Guida a EasyREC 1 (riferita alla versione del 15/10/2012)

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1 Guida a EasyREC 1 (riferita alla versione del 15/10/2012) Indice FUNZIONI PRINCIPALI DI EasyREC...2 CARATTERISTICHE TECNICHE...3 COME INSTALLARE E AGGIORNARE EasyREC...5 COME ATTIVARE LA LICENZA DI EasyREC FINESTRA DI AVVIO: CONNESSIONE LOGIN UTENTI REGISTRO...10 Scheda 3. Registro: regolazioni visuali e navigazione date...10 Scheda Registro: 3.1 Inserimento assenze...11 Scheda Registro: 3.3 Attività e annotazioni...13 Scheda Registro: 3.4 Comunicazioni e gestione blocchi...15 Scheda Registro: 3.2 Giustificazioni RIEPILOGO ASSENZE REPORT DI STAMPA AMMINISTRATORE...19 Scheda Amministratore: 6.1 Invio SMS...19 Scheda Amministratore: 6.2 EasyCard...20 Scheda Amministratore: 6.3 Creazione registri...22 Scheda Amministratore: 6.4 Gestione utenti...23 Scheda Amministratore: 6.5 Gestione database SINTESI SU COME CONFIGURARE EasyREC

2 FUNZIONI PRINCIPALI DI EasyREC EasyREC (Registro Elettronico di Classe) è un software dedicato alla gestione delle assenze degli alunni e delle attività che si svolgono in classe. Con EasyREC potete: importare tutti i dati relativi alle sedi, classi e alunni da EasyCard o da altri programmi; creare i registri elettronici definendo il numero di ore per ciascuna giornata; inserire le materie e i docenti che poi potranno firmare velocemente il registro; inserire le assenze degli alunni specificando in dettaglio le ore e i minuti e la tipologia di assenza; inserire le varie attività della giornata: attività svolte e previste (verifiche), attività assegnate, annotazioni, ecc.; inserire simultaneamente le comunicazioni comuni a tutte le classi (circolari); inserire le credenziali per gli utenti amministratori; inviare SMS (fino a 1000 messaggi contemporaneamente) con messaggi predefiniti a piacere; stampare, mediante FastReport, tutta la reportistica già predisposta; modificare i report adattandoli alle vostre esigenze: esportare le più importanti tabelle in Excel e numerosi altri formati. ottenere velocemente il conteggio delle assenze, il loro tipo e controllare le assenze non giustificate; -2-

3 CARATTERISTICHE TECNICHE Importazione dati EasyREC importa direttamente tutti i dati relativi alle sedi, con le relative classi e i relativi alunni da EasyCard. Otre a ciò vengono importati anche gli alias delle materie e dei docenti e l'attribuzione dei docenti alle materie e alle classi. Vengono infine importate anche le credenziali dei docenti per l'accesso ai registri e il calendario scolastico. Nel caso non utilizziate EasyCard potete comunque scaricarlo e utilizzarlo nella versione gratuita solo per la creazione dei dati di partenza, sedi + classi + dati anagrafici degli alunni; materie, docenti credenziali ecc. L'importazione dei dati in EasyCard richiede circa minuti per un intero Istituto Comprensivo. Vi ricordiamo che EasyCard può importare i dati anagrafici provenienti da programmi come: S.I.S.S.I., SIDI, ARGO, MS Excel, MS Access, MS Works, Claris, ecc. Licenze e supporto EasyREC è disponibile in due versioni-licenze. La versione freeware, gratuita, può essere utilizzata e distribuita liberamente in tutte le scuole con il limite, nella creazione del calendario scolastisco di un massimo di 30 giorni. La licenza shareware, a pagamento, dà accesso all utilizzo completo del programma e al nostro supporto diretto entro 24 ore. Sicurezza e privacy I dati inviati al server vengono sempre salvati tramite backup e sono protetti in quanto il loro indirizzo viene fornito solo mediante alias. Backup dei dati in tutta sicurezza EasyREC va utilizzato in rete su server LAN o su server remoto; qualsiasi server è normalmente predisposto per il backup automatico dei dati. È in fase di sviluppo anche una versione USB da caricare poi sul database principale (come per EasyCard). Invio SMS EasyREC può inviare SMS (fino a 1000 per volta) a tutti i cellulari inseriti nella lista dei destinatari del messaggio. I messaggi possono essere predefiniti facilmente mediante l'uso del Blocco note di Windows. ValleMediaTime fornisce alle scuole pacchetti di 1000 SMS a costi molto concorrenziali (vedi il listino prezzi sul nostro sito). Quale tipo di connessione al database è preferibile utilizzare? EasyREC può connettersi sia tramite rete locale (LAN) sia tramite connessione remota. La connessione su rete LAN permette di condividere il database fra più postazioni e quindi di poterlo modificare anche da parte più utenti contemporaneamente. La connessione LAN non è però accessibile all'esterno della scuola e quindi i dati inseriti (come le assenze e le valutazioni) non sono visibili direttamente dai genitori. Nel caso della connessione su server remoto è invece possibile sia condividere i dati da più postazioni, sia offrire la possibilità di accesso ai genitori (tramite credenziali) relativamente ai dati riguardanti le assenze e valutazioni. -3-

