LIBERI PROFESSIONISTI

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1 Digitalizzazione e data entry Processi digitali e software Servizio posta e recapito Gestione archivi cartacei Consulenza e formazione SOLUZIONI PER LA GESTIONE DOCUMENTALE

2 Company Profile Chi siamo OMNIADOC SpA nasce dall esperienza di Archidoc (Sigma Service), BM&Planeta e Planeta Informatica e sistemi, MG Logistica e Storex, aziende leader nell ambito della gestione documentale, e Omnialab, attiva in tutta Italia con la sua rete di agenzie di vendita, con l obiettivo di unire competenze, condividere esperienze e fornire al cliente una vasta gamma di prodotti e servizi con elevati standard di qualità certificati ISO 9001:2008 e ISO 27001:2005. OMNIADOC si presenta oggi su tutto il territorio nazionale per offrire servizi in outsourcing sia alle Pubbliche Amministrazioni che alle aziende private per supportarle nella gestione di attività accessorie al loro business: dall archiviazione fisica dei documenti cartacei alla loro digitalizzazione e conservazione a norma. La Mission OMNIADOC SpA punta a diventare azienda leader in Italia nell erogazione in outsourcing di servizi di gestione documentale ad elevato contenuto qualitativo. LEGENDA Sede Legale MILANO I Servizi Offerti Grazie all esperienza ed alla professionalità acquisite, OMNIADOC SpA è oggi in grado di offrire ai propri clienti servizi di tipo tradizionale (gestione dei documenti analogici: archiviazione fisica e recapito corrispondenza), ma anche ad elevato contenuto tecnologico (archiviazione digitale, data entry avanzato e conservazione sostitutiva), a cui si aggiungono la formazione ed i servizi di consulenza che completano l offerta di OMNIADOC a supporto delle aziende. I vantaggi competitivi dei servizi offerti sono l'effettivo contenimento dei costi per il cliente e l'erogazione di servizi ad alto contenuto tecnologico e qualitativo. Il cliente che sceglie OMNIADOC come proprio partner è libero di riallocare le risorse interne concentrandole solo sul proprio core business. I servizi di consulenza personalizzata, di assistenza continua e di formazione, anche in riferimento all evoluzione normativa, permettono di accompagnare con competenza il cliente durante la delicata fase di outsourcing della gestione documentale. Sedi territoriali e Poli di archiviazione LECCE PADOVA PARMA UDINE SASSARI Poli di archiviazione GUIDONIA (RM) LATINA (LT) MILANO (MI) SAN DONÀ DI PIAVE (VE) TORINO (TO) VILLESSE (GO) NAPOLI (NA) Il Territorio OMNIADOC SpA, attiva in varie Regioni d Italia, è in grado di garantire una copertura ottimale di tutto il territorio nazionale. La sede legale è a Milano a cui si affiancano le sedi operative di Lecce, Udine, Padova, Parma, Sassari e le sedi secondarie di Latina (LT), Napoli (NA), San Donà di Piave (VE), Torino (TO) e Villesse (GO). La forza dei numeri di OMNIADOC S.p.A. Personale operativo: 70 persone Area di copertura: tutta Italia Archiviazione fisica documenti: oltre 30 mila mq di capannoni a norma e gestione di oltre 25 milioni di documenti Digitalizzazione e Conservazione a norma: pagine/anno Print & Delivery: pagine/anno Formazione specialistica giornate Consulenza e assistenza specialistica: giornate

