Il Lavoro per Progetti per il Servizio Civile

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1 Il Lavoro per Progetti per il Servizio Civile ovvero come qualche strumento tecnico può aiutare la gestione, ma solo se restiamo umani

2 Traccia del contributo progetto e lavoro per progetti progetto e servizio temi qualificanti strumenti operativi

3 progetto e lavoro per progetti Perché pensare per progetti 1/3 Dare una direzione al nostro agire Aggiungere prospettiva alle azioni Leggere la propria storia e quella delle proprie azioni Vedere le proprie azioni in una prospettiva strategica (una cosa buona oggi potrebbe arrecare danno domani) Cogliere la complessità dei fenomeni collocandoli nella dimensione temporale

4 progetto e lavoro per progetti Perché pensare per progetti 2/3 Collocarsi in una prospettiva storica Le idee nascono dentro a contesti, culture bisogni... dove si sviluppano e concretizzano Pensarsi in un luogo e in un contesto Esistono interazioni tra soggetti a prescindere dalla volontà dei singoli Esistono altri progetti ed altre azioni sul territorio Progettare con il territorio e lavorare in rete

5 progetto e lavoro per progetti Perché pensare per progetti 3/3 Progetto e Innovazione Il progetto permette di catalizzare le energie delle risorse attorno ad alcuni temi di importanza vitale per l organizzazione Il progetto è azione intensa che permette di realizzare cambiamenti in tempi brevi Il progetto è l unica soluzione possibile quando i miglioramenti incrementali hanno esaurito la loro carica di innovazione

6 progetto e lavoro per progetti Definizioni (per quel che valgono) Per progetto intendiamo un processo che richiede uno sforzo concentrato nel tempo finalizzato a realizzare un output unico. Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto, un servizio o un risultato (PMI- Project Management Institute, da PMBOK 3rd edition, 2004) Sforzo complesso comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti (Russel D. Archibald, 1944)

7 progetto e lavoro per progetti Caratteristiche del progetto Complessità Presenza di un obiettivo unico e specifico Finalità di cambiamento dello status quo Costituzione attraverso più attività correlate Temporaneità Incertezza Risorse limitate Organizzazione specifica

8 progetto e lavoro per progetti La gestione per progetti (Project Management) Il Project Management può essere definito come una combinazione di uomini, risorse e fattori organizzativi, riuniti temporaneamente, per raggiungere obiettivi unici, definiti e con vincoli di tempo, costo, qualità e risorse limitate. Lavorare per progetti significa, quindi, pianificare, organizzare e coordinare tali risorse nello svolgimento di attività tra loro correlate e finalizzate al raggiungimento di un obiettivo predefinito in presenza di condizioni di rischio e di vincoli.

9 progetto e lavoro per progetti Gli obiettivi della gestione per progetti (Project Management) Dare una visione realistica del progetto durante tutto il ciclo di vita Responsabilizzare tutti gli attori coinvolti su obiettivi specifici Evidenziare situazioni critiche e proporre valide alternative in modo tempestivo Tracciare un quadro previsionale dell evoluzione futura del progetto Proporre e imporre una normativa comune a tutti gli attori coinvolti Assicurare la coerenza tra gli obiettivi parziali assegnati e quelli generali di progetto

10 progetto e lavoro per progetti Le leve del piano di progetto Il piano di progetto permette di concretizzare le idee, ma non significa tanto adottare un insieme di strumenti e tecniche di Project Management, quanto focalizzare l'organizzazione attorno a importanti e ben finalizzate iniziative. Il ricorso a uno schema di pianificazione rigoroso, formale ed esplicito aiuta infatti a far emergere eventuali criticità prima di inoltrarsi nella fase realizzativa.

11 Un organizzazione è composta da operatività/servizi e progetti operatività /servizi rigidità stabilità continuità e ripetitività Persone Risorse Vincoli Obiettivi Prodotti Strutturazione, pianificazione, esecuzione, controllo progetto e servizio progetti flessibili provvisori temporanei e unici

12 progetto e servizio Organizzazione tra Operatività e Progettazione Nelle organizzazioni spesso scissione tra: operatività quotidiana/servizio e attività di progettazione/innovazione chi progetta e chi mette in atto le azioni chi pensa a dove e come andare e chi fa sì che le cose si muovano Tanto meno si partecipa allo sviluppo dei processi e si svolge un compito parcellizzato, tanto più aumentano alcuni rischi: abbandono, dopo un breve periodo di tempo, della posizione occupata percezione di essere un ingranaggio di una macchina che può funzionare senza il proprio contributo fenomeni di delega deresponsabilizzante forme più o meno esplicite di opposizione alla realizzazione delle azioni progettuali fenomeni di gelosia e proprietà rispetto alla singola parte che si gestisce, in contrapposizione al lavoro altrui e al lavoro globale Lo sforzo del responsabile di un organizzazione e del referente di un progetto va indirizzato verso modi possibili e realistici di promuovere la partecipazione Necessità di far convivere la dimensione orizzontale dei progetti con la dimensione verticale delle funzioni dell organizzazione