4 Attivazione delle postazioni informatiche: esempi delle possibili situazioni Esempio 1 (database su server locale: accesso tramite LAN) L'Istituto si trova in un unico edificio che dispone di una rete LAN a cui possono connettersi i PC da cui potranno essere inseriti i dati del registro di classe Posizione del database: in una cartella scrivibile del server su cui va installato Firebird. Numero dei PC connessi per l'inserimento dei dati: quanti se ne desidera. PRO L'accesso al database è molto veloce e il suo backup può essere gestito autonomamente, non ci sono ulteriori costi annui di mantenimento del server web. CONTRO I genitori non possono accedere direttamente ai dati relativi alle assenze e valutazioni. Si può però pensare di informarli tramite SMS e/o Esempio 2 (database su web server remoto: accesso tramite internet) L'Istituto comprende più sedi lontane fra loro, i PC che utilizzano EasyREC dispongono di una connessione internet. Posizione del database: su un web server. PRO I genitori possono accedere direttamente ai dati relativi alle assenze e valutazioni. Il backup del database viene affidato a chi gestisce il server. CONTRO La velocità di accesso al database è soggetta alla larghezza di banda disponibile nella connessione e alla capacità del server nel gestire le connessioni multiple. C'è da pagare il canone annuale per il mantenimento del web server. -4-

5 COME INSTALLARE E AGGIORNARE EasyREC Prima installazione di EasyREC 1. Dal nostro sito web scaricate il file denominato "EasyREC_100_setup.exe. 2. Fate doppio click sul file di setup e poi un click sul pulsante Avanti, apparirà la finestra rappresentata nella figura qui sotto: 3. a) se utilizzate Windows XP procedete sempre con i pulsanti Avanti e OK installandolo così nella cartella di default di XP e cioè in C:\Programmi\ValleMediaTime\EasyREC 1; b) se invece utilizzate Windows Vista o 7 fate click sul pulsante Sfoglia e selezionate la cartella Utenti/Pubblica (che per default possiede i necessari permessi di lettura e scrittura). In alternativa potete installarlo altrove attribuendo al file eseguibile o al suo collegamento le proprietà di amministratore tramite click destro sul file >Proprietà >Compatibilità >Esegui questo programma come amministratore. N.B. La versione che viene installata è completamente funzionante ma è limitata a 30 giorni nella creazione del calendario scolastico. In questo modo offriamo a tutti la possibilità di provare Easy- REC senza fretta, prima di procedere all'acquisto della sua licenza. Nella History di EasyREC, pubblicata sul nostro sito web, trovate sempre la lista dei cambiamenti effettuati nell'ultima versione e quelli attualmente in corso. Vi consigliamo di usare sempre l'ultima versione rilasciata. -5-