3 Gestione archivi cartacei Gestione archivi cartacei OMNIADOC SpA fornisce ai propri clienti il servizio di gestione degli archivi cartacei quale step tradizionale del processo di outsourcing della gestione documentale. Le fasi del servizio Sopralluogo e preventivazione garantita in loco. Schedatura e archiviazione dei documenti in adeguati contenitori Posizionamento a scaffale e custodia Servizio di gestione e consultazione dei documenti con consegna a domicilio o on-line Soluzione specifiche e settoriali OMNIADOC SpA, grazie al proprio know how, è in grado di fornire consulenza archivistica garantendo supporto al cliente per la gestione delle diverse fasi di un archivio cartaceo: Archivio Corrente - costituito da tutti i documenti relativi a pratiche e/o procedimenti amministrativi non ancora conclusi; Archivio di Deposito - costituito da documenti che il cliente non utilizza più correntemente, ma che hanno ancora una rilevanza ai fini giuridici o amministrativi; Archivio Storico - costituito dai documenti che pur non avendo più rilevanza sul piano giuridico o amministrativo è opportuno conservare quale memoria storica del cliente. OMNIADOC SpA offre soluzioni specifiche per i seguenti settori: bancario e finanziario; assicurativo; sanitario; industriale; pubblica amministrazione. Vantaggi e sicurezza del servizio in outsourcing Il servizio in outsourcing di gestione degli archivi cartacei permette al cliente di ottenere i seguenti vantaggi: abbattere i costi interni relativi all'utilizzo degli spazi, alle risorse umane, alle attrezzature e agli strumenti informatici, nonché quelli necessari a garantire l'integrità dei documenti e la protezione dei dati personali nel rispetto della normativa vigente; garantire un efficace organizzazione dell'archivio attraverso l adozione di adeguati sistemi di classificazione dei documenti; garantire una catalogazione attenta e tracciata di ogni singolo documento; ricercare, grazie all adozione di adeguati e tracciabili sistemi di catalogazione, i documenti archiviati in modo semplice e veloce; avere a disposizione una banca dati relazionale che consenta l'accesso ai documenti e alle informazioni in essi contenute a più utenti. OMNIADOC SpA si avvale di una rete di depositi, ubicati in tutto il territorio nazionale, progettati e costruiti in modo da garantire che la gestione degli archivi cartacei dei propri clienti avvenga nel rispetto delle diverse normative vigenti in materia di protezione e conservazione dei beni culturali (D.Lgs. 42/2004), di sicurezza nei luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/2008) e di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003), nonché delle linee guida per l outsourcing archivistico, suggerite dalle Soprintendenze archivistiche, contenute in Linee guida per l outsourcing archivistico a cura di Maria Emanuela Marinelli e Lara Asta, Roma, 2006.

4 Digitalizzazione e data entry Digitalizzazione e data entry OMNIADOC SpA fornisce consulenza specifica per supportare i clienti nella delicata fase di transizione dalla gestione cartacea alla gestione digitale dei documenti e dei flussi documentali. Attraverso l'archiviazione digitale tutti i dati e i documenti vengono trasformati in formato elettronico, riducendo così i tempi di reperimento, consultazione e condivisione. La consultazione dell'archivio così informatizzato è di conseguenza intuitiva, personalizzata secondo le indicazioni del cliente e sicura. Il servizio di digitalizzazione viene svolto secondo le seguenti fasi: 1. Preparazione dei documenti: rimozione di eventuali punti metallici, normalizzazione dei formati non standard e riordino secondo la successione originale; 2. Scansione dei documenti: digitalizzazione e invio delle immagini ottenute al repository centralizzato per la lavorazione successiva; 3. Confezionamento dei file digitali in formato PDF o PDF/A; 4. Popolazione dei dati di ricerca: mediante attività di data entry e indicizzazione le immagini preparate vengono associate ai relativi campi e chiavi di ricerca; 5. Backup: vengono concordate insieme al cliente le modalità di backup adeguate alle sue necessità ed esigenze garantendo, attraverso l adozione di opportune misure di sicurezza, la continuità operativa; 6. Pubblicazione on line: su richiesta del cliente è possibile la pubblicazione online dei file digitali in formato PDF o PDF/A su piattaforme Full Web, consentendo a un numero di utenti illimitato la consultazione dei dati inseriti, la visualizzazione delle immagini e l'eventuale modifica dei dati presenti sulla scheda in consultazione. 1 Clienti 2 Originali da archiviare 5 Archiviazione ottica Amministrazioni Pubbliche Audio Documenti amministrativi USL, Ospedali e Cliniche Ritiro materiale Video Analisi laboratorio 3 Digitalizzazione ottica originali 4 Creazione data-base 6 Consultazione via web Istituti Bancari Immagini Radiografie 7 Stoccaggio originali Aziende e Studi Professionali Libri e stampati Moduli - bollettini Il servizio di Data Entry, può essere fornito anche singolarmente e prevede, oltre all imputazione dei dati sui database del cliente, anche il servizio di riallineamento delle anagrafiche, sia delle persone fisiche che giuridiche, secondo le seguenti fasi: 1. Le anagrafiche relative alle notifiche non andate a buon fine vengono immesse nel ciclo di lavorazione; 2. La richiesta di verifica dell anagrafica in oggetto viene sottoposta al comune di residenza (per le persone fisiche) o alla CCIIAA di riferimento (per le persone giuridiche), fino al reperimento dell informazione ricercata, via estrazione da database, fax, mail, pec, o posta ordinaria; 3. Una volta reperita l informazione richiesta, l anagrafica in oggetto viene aggiornata sul database del cliente. Vantaggi e sicurezza del servizio in outsourcing La consultazione di un archivio informatizzato è intuitiva e veloce e le chiavi di ricerca dei documenti vengono decise dal cliente in base alle proprie esigenze. Questo per l'azienda comporta una maggiore efficienza, intesa come riduzione dei tempi e dei costi relativi alle attività di gestione, conservazione, reperimento e consultazione dei dati e dei documenti. L intero processo di digitalizzazione delle diverse tipologie documentali, inoltre, viene gestito nel rispetto dei più elevati standard di sicurezza. Grazie all utilizzo di software all avanguardia e all elevata qualificazione dei propri operatori, OMNIADOC SpA garantisce una gestione dei dati e dei documenti dei clienti conforme agli obblighi di sicurezza previsti dalle vigenti normative in materia di disaster recovery, continuità operativa e protezione dei dati personali, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita o accesso non autorizzato.

