MANUALE D USO SIMONLIB Gestione del questionario on-line

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1 MANUALE D USO SIMONLIB Gestione del questionario on-line Sommario 1- Introduzione pag Abilitazione alle funzioni..pag Modalità di accesso all applicativo.pag Interfaccia utente.pag Compilazione questionario pag Compilazione delle domande.pag Compilazione delle misure..pag Inserimento dati...pag Convalida dati pag. 10 1

2 1- Introduzione SiMonLib è la prima applicazione software dedicata al monitoraggio di sistemi bibliotecari. Ha una filosofia di tipo botton up, parte da un uso dal basso degli strumenti di analisi, nella logica dell autovalutazione. I risultati ottenuti diventano strumento di monitoraggio per i principali enti territoriali. Simonlib permette di: - raccogliere e conservare dati relativi agli input ed output delle biblioteche; - permette di utilizzare questi dati per confronti e analisi dettagliate; - permette di utilizzare questi dati per attività di autovalutazione e valutazione comparativa; 2- Abilitazione alle funzioni La base dati che caratterizza SiMonLib (cioè la lista delle misure, gli indicatori, le domande, gli schemi di controllo e di confronto, i profili), è totalmente configurabile. Alle funzioni si accede sulla base dei diritti che vengono assegnati in fase di configurazione del sistema, sia alle biblioteche che agli operatori. I livelli che distinguono l operatività nel sistema sono due: - livello amministratore sistema (ha la massima autorità su tutto il sistema e può creare nuovi profili, nuove misure, nuovi indicatori, griglie di confronto e di controllo) -livello operatore per la compilazione del profilo (ha l autorità per rispondere alle domande presenti nel questionario e registrare i valori delle misure relative alla biblioteca sulla quale opera). Il presente manuale ha lo scopo di fornire le informazione necessarie per gestire il livello operatore. 3- Modalità di accesso all applicativo A SiMonLib si accede da un qualsiasi browser (Per es.: Internet Explorer o Firefox), l indirizzo per accedervi è: Una volta digitato l indirizzo, si aprirà la schermata del programma che permetterà l autenticazione dell utente: verranno richiesti il codice identificativo e la password che normalmente sono forniti dal centro sistema. La password può successivamente essere modificata da ogni singola struttura. 2

3 Una volta inseriti i dati richiesti premere o il tasto invio della tastiera. Se l identificativo è la password sono corretti l utente potrà accedere alla pagina di SiMonLib dedicata alla compilazione del questionario in linea. Le generalità dell utente collegato appariranno in alto a sinistra, sino al momento del Log Out 4- Interfaccia utente In questa sezione verranno descritte le modalità per l inserimento dei dati relativi al censimento della biblioteca e le funzionalità del s/w SiMonLib. La home page è suddivisa in due parti principali. La parte in alto contiene il logo SiMonLib e una serie di pulsanti che permettono di accedere alle corrispondenti funzioni dell applicativo. In questa parte della pagina sono visibili anche le generalità dell utente collegato. La barra delle funzioni e l identificativo dell utente vengono visualizzati per tutta la durata dell utilizzo del s/w. 3

4 Vediamo ora il dettaglio delle funzioni. Home page: permette di ritornare alla pagina iniziale. Frecce Avanti/Indietro: da utilizzare per spostarci rispettivamente nella pagina precedente o successiva; NOTA: si consiglia di usare sempre le frecce indietro e avanti di SiMonLib per spostarsi e non quelle offerte dal browser. Biblioteca: consente di accedere alla pagina che contiene tutte le informazioni relative alla biblioteca di riferimento (indirizzo, contatti, responsabile/responsabili, orario di apertura). Le informazioni di questa sezione possono essere modificate utilizzando il tasto Successivamente per convalidare i dati inseriti o modificati utilizzare il tasto Apparirà un messaggio che informa che l operazione di registrazione è stata effettuata con successo. Amministrazione: permette di accedere alla parte di back office del s/w. Da questa sezione si possono svolgere tutte le operazioni di configurazione, di ricerca, di analisi degli indicatori, di confronto tra le serie storiche dei dati. NOTA:L accesso alle funzioni di amministratore si ha solamente se viene assegnato il diritto alla biblioteca e all operatore. Per il vostro sistema non siete abilitati ad utilizzare questa funzione. Log Out: permette di disconnetterci dalle funzioni operative. Stampa: permette di stampare direttamente la pagine su cui siamo posizionati. Ancora sotto troviamo una serie di altri campi: Compilazione: indica la percentuale di dati sono stati inseriti Dati dell'anno: è il campo che evidenzia l anno relativo al periodo di rilevazione (normalmente quello precedente all anno in corso) IMPORTANTE: prima dell inserimento dati verificate che l anno selezionato sia quello corretto Se è necessario procedere all inserimento di dati in un anno diverso, basterà modificare la data all interno di questo campo e premere invio. Profilo: il profilo definisce l insieme di misure che dovranno essere compilate e delle domande a cui bisogna rispondere NOTA: i profili potrebbero essere più di uno. Questo si basa sulle scelte del centro sistema. 4