13 progetto e servizio L organizzazione a matrice Organizzazione per funzioni Organizzazione per progetti Obiettivi e vincoli espliciti Obiettivi e vincoli impliciti Stabilità e permanenza Temporaneità Ripetitività e standardizzazione Unicità Prevedibilità Indeterminatezza e incertezza Sequenzialità Iteratività Funzioni e compiti stabili Gerarchia Specializzazione e disciplinarietà Differenziazione Efficienza per massimizzazione funzionale Chiusura funzionale Conflitto interfunzionale Funzioni e compiti temporanei Ruoli-obiettivo Multidisciplinarietà e interdisciplinarietà Integrazione Efficacia per ottimizzazione interfunzionale Comunicazione e interattività interfunzionale Collaborazione interfunzionale

14 progetto e servizio Organizzazioni Progettuali 1/2 Possibili modalità per organizzare un progetto

15 progetto e servizio Organizzazioni Progettuali 2/2 Vantaggi e svantaggi delle diverse Organizzazioni Progettuali Possibili tipologie di Project manager

16 temi qualificanti L integrazione La gestione integrata di progetto include i processi necessari ad assicurare il buon coordinamento degli elementi del progetto Fattore comune alle diverse fasi progettuali Elemento che giustifica la creazione di un gruppo temporaneo multidisciplinare Criterio decisivo per la valutazione degli strumenti di pianificazione, monitoraggio e controllo

17 temi qualificanti La responsabilità In un organizzazione complessa, diffusa, instabile il principio di responsabilità assume un valore assai rilevante Autosviluppo competenze Negoziazione Integrazione obiettivi Strategie di influenzamento

18 temi qualificanti La leadership Il project manager può/deve diventare un project leader (potere intangibile) Funzione di visioning Favorire la comprensione dell obiettivo da parte del gruppo Azione di sostegno ed indirizzo del gruppo Coalizioni e alleanze che rafforzino il progetto all interno e all esterno dell organizzazione

19 temi qualificanti La consapevolezza La conoscenza e la responsabilità del progetto richiedono elevata attenzione verso tutti gli aspetti di gestione del progetto e conduzione del gruppo Risorse limitate Vincoli interni ed esterni Pressioni Tempi e Fasi Capacità di riflettere sulle azioni

20 temi qualificanti La visibilità Durante tutto il progetto deve essere visibile il percorso compiuto, quello che resta da compiere, le scadenze, i prodotti da predisporre Strumenti operativi che rappresentano il flusso di un progetto Strumenti di rappresentazione delle reti (interne ed esterne)

21 temi qualificanti...e ancora La ridondanza - Il lavoro per progetti implica la duplicazione delle competenze e un ampio sistema comunicativo (riunioni, workshop, circolazione di informazioni...) La valorizzazione delle persone - Lavorare per progetti favorisce il processo di valorizzazione e di crescita, professionale e personale, dei soggetti - Confronto con molte e spesso imprevedibili situazioni (decisioni, confronti, conflitti, emergenze...)

22 strumenti operativi Lavorare per progetti con strumenti ICT... gratuiti Avvertenze per l uso: La tecnologia aiuta, ma diffidare degli effetti speciali I contenenti senza contenuti sono inutili e dannosi Circolazione gratuita di idee e mezzi Tipologie di strumenti: Gestione di progetti Mappe mentali SWOT Social network di organizzazione/tematici

23 strumenti operativi Gestione di progetti: OpenProj È una soluzione gratuita e open source per la gestione di progetti. Software multi piattaforma che lo rende fruibile da qualunque sistema operativo. Dispone di un motore avanzato per la pianificazione di un progetto, e fornisce diagrammi di Gantt e diagrammi di rete (PERT).

24 strumenti operativi Gestione di progetti: GanttProject Uno strumento desktop multi-piattaforma per la pianificazione e la gestione dei progetti. Funziona con diversi sistemi operativi, è gratuito e opensource. Funzioni: Diagramma di Gantt - Diagramma di PERT - Assegnare le risorse umane per lavorare su attività. Compatibile con Microsoft Project

25 strumenti operativi Mappe mentali: Edraw MindMap Permette di costruire: mappe mentali, diagrammi di brainstorming, timeline di progetto, pianificatore eventi, mappe schematiche, organigrammi e funzionigrammi. Versione gratuita.

26 strumenti operativi È un software, gratuito e open source per il brainstorming e la gestione delle mappe mentali o concettuali. Molto intuitivo Mappe mentali: XMind

27 strumenti operativi SWOT: Inghenia SWOT Analisi SWOT on line. Gratuita e modificabile (è in inglese), con modalità di salvataggio ed esportazione

28 strumenti operativi Social network: Mixxt free Permette di creare un proprio social network gratis. Gli utilizzi: semplificare l'organizzazione del vostro gruppo e condividere i contenuti tra tutti i componenti e anche con persone affini; diffondere contenuti di appoggio all organizzazione e favorire la collaborazione. In modo gratuito e controllato.

29 strumenti operativi Un aggregatore di notizie che permette di condividere idee su un argomento, recuperate da pagine web. Un social media personalizzato, tematico; facile da usare: una volta impostati i criteri di ricerca fornisce una serie di suggestioni tra cui scegliere cosa pubblicare. Social network: Scoop.it!

30 in sintesi... I benefici del Project Management (anche nel Servizio Civile) Maggiore integrazione fra tutti gli attori coinvolti nel progetto Miglioramento della comunicazione Miglioramento dei processi decisionali Miglioramenti dei risultati del progetto in termini di tempo, costi e qualità Trasparenza del progetto e divulgazione delle conoscenze

31 ...quindi Buon lavoro!

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