SOMMARIO 1. PREMESSA E PRESENTAZIONE PRINCIPALI CARATTERISTICHE ESEMPIO PRATICO ATTIVAZIONE NEL PROGRAMMA PAGHE 4

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1 SOMMARIO 1. PREMESSA E PRESENTAZIONE PRINCIPALI CARATTERISTICHE ESEMPIO PRATICO ATTIVAZIONE NEL PROGRAMMA PAGHE COME INVIARE UNA AZIENDA IN GAP ATTIVITÀ CHE VERRANNO INVIATE AUTOMATICAMENTE PRESENTAZIONE PROGRAMMA - GAP ATTIVITA COME INSERIRE UNA NUOVA ATTIVITÀ COME ACCEDERE AD UNA ATTIVITA GIA PRESENTE AZIENDA MODELLI CARICAMENTO DI ATTIVITA E MODELLI RICORRENTI LISTA TO DO - LE COSE DA FARE INSERIMENTO NUOVA ATTIVITA IN AZIENDA AZIONI REPORT ATTIVITA

2 1. PREMESSA E PRESENTAZIONE Proponiamo un nuovo applicativo web per la gestione e il controllo delle attività di produzione di società di servizi (Consulenti del lavoro, commercialisti). Lo scopo è quello di dotare lo studio di un sistema gestionale per monitorare le attività del personale in relazione sia ai servizi offerti alla clientela, agli adempimenti previsti dalle norme vigenti che ne derivano, sia alle richieste una tantum del cliente. GAP permette di tracciare ogni attività svolta nello Studio, fornendo contestualmente strumenti utili ad ottimizzazione e normalizzare lo svolgimento dell attività stesse. Raccogliendo le attività in una lista delle cose da fare per ciascuna Azienda/Cliente e per Periodo di elaborazione, si ottiene un Base Dati in grado di fornire le seguenti informazioni: 1) QUALI sono le attività svolte, QUANDO e da CHI sono state svolte 2) QUANTO tempo è stato impiegato per completare una attività 3) QUALI sono le attività da svolgere e entro QUANDO vanno svolte 4) Per quali aziende HO svolto una o più attività 5) Per quali aziende NON HO ancora svolto una o più attività La raccolta delle attività e l aggiornamento del loro stato è reso il più semplice e veloce possibile: l integrazione con il Programma CentroPaghe permette di inserire ed aggiornare le attività in maniera automatica e senza alcun ulteriore onere da parte dell operatore; l utilizzo di un lettore di codice a barre (connesso al PC) permette una facile e veloce manutenzione dei contenuti, ed infine l intervento manuale dell operatore risulta di semplice e immediato PRINCIPALI CARATTERISTICHE 1) Archivio anagrafica azienda (clienti)/enti pubblici, con rubrica contatti 2) Archivio normalizzato delle attività dello Studio e tracciatura del relativo stato (Non iniziata, in corso, completata, in attesa, annullata e rinviata) 3) Definizione della frequenza temporale di ciascuna attività (ricorrenze mensili/trimestrali/etc.) 4) Raggruppamento delle attività in gruppi per tipologia (le diverse tipologie di elaborazione dei cedolini paga) o finalità (le diverse attività relative all apertura di una nuova Società) 5) Archivio delle attività ricorrenti associate a ciascuna azienda 6) Misurazione del tempo dedicato a ciascuna attività 7) Tracciatura dell operatore che ha svolto l attività 8) Interrogazione della base dati per a) Attività/stato b) Modello/stato c) Attività/operatore d) Modello/operatore e) Categoria/stato 9) Generazione di messaggi ( , sms e/o altre notifiche) al verificarsi di determinati eventi, tra cui: a) Chiusura di una attività b) Annullamento di una attività c) Qualsiasi variazione di stato 10) Esportazione delle attività verso applicativi di Terze Parti (gestionale per fatture/parcelle) attraverso le seguenti funzionalità: 2

