare sul pulsante aggiorna quindi su stampe ed effettuare la selezione riepilogo saldi / assenze e riepilogo straordinari / assenze, premere conferma per la stampa. Tale procedura permetterà di effettuare la stampa a decorrere dal giorno 15 di ogni mese. La data effettiva sarà comunque comunicata da questa Divisione con apposito messaggio nella home page del sistema timbrature time-web. riepilogo mensile: visualizza, in base alla data selezionata, i saldi mensili come dal tabulato straordinari e assenze (a partire da gennaio 2003); presenti/assenti: (solo per i responsabili) consente di verificare, al momento della consultazione sulla base dell ultima timbratura effettuata, i dipendenti presenti afferenti alla struttura; b) gestione sotto al menù a tendina gestione si trovano: giustificativi: per l inserimento cliccare sulla voce inserisci e compilare i campi come richiesto nella finestra (pop-up) di inserimento/modifica; si precisa che è possibile inserire i giustificati per: - ½ ferie mattina - ½ ferie pomeriggio - ferie intera giornata ore intera giornata e fascia oraria - assemblea fascia oraria - esigenze personali fascia oraria - permesso L. 104 intera giornata e fascia oraria - permesso sindacale (d Ateneo RSU Nazionali*) intera giornata e fascia oraria - riposo compensativo intera giornata e fascia oraria - sciopero intera giornata e fascia oraria * questi permessi continueranno ad essere autorizzati con la relativa documentazione rilasciata dalla Segreteria Territoriale. 2

3 Omissione di timbratura: per l inserimento cliccare sulla voce inserisci e compilare i campi come richiesto nella finestra (pop-up) di inserimento/modifica; oltre alla voce inserisci sono presenti anche la voce elimina che permette di eliminare un giustificativo inserito (ovvero inviato) ma non ancora validato dal responsabile, e la voce annulla ha lo scopo di annullare un giustificativo già validato dal responsabile erroneamente compilato; le operazioni sopra descritte si possono effettuare soltanto quando i documenti non sono ancora stati trasferiti alla procedura di elaborazione delle timbrature (stato aperto ), in caso contrario dovrà essere compilato e spedito il modulo cartaceo con dicitura a modifica del ; 3

4 Area descrizione dati nell area di visualizzazione dati è possibile vedere tutte le omissioni e i giustificativi inseriti in base alla data, come da esempio: come si può vedere dall esempio si tratta di una schermata molto semplice, gli elementi da tenere in considerazione sono la colonna Esito e la colonna Stato, di cui chiariamo il significato: l esito può essere: inviato, validato, respinto, non accettato; inviato=documento compilato ma non ancora visionato dal responsabile della struttura; validato=documento compilato e accettato dal responsabile; respinto=il documento è stato visionato dal responsabile, ma deve essere modificato; i motivi possono essere descritti dal responsabile nelle Note, visualizzabili nell ultima colonna N cliccando sul punto interrogativo; per modificare il documento è sufficiente fare doppio clic in un qualsiasi punto dell area della linea grigia del documento respinto comparirà quindi nuovamente la finestra (pop-up) di inserimento/modifica; non accettato= il documento è stato visionato dal responsabile, ma non è stato accettato; anche in questo caso il motivo può essere spiegato dal responsabile nella nota di cui al punto precedente; lo stato può essere: aperto o chiuso; aperto=il documento non è ancora stato trasferito al programma di elaborazione delle timbrature e quindi può ancora essere cambiato; può essere modificato (con doppio clic sul documento) sia dal dipendente che dal responsabile, il quale può inserire la motivazione nelle Note, oppure annullato e ricompilato dal dipendente; chiuso=il documento è stato trasferito al programma di elaborazione delle timbrature; non è più modificabile o annullabile; N.B.: per giornate intere di missione per servizio utilizzare il modulo cartaceo (modello C). 4

5 Sezione per i responsabili Per Responsabili si intendono solo coloro, ad esempio Direttori o Capi Divisione, che hanno l autorizzazione alla validazione dei documenti inviati dai dipendenti. Sulla barra dei menù oltre ai menù di consultazione e gestione compare il menù convalida. c) convalida: sotto al menù a tendina convalida si trovano: giustificativi - omissioni di timbratura: appaiono solamente i documenti inviati dagli utenti; tali documenti possono essere validati, respinti, non accettati, con le modalità sopra descritte. Alternativamente, al momento della connessione i documenti da convalidare sono visualizzabili cliccando sui link Timbrature e Giustificativi che compaiono nell area visualizzazione dati. Il menù di gestione dà la possibilità di visualizzare i documenti di tutto il personale afferente alla struttura in base alla data impostata Si ricorda che ai fini del funzionamento di tutta la procedura è necessario effettuare sistematicamente la convalida dei documenti giornalmente, e comunque non oltre il giorno 3 del mese successivo. Si raccomandano le strutture, in caso di cambiamento del responsabile autorizzato alla validazione, di comunicare tempestivamente a questa Divisione il nuovo nominativo attraverso il modulo di cui alleghiamo il modello. In tal modo sarà possibile, da parte del nuovo responsabile, ottenere l attivazione della sua password di accesso al menù di convalida (il modulo è scaricabile all indirizzo 5