6 Installazioni successive: come installare un aggiornamento di EasyCard 1. Scaricate il file di aggiornamento in base alla versione correntemente installata. 2. Decomprimete la cartella zippata e avviate con un doppio click il file EREC1_Updater. 3. Seguite le istruzioni che vi porteranno a eseguire in modo semplice e sicuro sia il backup di tutta la cartella contenente la versione che intendete aggiornare sia l'aggiornamento alla nuova versione. N.B. Al termine dell'aggiornamento potete facilmente recuperare eventuali cartelle create da voi, che vengono a volte sostituite dall'aggiornamento (ad es. quelle con i report personalizzati), dalla cartella di backup memorizzata nella cartella principale ValleMediaTime e rinominata in: EasyREC 1_old [data e ora], ad esempio EasyREC 1_old [ ]. Note: su alcuni PC con sistema operativo XP Home basic potrebbe verificarsi un errore all'avvio del programma: vengono richieste le due librerie fbclient.dll e fbclient21.dll. In questo caso è necessario installare anche Firebird (è il database usato da EasyREC) il cui setup è stato inserito nella cartella EC5_Allegati di EasyCard. Per l'istallazione di Firebird (molto semplice e rapida) procedete secondo le opzioni già predefinite e alla fine confermate di voler avviare il servizio. Requisiti: sistema operativo Windows NT, XP, Vista, 7, con almeno 512 MB di RAM e 60 MB di spazio su HD, processore minimo Pentium III.

7 COME ATTIVARE LA LICENZA DI EasyREC L'attivazione della licenza shareware di EasyREC permette di sbloccare tutte le funzionalità del programma; ottenere gratuitamente, per almeno tre anni, tutti i successivi aggiornamenti del programma; avere garanzia del nostro supporto entro 24 ore e telefonico in caso di problemi urgenti Il costo della licenza è pubblicato sul sito Prima di poter attivare la licenza di EasyREC dovete inviarci la keyid del PC su cui intendete abilitare le stampe. Per visualizzare la keyid aprite la finestra Attivazione licenza... dal menu Strumenti. Come si può vedere nella figura soprastante la KeyID è composta 13 caratteri e differisce da un PC a un altro. Se siete connessi a internet e fate click sul pulsante Invia codice di attivazione dovrebbe aprirsi il programma predefinito per l'invio della posta elettronica e dovrebbe comparire un messaggio preimpostato da completare con il nome e cognome del titolare della licenza (solitamente il dirigente scolastico) e la denominazione della scuola. Nel caso non si aprisse il programma di posta copiatevi la keyid e inviatela da altra postazione inserendo i dati richiesti. Non appena avremo ricevuto la vostra KeyID e l'attestazione dell'avvenuto bonifico vi invieremo il vostro nome utente e il numero della licenza relativo alla keyid. Quando avrete ricevuto i due codici potrete inserire il nome utente e il numero della licenza sui campi 2 e 3. Usate direttamente il copia-incolla dalla mail ricevuta, quindi fate click sulla casella di opzione Dichiaro di aver letto... e poi click sul pulsante Attiva licenza. Se i codici inseriti sono corretti comparirà un messaggio di conferma dell'avvenuta registrazione della licenza e potrete utilizzare tutte le funzionalità del programma. Per coloro che usufruiscono del nostro web server è invece sufficiente inserire l'indirizzo che vi sarà inviato appena acquistata la licenza. -7-

