Che cos è prenotafacile?

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1 Che cos è prenotafacile? FAQ/Risposte a Domande Frequenti: prenotafacile (www.prenotafacile.eu) è, da un lato, un sistema intelligente, che consente ai tuoi clienti, qualunque sia la tua attività, di auto-prenotarsi gli appuntamenti con il titolare ed i collaboratori; permette di pianificare il tuo tempo; ridurre il rischio di errore umano nella preparazione anche del programma di lavoro. D'altra parte, è un modulo online che permette alla tua azienda di gestire ma anche di seguire i clienti ed il loro utilizzo dei servizi da te offerti. Ambedue, potranno farlo ovunque si trovino, a qualsiasi ora del giorno e della notte, e da qualsiasi dispositivo (PC, Tablet, Smartphone), con ogni Sistema Operativo (Windows-Android-iPad-iPhone- Windowsphone) con una comune connessione a Internet, (fissa o mobile). In breve: prenotafacile migliora la qualità dei tuoi servizi, della tua immagine, ed aumenta il numero dei clienti soddisfatti! Io, o i miei clienti, abbiamo bisogno di scaricare qualche software dal sito di prenotafacile.eu, per utilizzare questo sistema di gestione degli appuntamenti? No, assolutamente. Non c è bisogno di scaricare o installare alcun software, tutto quello che serve è l'accesso a Internet, accedendo da qualsiasi PC, Tablet o Smartphone. Quanto costa l'accesso all'uso del sistema per le aziende? Durante il primo mese dopo la registrazione, mettiamo a disposizione l'accesso e configuriamo il servizio, le pagine, le immagini, gli orari ed i collaboratori al sistema online prenotafacile. Questo comporta un costo SOLO INIZIALE ed UNA TANTUM di 39 euro, mentre il costo di abbonamento al servizio per il primo mese è gratuito. Successivamente i costi sono veramente minimi: infatti partono da SOLI 6 EURO AL MESE, con pagamento (dato il basso costo mensile) semestrale o annuale. Per abbonamenti con esigenze e costi superiori è previsto un pagamento anche trimestrale. Possono essere associati dei costi aggiuntivi solo con quando si sceglie di utilizzare il servizio di notifica automatica SMS di promemoria degli appuntamenti, che sono effettuati da un azienda partner. Ma anche questi sono molto ridotti (da 5 cent ognuno). La notifica automatica dei promemoria degli appuntamenti tramite è assolutamente inclusa nel costo mensile del proprio abbonamento. Per dettagli e offerte su costi, servizi inclusi, opzioni (plugin aggiuntivi) e per esempi, demo, o informazioni generali, sull uso ed altro, verificare sul sito Che cos è un sistema di notifica elettronica? Il sistema di notifica elettronica o mailing automatico dei messaggi di sistema o notifiche - di prenotafacile è stato progettato per ridurre al minimo il numero di eventi NO SHOW (appuntamenti mancati/non rispettati) per vari motivi da parte di clienti ma anche di collaboratori. I messaggi inviati dal sistema di notifica, aiuteranno a ricordare ai tuoi clienti che si sono prenotati per la consultazione o di qualsiasi altro servizio nella tua azienda, o per informare i collaboratori, in particolare esterni, sulle nuove voci nell agenda degli appuntamenti. È possibile impostare le opzioni per inviare i messaggi: informare il cliente dell'evento ed il lavoratore dell approssimarsi di un nuovo appuntamento, così come per un certo tempo è utile e importante inviare un promemoria della prossima prenotazione di un cliente al dipendente della società, o al titolare stesso. È possibile scegliere l opzione per inviare AUTOMATICAMENTE promemoria, conferme della prenotazione o della sua modifica e/o cancellazione via o SMS, potendo scegliere quali e quanto tempo prima. Il costo di 1 messaggio SMS: a partire da 5 cent. Si possono acquistare pacchetti di SMS secondo il numero o il tipo di notifiche che si prevede/si è pianificato di utilizzare nella procedura in fase di creazione. Dopo la configurazione delle impostazioni necessarie, l'invio delle comunicazioni - La tua agenda degli appuntamenti sempre con te Sempre con i tuoi clienti 24 x 7 x Pagina 1