5 5- Compilazione del questionario. Per l inserimento dei dati, il s/w prevede due modalità: 1) compilazione delle domande (che prevedono una risposta di tipo qualitativo ) 2) compilazione delle misure (che prevedono una risposta di tipo quantitativo ) 5.1. Compilazione delle domande Le domande si differenziano dalle misure perché presentano tre tipologie di risposte: - risposte si/no - testo libero - selezione di un valore da una lista predefinita 1- Risposte si/no È consentito selezionare un solo valore: si o no. Per selezionare la risposta basta cliccare con il mouse su una delle due scelte. 2- Campo di testo Il campo di testo è un campo che corrisponde ad una domanda la cui risposta è a discrezione dell operatore che la deve inserire. Per esempio: Indicare l anno di costruzione della biblioteca. 3- Lista di valori È possibile selezionare un solo elemento della lista apribile cliccando sul menù a tendina sulla destra. 4- Dato sconosciuto Questa funzione permette di indicare che riguardo ad una determinata domanda o misura, non siamo in possesso del dato. Va compilato cliccando sul quadratino. 5.2 Compilazione delle misure La misura si differenzia dalla domanda in quanto il suo valore è esclusivamente numerico. Può essere composta o da un valore che esprime un totale unico oppure da una serie di voci disaggregate la cui somma esprime un totale Ad ogni valore numerico è associato un campo note evidenziato con un colore celeste Il campo note è un campo alfanumerico nel quale è possibile inserire del testo libero Per la cancellazione dei dati inseriti utilizzare il simbolo 5

6 6- Inserimento dei dati. In questa sezione esaminiamo la procedura di inserimento dei dati. Questa parte è quella che da accesso alle domande e alle misure da compilare per il nostro censimento. Le misure e le domande sono raggruppate per categorie. Quando vi spostate (cliccandoci sopra) da una categoria ad un altra, questa assume una colorazione più scura, per segnalare subito dove vi trovate. Dopo il Log-In con il vostro identificativo e password, vi troverete in evidenza sulla barra grigia la prima sezione sulla sinistra, che nel vostro caso è: In questa categoria troverete una serie di domande e misure relative all aspetto anagrafico della Biblioteca. La compilazione delle domande và fatta seguendo le indicazioni già date nel paragrafo compilazione delle domande ; in alcuni casi come questo Va inserito il testo libero; In questo caso è necessario selezionare una risposta tra quelle proposte dal menù a tendina Nel caso di risposta obbligatoria si o no, è necessario selezionare l apposita scelta NOTA: come già specificato, se non si è in possesso del dato o dell informazione richiesta, selezionare dove richiesto l opzione dato sconosciuto. La misura che rientra in questa categoria è: Popolazione di riferimento. Al primo collegamento, o quando la misura non è stata ancora compilata, a fianco trovate la scritta da compilare, e un icona che rappresenta una matita Passando con il mouse sopra il simbolo visualizziamo la descrizione della misura. 6