3 a) Possibilità di associare a ciascuna attività una voce di fatturazione ed uno o più fornitori/emittenti (utili nel caso di professionisti che emettono fatture). b) Possibilità di associare a ciascuna azienda/cliente un codice cliente ed uno o più fornitori/ emittenti. c) Esportazione per fornitore/emittenti manuale (scelta delle singole attività) o automatico 11) Profilazione degli utenti/operatori in amministratori, supervisori, responsabili e operatori che permette la limitazione alla gestione di Aziende/Clienti e funzionalità ESEMPIO PRATICO Tra le attività ricorrenti svolte per un Azienda/Cliente (ROSSI SpA) possiamo elencare: 1) Ricezione delle presenze 2) Elaborazione dei Cedolini Paga 3) Altre elaborazioni (contributi, contabilità, etc) 4) Stampa del Libro Unico 5) Etc. Tali attività vengono precaricate in GAP con ricorrenza mensile, da svolgere per la ditta ROSSI SpA dal gestore LUCIA che utilizzando normalmente il Programma CentroPaghe: - esegue l'importazione delle presenze e automaticamente lo stato dell attività al punto 1,viene completata nella procedura GAP - esegue la funzione pacchetto ditta e automaticamente le attività ai punti 2,3,4 vengono completate nella procedura GAP - esegue la stampa lordo netto costo automaticamente questa attività viene caricata nella procedura GAP e completata. Solitamente, per una Azienda/Cliente si prevedono dalle 10 alle 15 attività ricorrenti. Il titolare dello Studio o il Responsabile dell' ufficio può verificare lo stato di ciascuna lavorazione eseguita da parte della gestore Lucia e da eseguire per la ditta ROSSI SpA; può inoltre verificare lo stato di una o più attività svolte o da svolgere per tutte le aziende dello Studio. Si pensi alla possibilità di sapere in tempo reale, quali aziende non hanno ancora consegnato le presenze e di sollecitare le stesse affinchè le consegnino al più presto con un click Si pensi alla possibilità di sapere in tempo reale, per quali aziende NON sono ancora stati elaborati i cedolini, l invio degli F24, i CUD, l invio dell UNIEMENS, etc. Si pensi alla possibilità di notificare alle Aziende/Clienti che gli elaborati sono pronti per la consegna via o SMS con un click o leggendo un codice a barre Si pensi alla possibilità di trasferire le attività utili alla fatturazione direttamente nel gestionale Parcelle/Fatture (secondo le specifiche di questi ultimi), con un click Tutto questo è GAP: il software che fa la differenza. 3

4 2. ATTIVAZIONE NEL PROGRAMMA PAGHE Per attivarsi alla nuova gestione GAP è necessario effettuare le seguenti operazioni all interno del programma paghe: Accedere alla procedura paghe ed eseguire le operazioni sotto elencate Indicare la spunta nella sezione 1 come da immagine Accedere a procedura 2 e compilare Sempre da procedura effettuare lo scarico autorizzazioni tali dati vengono rilasciati dal centro di riferimento. Fino a visualizzare la seguente riga 4

5 Successivamente è necessario abilitare gli Utenti interessati alla visualizzazione del GAP Accedere alla sezione Utenti 3 ed abilitare la riga Accedere alla procedura paghe ed entrare in DATI STUDIO - L attivazione all interno del software paghe è così terminata COME INVIARE UNA AZIENDA IN GAP Per inviare l anagrafica, dopo aver seguito le operazioni sopra riportate, confermare l anagrafica azienda e verrà visualizzato il seguente messaggio Cliccando SI verrà visualizzata la seguente maschera perché si sta effettuando l invio ed in tempo reale potrà essere consultato in GAP Può essere effettuato anche l invio massivo di tutte le aziende, tramite utility ATTIVITÀ CHE VERRANNO INVIATE AUTOMATICAMENTE Pacchetto ditta 5

6 In questo caso, essendoci l attività presente, verrà automaticamente riportato completata con il numero dei cedolini Rifacimento dipendente Dopo aver effettuata la consueta bollatura al termine nel programma GAP il dato viene aggiornato automaticamente Altre attività automatiche dalla procedura sono: Import presenze da Rileva Web Lordo netto costo (in gap denominato calcolo costo del dipendente) Stampa lul differito Ristampa lul differito Alcune attività come ad esempio calcolo costo dipendente Verrà creata una nuova attività ogni qual volta che si genera un conteggio, questo perché essendo utile anche ai fini della fatturazione è necessario create tante attività quante le elaborazioni svolte. 6

7 3. PRESENTAZIONE PROGRAMMA - GAP Per accedere al programma GAP è necessario accedere ad internet all indirizzo Verrà visualizzata la seguente videata Dove sarà necessario indicare il nome utente così strutturato Esempio di azienda gestita su Brescia con codice studio VJ1 (dati ricavabili dal cp online) il nome Utente sarà BSVJ1-VJ Codice del centro di riferimento password che viene utilizzato per accedere al programma paghe Codice completo dello studio Si accederà così al nuovo software Iniziamo con l analizzare le funzioni al momento più essenziali per l apprendimento del software. 7

8 3.1. ATTIVITA La pagina delle attività risulta utile per inserire attività personalizzate oppure per verificare le attività caricate automaticamente dal programma paghe. Risultano caricate in automatico circa 35 attività consultabili dal seguente tasto Videata completa Tutte le tabelle di GAP che mostrano a fondo pagina il seguente riquadro, possono essere esportate in una Cartella di Excel, semplicemente clickando sull icona evidenziata: Tale funzionalità può risultare estremamente utile quando si desidera ottenere un elenco in Excel di tutte le aziende gestite, di una particolare attività svolta, o da svolgere da un particolare operatore. 8