5 Processi digitali e Software Processi digitali e Software L inarrestabile processo di innovazione digitale che vede aumentare sempre di più gli obblighi e le opportunità, sia delle pubbliche amministrazioni che dei soggetti privati, di procedere alla dematerializzazione dei documenti, comporta la necessità di progettare e implementare adeguati sistemi per la loro conservazione a norma, in grado di garantire nel tempo la loro autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Conservazione Informatica a norma e messa in sicurezza della memoria digitale dei documenti I documenti digitali comunemente conservati in modalità informatica a norma sono i seguenti: fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili; libro giornale e libro degli inventari; libro di magazzino; registro dei beni ammortizzabili; registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse; dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, ); modelli di pagamento (F23 e F24); libri sociali; bilancio d'esercizio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa); ricevute fiscali e scontrini fiscali; documenti di trasporto (DDT); libro unico (libro matricola e registro d'impresa); contratti; referti medici; esami di laboratorio e di diagnostica. Il Responsabile della Conservazione OMNIADOC, in qualità di Socio sostenitore Gold, è in grado di proporre al cliente anche un costante aggiornamento messo a disposizione da ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e responsabili della Conservazione digitale), da AIFAG (Associazione Italiana Firma Elettronica Avanzata Biometrica e Grafometrica) e dai suoi esperti - soluzioni in house o in outsourcing per la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici, conformi al Codice dell Amministrazione Digitale e alle relative regole tecniche di cui al DPCM 3/12/2013. La soluzione in outsourcing del processo di conservazione a norma dei documenti e dei fascicoli informatici proposta da OMNIADOC, è caratterizzata da elevati standards qualitativi dei servizi erogati, dovuti principalmente: alla specifica professionalità dei propri operatori e al loro costante aggiornamento sull evoluzione della normativa di riferimento e delle tecnologie informatiche; all adozione di software all avanguardia, mantenuti costantemente aggiornati; all adozione di un piano della sicurezza del sistema di conservazione, conforme alle vigenti norme in materia di disaster recovery e continuità operativa, nonché in materia di protezione dei dati personali; alla certificazione ISO 27001:2005 dei propri processi di gestione documentale. Fattura PA Dal 6 giugno 2014 è scattato l obbligo per le aziende che lavorano con le Pubbliche Amministrazioni centrali di emettere esclusivamente fatturepa e dal 31 marzo 2015 l obbligo è stato esteso anche alle PA periferiche. La fatturapa è un documento elettronico in formato XML il cui contenuto deve essere nel tempo immutabile e non alterabile; è la sola tipologia di fattura accettata dagli enti pubblici che, secondo le disposizioni di legge, sono tenuti ad avvalersi del Sistema di Interscambio (SDI). Chi sono i soggetti interessati da questa normativa? Le aziende che vendono beni o prestano servizi per le Pubbliche Amministrazioni Centrali (Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti Nazionali di Previdenza, Scuole ed Università, Aziende ed Enti Sanitari, Enti di Polizia e di Ordine Pubblico ecc), per le quali scatta l'obbligo di emettere fatture elettroniche, nonché di trasmetterle tramite il Sistema d'interscambio (SDI).