8 1. FINESTRA DI AVVIO: CONNESSIONE La finestra di apertura di EasyREC mostra la scheda 1. Connessione in cui vengono visualizzati alcune informazioni come il numero della versione installata e la data della sua pubblicazione. Sotto le informazioni sono disponibili quattro pulsanti: il pulsante Attiva connessione.. serve ad aprire la connessione all'ultimo database utilizzato; il pulsante Connessione demo avvia la connessione automatica a un database demo, contenente dati di fantasia, utile a mostravi come funziona EasyREC e poterne constatare le sue potenzialità; il pulsante Controlla aggiornamenti..., che richiede la connessione a internet, effettua una connessione automatica al sito per verificare se vi sono aggiornamenti più recenti della versione che state utilizzando; il pulsante Vedi connessioni... mostra/nasconde il pannello contenente i campi per l'inserimento dei percorsi in cui risiedo i database di EasyREC e EasyCard. Nel pannello stringhe di connessione trovate: un campo editabile per la stringa di connessione al database di EasyREC con il pulsante Apri... che serve a inserire più rapidamente la stringa di connessione nel caso di database situati su PC locali. il pulsante + (Aggiungi alla lista...) che permette di aggiungere la stringa al menu a tendina da cui scegliere la connessione da utilizzare; il pulsante Test che permette di verificare se la stringa di connessione è valida; il pulsante Salva stringa di connessione che memorizza la stringa sul file di configurazione; Gli stessi campi e pulsanti (ad eccezione del pulsante Aggiungi) sono poi disponibili per inserire e salvare la stringa di connessione al database di EasyCard che servirà alla sincronizzazione dei dati relativi a sedi, classi, alunni, materie, docenti, credenziali, ecc. Per avviare la connessione dopo aver inserito e salvato le stringhe fate click sul pulsante Attiva connessione...

9 2. LOGIN UTENTI Dopo aver fatto click sul pulsante Attiva connessione... (se la connessione è riuscita) compare la scheda 2. Login utenti dalla quale avviene l'autenticazione degli utenti suddivisi nei ruoli di docenti e amministratore. Mediante l'inserimento del nome utente e della relativa password i diversi utenti possono accedere al database di EasyREC con i seguenti privilegi: i docenti possono visualizzare, compilare il registro e utilizzare la scheda 4.Riepilogo assenze; gli utenti-amministratore possono gestire l'intero database; Per accedere al database inserite le credenziali di cui disponete (tenendo conto delle maiuscole e minuscole) e fate click sul pulsante Accedi o premete il tasto invio. Nel caso le credenziali siano errate e non riusciate ad accedere al database fate click sul pulsante Chiudi. -9-

10 3. REGISTRO Accedendo come docenti è possibile utilizzare le schede: 3. Registro (vedi figura seguente che riporta la prima pagina di un registro vuoto); 4. Riepilogo assenze. Scheda 3. Registro: regolazioni visuali e navigazione date La scheda 3. Registro contiene i controlli per l'inserimento di assenze, materie e docenti per ogni ora di lezione, attività svolte, attività assegnate, comunicazioni del D.S., giustificazioni delle assenze. In alto a sx trovate tre pulsanti >Assenti<, >Calendario< e >Annotazioni< che servono a ridurre/ripristinare la larghezza dei relativi controlli in modo da ampliare l'area di visualizzazione del registro. Il pulsante Mostra assenze permette di visualizzare l'elenco degli alunni assenti. Attivando la casella di controllo Aut. La visualizzazione degli assenti viene effettuata ad ogni cambio di data (questa operazione richiede qualche istante in più se si ci connette a un database su web server). Per regolare l'altezza delle righe del registro utilizzate i due pulsanti sulla destra: Potete navigare fra le date del registro in tre modi: 1. usando i pulsanti con le frecce ai lati della data che indica il giorno in cui si trova la pagina del registro; 2. facendo un click sulla data della tabella con il calendario; 3. selezionando una data dal controllo-calendario. N.B. Quando si seleziona una data non inserita nel calendario apparirà una scritta di colore rosso e il registro rimarrà sulla data precedente. Per andare direttamente sulla data odierna fate click sul pulsante Oggi.