9 3.1.1 COME INSERIRE UNA NUOVA ATTIVITÀ Accedere come da immagine alla funzione proprietà del menù Attività Fare click sul tasto Nuovo Compilare a piacimento i campi descrizione e descrizione estesa La compilazione del campo ID attività, è a cura dell applicativo CATEGORIA inserire la categoria di riferimento con quanto presente nel menù a tendina Tale campo permette di definire la categoria alla quale appartiene l attività; ad esempio le pratiche di assunzione sono da considerarsi appartenenti alla categoria Consulenza ; l elaborazione dei Cedolini Paga, dei prospetti contabili, sono attività da considerarsi appartenenti alla categoria CED AREA Campo non ancora gestito ma in fase di implementazione RICORRENZA La ricorrenza permette di specificare la periodicità dell attività stessa: vi sono attività da svolgere ogni mese, come i cedolini o l invio della denuncia UNIEMENS; vi sono attività da svolgere annualmente, come ad esempio l autoliquidazione INAIL o il Modello

10 Di seguito alcune impostazioni tipo: Indicando l opzione mensile non risultano attivi il campo a partire da e i campi mesi Selezionando un tipo di ricorrenza diversa, ad esempio Il campo mesi risulta precompilato in quando indicato a partire da Gennaio cambiando il mese vengono variati in automatico anche i mesi interessati dalla ricorrenza specificata GIORNO SCADENZA Campo non ancora gestito ma in fase di implementazione STATO INIZIALE Ogni attività può avere sei tipi di stato APERTA: comprende gli stati Non iniziata In corso (attività ATTIVA, ovvero IN ESECUZIONE) In attesa CHIUSA: comprende gli stati Completata Annullata Rinviata Lo stato iniziale permette di specificare con quale stato verrà caricata l attività in particolari condizioni TIPO SEQUENZA STATI Il tipo sequenza sequenza logica risulta utile perché l attività inserita possa seguire un iter logico quindi un attività da in corso potrà passare a completata ma non potrà passare a non iniziata. L opzione tutti gli stati prevede la possibilità di impostare arbitrariamente CRONOMETRO Indicando il flag verranno memorizzati tutti gli intervalli temporali in cui l attività è stata ATTIVA. Tale opzione permette quindi di misurare il tempo impiagato per svolgere l attività VISIBILITA Campo non ancora gestito ma in fase di implementazione. 10

11 NOTIFICA CAMBIO DI STATO Tale flag permette di mappare l attività tra quelle utili al fine di generare un azione (es. invio di un SMS) Campi a sola gestione del Centro Gap permette l esportazione delle attività verso programmi di terze parti, come applicativi per l emissione di parcelle o fatture. Attualmente il format supportato è quello del gestionale EasyEuro di DataServices, contattandoci sarà possibile implementare nuovi format secondo le vostre specifiche. I seguenti campi sono utili proprio per l esportazione delle attività: è possibile esportare sia una descrizione (singola riga) sia un campo note (su più righe) nei quali utilizzare una serie di macro Al termine in caso di nuovo inserimento cliccare salva 11

12 3.1.2 COME ACCEDERE AD UNA ATTIVITA GIA PRESENTE Accedere come da immagine alla funzione ELENCO ATTIVITA del menù Attività Una volta individuata la scelta da effettuare cliccare GO 12

13 4. AZIENDA La sezione Azienda risulta suddivisa in parecchie sotto cartelle, noi per comodità, andremo ad analizzare le parti principali per poter iniziare operare con il software. I dati iniziali, cliccando Anagrafica, vengono compilati in automatico, ricordando che i campi in rosso non possono essere modificati a cura Utente. La ricerca di una azienda dello stesso studio (VJ1) potrà essere fatta digitando il codice ditta e successivamente cliccando Oppure digitando la ragione sociale, anche solo in parte, e poi cliccare I dati successivi risultano i normali dati anagrafici Una particolare funzione, ad oggi molto utile, ma che analizzeremo successivamente risulta essere rappresentata dai seguenti campi: L impostazione di questi campi, permette allo Studio di stampare delle etichette con il nome delle proprie aziende ed un codice a barre (rappresentate una particolare attività); successivamente queste possono essere affrancate alla busta che contiene gli elaborati del mese da consegnare alla ditta. Leggendo il codice a barre con l apposita pistola, è possibile inviare in automatico al cliente un SMS che gli notifichi che le paghe sono pronte. Questo snellisce di molto sia il lavoro di chi dovrebbe avvisare l azienda, sia per l azienda che non deve più preoccuparsi di contattare lo studio per sapere se i tabulati sono pronti. Non vi sono limiti applicativi a tale funzionalità, e la flessibilità di GAP permette di automatizzare altri processi, es.: consegna delle presenze, restituzione dell impegno alla trasmissione del 770, notifiche di ogni tipo 13