6 Servizio posta e recapito Servizio posta e recapito OMNIADOC SPA supporta le imprese nella gestione delle attività di spedizione e recapito corrispondenza, garantendo ai clienti un'ampia gamma di servizi, sia tradizionali che evoluti. L offerta, completamente modulare, copre l intero processo produttivo (dalla stampa all imbustamento) con l utilizzo di modalità operative personalizzate per tipologia di Cliente e di lavorazione. I centri di stampa digitale di OMNIADOC SPA operano principalmente sui seguenti ambiti: stampa, imbustamento e successiva postalizzazione/recapito di comunicazioni generate da aziende medio-piccole o dai grandi fornitori di utilities; gestione integrata delle comunicazioni contenenti codici segreti personali e screening sanitari; archiviazione su supporto magnetico, ad integrazione o in sostituzione della carta, delle comunicazioni inviate; anticipo delle comunicazioni via o via fax; servizio di assistenza all utente, attraverso un monitoraggio completo delle fasi di produzione e consegna delle comunicazioni; visualizzazione su Web dello stato di avanzamento dei lotti in lavorazione. I servizi offerti - Stampa ordinaria: Formattazione e creazione PDF - Stampa in Bianco&Nero o Colori - Postalizzazione Massiva e Prioritaria - Mailing massivi alla Clientela in h Raccomandate: Stampa ed invio - Archiviazione e Conservazione immagini documenti inviati - Scansione e archiviazione cartoline di ritorno - Gestione esito raccomandate. - Invio Personalizzazione oggetto e testo delle - Trasmissione PDF in attach - Archiviazione documenti inviati. - Invio da casella PEC: Personalizzazione oggetto e testo della -Trasmissione PDF in attach - Archiviazione documenti inviati - Tracciatura e gestione esiti. - Web-sharing: Trasmissione documenti via web - Invio notifiche disponibilità documenti via sms o - Accessibilità dei documenti trasmessi garantita nel tempo - Gestione letto/non letto dei documenti trasmessi. - Invio sms: Gestione avvisi o campagne tramite SMS. - Canali di comunicazione: comunicazione prescelte (stampa, , SMS, fax, web) - Iscrizione a nuovi servizi - Attivazione promozioni e campagne marketing. - Gestione indirizzario clienti: Gestione elenco clienti con la selezione della metodologia di trasmissione desiderata tra invio posta cartacea, posta cartacea ad indirizzo alternativo, , fax, PEC, Web. - Monitor controllo attività: Tracciatura dei processi di inoltro con evidenza degli SLA - Elenco degli archivi e dei relativi stati di conservazione per anno fiscale. - Gestione servizi online: raccomandate, lettere,telegrammi Vantaggi e sicurezza del servizio in outsourcing La qualità di servizio, la capacità di gestire flussi di produzione documentale complessi ed il costante aggiornamento tecnologico, sono elementi che rendono OMNIADOC SPA il partner ideale per assicurare il livello di servizio e di soddisfazione attesi e che consentono di ottenere i seguenti vantaggi: nessun impatto organizzativo sui clienti né in fase di avviamento né in fase di esercizio; unico punto di gestione del processo di formatting&delivery; riduzione dei costi di gestione e postali; rapido e semplice switch tra i diversi canali (physical delivery, web, ); disponibilità di tracking&tracing puntuale e dettagliato; possibilità di personalizzare la comunicazione (documento, formato, canale). La sicurezza del processo ed il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali sono, inoltre, garantiti dalle certificazioni ISO 9001:2008 e ISO 27001:2005: la prima tutela il cliente offrendo la garanzia che l'azienda fornitrice opera nel pieno rispetto di tutti gli standard di qualità in fase di progettazione ed erogazione del servizio; la seconda tutela e supporta l'azienda nel monitoraggio di tutto il processo di gestione documentale ed è orientata a ridurre i possibili rischi che potrebbero impattare sulla sicurezza e sulla riservatezza dei dati.