11 Scheda Registro: 3.1 Inserimento assenze Per inserire le assenze degli alunni fate click sull'intestazione del pannello Assenti. In questo modo si apre direttamente la scheda 3.1. Inserimento assenze della finestra Modifica registro di classe : Per inserire gli alunni assenti fate click sulle caselle di controllo di ciascun alunno assente come nella figura precedente. Quindi fare click sul pulsante Inserisci assenze dopo aver eventualmente modificato il numero di ore di default (che nella figura è uguale a 6). N.B. Il numero di ore di assenza di default è modificabile grazie all'uso del file di configurazione. Per modificarlo selezionate un altro numero di ore dal menu a tendina e quindi fate click sul pulsante Salva il numero di ore di default. Sui pannelli sotto al pulsante Inserisci assenze ci sono quattro menu a tendina dall'uso intuitivo: Il primo menu serve a inserire il codice dell'assenza: Il secondo e il terzo rispettivamente il numero di ore e minuti: (in figura vedete il menu relativo ai minuti) -11-

12 Il quarto menu serve a inserire il codice della giustificazione: Sul lato destro della finestra Modifica registro di classe appare infine una tabella che riporta i codici degli alunni che sono stati inseriti fra gli assenti: Per visualizzare il nome dell'alunno inserito nella tabella basta fare selezionare le righe della stessa (nell'esempio la terza riga selezionata corrisponde all'alunno D'AMBROSIO DAVIDE). Dopo aver inserito gli assenti della prima ora e eventualmente i ritardatari (nel qual caso è necessario modificare il codice assenza, il numero di ore e inserire i minuti) e fare click sul pulsante Modifica potete chiudere la finestra mediante uno dei due pulsanti: la loro funzione permette di decidere se chiudere la finestra salvando le modifiche oppure annullandole.

13 Oltre al pulsante Modifica potete utilizzare i pulsanti: Annulla che riporta i dati allo stato che precedeva le ultime modifiche; Elimina assenza selezionata ; Elimina tutte le assenze della giornata ; Assenti che mostra tutti gli assenti della giornata; Dopo aver chiuso la finestra si ritorna alla pagina del registro e si potranno vedere le assenze degli alunni che sono state registrate: Scheda Registro: 3.3 Attività e annotazioni Per accedere alla scheda 3.3 Attività e annotazioni della finestra Modifica registro di classe fate doppio click sulla riga (che diviene gialla se disponibile) relativa all'ora di lezione. -13-

14 La scheda 3.3 intitolata Attività e annotazioni è costituita da tre menu a tendina e cinque campi di testo su cui potete inserire i seguenti dati (vedi figura):

15 N.B. I tre campi più grandi possono memorizzare fino a 500 caratteri. Sotto al campo Annotazioni ogni docente può inserire automaticamente la sua firma mediante il pulsante Aggiungi firma docente. Per cancellare velocemente i campi potete usare i relativi pulsanti cancella. Scheda Registro: 3.4 Comunicazioni e gestione blocchi. N.B. La scheda 3.4. Comunicazioni e gestione blocchi è accessibile solo mediante l'inserimento delle credenziali di amministratore. La scheda presenta un campo (che può contenere fino a 1000 caratteri) in cui si possono inserire le comunicazioni, le circolari, ecc. per tutte le classi della sede selezionata. Per inserire una comunicazione da inviare a tutte le classi fate click sul pulsante Inserisci in tutte le classi della sede. Oltre all'inserimento delle comunicazioni l'amministratore può bloccare/sbloccare le modifiche alle pagine del registro mediante i pulsanti blocca/sblocca con i quali è possibile bloccare le modifiche delle pagine di tutte le classi per la data corrente o per l'intervallo di date compreso fra i due controlli: data iniziale e data finale. N.B. EasyREC blocca automaticamente la possibilità di modificare le pagine del registro in base alla data del PC. Le pagine del giorno precedente diventano cioè non modificabili. L'amministratore può comunque accedere alle pagine e sbloccarle oppure utilizzare il campo, riservato al D.S. per le successive modifiche. Attualmente non disponiamo di una normativa chiara riguardante la possibilità di modificare le pagine dei registri elettronici. -15-

16 Scheda Registro: 3.2 Giustificazioni Affinché un docente possa giustificare le assenze dei giorni precedenti delle pagine non modificabili è necessario utilizzare il pulsante G. Tramite tale pulsante si accede alla scheda 3.2 Giustificazioni della finestra Modifica registro di classe. Per giustificare un alunno basta selezionarlo (o dall'elenco di sx o dalla tabella di dx) e scegliere il codice giustificazione: G = GENITORI o C = CERTIFICATO MEDICO.