2 avviene automaticamente quando il cliente effettua/modifica o cancella la prenotazione di un servizio tramite prenotafacile Ho acquistato un pacchetto standard di notifiche via SMS, ma l uso di questo servizio è risultato più utile di quanto da me previsto inizialmente, ed ho superato il limite di SMS che avevo acquistato. Cosa posso fare? Quando il limite di SMS nel pacchetto acquistato sarà raggiunto, sarai avvisato tramite , e avrai 3 giorni per aumentare le dimensioni del pacchetto di SMS, o modificare le impostazioni del sistema per ridurre il numero di notifiche inviate. La nostra azienda ha già un sito. Posso usare il vostro sistema appuntamento sul sito web della nostra azienda? Chi già un sito, utilizza la versione compatta dell'interfaccia di prenotazione di prenotafacile, creata per essere collocata all'interno della pagina che preferisce del tuo sito aziendale. Dopo aver controllato nel nostro sistema, è possibile copiare il codice nel iframe, che può essere integrato in qualsiasi parte del sito. Se non hai un sito aziendale, in contemporanea con la registrazione, è anche possibile richiederne uno, opzionalmente, che si compone di alcune sezioni precompilate e personalizzarle, contenente le informazioni della tua azienda, del personale, i servizi, i contatti ecc. Il sistema Prenotafacile è protetto in termini di sicurezza delle informazioni? Assolutamente Sì; il sistema è organizzato in modo tale da fornire agli utenti la massima sicurezza e l'integrità delle informazioni. Posso chiamare il servizio clienti in caso di domande sull'utilizzo del sistema prenotafacile? Sì, è stato creato nel sito prenotafacile.eu, e potrai contattarci durante l'orario d'ufficio - dalle 9.00 alle 18.00, per o telefonicamente al numero oppure , tramite TICKET e noi risponderemo a qualsiasi domanda relativa alle impostazioni di sistema per adattarlo alla tua azienda al fine di ottimizzare la pianificazione del tempo e promuovere la tua attività e la tua azienda. Il vostro sistema di gestione dei dati degli appuntamenti è compatibile / possono essere trasferiti ad altri programmi di calendario? Sì, il software è compatibile con il calendario di Google. Da lì è possibile trasferirli ad altre applicazioni calendario. C'è qualche obbligo contrattuale nell'uso del sistema tramite abbonamento? No, ti offriamo la possibilità di chiudere l account e ottenere l'accesso completo a tutti i moduli del sistema, salvandoli gratuitamente in qualunque momento dopo la registrazione. Se al termine del periodo semestrale o annuale non sarai soddisfatto utilizzando il nostro sistema per la tua attività, sarai in grado di non rinnovare la registrazione e scegliere un pacchetto diverso. Ma questo accade molto raramente! I miei clienti devono pagare per utilizzare i servizi di prenotazione on line offerti tramite prenotafacile? Assolutamente NO, il sistema di prenotazione prenotafacile è gratuito per i tuoi clienti. I miei clienti possono pagare anticipatamente in tutto o in parte, i servizi che lo prevedono, della mia società tramite prenotafacile? Sì, il sistema di prenotazione prenotafacile è compatibile con i sistemi elettronici di pagamento come PayPal, ed i clienti possono pagare per i servizi direttamente sul tuo spazio durante la - La tua agenda degli appuntamenti sempre con te Sempre con i tuoi clienti 24 x 7 x Pagina 2

3 prenotazione. Il sistema permette ai dipendenti della tua azienda che hanno accesso individuale al sistema prenotafacile, di monitorare lo stato del record dei clienti e verificare i pagamenti. Se decido di cancellarmi dal sistema prenotafacile, ma nel mio calendario online esistono registrazioni future di appuntamenti dei clienti, saranno rimossi? No, il sistema prenotafacile in nessun caso rimuove i dati sugli eventi futuri del calendario online. Anche se ci si rifiuta di rinnovare l iscrizione, la possibilità di modificare e aggiungere nuovi record dei clienti sarà disabilitata, ma tutte le voci effettuate prima della scadenza del periodo di registrazione rimarrà invariato. Posso usare il sistema di prenotazione dei clienti, se nella mia abitazione non dispongo di computer o una connessione Internet? Sì, è possibile anche in questo caso l'uso efficace del nostro sistema, quando in un certo luogo (abitazione, barca, residenza del fine settimana, ecc) non c è nessun computer o connessione a Internet. Ma certo è una modalità riduttiva. Ecco un esempio. L azienda Rossi utilizza il sistema di appuntamento prenotafacile. Ci si trova in una barca o in una casa