14 4.1. MODELLI I modelli permettono di ragruppare le attività in gruppi per tipologia (le diverse tipologie di elaborazione dei cedolini paga) o finalità (le diverse attività relative all apertura di una nuova Società). Sono di fatto delle raccolte di attività, utilizzabili sia a livello d inserimento di attività da svolgere, sia come insieme di attività da analizzare (modello di consultazione) Un esempio tipico consiste nel raggruppare in modello, che definiremo Elaborazione Tipo, le 4/5 attività che ogni CED dovrebbe svolgere durante il ciclo di elaborazione mensile dei Cedolini Paga; le attività sono quindi le seguenti: 1) Ricezione delle presenze 2) Elaborazione dei cedolini paga 3) Conteggio dei contributi e prospetto contabile 4) Elab. e invio modello F24 5) Raccolta degli elaborati in un contenitore (busta) e consegna al cliente L immagine seguente mostra la realizzazione dell esempio di cui sopra: Le attività vengono selezionate dall elenco denominato elenco attività disponibili e aggiunte al modello cliccando sul tasto Aggiungi ; per ogni attività aggiunta è possibile utilizzare i tasti funzioni evidenziati di seguito per cancellare o cambiare l ordine dell attività all interno del modello. 14

15 4.1.1 CARICAMENTO DI ATTIVITA E MODELLI RICORRENTI GAP permette di gestire sia le attività una-tantum sia quelle ricorrenti (elaborazione mensile dei cedolini paga). La pagina dei Modelli del menù Azienda permette di specificare UNA sola volta quali sono le attività ricorrenti da svolgere per ciascuna azienda. Tale specifica può essere realizzata indicando singolarmente le varie attività, ma soprattutto è possibile agganciare un Modello. Di seguito i box di selezione delle attività e dei modelli 15

16 4.2. LISTA TO DO - LE COSE DA FARE Permette di gestire e verificare lo stato delle attività programmate per un azienda specifica: tale tabella mostra ogni tipo di attività, sia quelle ricorrenti (inserite dalla procedura di apertura) sia quelle una-tantum inserite manualmente o attraverso il Programma Paghe. La figura sottostante mostra la pagina ToDo del menu Azienda : Per ogni attività è possibile specificare un nuovo stato (ad esempio completare un attività) e indicare informazioni aggiuntivi come quantità e note. Per modificare lo stato di un attività è necessario scegliere il nuovo stato dall elenco e cliccare su Applica Nella figura sottostante sono mostrate le relazioni tra i vari stati delle attività e la gestione del cronometro: 16

17 4.3. INSERIMENTO NUOVA ATTIVITA IN AZIENDA Per inserire manualmente un attività, ad esempio una consulenza occasionale o l elaborazione di un budget, è necessario acceder alla pagina Genera TODO del menu Azienda Ed inserire la nuova attività 17

18 4.4. AZIONI Le Azioni permettono di eseguire una certa azione - appunto - al verificarsi di un certo evento, ad esempio il completamento di un attività; in generale è possibile programmare una o più azioni sulla base della variazione di stato di una attività. Con questo sistema risulta possibile inviare o sms alla Azienda/Cliente per notificare il completamento di una certa attività: ad esempio è possibile inviare una notifica al completamento degli elaborati mensili. La rubrica integrata di GAP, fornirà gli estremi del destinatario (telefono, fax, indirizzo mail e numero di cellulare) 18

19 4.5. REPORT ATTIVITA Per verificare lo stato di avanzamento delle attività è possibile usufruire della pagina Report TODO del menu Azienda Le attività possono risultare come da Esempio E possibile specificare il mese iniziale e finale ed eventualmente impostare un filtro sullo stato e/o sulla categoria. GAP offre inoltre la possibilità di creare diversi report che in questa sede ci limitiamo ad elencare: 1) Report per attività, stato e stato di fatturazione (disponibile anche in formato pdf) 2) Report per modello, stato e stato di fatturazione (disponibile anche in formato pdf) 3) Report per attività e operatore 4) Report per modello e operatore 5) Report per categoria, stato e proprietà di fatturazione 6) Monitor azioni, funzionalità che permette di visualizzare e gestire lo stato delle azioni generate da GAP (invio , sms, etc) 19

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