17 4. RIEPILOGO ASSENZE La scheda 4. Riepilogo assenze, disponibile anche per i docenti, contiene i controlli per la visualizzazione e/o il calcolo delle assenze (anche in base alla tipologia), delle mancate giustificazioni sia per l'intera classe sia per il singolo alunno selezionato. La scheda presenta l'elenco degli alunni sulla sx e due menu a discesa con le diverse voci che per il conteggio di tutte le varie tipologie di assenza. La tabella che ne risulta può essere esportata in vari formati tra i quali Excel. -17-

18 5. REPORT DI STAMPA Tramite la scheda 5. Report di stampa i docenti hanno la possibilità di stampare o, meglio, esportare in PDF una o più pagine del registro di classe. Attualmente i report già predisposti sono quattro: elenco degli alunni, pagine del registro, credenziali dei docenti su singola pagina o su pagine suddivise per ciascun docente. Nel corso dell'anno molti altri report verranno sicuramente creati gratuitamente in base alle richieste delle scuole. EasyCard conta già oltre 70 report. Vi ricordiamo che, come per EasyCard ogni report può essere modificato e adattato a qualsiasi esigenza tramite il programma FastReport già compreso in EasyREC. Nel pannello Filtra per data è possibile definire quali pagine del registro si vogliono stampare. Per filtrare le pagine del registro in base alle date utilizzate i due controlli data di inizio data di fine selezione; quindi fate click sul pulsante Filtra per data e aprite il report da utilizzare. Per eliminare il filtro fate click sul pulsante Reset.

19 6. AMMINISTRATORE N.B. La scheda 6. Amministratore è accessibile solo utilizzando le credenziali di utente amministratore. La scheda è composta da cinque sotto schede: Scheda Amministratore: 6.1 Invio SMS La scheda 6.1 Invio SMS permette di inviare messaggi in modo facile e rapido a più numeri contemporaneamente (fino a 1000). Il loro costo è vantaggioso rispetto a quello praticato dalle più conosciute compagnie telefoniche ed è pubblicato sul nostro sito web. Per inviare un SMS è necessario disporre di un account presso il fornitore del servizio di cui ValleMediaTime è patner. Acquistando pacchetti di 1000 SMS per volta vi invieremo i dati relativi al vostro account. Le credenziali dell'account insieme al nome e cognome del mittente vanno inserite su tre campi in alto e quindi salvate mediante il pulsante Salva credenziali. Dopo aver salvato le credenziali basterà utilizzare il pulsante Inserisci posizionato sul lato destro dei campi Login, Password e Mittente. -19-