dove non c è computer o connessione Internet. Nella pannello di configurazione del servizio personale del sistema per le aziende di prenotafacile c è un parametro che regola la quantità di tempo può essere prenotato per un servizio. Cioè, l'impostazione della settimana come periodo minimo di prenotazione, la società mantiene la capacità di fornire servizi di noleggio via Internet ai clienti e agli stessi dipendenti della stazione in grado di stampare un elenco di ordini una volta alla settimana, così non andranno persi gli appuntamenti. E 'anche possibile configurare il sistema in modo che invia un SMS di notifica a titolare o dipendente quando entra ogni nuova prenotazione, e per il tempo previsto nella configurazione iniziale, prima che si verifichi l evento. Ho trovato un errore nel sistema. Cosa fare per risolvere il problema? Per quanto collaudato da anni e migliaia di clienti in tutto il mondo, esiste sempre la possibilità del verificarsi di un evento negativo. Ti preghiamo di contattarci utilizzando il modulo "Quick Contact" o inviare una mail a Ti saremo molto grati se ci indicherai malfunzionamenti del sistema. Ci aiuterai a renderlo ancora più conveniente e affidabile. Risponderemo alla tua lettera, e cercheremo di farlo il più presto possibile. Quali browser Internet sono supportati da prenotafacile? Il sistema di prenotazione On line offerto da prenotafacile è supportato in Internet Explorer 7 e 8, Safari 4 e 5, Firefox 1.5, 2, 3, 3.5 e 3.6, Opera 9/10, Google Chrome. In quali lingue i clienti possono utilizzare l App di prenotazione on line? Tutte le pagine sono disponibili per la visualizzazione per te ed i tuoi clienti, così come i promemoria via SMS e le notifiche via , sono impostate in Italiano. Inoltre, prenotafacile è disponibile anche in inglese ed altre lingue. Posso utilizzare il sistema per un hotel od un B & B (Bed and Breakfast)? Il nostro sistema può essere adattato per le aziende in diversi settori. Ti invitiamo a contattarci per telefono al numero oppure o e troveremo la soluzione giusta per la tua azienda. Chi può ricevere di notifica? Sia tu che i tuoi dipendenti potrete ricevere notifiche ogni una nuova prenotazione (o modifica o cancellazione), cioè, quando un cliente fissa un appuntamento/consultazione con il medico/fisioterapista/parrucchiere per i servizi offerti dalla tua azienda, qualunque siano. I clienti registrati riceveranno anche una notifica che la registrazione e successivamente la prenotazione è stata confermata con successo. È anche possibile inviare promemoria elettronici, per - La tua agenda degli appuntamenti sempre con te Sempre con i tuoi clienti 24 x 7 x Pagina 3

4 esempio, il giorno prima della prossima visita o un ora prima*, sia al cliente che alla persona nella tua azienda che lo riceve, tramite o SMS. (*) ampiamente variabile in base alle preferenze di ognuno. Alla prenotazione posso raccogliere informazioni ulteriori, necessarie al servizio? Sì, è possibile attivare un Plugin tramite il quale configurare il sistema in modo che raccolga ulteriori informazioni indispensabili alla fornitura del servizio, per qualsiasi attività come per esempio per un medico specialista, se trattasi di paziente in prima visita, o visita di controllo, quante persone per la prenotazione di un tavolo o di una camera di hotel, B&B, Marca e modello per Centro di assistenza. I miei clienti come fissano un appuntamento con la mia azienda tramite voi? Si ottiene una pagina con l'indirizzo dove " nomeazienda " - è il nome da te inserito durante la registrazione nel nostro sistema in "Username società." In questa pagina, i tuoi clienti possono ottenere informazioni generali sulla tua azienda e dei suoi servizi, nonché visualizzare il calendario delle ore libere per ricevere e sottoscrivere un particolare specialista o ad un particolare servizio (a seconda di come è organizzata la tua pagina). Dopo che la registrazione è fatta, il tuo cliente, (ed eventualmente il tuo collaboratore, secondo come è stato da te richiesto di configurare il sistema) riceverà una (e/o un messaggio di testo SMS) con le informazioni della prenotazione, dell orario, il nome di un collaboratore se previsto. Il cliente può anche pagare immediatamente una visita / servizio dopo che questo è stato fissato selezionando un adeguato sistema di pagamento, come per esempio PayPal, od altra Carta di credito. Posso usare la mia url per accedere alla mia pagina personale, invece che Sì, è possibile. Per accedere alla pagina della tua azienda nel sistema prenotafacile si può, insieme con nomeazienda.agendaonline.eu utilizzare il tuo indirizzo personale (url), come principale o come un indirizzo diverso, per esempio o quale vorrai. - La tua agenda degli appuntamenti sempre con te Sempre con i tuoi clienti 24 x 7 x Pagina 4

