Modello Organizzativo D.Lgs 231/01. di Poste Italiane

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1 Modello Organizzativo D.Lgs 231/01 di Poste Italiane Roma 14 dicembre 2005 Dott.ssa Dittmeier 1

2 Il Modello Organizzativo D.Lgs. 231 quale sistema di controllo interno Il Modello di Organizzazione Gestione e Controllo 231 è parte integrante del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi Sistema Controllo Interno/ Sistema Gestione Rischi Modello Organizzativo 231 2

3 Manuale Procedure: iter di progetto Censimento/raccolta procedure esistenti facendo riferimento alla Mappa Processi Sensibili ai fini del D.Lgs. 231/01 Definizione delle aree di integrazione delle procedure Completamento procedure Individuazione Process Owner 231 per Area di Attività a Rischio Rilascio Manuale delle Procedure 231 di Poste Italiane 3

4 Il valore aggiunto del Process Owner Monitora il governo effettivo/operativo delle Procedure 231anche intrafunzionale Promuove il miglioramento continuo delle Procedure 231 Assicura i flussi informativi trimestrali verso l OdV e garantisce la tracciabilità delle operazioni 4

5 Poteri, Compiti e Responsabilità Evoluzione Organismo di Vigilanza in Poste Italiane dicembre 2004 FORMA COLLEGIALE Professionisti esterni Segreteria Tecnica: Varie Funzioni aziendali tra cui Internal Auditing + Assicura l indipendenza dell Organismo 5

6 Il Supporto Internal Audit all OdV nell attività di vigilanza Approvazione Mappa Rischi Approvazione Piano Verifica tivazioni verifiche mirate sulla base dei flussi informativi ORGANISMO VIGILANZA INTERNAL AUDIT Proposta Piano di Verifica Operational e Compliance Auditing Analisi, aggiornamento mappa dei Rischi/ process sensibili Proposte aggiornamento Modello 6

7 Il Modello Organizzativo D.Lgs 231 quale sistema di controllo Principi cardine 231: Diffusione delle regole di di comportamento Vigilanza e e Controllo Verifica continua: Deleghe, Comportamenti, Efficacia Modello Valutazione Rischi Procedure aziendali adeguate Attività a a rischio documentate e e verificabili Sistema sanzionatorio Risk Assessment/ Pianificazione Responsabilità Monitoraggio 1. Modello Organizzativo / Codice Etico Comunicazione degli obiettivi 2. Aggiornamento periodico del Modello 4. Procedure/ 3. Analisi dei Rischi Formazione Revisione globale del Processo 6. Sistema 5. Sistema Deleghe Sanzionatorio/ Sensibilizzazione 7. Monitoraggio Segnalazioni Capacità Impegno Controlli Diretti 8. Sistema di tracciabilità/ Controlli 7

8 Progetto n. 6: Sistema di vigilanza e di auditing Monitoraggio deleghepotenziali conflitti di interesse Operational Auditing Compliance Auditing Verifica Segnalazioni Sistema di Attestazioni Risk Assessment Analisi dei Rischi Sistema Deleghe Modello Organizzativo/ Codice Etico Aggiornamento periodico del Modello Sistema di tracciabilità/ Procedure/ Formazione Sistema sanzionatorio/ Sensibilizzazione Monitoraggio Segnalazioni Controlli 8

9 Piano di Audit: 4 ambiti Gap Analysis delle procedure aziendali 231 Sviluppo attività di Compliance Audit sul territorio Analisi flussi informativi periodici verso l OdV Analisi segnalazioni ai fini 231 9

10 Gap Analysis Procedure 231 Coerenza tra la procedura ed il Gap Analysis delle procedure aziendali 231 Sviluppo attività di Compliance Audit sul territorio Analisi flussi informativi periodici verso l OdV Analisi segnalazioni ai fini 231 processo rilevato Matrice responsabilità Controlli e tracciabilità Autodiagnosi rischio reato Impatto nuova organizzazione Poste Possibili rafforzamenti dei presidi 10

11 Compliance Audit sul territorio Gap Analysis delle procedure aziendali 231 Sviluppo attività di Compliance Audit sul territorio Analisi flussi informativi periodici verso l OdV Nuovo sistema di monitoraggio che identifica gli ambiti di audit con pertinenza D.Lgs. 231 Analisi segnalazioni ai fini

12 Flussi Informativi trimestrali Process Owner Gap Analysis delle procedure aziendali 231 Sviluppo attività di Compliance Audit sul territorio Analisi flussi informativi periodici verso l OdV Analisi segnalazioni ai fini 231 Scheda Operazioni Analisi e verifiche DIA Analisi andamenti Esame a campione Approfondimenti vari PO OdV 12

13 Segnalazioni ai fini 231 Comunicazioni di notizie relative alla presunta commissione di reati 231 all interno della Società Gap Analysis delle procedure aziendali 231 Sviluppo attività di Compliance Audit sul territorio Analisi flussi informativi periodici verso l OdV Analisi segnalazioni ai fini 231 Raccolta presso mailbox dedicata Istruttoria preliminare 13

14 Progetto n. 4: Analisi dei rischi Completamento Analisi Rischi Questionari conoscitivi e sessioni di lavoro con le Funzioni aziendali Analisi informazioni aziendali e individuazione delle strutture operanti nelle Aree a Rischio Mappa Rischi/Processi Sensibili Analisi dei Rischi Sistema Deleghe Modello Organizzativo / Codice Etico Aggiornamento periodico del Modello Procedure/ Formazione Sistema sanzionatorio/ Sensibilizzazione Monitoraggio Segnalazioni Sistema di tracciabilità/ Controlli Continuo aggiornamento Mappa Rischi/Processi Sensibili 14

15 Mappatura e Valutazione Esposizione D.Lgs. 231/01 Parte A Esposizione = Impatto x Probabilità Impatto: I Attività 3 Attività 2 Attività 1 : Valore delle Operazioni : Incidenza PA : Rischiosità intrinseca I = ƒ(i 1 ; I 2 ; I 3 ) Attività 4 Peso di 33% circa ognuno P = ƒ(p 1 ; P 2 ; P 3; P 4 ) P 1 : Frequenza Operazioni Peso 35% Probabilità: P P 2 : Diffusione Territoriale P 3 : Vincoli Legislativi 35% 10% P 4 : Doppio ruolo di Poste 20% 15

16 Mappa Generale delle Attività Sensibili 4,00 Impatto 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 E H I G F D A C B 1,00 0,50 0,00 0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 Probabilità A Processo di vendita beni e servizi B Processo di approvvigionamento D Richiesta autorizzazioni, licenze, concessioni C Processi operativi per l'espletamento dei servizi I Altri rapporti con enti pubblici H Altre attività che prevedono contatti con l'autorità giudiziaria F Adempimenti fiscali/tributari E Processo di acquisizione e gestione di contributi e finanziamenti pubblici G Rilascio informazioni alla PA 16

17 Mappa dei Rischi D.Lgs 231/01 A Impatto E H I G F D C B Probabilità L effetto del Presidio 17

18 Progetto n. 5: Deleghe e Manuale Procedure Nomina del Process Owner per le singole Aree di Attività a Rischio Direttive per l adeguamento delle Procedure Sistema di Tracciabilità per le singole operazioni a rischio Redazione Manuale delle Procedure Analisi dei Rischi Sistema Deleghe Modello Organizzativo / Codice Etico Aggiornamento periodico del Modello Procedure / Formazione Sistema sanzionatorio/ Sensibilizzazione Monitoraggio Segnalazioni Sistema di tracciabilità/ Controlli 18