20 Per inserire i numeri dei cellulari, che se sono più di uno vanno divisi da una virgola, potete utilizzare la tabella con l'elenco alunni posta sulla destra (quella rappresentata in figura non presenta numeri in quanto si tratta di una demo). Selezionate uno o più alunni e fate click sul pulsante Inserisci Tel. Quindi fate click sul pulsante Inserisci posizionato sul lato destro del campo dedicato al N cellulare/i. N.B. È possibile selezionare numeri anche dalla colonna Tel.2 mettendo il segno di spunta sulla casella di controllo Tel.2. Come procedura rapida per inserire un solo numero fate doppio click sulla tabella. Per inserire un messaggio, oltre che manualmente, potete utilizzare i messaggi predefiniti. I messaggi predefiniti sono semplici file di testo archiviati nella cartella EasyREC_MsgPredefiniti. Potete liberamente modificare tali messaggi o aggiungerne di nuovi. Per selezionarli usate il menu a tendina Seleziona un messaggio predefinito (posto in alto a sinistra). N.B. EasyREC è in grado di sostituire i tre puntini (contenuti negli esempi che vi proponiamo) con il nome dell'alunno selezionato dalla tabella sulla destra. mediante un click sul pulsante Sotto al pulsante precedente trovate quattro pulsanti: il pulsante Inserisci posizionato sul lato destro del campo Messaggio: inserisce tutti i dati sui relativi campi. il pulsante Inserisci (tutto) posizionato un po' al di sotto del precedente. Permette di inserire tutti i dati preparati in precedenza (credenziali, numeri, messaggio; il pulsante Annullai che serve ad annullare l'ultimo inserimento eseguito. Scheda Amministratore: 6.2 EasyCard La scheda 6.2 EasyCard contiene i controlli per l'importazione dei dati dal database di EasyCard o superiori, l'aggiornamento degli alunni, la loro eliminazione o inserimento e la loro numerazione. L'importazione dei dati tramite il pulsante Importa da EasyCard avviene molto rapidamente su rete locale, via web dipende molto dalla larghezza banda della connessione internet utilizzata dal client. Attenzione: se i dati contenuti in EasyCard o successivi non sono completi, l'importazione viene bloccata e vengono visualizzati i messaggi che riportano quali tabelle sono prive di dati. Ad importazione avvenuta potrete constatare l'inserimento degli alunni su tutte le classi e le sedi utilizzando il pulsante (in alto a sx): che permette di visualizzare le tre tabelle collegate Sedi+Classi+Alunni come in EasyCard.

21 Il pulsante <Sedi>: diventa quindi >Sedi<i per ritornare alla visualizzazione precedente. Gli alunni importati possono, se necessario, essere eliminati singolarmente o per l'intera classe mediante i relativi pulsanti per la loro cancellazione. I dati provenienti da EasyCard possono essere anche successivamente aggiornati mediante il pulsante Aggiorna classe. Il pulsante Mostra alunni in EasyCard 5 serve a visualizzare gli alunni presenti nel database la cui stringa di connessione è stata inserita all'inizio (vedi). Infine, nel caso sia necessario aggiungere nuovi alunni, arrivati ad anno scolastico già iniziato, da EasyCard a EasyREC potete selezionare le due classi per lo scambio dei dati e utilizzare il pulsante Inserisci alunno. Nel caso l'alunno da importare non venga numerato correttamente potete utilizzare il pulsante Numera elenco: -21-

22 Scheda Amministratore: 6.3 Creazione registri La scheda 6.3 Creazione registri contiene i controlli per la creazione dei registri di classe in base all'orario giornaliero. Prima di creare i registri modificate il numero di ore dei giorni della settimana contenuti nel pannello 1. Orario giornaliero. Quindi fate click sul pulsante Crea registri. La creazione dei registri è un'operazione abbastanza complessa e avviene molto più rapidamente su rete locale, via web dipende molto dalla larghezza banda della connessione internet utilizzata dal client. N.B. Tutti i registri di classe utilizzano lo stesso calendario scolastico importato da EasyCard e lo stesso numero di ore giornaliere inserite nel pannello 1. Orario giornaliero. Per eliminare tutti registri utilizzate il pulsante Elimina registri. Per visualizzare i dati della tabella (ID_classe, Data, ora, Materia e Docente) relativi alla data selezionata utilizzate il pulsante Mostra registro. N.B. Utilizzando una copia non registrata di EasyREC è possibile creare solo registri limitati a trenta giorni del calendario scolastico a partire dalla data selezionata.