7 Cliccando sulla matita si apre la pagina del s/w nella quale vengono registrati i valori richiesti corrispondenti alla misura selezionata. Nella parte alta della schermata troverete una serie di informazioni relative alla misura: nome, descrizione, periodicità e modalità di rilevazione etc. che vengono compilate nella fase di configurazione del sistema. Il campo da compilare è identificato dal nome della misura; noterete subito che per l inserire la misura è possibile selezionare il valore totale (utenti) o i dettagli della misura (di cui insegnanti). NOTA: nel caso specifico di questa misura utenti abbiamo anche la voce di cui insegnanti. È chiaro che la prima indica il totale degli utenti mentre la seconda un livello di dettaglio. Nel momento in cui si registra, il programma avvisa che il valore del dettaglio è diverso dal totale e chiede quale valore vogliamo mantenere. Una volta inserito il dato convalidatelo con il pulsante Non avendo altre domande o misure da inserire nella sezione dati anagrafici e di contesto, possiamo spostarci in un'altra delle sezioni della barra grigia. 1. Superficie totale della biblioteca: entrare nella misura ; inserire nel campo apposito il dato richiesto (per ogni eventuale dubbio trovate tutte le informazioni relative alla misura da inserire nella stessa schermata in alto, oppure passando con il puntatore del mouse sul simbolo 2. Superficie destinata ai servizi e accessibile al pubblico: inserire il dato richiesto 3. Totale Posti di lettura: Come possiamo vedere dall immagine, in questo caso la compilazione della misura è richiesta sia come valore totale sia in dettaglio. 7

8 In questo caso i modi di procedere possono essere due: 1-Possediamo i dati relativi al dettaglio della misura. Inserire nei vari campi i dati in nostro possesso. Se non possediamo una parte dei dati deselezionare il segno di spunto per segnalare che non si è in possesso del dato. Es.. NOTA: se inseriamo dei valori nei campi di dettaglio, non inserire niente nel campo dal valore totale, provvederà il s/w al calcolo del totale 2-Possediamo solo il dato relativo al valore totale. Selezionare valore totale della misura e inserire il dato. 8

9 Per le altre misure presenti in questa categoria, procedere come già indicato. Dotazione documentaria totale: inserire il totale dei documenti posseduti Procedere allo stesso modo per tutte le misure di questa sezione, indicando come richiesto o il totale della misura, i dettagli o l opzione dato sconosciuto. Per le domande rispondere con la modalità già descritte Giorni di apertura nell anno inserire il dato richiesto Ore di apertura settimanali. Per questa misura indicare per ogni fascia oraria il numero delle ore settimanali di apertura. Nel campo settimane indicare il numero delle settimane nell anno in cui la biblioteca effettua l orario indicato. Nel caso la biblioteca fosse chiusa in una delle fasce orarie indicate, segnare 0 nel campo relativo. Se la biblioteca nel corso dell anno ha dei periodi di apertura con fasce orarie diverse (esempio apertura estiva/apertura invernale) è necessario duplicare i campi relativi alla misura e inserire i dati. Es: biblioteca che ha due orari: l orario principale e un orario estivo ridotto (per un mese). A questo punto nella prima riga si inseriranno le ore come indicato, mettendo come n. di settimane quelle effettive di apertura (il totale deve essere sempre di 52 settimane l anno). Per la duplicazione del campo utilizzare il simbolo fascia oraria. e continuare l inserimento della seconda 9

10 Per la misure rimanenti di questa sezione compilare, inserendo i dati parziali o totali, nel modo già indicato. Per le misure e le domande di questa sezione, relativa alle informazioni sul personale della biblioteca, procedere come già indicato. Per le misure e le domande di questa sezione, relativa alle informazioni sul personale della biblioteca, procedere come già indicato. NOTA: per l inserimento di dati numerici i decimali vanno separati da un punto. In questa sezione sono ricomprese una serie di informazione relative alla biblioteca. In particolare rispetto all adesione di progetti nazionali o di altro genere. Procedere come già indicato. Per le misure e le domande di questa sezione, procedere come già indicato. 7-Convalida dati Una volta terminata la procedura di inserimento e di registrazione dei dati del censimento, è necessario convalidare il tutto con il pulsante della pagina principale. che troviamo in ogni sezione 10

11 In questa schermata, in basso troverete una lista riassuntiva delle informazioni compilate NOTA: Utilizzate questo comando solo quando siete sicuri dell esattezza dei dati inseriti. Confermando la registrazione state convalidando i dati della vostra scheda e comunicando che avete terminato con la compilazione del questionario. 11

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