5 Posso prenotare un appuntamento per un cliente nel sistema, se lui non è in grado di farlo da solo o non ha accesso a Internet? Naturalmente. Attraverso la pagina di accesso al sistema interno dell'azienda in prenotafacile non solo è possibile gestire l'organizzazione del lavoro tuo e dei collaboratori, ma è essenziale aggiungere o cancellare appuntamenti dei clienti (il sistema provvede AUTOMATICAMENTE ad inviargli una comunicazione via o SMS), facendo in modo che quell orario risulti impegnato ad altri clienti che altrimenti potrebbero creare una doppia prenotazione. Allo stesso modo potrai impedire prenotazioni per es. per una settimana in cui un collaboratore sia in ferie, malattia, ecc. quindi, In effetti il sistema è (e va usato) anche un comodo calendario degli impegni aziendale. Pertanto, è fondamentale usare il sistema prenotafacile come reception totale dei tuoi impegni. Se il mio cliente è costretto ad annullare una prenotazione, deve chiamare la società (o un particolare collaboratore)? No, non necessariamente. Nel processo di registrazione della prenotazione con prenotafacile il cliente riceverà (in base al prodotto scelto) una mail che conterrà un link, con il quale il cliente stesse può autonomamente e facilmente cancellare la registrazione prodotta ed annullare l appuntamento. Se necessario, egli fisserà di nuovo un appuntamento in un altro orario che preferisce. Il grande vantaggio di questa opzione è che il tuo cliente può farlo in qualsiasi momento del giorno o della notte. Ma se si vuole che gli ordini siano annullati solo per telefono, è possibile regolare la presenza o l'assenza di questa opzione nella notifica che il cliente riceve con la mail di conferma della prenotazione. Qual è il termine massimo per la prenotazione dei clienti in prenotafacile? È possibile pianificare prenotazioni massimo con 6 mesi di anticipo. Se, dopo la scadenza dell abbonamento (tre-sei-dodici mesi) si decidesse di abbandonare l'uso del sistema prenotafacile, non sarà in grado di visualizzare o modificare le voci, l'accesso ad essi sarà chiuso. In questo caso, dovrai trasferire le informazioni degli appuntamenti futuri al tuo calendario desktop o ad un computer. E' possibile impostare livelli di accesso diversi ai dipendenti nel sistema prenotafacile? Sì il sistema prenotafacile prevede quattro livelli di accesso: Ho bisogno di aiuto nel modificare il mio account e l'accesso personale al sistema. Chi devo contattare? Potrai chiamarci a al numero oppure durante l'orario di lavoro (9,00-18,00) o inviare una a: e risponderemo a tutte le tue domande e ti aiuteremo a creare un account e ottenere l'accesso al sistema prenotafacile. Questo rientra nella Configurazione iniziale (o SetUp). Ma anche successivamente saremo sempre disponibili. Come sa il mio cliente quando sono libero, e può prenotare appuntamenti? Dopo la scelta di un servizio e/o un collaboratore, il software prenotafacile presenta un calendario interattivo, dove viene visualizzata la scelta di un particolare giorno del mese, e si può verificare se ci sono prenotazioni di altri clienti/pazienti ecc. in quel giorno (ma non dettagli quali nome, telefono ecc. coperti da privacy). A questo punto è possibile visualizzare il calendario delle ore libere per registrare un appuntamento. - La tua agenda degli appuntamenti sempre con te Sempre con i tuoi clienti 24 x 7 x Pagina 5