7 Consulenza e formazione Consulenza e formazione OMNIADOC SPA, grazie al suo team di, è in grado di affiancare sia le pubbliche amministrazioni che le aziende, nelle fasi di progettazione e implementazione di processi innovativi in materia di gestione documentale. Nell'ambito di tali processi innovativi OMNIADOC SPA è in grado di mettere a disposizione dei propri clienti, consulenti esperti nei seguenti ambiti: ARCHIVISTICO INFORMATICO NORMATIVO e GIURIDICO ORGANIZZATIVO (semplificazione procedimenti amministrativi, reingegnerizzazione dei processi) Convinti della fondamentale importanza che la formazione assume nell ambito dei processi innovativi in materia di digitalizzazione e di gestione elettronica dei documenti, OMNIADOC SPA organizza su tutto il territorio nazionale convegni, seminari, workshop e tavole rotonde sugli argomenti legati all innovazione digitale. Quella di OMNIADOC SPA è una vera e propria scuola in grado di soddisfare ogni necessità di approfondimento tematico che, grazie all elevato livello dei contenuti e alla specializzazione dei propri docenti, consente ai clienti di raggiungere una preparazione solida e completa. A seconda delle specifiche esigenze del cliente, OMNIADOC SPA è in grado di fornire i propri servizi di formazione sia in aula che con modalità e-learning, on-site. Nel team dei formatori senior di OMNIADOC SPA, che vanta oltre 10000/anno ore d aula, sono presenti specialisti, sia in materie giuridiche che tecnologiche, in grado di approfondire in modo adeguato e secondo le specifiche esigenze del cliente, tutti gli aspetti normativi, organizzativi ed informatici che caratterizzano i processi di formazione, gestione e conservazione dei documenti e dei fascicoli in ambiente digitale. A puro titolo di esempio, OMNIADOC SPA è in grado di elaborare, gestire e fornire corsi di formazione, sia per il personale delle pubbliche amministrazioni che per quello delle aziende private, riguardanti gli obblighi in materia di: Formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici; Gestione elettronica dei documenti (protocollo informatico e gestione dei flussi documentali); Fatturazione elettronica; Pubblicazione on line di dati e documenti delle pubbliche amministrazioni per finalità di trasparenza o per altre finalità di pubblicità dell azione amministrativa. La presenza all interno del team dei formatori di OMNIADOC SPA di esperti a livello nazionale in materia di protezione dei dati personali, garantisce il necessario approfondimento degli aspetti legati agli obblighi di sicurezza dei dati e dei sistemi, insiti in tutti i processi di digitalizzazione dei documenti, finalizzati a tutelare la riservatezza e la dignità personale dei soggetti interessati.

8 REFERENZE OMNIADOC S.p.A. capitalizza e fa propria l esperienza delle aziende fondatrici e dei professionisti che ne fanno parte, garantendo quindi al cliente finale servizi ad elevato contenuto tecnologico e un team di professionisti altamente qualificato. Il Portfolio clienti ENTI PUBBLICI ARPA Friuli Venezia Giulia, ARPA Puglia, Camera di Commercio di Rovigo, Camera di Commercio di Venezia, Consorzio acquedottistico Friuli Centrale SpA, Consorzio Depurazione Laguna, ESU Padova, Istituto Nazionale Tumori, Lombardia Informatica, Provincia di Pordenone, Provincia di Trieste, Tribunale Ordinario di Padova. MULTI-UTILITIES BIM GSP Gestione Servizi Pubblici Spa - CAFC SpA, SAF Autoservizi SpA, Seab - Servizi Energia Ambiente Bolzano Spa. ENTI LOCALI Comune di Padova, Comune di Peschiera del Garda, Provincia di Pordenone, Provincia di Trieste, Regione Veneto. SANITÀ Associazione La Nostra Famiglia, Azienda Ospedaliera di Padova, Azienda Ospedaliera Ospedale Niguarda Ca Granda, Azienda Ospedaliera di Pordenone, Azienda Ospedaliera di Udine, Azienda per i servizi sanitari n.2 Friuli Venezia Giulia, Azienda per i servizi sanitari n.3 Friuli Venezia Giulia, Azienda per i servizi sanitari n.4 Friuli Venezia Giulia, Azienda per i servizi sanitari n.5 Friuli Venezia Giulia, Azienda per i servizi sanitari n.6 Friuli Venezia Giulia, Centro riferimento oncologico Aviano, IRCS Burlo Garofolo Ospedali riuniti di Trieste, Istituto Oncologico Veneto, Policlinico di Abano Terme, ULSS n. 10 Venezia, ULSS 16 Padova. BANCHE Cariparma, Gruppo Banca IFIS, Banche credito cooperativo del Veneto e FVG, Credem, Equitalia Sud Spa, Sorit - Societa di riscossioni Italia Spa. ALTRI Associazione Artigiani CGIA, Confederezione CGIL, Consorzio del Prosciutto di San Daniele, Porsche Italia, Serenissima Ristorazione. LIBERI PROFESSIONISTI Avvocati, Notai, Commercialisti e Curatori fallimentari. OMNIADOC SpA Sede Legale: via Grigna 9, Milano Amministrazione e divisione gestione archivi documentali Sede Operativa di Udine Tel Fax Ufficio gare e divisione data entry e digitalizzazione Sede Operativa di Padova Tel Fax Ufficio marketing e divisione software e processi digitali Sede Operativa di Parma Tel Fax

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