23 Scheda Amministratore: 6.4 Gestione utenti La scheda 6.4 Gestione utenti contiene i controlli per l'inserimento di altri utenti con privilegi di amministratore del database. Vi ricordiamo che le credenziali di default sono: Nome utente = admin; Password = 123. Tali credenziali vanno subito modificate dopo il primo accesso in modo da proteggere l'accesso alle funzioni disponibili solo per gli amministratori. Per inserire un nuovo utente-amministratore fate click sul pulsante Nuovo. Per eliminare un utente fate click sul pulsante Elimina. Per modificare le credenziali di un utente inserite le modifiche su campi Nome utente e Password di un utente selezionato e quindi fate click sul pulsante Salva. Per annullare le modifiche in corso fate click sul pulsante Annulla. -23-

24 Scheda Amministratore: 6.5 Gestione database La scheda 6.5 Gestione database contiene i controlli per: effettuare un backup del database (consigliato comunque prima di inizializzare); inizializzare (eliminare cioè tutti i dati e i numeri ID di ciascuna tabella del database) l'intero database contenente tutti i registri di classe; visualizzare le credenziali dei docenti accreditati a utilizzare i registri di classe; aggiornare le credenziali dei docenti dal database di EasyCard 5 (da utilizzare nel caso vengano aggiunti docenti nuovi nel corso dell'a.s.). Prima di inizializzare il database vi consigliamo di effettuare il suo backup mediante il pulsante Esegui un backup. N.B. Il backup crea una copia del database solo se situato su rete locale; il backup su web server viene invece gestito dallo stesso server. Per inizializzare il database fate click sul pulsante Inizializza EasyREC. Mediante questa procedura viene sempre ripristinato l'amministratore di default, tutti gli altri dati vengono cancellati definitivamente. Per visualizzare la tabella docenti e le credenziali loro attribuite in EasyREC fate click sul pulsante Credenziali docenti. Per aggiornare le credenziali dal database di EasyCard fate click sul pulsante Aggiorna credenziali docenti. Per eliminare tutte credenziali fate click sul pulsante elimina Credenziali.

25 7. SINTESI SU COME CONFIGURARE EasyREC In quest'ultima parte vediamo come procedere passo-passo alla configurazione del registro di classe nel migliore dei modi. In tutti gli esempi useremo sempre i dati provenienti dal database demo di EasyCard 5 ma nulla vieta che possiate utilizzare subito il database con i dati dell'a.s. 2012/2013 del vostro istituto. Per le scuole che non utilizzano EasyCard 5 ricordiamo che potete scaricare gratuitamente il programma e importare facilmente i dati che serviranno anche per EasyREC: ribadiamo che non è necessario acquistare la licenza di EasyCard 5 per utilizzare Easy- REC. I passi consigliati per iniziare a conoscere EasyREC sono i seguenti: 1. scaricate il file di setup dal nostro sito; 2. installate EasyREC nella cartella indicata in base al sistema operativo; 3. avviate il programma; 4. leggete la guida e testate il database Demo con le tre classi; 5. per connettervi al database Demo entrate come Amministratore e inserite le credenziali di default: Nome utente = admin; Password = 123. Tali credenziali vanno poi modificate quando userete il database vero e proprio della vostra scuola. 6. una volta testate le principali funzionalità di EasyREC potete provare a collegare il vostro database di EasyCard (o superiori) a EasyREC inserendo la stringa di connessione nel campo della figura sottostante evidenziato in rosso; 7. potete stavolta entrate nel database vuoto (non quello demo) mediante il pulsante Attiva connessione inserendo le credenziali di default per il ruolo di amministratore. 8. non essendoci alcun dato nel database vuoto, compariranno due messaggi successivi che vi chiederanno se volete importare i dati dal database di EasyCard che avete collegato in precedenza; 9. rispondete di Sì e vedrete che tutti i dati necessari (in EasyCard serve che abbiate inserito i date relativi a: sedi, classi, alunni, materie, docenti, attribuzione docenti-materie-classi, credenziali docenti e calendario scolastico) verranno importati in EasyREC; l'operazione di importazione è molto rapida in rete locale ma potrebbe subire notevoli rallentamenti sul web server in relazione all'ampiezza di banda del vostro collegamento internet o del sovraccarico di richieste al server in quel momento. 10. a questo punto potete creare i registri di classe (anche questa è un'operazione che sul web server può richiedere lunghi tempi di attesa, ma che si compie una volta sola). -25-