6 I colori anche per i giorni e le ore libere e impegnate, sono selezionabili a piacere, insieme al layout generale di tutto il calendario nella grafica in cui si vuole che questo sia visibile ai clienti Per garantire che i clienti ricevano sempre le informazioni corrette sulle ore di registrazione disponibili, è necessario configurare l'orario di lavoro dei dipendenti nella mattina e nel pomeriggio. È possibile farlo impostando la settimana lavorativa (per esempio, per impostare l'orario della società, lunven dalle 9:00 alle 17:00 Sabato e Domenica 11,00-17,00, pause per il pranzo 13:00-14:00 nei giorni feriali e dalle alle nei fine settimana ) Si potrà modificare le impostazioni per un giorno particolare (per esempio, un collaboratore è presente in azienda solo dalle 9.00 alle 13.00, ecc). Inoltre, in base alla durata che si assegnerà ad ogni appuntamento, anche diverso per ogni servizio, (per esempio un taglio di capelli potrebbe impegnare 30 min mentre taglio e colore 45 o 60, ecc), è necessario assegnare uno specifico record di frequenza. Ad esempio, se la consultazione / taglio di capelli / riparazione auto / prima visita medica e così via all'interno della tua azienda richiede mezz'ora, è possibile impostare l'intervallo di 40 minuti tra gli appuntamenti, per essere in grado di preparare l'arrivo del cliente successivo, se necessario. Sempre anche diverso per ogni servizio. Chiunque può accedere ai propri dati di un appuntamento? Assolutamente No! L'accesso alle informazioni avviene per mezzo di una password, e tutte le informazioni sono memorizzate in modo sicuro. Nessuno tranne te ed i tuoi dipendenti AUTORIZZATI con accesso personale al tuo sistema prenotafacile, possono visualizzare e/o modificare le informazioni nel sistema. Sono proprietario di un salone di bellezza e nel nostro showroom c è solo un computer: come faccio a organizzare al meglio il lavoro dei collaboratori dei vari servizi e dei clienti? Nel caso in cui alla tua azienda non importi che tutti i collaboratori abbiano accesso alle preregistrazioni e guardino la registrazione di nuovi clienti per conto proprio, è possibile modificare le impostazioni in modo che ognuno ha ricevuto SMS di notifica di un nuovo record di un cliente quando è stato creato o per un certo tempo prima dell'evento (visita al cliente). È inoltre possibile stampare il calendario delle visite del giorno riservato a ciascuno dei dipendenti. Abbiamo filiali/agenzie situate in diverse località. Sarà possibile impostare il sistema di prenotazione, in modo che i miei clienti possono prendere un appuntamento in una filiale specifica? Nell ultima versione è possibile registrarsi per il cliente in una specifica filiale. In questo caso, il cliente saprà in quale filiale può trovare un particolare collaboratore/servizio e sarà in grado di iscriversi lì. - La tua agenda degli appuntamenti sempre con te Sempre con i tuoi clienti 24 x 7 x Pagina 6

7 È anche possibile impostare un conto separato (e separato sito di prenotazioni di clienti) per ogni filiale ed il loro collegamento con i riferimenti. In prenotafacile, quando i clienti arrivano alla Home page del mini-sito, sono immediatamente visibili nella mappa con la posizione. Ciò è possibile grazie al fatto che quando si inserisce l'indirizzo della tua azienda/quando si crea un conto nel sistema, sincronizzazione con GoogleMaps, si può visualizzare immediatamente la posizione sulla mappa. Immagine multi sede A breve, la mappa mostrerà tutte le filiali potendo scegliere in quale prendere un appuntamento. Gli altri dipendenti della società in mia assenza (per esempio, nel mio giorno libero) possono registrare una prenotazione per me, e comunicarmela? Riceverai una notifica via creando un nuovo appuntamento. Nel caso in cui l opzione SMS sia stata scelta, ed il pacchetto di crediti SMS di notifica attivo, si potrà ricevere anche un SMS direttamente al momento della registrazione, così come ricevere un SMS di promemoria sul cellulare prima della prenotazione in base a come si è scelto in fase di configurazione, o successivamente. Posso contattare i miei clienti, se necessario, per offerte, comunicazioni, ecc? La pagina personale del pannello di controllo dell applicazione, (vedi immagini in calce), lato amministrativo, è un modo molto pratico per inviare notifiche via SMS e lettere via ai propri clienti attivi, dove dovrai inserire sia chi prenota online, sia chi non usa questa modalità, ovviamente. Lì è prevista una funzione di mailing /messaggistica verso i propri clienti. - La tua agenda degli appuntamenti sempre con te Sempre con i tuoi clienti 24 x 7 x Pagina 7

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